Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap | Staatscourant 2001, 180 pagina 10 | Besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Regeling duurzaamheid archiefbescheiden
6 september 2001
WJZ/2001/16474(8079)
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F van der Ploeg;
Gelet op artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995,
Besluit:
1. In deze regeling wordt verstaan onder:
a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;
b. NEN: een door de Stichting Nederlands Normalisatie-Instituut uitgegeven norm;
c. ICN-kwaliteitseis: een door het Instituut Collectie Nederland uitgegeven kwaliteitseis;
d. ISO: een door de International Organization for Standardization uitgegeven norm;
e. DIN: een door het Deutsches Institut für Normung uitgegeven norm;
f. ANSI: een door het American National Standards Institute uitgegeven norm.
2. Met de in deze regeling genoemde technische producteisen worden gelijkgesteld technische producteisen die worden gesteld in een andere lidstaat van de Europese Unie dan wel in een staat die partij is bij de overeenkomst inzake de Europese Economische Ruimte, en die ten minste een gelijkwaardige productkwaliteit waarborgen, mits daarbij een geldig rapport wordt overgelegd, waaruit blijkt dat de producten aan die eisen voldoen en dat rapport is opgemaakt door een beproevingslaboratorium dat voldoet aan NEN-EN-ISO/IEC 17025.
1. Indien de zorgdrager voor het opmaken en bewaren van archiefbescheiden materialen gebruikt als bedoeld in de artikelen 3 tot en met 7 voldoen die materialen aan de normen en eisen, die in die artikelen worden gesteld.
2. De zorgdrager verlangt van de leverancier van de in het eerste lid bedoelde materialen bewijsstukken, waaruit blijkt dat de te leveren materialen voldoen aan de eisen die daaraan in deze regeling zijn gesteld.
1. Papier voldoet aan NEN 2728.
2. Inkten en toners voldoen aan ISO 11798.
3. In afwijking van het tweede lid voldoen balpennen en balpeninkten aan DIN 16554.2 of ISO 12757-2 en rollerbalpennen en rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2.
4. Schrijfmachine- en printerlinten bevatten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen.
5. Indien het papier of de schrijfstoffen van archiefbescheiden chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere materialen wanneer zij met die materialen in dezelfde verpakkingseenheid zouden worden opgeborgen, worden die andere materialen binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt.
1. Omslagen, mappen en hechtmechanieken voor papier voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummers 1, 2 en 12.
2. Archiefdozen voor standaardformaten papier voldoen aan ICN-kwaliteitseisen nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseisen nummer 1 of 2 worden toegepast.
3. Archiefdozen voor standaardformaten papier voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden in onmiddellijk contact komen met het karton.
4. Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan ICN-kwaliteitseisen nummer 10 of16, indien omslagen volgens ICN-kwaliteitseisen nummer 1 of 2 worden toegepast.
5. Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden in onmiddellijk contact komen met het karton.
6. Etiketten voldoen aan ICN-kwaliteitseis nummer 15.
1. Microfilm voor archiefbescheiden is een polyester (polyethyleentereftalaat) halogeenzilverfilm, negatief ontwikkeld, die voldoet aan NEN 3528. Deze film wordt aangeduid als de moederfilm.
2. De kwaliteit van de opname van de moederfilm is overeenkomstig Quality Index 10 van ISO 6199, Annex C.
3. Van de moederfilm wordt een kopie vervaardigd, die een kwaliteit heeft van ten hoogste 1 target minder volgens ISO 6199 ten opzichte van de moederfilm. Deze film wordt aangeduid als de duplicaatfilm. Bij het kopieerproces vindt geen wisseling van polariteit plaats. Voor het overige is de kwaliteit van de duplicaatfilm gelijk aan die van de moederfilm.
4. Moederfilms en duplicaatfims worden beheerd en bewaard als archiefbescheiden.
5. De afwerking van de moederfilm en de duplicaatfilm voldoet aan NEN 2154.
6. De verpakking van de moederfilm en de duplicaatfilm bevat geen lignine en polyvinylchloride en voldoet aan ANSI IT 9.2, ongeacht het formaat van de films.
7. De moederfilm en de duplicaatfilm worden niet ter inzage gegeven.
8. Gebruikskopieën worden gemaakt van de duplicaatfilm.
1. Zwart-wit films voldoen aan ISO 10602 of ANSI IT 9.1 en aan ANSI PH 1.41.
2. De afwerking van zwart-wit films en zwart-wit papier voldoet aan NEN 2148 of ANSI PH 4.8.
3. De verpakking van zwart-wit films en zwart-wit papier bevat geen lignine en polyvinylchloride en voldoet aan ANSI IT 9.2.
1. Optische schijven voldoen aan ISO 9660 en ISO 10149.
2. De verpakking van optische schijven bevat geen polyvinylchloride, is stofvrij en bestaat uit harde kunststof, waaruit geen stoffen kunnen vrijkomen die reacties kunnen aangaan met de verpakte optische schijven.
Archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:
a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen, of;
b. het in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, die benodigd is om de informatie leesbaar of waarneembaar te maken.
Het gebruik van andere categorieën materialen dan omschreven in de artikelen 3 tot en met 7 is toegestaan, indien :
a. deze andere materialen voldoen aan artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 in verband met de eigenschappen van die materialen of als gevolg van regelmatige conserverende handelingen;
b. de archiefbescheiden, opgemaakt door middel van deze andere materialen tijdig worden vervangen door reproducties.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
Toelichting
Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ingevolge artikel 21, eerste lid, van die wet worden bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden. Het Archiefbesluit 1995 draagt in artikel 11, eerste lid, iedere zorgdrager op zodanige voorzieningen te treffen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Volgens het tweede lid van artikel 11 worden bij ministeriële regeling nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de hiervoor bedoelde archiefbescheiden. De onderhavige regeling biedt zodanige regels. Die regels betreffen zowel de gegevensdragers en schrijfstoffen zelf als de verpakkingsmaterialen, voor zover die voor het behoud van de archiefbescheiden aan voorschriften moeten worden gebonden. Daarbij is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van verwijzingen naar bestaande normering door nationale en internationale norminstituten. Dat voorkomt dat de industrie `dubbel' moet testen.
Conform artikel 11 van het Archiefbesluit 1995, eerste lid, is de regeling alleen van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Voor archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, geldt de regeling dus niet. Dat is niet nodig, omdat vrijwel alle typen gegevensdragers kwalitatief goed genoeg zijn om die archiefbescheiden gedurende de volledige, maar beperkte, bewaartermijn raadpleegbaar te houden.
De definitie van archiefbescheiden in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 omvat niet alleen tastbare documenten, maar ook digitale archiefbescheiden. Duurzaamheid van dergelijke archiefbescheiden wordt, zoals de nota van toelichting bij artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 aangeeft, niet alleen bepaald door de duurzaamheid van de gegevensdrager, maar ook door de kwaliteit van de programmatuur. De onderhavige regeling bevat ten aanzien van digitale archiefbescheiden slechts enkele voorschriften, die het behoud van de archiefbescheiden beogen te garanderen voor zover dat door middel van het materiële beheer bereikbaar is. De overige aspecten van het beheer van dergelijke archiefbescheiden komen aan de orde in de regeling ingevolge artikel 12 van het Archiefbesluit 1995.
Met betrekking tot gegevensdragers en schrijfstoffen waarvan geen problemen met de kwaliteit bekend zijn (zoals schrijfmachinelinten) is volstaan met summiere regels. Waar de problemen onoplosbaar zijn door de toepassing van chemisch instabiele procédés, zoals producten van verschillende typen inkjetprinters, diazo-lichtdrukken, vloeistofkopieën en thermische papieren, voorziet de regeling in een verplichting tot hetzij conservering, hetzij tijdige vervanging door reproducties. Onder meer voor kleurenfotografie bestaan geen relevante kwaliteitseisen, hoewel uit de vakliteratuur blijkt dat er duidelijke verschillen zijn in houdbaarheid en stabiliteit. Het is echter om uiteenlopende redenen ongewenst om bepaalde merken en typen voor te schrijven. Producten van inkjetprinters die voor het opmaken van archiefbescheiden worden gebruikt, zijn niet watervast, maar wellicht komt daar in de nabije toekomst verandering in; voor diverse grafische toepassingen bestaan er namelijk al watervaste inkjetprocédés. De in de regeling genoemde normen kunnen daarbij zonder meer worden toegepast.
De onderhavige regeling bouwt voort op een tweetal rapporten met vrijwel dezelfde inhoud over de duurzaamheid van archiefbescheiden1. Al sinds de invoering van de Archiefwet 1962 zijn door de colleges van gedeputeerde staten regels gehanteerd in het kader van het wettelijk toezicht op de lagere overheidsorganen. Deze regels zijn in 1994 samengevat in het laatstgenoemde rapport en vervolgens als beleidsregels gehanteerd. Juist omdat de regels aan de betrokkenen reeds bekend zijn, is het niet nodig overgangsrechtelijke bepalingen in deze regeling op te nemen. Dat betekent dat de regeling onmiddellijke werking heeft.
Een ontwerp van deze regeling is voorgelegd aan (vertegenwoordigers van) de onderscheiden zorgdragers: de ministeries, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen. Tevens is het voorgelegd aan de onderscheiden disciplines van de archiefwereld. De commentaren hebben geleid tot een (groot) aantal technische en redactionele verbeteringen. Ook het advies van de Raad voor Cultuur is gevraagd. Dat advies is in belangrijke mate opgevolgd en heeft onder meer geleid tot een verbeterde afstemming tussen deze regeling, de regeling ingevolge artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 en (een ontwerp van) een regeling ingevolge artikel 12 van het Archiefbesluit 1995.
Sommige voorschriften in de regeling kunnen aanvankelijk tot een verhoging van kosten leiden. Aangezien bij het achterwege laten of veronachtzamen van de voorschriften de zorgdragers na korte of langere tijd met hoge conserveringskosten zullen worden geconfronteerd, is de regeling uiteindelijk waarschijnlijk kostenverlagend. Zoals reeds in de memorie van toelichting bij de Archiefwet 1995 werd aangegeven, zal door aanpak bij de bron tengevolge van de voorgestelde regels, `bespaard kunnen worden op de kosten van conservering van het in de archiefbewaarplaatsen berustende culturele erfgoed'2.
Deze regeling past zonder meer in het systeem van kwaliteitszorg inzake de archiefbescheiden van de rijksoverheid, dat ik samen met de Minister van Grote Steden- en Integratiebeleid in mijn brief van 16 augustus 1999 aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal heb aangekondigd.3 De rijksarchiefinspectie is op rijksniveau belast met de handhaving van deze regels. Ten aanzien van de overige overheidsorganen zal de regeling door de bij de wet ingestelde toezichthoudende organen gehandhaafd worden.
Teneinde de technische ontwikkelingen bij te houden ben ik voornemens een of meer ambtelijke werkgroepen in te stellen, die tot taak zullen krijgen de regelingen ingevolge de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995 continu op hun actualiteitswaarde te bezien. Deze werkgroepen kunnen adviseren omtrent wijziging van normen en standaarden en vaststelling van nieuwe. Zij kunnen de bestaande bovendien toetsen op bruikbaarheid en effectiviteit.
De regeling is op 1 december 2000 gemeld aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen (notificatienummer 2000/0691/NL) ter voldoening aan artikel 8, eerste lid, van richtlijn nr. 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij (PbEG L 204), zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 98/48/EG van 20 juli 18998 (PbEG L 217). Naar aanleiding van die kennisgeving zijn geen opmerkingen gemaakt. Naar aanleiding van de gelijktijdige kennisgeving van een ontwerp ministeriële regeling op grond van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 is evenwel van de zijde van het ministerie van Binnenlandse Zaken van Italië een opmerking gemaakt die geleid heeft tot aanvulling van artikel 1, tweede lid, van de desbetreffende regeling en wel in die zin, dat alsnog duidelijk is gemaakt welke certificaties van producten worden aanvaard, ook indien het certificaties van organen betreft die daartoe zijn aangewezen door andere lidstaten. Ook voor de onderhavige regeling is een dergelijke aanvulling van belang. Artikel 1, tweede lid, van de onderhavige regeling is om die reden eveneens op dezelfde wijze aangevuld.
De in deze regeling vermelde normen en eisen, waaronder ook de internationale en buitenlandse, zijn verkrijgbaar bij het Nederlands Normalisatie-Instituut, Vlinderweg 6, 2623 AX Delft, postbus 5059, 2600 GB Delft, respectievelijk het Instituut Collectie Nederland, Gabriël Metsustraat 8, postbus 76709, 1070 KA Amsterdam. In beginsel bestaat er geen aanleiding voor de zorgdragers om de onderhavige normen en eisen te kopen. De zorgdragers kunnen over het algemeen volstaan met het testrapport dat door de leverancier wordt geleverd dan wel met een door de leverancier over te leggen conformiteitsverklaring. Bij ingrijpende of principiële wijzigingen van normen of eisen is het gebruikelijk dat deze worden vervangen door een nieuwe norm of eis met een ander nummer. De onderhavige regeling zal in dat geval worden gewijzigd.
Het gaat in deze regeling om de volgende normen en eisen:
NEN 2148: Microfilmtechniek en fotografie. Bepaling van chemicaliënresten in ontwikkelde films.
EN 2154: Microfilmtechniek. Bewaren van nabewerkte halogeenzilvermicrofilms.
NEN 2728: Permanent houdbaar papier. Eisen en beproevingsmethoden.
NEN 3528: Microfilmtechniek. Halogeenzilverfilm, 16 en 35 mm.
NEN-EN-ISO/IEC 17025: Algemene eisen voor de competentie van beproevings- en kalibratielaboratoria/General requirements for the competence of testing and calibration laboratories
ICN-kwaliteitseisen:
nummer 1: Archiefomslagen zonder hechtmechaniek voor permanente bewaring.
nummer 2: Archiefomslagen met hechtmechaniek voor permanente bewaring.
nummer 3: Archiefdozen voor permanente bewaring.
nummer 4: Archiefdozen voor bewaring op middellange termijn.
nummer 10: Golfkarton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea voor bewaring op middellange termijn.
nummer 11: Golfkarton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea voor bewaring op lange termijn.
nummer 12: Hechtmechanieken voor archiefomslagen voor permanente bewaring.
nummer 13: Archiefdozen voor bewaring op middellange termijn. Zuurvrije dozen gemaakt van massief karton.
nummer 15: Zelfklevende etiketten voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea.
nummer 16: Massief karton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea voor bewaring op middellange termijn.
DIN 16554-2: Kugelschreiber-Minen. Schriftqualität. Anforderungen. Prüfung. Kennzeichnung.
ISO 6199: Micrographics-Microfilming of documents on 16 mm and 35 mm silver-gelatin type microfilm - Operating procedures.
ISO 9660: Information processing. Volume and file structure of CD-ROM for information interchange.
ISO 10149: Information technology. Data interchange on read-only 120 mm optical data disks (CD-ROM).
ISO 10602: Photography. Processed silver-gelatin type black and white films. Specifications for stability.
ISO 11798: Information and documentation. Permanence and durability of writing, printing and copying on paper documents. Requirements and testing methods.
ISO 12757-2: Ball point pens and refills. Part 2: Documentary use (DOC).
ISO 14145-2: Roller ball pens and refills. Part 2: Documentary use (DOC).
ANSI IT 9.1: Imaging media (film) silver-gelatin type. Specifications for stability.
ANSI IT 9.2: Photographic processed films, plates and papers. Filing
enclosures and storage containers.
ANSI PH 1.41: Photography. Archival records, silver-gelatin type, on polyester base.
ANSI PH 4.8: Photography (chemicals). Residual thiosulphate and other chemicals in films, plates and papers. Determination and measurement.
Het tweede lid van artikel 1 bevat een zogeheten bepaling van wederzijdse erkenning. Deze bepaling houdt verband met het uitgangspunt dat Lidstaten van de Europese Unie op grond van het EG-verdrag in beginsel producten en diensten tot hun markt dienen toe te laten die afkomstig zijn uit andere Lidstaten en die daar overeenkomstig de in die andere lidstaat geldende regelgeving zijn vervaardigd of in de handel gebracht. Wederzijdse erkenning houdt in dat producten of diensten die weliswaar niet aan de nationale eisen voldoen maar wel aan buitenlandse eisen die een gelijkwaardige bescherming bieden, moeten worden toegelaten. Zie ook het algemeen deel van de toelichting.
Uit de vakliteratuur blijkt dat de gelijkwaardige bescherming ten aanzien van papier bijvoorbeeld wel geboden wordt door toepassing van papier dat voldoet aan ISO 11108 (Information and documentation. Archival paper. Requirements for permanence and durability), maar niet door papier dat uitsluitend voldoet aan NEN-EN-ISO 9706 (Informatie en documentatie. Papier voor documenten. Eisen aan de weerstand tegen veroudering). Zie in dat verband ook: R. van Deventer, J. Havermans, S. Berkhout, A comparison of three durability standards for paper, in: The Restaurator 16 (1995) pag. 161-172.
Er bestaan overigens nog meer normen die verband houden met de duurzaamheid van papier, waarvan sommige mogelijk papier van een kwaliteit van tenminste dat volgens bovenomschreven NEN 2728 definiëren.
In veel standaardleveringsvoorwaarden en standaardovereenkomsten behoudt de leverancier zich het recht voor om tussentijds de samenstelling van materialen in detail of ingrijpend te wijzigen. Zo'n voorbehoud kan niet worden aanvaard. De ervaring leert bovendien, dat leveranciers zonder een verplichte certificering eenmaal aangegane kwaliteitsverplichtingen niet altijd nakomen. Voor de zorgdragers wordt het daardoor onmogelijk te controleren of zij aan de wettelijke regels voldoen, tenzij zij iedere afgeleverde partij onmiddellijk aan een reeks onderzoeken onderwerpen, hetgeen in de praktijk vrijwel onuitvoerbaar en ook kostbaar is. Dit geldt in nog sterkere mate voor de organen die ingevolge de Archiefwet 1995 met de uitoefening van het toezicht zijn belast. Een eventueel negatief resultaat van een dergelijke reeks onderzoeken in opdracht van een toezichthouder zou ook nauwelijks tot herstel van de archiefbescheiden kunnen leiden.
Het tweede lid beoogt voor deze problematiek een oplossing te bieden.
De NEN-norm voor permanent houdbaar papier in het eerste lid is op verzoek en met steun van onder meer de Minister van (toen nog) Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, de Rijksarchiefdienst, het (toen nog) Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap (thans deel uitmakende van het Instituut Collectie Nederland), de Minister van Binnenlandse Zaken, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten tot stand gekomen.
Hoewel de normtekst van de internationale norm in het tweede lid voor de Nederlandse situatie enkele onlogische elementen bevat, is ervan afgezien daarvan af te wijken teneinde de industrie niet tot dubbel testen te noodzaken. Aangenomen wordt, dat apparaten die goed functioneren met kwalitatief minder goede testmaterialen (monsters) dat ook zullen doen met goede materialen.
De in het derde lid genoemde materialen zijn gedeeltelijk ook begrepen in de ISO-norm bedoeld in het tweede lid; het is echter overbodig om deze materialen aan twee elkaar grotendeels overlappende normen te doen beantwoorden.
Met dit artikel wordt beoogd ervoor te zorgen, dat de verpakking de archiefbescheiden beschermt en niet beschadigt. De ICN-kwaliteitseisen hebben uitsluitend betrekking op de eigenschappen benodigd voor conservering van archiefbescheiden, en niet op gebruikseisen; dit laatste wordt aan de gebruiker overgelaten. Het betreft bijvoorbeeld afmetingen, wijze van vouwen etc.
De hier gegeven eisen voor microfilms, microfiches daaronder begrepen, gelden slechts voor de drager en de verpakking. De eisen betreffen zowel het opmaken van originele archiefbescheiden als de vervanging van archiefbescheiden door reproducties. In dit laatste geval is met inachtneming van deze eisen ingevolge artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 een machtiging door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen of de colleges van gedeputeerde staten aan de zorgdragers vereist. Aan die machtiging kunnen nadere voorwaarden worden verbonden, bij voorbeeld met betrekking tot de procedure van verfilming. Zie hierover verder de toelichting bij artikel 9.
Daar gebruikskopieën tamelijk snel kunnen slijten of in het ongerede kunnen raken, is het gebruik van de duplicaatfilm voorgeschreven. Ook deze is echter op de lange duur aan slijtage onderhevig en zal dan vervangen kunnen worden. De gebruikskopieën kunnen op diazo-materialen worden gemaakt, zoals thans nog het meest gebruikelijk is, maar kunnen ook door middel van scanning digitaal worden aangemaakt. Daar gebruikskopieën zonder meer vervangen kunnen worden is het niet nodig daaraan nadere eisen te stellen: de zorgdrager en de leverancier bepalen gezamenlijk de kwaliteit en de leesbaarheid van de gebruikskopieën.
De moeder- en de duplicaatfilm worden beide onder condities als in een archiefbewaarplaats opgeslagen, aangezien in de regeling voor het klimaat van archiefruimten (artikel 5, eerste lid, van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) alleen voor papieren archiefbescheiden ruimere klimaatcondities worden toegestaan.
De als alternatief genoemde normen zijn gelijkluidend of vrijwel gelijkluidend. Voor dit artikel zijn adviezen ingewonnen bij het Nederlands Normalisatie-Instituut en het Nationaal Fotorestauratie-atelier.
Optische schijven is een verzamelnaam voor diverse vormen van een drager bestaande uit een metaalfolie, ingekapseld in een kunststof buitenlaag, zoals de compact disk, de optical disk, CD-ROM, WORM-schijf enzovoorts. Het kenmerkende is, dat de informatie waarneembaar wordt gemaakt door middel van een laserstraal, die microscopisch kleine gaatjes in het metaalfolie aftast. De gangbare verpakking van optische schijven in vrijwel vierkante kunststof doosjes bestaat uit polystyreen; deze is ook voor langdurige bewaring geschikt. Schijven in slappe kunststof hoesjes, die weekmakers kunnen bevatten, dienen te worden overgepakt, en eventuele papieren brochures, die niet stofvrij zijn en waarvan de samenstelling van papier, bindmateriaal (nietjes) en drukinkt veelal niet duidelijk is, dienen afzonderlijk te worden bewaard. Voor dit voorschrift is advies ingewonnen bij het Instituut Collectie Nederland.
Van nature hebben elektromagnetische dragers en de erin opgeslagen gegevens, zoals geluid-, video- en computerbanden, een theoretische levensduur van ca. 18 jaar onder optimale bewaarcondities. Veel apparatuur en programmatuur (hard- en software), onmisbaar om de opgeslagen gegevens zichtbaar of hoorbaar te maken, hebben een veel kortere levensduur, zodat tijdig overzetten van de inhoud van de archiefbescheiden op een nieuwe drager noodzakelijk is, ook als deze zelf nog niet versleten of verouderd is. Artikel 8 strekt ertoe om deze bijzondere problematiek te ondervangen. Het element van de tijdigheid wordt dus bepaald door de natuurlijke veroudering van de drager, die afhankelijk is van de kwaliteit van de drager en de bewaarcondities, de kwaliteit van de verpakking en het dreigende verloren gaan van de leesbaarheid of (re)produceerbaarheid van digitale en elektromagnetische archiefbescheiden tengevolge van het dreigende in onbruik raken van de apparatuur en programmatuur. De overige aspecten van het behoud van de toegankelijkheid worden vastgesteld in de regeling ingevolge artikel 12 van het Archiefbesluit 1995.
De plicht tot vervanging dan wel conservering, bedoeld in artikel 9, betreft andere materialen dan de materialen die in de voorafgaande artikelen zijn vermeld. Het gaat om materialen waarvan de problemen onoplosbaar zijn (bijvoorbeeld diazo-lichtdrukken) of waarvoor geen relevante kwaliteitseisen bestaan (bijvoorbeeld kleurenfoto's).
Artikel 9 doet vanzelfsprekend niet af aan de vervangings- of conserveringsplicht die uit de artikelen 3 en 7 van de Archiefwet 1995 kan voortvloeien. Zo zal in het verleden gebruikt kringlooppapier (dat niet voldoet aan de norm van artikel 3, eerste lid) alsnog moeten worden vervangen dan wel geconserveerd.
De wettelijke regels die bij vervanging van originele archiefbescheiden door reproducties van toepassing zijn, zijn artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. Een aantal colleges van gedeputeerde staten heeft beleidsregels vastgesteld terzake van de voorwaarden waaronder de machtiging, bedoeld in artikel 7 van de wet, kan worden verleend.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,
F. van der Ploeg.
1 Om de kwaliteit van het behoud. Normen goede en geordende staat bij overname door de Rijksarchiefdienst/PIVOT van archieven van ministeries en daaronder ressorterende rijksorganen, het Kabinet der Koningin, de Hoge Colleges van Staat, Commissarissen der Koningin, provinciale organen en andere organen of personen bekleed met enig publiek gezag, uitgave door de Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's-Gravenhage 1993, en: Normen goede en geordende staat en Criteria bewerking code-archieven, geldend voor archieven van provincies, gemeenten, waterschappen en organen van gemeenschappelijke regelingen, uitgave door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Haarlem) 1994.
2 Kamerstukken II 1992/93, 22 866, nr. 3, blz. 31.
3 Kamerstukken II 1998/99, 25 809, nr. 12.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2001-180-p10-SC30955.html