Besluit van 12 december 1996, houdende regels met betrekking tot taak en werkwijze van de Centrale Archief Selectiedienst

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken van 4 december 1996, nr. CPZ96/1/12, directoraat-generaal Openbaar Bestuur;

Gelet op de artikelen 3 en 23, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (Stb. 313);

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

«de dienst»: de dienst bedoeld in artikel 2;

«archiefbewerking»: het geheel van activiteiten gericht op het realiseren van de bij artikel 3 van de Archiefwet 1995 aan overheidsorganen gestelde verplichting de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden;

«zorgdrager»: een Hoog College van Staat, een ministerie of een daaronder ressorterend dienstonderdeel of agentschap dat bij de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, alsmede, ingeval artikel 5 van toepassing is, een ander orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed en bij Archiefwet 1995 belast met de zorg voor de archiefbescheiden.

Artikel 2

• 1. Er is een Centrale Archief Selectiedienst, die ressorteert onder Onze Minister van Binnenlandse Zaken.

• 2. De dienst heeft de status van agentschap en is gevestigd te Winschoten.

Artikel 3

De dienst heeft tot taak om in opdracht van een zorgdrager werkzaamheden te verrichten in verband met archiefbewerking.

Artikel 4

• 1. De dienst verricht werkzaamheden in verband met archiefbewerking op basis van het tussen de dienst en de zorgdrager afgesloten raamconvenant.

• 2. Het raamconvenant bevat de door de zorgdrager opgegeven kwalitatieve en kwantitatieve specificaties van de te bewerken archiefbescheiden en de vermelding van het ten behoeve van de archiefbewerking door Onze Minister van Binnenlandse Zaken beschikbaar gestelde budget.

• 3. De uit het raamconvenant voortvloeiende werkzaamheden worden per onderdeel van archiefbewerking nader beschreven in het projectconvenant.

• 4. Het projectconvenant bevat de door de zorgdrager opgegeven kwalitatieve en kwantitatieve specificaties van de te bewerken archiefbescheiden per onderdeel van archiefbewerking, een beschrijving van de tussen zorgdrager en dienst overeengekomen werkzaamheden in het kader van archiefbewerking en de daaraan verbonden, door Onze Minister van Binnenlandse Zaken te vergoeden kosten.

• 5. Jaarlijks vindt overleg plaats tussen de dienst en de zorgdrager over de planning en de voortgang van archiefbewerking in het kader van de raam- en projectconvenanten.

• 6. De dienst kan voor een zorgdrager andere werkzaamheden verrichten in het kader van archiefbewerking dan in de raamconvenanten, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, aangegeven. Voor dergelijke werkzaamheden is de zorgdrager een vergoeding aan de dienst verschuldigd op basis van de integrale kostprijs.

Artikel 5

De dienst kan voor een zorgdrager, vallend onder het regime van de Archiefwet 1995 maar niet zijnde een Hoog College van Staat, een ministerie of een daaronder ressorterend dienstonderdeel of agentschap, werkzaamheden verrichten in het kader van archiefbewerking. Voor dergelijke werkzaamheden is de zorgdrager een vergoeding aan de dienst verschuldigd op basis van de integrale kostprijs.

Artikel 6

• 1. De bewerkte en voor blijvende bewaring aangewezen archiefbescheiden worden na voltooiing van de werkzaamheden naar de zorgdrager teruggezonden of, in opdracht van de zorgdrager, overgebracht naar de bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor de bewaring van die bescheiden aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2. De voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden worden na voltooiing van de werkzaamheden aan de zorgdrager teruggezonden of, in opdracht van de zorgdrager, ter vernietiging overgedragen aan een daarvoor aangewezen instelling met inachtneming van de daarvoor in de archiefwetgeving voorgeschreven procedure.

Artikel 7

Het besluit van 17 juli 1989, Stb. 365, houdende nieuwe regels met betrekking tot taak en werkwijze van de Centrale Archief Selectiedienst, wordt ingetrokken.

Artikel 8

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 1997.

Onze Minister van Binnenlandse Zaken is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst en waarvan afschrift zal worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer.

's-Gravenhage, 12 december 1996

Beatrix

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken,

J. Kohnstamm

Uitgegeven de tiende januari 1997

De Minister van Justitie,

W. Sorgdrager

NOTA VAN TOELICHTING

Bij koninklijk besluit van 24 maart 1981 (Stb. 186) is de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) te Winschoten ingesteld, met als doel het wegwerken van de grote achterstand in de wettelijk verplichte bewerking van archieven van de rijksoverheid. Het koninklijk besluit van 17 juli 1989 (Stb. 365) verschafte de formele basis om de door de CAS ontwikkelde deskundigheid op het gebied van archiefbewerking aan de gehele overheid ter beschikking te stellen.

Om de werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren, is de CAS halverwege de jaren negentig ingericht als een bedrijfseconomisch werkende organisatie.

Per 1 januari 1997 zal de CAS intern zijn verzelfstandigd tot een agentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze beheersvorm sluit nauw aan bij de bedrijfseconomische uitgangspunten van de CAS.

Dit besluit verschaft de CAS de formele basis om zijn taken op bedrijfsmatige wijze te kunnen uitvoeren. Essentieel is daarbij dat de kosten van archiefbewerking inzichtelijk worden gemaakt. Om dat doel te bereiken is het oude systeem van «om niet» bewerking afgeschaft en is een nieuw systeem van meerjarenconvenanten ingevoerd.

De relatie tussen de CAS en de ministeries en Hoge Colleges van Staat is nu geregeld volgens het in artikel 4 beschreven convenantenstelsel.

De convenanten bevatten meerjarige afspraken over de wijze waarop de archieven worden bewerkt, de kosten die daaraan verbonden zijn en de betaling van de kosten. De minister van Binnenlandse Zaken vergoedt de kosten van de binnen de convenanten geraamde archiefbewerking tot een daarin vastgesteld maximum.

In artikel 5 wordt de CAS de mogelijkheid geboden zijn specifieke deskundigheid tegen betaling ten dienste te stellen van de organen en instellingen die onder het bereik van de Archiefwet 1995 vallen. Hier kan de CAS, naast zijn primaire taak voor de rijksoverheid, een bijdrage leveren aan de oplossing van het archiefprobleem bij de overheid in ruime zin. De tarieven van de CAS zijn gebaseerd op de integrale kostprijs.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken,

J. Kohnstamm