Besluit tot digitale vervanging van papieren archiefbescheiden van het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Vervangingsbesluit archiefbescheiden Rijksvastgoedbedrijf 2017)

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Artikel 1

De originele papieren archiefbescheiden die volgens de, bij Koninklijk Besluit vastgestelde Selectielijsten ‘045 Rijkshuisvesting (Stcrt. 24-09-01/184), 046 Voorlichting van de Rijksoverheid (Stcrt. 14-06-2007/112) en 143 Organisatie van de Rijksoverheid (Stcrt. 16-12-05/245)’ voor vernietiging of voor bewaring in aanmerking komen én na routinematige scanning digitaal zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem ‘DigiJust’ (FileNet) van het Rijksvastgoedbedrijf, worden overeenkomstig de artikelen 2 en 3 van dit besluit digitaal vervangen.

Artikel 2

De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties vastgesteld in het ‘Handboek Digitale Vervanging: archiefbescheiden Rijksvastgoedbedrijf 2017’. Het Handboek ligt ter inzage bij het Rijksvastgoedbedrijf.

Artikel 3

De digitale vervanging betreft enkel die papieren archiefbescheiden die sinds 1 juli 2017 zijn ontvangen of opgemaakt, dan wel die zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na de inwerkingtreding van dit besluit en na het scannen zijn of worden opgenomen in de DigiJust-applicatie van het Rijksvastgoedbedrijf.

De papieren exemplaren worden hiermee vervangen door de digitale exemplaren en worden na 4 weken daadwerkelijk vernietigd.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als:

Vervangingsbesluit archiefbescheiden Rijksvastgoedbedrijf 2017.

Dit besluit vervangt de eerdere besluiten voor digitale vervanging van het Rijksvastgoedbedrijf (en voorgangers).

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt gepubliceerd.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 1 juni 2018

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, namens deze, J.J.C.M. Gudde Chief Information Officer BZK

TOELICHTING

Gelijk aan vele organisaties binnen de rijksoverheid werkt het Rijkvastgoedbedrijf (RVB) grotendeels digitaal. Dat komt door technische ontwikkelingen in werkprocessen als mede door de digitalisering van de samenleving als geheel. Daarnaast is het regeringsbeleid er op gericht om digitaal werken leidend te laten zijn bij alle delen van de Rijksoverheid. Bij een digitale overheid hoort digitale informatie. Het merendeel van de informatie die de overheid produceert en ontvangt is nu al digitaal. Niettemin wordt er ook nog papieren post ontvangen en verzonden. Dat geldt ook voor het RVB.

Het RVB heeft onlangs het eerder gebruikte systeem voor archiefvorming en digitale verwerking van de documenten vervangen. Met ingang van 1 juli 2017 wordt daarom de inkomende en ondertekende uitgaande papieren post uit de verschillende processen van de RVB gedigitaliseerd en opgenomen in het Documentmanagementsysteem (DMS) ‘DigiJust’, gebaseerd op de software ‘FileNet’. Vanaf dat moment wordt er in DigiJust een digitaal archief gevormd, waarop formeel vastgestelde selectiecriteria worden gehanteerd. De verandering van het gebruikte systeem maakt dat eerder genomen vervangingsbesluiten en het onderliggende Handboek geactualiseerd moeten worden.

Voor deze digitale vervanging van de archiefbescheiden is op grond van de Archiefwet 1995 dit ‘Besluit digitale vervanging’ met een bijbehorend ‘Handboek digitale vervanging’ opgesteld. Het Handboek beschrijft de bij het RVB ingestelde beheersmaatregelen en werkprocessen voor het borgen van de authenticiteit en de integriteit van de scans en registratie in DigiJust en vormt de basis voor dit ‘Besluit digitale vervanging’. Het genomen besluit kan aangehaald worden als het ‘Vervangingsbesluit archiefbescheiden Rijksvastgoedbedrijf 2017’.