Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 15 december 2009, nr. BV/DCA/2009/29347, houdende regels voor de documentaire informatievoorziening van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Kaderregeling documentaire informatievoorziening SZW 2009)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

HOOFDSTUK 1 BEGRIPPENKADER

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. archief:

geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan;

b. archiefvormend orgaan:

een al dan niet tijdelijk onderdeel van het ministerie, dan wel van een ander overheidsorgaan, dat werkzaamheden verricht onder de verantwoordelijkheid van de minister en waarvoor afzonderlijk wordt gearchiveerd;

c. beheerder:

degene die in opdracht van het archiefvormende orgaan de werkzaamheden verricht en dagelijks toezicht uitoefent met betrekking tot de documentaire informatievoorziening;

d. bestand:

groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is op papier, microfilm, een digitale drager of op welke andere drager dan ook;

e. bestandsregistratie:

overzicht van alle archiefbestanden van een archiefvormend orgaan;

f. documentair structuurplan:

een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt;

g. dossier:

het geheel van archiefbescheiden die betrekking hebben op de behandeling van een zaak;

h. dynamisch archief:

actueel archief waarvan frequent gebruik wordt gemaakt, zoals van de documenten en dossiers die een administratieve functie hebben of een hoge actualiteitswaarde vertegenwoordigen;

i. minister:

de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

j. ministerie:

het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

k. Rapport Institutioneel Onderzoek:

beschrijving van een beleidsterrein, in taken en handelingen, waarop een of meerdere archiefvormende organen handelend optreden, als kader en context voor de bepaling en selectie van de archiefbescheiden;

l. semi-statisch archief:

een niet meer actueel archief met lage raadpleegfrequentie;

m. toepassingsprogrammatuur:

de programmatuur die bestemd is voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.

HOOFDSTUK 2 REIKWIJDTE, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN ORGANISATIEWIJZIGINGEN

Artikel 2 Reikwijdte

  • 1. Dit besluit is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden van het ministerie. Op het beheer en gebruik van personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie is de Instructie beheer en inrichting personeelsdossiers SZW zoals opgenomen in dit besluit van toepassing.

  • 2. Deze regeling is onverkort van toepassing op tijdelijke overheidsorganen die onder de zorg van de minister, bedoeld in artikel 4 tweede lid van de Archiefwet 1995, vallen.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

  • 1. Minister

    De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager, zoals bedoeld in artikel 1 onder d van de Archiefwet 1995, voor de archiefbescheiden van het ministerie.

  • 2. Plaatsvervangend secretaris-generaal

    • a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening.

    • b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast, zoals bedoeld in artikel 14 Archiefbesluit 1995.

    • c. De plaatsvervangend secretaris-generaal rapporteert, indien nodig, hierover aan de Erfgoedinspectie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

  • 3. Directeur van een archiefvormend orgaan

    • a. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het eigen dynamisch archiefbeheer van zijn onderdeel, te weten postbehandeling, registratie, voortgang - en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdrachten aan andere organen, alsmede voor het opstellen, vaststellen en onderhouden van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.

    • b. Een archiefvormend orgaan kan door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het dynamisch archiefbeheer, of een deel daarvan, overdragen aan de directeur Bedrijfsvoering.

  • 4. Directeur Bedrijfsvoering

    • a. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het dagelijks archiefbeheer van archiefvormende organen die dit archiefbeheer, of een deel daarvan, hebben uitbesteed aan de directie Bedrijfsvoering.

    • b. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het semi-statisch archiefbeheer van het ministerie en het opstellen van selectielijsten.

    • c. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen.

    • d. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels en voor de voorlichting daaromtrent.

  • 5. Medewerker

    Elke medewerker draagt er zorg voor dat door hem behandelde ingekomen en uitgaande archiefbescheiden ter archivering worden aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief, of door hem zelf op de juiste manier worden opgenomen in het daarvoor bestemde dcoumentmanagementsysteem.

  • 6. In de opdrachtverstrekking aan een private partij, die bij het uitvoeren van de opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, worden afspraken opgenomen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

Artikel 4 Organisatiewijzigingen in het algemeen

  • 1. Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij organisatieonderdelen van het ministerie worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meer taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt een voorziening omtrent de archiefbescheiden getroffen.

  • 2. Bij de instelling van tijdelijke overheidsorganen wordt in de instellingsregeling een archiefparagraaf opgenomen die ten minste bepalingen bevat inzake het beheer van de archiefbescheiden en de bewaring van de archiefbescheiden na opheffing van het tijdelijk overheidsorgaan.

Artikel 5 Reorganisatie en opheffing

  • 1. Bij reorganisatie wordt het archief van het betreffende archiefvormend orgaan afgesloten.

    De nieuwe organisatie begint met een nieuw archief.

  • 2. Bij reorganisatie draagt de directeur van een archiefvormend orgaan er zorg voor dat de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie niet zijn afgedaan, overgaan naar het organisatieonderdeel van het ministerie dan wel naar het overheidsorgaan die deze zaken voortaan zal afdoen.

  • 3. Van een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid wordt, indien deze overdracht binnen het ministerie plaatsvindt, een verklaring van overdracht opgemaakt, die voldoet aan de eisen van overdracht, bedoeld in artikel 22, eerste lid.

  • 4. Van een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid aan een overheidsorgaan buiten het ministerie wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt. Hierbij wordt de in artikel 21 beschreven procedure gevolgd.

  • 5. In geval van reorganisatie draagt de directeur van het archiefvormend orgaan er zorg voor dat de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie reeds zijn afgedaan en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, vergezeld van een dossierinventaris worden overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering.

  • 6. In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waar bij geen overdracht van taken plaatsvindt, draagt de directeur van het betreffende orgaan er zorg voor dat de archiefbescheiden, vergezeld van een dossierinventaris worden overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering

  • 7. In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij de taken van dit archiefvormend orgaan worden overgedragen aan een ander archiefvormend orgaan van het ministerie, draagt de directeur van het op te heffen archiefvormend orgaan er zorg voor dat alle archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, overgaan naar het nieuwe orgaan.

  • 8. In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij de taken van dit archiefvormend orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan dan het ministerie, draagt de directeur van het op te heffen archiefvormend orgaan er zorg voor dat alle archiefbescheiden betreffende de zaken die op het moment van de opheffing nog niet afgedaan zijn, over worden gedragen aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen. Overige archiefbescheiden worden vergezeld van een dossier inventaris overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering.

  • 9. In geval van opheffing van het gehele ministerie, draagt de secretaris-generaal er zorg voor dat alle archiefbescheiden van het ministerie worden overgedragen naar het overheidsorgaan dat de taken van het ministerie zal gaan uitvoeren.

Artikel 6 Privatisering

  • 1. Bij privatisering wordt het archief van het betreffende archiefvormend orgaan afgesloten.

    De private rechtspersoon begint met een nieuw archief.

  • 2. De directeur van het archiefvormend orgaan draagt er zorg voor dat de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering niet zijn afgedaan voor een periode van maximaal twintig jaar ter beschikking worden gesteld aan de private rechtspersoon die deze zaken voortaan zal afdoen.

  • 3. De archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering reeds zijn afgedaan kunnen door de directeur bedrijfsvoering van het archiefvormend orgaan voor een periode van maximaal twintig jaar ter beschikking worden gesteld aan de private rechtspersoon.

  • 4. Een regeling waarbij bestuurlijke bevoegdheden van een organisatieonderdeel van het ministerie geheel of gedeeltelijk aan een private rechtspersoon worden overgedragen bepaalt tevens voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede en derde lid, ter beschikking worden gesteld.

  • 5. Van een terbeschikkingstelling als bedoeld in het tweede en derde lid wordt een verklaring opgemaakt die ten minste inhoudt een specificatie van de betreffende archiefbescheiden, van het tijdvak van de terbeschikkingstelling en een bepaling omtrent het beheer.

  • 6. De verklaring van terbeschikkingstelling wordt opgesteld op basis van een model en wordt bewaard door het archiefvormend orgaan en de directie Bedrijfsvoering.

  • 7. De verklaring van terbeschikkingstelling van archiefbescheiden betreffende zaken die niet zijn afgedaan wordt ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan.

    De verklaring van terbeschikkingstelling van archiefbescheiden betreffende zaken die zijn afgedaan wordt ondertekend door de beheerder.

  • 8. In het overzicht, bedoeld in artikel 11, wordt vermeld op welke datum en aan welke private rechtspersoon de archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld.

HOOFDSTUK 3 REGISTRATIE- EN ARCHIVERINGSPROCES

Artikel 7 Identificatie en registratie archiefbescheiden

  • 1. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor de uitvoering van de identificatie van archiefbescheiden gerelateerd aan de bedrijfsvoering- en verantwoordingsbelangen van dat orgaan.

  • 2. Archiefbescheiden worden direct na ontvangst of voor verzending tenminste voorzien van een directiecode en een uniek registratiekenmerk, welke samen met de metagegevens, bedoeld in het derde lid, vastgelegd worden in het daarvoor bestemde documentmanagementsysteem.

  • 3. Bij de registratie van archiefbescheiden moeten metagegevens zoals de datum van het stuk, de afzender dan wel ontvanger, het registratienummer, het onderwerp dat in het stuk is behandeld en het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, zodanig worden vastgelegd, dat de archiefbescheiden met behulp van deze gegevens op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 4. Wanneer dit wenselijk is wordt het ontsluiten van de inhoud van archiefbescheiden zodanig verricht dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het ministerie mogelijk is.

Artikel 8 Afdoening archiefbescheiden

  • 1. De directeur van een archiefvormend orgaan stelt afdoeningtermijnen vast voor de bij dat orgaan voorkomende categorieën van archiefbescheiden, een en ander met inachtneming van de normen gesteld in de Algemene wet bestuursrecht, de Wet Nationale ombudsman, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.

  • 2. De afdoeningtermijn wordt vastgelegd in het documentmanagementsysteem.

  • 3. Als een ingekomen archiefstuk niet binnen een vastgestelde termijn kan worden beantwoord, wordt de afzender daarvan op de hoogte gesteld.

  • 4. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijnen.

Artikel 9 Documentair structuurplan

De directeur van een archiefvormend orgaan stelt met behulp van een gangbare ordeningsstructuur een documentair structuurplan vast. In dit plan worden de relaties vastgelegd tussen de werkprocessen die een organisatie uitvoert, de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht, de neerslag in de vorm van gegevensverzamelingen die hier resultaat van is (zowel de fysieke dossiers als de digitale archiefbescheiden) en het wettelijke kader waarin dit alles past.

Artikel 10 Dossiervorming en archiefordening

  • 1. Alle ingekomen archiefbescheiden worden direct na behandeling of afdoening ter archivering aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief of door de medewerker zelf direct opgenomen in een digitaal dossier.

  • 2. Van elk uitgaand archiefstuk wordt een afschrift vervaardigd dat ter archivering wordt aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief of door de medewerker zelf direct opgenomen in een digitaal dossier.

  • 3. De vorming van de dossiers geschiedt zodanig dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de in de selectielijsten opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.

  • 4. De archiefbescheiden worden zodanig gerangschikt dat alle archiefbescheiden die op een zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in een dossier, tenzij de directeur van een archiefvormend orgaan bepaalt dat dat niet doelmatig is.

  • 5. Bij de dossiervorming wordt gebruik gemaakt van de dossieromschrijvingen, die in het voor het betreffende archief vastgestelde documentair structuurplan zijn opgenomen.

  • 6. Verwijdering van een archiefstuk uit een dossier is uitsluitend toegestaan door of met toestemming van de beheerder van het dynamisch of semi-statisch archief of uit een digitaal dossier door een daartoe bevoegde medewerker.

Artikel 11 Bestandsregistratie

  • 1. Van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht aan de hand van het voor het betreffende archief geldende documentair structuurplan.

  • 2. De directeur van een archiefvormend orgaan is, in verband met het verstrek-ken van informatie aan de Erfgoedinspectie, verantwoordelijk voor het jaarlijks overleggen van een afschrift van de bestandsregistratie aan de directeur Bedrijfsvoering.

HOOFDSTUK 4 BEHEER

Artikel 12 Duurzaamheid archiefbescheiden

  • 1. Voor het vormen en bewaren van door het ministerie opgemaakte, permanent te bewaren archiefbescheiden, worden materialen gebruikt die voldoen aan eisen gesteld in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.

  • 2. De directeur van een archiefvormend orgaan draagt er zorg voor dat de niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede materiële staat worden gehouden.

  • 3. Indien archiefbescheiden door de aard van de oorspronkelijke gebruikte materialen of programmatuur niet (langer) voldoen aan het in het eerste en tweede lid bepaalde wordt overgegaan tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 15.

Artikel 13 Archiefruimten

De directeur Bedrijfsvoering laat door middel van een overeenkomst afgesloten archiefbestanden bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten opslaan, die voldoen aan de voorschriften archiefruimten uit de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Artikel 14 Selectielijst

  • 1. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een relevante, toepasbare vastgestelde selectielijst.

  • 2. Indien door taakveranderingen van een archiefvormend orgaan de selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, wordt de lijst gewijzigd, waarbij de directeur van het archiefvormend orgaan verantwoordelijk is voor het doen van actualiseringsvoorstellen voor de selectielijst aan de directeur Bedrijfsvoering.

  • 3. Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode zij geldig is. Zij geldt uitsluitend voor de periode waarover het Rapport Institutioneel Onderzoek zich uitstrekt, tenzij is aangetoond dat zich geen wijzigingen hebben voorgedaan in de beschrijvingen van de handelingen en actoren in het betreffende onderzoek.

Artikel 15 Vervanging

  • 1. De directeur van een archiefvormend orgaan kan, na advies van de directie Bedrijfsvoering, besluiten om over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties, echter alleenindien de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens.

  • 2. Voor vervanging van te bewaren archiefbescheiden wordt door de directeur Bedrijfsvoering een machtiging aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gevraagd.

  • 3. Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een verklaring volgens een model opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden.

  • 4. De verklaring wordt opgemaakt op basis van een model en blijvend bewaard in het archief van het archiefvormend orgaan en van de directie Bedrijfsvoering.

  • 5. De verklaring van vervanging van archiefbescheiden wordt ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.

  • 6. In de bestandsregistratie van het archiefvormend orgaan wordt de datum vande vervanging van de betreffende archiefbescheiden vermeld.

HOOFDSTUK 5 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 16 Digitale archiefbescheiden

  • 1. Digitaal te bewaren archiefbescheiden worden zodanig opgeslagen in een informatiesysteem dat deze archiefbescheiden blijvend voldoen aan de eisen gesteld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

  • 2. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en instandhouden van een register waarin gegevens worden opgenomen over te bewaren digitale archiefbescheiden.

  • 3. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het aanleveren van relevante gegevens, ten behoeve van het bovengenoemde register, aan de directeur bedrijfsvoering.

Artikel 17 Conversie en migratie

  • 1. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsapparatuur of toepassingsprogrammatuur, de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden niet langer gegarandeerd kan worden, zullen deze worden geconverteerd of gemigreerd.

  • 2. De directeur van een archiefvormend orgaan maakt in samenspraak met de directeur Bedrijfsvoering een verklaring op die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en waarbij is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de overzetting aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden wordt voldaan.

  • 3. De verklaring van conversie of migratie wordt volgens een model opgemaakt en wordt blijvend bewaard door het archiefvormende orgaan en de directie Bedrijfsvoering.

  • 4. De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan.

  • 5. Indien bij een overzetting van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

  • 6. De verklaring van conversie of migratie wordt, na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dan ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.

Artikel 18 Ordeningsprincipe

De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd maakt onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.

HOOFDSTUK 6 VERNIETIGING EN VERPLAATSING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 19 Vernietiging

  • 1. Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 14, of na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 15.

  • 2. De directeur van een archiefvormend orgaan en de directeur Bedrijfsvoering dragen er zorg voor dat de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen wordt uitgevoerd, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en voordat overbrenging van het archief naar een rijksarchiefbewaarplaats plaatsvindt, waarbij:

    • a) de directeur van een archiefvormend orgaan verantwoordelijk is voor de selectie en vernietiging van documenten uit het dynamisch archief.

    • b) de directeur Bedrijfsvoering verantwoordelijk is voor de selectie en vernietiging van documenten uit het semi-statisch archief.

  • 3. Van de vernietiging van documenten uit het dynamisch archief wordt door een archiefvormend orgaan een verklaring volgens een model opgemaakt. Een exemplaar van de verklaring wordt bewaard in het archief van een archiefvormend orgaan.

  • 4. De verklaring van vernietiging wordt ondertekend door de directeur van een archiefvormend orgaan.

  • 5. Van de vernietiging van documenten uit het semi-statisch archief wordt door de directeur Bedrijfsvoering een verklaring volgens een model opgemaakt. Een exemplaar van de verklaring wordt bewaard in het archief van de directie Bedrijfsvoering.

  • 6. De verklaring van vernietiging wordt ondertekend door de beheerder.

  • 7. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en vermeldt op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden.

  • 8. Vernietiging van digitale documenten en dossiers houdt in dat zij op geen enkele wijze reproduceerbaar zijn, en dat ook de metagegevens die deel uitmaken van deze documenten en dossiers worden vernietigd.

  • 9. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum de betreffende archiefbescheiden zijn vernietigd.

Artikel 20 Overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats

  • 1. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een rijksarchiefbewaarplaats.

  • 2. De directeur Bedrijfsvoering is er voor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de normen ‘goede en geordende staat’ van het Nationaal Archief.

  • 3. Digitale archiefbescheiden worden voor hun overbrenging opgeslagen in één van de standaarden als bedoeld in artikel 6 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

  • 4. De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.

  • 5. Van de overbrenging van archiefbescheiden wordt een verklaring, volgens een model, opgemaakt en wordt bewaard in het archief van het archiefvormend orgaan en van de directie Bedrijfsvoering.

  • 6. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de directie Bedrijfsvoering met de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.

  • 7. De verklaring van overbrenging, met beperkende bepalingen, wordt ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.

    De verklaring van overbrenging, zonder beperkende bepalingen wordt ondertekend door de beheerder.

  • 8. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum en naar welke rijksarchiefbewaarplaats de archiefbescheiden zijn overgebracht.

Artikel 21 Vervreemding

  • 1. De directeur van een archiefvormend orgaan en de directeur Bedrijfsvoering zijn bevoegd om, na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, cultuur en Wetenschap, te besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats.

  • 2. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum en aan welke organisatie de archiefbescheiden zijn vervreemd.

  • 3. Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een rijksarchiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt de directeur van een archiefvormend orgaan bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.

  • 4. Van de vervreemding wordt een verklaring volgens een model opgemaakt en bewaard in het archief van het archiefvormend orgaan en in het archief van de directie Bedrijfsvoering.

  • 5. De verklaring van vervreemding van dossiers uit het dynamisch archief wordt ondertekend door de directeur van een archiefvormend orgaan.

    De verklaring van vervreemding van dossiers uit het semi-statisch archief wordt ondertekend door de beheerder.

Artikel 22 Overdracht

  • 1. Van elke overdracht van archiefbescheiden wordt een verklaring volgens een model opgemaakt die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. En wordt bewaard in het archief van een archiefvormend orgaan en in het archief van de directie Bedrijfsvoering.

  • 2. Voorafgaand aan de overdracht van archiefbestanddelen van het dynamisch naar het semi-statisch archief maken de betrokken beheerders nadere afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de materiële staat van het over te dragen archief.

  • 3. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum en aan welk organisatieonderdeel van het ministerie de archiefbescheiden zijn overgedragen.

  • 4. Ten aanzien van gerubriceerde stukken wordt vermeld welke medewerkers recht hebben op inzage en wanneer de rubricering van het stuk kan vervallen.

  • 5. Verklaringen van overdracht tussen directies in verband met reorganisaties worden ondertekend door de directeuren van de archiefvormende organen.

  • 6. Verklaringen van overdracht tussen directies van het dynamisch naar het semi-statisch archief worden ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan en door de beheerder.

Artikel 23 Verhuizingen

Indien een archiefvormend orgaan of een deel daarvan verhuist, maakt de directeur van een archiefvormend orgaan daarvoor een verhuisplan op.

HOOFDSTUK 7 INFORMATIEVERSTREKKING

Artikel 24 Interne beschikbaarstelling van archiefbescheiden

  • 1. Het is iedere medewerker van het ministerie toegestaan dossiers in te zien ten behoeve van een goede uitvoering van zijn taak, met uitzondering van die dossiers waarop de rubriceringvoorschriften van toepassing zijn.

  • 2. De beheerder houdt een uitleenadministratie bij van de uitgeleende dossiers in een (geautomatiseerd) dossierbeheersysteem.

  • 3. De beheerder ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd.

Artikel 25 Raadpleging van archiefbescheiden door derden

  • 1. Verzoeken van derden om archiefbescheiden te mogen raadplegen worden behandeld in overeenstemming met de van toepassing zijnde artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht, de Wet openbaarheid van bestuur of de Wet bescherming persoonsgegevens.

  • 2. Van de raadpleging van archiefbescheiden die berusten bij het ministerie door derden, wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden bevat.

  • 3. De verklaring van raadpleging wordt opgemaakt op basis van een model en wordt bewaard in het archief van de directie Bedrijfsvoering.

  • 4. De verklaring van raadpleging wordt ondertekend door de beheerder.

HOOFDSTUK 8 TOEZICHT, BEVEILIGING EN BUITENGEWONE OMSTANDIGHEDEN

Artikel 26 Toezicht

  • 1. De beheerder is namens een archiefvormend orgaan belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het dynamisch archiefbeheer.

  • 2. De directeur Bedrijfsvoering is belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het semi-statisch archiefbeheer.

  • 3. De directeur Bedrijfsvoering houdt intern toezicht op de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening.

  • 4. De beheerder verstrekt namens een archiefvormend orgaan op verzoek aan de directeur Bedrijfsvoering juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze archiefbescheiden vorm wordt gegeven.

Artikel 27 Beveiliging

De beheerder is namens een archiefvormend orgaan, in samenwerking met de directie Bestuursondersteuning, bureau Beveiligingsambtenaar, belast met de zorg voor een adequate informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging omvat mede de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. De secretaris-generaal stelt het informatiebeveiligingsbeleid vast in een beleidsdocument.

Artikel 28 Buitengewone omstandigheden

  • 1. De directeur Bedrijfsvoering en de beheerder van een archief, namens een archiefvormend orgaan, zorgen, in samenspraak met de secretaris-generaal, dat in geval dat calamiteiten dit noodzakelijk maken, de archiefbescheiden onmiddellijk en vervolgens periodiek worden overgebracht naar veilige locaties. De directeur Bedrijfsvoering stelt de Erfgoedinspectie hiervan direct op de hoogte.

  • 2. In het calamiteitenplan van het ministerie worden bepalingen opgenomen over de omgang met archiefbescheiden in geval van een calamiteit.

  • 3. Indien noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt, wordt dit te allen tijde gemeld aan de directeur Bedrijfsvoering en aan de Erfgoedinspectie.

  • 4. De beheerder genereert namens een archiefvormend orgaan jaarlijks een lijst met zoekgeraakte archiefbescheiden. Hiervan wordt een namens een archiefvormende orgaan ondertekende verklaring van vermissing opgemaakt.

  • 5. De verklaring van vermissing wordt opgemaakt volgens vast model en bewaard in het archief van een archiefvormend orgaan.

  • 6. De verklaring van vermissing wordt ondertekend door de directeur van een archiefvormend orgaan.

HOOFDSTUK 9 AANHALING EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 29 Intrekking

De Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 30 Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 31 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Kaderregeling documentaire informatievoorziening SZW 2009.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 15 december 2009

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de plv. Secretaris-Generaal,

H.J.I.M. de Rooij.

TOELICHTING

Algemeen

Zorg voor de archiefbescheiden

Het hoofdbeginsel van de Archiefwet 1995 (hierna: AW) is de verplichting voor de overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, evenals zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze verplichting geldt voor alle overheidsorganen en voor alle archiefbescheiden, in welke vorm dan ook, en al dan niet bestemd voor overbrenging naar de rijksarchiefbewaarplaats of vernietigbaar.

In de nota van toelichting op het Archiefbesluit 1995 (hierna AB) worden drie basisvoorwaarden voor goede zorg genoemd, waaraan in ieder geval moet worden voldaan: elke zorgdrager moet beheersregels vaststellen, voorzien in voldoende ruimte voor de archiefbescheiden en stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voldoende deskundig personeel aan.

Archieven

Archieven worden gevormd als neerslag van het handelen van overheden, instellingen en personen. Een archief heeft een tweeledige functie. Het is het geheugen van de overheid en archiefstukken dienen als instrumenten voor het bestuur.

Zonder goed geordende en toegankelijke archieven zijn bestuurlijke zorgvuldigheid en continuïteit loze begrippen en is een goede democratische controle op het bestuur vrijwel onmogelijk.

Er is een viertal belangen te onderkennen die het gewenst maken om archiefbescheiden te registreren en te bewaren

  • a. Bedrijfsvoeringbelang

    Gegevens worden (door registratie en archivering) vastgelegd ten behoeve van de bedrijfsvoering van het overheidsorgaan, dat deze informatie in eerste instantie nodig heeft om zijn taken naar behoren te kunnen uitvoeren. De vastlegging van gegevens draagt bij aan de continuïteit en consistentie van de bedrijfsvoering. Deze vastgelegde gegevens zijn ook van belang voor tijdige, zorgvuldige en geregelde afhandeling van in behandeling zijnde zaken. Om het bedrijfsvoeringbelang optimaal te kunnen dienen is het noodzakelijk de documentaire informatievoorziening zoveel mogelijk af te stemmen op werk- en beleidsprocessen en de informatiebehoefte van het management

  • b. Verantwoordingsbelang

    Een van de voornaamste taken van documentaire informatievoorziening is het Verzekeren van de mogelijkheid om verantwoording af te kunnen leggen, wat onder meer ontstaat door archiefbescheiden te bewaren omdat die authentiek zijn en bewijskracht hebben. Wil de overheid zich kunnen verantwoorden over haar handelen in het kader van de ministeriële verantwoordelijkheid en wil zij kunnen bewijzen dat conform beleid en regelgeving is gehandeld, dan moet de overheid de beschikking hebben over informatie. Het bewaren van archiefbescheiden maakt het niet alleen mogelijk verantwoording af te leggen, maar geeft ook de samenleving en de volksvertegenwoordiging een middel om die overheid te controleren (bijvoorbeeld door middel van democratische controles en openbaarheid van bestuur). De archieven zijn ook van belang voor de recht- en bewijszoekende burger.

    Openbare en toegankelijke archieven zijn onmisbaar voor het goed kunnen functioneren van de rechtsstaat.

  • c. Informatiebelang

    De Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) regelt in welke gevallen Bestuursorganen informatie moeten verstrekken bij de uitvoering van hun taak. De Wob onderscheidt twee wijzen van informatieverstrekking:

    • a. informatie op verzoek en

    • b. informatie uit eigen beweging.

    Een verzoek om informatie dient informatie te betreffen die is neergelegd in documenten die een bestuurlijke aangelegenheid betreffen.

    Een bestuursorgaan verschaft uit eigen beweging informatie, zover het in het belang is van een goede en democratische besluitvorming.

  • d. Cultureel en historisch belang

    Het is van belang dat ook de volgende generaties in staat zullen zijn het huidige overheidshandelen op hoofdlijnen te reconstrueren op basis van de nu vastgelegde informatie. De overheid kan in dit verband worden gezien als hoeder van het culturele erfgoed. Om deze informatie in de toekomst beschikbaar, raadpleegbaar en eventueel bewerkbaar te houden, zijn de ministeries wettelijk verplicht hun permanent te bewaren archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en in principe na 20 jaar over te brengen naar een rijksarchiefbewaarplaats, die deze gegevensverzamelingen in beheer overneemt. Overheidsbescheiden zijn, op een aantal uitzonderingen na, openbaar na overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats

Beheersregels

Op grond van artikel 14 van het AB is de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verplicht beheersregels op te stellen voor de onder zijn zorg berustende archiefbescheiden. De Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid (hierna: Kaderregeling DIV SZW) vormt een geheel op het ministerie toegesneden uitwerking van de archiefwetgeving. De regeling legt de verantwoordelijkheden en de procedures op het gebied van documentaire informatievoorziening vast. Zij beoogt daarmee bij te dragen aan de kwaliteit van de informatievoorziening binnen het ministerie en de bescherming van het archief als cultureel erfgoed zeker te stellen.

Totstandkoming van de kaderregeling DIV SZW

Bij het opstellen van de Kaderregeling DIV SZW zijn functionarissen van de navolgende directies geraadpleegd:

  • Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst

  • Agentschap SZW

  • Inspectie Werk en Inkomen

  • directie Bedrijfsvoering, afdeling Documentatie, Communicatie en Archief

  • directie bedrijfsvoering, afdeling Informatie & Facilitair Management

  • directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden

  • de Auditdienst

Artikel 2 Reikwijdte

2.1 en 2.2

Deze regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het ministerie van SZW en op alle daar berustende archiefbescheiden (waaronder ook digitale archiefbescheiden).

Sinds begin 2005 is de Instructie voor het beheer en gebruik van personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie van toepassing. Deze instructie is opgesteld om een gestructureerde invulling te geven aan de wettelijke voorschriften voor personeelsdossiers en afspraken die zijn gemaakt over het archiveren van de voor het personeelsmanagement noodzakelijke stukken in een personeelsdossier. Uitgangspunt daarbij is uniformiteit in aanleg, beheer en gebruik van personeelsdossiers binnen het ministerie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

3.1

In de Archiefwet 1995 is opgenomen dat de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gebracht en bewaard. Eveneens moet zorg worden gedragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

De secretaris-generaal (SG) houdt zich bezig met de hoofdlijnen van het beleid ten aanzien van de documentaire informatievoorziening en met de hoofdlijnen van de invulling daarvan (artikel 2 van het besluit functie en verantwoordelijkheid van de Secretaris-generaal). De SG voorziet de minister van essentiële informatie, opdat deze zonodig verantwoording kan afleggen, bijvoorbeeld bij parlementaire enquêtes en bij vragen van de Algemene Rekenkamer. De SG zal dus op de hoogte moeten zijn waar deze informatie verkrijgbaar is.

3.9

De medewerker bij SZW is er verantwoordelijk voor dat de door hem behandelde inkomende en archiefbescheiden worden gearchiveerd door deze aan te bieden aan de beheerder van het archief, het zij door zelf de nodige activiteiten te verrichten in het kader van digitale archivering.

Zolang er bij een archiefvormend orgaan nog geen Record Management applicatie (RMA), die voldoet aan de (internationale standaarden, is ingericht voor het beheer en gebruik van elektronische documenten, worden hiervan prints gemaakt die vervolgens worden aangeboden aan het dynamische archief. Hiermee wordt de ambtenaar zelf verantwoordelijk gesteld voor het aanleveren van een compleet dossier.

Artikel 4 Organisatiewijzigingen in het algemeen

4.1

Het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie, is specifiek voor het Rijk en geeft de bestemming aan van archiefbescheiden bij een organisatieverandering. Het is de bedoeling dat de regeling op termijn vervangen wordt door de Aanwijzingen archiefoverdrachten Ministeries. Deze nieuwe regeling richt zich niet op organisatieveranderingen binnen een ministerie, maar alleen op externe organisatieveranderingen.

4.2

Ook bij de instelling van tijdelijke organen, zoals commissies en bij beschikking ingestelde project-organisaties dient een regeling ten aanzien van hun archiefbescheiden te worden getroffen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gebracht en bewaard . Eveneens moet zorg worden gedragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Artikel 5 Reorganisatie en opheffing

5.1 t/m 5.9

Reorganisaties en opheffingen van organisatie-onderdelen hebben gevolgen voor het archiefbeheer.

Om er voor te zorgen dat enerzijds wordt voldaan aan wettelijke bepalingen en anderzijds tegemoet wordt gekomen aan de dagelijkse praktijk, die vereist dat SZW-medewerkers ook na de organisatieverandering over de relevante stukken kunnen beschikken, zijn daarvoor door de directie Bedrijfsvoering draaiboeken opgesteld.

In geval van reorganisatie en opheffing worden archiefbescheiden die op het moment van reorganisatie of opheffing reeds zijn afgedaan en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken beschouwd als semi-statisch archief. Omdat de directeur Bedrijfsvoering verantwoordelijk is voor het semi-statisch archief van het ministerie, worden deze archiefbescheiden overgedragen aan de directie bedrijfsvoering.

Artikel 6 Privatisering

In geval van privatisering worden de taken van een archiefvormend orgaan van het ministerie van SZW geheel of gedeeltelijk overgedragen aan een andere rechtspersoon dan een rechtspersoonlijkheid bezittend overheidsorgaan. Bij overdracht van taken naar de private sector is de Archiefwet 1995 niet van toepassing op de als dan te vormen archiefbescheiden. Dat is wel het geval op de aan een rechtspersoon tijdelijk ter beschikking te stellen stukken uit de periode dat die taken nog van rijkswege werden uitgevoerd.

Archiefbescheiden van zaken die, op het moment van privatisering, zijn afgedaan en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken, worden beschouwd als semi-statisch archief. Omdat de directeur Bedrijfsvoering verantwoordelijk is voor het semi-statisch archief van het ministerie wordt de verklaring van terbeschikkingstelling ondertekend door het hoofd van de afdeling Documentatie, Communicatie en Archief.

Artikel 7 Identificatie en registratie archiefbescheiden

7.1

Identificatie van archiefbescheiden is gerelateerd aan het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang. In het algemeen deel van de toelichting wordt ingegaan op de belangen die het gewenst maken om archiefbescheiden te registreren en te archiveren.

Sinds 1997 is de Regeling registratiecriteria binnen het ministerie van toepassing. In de regeling wordt een aantal criteria opgesomd met behulp waarvan kan worden beslist of een document al dan niet moet worden geregistreerd.

Aan deze regeling zijn op 13 september 2007 registratiecriteria voor archiefwaardige documenten waaronder e-mail toegevoegd (kenmerk FZ/BO/2007/30502)

Artikel 8 Afdoening archiefbescheiden

8.3

Als geen afdoeningtermijn is vastgesteld in regelgeving dan is het gebruikelijk dat een termijn van drie weken wordt gehanteerd.

Op 1 oktober 2009 is de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking getreden (Stb. 2009, 383).

Deze wet brengt een aantal wijzigingen in de Algemene wet bestuurswet (Awb) teweeg. Om de afdoeningstermijnen goed in de gaten te houden, worden signaallijsten geleverd waarin overzichten staan van de lopende aanvragen en de resterende tijd tot het einde van de termijn.

Artikel 9 Documentair structuurplan

Voor de archiefvormende organen is een model documentair structuurplan ontwikkeld. Dit model vormt de basis van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan.

Het documentair structuurplan bestaat uit de volgende onderdelen:

Deel 1 Algemene informatie
  • 1 Het documentair structuurplan, waaronder de inleiding, definitie DSP, doelgroepen DSP en beheer van het DSP.

  • 2 Het ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid, waaronder de beleidsterreinen en de hoofdactiviteiten.

  • 3 Documentaire informatiestructuren, waaronder de organisatie van de documenthuishouding, de documentencyclus en de archiefvorming en odeningsstructuur.

  • 4 Wetgeving en departementale regelingen, waaronder wet- en regelgeving, wettelijke beperkingen, departementale regelingen en overige wet-en regelgeving.

Deel 2 Directie specifieke informatie
  • 5 Directie [X], waaronder algemene omschrijving directie [X], werkveld directie [X], soort documentaire informatie geproduceert door directie [X].

  • 6 Documenthuishouding directie [X], waaronder rollen en verantwoordelijkheden archiefbeheer, DIV dienstverlening aan directie [X].

  • 7 Informatiebeheer en informatieverstrekken, waaronder archiefbewaarplaatsen voor directie [X].

Deel 3 Bijlagen,

waaronder bijlagen wet- en regelgeving, bijlage directie [X], bijlage documenthuishouding directie [X] en bijlage informatiebeheer en archiefoverzichten.

Artikel 11 Bestandsregistratie

11.1

Het opstellen en bijhouden van een bestandsregistratie is een verplichting op basis van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Van deze archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard, wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden.

De beschrijvingen van de archiefbestanden ten behoeve van de bestandsregistratie bevatten tenminste de volgende gegevens:

unieke (dossier)code;

  • a. directiecode;

  • b. (dossier)omschrijving;

  • c. looptijd;

  • d. indicatie bewaren of vernietigen;

  • e. handelingcode met nummer van het bijbehorende Rapport Institutioneel Onderzoek;

  • f. verblijfplaats;

  • g. datum waarop vernietiging, vervanging, conversie, migratie, vervreemding, terbeschikkingstelling, overbrenging en overdracht hebben plaatsgevonden (indien van toepassing);

  • h. organisatie of organisatieonderdeel waaraan de archiefbescheiden vervreemd, ter beschikking gesteld, overgedragen of overgebracht zijn (indien van toepassing).

Artikel 12 Duurzaamheid archiefbescheiden

12.1

Overheidsorganen zijn, gelet op de Archiefwet 1995, verplicht om hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen of te bewaren.

Eisen met betrekking tot de duurzaamheid van archiefbescheiden worden

opgesomd in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, 180).

In de artikelen 3 tot en met 7 van de Regeling duurzaamheid van archiefbescheiden worden eisen gesteld aan materialen voor het opmaken van te bewaren archiefbescheiden, zoals papier, inkten, toners, omslagen hechtmechanieken, archiefdozen, etiketten, microfilms en optische schijven.

12.2

De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden geldt in principe alleen voor permanent te bewaren archiefbescheiden. Echter ook op termijn te vernietigen archiefbescheiden moeten in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gehouden.

Artikel 13 Archiefruimten

Eisen met betrekking tot de bouw, verbouwing, inrichting, en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen alsmede eisen omtrent ingebruikneming van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats worden opgesomd in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en bewaarplaatsen (Stcrt 2001, 180).

De archiefbestanden van het ministerie moeten tot aan de overbrenging naar een bewaarplaats bewaard worden in een archiefruimte die voldoet aan voorschriften met betrekking tot:

  • a. bouwkundige voorzieningen;

  • b. brandpreventie;

  • c. klimaatbeheersing en

  • d. inrichting.

Artikel 14 Selectielijst

Bij het ontwerp en het onderhoud van de selectielijst wordt rekening gehouden met:

  • a. de taak van het overheidsorgaan;

  • b. de verhouding van het overheidsorgaan met andere overheidsorganen;

  • c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en

  • d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.

Bij de totstandkoming of actualisatie van de selectielijst wordt onderstaande procedure gevolgd:

  • a. intern vooroverleg ten behoeve van totstandbrenging eerste concept selectielijst;

  • b. overleg tussen een deskundige op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van het archiefvormend of overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerde ambtenaar, zogenoemde driehoeksoverleg;

  • c. indiening van de ontwerplijst bij de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

  • d. ter inzage legging van de ontwerplijst door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor een periode van acht weken conform de Algemene Wet Bestuursrecht;

  • e. eventueel aanpassen van het ontwerp;

  • f. een niet-bindend advies van de Raad voor Cultuur;

  • g. eventueel overleg over wijzigingen;

  • h. vaststelling van de selectielijst in een gezamenlijk besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de betrokken zorgdrager(s);

  • i. publicatie in de Staatscourant.

Artikel 15 Vervanging

Voor vervanging (substitutie) van permanent te bewaren archiefbescheiden is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist. Een machtiging tot vervanging houdt tevens in een machtiging tot vernietiging van de originele archiefbescheiden.

Op 31 januari 2008 is de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van kracht geworden (Stcrt. 2008, 21).

De aanvraag voor een machtiging moet in ieder geval worden voorzien van een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging en een beschrijving van de minimale technische specificaties bij digitale vervanging. Daartoe is een bijlage bij de beleidsregel gevoegd.

Door de directie Bedrijfsvoering is een handboek ontwikkeld waarin de elementen uit de bijlage bij de beleidsregel zijn verwerkt.

Artikel 16 Digitale archiefbescheiden en artikel 17 Conversie en migratie

Bij het opstellen van de artikelen over digitale archiefbestanden is aansluiting gezocht bij de Kaders elektronisch archiveren, die zijn ontwikkeld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 16 Digitale archiefbescheiden

16.1

In de Regeling goede en geordende staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, nr. 43)is opgenomen dat voor te bewaren digitale archiefbescheiden gegevens worden vastgelegd en bewaard over:

  • a. de benaming van de toepassingsprogrammatuur waarmee de digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt, inclusief het versienummer,

  • b. de beschrijving van het platform met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en met naam en type van de apparatuur;

  • c. de documentatie die aangeeft hoe de toepassingsprogrammatuur heeft gewerkt met inbegrip van de nieuwere versies, waaronder begrepen de naam en de versie van de besturingsapparatuur, en de naam en het type van de apparatuur die is gehanteerd bij het opmaken van deze archiefbescheiden.

In 2002 nam de Tweede Kamer een motie aan van het GroenLinks-kamerlid Kees Vendrik waarin de overheid wordt opgedragen om bij de aanschaf van software de voorkeur te geven aan programmatuur met open standaarden, en zo mogelijk open-source. Bij deze programmatuur kunnen met behulp van een koppeling met de versie van de open standaard, opgeslagen gegevens worden gereconstrueerd.

Artikel 17 Conversie en migratie

17.1

Als een gerede kans bestaat dat, als gevolg van een wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of andere apparatuur niet langer kan worden voldaan aan de in artikelen genoemd in paragraaf 2 te bewaren archiefbescheiden in het algemeen in de regeling geordende en toegankelijke staat, dat zorgt de minister ervoor dat conversie danwel migratie van digitale archiefbescheiden plaatsvindt.

17.2

Het toetsen van de toegankelijke staat en de authenticiteit van digitale archiefbescheiden vindt plaats met behulp van de checklist ten behoeve van de uitvoering van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Aan de hand van deze checklist kan worden bepaald welke maatregelen (eventueel) moeten worden getroffen om archiefbescheiden in een geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief te kunnen overbrengen.

Artikel 19 Vernietiging

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 stelt dat de overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

19.5

De verklaring van vernietiging van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief wordt ondertekend door een teamleider van de afdeling Documentatie, Communicatie en Archief.

Artikel 20 Overbrenging naar een Rijksarchiefbewaarplaats

20.1

Artikel 12 van de Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. Archiefbescheiden van het Rijk worden overgebracht naar de algemene Rijksarchiefbewaarplaats (Algemeen Rijksarchief) of naar een rijksarchiefbewaarplaats in provinciehoofdstad.

Archiefbescheiden van het ministerie van SZW worden na 20 jaar overgebracht naar het Nationaal Archief (voorheen Algemeen Rijksarchief) in Den Haag of naar een rijksarchiefbewaarplaats (regionaal historisch centrum) in de provincie.

Bij overbrenging van archiefbescheiden van het ministerie van SZW naar een archiefbewaarplaats gaat de zorg voor die archiefbescheiden over van de minister van SZW naar de minister van OCW

Digitale archiefbescheiden dienen voor hun overbrenging te worden opgeslagen volgens standaarden die zijn genoemd in artikel 6 van de Regeling goede en geordende staat archiefbescheiden.

20.6

De daarvoor in aanmerking komende archiefbestanden worden bewerkt door de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) te Winschoten. Tijdens de bewerking wordt door de CAS al aangegeven of er bestanden zijn waaraan beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld. Hiervoor doet de CAS een voorstel. Dit voorstel wordt betrokken bij het overleg tussen de directies Bedrijfsvoering en Wetgeving, bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden.

20.7

De verklaring van overbrenging van archieven, zonder beperkende bepalingen, wordt ondertekend door een teamleider van de afdeling Documentatie, Communicatie en Archief.

Artikel 21 Vervreemding

Bij vervreemding gaan archiefbescheiden over van een zorgdrager aan een andere zorgdrager of een civielrechtelijke partij. Na vervreemding van archiefbescheiden aan een ander overheidsorgaan rusten op dat orgaan de plichten van de Archiefwet. Evenals voor vervanging, is voor vervreemding een besluit van het hoofd van het archiefvormend orgaan vereist.

Indien vervreemding noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift is geen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodig.

21.5

De verklaring van vervreemding van dossiers uit het semi-statisch archief wordt ondertekend door het hoofd van de afdeling Documentatie, Communicatie en Archief.

Artikel 22 Overdracht

Uit oogpunt van effectief beheer verdient het de voorkeur dat archiefbescheiden van archiefvormende organen zo spoedig mogelijk na het afsluiten van een dossier worden overgedragen aan de directie Bedrijfsvoering. Met de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten is een overeenkomst afgesloten over de opslag en het beheer van onze archieven. Voordat afgesloten archiefbestanden naar de CAS worden uitgeplaatst, worden deze bestanden, in afwachting van hun transport, in een ‘voorportaal’ bij het ministerie geplaatst.

22.6

De verklaringen van overdracht van afgesloten bestanden tussen directies en de directie Bedrijfsvoering worden namens de directie bedrijfsvoering ondertekend door de teamleider van de afdeling Documentatie, Communicatie en Archief. De verklaringen van overdracht worden ondertekend voordat het betreffende bestand in het voorportaal wordt geplaatst.

Artikel 23 Verhuizingen

Het is van belang een verhuizing van archieven tijdig en zorgvuldig voor te bereiden.

Een tijdige en zorgvuldige voorbereiding voorkomt dat situaties ontstaan die wettelijk niet zijn toegestaan, zoals ongeoorloofde vernietiging, het achterlaten van bestanden of het opslaan van archief in een ruimte die niet aan de eisen voldoet. De Erfgoedinspectie heeft voor archiefverhuizingen een checklist beschikbaar gesteld. Aan de hand van deze checklist is voor het ministerie een standaardprocedure opgesteld.

Artikel 25 Raadpleging van archiefbescheiden door derden

De secretaris-generaal heeft begin 1999 de Regeling openbaarheid van bestuur Sociale Zaken en Werkgelegenheid vastgesteld (Stcrt. 1999, 29). Deze regeling heeft betrekking op de organisatorische aspecten van de informatieverstrekking op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.

25.4

De verklaring van raadpleging wordt ondertekend door een teamleider van de afdeling Documentatie, Communicatie en Archief.

Artikel 26 Toezicht

Het interne toezicht op het archiefbeheer vindt bij het ministerie van SZW op meerdere niveau’s plaats.

De beheerder houdt toezicht op de dagelijkse werkzaamheden op het gebied van de documentaire informatievoorziening.

De directeur Bedrijfsvoering is belast met het toezicht op het naleven van de beheersregeling en de andere van toepassing zijn de regelingen op dit gebied. Aan de hand van de baseline informatiehuishouding rijksoverheid worden kwaliteitsmetingen bij de archiefvormende organen uitgevoerd.

Naast intern toezicht bestaat er ook extern toezicht. Op grond van artikel 25a van de Archiefwet 1995 oefenen de door de minister van OC en W aangewezen hoofdinspecteur en inspecteurs toezicht uit op het archiefbeheer van de rijksoverheid. De Erfgoedinspectie rapporteert haar bevindingen van het toezicht aan de betreffende zorgdrager. Jaarlijks brengt de Erfgoedinspectie schriftelijk verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer aan de minister van OC en W, die het verslag vervolgens naar de Tweede kamer doorstuurt.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de plv. Secretaris-Generaal,

H.J.I.M. de Rooij.

Verwijzingen

Wetten en algemene regelingen

  • 7. Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie (Stb. 1988, 541).

  • 8. Besluit regeling functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal (Stb. 1988, 499).

  • 9. Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703 en Stb. 1995, 650).

  • 10. Regeling openbaarheid van bestuur Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Stcrt. 1999, 29).

  • 11. Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 337).

  • 12. Vrijstellingsbesluit Wbp (Stb. 2001, 250).

  • 13. Besluit informatievoorziening in de rijksdienst 1990 (Stcrt. 1991, 20).

  • 14. Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst – bijzondere informatie (Stcrt. 2004, 47).

  • 15. Besluit voorschrift Informatiebeveiliging rijksdienst 2007 (Stcrt. 2007,122).

  • 16. Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen (Stb. 2009, 383).

  • 17. Besluit houdende regels met betrekking tot taak en werkwijze van de Centrale Archief Selectiedienst (Stb. 1997, 7).

  • 18. Aanwijzing ten behoeve van archiefbeheerders betreffende de raadpleging van oude notulen van de ministerraad (Stcrt. 1973, 50).

  • 19. Aanwijzingen inzake inzage van ministerraadsnotulen door ambtenaren (Stcrt. 1989, 26).

  • 20. Algemene aanwijzingen inzake aangelegenheden van de ministerraad en de onderraden (Stcrt.1992, 84).

  • 21. Checklist archieven verhuizen, Rijksarchiefinspectie, Den Haag.

  • 22. Handleiding archiefbeheersregels voor zbo’s en pbo-organen, Rijksarchiefinspectie, Den Haag.

Definities

Actor:

een overheidsorgaan, een particuliere organisatie of een persoon die een rol speelt op een beleidsterrein.

Afdoeningtermijn:

de (wettelijke) termijn waarbinnen correspondentie uiterlijk dient te zijn afgehandeld.

Archiefbescheiden:

bescheiden en daarvoor in de plaats gestelde reproducties, die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die ze heeft ontvangen of opgemaakt, dan wel waaraan de zorg is overgedragen.

Archiefbewaarplaats:

een bij of krachtens de Archiefwet 1995 aangewezen bewaarplaats waarin blijvend te bewaren archiefbescheiden na hun overbrenging berusten.

Archiefinspectie:

het uitoefenen van toezicht op het beheer van een overheidsarchief.

Archiefruimte:

een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun vernietiging of overbrenging.

Authenticiteit:

eigenschap van archiefbescheiden dat zij dezelfde vorm, inhoud en structuur hebben zoals op het moment dat zij zijn ontstaan.

Basis selectie document:

selectielijst als bedoeld in de Archiefwet 1995, ontwikkelt op basis van een institutioneel onderzoek, zoals in gebruik bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Beheer:

volgens voorschriften van de zorgdrager verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening.

Beschrijven:

opsommen van de archivistische kenmerken van een archiefbestanddeel.

Besturingsprogramma:

de programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem.

Bewaartermijn:

termijn gedurende welke de archiefbescheiden op basis van een selectielijst in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gehouden alvorens te worden vernietigd of overgebracht

Bewerken:

in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van archiefbescheiden.

Bijzondere bescheiden:

bescheiden, zoals gerubriceerde, geclassificeerde, de persoonlijke levenssfeer rakende, persoonlijke beleidsopvattingen bevattende archiefbescheiden of ministerraadstukken, voor de verzorging waarvan specifieke regelingen gelden.

BSD:

zie basis selectiedocument.

Classificatieschema:

systeem van letter- en/of cijfercombinaties voor de stelselmatige aanduiding van onderwerpen welke bij een archiefvormend orgaan kunnen voorkomen t.b.v. de rangschikking en het toegankelijk maken van een archief, zoals de Universele Decimale Classificatie (hierna: UDC) of een indeling naar handelingen, zoals omschreven in een institutioneel onderzoek.

Conversie:

het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat.

Document:

geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager.

Documentmanagementsysteem:

elektronisch gegevensbestand met verwijzingen naar documenten en (eventueel) digitale afbeeldingen van documenten met als doel de documentaire informatie binnen het ministerie toegankelijk te maken en te houden.

Documentaire informatievoorziening:

de verzorging van de ingekomen en uitgaande archiefbescheiden, de archiefvorming en het archiefbeheer, alsmede de toegankelijkheid van de archiefbescheiden ten behoeve van de eigen organisatie en derden.

Dossiercode:

getallen of symbolen die gebruikt worden om dossieromschrijvingen te representeren, hiermee wordt informatie ten behoeve van archivering, referentie en verwijdering geïdentificeerd.

Driehoeksoverleg:

het overleg tussen drie disciplines die elk hun specifieke deskundigheid inbrengen ter behandeling van een concept selectielijst.

Daarbij gaat het om:

  • deskundigheid ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende beleidsterrein;

  • deskundigheid ten aanzien van het archiefbeheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het desbetreffende beleidsterrein;

  • deskundigheid ten aanzien van het archiefbeheer door de archiefbewaarplaats die de archiefbescheiden te zijner tijd moet overnemen, bewaren en toegankelijk houden.

Duurzaamheid:

kwaliteitseisen gesteld aan de informatiedrager, de verpakking en de wijze van bewaring van archiefbescheiden die ertoe bijdragen dat ten minste honderd jaar na het ontstaan van de archiefbescheiden geen noemenswaardige achteruitgang in hun materiële staat zal zijn te constateren.

Gegevensdrager:

materiaal waarop of waarin gegevens worden vastgelegd.

Geordende staat:

gerangschikte archiefbescheiden en -bestanddelen volgens de in het ordeningsplan beschreven archivistische kenmerken.

Gerubriceerde bescheiden:

zie rubriceren.

Goede staat:

een zodanige staat van informatiedrager en daarop vastgelegde informatie, alsmede een zodanige en veilige materiële verzorging dat raadpleging nu en in de toekomst mogelijk blijft.

Handeling:

een complex van activiteiten, voor de verrichting waarvan een orgaan verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder verantwoordelijkheid van het orgaan, door een of meerdere organisaties of organisatieleden worden verricht. De handelingen worden beschreven aan de hand van een institutioneel onderzoek.

Identificatie:

het vaststellen of een document al dan niet een archiefstuk is.

Informatiedrager:

medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bijvoorbeeld papier, celluloid, elektromagnetische en optische media.

Institutioneel onderzoek:

beschrijving van een beleidsterrein, in taken en handelingen, waarop een of meerdere archiefvormende organen, handelend optreden, als kader en context voor de bepaling en selectie van de archiefbescheiden. De beschrijving wordt opgenomen in een rapport institutioneel onderzoek (RIO).

Inventaris:

systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van een archief, zodat zij kunnen worden geraadpleegd.

Machine leesbaar gegevensbestand:

archiefstuk in digitale vorm; bestand dat met computer en programmatuur wordt aangemaakt en bewaard.

Metagegevens:

gegevens die opgeven wanneer, waar en hoe documenten zijn opgemaakt, verwerkt en beheerd en die de technische en logische structuur van de documenten weergeven.

Migratie:

het overzetten van gegevens naar een ander platform.

MLG:

zie machine leesbaar gegevensbestand.

Onderhoud:

zorgdragen voor de periodieke actualisatie van de archiefbeheersinstrumenten.

Openbaarheid:

rechtstoestand waarbij een ieder bevoegd is bescheiden te raadplegen.

Opheffing:

de situatie, waarbij de taken van een ministerie of archiefvormend orgaan worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan.

Opslagformaat:

de code waarin digitale archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

Ordenen:

rangschikken van bestanddelen van een archief naar hun archivistische kenmerken.

Overbrenging:

het overdragen van de zorg en het beheer van archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan een archiefbewaarplaats.

Overdracht:

het in beheer overdragen van archiefbescheiden aan een ander onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Overheidsorgaan:

alle organen van rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld en alle personen of colleges met enig openbaar gezag bekleed.

PIVOT:

door de Algemene Rijksarchivaris ingestelde Projectorganisatie Invoering Verkorting Overbrengings Termijn, voor de ontwikkeling van archiefbeheersinstrumenten, zoals het institutioneel onderzoek en het basisselectiedocument.

Platform:

het geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingprogrammatuur werkt.

Privatisering:

de situatie, waarbij de taken van een archiefvormend orgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een andere rechtspersoon dan een overheidsorgaan.

Record Management Applicatie:

een softwarepakket dat het mogelijk maakt archiefbescheiden te beheren en tevens digitale archiefbestanden op te slaan en leesbaar te houden.

Registratie:

de archiefbescheiden voorzien van een uniek registratiekenmerk en het vastleggen van de kenmerken van die archiefbescheiden in een registratiesysteem.

Reorganisatie:

de situatie, waarbij een deel van de taken van een archiefvormend orgaan aan een ander archiefvormend orgaan binnen hetzelfde Ministerie dan wel van een Ministerie of een archiefvormend orgaan daarvan aan een ander overheidsorgaan wordt overgedragen.

Rubriceren:

het vaststellen dat een gegeven staatsgeheim is en het bepalen van de mate van beveiliging die aan dat staatsgeheim dient te worden gegeven.

Selectie:

het op grond van een selectielijst scheiden van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.

Selectielijst:

wettelijk voorgeschreven instrument, met een geldigheid van ten hoogste twintig jaar, voor de selectie van archieven in te bewaren en op termijn vernietigbare archiefbescheiden.

Statisch archief:

naar een rijksarchiefbewaarplaats overgebrachte afgesloten archieven.

Substitutie:

zie vervanging.

Taak:

een geheel van samenhangende handelingen van een overheidsorgaan dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving.

Terbeschikkingstelling:

het tijdelijk overdragen van archiefbescheiden en het beheer daarvan aan een andere archiefbeheerder of rechtspersoon.

Toegankelijke staat:

toestand waarbij archieven zodanig zijn geordend en van ingangen voorzien dat zij kunnen worden geraadpleegd.

Toezicht:

het vaststellen of de geldende regelgeving al dan niet wordt nageleefd.

Vernietiging:

het zodanig bewerken van gegevensdragers dat reconstructie van de gegevens die zij bevatten onmogelijk is.

Vernietigingstermijn:

de wettelijk vereiste, in de selectielijst vastgestelde termijn na het verstrijken waarvan archiefbescheiden worden vernietigd.

Vervanging:

het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld van de originele archiefbescheiden.

Vervreemding:

het overdragen van zorg en beheer van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of civielrechtelijke partij.

Zaak:

eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel.

Zorg:

algemeen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren.

Zorgdrager:

de minister aan wie de wettelijke zorgplicht is opgedragen.

Modellen

Model 1 Verklaring van terbeschikkingstelling van archiefbescheiden.

Model 2 Besluit tot vervanging door reproducties van archiefbescheiden.

Model 3 Verklaring van conversie/migratie van archiefbescheiden.

Model 4 Verklaring van vernietiging door archiefvormend orgaan.

Model 5 Verklaring van vernietiging door tussenkomst van de directie BV/DCA.

Model 6 Verklaring van vernietiging van archiefbescheiden door de directie BV.

Model 7 Verklaring van overbrenging zonder beperkende bepalingen.

Model 8 Verklaring van overbrenging met beperkende bepalingen.

Model 8 A Besluit beperking openbaarheid.

Model 9 Verklaring van vervreemding.

Model 10 Verklaring van overdracht van archiefbescheiden aan BV/DCA.

Model 11 Verklaring van raadpleging van archiefbescheiden.

Model 12 Verklaring van vermissing van archiefbescheiden.

Model 13 Verklaring van uitlening van archiefbescheiden.

Naar boven