31 460 Project SPEER

Nr. 49 HERDRUK¹ BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 oktober 2014

Hierbij zend ik u de voortgangsrapportage over de basisimplementatie van ERP over de periode 1 januari 2014 tot 1 juli 2014.

Het programma SPEER is medio 2013 beëindigd en de voltooiing van de programmadoelen is belegd in de lijnorganisatie. Met het stopzetten van het programma spreken we niet meer over SPEER, maar over de basisimplementatie ERP. De doelstellingen en reikwijdte zijn ongewijzigd, overeenkomstig de Tussenbalans 2010. De basisimplementatie ERP wordt in 2015 voltooid.

Na de voltooiing van de basisimplementatie zal het systeem uiteraard moeten blijven aansluiten op de organisatie en bedrijfsvoeringseisen, ook in de toekomst. Dit valt buiten de reikwijdte van deze rapportage. Ik zal u voor eind 2014 informeren over de plannen in dezen.

Op 1 juli jl. heb ik u geïnformeerd over de uitkomsten van het onderzoek naar de staat van de IV/ICT (Kamerstuk 31 125, nr. 34). Net als alle andere applicaties, is ERP afhankelijk van de goede werking van de IV/ICT-infrastructuur. De tekortkomingen van de infrastructuur hebben echter geen directe relatie met de voortgang van de basisimplementatie ERP, inclusief de migratie. Om de werking van de IV/ICT-infrastructuur te borgen, is een plan van aanpak IV/ICT opgesteld (Kamerstuk 31 125, nr. 41).

In de opzet van de rapportage zijn geen grote wijzigingen. Wel is in de laatste paragraaf een overzicht van de voortgang van de functionaliteiten en migratie van de basisimplementatie ERP opgenomen. Voor de financiën heb ik u toegezegd te rapporteren in lijn met het model van BZK voor grote ICT-projecten. Deze informatie vindt u terug in de paragraaf III.

Uit de rapportage blijkt dat de basisimplementatie ERP op schema ligt en binnen budget blijft. Zoals bekend, is de migratie een ingrijpend en arbeidsintensief proces dat met hoge prioriteit wordt uitgevoerd. ERP heeft immers tot doel de bedrijfsvoering defensiebreed te standaardiseren en te ondersteunen. ERP is daarmee randvoorwaardelijk voor diverse verbetertrajecten die binnen Defensie worden uitgevoerd. Bovendien ondersteunt ERP het joint optreden.

De introductie van ERP in Defensie nadert de eindfase. Zoals eerder toegezegd, zal na de voltooiing van de basisimplementatie medio 2015 een eindevaluatie volgen. De eindrapportage SPEER (Kamerstuk 31 460, nr. 37 van 3 december 2013) vormt hiervoor een belangrijke bouwsteen.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

Bijlage: Voortgangsrapportage basisimplementatie ERP

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

• I. samenvattend oordeel;

• II. doelen en de reikwijdte;

• III. financiën;

• IV. stand van zaken, planning en mijlpalen;

• V. risico’s;

• VI. sturing en beheersing;

• VII. overzicht voortgang basisimplementatie ERP.

I – Samenvattend oordeel

De functionaliteit van het systeem is in de rapportageperiode verder uitgebreid. Met release 2.2.0 zijn de nieuwe functionaliteiten voor verwerving (Digi-inkoop), FINAD (automatische factuurcontrole), management van gevaarlijke stoffen en magazijninrichting gerealiseerd. Eind dit jaar volgen de laatste nieuwe functionaliteiten in de release 2.3.0, waarmee de met de Tussenbalans 2010 beoogde functionaliteit volledig zal zijn bereikt.

De uitrol van ERP gaat onverminderd door. In de afgelopen rapportageperiode is de migratie van de luchttransportvloot op vliegbasis Eindhoven voltooid. Hetzelfde is het geval voor de op vliegbasis Gilze-Rijen gestationeerde Apache- en Chinookhelikopters. De migratie van de vloot verloopt stapsgewijs, waarbij het laatste schip in 2015 wordt gemigreerd. De vlooteenheden Zr.Ms. Tromp en Zr.Ms. De Ruyter zijn inmiddels gemigreerd. Tot slot is het koppelvlak met het NATO Support Agency in juni operationeel geworden.

Het grootste risico voor de migraties blijft de dataschoning. Schone data zijn randvoorwaardelijk voor een goede migratie naar ERP. Vervuilde data kunnen stagnaties in de planning en onbetrouwbare resultaten opleveren. Om dit risico te beheersen worden de projecten Get Clean en Stay Clean uitgevoerd, waarover ik u in de vorige voortgangsrapportage reeds heb geïnformeerd. De ondersteuning bij de migraties en de dataschoning heeft op dit moment prioriteit. Alle defensieonderdelen stellen hiervoor capaciteit beschikbaar.

Bij enkele migraties is er sprake van een gewijzigde planning. De migratie van het Defensie Grondgebonden Luchtverdediging Commando (DGLC) is uitgesteld tot het najaar van 2014 vanwege de Patriot-missie in Turkije. Verder verschuift de migratie van de Cougar naar het vierde kwartaal van 2014. De gewijzigde planning heeft geen invloed op de einddatum van de totale basisimplementatie ERP. Medio 2015 worden alle migraties voltooid.

Het beschikbare budget voor de voltooiing van de basisimplementatie (totaal € 433 miljoen) is toereikend. Er is echter geen ruimte om nieuwe tegenslagen op te vangen. Door strak financieel management, en periodiek inzicht in planning versus realisatie, wordt gezorgd voor een verdere beheersing van de financiën. De toepassing van het rapportagemodel voor grote ICT-projecten over de periode van 2010 (Tussenbalans) tot juli 2014 leidt tot het toerekenen van geschatte interne kosten ter hoogte van ongeveer € 131 miljoen. Deze kosten waren al bekend, maar werden tot nu toe niet aan het project toegerekend. Zij zijn elders in de begroting opgenomen. In de nieuwe wijze van rapporteren worden zij voortaan wel aan het project toegerekend (zie paragraaf III). Dit betekent dus niet dat het project duurder uitvalt dan begroot.

De basisimplementatie verloopt volgens planning. Dit laat onverlet dat de migraties een aanzienlijke inspanning vergen. De dataschoning, het vullen van het systeem met de juiste gegevens en het aanpassen van de bedrijfsvoering zijn tijdrovende en arbeidsintensieve processen. Deze werkzaamheden worden met hoge prioriteit uitgevoerd. Dit kan tijdelijk reguliere werkzaamheden verdringen en achterstanden veroorzaken in het logistieke proces, zoals bestellingen van reservedelen. Het doel van ERP is evenwel om deze problematiek uiteindelijk te verminderen. De gebruikerservaringen worden via gestructureerd overleg opgepakt, zodat hierop zoveel als mogelijk kan worden ingespeeld.

II – Doelen en reikwijdte

De doelstellingen van de basisimplementatie ERP, zoals weergegeven in tabel 1, zijn ongewijzigd ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage.

Tabel 1: Doelstellingen, normen, streefwaarden/indicatoren en de stand van zaken

Doelstelling	Norm	Streefwaarde/Indicator	Stand van zaken
Ondersteuning van de defensiebrede bedrijfsvoering en het joint operationeel optreden.	Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties.	ERP-technologie volledig in bedrijf gesteld in de functiegebieden financiën, transport, bevoorrading en verwerving.	ERP-technologie is in bedrijf in het financiële functiegebied en wordt stapsgewijs in bedrijf gesteld in het materieellogistieke functiegebied.
	Onderhoudsketen gedeeltelijk voorzien van uniforme ondersteuning (één ERP-systeem voor alle operationele commando’s).	ERP-technologie uitgerold in het functiegebied onderhoud (OPCO’s inclusief hun onderhoudsbedrijven).	Door de overgang van de onderhoudsbedrijven naar de OPCO’s zullen de bedrijven ook migreren.
Ondersteuning van het besturingsmodel.	Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.	ERP-technologie in 2008 volledig in bedrijf gesteld in het financiële domein en medio 2015 in de gehele bevoorradingsketen, inclusief verwerving en onderhoudsfuncties.	De bestaande kernel is geschikt om het besturingsmodel in de financiële en materieel-logistieke ketens en processen te ondersteunen. De migratie ligt op schema.
Doelmatigheidswinst door procesdoelmatigheid en de herbelegging van processen.	Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.	Eerste deel besparingen van 550 vte’n vanaf 2014 naar 610 vte’n in 2016 plus € 12 miljoen vanaf 2014 naar € 18 miljoen in 2016.	Gereed. De besparingen zijn verwerkt in de taakstellingen bij de reorganisaties ten gevolge van de beleidsbrief 2011 en de numerus fixus.
Doelmatigheids-winst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.	Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.	De meer dan 30 legacy systemen op materieellogistiek en financieel gebied worden uitgeschakeld volgens het migratieplan.	Het oude financiële legacy systeem is uitgefaseerd. Uitfasering van overige systemen volgt planmatig na voltooiing van de basisimplementatie ERP

III – Financiën

Rapportagemodel voor grote ICT-projecten

De Algemene Rekenkamer heeft in haar brief over het programma SPEER (Kamerstuk 31 460, nr. 39 van 16 januari 2014) de aanbeveling gedaan om de integrale kosten inzichtelijk te maken volgens het rapportagemodel voor grote ICT-projecten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Dit rapportagemodel bevat de volgende kostenposten:

• 1. Ingekochte apparatuur en standaard software;

• 2. Extern personeel;

• 3. Bij ontwikkeling en bouw gebruikte hard- en software (licentiekosten);

• 4. Intern personeel (handleiding overheidstarieven, bij een batenlastendienst op basis vastgesteld uurtarief);

• 5. Implementatiekosten ten behoeve van bijvoorbeeld scholing en voorlichting.

Defensie hanteert momenteel één systematiek voor alle projecten waarin de interne kosten (de posten 1, 4 en 5) niet worden toegerekend aan het project. Ik heb u evenwel toegezegd te rapporteren over de basisimplementatie ERP, vanaf de herijking in 2010, in lijn met het rapportagemodel BZK. Om de gevraagde gegevens achteraf inzichtelijk te maken, zijn aannames en schattingen noodzakelijk.

De Auditdienst Rijk heeft de kosten gevalideerd. De Auditdienst Rijk heeft geoordeeld dat de berekeningen ordelijk en controleerbaar zijn uitgevoerd, te herleiden zijn naar open bronnen en achterliggende administraties en systemen en reconstrueerbaar zijn. Wel zijn daarbij enkele kanttekeningen gemaakt:

• Het achteraf aan een project toerekenen van kosten die niet vooraf in de business case of projectplannen waren begroot, wijkt af van de gebruikelijke verantwoordingssystematiek bij de overheid. Bovendien wijkt het af van de begrotingsindeling, omdat de interne kosten reeds in andere begrotingsartikelen zijn opgenomen.

• Het achteraf toerekenen van kosten die niet vooraf zijn begroot, leidt ertoe dat de vergelijking tussen begroting en realisatie niet goed is te maken. Het achteraf toerekenen van niet-begrote kosten betekent niet dat het project duurder uitvalt dan begroot.

De interne kosten zijn bepaald op € 131 miljoen, met de volgende verdeling:

Post 1. Ingekochte apparatuur en standaard software

De kosten voor barcodeprinters en -scanners zijn specifiek aan het programma SPEER toe te rekenen. De totale kosten voor deze apparatuur bedragen € 645.000.

Post 4. Intern personeel

In de periode 2010 tot heden waren per jaar gemiddeld 256 interne medewerkers betrokken bij de basisimplementatie ERP. Het betreft defensiepersoneel werkzaam voor het programma SPEER, de Transitie Management Organisatie, de ketenprojecten van de Defensieonderdelen, de Centrale Gegevens Beheer organisatie en het personeel van JIVC (niet zijnde baten/lastendeel). De kosten voor deze medewerkers zijn conform de handleiding overheidstarieven, inclusief de daarbij gehanteerde opslag voor huisvesting, kantoorautomatisering en overige overheadkosten, geschat op gemiddeld € 108.000 per medewerker per jaar. Voor de periode 2010 tot 1 juli 2014 bedragen de totale interne personeelskosten ongeveer € 124,4 miljoen.

Daarnaast is er bij defensieonderdelen ook nog personeel werkzaam dat heeft geparticipeerd bij de implementatie van het programma SPEER. Een inventarisatie daarvan levert een diffuus en onbetrouwbaar beeld op. Deels betreft het personele capaciteit die al in de rapportage van het programma SPEER is meegenomen. Anderzijds is het voor ander personeel dat in het domein werkzaam is, niet evident welke capaciteit aan het programma valt toe te rekenen. Deze capaciteit is daarom buiten beschouwing gelaten.

Post 5. Implementatiekosten ten behoeve van bijvoorbeeld scholing en voorlichting

De implementatiekosten zijn voor de periode 2010 tot 1 juli 2014 geschat op ongeveer € 6 miljoen. Deze schatting is gebaseerd op de kosten van personeels- en materiaalkosten van het instructiepeloton en de variabele kosten van de cursisten. Het grootste deel van deze kosten is evenwel ook in de berekening voor de interne personeelskosten meegenomen.

In de periode 2010 tot 1 juli 2014 zijn naar schatting ongeveer 40.000 cursussen gevolgd door 10.000 medewerkers. De salariskosten van cursisten zijn te beschouwen als vaste «sunk costs» en worden op grond daarvan niet meegerekend. De salariskosten van de cursisten werden wel meegerekend in de schatting die de Algemene Rekenkamer eerder maakte.

ERP in de defensiebegroting

De defensiebegroting 2014 heeft drie budgetten voor de basisimplementatie van ERP:

• 1. ERP/M&F (SPEER). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het ontwerpen, bouwen en invoeren van het ERP-systeem. Het maakt deel uit van de ramingen voor «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6 van de defensiebegroting.

• 2. Project Aanpassing Legacy-systemen (PALS). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het maken van koppelingen tussen oude informatiesystemen en het nieuwe ERP-systeem. Dit budget is onderdeel van de raming voor «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6.

• 3. Exploitatievoorbereiding ERP. Dit exploitatiebudget is bestemd voor de dienstverlening door het JIVC. Het budget is onderdeel van de raming voor «Apparaat per uitgavencategorie – waarvan bijdragen aan SSO’s» op beleidsartikel 7.

Actuele budgetten en ramingen

Tabel 2 geeft inzicht in de omvang van de drie budgetten volgens de defensiebegroting, de raming volgens de vorige rapportage, de actuele raming, de realisatie tot 1 juli 2014 en de prognose voor de voltooiing van de basisimplementatie.

Tabel 2: Actuele budgetten en ramingen basisimplementatie ERP (in € miljoen)

Omschrijving	Budget	Raming vorige rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m medio 2014	Prognose tot einde basisimplementatie
ERP/M&F (SPEER)	276,468	276,468	276,468	267,485	8,983
PALS	31,600	29,000	29,000	26,892	2,108
Exploitatievoorbereiding	125,200	125,200	125,201	118,628	6,573
Totaal	433,268	430,668	430,669	413,005	17,664

Toelichting budget ERP/M&F (SPEER)

Dit budget is bestemd voor de kosten van het ontwerp, de bouw en de invoering van het nieuwe informatiesysteem en de daarbij horende activiteiten. Dit betreft vooral uitbesteed werk. Het budget bestaat uit vier kostencategorieën plus een reserve voor tegenvallers:

• 1. Programmakosten: de kosten van regievoering, de inhuur van deskundigheid onder andere voor second opinions en reviews, de aanschaf van software en licenties en de ontwikkeling van opleidingen en gebruikersinstructies.

• 2. Ontwerp en bouwkosten: de kosten van het ontwerpen van financiële en materieellogistieke processen en het ontwikkelen van nieuwe functies van het ERP-systeem.

• 3. Migratiekosten: de kosten van de technische en organisatorische invoering van het ERP-systeem.

• 4. Overige kosten: de kosten die niet tot de eerste drie kostencategorieën worden gerekend.

• 5. De reserve is een voorziening om tegenvallers tijdens de uitvoering op te vangen binnen het huidige budget voor ERP/M&F SPEER.

Door de vorig jaar gemelde uitloop van de activiteiten zal het programmabudget dat in 2014 voor de migraties is gereserveerd, mogelijk voor een deel pas in 2015 tot uitgaven leiden.

Het ERP/M&F (SPEER)-budget is volledig verplicht en voor € 267,485 miljoen besteed. Tabel 3 geeft per kostencategorie inzicht in de uitgavenraming volgens de vorige rapportage, de actuele raming, de uitgaven tot 1 juli 2014 en de prognose voor het einde van de basisimplementatie.

Tabel 3: budget ERP/M&F (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige Rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m medio 2014	Prognose tot einde basisimplementatie
Programmakosten	77,166	77,166	77,010	0,156
Ontwerp en bouwkosten	93,853	93,853	90,752	3,101
Migratiekosten	96,639	96,639	91,521	5,118
Overige kosten	8,201	8,201	8,201	–
Reserve	0,609	0,609	–	0,609
Totaal	276,468	276,468	267,485	8,983

Toelichting budget PALS

Dit budget is bestemd voor de kosten van het maken van tijdelijke en permanente koppelingen tussen bestaande informatiesystemen (legacy) en het nieuwe informatiesysteem. In 2013 waren minder externe deskundigen nodig voor het realiseren van koppelingen. De prognose voor 2014 is naar aanleiding daarvan aangepast. Naar verwachting is een bedrag van € 2,108 miljoen nodig voor voltooiing van de PALS-activiteiten in de tweede helft van 2014. Van het PALS-budget is tot nu toe € 27,1 miljoen verplicht en € 26,892 miljoen uitgegeven.

Toelichting budget exploitatievoorbereiding

De interne dienstverlening door het JIVC wordt vanuit dit budget betaald. Er zijn zes kostencategorieën:

• 1. Kennisoverdracht over de kernel en over het gebruik van infrastructuur voor het ERP-systeem en het toekomstige beheer.

• 2. Migratieondersteuning, waarbij het JIVC de defensieonderdelen ondersteunt bij vraagstukken over legacy-systemen en de technische infrastructuur.

• 3. Datamigratie en -onderhoud, voor de ondersteuning door het JIVC bij dataconversie en datasynchronisatie.

• 4. Het gebruik van testfaciliteiten bij het JIVC.

• 5. Landschapsbeheer, waarbij het JIVC wordt ingezet voor het gebruik van techniek, voor de ontwikkeling en testen van nieuwe versies en voor de verwerking van wijzigingsverzoeken.

• 6. Een voorziening voor de ontwikkeling van ICT-infrastructuur.

Het budget voor exploitatievoorbereiding is € 125,2 miljoen. Dit budget is volledig verplicht en hiervan is € 118,628 miljoen uitgegeven. Tabel 4 geeft per kostencategorie inzicht in de raming volgens de vorige rapportage, de actuele raming, de uitgaven tot en met juni 2014 en de prognose voor het einde van de basisimplementatie. De realisatie in de afgelopen rapportageperiode was beperkt.

Tabel 4: budget exploitatievoorbereiding (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige Rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m medio 2014	Prognose tot einde basisimplementatie
Kennisoverdracht	11,407	11,407	11,359	0,048
Migratieondersteuning	13,736	13,737	11,898	1,839
Datamigratie en -onderhoud	14,998	14,998	14,160	0,838
Testfaciliteiten	24,743	24,743	22,986	1,757
Landschapsbeheer	55,148	55,148	53,528	1,620
ICT infrastructuur	5,168	5,168	4,696	0,472
Totaal	125,200	125,201	118,628	6,573

Inzet externe medewerkers

In de rapportageperiode waren 32 externe medewerkers betrokken bij de basisimplementatie ERP, 26 minder dan in de vorige voortgangsrapportage. De uitgaven voor de inzet van deze externe medewerkers komen ten laste van het ERP/M&F (SPEER)-budget.

IV – Stand van zaken, planning en mijlpalen

Ontwerp en bouw

De aandacht in de rapportage-periode is gericht op de stabilisatie van de kernel. Met het oog daarop is in de rapportageperiode de derde stabilisatierelease (2.1.3) opgeleverd. In het tweede kwartaal is eveneens de release 2.2.0 gerealiseerd. Daarin zijn nieuwe functionaliteiten ontwikkeld voor o.a. Verwerving (Digi-Inkoop), FINAD (automatische factuurcontrole), management van gevaarlijke stoffen en magazijninrichting. Eind dit jaar volgen meer nieuwe functionaliteiten in de release 2.3.0.

Het budget voor nieuwe functies bedraagt € 26,623 miljoen, waarvan tot nu toe € 23,522 miljoen is uitgegeven.

Maritieme migratie

Het project Configuratiemanagement & Integrated Logistics Support is grotendeels voltooid. Zr.Ms. De Ruyter is als tweede vlooteenheid volledig gemigreerd. De overige schepen worden stapsgewijs gemigreerd. Het laatste schip is in 2015 gereed. In de tweede helft van dit jaar zal met de voltooiing van de projecten Logistiek en Orderbesturing ook de Directie Materiële Instandhouding (DMI) zijn gemigreerd. De walondersteuning en CZMCARIB worden in 2015 gemigreerd.

Het budget voor de maritieme migratieprojecten bedraagt € 16,266 miljoen. Hiervan is inmiddels € 14,909 miljoen besteed.

Grondgebonden migratie

SAP Transportation Management zal stap voor stap het gehele transportnetwerk (lucht, weg, spoor, zee) van Defensie gaan ondersteunen. Een onderdeel daarvan, Pool Asset Management, is nu opgeleverd. De Vraagvoorspelling is in gebruik genomen voor het MatLogCo. Het deelproject voor goederenvervoer over de weg is in juli, dus vlak na de rapportageperiode, opgeleverd. De migratie van het Defensie Grondgebonden Luchtverdediging Commando is, in verband met de verlenging van de Patriot-missie in Turkije, uitgesteld tot najaar 2014.

Het budget voor de grondgebonden migratie bedraagt € 36,303 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 34,359 miljoen besteed.

Luchtgebonden migratie

In de afgelopen rapportageperiode is de migratie van de luchttransportvloot op vliegbasis Eindhoven voltooid. Hetzelfde is het geval voor de op vliegbasis Gilze-Rijen gestationeerde Apache- en Chinookhelikopters. Voorts is een deel van Foreign Military Services live gegaan en is Vraagvoorspelling in gebruik genomen voor de PC-7 Pilatus. De migratie van de Cougar verschuift naar het vierde kwartaal. De planning van de migratie van de F-16 wordt momenteel herzien, maar dit zal naar verwachting geen effect hebben op de einddatum van de migraties. De migratie van het Logistiek Centrum Woensdrecht voor warehouse management zal plaatsvinden in 2015, na oplevering van het nieuwe magazijn en de bijbehorende robottechniek. De functionaliteiten voor vraagvoorspelling zal later worden opgeleverd dan in de vorige rapportage was voorzien; naar verwachting gebeurt dat in de tweede helft van dit jaar. Het koppelvlak met NATO Support Agency is in juni live gegaan.

Het budget voor de luchtgebonden migratieprojecten bedraagt € 13,210 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 12,518 miljoen besteed.

Mijlpalenoverzicht

In de rapportageperiode januari tot en met juni 2014 zijn de volgende migraties voltooid (voor de migraties in de periode 2008–2013 verwijs ik naar de voorgaande rapportages):

02–2014 Luchttransportvloot

02–2014 Apache

02–2014 Chinook

03–2014 Configuratiemanagement & Integrated Logistics Support

05–2014 Pool Asset Management

06–2014 Zr.Ms. De Ruyter

06–2014 Koppelvlak met NATO Support Agency

06–2014 Foreign Military Sales logistiek deel

06–2014 Vraagvoorspelling voor PC-7 en MatLogCo

Op dit moment hebben circa 4.400 medewerkers de beschikking over ERP. Binnen de materieellogistieke informatievoorziening zijn inmiddels meer ERP- dan legacy-gebruikers. Tabel 5 bevat een overzicht van de resterende mijlpalen van het programma. De planning is aangepast ten opzichte van de planning zoals deze is beschreven in de vorige voortgangsrapportage van 13 februari 2014 (zoals vermeld tussen haakjes). De vertraging wordt met name veroorzaakt doordat op basis van de beschikbare capaciteit en de prioriteitsstelling (bijvoorbeeld voor de missie in Mali) een nieuwe planning is opgesteld en dat uitvoering van dataschoning een noodzakelijke voorwaarde is voordat kan worden gemigreerd.

Tabel 5: Mijlpalenoverzicht

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Ontwerp en bouw:
Release 2.3.0	Deze functionele release richt zich op toevoeging van de functies volgens de reikwijdte van de Tussenbalans 2010,	4e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2014)
Migratie:
Verwerving	CLSK heeft als eerste de logistieke functionaliteit Foreign Military Sales in gebruik genomen voor Apache en Chinook helikopters. Het financiële deel volgt in het najaar.	3e kwartaal 2014 (2e kwartaal 2014)
Re-deployment beheer	CDS neemt als eerste de functionaliteit Re-location Steps in gebruik voor ondersteuning van de relocatie.	4e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2014)
Beheer gevaarlijke Stoffen	DMO neemt als eerste de functionaliteit aangaande Environment Health & Safety in gebruik. De aanpassing van de einddatum is een administratieve correctie en geen wijziging van de planning.	4e kwartaal 2014 (2e kwartaal 2014)
Directie Materiële Instandhouding CZSK	De Directie Materiële Instandhouding CZSK neemt ERP/M&F in gebruik voor Orderbesturing en Logistiek.	4e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2014)
Maritieme Migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F bij de maritieme eenheden.	2e kwartaal 2015 (2e kwartaal 2015)
Grondgebonden migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F bij de grondgebonden eenheden.	4e kwartaal 2014 (4^e kwartaal 2014)
Luchtgebonden Migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F bij de luchtgebonden eenheden.	2e kwartaal 2015 (2e kwartaal 2015)

V – Risico’s

In de voorgaande rapportages is melding gemaakt van de gelijktijdige reorganisatie en migratie. De reorganisaties zijn grotendeels voltooid. Dit risico doet zich niet meer voor. De stabiliteit van de IV/ICT-infrastructuur is als risico toegevoegd.

Voor het programma zijn nog wel de volgende risico’s geïdentificeerd.

• 1. Personele capaciteit. Mede als gevolg van de reorganisatie was defensiebreed sprake van verloop van personeel met deskundigheid op het gebied van SAP en migraties. Dat is zich nu aan het stabiliseren. De ontwerp en bouwteams van de programmaorganisatie SPEER zijn overgeheveld naar DMO/OPS. Vanaf eind 2014 worden de transitie- en migratieorganisaties bij de Defensieonderdelen afgebouwd. De vulling van vacatures blijft een aandachtspunt. Hiervoor wordt extern personeel geworven. Ook zijn aanvullende maatregelen getroffen, zoals de inzet van medewerkers met ontslagbescherming en reservisten.

• 2. Datamigratie en gegevensbeheer. Schone data zijn randvoorwaardelijk voor een goede migratie naar ERP. Vervuilde data kunnen stagnaties in de planning en onbetrouwbare resultaten in ERP opleveren. Om dit risico te beheersen zijn de projecten Get Clean en Stay Clean gestart. Get Clean richt zich specifiek op het schonen van data die migraties in de weg staan. Inmiddels zijn de data van het overgrote deel van ongeveer 650.000 bevoorradingsartikelen gevalideerd. Naar verwachting kan Get Clean dit najaar worden voltooid. Stay Clean richt zich op het bijhouden van de datakwaliteit daarna. Voor deze projecten is extra bouw- en migratiecapaciteit toegekend en alle defensieonderdelen stellen eveneens capaciteit beschikbaar. Daarnaast levert leverancier SAP ondersteuning bij de dataschoning.

• 3. Stabiliteit IV/ICT-infrastructuur. ERP is afhankelijk van de goede werking van de IV/ICT-infrastructuur. Om verbetering aan te brengen in de staat van de IV/ICT, is een plan van aanpak IV/ICT opgesteld (Kamerstuk 31 125, nr. 41).

VI – Sturing en beheersing

In de rapportageperiode heeft de Auditdienst Rijk (ADR, vóór 1 april 2014 Auditfunctie Defensie) de volgende onderzoeken verricht:

In het kader van de voorbereiding van de uitrol van het warehouse management bij de Directie Materiële Instandhouding van CZSK, stelde de ADR vast dat lessons learned van eerdere migraties grotendeels waren meegenomen. Wel is aanbevolen om de noodzakelijke kennis over ERP beter te borgen, de capaciteit voor migratiebegeleiding zeker te stellen en planmatig afspraken te maken met de defensieonderdelen over hun inzet bij de migraties. Ik onderschrijf dit en neem deze aandachtspunten mee bij de komende projecten.

Voor de voltooiing van de basisimplementatie ERP M&F formuleerde de ADR als aandachtpunten: de beheerste overdracht van taken van de Transitie Managementorganisatie (TMO), het planmatig op orde brengen van de datakwaliteit en het verder optimaliseren van de functionaliteiten van ERP M&F na migratie. Het advies met betrekking tot de TMO is meegenomen bij de herbelegging van de taken van de TMO in de lijnorganisatie. De datakwaliteit wordt verbeterd via Get Clean en Stay Clean. Het optimaliseren van de functionaliteiten zal worden betrokken bij de doorontwikkeling van ERP.

De ADR onderzoekt periodiek de beheersing van de inrichting en de functiescheiding in en rond ERP M&F. Er is een integrale aanpak ontwikkeld voor de inrichting van autorisaties van eindgebruikers, beheerdersrollen en het beheer hiervan. De kern is het koppelen van rollen en rechten aan een functie in plaats van aan een persoon. Deze noodzakelijke maar ingrijpende wijziging zal weerstand kunnen oproepen. Daarom is geadviseerd om helder en tijdig te communiceren met de defensieonderdelen om draagvlak te verkrijgen. Ik neem deze aanbeveling over en zal dit in de verdere planvorming betrekken.

De afgelopen rapportageperiode is door de ADR aandacht besteed aan de stand van zaken rond de geautomatiseerde factuurcontrole. Deze nieuwe functionaliteit is recent in gebruik genomen, en zal verder worden uitgebouwd en geoptimaliseerd. De invoering verloopt beheerst.

VII – Overzicht voortgang basisimplementatie ERP

Deze paragraaf bevat overzichten van de beoogde functionaliteiten van ERP en de voortgang van de migratie.

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de beoogde functionaliteiten volgens de reikwijdte van de Tussenbalans 2010. De groen gemarkeerde functionaliteiten zijn volledig gerealiseerd, de oranje functionaliteiten nog niet helemaal. Alle functionaliteiten zullen echter volgens planning eind 2014 zijn gerealiseerd. Voor een overzicht van de functionaliteiten die vanaf 2003 werden beoogd, maar geen onderdeel meer zijn van de reikwijdte van de Tussenbalans 2010, verwijs ik naar mijn brieven van 12 maart jl. (Kamerstuk 31 460, nr. 41) en 13 maart jl. (Kamerstuk 31 460, nr. 42).

Tabel 6: Status functionaliteiten uit Tussenbalans

De onderstaande tabel bevat de voortgang van de migraties per defensieonderdeel.

Tabel 7: kwantitatieve voortgang migraties

Defensieonderdeel	Voortgang migratie
Bestuursstaf	Voltooid
CZSK	Deel van de vloot voltooid, mariniers voltooid. Directie Materiële Instandhouding en overige deel van de vloot volgt stapsgewijs tot medio 2015.
CLAS	Voltooid, m.u.v. Defensie Grondgebonden Luchtverdedigings Commando
CLSK	Ongeveer voor de helft gemigreerd, migratie wordt medio 2015 voltooid
KMAR	Voltooid
CDC	Voltooid
DMO	Voltooid, m.u.v. het brandstoffenbedrijf

---

1 Eerder abusievelijk gedrukt onder Kamerstuk 31 125, nr. 43 wat hiermee komt te vervallen