Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 december 2013, nr. WJZ/551931 (10411), houdende wijziging van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid in verband met het vaststellen van nieuwe controleprotocollen voor de verantwoording van subsidies en met enkele technische aanpassingen

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 4 van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid;

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling op het specifiek cultuurbeleid wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 1.1 vervalt in de begripsomschrijving van het begrip instelling de zinsnede ‘dan wel krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon’.

B

In artikel 2.6, eerste lid, vervalt de zinsnede ‘, tenzij de subsidieaanvraag wordt ingediend door een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon’.

C

Artikel 2.15, tweede lid, wordt als volgt gewijzigd:

1. Onderdeel b komt te luiden:

• b. de financiële positie van de subsidieontvanger, waarbij tevens wordt ingegaan op het beleggingsbeleid, voor zover de instelling beleggingen heeft;

2. Onderdeel g komt te luiden:

• g. voor zover de verplichting tot het aansluiten bij een code als bedoeld in artikel 2.21 aan de subsidie is verbonden: de wijze waarop het bestuur toepassing heeft gegeven aan die code;

3. Onderdeel h komt te luiden:

• h. de uitvoering van de Wet normering topinkomens;

4. In de onderdelen i, j, k en m vervalt telkens de zinsnede ‘een reflectie op’.

D

Artikel 2.16 komt te luiden:

Artikel 2.16. Bestemmingsfonds OCW

• 1. Indien het resultaat van het boekjaar positief is, vindt toevoeging plaats aan een bestemmingsfonds OCW. Aan het bestemmingsfonds OCW wordt slechts onttrokken, indien het resultaat van het boekjaar negatief is.

• 2. Een toevoeging of onttrekking als bedoeld in het eerste lid, geschiedt naar rato van het aandeel subsidie in de totale baten van de instelling.

• 3. Een toevoeging of onttrekking als bedoeld in het eerste lid, wordt toegelicht in de verantwoordingsbescheiden, bedoeld in de artikelen 2.15, eerste lid, en 2.22, eerste lid.

• 4. De minister kan geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen van het eerste of het tweede lid.

• 5. Dit artikel is niet van toepassing op een subsidie aan een fonds of op een subsidie die minder dan € 125.000 bedraagt.

E

In artikel 2.17, tweede lid, wordt ‘goederenop het tijdstip’ vervangen door: goederen op het tijdstip.

F

In artikel 2.29, tweede lid, wordt na ‘artikel 2.16’ een zinsnede ingevoegd die luidt: of artikel 4.3.

G

Artikel 2.30 vervalt.

H

Artikel 4.2 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt ‘De fondsen dienen’ vervangen door: Een fonds dient.

2. Het derde lid vervalt.

3. Het vierde en vijfde lid worden vernummerd tot derde en vierde lid.

I

Na de aanduiding § 4.2. Verplichtingen van de subsidieontvanger wordt een artikel ingevoegd dat luidt:

Artikel 4.3. Bestemmingsfonds OCW

• 1. Een fonds houdt een bestemmingsfonds OCW aan.

• 2. De minister kan voorschriften verbinden aan het toevoegen of onttrekken van middelen aan het bestemmingsfonds OCW. Hij maakt deze bekend op de website www.cultuursubsidie.nl .

• 3. Toevoegingen of onttrekkingen aan het bestemmingsfonds OCW worden toegelicht in de verantwoordingsbescheiden, bedoeld in de artikelen 2.15, eerste lid, en 2.22, eerste lid.

J

Artikel 6.2, tweede lid, wordt als volgt gewijzigd:

1. In de eerste volzin wordt ‘een vierjaarlijkse instellingssubsidie die in 2008 is verleend’ vervangen door: een vierjaarlijkse instellingssubsidie die is verleend voor de inwerkingtreding van deze regeling.

2. Na de eerste volzin wordt een zin ingevoegd die luidt: De beslistermijn van zes maanden is eveneens van toepassing op een projectsubsidie die tegelijkertijd met een vierjaarlijkse instellingssubsidie als bedoeld in de eerste volzin wordt verantwoord.

K

De bijlagen IIa en IIb worden vervangen door de bij deze regeling gevoegde bijlagen IIa en IIb.

ARTIKEL II

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en artikel I, onderdeel J, werkt terug tot en met 1 juli 2010.

• 2. De bijlagen IIa en IIb zoals deze luidden voor inwerkingtreding van deze regeling blijven van toepassing op vierjaarlijkse instellingssubsidies die zijn verleend voor de periode 2009–2012 en op projectsubsidies waarvoor een aanvraag tot vaststelling is ingediend voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker.

Copro 13050

CONTROLEPROTOCOL CULTUURSUBSIDIES INSTELLINGEN 2013–2016

Bijlage IIa,

als bedoeld in artikel 2.27, derde lid, van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

mei 2013

Inhoudsopgave

1.	ALGEMENE UITGANGSPUNTEN
	1.1.	BEGRIPSBEPALINGEN
	1.2.	DOELSTELLING VAN HET CONTROLEPROTOCOL
	1.3.	WETTELIJK KADER
	1.4.	ACCOUNTANTSPRODUCTEN
	1.5.	CONTROLECRITERIA
	1.6.	PROCEDURE CONTROLEPROTOCOL
	1.7.	DOSSIERVORMING
2.	DE CONTROLEVERKLARING BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING
	2.1.	ALGEMEEN
	2.2.	GETROUWHEID
	2.3.	FINANCIËLE RECHTMATIGHEID
3.	HET ONDERZOEK NAAR DE VERANTWOORDING VAN DE PRESTATIEGEGEVENS
4.	MODEL CONTROLEVERKLARING BIJ DE JAARREKENING OVER EEN (VIER)JAARLIJKSE INSTELLINGSSUBSIDIE
5.	MODEL CONTROLEVERKLARING BIJ HET FINANCIEEL VERSLAG OVER EEN PROJECTSUBSIDIE

1 Algemene uitgangspunten

1.1 Begripsbepalingen

In dit controleprotocol wordt verstaan onder:

Instellling:

Een rechtspersoon die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie ontvangt

Jaarrekening:

Financieel verantwoordingsdocument als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

Minister:

de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Ministerie van OCW:

het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

ADR:

Auditdienst Rijk

NBA:

Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants

Accountantsproducten:

De documenten als bedoeld in artikel 2.27 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

1.2 Doelstelling van het controleprotocol

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording (jaarrekening of financieel verslag) van de instelling die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangt. De Minister van OCW verlangt van de accountant van de instelling een controleverklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiële verantwoording. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van de instelling, die onderdeel is van de jaarrekening. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van de NBA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. In deze vernieuwde versie is getracht het begrip financiële rechtmatigheid en de daarmee samenhangende accountantswerkzaamheden te verduidelijken. Verder zijn in deze versie een aantal technische wijzigingen meegenomen en geactualiseerde modellen.

1.3 Wettelijk kader

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2013–2016 op de verantwoording van de cultuurinstellingen is vermeld. In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

• Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

• Aanbestedingswetgeving (zowel Europees als nationaal)

Volledige teksten van de geldende wet- en regelgeving zijn onder andere te vinden via www.wetten.nl .

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.

Dit controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door de NBA (destijds NIvRA) uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007). De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie. Voor de controle van de jaarrekening is in dit controleprotocol een verplichte tekst voor de controleverklaring opgenomen. De beschreven (minimale) controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

Waar instellingsaccountants hun controlewerkzaamheden ontoereikend hebben uitgevoerd, zal een sanctiebeleid worden toegepast. Dit sanctiebeleid is opgenomen in een brief van de minister van Financiën aan de Tweede Kamer uit 2003 (Kamerstuk 28 779, nr.1).

1.4 Accountantsproducten

Van de accountant worden de volgende producten verwacht:

• 1. Verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiele verantwoording van de instelling

• 2. Een vormvrij rapport van bevindingen, waarin de accountant rapporteert – indien aan de orde – over enkele in dit controleprotocol genoemde onderwerpen

• 3. Een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400, over het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens.

Ad 1. De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een controleverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Van de accountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven controletolerantie tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 4 toegevoegde modeltekst. De verklaring heeft geen betrekking op de in een jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, vierde lid). Bij de controle van een financieel verslag van een projectsubsidie maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde "WG-verklaring" af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

Ad 2. Dit vormvrije rapport van bevindingen is bedoeld voor het melden van bevindingen bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol.

Ad 3. De jaarrekening is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, tweede lid). De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2013–2016. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400.

De instelling stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het rapport van bevindingen samen met de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven controleverklaring, naar OCW. Daarbij kan het bestuur aangeven hoe het heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

1.5 Controlecriteria

De accountant laat zich bij zijn werkzaamheden leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).

1.6 Procedure controleprotocol

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2013 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2016 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

1.7 Dossiervorming

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie daarbij gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230. In het controledossier van de instellingsaccountant dient per aandachtspunt van het controleprotocol minimaal aanwezig te zijn: de uitgevoerde werkzaamheden, de identificatie van het gecontroleerde stuk (opschrift, totaalsaldo) of een kopie van de laatste pagina, de bevindingen en de conclusie. Indien bijvoorbeeld proceduretests zijn uitgevoerd, dan zijn niet kopieën van de inkoopfacturen in het dossier aanwezig, maar wel een lijst met factuurnummers en van items waarop de facturen zijn gecontroleerd.

2 De controleverklaring bij de financiële verantwoording

2.1 Algemeen

Dit onderdeel bevat nadere aanwijzingen voor de inrichting van de accountantscontrole en bestaat uit de volgende onderdelen

• De jaarlijkse verantwoording

• Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

• Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)

• Controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

2.1.1 De jaarlijkse verantwoording

De jaarlijkse verantwoording van de instelling voor het ministerie van OCW vindt zijn grondslag in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. De verantwoording bestaat uit een jaarrekening en een bestuursverslag. De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de financiële verantwoording van de instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende verplichtingen.

2.1.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

De accountant richt zijn controle zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen met een belang groter dan de voorgeschreven toleranties. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Voor de strekking van het accountantsoordeel geldt de volgende tolerantietabel:

Tabel 1

	Fouten (in de financiële verantwoording)		Onzekerheden (in de controle)
	Beperking	Afkeuring	Beperking	Oordeelonthouding
Rechtmatigheid
A) Rechtmatigheid besteding (% van de totale baten)	>1 en <3	≥3	>3 en <10	≥10
Getrouwheid
B) Balans (% van de balanstelling)	>5 en <10	≥10	>5 en <10	≥10
C) Exploitatierekening (% van de totale lasten)	>2 en <5	≥5	>5 en <10	≥10

Projectsubsidies kunnen in de jaarrekening worden verantwoord. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert, in geval de projectsubsidies € 125.000 te boven gaan, de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Het totaalbedrag van de bestedingen van de projectsubsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de toleranties van de bovenstaande tabel moeten worden toegepast. Als deze toleranties worden overschreden, maar de grens voor de jaarrekeningcontrole niet, heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval is sprake van uitzonderingsrapportage in het rapport van bevindingen.

2.1.3 Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten geldt voor de accountantscontrole van de jaarrekening:

• Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening behoeft de instelling fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de accountant behoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.

• Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten. De instelling corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. De instelling kan echter fouten niet altijd corrigeren. De accountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (d.w.z. fouten groter dan de goedkeuringstolerantie) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (d.w.z. fouten kleiner dan de goedkeuringstolerantie) stelt de accountant een rapport van bevindingen op met inachtneming van de geldende rapportagetolerantie. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW.

2.1.4 Controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

Een (meerjarig) projectsubsidie kan, na afloop van de projectperiode, in een financieel verslag over de projectperiode worden verantwoord. De aanwijzingen voor de accountant in dit controleprotocol gelden ook in die situatie, tenzij de aanwijzingen alleen betrekking hebben op de controle van de jaarrekening. De accountant maakt gebruik van het model controleverklaring projectsubsidie (onderdeel 5) en hanteert daarbij de volgende tolerantietabel:

Tabel 2

Toleranties voor het oordeel bij het financieel verslag over een projectsubsidie
Rechtmatigheid	1% van het totaalbedrag van de bestedingen van de projectsubsidie van OCW
Juistheid	2% van het totaalbedrag van de bestedingen van de projectsubsidie van OCW

2.2 Getrouwheid

2.2.1 Verslaggevingscriteria

Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 5 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2013–2016. De accountant stelt vast dat de jaarrekening aan deze eisen voldoet. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.

Het Ministerie van OCW steunt bij de berekening van de entreenorm met betrekking tot het verdienvermogen (eigen inkomsten/structurele subsidies) in belangrijke mate op de juiste rubricering en specificatie van de (eigen) inkomsten en overige bijdragen. Indien uit de jaarrekeningcontrole blijkt dat de instelling fouten in deze rubrieken niet heeft hersteld, meldt de accountant deze in zijn rapport van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%.

2.2.2 WNT getrouwheid

De accountant stelt, aan de hand van de administratie van de instelling integraal vast of de opgave in de toelichting van de jaarrekening van de instelling op grond van de Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) juist en volledig is. Indien dit niet het geval is, geeft de accountant een ander dan goedkeurend getrouwheidsoordeel af en vermeldt hij de ontbrekende informatie in zijn verklaring. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%. Daarbij zijn de volgende artikelen van de WNT van bijzonder belang: artikel 1.7, lid 2, artikel 4.1, lid 1 en 2, artikel 4.2, lid 1 tot en met 6 en artikel 7.5.

2.2.3 Het bestuursverslag

De accountant stelt vast dat het bestuursverslag alle elementen bevat die zijn voorgeschreven in artikel 2.15 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid en in hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2013–2016. Als de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit bij wijze van uitzonderingsrapportage op in zijn rapport van bevindingen.

2.3 Financiële rechtmatigheid

Algemeen

De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. Financiële rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie betrekking hebbende op publieke middelen waarvan de uitkomst in de jaarrekening dient te worden verantwoord, in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van de financiële transactie beïnvloeden.

De accountant stelt vast of de instelling de subsidie van OCW rechtmatig heeft verkregen en besteed. Het referentiekader voor het accountantsoordeel over de financiële rechtmatigheid wordt gevormd door de relevante categorieën van wet- en regelgeving (paragraaf 1.3). Indien een financiële transactie, naar het oordeel van de accountant, met het bovenstaande in strijd is, merkt hij het totale bedrag van de financiële transactie als een fout in de verantwoording aan.

Rechtmatigheidsaspecten

• 1. De accountant stelt vast dat in de financiële verantwoording alleen posten zijn opgenomen die zijn verbonden aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is toegekend en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen (onder andere opgenomen in de subsidiebeschikking).

• 2. De accountant gaat na of de instelling zich houdt aan de regels voor het doteren en onttrekken aan het bestemmingsfonds OCW (Artikel 2.16 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid). Daarbij is de accountant in het bijzonder alert op situaties waarin de instelling niet overgaat tot doteren of onttrekken. De accountant vraagt in dat geval de instelling om een motivering. Indien de accountant de motivering van de instelling niet overtuigend acht, meldt hij dit in zijn rapport van bevindingen.

• 3. In bepaalde gevallen is een instelling in de zin van de Europese regelgeving een aanbestedende dienst. De accountant controleert of bij in het controlejaar aangegane verplichtingen de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Van de accountant wordt niet verwacht, dat hij de stappen van de instelling in het proces van Europees aanbesteden inhoudelijk beoordeelt. De accountant weegt zijn bevindingen mee in zijn oordeel. Indien de accountantscontrole fouten aan het licht brengt die de instelling niet herstelt, vermeldt de accountant deze in zijn rapport van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%.

• 4. De accountant stelt vast dat de instelling een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 2.19 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling om kostendekkende afspraken te maken. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

• 5. De accountant stelt vast dat de instelling geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 2.18 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

• 6. De accountant stelt integraal vast dat de instelling de vastgestelde maxima en toegestane bezoldigingen voor topfunctionarissen (Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) niet overschrijdt. Indien dit wel het geval is dan neemt de accountant dit op in zijn rapport van bevindingen. In het bijzonder gelden de volgende artikelen van de WNT: artikel 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.10, 2.11, 7.3 en 7.9. Hiervoor geldt een controle- en een rapportagetolerantie van 0%.

3 Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens

Doelstelling

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen.

Zij zijn:

• a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

  • de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

  • de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met die in de verantwoording zijn opgenomen.

• b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Uit te voeren specifieke werkzaamheden

Het onderzoek omvat de volgende specifieke werkzaamheden:

• 1. Vaststellen dat het proces van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van de prestatiegegevens is beschreven.

• 2. Vaststellen dat in de beschrijving van het proces beheersingsmaatregelen, waaronder functiescheiding, zijn opgenomen om de juistheid en volledigheid van de prestatiegegevens te waarborgen.

• 3. Vaststellen door middel van deelwaarneming, waarvan de omvang afhankelijk is van het aantal malen per jaar dat het proces wordt uitgevoerd, dat het proces en de daarin opgenomen beheersingsmaatregelen bestaan conform de beschrijving.

• 4. Vaststellen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het proces zijn vastgelegd.

• 5. Vaststellen dat de in de verantwoording opgenomen prestatiegegevens overeenstemmen met de vastlegging daarvan in de desbetreffende onderdelen van de administratie.

• 6. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dit in de verantwoording daarbij is vermeld inclusief de wijze van totstandkoming van de schatting (methodologie).

• 7. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dat de schattingen zijn bepaald overeenkomstig de methodologie zoals uiteengezet in de verantwoording.

• 8. Vaststellen dat prestatiegegevens niet strijdig zijn met de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening.

Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, om daarmee ook een uitspraak te doen over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant.

Rapportage

De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

4 Model controleverklaring bij de jaarrekening over een (vier)jaarlijkse instellingssubsidie

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Verklaring betreffende de jaarrekening

Wij hebben de in dit [verslag][rapport] op pagina <<nummer>> tot en met pagina <<nummer>> opgenomen jaarrekening <<jaartal>> van <<naam entiteit>> te <<statutaire vestigingsplaats>> gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december <<jaartal>> en de exploitatierekening over <<jaartal>> met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Het bestuur van de <<entiteit>> is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag (alleen van toepassing bij een vierjaarlijkse instellingssubsidie), beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet – en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de naleving van de relevante wet – en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de <<entiteit>>. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidcriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de <<entiteit>> gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel **)

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van <<naam entiteit>> per 31 december <<jaartal>> en van het resultaat over <<jaartal>> in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over <<jaartal>> voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen zijn vermeld.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen

Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW en het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd.* Tevens vermelden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW. (alleen van toepassing bij vierjaarlijkse instellingssubsidie)

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

* De onder lid 1 genoemde punten b tot en met f zijn van toepassing op op winst gerichte rechtspersonen.

** Indien niet wordt voldaan aan de WNT vervalt de optie van een goedkeurend getrouwheidsoordeel.

5 Model controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Wij hebben de bijgaande financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) te ... (statutaire vestigingsplaats) over ...(periode/jaar) gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de bestedingen die zijn opgenomen in de financiele verantwoording. Dit houdt in dat deze bestedingen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is ten slotte verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel

Naar ons oordeel is de financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) over (verantwoordingsperiode), in alle van materieel belang zijnde aspecten, juist en rechtmatig en in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving zoals genoemd in de beschikking van (datum, kenmerk) van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De financiële verantwoording is opgesteld voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met als doel ... (naam entiteit(en) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Hierdoor is de financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam entiteit(en) en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

Copro 13049

CONTROLEPROTOCOL CULTUURSUBSIDIES FONDSEN 2013–2016

Bijlage IIb,

als bedoeld in artikel 2.27, derde lid, van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

mei 2013

Inhoudsopgave

1	ALGEMENE UITGANGSPUNTEN
	1.1	BEGRIPSBEPALINGEN
	1.2	LSTELLING VAN HET CONTROLEPROTOCOL
	1.3	WETTELIJK KADER
	1.4	ACCOUNTANTSPRODUCTEN
	1.5	CONTROLECRITERIA
	1.6	PROCEDURE CONTROLEPROTOCOL
	1.7	DOSSIERVORMING
2	DE CONTROLEVERKLARING BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING
	2.1	ALGEMEEN
	2.2	GETROUWHEID
	2.3	FINANCIËLE RECHTMATIGHEID
3	HET ONDERZOEK NAAR DE VERANTWOORDING VAN DE PRESTATIEGEGEVENS
4	MODEL CONTROLEVERKLARING BIJ DE JAARREKENING OVER EEN (VIER)JAARLIJKSE INSTELLINGSSUBSIDIE
5	MODEL CONTROLEVERKLARING BIJ HET FINANCIEEL VERSLAG OVER EEN PROJECTSUBSIDIE

1 Algemene uitgangspunten

1.1 Begripsbepalingen

In dit controleprotocol wordt verstaan onder:

Fonds:

Een van cultuurfondsen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie ontvangen

Subsidieontvanger:

Een rechtspersoon of natuurlijke persoon die in aanmerking kan komen voor een subsidiebijdrage van een cultuurfonds

Jaarrekening:

Financieel verantwoordingsdocument als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

Minister:

de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Ministerie van OCW:

het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

ADR:

Auditdienst Rijk

NBA:

Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants

Accountantsproducten:

De documenten als bedoeld in artikel 2.27 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

1.2 Doelstelling van het controleprotocol

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording (jaarrekening of financieel verslag) van de cultuurfondsen (hierna te noemen ‘fonds’) die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van het fonds een controleverklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiële verantwoording. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van het fonds, die onderdeel is van de jaarrekening. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van de NBA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. In deze vernieuwde versie is getracht het begrip financiële rechtmatigheid en de daarmee samenhangende accountantswerkzaamheden te verduidelijken. Verder zijn in deze versie een aantal technische wijzigingen meegenomen en geactualiseerde modellen.

1.3 Wettelijk kader

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2013–2016 op de verantwoording van de cultuurinstellingen is vermeld.

In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

• Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

• Aanbestedingswetgeving (zowel Europees als nationaal).

Volledige teksten van de geldende wet- en regelgeving zijn onder andere te vinden via www.wetten.nl .

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.

Dit controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door het NIvRA (nu: NBA) uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007). De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor het cultuurbeleidsterrein. Voor de controle van de jaarrekening is in dit controleprotocol een verplichte tekst voor de controleverklaring opgenomen. De beschreven (minimale) controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

1.4 Accountantsproducten

Van de accountant van het fonds worden de volgende producten verwacht:

• 1. Verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiele verantwoording van het fonds

• 2. Een vormvrij rapport van bevindingen, waarin de accountant rapporteert – indien aan de orde – over enkele in dit controleprotocol genoemde onderwerpen

• 3. Een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400, over het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens.

Ad 1. De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een controleverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Van de accountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven controletolerantie tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 4 toegevoegde modeltekst. De verklaring heeft geen betrekking op de in een jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, vierde lid). Bij de controle van een financieel verslag van een projectsubsidie maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde "WG-verklaring" af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

Ad 2. Dit vormvrije rapport van bevindingen is bedoeld voor het melden van bevindingen bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol.

Ad 3. De jaarrekening is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, tweede lid). De prestatieverantwoording van het fonds geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2013–2016. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400.

Het fonds stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het rapport van bevindingen samen met de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven controleverklaring, naar OCW. Daarbij kan het bestuur aangeven hoe het heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

1.5 Controlecriteria

De accountant laat zich bij zijn werkzaamheden leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).

1.6 Procedure controleprotocol

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2013 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2016 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

1.7 Dossiervorming

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie daarbij gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230. In het controledossier van de instellingsaccountant dient per aandachtspunt van het controleprotocol minimaal aanwezig te zijn: de uitgevoerde werkzaamheden, de identificatie van het gecontroleerde stuk (opschrift, totaalsaldo) of een kopie van de laatste pagina, de bevindingen en de conclusie. Indien bijvoorbeeld proceduretests zijn uitgevoerd, dan zijn niet kopieën van de inkoopfacturen in het dossier aanwezig, maar wel een lijst met factuurnummers en van items waarop de facturen zijn gecontroleerd.

2 De controleverklaring bij de financiële verantwoording

2.1 Algemeen

Dit onderdeel bevat nadere aanwijzingen voor de inrichting van de accountantscontrole en bestaat uit de volgende onderdelen

• De jaarlijkse verantwoording

• Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

• Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)

• Controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

2.1.1 De jaarlijkse verantwoording

De jaarlijkse verantwoording van het fonds voor het ministerie van OCW vindt zijn grondslag in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. De verantwoording bestaat uit een jaarrekening en een bestuursverslag. De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de financiële verantwoording van het fonds verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende verplichtingen.

2.1.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

De accountant richt zijn controle zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen met een belang groter dan de voorgeschreven toleranties. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Voor de strekking van het accountantsoordeel geldt de volgende tolerantietabel:

Tabel 1

	Fouten (in de financiële verantwoording)		Onzekerheden (in de controle)
	Beperking	Afkeuring	Beperking	Oordeelonthouding
Rechtmatigheid
A) Rechtmatigheid besteding (% van de totale baten)	>1 en <3	≥3	>3 en <10	≥10
Getrouwheid
B) Balans (% van de balanstelling)	>5 en <10	≥10	>5 en <10	≥10
C) Exploitatierekening (% van de totale lasten)	>2 en <5	≥5	>5 en <10	≥10

Projectsubsidies kunnen in de jaarrekening worden verantwoord. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert, in geval de projectsubsidies € 125.000 te boven gaan, de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Het totaalbedrag van de bestedingen van de projectsubsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de toleranties van de bovenstaande tabel moeten worden toegepast. Als deze toleranties worden overschreden, maar de grens voor de jaarrekeningcontrole niet, heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval is sprake van uitzonderingsrapportage in het rapport van bevindingen.

2.1.3 Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door het fonds moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten geldt voor de accountantscontrole van de jaarrekening:

• Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening behoeft het fonds fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de accountant behoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.

• Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten. Het fonds corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. Het fonds kan echter fouten niet altijd corrigeren. De accountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (d.w.z. fouten groter dan de goedkeuringstolerantie) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (d.w.z. fouten kleiner dan de goedkeuringstolerantie) meldt de accountant deze in het rapport van bevindingen, rekening houdend met de rapportagetolerantie. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW.

2.1.4 Controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

Een (meerjarig) projectsubsidie kan, na afloop van de projectperiode, in een financieel verslag over de projectperiode worden verantwoord. De aanwijzingen voor de accountant in dit controleprotocol gelden ook in die situatie, tenzij de aanwijzingen alleen betrekking hebben op de controle van de jaarrekening. De accountant maakt gebruik van het model controleverklaring projectsubsidie (onderdeel 5) en hanteert daarbij de volgende tolerantietabel:

Tabel 2

Toleranties voor het oordeel bij het financieel verslag over een projectsubsidie
Rechtmatigheid	1% van het totaalbedrag van de bestedingen van de projectsubsidie van OCW
Juistheid	2% van het totaalbedrag van de bestedingen van de projectsubsidie van OCW

2.2 Getrouwheid

2.2.1 Verslaggevingscriteria

Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 5 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2013–2016. De accountant stelt vast dat de jaarrekening aan deze eisen voldoet. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.

2.2.2 WNT getrouwheid

De accountant stelt, aan de hand van de administratie van de instelling integraal vast of de opgave in de toelichting van de jaarrekening van de instelling op grond van de Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) juist en volledig is. Indien dit niet het geval is, geeft de accountant een ander dan goedkeurend getrouwheidsoordeel af en vermeldt hij de ontbrekende informatie in zijn verklaring. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%. Daarbij zijn de volgende artikelen van de WNT van bijzonder belang: artikel 1.7, lid 2, artikel 4.1, lid 1 en 2, artikel 4.2, lid 1 tot en met 6 en artikel 7.5.

2.2.3 Het bestuursverslag

De accountant stelt vast dat het bestuursverslag alle elementen bevat die zijn voorgeschreven in artikel 2.15 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid en in hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2013–2016. Als de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit bij wijze van uitzonderingsrapportage op in zijn rapport van bevindingen.

2.3 Financiële rechtmatigheid

Algemeen

De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. Financiële rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie betrekking hebbende op publieke middelen waarvan de uitkomst in de jaarrekening dient te worden verantwoord, in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van de financiële transactie beïnvloeden.

De accountant stelt vast of het fonds de subsidie van OCW rechtmatig heeft verkregen en besteed. Het referentiekader voor het accountantsoordeel over de financiële rechtmatigheid wordt gevormd door de relevante categorieën van wet- en regelgeving (paragraaf 1.3). Indien een financiële transactie, naar het oordeel van de accountant, met het bovenstaande in strijd is, merkt hij het totale bedrag van de financiële transactie als een fout in de verantwoording aan.

Rechtmatigheidsaspecten

• 1. De accountant stelt vast dat de door het fonds verantwoorde subsidies rechtmatig zijn, dat wil zeggen in overeenstemming met de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen. De essentie is dat de subsidieontvangers van een fonds zich houden aan deze reglementen en regelingen en dat het fonds die regels consequent toepast bij het subsidiëren van de activiteiten van de subsidieontvanger. Ook stelt de accountant vast dat het fonds in voorkomende gevallen het eigen sanctiebeleid ten uitvoer brengt, indien de subsidieontvanger zich niet houdt aan de gestelde voorwaarden.

  De controle van de accountant van een fonds omvat de volgende toetspunten:

  • De rechtmatigheid van de subsidieaanvraag

  • De rechtmatigheid van de aangegane subsidieverplichting

  • De rechtmatigheid van de betaalde en verrekende subsidievoorschotten

  • De rechtmatigheid van de subsidievaststelling

  • De rechtmatigheid van de teruggevorderde subsidievoorschotten (lager vastgestelde en ingetrokken subsidies)

  Onrechtmatigheden hebben direct betrekking op de oordeelsvorming van de accountant.

• 2. De accountant stelt vast dat, indien het fonds subsidieverplichtingen voor de volgende vierjaarlijkse subsidieperiode heeft aangegaan, in de desbetreffende beschikkingen een voorbehoud is gemaakt voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van OCW. Daarnaast stelt hij vast dat deze subsidieverplichtingen niet ten laste van de exploitatierekening zijn gebracht maar in de toelichting zijn opgenomen als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’.

• 3. De accountant gaat na of de instelling zich houdt aan de regels voor het doteren en onttrekken aan het bestemmingsfonds OCW (Artikel 2.16 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid). Daarbij is de accountant in het bijzonder alert op situaties waarin de instelling niet overgaat tot doteren of onttrekken. De accountant vraagt in dat geval de instelling om een motivering. Indien de accountant de motivering van de instelling niet overtuigend acht, meldt hij dit in zijn rapport van bevindingen.

• 4. In bepaalde gevallen is een fonds in de zin van de Europese regelgeving een aanbestedende dienst. De accountant controleert of bij in het controlejaar aangegane verplichtingen de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Van de accountant wordt niet verwacht, dat hij de stappen van het fonds in het proces van Europees aanbesteden inhoudelijk beoordeelt. De accountant weegt zijn bevindingen mee in zijn oordeel. Indien de accountantscontrole fouten aan het licht brengt die het fonds niet herstelt, vermeldt de accountant deze in het rapport van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%.

• 5. De accountant stelt vast dat het fonds een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 2.19 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van het fonds om kostendekkende afspraken te maken. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in het rapport van bevindingen.

• 6. De accountant stelt vast dat het fonds geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 2.18 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in het rapport van bevindingen.

• 7. De accountant stelt integraal vast dat het fonds de vastgestelde maxima en toegestane bezoldigingen voor topfunctionarissen (Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) niet overschrijdt. Indien dit wel het geval is dan neemt de accountant dit op in het rapport van bevindingen. In het bijzonder gelden de volgende artikelen van de WNT: artikel 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.10, 2.11, 7.3 en 7.9. Hiervoor geldt een controle- en een rapportagetolerantie van 0%.

3 Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens

Doelstelling

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen.

Zij zijn:

• a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

  • de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

  • de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met die in de verantwoording zijn opgenomen.

• b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Uit te voeren specifieke werkzaamheden

Het onderzoek omvat de volgende specifieke werkzaamheden:

• 1. Vaststellen dat het proces van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van de prestatiegegevens is beschreven.

• 2. Vaststellen dat in de beschrijving van het proces beheersingsmaatregelen, waaronder functiescheiding, zijn opgenomen om de juistheid en volledigheid van de prestatiegegevens te waarborgen.

• 3. Vaststellen door middel van deelwaarneming, waarvan de omvang afhankelijk is van het aantal malen per jaar dat het proces wordt uitgevoerd, dat het proces en de daarin opgenomen beheersingsmaatregelen bestaan conform de beschrijving.

• 4. Vaststellen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het proces zijn vastgelegd.

• 5. Vaststellen dat de in de verantwoording opgenomen prestatiegegevens overeenstemmen met de vastlegging daarvan in de desbetreffende onderdelen van de administratie.

• 6. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dit in de verantwoording daarbij is vermeld inclusief de wijze van totstandkoming van de schatting (methodologie).

• 7. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dat de schattingen zijn bepaald overeenkomstig de methodologie zoals uiteengezet in de verantwoording.

• 8. Vaststellen dat prestatiegegevens niet strijdig zijn met de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening.

Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, om daarmee ook een uitspraak te doen over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant.

Rapportage

De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

4 Model controleverklaring bij de jaarrekening over een (vier)jaarlijkse instellingssubsidie

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Verklaring betreffende de jaarrekening

Wij hebben de in dit [verslag][rapport] op pagina <<nummer>> tot en met pagina <<nummer>> opgenomen jaarrekening <<jaartal>> van <<naam entiteit>> te <<statutaire vestigingsplaats>> gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december <<jaartal>> en de exploitatierekening over <<jaartal>> met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Het bestuur van de <<entiteit>> is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag (alleen van toepassing bij een vierjaarlijkse instellingssubsidie), beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet – en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de naleving van de relevante wet – en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de <<entiteit>>. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidcriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de <<entiteit>> gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel **)

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van <<naam entiteit>> per 31 december <<jaartal>> en van het resultaat over <<jaartal>> in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over <<jaartal>> voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen zijn vermeld.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen

Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW en het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd.* Tevens vermelden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW. (alleen van toepassing bij vierjaarlijkse instellingssubsidie)

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

* De onder lid 1 genoemde punten b tot en met f zijn van toepassing op op winst gerichte rechtspersonen.

** Indien niet wordt voldaan aan de WNT vervalt de optie van een goedkeurend getrouwheidsoordeel.

5 Model controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Wij hebben de bijgaande financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) te ... (statutaire vestigingsplaats) over ...(periode/jaar) gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de bestedingen die zijn opgenomen in de financiele verantwoording. Dit houdt in dat deze bestedingen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is ten slotte verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel

Naar ons oordeel is de financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) over (verantwoordingsperiode), in alle van materieel belang zijnde aspecten, juist en rechtmatig en in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving zoals genoemd in de beschikking van (datum, kenmerk) van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De financiële verantwoording is opgesteld voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met als doel ... (naam entiteit(en) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Hierdoor is de financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam entiteit(en) en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

TOELICHTING

Algemene toelichting

1. Algemeen

Deze regeling strekt tot wijziging van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (Rsc). Die regeling bevat (o.a.) algemene regels met betrekking tot de subsidies die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid (Wsc) worden verstrekt. Indien het bedrag van die subsidies € 125.000 of meer is, dient de verantwoording van zo’n subsidie voorzien te zijn van een controleverklaring van een accountant. In die verklaring doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger. De accountant hanteert daarbij een door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld controleprotocol. De Rsc kent twee controleprotocollen: een voor instellingen die een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangen en een voor de op grond van de Wsc opgerichte cultuurfondsen. Met deze wijzigingsregeling worden voor de periode 2013–2016 nieuwe controleprotocollen vastgesteld. Vanuit de werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) was voorgesteld de protocollen te actualiseren aan enkele bijgestelde, vaktechnische eisen voor de accountancy. Voor de subsidieontvangers leiden de nieuwe controleprotocollen, die vooraf zijn afgestemd met de werkgroep, dus niet tot inhoudelijke wijzigingen.

Daarnaast is van de mogelijkheid gebruik gemaakt om een aantal andere aanpassingen aan te brengen in de Rsc. Deze zijn alle van technische aard en worden hierna in het artikelsgewijs gedeelte toegelicht. Het gaat vooral om verduidelijkingen van de regeling, actualiseringen en (overige) tekstuele verbeteringen.

2. Administratieve lasten, uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid

Op een aanpassing na worden met deze wijzigingsregeling geen nieuwe voorschriften geïntroduceerd. Voor het overgrote gedeelte heeft deze wijzigingsregeling – die voor een groot gedeelte ‘cosmetisch’ van aard is – dus geen consequenties voor de administratieve lasten voor de instellingen die subsidie ontvangen krachtens de Wsc, noch voor de uitvoerbaarheid en de handhaafbaarheid. De uitzondering betreft de nieuwe verplichting voor instellingen die een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangen, om in het jaarlijks in te dienen bestuursverslag hun beleggingsbeleid toe te lichten, voor zover sprake is van beleggingen (zie artikel I, onderdeel C). Dit nieuwe voorschrift past binnen het verscherpte rijkstoezichtsbeleid met betrekking tot beleggingen door instellingen, die voor een substantieel deel door de overheid worden gefinancierd. De administratieve lasten die hiermee samenhangen zullen gering zijn. Sowieso zal slechts bij een klein aantal instellingen sprake zijn van effecten of derivaten. Niet uit te sluiten is bovendien dat instellingen die wel beleggen in financiële producten daarover reeds intern rapporteren aan hun raad van toezicht. Het vastleggen van informatie omtrent beleggingsbeleid in het bestuursverslag, dat toch al aan het ministerie moet worden overgelegd, zal logischerwijs dus maar een zeer beperkte extra last met zich brengen. Daar staat tegenover dat er voor alle instellingen die een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangen op ander vlak is gekomen tot een reductie van administratieve lasten. Deze reductie wordt bereikt door aanmerkelijk minder prestatie-indicatoren voor te schrijven in de modellen voor de jaarverantwoording, die zijn opgenomen in de handboeken die op grond van artikel 2.28 van de Rsc zijn vastgesteld. Zie over de vermindering van prestatie-indicatoren ook de brief aan de Tweede Kamer van 1 november 2013.¹

De uitvoerbaarheid van deze regeling is – in het kader van het principe van functiescheiding – beoordeeld door de afdeling Financiën en Control van de directies Kunsten en Cultureel Erfgoed van het Ministerie van OCW. De handhaafbaarheid is getoetst door de Auditdienst Rijk. De opmerkingen die daaruit zijn voortgekomen hebben geleid tot enkele redactionele aanpassingen in de artikelen en tot verduidelijkingen in de toelichting. Een uitvoerings- en handhaafbaarheidstoets op de controleprotocollen lag reeds besloten in de afstemming met de COPRO-werkgroep.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel I, onderdelen A en B

Er is niet langer behoefte, noch is het mede in het licht van het veranderde rijksbeleid ten aanzien van specifieke uitkeringen aan gemeenten en provincies wenselijk, om een instellingssubsidie in de zin van de Wsc te verlenen aan een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon.

Artikel I, onderdeel C

De wijziging die betrekking heeft op de verslaglegging over de toepassing van een code als bedoeld in artikel 2.21 van de Rsc is zuiver technisch van aard. Eerder werd in artikel 2.15, tweede lid, onderdeel g, expliciet de code cultural governance genoemd. Logischerwijs zou in die bepaling echter in meer algemene bewoordingen moeten worden verwezen naar ‘een code als bedoeld in artikel 2.21 van de Rsc’, omdat de concrete aanwijzing van de code die op grond van laatstbedoelde bepaling dient te worden toegepast eerst bij de beschikking tot verlening geschiedt.

Er was daarnaast aanleiding om de tekst van artikel 2.15, tweede lid, onderdeel h, te actualiseren, nu de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in de plaats is gekomen van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens.

Voor de wijziging die betrekking heeft op het beleggingsbeleid van subsidieontvangers zij verwezen naar paragraaf 2 van het algemeen deel van de toelichting.

De overige aanpassingen van artikel 2.15, tweede lid zijn van zuiver redactionele aard.

Artikel I, onderdeel D

Deze bepaling is tekstueel meer in overeenstemming gebracht met de in de loop der tijd gegroeide opvattingen omtrent het bestemmingsfonds OCW. Reeds sinds 1994 zijn krachtens de Wsc voorschriften gesteld over de vorming van reserves. Aanvankelijk waren die opgenomen in het inmiddels vervallen Bekostigingsbesluit Cultuuruitingen. Ten einde de voorschriften over reserves meer in lijn te brengen met de richtlijnen voor de jaarverantwoording, is bij wijziging van die AMvB in 2005 het begrip ‘bestemmingsfonds OCW’ geïntroduceerd.² Met de daaropvolgende aanpassing in 2007 is de vóór dat moment nog facultatieve, jaarlijkse toevoeging aan het bestemmingsfonds OCW verplicht gesteld.³ Een aantal basale, nadere eisen aan het bestemmingsfonds OCW is vanaf dat moment ongewijzigd gebleven:

• de eis dat de wijze waarop de resultaatbestemming aan het bestemmingsfonds OCW wordt toegerekend, wordt toegelicht;

• de vuistregel dat onttrekkingen ten laste van het bestemmingsfonds alleen mogen plaatsvinden bij een negatief exploitatieresultaat;

• de vuistregel dat bij toevoeging en onttrekking aan het bestemmingsfonds OCW het aandeel OCW-subsidie in de totale baten van de instelling als uitgangspunt geldt.

Deze waren ofwel vervat in het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen (destijds een bijlage bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen en later bij de Rsc), ofwel kenbaar gemaakt in de circulaires over de jaarverantwoording die jaarlijks aan de instellingen worden verzonden. Bij regeling van 22 oktober 2012 zijn deze eisen gebundeld en opgenomen in artikel 2.16 van de Rsc.⁴ De tekst van de bepaling zoals die vanaf dat moment luidde is nogmaals tegen het licht gehouden, hetgeen met onderhavige wijzigingsregeling heeft geleid tot een – voornamelijk – redactionele aanpassing. In de eerste plaats is beoogd om tot een tekstuele vereenvoudiging te komen. Dat betreft met name het eerste lid, dat nog grotendeels was gemodelleerd naar de oorspronkelijke bepaling uit het Bekostigingsbesluit Cultuuruitingen uit 1994. De tekst van dit lid is geactualiseerd aan de huidige inzichten.

Daarnaast is de eis van voorafgaande toestemming voor onttrekking aan het bestemmingsfonds OCW geschrapt, omdat een dergelijk voorschrift in de praktijk lastig handhaafbaar is gebleken.

Verder is in het nieuwe vierde lid een grondslag opgenomen voor de minister om geheel of gedeeltelijk ontheffing te verlenen van de voorschriften in het nieuwe eerste en tweede lid, omdat die voorschriften niet zijn geformuleerd als ‘vuistregels’, maar bepalingen zijn van dwingendrechtelijke aard – die dus geen ruimte laten voor subsidieontvangers om gemotiveerd af te wijken. In sommige situaties kan het echter aangewezen zijn om enige ‘rekkelijkheid’ te betrachten met die voorschriften. Met uitzonderingssituaties werd voorheen ook al rekening gehouden. Er is op dit punt dus geen beleidswijziging beoogd.

In de artikelsgewijze toelichting bij voornoemde regeling van 22 oktober 2012 is een tweetal rekenvoorbeelden opgenomen, waarmee de eisen aan toevoegingen en onttrekkingen aan het bestemmingsfonds OCW zijn verduidelijkt. Die rekenvoorbeelden zijn nog steeds actueel.

Tot slot wordt opgemerkt dat de eisen aan het bestemmingsfonds OCW bij ‘reguliere’ vierjaarlijkse instellingssubsidies van oudsher al verschilden van die, welke van toepassing zijn bij vierjaarlijkse instellingssubsidies aan fondsen. Dat onderscheid is (duidelijker) tot uiting gebracht door in de Rsc afzonderlijke voorschriften voor de fondsen op te nemen in het hoofdstuk dat specifiek op fondsen van toepassing is, en in artikel 2.16 te bepalen dat de voorschriften in laatstgenoemd artikel (daarom) niet van toepassing zijn op fondsen. Zie voor dit laatste het nieuwe vijfde lid en het nieuwe artikel 4.3 (Artikel I, onderdeel I). Dat onderscheid kwam eerder al helder tot uitdrukking in de verschillende eisen voor beide categorieën instellingen, zoals opgenomen in de onderscheidenlijke Handboeken verantwoording cultuursubsidies instellingen/fondsen. Ook op dit punt is dus geen beleidswijziging beoogd.

Artikel I, onderdeel E

Met deze aanpassing wordt een eerdere redactionele onvolkomenheid hersteld.

Artikel I, onderdeel F

Deze aanpassing was noodzakelijk door de introductie van een afzonderlijk voorschrift over het bestemmingsfonds OCW (het nieuwe artikel 4.3).

Artikel I, onderdeel F

Het oude voorschrift in artikel 2.30 van de Rsc over de terugvordering van voorschotten voegde niets meer toe sinds de inwerkingtreding van de vierde tranche van de Algemene wet bestuursrecht en de daarin vervatte bepalingen over bestuursrechtelijke geldschulden (in samenhang bezien met artikel 4:57 van die Algemene wet bestuursrecht).

Artikel I, onderdeel H

Oorspronkelijk had artikel 4.2, derde lid, van de Rsc ook betrekking op instellingen die ingevolge het voormalige artikel 4b van de Wsc een langjarig subsidieperspectief hadden (de zogenoemde aangewezen instellingen). Inmiddels heeft artikel 4.2 nog slechts betrekking op de cultuurfondsen. Gelet op het feit dat de cultuurfondsen zijn opgericht door de Staat en wijzigingen van de statuten van de fondsen sowieso worden voorgelegd aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op grond van de Wsc, is er geen aanleiding meer om een afzonderlijke bepaling in de Rsc van kracht te laten zijn, waarin is geregeld dat de minister kan verzoeken om overlegging van een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.

Artikel I, onderdeel I

Deze aanpassing houdt verband met de (nieuwe) voorschriften over toevoeging en onttrekking aan het bestemmingsfonds OCW in artikel 2.16 van de Rsc. Die bepaling maakt onderdeel uit van hoofdstuk 2 van die regeling, waarin de algemene bepalingen zijn vervat voor verstrekking van jaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidies. De in artikel 2.16 van de Rsc opgenomen bepalingen over toevoeging en onttrekking zijn echter niet toegesneden op de praktijk bij de fondsen. Daarom is de algemene bepaling in hoofdstuk 2 van de Rsc niet van toepassing op fondsen en is in een afzonderlijke bepaling in hoofdstuk 4 het bestemmingsfonds OCW voor de fondsen geregeld. Artikel 4.3 verplicht de fondsen om een bestemmingsfonds OCW aan te houden. Wat zij daaraan moeten toevoegen of mogen onttrekken wordt door de minister op de website www.cultuursubsidie.nl bekend gemaakt. Feitelijk zal dit geschieden in het daar gepubliceerde handboek verantwoording voor de fondsen. Met deze regeling voor de fondsen zijn geen beleidswijzigingen doorgevoerd.

Artikel I, onderdeel J

Een vierjaarlijkse instellingssubsidie die is ontvangen in de periode 2009–2012 hoeft niet noodzakelijkerwijs in het jaar 2008 te zijn verleend. De tekst van het overgangsrecht in artikel 6.2, tweede lid, van de Rsc is op dit punt verbeterd. Tevens is de beslistermijn geharmoniseerd voor die gevallen waarin de verantwoording van een projectsubsidie ‘meelift’ met de eindverantwoording van een vierjaarlijkse instellingssubsidie die is ontvangen in de periode 2009–2012. Aan deze wijzigingen is terugwerkende kracht gegeven (zie artikel II, eerste lid).

Artikel I, onderdeel K

Met dit onderdeel worden de controleprotocollen bij de Rsc vervangen door de bij deze regeling gevoegde controleprotocollen.

Artikel II

Met deze regeling wordt afgeweken van het uitgangspunt dat nieuwe regelgeving in werking treedt op een van de volgende vaste verandermomenten: 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober. Gezien het moment van vaststelling van deze regeling zou normaal dus de datum van 1 januari in aanmerking zijn gekomen. De reden dat hiervan is afgeweken, is dat accountants veelal al voorafgaand aan 1 januari een deel van hun controlewerkzaamheden plegen uit te voeren. Dat maakt het wenselijk deze regeling niet later in werking te laten treden dan met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. Voor de subsidieontvangers is dit niet bezwaarlijk, mede omdat de nieuwe controleprotocollen zijn afgestemd met de werkgroep controleprotocollen van de NBA. Daarnaast betreft een deel van deze regeling technische aanpassingen, waarvoor geen bezwaar bestaat om deze direct in werking te laten treden.

Voor de verantwoording van subsidies die voor de periode 2009–2012 zijn verstrekt en voor projectsubsidies waarvoor al een aanvraag tot vaststelling is ingediend, blijven de controleprotocollen gelden die voor de inwerkingtreding van deze regeling bij de Rsc waren gevoegd.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker.

---

1 Kamerstukken II 2013/14, 32 820, nr. 95.

2 Zie het Besluit van 7 maart 2005 tot wijziging van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen in verband met de wijziging van de aanvraag- en verantwoordingssystematiek van meerjarige instellingssubsidies en specifieke uitkeringen (Stb. 2005, 148).

3 Zie het Besluit van 1 oktober 2007 tot wijziging van onder meer het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen in verband met invoering van een gedifferentieerd systeem van subsidieverstrekking ten behoeve van cultuuruitingen (Stb. 2007, 367).

4 Zie de Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 oktober 2012, nr. WJZ/434615 (10 250), houdende wijziging van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid in verband met het vaststellen van de wijze van verantwoording van vierjarige subsidies voor de periode 2013–2016 (Stcrt. 2012, 22512).