26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 219 VERSLAG VAN EEN SCHRIFTELIJK OVERLEG

Vastgesteld 22 december 2011

Binnen de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap¹ hebben enkele fracties de behoefte om vragen en opmerkingen voor te leggen over de brieven van de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap inzake:

• de archiefvisie d.d. 30 juni 2011 (Kamerstuk 26 643, nr. 187);

• de stand van zaken Regionale Historische Centra d.d. 24 juni 2011 (Kamerstuk 32500-VIII, nr. 201), en

• de selectieaanpak archieven d.d. 22 december 2010 (Kamerstuk 29 362, nr. 186).

Bij brief van 21 december 2011 heeft de staatssecretaris deze beantwoord. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Van Bochove

Adjunct-griffier van de commissie,

Bošnjaković-van Bemmel

Inhoudsopgave

	blz.
I Vragen en opmerkingen van de fracties	2
Brief inzake archiefvisie d.d. 30 juni 2011	3
1. Duurzaamheid	3
2. Openbaarheid	4
3. Collectievorming overheid en niet-overheid	4
4. Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL	4
5. Bestel	5
Brief inzake stand van zaken Regionale Historische Centra d.d. 24 juni 2011	5
Brief inzake selectieaanpak archieven d.d. 22 december 2010	6
II Reactie van de staatssecretaris	7

I Vragen en opmerkingen uit de fracties

De leden van de VVD-fractie hebben kennisgenomen van de brieven van de staatssecretaris inzake de archiefvisie, de stand van zaken Regionale Historische Centra en de selectieaanpak archieven. De leden van deze fractie zien aanleiding een aantal opmerkingen te maken en vragen te stellen. De leden juichen de intentie van de staatssecretaris toe om de Archiefwet van 1995 te herzien. De Archiefwet behoeft een nieuwe invulling door toenemende digitalisering van informatie, zodat er geen belangrijke informatie verloren gaat. De leden steunen het voorstel om overheidsinformatie duurzaam te bewaren en openbaarheid een eigentijdse invulling te geven.

De leden van de PvdA-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de nieuwe archiefvisie. Deze leden hechten aan goede archivering. Archieven helpen om te leren van eigen en andermans fouten, zijn essentieel voor geschiedschrijving en bieden een spiegel voor de waan van de dag. De nieuwe visie van de staatssecretaris zet flinke stappen. Op zichzelf is dat goed, want er ligt een flinke achterstand, maar de leden hebben er wel een paar vragen bij.

De leden van de PVV-fractie onderkennen het belang van een goed beheer van Nederlandse archieven. Het is ons nationale geheugen. Gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van technologie en de rol van informatie in de maatschappij vinden deze leden wijzigingen in de Archiefwet van belang. Deze leden zien op dit moment geen aanleiding tot het stellen van vragen.

De leden van de CDA-fractie hebben met interesse kennisgenomen van de archiefvisie. Deze leden steunen het initiatief van de staatssecretaris om een versnelling aan te brengen in de aanpak van de archieven. Deze versnelling is hard nodig. De «digitale toekomst» waar over gesproken wordt, is volgens de leden namelijk al zeker 20 jaar geleden begonnen. De leden van deze fractie hebben daarom nog enkele vragen over de archiefvisie.

De leden van de SP-fractie hebben kennisgenomen van de archiefvisie van de staatssecretaris.De leden hebben enkele vragen.

Brief inzake archiefvisie 30 juni 2011

1. Duurzaamheid

Met betrekking tot duurzaamheid vragen de leden van de VVD-fractie aan de staatssecretaris hoe de overige overheden omgaan met de digitalisering van overheidsinformatie. De staatssecretaris stelt in de Archiefvisie dat de lagere overheden zich nog niet bewust genoeg lijken van de opgave om digitaal te archiveren om te voorkomen dat informatie verloren gaat. Welke stappen onderneemt of heeft de staatssecretaris ondernomen om bij deze overheden een gevoel van urgentie over te brengen, zo vragen deze leden.

De leden van genoemde fractie steunen het voorstel van de staatssecretaris om een e-depot te ontwikkelen. Wel vragen de leden of het beleid ten aanzien van openbaarheid van digitale archieven zal verschillen van de papieren archieven aangezien digitale informatie eerder wordt overgebracht dan papieren documenten.

De leden vragen voorts aan de staatssecretaris welke stappen er worden gezet in de aanloop naar een e-depot, dat in 2016 afgerond moet zijn? Hoe wordt tijdens de ontwikkeling van het e-depot voorkomen dat digitale informatie verkeerd wordt beheerd of verloren gaat, zo vragen zij.

De leden van de PvdA-fractie merken op dat de visie sterk lijkt te leunen op een extern bedrijf. Zij zijn van mening dat dit niet erg is bij specialistische taken, maar zij vragen wel in hoeverre het geïnvesteerde geld ook een duurzame verbetering van de overheid als archiefbeheerder oplevert.

Voorts merken zij op dat de inhaalslag (10 jaar, 148 miljoen euro) nu twee jaar aan de gang is. Zij vragen of het nog op schema ligt.

Tevens stellen zij vast dat de opleiding archivistiek in gevaar komt door de langstudeerdersmaatregel. Hoe garandeert de staatssecretaris dat de archieven ook over 20 jaar goed beheerd worden?

Deze leden merken op dat Digitaal Erfgoed Nederland haar (essentiële) rijkssubsidie verliest. Daarmee vervalt de ondersteuning voor veel (erfgoed-)archieven. Hoe is dat te rijmen met de ambities van de regering op het vlak van goede archivering, zo vragen zij.

De leden van de CDA-fractie merken op dat in 2016 alle departementen en hoge colleges van Staat moeten zijn aangesloten op een rijksbreed e-depot. De leden vragen of de staatssecretaris ook tussendoelen kan formuleren, zodat de Kamer mee kan kijken of de doelstelling op schema ligt. De staatssecretaris geeft daarnaast aan dat er geen blauwdruk is voor de hele overheid, maar dat maatwerk voorop staat. De leden vragen hoe zich dit verhoudt met het streven naar één e-depot.

De leden van de SP-fractie merken op dat de archiefvisie stelt dat toekomstige ontwikkelingen te ongewis zijn voor een blauwdruk. Maar juist het ongewisse zorgt ervoor dat de noodzaak om tot een goed uitgewerkte visie te komen groot is. De Raad voor Cultuur stelt dat de archiefvisie onvoldoende is uitgewerkt. De leden vragen de staatssecretaris om een reactie op deze kritiek te geven. Zorgvuldigheid is immers geboden, hoe gaat de staatssecretaris deze zorgvuldigheid garanderen, zo vragen deze leden.

Gaan de afspraken met inspecties over toezicht en kwaliteitszorg en de innovatieagenda van de sector naar de Kamer, zo vragen de leden.

2. Openbaarheid

De leden van de VVD-fractie vragen wat de consequentie zal zijn van het loslaten van de uitloopmarge van 30 jaar op de huidige archiefwettelijke termijn van 20 jaar. Welk doel heeft de staatssecretaris hiermee voor ogen, zo vragen zij.

De leden van de CDA-fractie merken op dat ten aanzien van ICT en de openbaarheid en veiligheid van bestuursinformatie momenteel heftige discussies woeden. De leden willen graag weten in hoeverre de uitkomsten van deze discussies worden meegenomen in de archiefvisie. Hoe wordt bijvoorbeeld de veiligheid van gesloten archieven gewaarborgd? Verwacht de staatssecretaris noodzakelijke aanpassingen aan het beleid, zo willen deze leden weten.

3. Collectievorming overheid en niet-overheid

De leden van de PvdA-fractie merken op dat de andere overheden nauwelijks worden genoemd, terwijl veel archiefstukken voor en door gemeenten, provincies en waterschappen zijn. Hoe is er samengewerkt? Wordt de visie voldoende gedragen door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO), zo vragen zij.

Voorts vragen deze leden wat er gebeurt met belangrijke particuliere archieven, zoals het Theater Instituut Nederland en het Nederlands Muziek Instituut, nu de regering de financiering hiervan stopzet.

De leden van de CDA-fractie merken op dat de archiefvisie zich ook uitstrekt naar archieven van particulieren en non-gouvernementele organisaties. Zij zien het belang hiervan, maar vragen of dit waar valt te maken, zowel financieel als organisatorisch. Er liggen immers alleen al voor de overheidsarchieven grote uitdagingen. Deze leden vragen daarom in hoeverre de staatssecretaris op dit punt zijn verantwoordelijkheid wil nemen.

De leden van de SP-fractie merken op dat de staatssecretaris stelt dat de overheid soms verantwoordelijkheid moet nemen wanneer particuliere archieven en collecties met nationale betekenis verloren dreigen te gaan. Maar hij wil geen regelgeving opstellen om ingrijpen mogelijk te maken, zo merken deze leden op. De leden vragen de staatssecretaris waarom het advies van de Raad voor Cultuur om tot een register te komen niet wordt overgenomen, aangezien hij stelt dat dit nu niet goed gebeurt en er geen samenwerking en overeenstemming in de sector is. De leden vragen hoe het particulier archief dan beschermd wordt.

4. Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL

De leden van de VVD-fractie vinden de toegankelijkheid van archieven van groot belang. Initiatieven met betrekking tot het bevorderen van de toegankelijkheid, die hiertoe al genomen zijn door archiefinstellingen en Europa spelen hierbij een rol. De leden ondersteunen het beleid dat al ontstane initiatieven optimaal gebruikt worden. Kan de staatssecretaris uiteenzetten welke initiatieven dat zijn? En zal de staatssecretaris de best practices ook aanbevelen bij de lagere overheden om die bewust te maken van het belang van digitaal archiveren, zodat informatie niet onnodig verloren gaat?

De leden vernemen graag van de staatssecretaris een uitgebreidere toelichting op de innovatieagenda die wordt voorgesteld in de archiefvisie.

De leden van de CDA-fractie stellen vast dat het bekend is dat het voor buitenstaanders lastig zoeken is in gearchiveerde informatie. De content mag dan geüpload zijn, het zoeken en vinden is een enorme klus. De leden vragen of dit probleem binnen de archiefvisie wordt aangepakt.

Tevens merken deze leden op dat er in de archiefvisie ook wordt gesproken over een innovatieagenda voor de archiefsector. Zij vragen wie aan die agenda werkt en wanneer de Kamer de resultaten hiervan kan ontvangen.

De leden van de SP-fractie wijzen op mogelijke risico’s van de voorliggende herziening. Is er een aparte wijze van informatieopslag voor privacygevoelige informatie? Dit wordt helemaal van groot belang wanneer de centrale toegang aangesloten wordt op Europeana, dan zijn alle archieven voor heel Europa toegankelijk. Komt op dat moment informatie van en over burgers via gedeelde overheidsdiensten terecht in één Europese database? Hoe wordt hier de veiligheid van de beschikbare informatie gegarandeerd, wanneer al die verschillende instellingen gebruik maken van «shared service»? Welke afspraken worden er gemaakt over de mate van openbaarheid, en met wie worden die afspraken gemaakt?

5. Bestel

Ten aanzien van het bestel vragen de leden van de VVD-fractie hoe de staatssecretaris de versnippering van ruim honderd, vaak kleinere instellingen zal tegengaan, en tegelijkertijd het archiefstelsel gaat hervormen zodat het ook digitale archivering behelst. De leden zijn erg benieuwd hoe de staatssecretaris invulling geeft aan een zorgvuldige uitwerking van beide ontwikkelingen.

De leden van de CDA-fractie stellen vast dat de archiefvisie zelf een groot probleem aankaart, namelijk de versnippering en het gebrek aan samenwerking tussen de instellingen en betrokkenen. De leden vragen of er voldoende kennis en overzicht bij de overheid is om dit vlot te trekken. Wie wordt in dezen de projectleider? De leden vragen de staatssecretaris of mogelijk de Koninklijke Bibliotheek hier een rol in kan spelen, aangezien hier al vanzelf overheidsarchieven en maatschappelijke archieven samenvloeien.

Brief inzake stand van zaken Regionale Historische Centra d.d. 24 juni 2011

De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van het voorstel van de staatssecretaris dat invulling geeft aan het regeerakkoord en de provincies financiële verantwoordelijkheid geeft ten aanzien van de Regionale Historische Centra (RHC’s).

De leden vragen de staatssecretaris nader uit te leggen aan de Kamer waarom de provincies is toegezegd dat de kosten van huisvesting buiten de toerekening van hun bijdrage zal vallen.

De leden van de CDA-fractie hebben met interesse kennisgenomen van de stand van zaken RHC’s. Deze leden zien voordelen in het overdragen van de verantwoordelijkheid van de archieffunctie naar het provinciale niveau. De aan het woord zijnde leden constateren dat de korting vanuit het rijk van vijf miljoen euro op de RHC’s gecompenseerd wordt door een bijdrage van de provincies van eenzelfde bedrag. Deze leden vragen echter wel of dit voor alle afzonderlijke RHC’s betekent dat ze er netto niet op achteruit gaan. Deze leden vragen de staatssecretaris daarom om de toerekening van dit bedrag per provincie weer te geven. Kan de staatssecretaris bevestigen dat in het geval van Zuid-Holland de provincie haar bijdrage niet aan een RHC, maar aan het Nationaal Archief gaat betalen? Is het waar dat de korting vanuit het Rijk niet op het Nationaal Archief neerslaat? De leden vragen of het waar is dat hierdoor de 11 afzonderlijke RHC’s niet volledig door de provincies worden gecompenseerd voor de korting vanuit het Rijk.

De staatssecretaris geeft ten slotte aan dat de noodzakelijke wijziging van de Archiefwet in januari 2012 naar de Kamer wordt gezonden. De leden vragen hoe deze datum zich verhoudt met het feit dat de verantwoordelijkheid voor de RHC’s al per 1 januari 2012 overgedragen wordt naar de provincies.

De leden van de SP-fractie merken op dat de provincie verantwoordelijk is voor eigen archieven, deze worden ondergebracht in RHC’s. De leden vragen wat in de praktijk de rol is van het ministerie. Is het ministerie van OCW de eindverantwoordelijke, of ligt de eindverantwoordelijkheid bij regionale en lokale overheden? Zou één aanspreekpunt, één eindverantwoordelijke niet te prefereren zijn? De leden vragen ook waar de vijf miljoen euro, die de provincies hiervoor beschikbaar moeten stellen aan de RHC’s, vandaan komen gezien de bezuinigingen voor de provincies. Kunnen zij deze taak op deze wijze voldoende uitvoeren?

De leden vragen voorts aandacht voor de angst van de VNG dat er lokaal niet altijd voldoende deskundigheid in huis is. De Raad voor Cultuur maakt zich op haar beurt sterk voor het behouden van de regionale archivaris, want die bezit meer kennis. Dit roept de vraag op of de verantwoordelijkheden wel goed zijn verdeeld en de verdeling duidelijk genoeg is voor de overheden.

Brief inzake selectieaanpak archieven d.d. 22 december 2010

De leden van de VVD-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de staatssecretaris betreffende de nieuwe selectieaanpak. De leden ondersteunen het voorstel, aangezien digitale archieven een nieuwe selectieaanpak nodig hebben.

In de brief stelt de staatsecretaris dat zonder een nieuwe selectieaanpak het wegwerken van achterstand nog 40 jaar zal duren. Ook voor de leden is dit onaanvaardbaar, en de leden vernemen graag van de staatssecretaris een nadere uitwerking van zijn plan binnen tien jaar de achterstand op dit terrein weg te werken. Kan de staatssecretaris tevens uiteenzetten hoe groot de achterstand van archieven is, bij welke archiefinstellingen dit het geval is en waarom er een achterstand bestaat?

Hoe zal de staatssecretaris zorg dragen voor een versnelling van het wegwerken van de achterstand en tegelijkertijd zorgvuldig omgaan met het behoud en beheer van informatie? Betreft de achterstand alleen papieren informatie of ook digitale informatie, zo vragen de leden van genoemde fractie.

De leden van de CDA-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de staatssecretaris over selectie. Deze leden menen dat het goed is om in het digitale tijdperk tot een nieuw selectiecriterium te komen. Deze leden kunnen zich vinden in de genoemde criteria, al zijn deze waarschijnlijk lastig te objectiveren. Ook de gelijktijdigheid van informatiecreatie en archivering lijkt deze leden een goede zaak. De aan het woord zijnde leden hebben wel nog enkele vragen over de uitvoering van het een en ander.

De staatssecretaris benoemt voor het strategisch informatieoverleg een onafhankelijk lid dat binnen het afwegingsproces een onafhankelijke stem heeft. De leden vragen de staatssecretaris wat hij daarbij voor ogen heeft. Deze leden stellen namelijk vast dat de check op de selectie komt te vervallen. Zou de benoeming van een lid van de Raad voor Cultuur in het strategisch overleg wellicht deze achterafcontrole kunnen vervangen, zo vragen deze leden.

De leden vragen of de relatie tussen de selectie van archieven en de uitwerking van de archiefvisie voldoende is geborgd. Tot slot vragen deze leden welk tijdpad wordt gevolgd en wanneer de Kamer de eerste resultaten tegemoet kunnen zien.

De leden van de SP-fractie merken op dat waardering en beheer plaats gaan vinden op het moment van of vlak na het creëren van de informatie. De leden vragen hoe te vroege vernietiging voorkomen kan worden. Wanneer informatie pas op een later moment op waarde wordt geschat (verschillende tijden zorgen immers voor verschillende inzichten), is de betreffende of ermee samenhangende informatie al vernietigd. Hoe kan dit voorkomen worden? Is de «getrapte selectie» aanpak die de Raad voor Cultuur voorstelt niet een beter voorstel om dit risico van te vroege vernietiging te voorkomen?

Voorts merken deze leden op dat door het selectieproces dichter op het primair werkproces te brengen, er efficiënter wordt gewerkt. Zij vragen echter of dan het gevaar van een te pragmatisch oordeel niet te groot is. Is omkering niet logischer: niet de selectielijst aanpassen aan de archiveringspraktijk, maar de praktijk aanpassen aan wat behouden moet worden?

Er wordt gesproken over checks and balances in het selectieproces. De leden vragen hoe die checks and balances eruit gaan zien, welke criteria gaan er komen voor de daadwerkelijke selectie. Er wordt nu alleen gesproken over uitgangspunten en algemene kenmerken. Ook de Raad voor Cultuur heeft kritiek op de analysesystemen, ze leveren onvoldoende bescherming tegen te vroege vernietiging. Wat doet de staatssecretaris met dit advies, zo vragen de leden.

Tevens merken deze leden op dat er afspraken worden gemaakt met het driehoeksoverleg/strategisch informatieoverleg voor waardering en selectieaanpak. Dit overleg verschuift de nadruk van deskundigheid naar verantwoordelijkheid. De leden betwijfelen of de verantwoordelijke ambtenaar altijd de juiste persoon is om afwegingen te maken met betrekking tot de informatie. Zou dit niet overgelaten moeten worden aan een deskundige? De leden vragen of de staatssecretaris hier op wil reageren. De leden vragen verder hoe de aanwijzingsprocedure voor het aanstellen van de derde deskundige wordt vormgegeven. Wat worden de criteria, en hoe groot gaat zijn rol zijn? Hoe beoordeelt de staatssecretaris het advies van de Raad voor Cultuur om een historicus deel te laten uit maken van dit overleg, zo vragen zij.

II Reactie van de Staatssecretaris

Brief inzake archiefvisie 30 juni 2011

1. Duurzaamheid

Met betrekking tot duurzaamheid vragen de leden van de VVD-fractie aan de staatssecretaris hoe de overige overheden omgaan met de digitalisering van overheidsinformatie. Welke stappen onderneemt of heeft de staatssecretaris ondernomen om bij deze overheden een gevoel van urgentie over te brengen, zo vragen deze leden.

De staatssecretaris van OCW antwoordt dat het beoogde archiefconvenant met provincies, gemeenten en waterschappen mede ten doel heeft om een brede bewustwording op gang te brengen van de noodzaak en urgentie van digitale archiefzorg. In de voorbereiding van de Archiefvisie heeft OCW enkele regionale conferenties belegd waar het belang van duurzaam beheer van digitale informatie en e-depot onder de aandacht is gebracht. Bovendien worden andere overheden via VNG, IPO en UvW nauw betrokken bij wijzigingen van de regelgeving die nodig is om de omgang met digitale informatie beter te regelen, vooral op het gebied van waardering en selectie van informatie.

De leden van de VVD-fractie steunen het voorstel van de staatssecretaris om een e-depot te ontwikkelen. Wel vragen zij of het beleid ten aanzien van openbaarheid van digitale archieven zal verschillen van de papieren archieven aangezien digitale informatie eerder wordt overgebracht dan papieren documenten.

De staatssecretaris van OCW antwoordt dat het rijksbeleid ten aanzien van openbaarheid van digitale archieven niet wezenlijk zal verschillen van die van papieren archieven. Ook de selectiecriteria zijn voor digitaal archief niet anders dan voor papieren archiefbescheiden. Moderne ICT-middelen bieden voor digitaal archief echter wel de mogelijkheid van een andere, snellere, wijze van selectie, overbrenging en beschikbaarheid. Wanneer het Rijk per 2016 geheel digitaal werkt zal deze mogelijkheid voor alle nieuw te vormen archiefinformatie gelden.

De leden vragen voorts aan de staatssecretaris welke stappen er worden gezet in de aanloop naar een e-depot, dat in 2016 afgerond moet zijn? Hoe wordt tijdens de ontwikkeling van het e-depot voorkomen dat digitale informatie verkeerd wordt beheerd of verloren gaat, zo vragen zij.

Het e-depot van het Nationaal Archief voor het duurzaam bewaren van bestanden is al gereed, meldt de staatssecretaris. Het wordt wel verder ontwikkeld en onder andere ook geschikt gemaakt om bestanden te bewaren die op termijn vernietigd moeten worden. Volgens de planning zijn in 2016 alle kerndepartementen en de Hoge Colleges van Staat op dit e-depot aangesloten. Deze aansluitingen zullen gefaseerd plaatsvinden. De fasering wordt afgestemd op de mate waarin het departement zijn informatiehuishouding op orde heeft en de vorderingen die gemaakt zijn op het gebied van digitalisering van het betreffende departement.

Door te werken met gestandaardiseerde metagegevens (metadata) blijft de digitale informatie beschikbaar. Zo wordt voorkomen dat de digitale informatie verkeerd wordt beheerd of verloren gaat.

De leden van de PvdA-fractie merken op dat de visie sterk lijkt te leunen op een extern bedrijf. Zij zijn van mening dat dit niet erg is bij specialistische taken, maar zij vragen wel in hoeverre het geïnvesteerde geld ook een duurzame verbetering van de overheid als archiefbeheerder oplevert.

De staatssecretaris antwoordt de leden van de PvdA-fractie dat de visie het werk is van de staatssecretaris en niet van een extern bedrijf.

Tevens stellen zij vast dat de opleiding archivistiek in gevaar komt door de langstudeerdersmaatregel. Hoe garandeert de staatssecretaris dat de archieven ook over 20 jaar goed beheerd worden?

De staatssecretaris antwoordt deze leden dat hij aandacht heeft voor deze problematiek. Hij heeft de betrokken onderwijsinstellingen gevraagd wat zij ondernemen om de toegankelijkheid te bewaken. De instellingen hebben hier op geantwoord dat zij geen uitzondering maken met betrekking tot de hoogte van het instellingstarief, maar wel een versnelling van het programma voor een deel van de studenten organiseert, alsmede de mogelijkheid een beurzenprogramma op te zetten. Overigens is er meer nodig dan alleen een opleiding archivistiek voor een goed beheer van de archieven op de lange termijn. Daarom is ook de Archiefvisie geschreven.

Deze leden van de PvdA-fractie merken op dat Digitaal Erfgoed Nederland haar (essentiële) rijkssubsidie verliest. Daarmee vervalt de ondersteuning voor veel (erfgoed-)archieven. Hoe is dat te rijmen met de ambities van de regering op het vlak van goede archivering, zo vragen zij.

Erfgoed Nederland ontvangt vanaf 2013 geen rijkssubsidie meer (kamerstuk nr. 32 820 nr. 1). Voor de ontwikkelinstelling Digitaal Erfgoed Nederland is voorzien dat zij als kenniscentrum subsidie blijft ontvangen in de periode 2013–2016. In de Archiefvisie is tevens voorzien dat de rol van het Nationaal Archief voor het gehele bestel zal worden versterkt. Deze maatregelen hebben ten doel dat er een dekkend net van kennis en expertise ontstaat, mede in afstemming met de branche en het professionele veld, met als doel de archiefsector te ondersteunen op de speerpunten van de archiefvisie. Het Nationaal Archief moet zich verder ontwikkelen tot kenniscentrum voor de archiefsector op het gebied van duurzaamheid, regelgeving en standaarden, openbaarheid en toegankelijkheid. Dit wordt uitgewerkt in de innovatieagenda.

De leden van de CDA-fractie merken op dat in 2016 alle departementen en hoge colleges van Staat moeten zijn aangesloten op een rijksbreed e-depot. Deze leden vragen of de staatssecretaris ook tussendoelen kan formuleren, zodat de Kamer mee kan kijken of de doelstelling op schema ligt. De staatssecretaris geeft daarnaast aan dat er geen blauwdruk is voor de hele overheid, maar dat maatwerk voorop staat. De leden vragen hoe zich dit verhoudt met het streven naar één e-depot.

De staatssecretaris antwoordt dat wordt gestreefd naar een e-depot voor het Rijk. De ontwikkeling van deze generieke voorziening is als maatregel opgenomen in de Informatiseringstrategie voor het Rijk, die de Tweede Kamer onlangs heeft ontvangen (kamerstuk 26 643 nr. 216).

Het is de verantwoordelijkheid van de mede-overheden, die voor dezelfde opgave staan als het Rijk, het duurzaam beheer van hun archieven te concentreren bij een beperkt aantal generieke voorzieningen. Om in dat kader overheidsbreed optimale voorwaarden te scheppen, is het van groot belang dat processen en normen voor digitale archivering en voor aansluiting op een e-depot worden gestandaardiseerd.

Ten aanzien van het maatwerk wijst de staatssecretaris erop dat dit aan de orde is in verband met twee processen: de (eenmalige) aansluiting op een e-depot en de (structurele) overbrenging naar een e-depot. In de nu aangebroken transitiefase moeten overheidsorganisaties een aansluiting op een e-depot gaan realiseren. Dat is maatwerk, omdat de mate waarin organisaties daar thans op zijn voorbereid, zeer verschillend is. Wat betreft het Rijk vindt de aansluiting van de departementen en Hoge Colleges van Staat gefaseerd plaats volgens onderstaand schema:

• 2 departementen in 2012;

• 2 departementen in 2013;

• 4 departementen in 2014;

• 3 departementen in 2015;

• Hoge Colleges van Staat in 2016.

Over de definitieve planning dient nog besluitvorming plaats te vinden. Rapportages over de stand van zaken digitalisering departementen en de aansluiting op het e-depot zal de Tweede Kamer ontvangen in het jaarlijkse bedrijfsvoeringsverslag dat onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK geschreven wordt.

Aansluiting op een e-depot is een eenmalig proces. Maatwerk zal ook van belang zijn bij de vraag welke informatie van een zorgdrager hoe lang na creatie naar een e-depot zal worden overgebracht. Dat is een structureel proces. Daarbij spelen onder meer een rol: de aard van de digitale informatie, de taak van de organisatie en de gegeven infrastructuur voor duurzaam beheer. De Archiefvisie onderscheidt in dit verband drie soorten zorgdragers: beleids-, uitvoerings- en projectorganisaties. Deze typologie zal de komende jaren verder worden getoetst aan de praktijk, maar binnen uniforme voorwaarden en standaarden voor een duurzaam e-depot.

De leden van de SP-fractie merken op dat de archiefvisie stelt dat toekomstige ontwikkelingen te ongewis zijn voor een blauwdruk. Maar juist het ongewisse zorgt ervoor dat de noodzaak om tot een goed uitgewerkte visie te komen groot is. De Raad voor Cultuur stelt dat de archiefvisie onvoldoende is uitgewerkt. De leden vragen de staatssecretaris om een reactie op deze kritiek te geven. Zorgvuldigheid is immers geboden, hoe gaat de staatssecretaris deze zorgvuldigheid garanderen, zo vragen deze leden.

De staatssecretaris antwoordt de leden van de SP-fractie dat hij het eens is met de reactie van de Raad voor Cultuur in het Archievenblad van juli 2011, waarin de Raad stelt dat de Archiefvisie door haar opzet en inhoud vooral het karakter van een strategische agenda heeft. Deze lijn heeft de staatssecretaris bewust en zorgvuldig gekozen als vertrekpunt van nader gesprek met overheden en sector. De Raad stelt tevens dat voor een nader toekomstperspectief de bal nu ligt bij het archiefveld en hij spreekt de wens uit dat het veld de nu voorgestelde agendapunten in de eigen visie opneemt. Dit past goed bij de door de staatssecretaris gekozen lijn.

2. Openbaarheid

De leden van de VVD-fractie vragen wat de consequentie zal zijn van het loslaten van de uitloopmarge van 30 jaar op de huidige archiefwettelijke termijn van 20 jaar. Welk doel heeft de staatssecretaris hiermee voor ogen, zo vragen zij.

In het digitale tijdperk kan overheidsinformatie veel sneller dan na 20 jaar voor burgers beschikbaar komen. Maar voor een substantiële verkorting van de wettelijke overbrengingstermijn is het voorlopig te vroeg. In de komende jaren zullen de archiefsector en de zorgdragers – de bestuurlijk verantwoordelijken voor de archiefzorg – namelijk hun handen vol hebben aan het scheppen van de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid. Daarom wil de staatssecretaris wat betreft de verplichting tot tijdige overbrenging beperken tot een aanscherping van de bestaande regeling, te weten het afschaffen van de uitloop tot 30 jaar. Het blijft voor zorgdragers overigens nog steeds wettelijk mogelijk om overbrenging met het oog op de eigen taakuitvoering op te doen schorten.

De leden van de CDA-fractie merken op dat ten aanzien van ICT en de openbaarheid en veiligheid van bestuursinformatie momenteel heftige discussies woeden. De leden willen graag weten in hoeverre de uitkomsten van deze discussies worden meegenomen in de archiefvisie. Hoe wordt bijvoorbeeld de veiligheid van gesloten archieven gewaarborgd? Verwacht de staatssecretaris noodzakelijke aanpassingen aan het beleid, zo willen deze leden weten.

De archiefvisie is opgesteld vanuit het oogpunt dat zij moet aansluiten op de ontwikkelingen die de leden van de CDA-fractie benoemen (ICT en de openbaarheid en veiligheid van bestuursinformatie). Binnen de rijksoverheid zijn beleid en standaarden beschikbaar op het terrein van informatiebeveiliging. Het e-depot conformeert zich aan deze standaarden, ook indien deze op basis van de aangehaalde discussie worden aangepast. Het e-depot zal als voorziening deel gaan uitmaken van de I-infrastructuur, zoals beschreven in het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst.

De archiefvisie is opgesteld vanuit het oogpunt in te spelen op de effecten van digitalisering op het huidige stelsel zonder daarbij met (impliciete) keuzes vooruit te willen lopen op mogelijke beleidsaanpassingen op het gebied van openbaarheid.

3. Collectievorming overheid en niet-overheid

De leden van de PvdA-fractie merken op dat de andere overheden nauwelijks worden genoemd, terwijl veel archiefstukken voor en door gemeenten, provincies en waterschappen zijn. Hoe is er samengewerkt? Wordt de visie voldoende gedragen door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO), zo vragen zij.

Bij het opstellen van de visie zijn ook IPO en VNG betrokken. VNG heeft schriftelijk te kennen gegeven positief te zijn over de visie en met beide partijen wordt overlegd over het beoogde convenant.

Voorts vragen de leden van de PvdA-fractie wat er gebeurt met belangrijke particuliere archieven, zoals het Theater Instituut Nederland en het Nederlands Muziek Instituut, nu de regering de financiering hiervan stopzet.

De leden van de CDA-fractie merken op dat de archiefvisie zich ook uitstrekt naar archieven van particulieren en non-gouvernementele organisaties. Zij zien het belang hiervan, maar vragen of dit waar valt te maken, zowel financieel als organisatorisch. Er liggen immers alleen al voor de overheidsarchieven grote uitdagingen. Deze leden vragen daarom in hoeverre de staatssecretaris op dit punt zijn verantwoordelijkheid wil nemen.

De leden van de SP-fractie merken op dat de staatssecretaris stelt dat de overheid soms verantwoordelijkheid moet nemen wanneer particuliere archieven en collecties met nationale betekenis verloren dreigen te gaan. Maar hij wil geen regelgeving opstellen om ingrijpen mogelijk te maken, zo merken deze leden op. De leden vragen de staatssecretaris waarom het advies van de Raad voor Cultuur om tot een register te komen niet wordt overgenomen, aangezien hij stelt dat dit nu niet goed gebeurt en er geen samenwerking en overeenstemming in de sector is. De leden vragen hoe het particulier archief dan beschermd wordt.

In het algemeen hebben eigenaren een eigen verantwoordelijkheid voor hun archief, antwoordt de staatssecretaris. Zo beheert bijvoorbeeld TIN geen rijkscollectie. Hier ligt primair een taak voor de samenwerkende instellingen in de archiefsector. In de Archiefvisie heeft de staatssecretaris ook geschreven dat het Nationaal Archief kennis en methodes ter beschikking wil stellen aan de sector om archieven veilig te stellen. Het Nationaal Archief zal met de sector in gesprek gaan om meer afstemming en samenwerking ten aanzien van verwerving en collectieprofielen te bewerkstelligen. Het stellen van aanvullende regelgeving acht de staatssecretaris niet nodig, aangezien de Archiefwet voldoende ruimte biedt om op basis van vrijwilligheid bedreigde particuliere archieven veilig te stellen en een aanpak langs deze weg doorgaans volstaat. Een register acht hij niet opportuun, gelet op de eigen verantwoordelijkheid van de instellingen in de sector zelf.

4. Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL

De leden van de VVD-fractie vinden de toegankelijkheid van archieven van groot belang. Initiatieven met betrekking tot het bevorderen van de toegankelijkheid, die hiertoe al genomen zijn door archiefinstellingen en Europa spelen hierbij een rol. De leden ondersteunen het beleid dat al ontstane initiatieven optimaal gebruikt worden. Kan de staatssecretaris uiteenzetten welke initiatieven dat zijn?

De staatssecretaris meldt dat door het Nationaal Archief op Europees niveau via Europeana is aangehaakt bij het Archives Portal Europe, onderdeel van het door de Europese Commissie ondersteunde eContentplusprogramma. Op nationaal niveau zijn met overheidsgeld uiteenlopende thematische websites met archiefinformatie tot stand gekomen of in ontwikkeling gebracht, zoals GenLias (voorouders), Wiewaswie (historische persoonsgegevens) en Watwaswaar (historische geo-informatie). Daarnaast zijn enige algemene landelijke portals door het bedrijfsleven ontwikkeld, zoals Thematis en Archieven.nl. Ten slotte bestaat er ook op regionaal en provinciaal niveau een aantal portal sites, opgezet door archiefinstellingen, die leiden naar overzichten van de collecties van de aangesloten instellingen. Dit zijn stappen in de goede richting, maar deze websites dekken allemaal slechts een deel van de Archiefcollectie NL, vanuit verschillende invalshoeken, met verschillende groepen deelnemers en met uiteenlopende scope en functionaliteit.

En zal de staatssecretaris de best practices ook aanbevelen bij de lagere overheden om die bewust te maken van het belang van digitaal archiveren, zodat informatie niet onnodig verloren gaat, vragen de leden van de VVD-fractie?

De innovatieagenda zal samen met de mede-overheden, de branche en de beroepsgroep worden uitgewerkt, antwoordt de staatssecretaris, en vervolgens uitgevoerd. Daarbij zal veel aandacht zijn voor het bundelen, doorontwikkelen, verspreiden en uitwisselen van innovatieve expertise op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid, openbaarheid en collectievorming.

De leden van de VVD-fractie vernemen graag van de staatssecretaris een uitgebreidere toelichting op de innovatieagenda die wordt voorgesteld in de archiefvisie. Ook de leden van de CDA-fractie vragen om meer informatie over de innovatieagenda.

Uitvloeisel van de Archiefvisie is het opstellen van een convenant met de andere overheden, waaraan een innovatieagenda voor de sector wordt gekoppeld. De innovatieagenda vormt de uitwerking van de Archiefvisie – die zelf in feite zowel visie als agenda op hoofdlijnen is – voor de periode 2012–2016 en raakt alle thema’s van digitale duurzaamheid, openbaarheid, collectievorming, toegankelijkheid, kennisstructuur en bestelvernieuwing. Bij de invulling en prioritering van deze thema’s worden de beoogde convenantpartners nadrukkelijk betrokken. Uitvoering zal van rijkszijde voor een belangrijk deel in handen worden gelegd van het Nationaal Archief. Voor de innovatieagenda kan gedacht worden aan het creëren en afspreken van normering voor duurzaam digitaal archiefbeheer en digitale overbrenging, businesscases en kostprijsberekening voor een e-depot op basis waarvan zorgdragers tot eventuele deelname kunnen besluiten en onderzoek naar een verbeterde toegang tot de Archiefcollectie NL. Voorts gaat het om de realisering van een robuuste kennisinfrastructuur in een hecht archiefbestel, zodat duidelijk wordt tot wie en op welk terrein overheden en/of instellingen zich in de komende jaren kunnen wenden voor advies en ondersteuning. Hierbij zal ook worden gekeken naar samenwerking met andere cultuursectoren met vergelijkbare problematiek van digitalisering en toegankelijkheid, zoals de bibliotheeksector. Voor de relatief beperkte programmamiddelen die de staatssecretaris ter beschikking kan stellen dient aan de hand van de prioriteiten nog een verdeling te worden opgesteld. Hierbij worden partners ook uitgenodigd om financieel bij te dragen op basis van matching. Zo is het denkbaar dat op sommige thema’s partners bereid worden gevonden om als voorloper mee te doen en bestaande (ICT-)middelen vrij te maken of anders in te zetten. De Kamer zal van de voortgang van de uitwerking van de visie, het beoogde convenant en de op te stellen innovatieagenda schriftelijk op de hoogte worden gehouden, zoals ook de SP-fractie vraagt. Dit geldt ook voor de afspraken over toezicht en kwaliteitszorg. Rapportage is niet te verwachten voor zomer 2012.

De leden van de CDA-fractie stellen vast dat het bekend is dat het voor buitenstaanders lastig zoeken is in gearchiveerde informatie. De content mag dan geüpload zijn, het zoeken en vinden is een enorme klus. De leden vragen of dit probleem binnen de archiefvisie wordt aangepakt.

Het bereiken van optimale toegankelijkheid maakt deel uit van de Archiefvisie. Dat betekent dat het zoeken en vinden voor burgers wordt vergemakkelijkt. Dat kan door de mogelijkheid van het full text doorzoekbaar maken van de informatie, maar ook doordat de informatie gestructureerd wordt aangeboden. Dat laatste betekent dat met hulp van de metagegevens die aan de informatie zijn toegevoegd de betekenis en de onderlinge relaties tussen verschillende documenten wordt verduidelijkt en daarmee het zoeken en vinden.

De leden van de SP-fractie wijzen op mogelijke risico’s van de voorliggende herziening. Is er een aparte wijze van informatieopslag voor privacygevoelige informatie? Dit wordt helemaal van groot belang wanneer de centrale toegang aangesloten wordt op Europeana, dan zijn alle archieven voor heel Europa toegankelijk. Komt op dat moment informatie van en over burgers via gedeelde overheidsdiensten terecht in één Europese database? Hoe wordt hier de veiligheid van de beschikbare informatie gegarandeerd, wanneer al die verschillende instellingen gebruik maken van «shared service»? Welke afspraken worden er gemaakt over de mate van openbaarheid, en met wie worden die afspraken gemaakt?

Een centrale toegang betekent niet dat privacygevoelige informatie van en over burgers in één database wordt opgenomen. Bij de opslag van privacygevoelig materiaal worden maatregelen genomen om er voor te zorgen dat deze informatie niet onterecht openbaar wordt gemaakt. Maximaal kan men via een centrale toegang te weten komen dat er bij een archiefinstelling bestanden aanwezig zijn met privacygevoelige gegevens van en over burgers. De gegevens zelf zijn echter afgeschermd van raadpleging door eenieder. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor degene die kan aantonen dat er een recht op inzage bestaat.

5. Bestel

Ten aanzien van het bestel vragen de leden van de VVD-fractie hoe de staatssecretaris de versnippering van ruim honderd, vaak kleinere instellingen zal tegengaan, en tegelijkertijd het archiefstelsel gaat hervormen zodat het ook digitale archivering behelst. De leden zijn erg benieuwd hoe de staatssecretaris invulling geeft aan een zorgvuldige uitwerking van beide ontwikkelingen.

De leden van de CDA-fractie stellen vast dat de archiefvisie zelf een groot probleem aankaart, namelijk de versnippering en het gebrek aan samenwerking tussen de instellingen en betrokkenen. De leden vragen of er voldoende kennis en overzicht bij de overheid is om dit vlot te trekken. Wie wordt in dezen de projectleider? De leden vragen de staatssecretaris of mogelijk de Koninklijke Bibliotheek hier een rol in kan spelen, aangezien hier al vanzelf overheidsarchieven en maatschappelijke archieven samenvloeien.

Wat betreft de geconstateerde versnippering van instellingen gaat het de staatsecretaris er vooral om dat de overheden waaraan deze instellingen doorgaans verbonden zijn, gaan beseffen dat de digitale uitdaging op hoger schaalniveau veel efficiënter en effectiever kan worden aangegaan dan wanneer ieder voor zich te werk gaat. Dat besef kan tot uitdrukking komen in kennisuitwisseling en afstemming, maar ook in het samen ontwikkelen en delen van voorzieningen, zoals een e-depot. Op grond van de bestelverantwoordelijkheid van de staatssecretaris van OCW agendeert hij nu deze kwestie en stelt hij ook middelen ter beschikking om stappen te kunnen zetten. Andere overheden zijn zelf verantwoordelijk voor hun archiefbeheer en dus ook voor de organisatie ervan. De staatssecretaris kan samenwerking en schaalvergroting stimuleren, bijvoorbeeld door shared services voor wat betreft e-depotvoorzieningen mogelijk te maken. Schaalvergroting is mogelijk door toetreding van gemeente- en streekarchieven tot de bestaande regionale historische centra (RHC’s) in de hoofdsteden van de provincies, waardoor robuustere instellingen ontstaan. In het bestuursakkoord hebben het rijk, IPO, VNG, UvW al afgesproken dat de VNG zijn leden hiertoe zal oproepen. Het genoemde besef en de volgens de staatssecretaris noodzakelijke bewustwording wil hij langs de weg van het voorgenomen convenant tot uitdrukking brengen in de gezamenlijke innovatieagenda met de sector. Het Nationaal Archief krijgt een belangrijke rol in de uitvoering van deze agenda. Juist het Nationaal Archief acht de staatssecretaris hiervoor geschikt als nationale archiefbewaarplaats voor archief van overheid en samenleving, gegeven ook zijn rol als kenniscentrum die de komende jaren sterker zal worden geprofileerd en ingevuld. De tussen Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek geïntensiveerde samenwerking betekent ook bundeling van kennis over digitale duurzaamheid. Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek werkten al samen in de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid, die een stabiele organisatorische en technische infrastructuur voor digitale informatie ten doel heeft.

Brief inzake stand van zaken Regionale Historische Centra d.d. 24 juni 2011

De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van het voorstel van de staatssecretaris dat invulling geeft aan het regeerakkoord en de provincies financiële verantwoordelijkheid geeft ten aanzien van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De leden vragen de staatssecretaris nader uit te leggen aan de Kamer waarom de provincies is toegezegd dat de kosten van huisvesting buiten de toerekening van hun bijdrage zal vallen.

De RHC’s huren, met uitzondering van Nieuw Land in Almere, bij de Rijksgebouwendienst. Alle RHC’s ontvangen jaarlijks een rijksbijdrage ter vergoeding van de huurkosten.

Naast deze jaarlijkse huurcompensatie, wordt van rijkswege jaarlijks een materieel budget verstrekt. De korting van € 5 miljoen die op de rijksbijdrage wordt doorgevoerd, ontziet de compensatie van de huurkosten en rust dus op het materiële budget.

In het overleg met uw Kamer over de cultuurbegroting 2011 heeft de staatssecretaris toegezegd ervoor te zorgen dat de RHC’s de huur konden blijven betalen, dat is op genoemde manier geregeld.

De leden van de CDA-fractie hebben met interesse kennisgenomen van de stand van zaken RHC’s. Deze leden zien voordelen in het overdragen van de verantwoordelijkheid van de archieffunctie naar het provinciale niveau. De aan het woord zijnde leden constateren dat de korting vanuit het rijk van vijf miljoen euro op de RHC’s gecompenseerd wordt door een bijdrage van de provincies van eenzelfde bedrag. Deze leden vragen echter wel of dit voor alle afzonderlijke RHC’s betekent dat ze er netto niet op achteruit gaan. Deze leden vragen de staatssecretaris daarom om de toerekening van dit bedrag per provincie weer te geven. Kan de staatssecretaris bevestigen dat in het geval van Zuid-Holland de provincie haar bijdrage niet aan een RHC, maar aan het Nationaal Archief gaat betalen? Is het waar dat de korting vanuit het Rijk niet op het Nationaal Archief neerslaat? De leden vragen of het waar is dat hierdoor de 11 afzonderlijke RHC’s niet volledig door de provincies worden gecompenseerd voor de korting vanuit het Rijk.

De korting van het rijk van € 5 miljoen komt, zoals afgesproken in het regeerakkoord, ten laste van de 11 RHC’s, niet van het Nationaal Archief. Overigens wordt er op het Nationaal Archief, als onderdeel van het ministerie van OCW, ook bezuinigd.

Tegenover de korting op de rijksbijdrage aan de RHC’s staat het bedrag ad € 5 miljoen dat de provincies vanaf 2012 gaan betalen voor de verantwoordelijkheid voor het beheer en de toegankelijkheid van de overgedragen provinciale archieven. De archieven van de provincie Zuid-Holland worden niet beheerd door een RHC (dat is er niet in Zuid-Holland) maar door het Nationaal Archief. De bijdrage van de provincie Zuid-Holland gaat derhalve naar het Nationaal Archief. Het verschil tussen de korting en de compensatie betekent een korting van 1% a 2% op de rijksbijdrage per RHC.

Overigens is nog niet bekend welk bedrag de afzonderlijke provincies betalen aan de RHC’s. Het IPO zal hierover in december besluiten.

De staatssecretaris geeft ten slotte aan dat de noodzakelijke wijziging van de Archiefwet in januari 2012 naar de Kamer wordt gezonden. De leden vragen hoe deze datum zich verhoudt met het feit dat de verantwoordelijkheid voor de RHC’s al per 1 januari 2012 overgedragen wordt naar de provincies.

In de bestuursafspraken met het IPO is afgesproken dat de provincies per 1 januari 2012 gaan meebetalen aan de 11 RHC’s en – in het geval van de provincie Zuid-Holland – het Nationaal Archief. Deze afspraak is vooruitlopend op de wetswijziging, die naar verwachting per 1 januari 2013 in werking zal treden, gemaakt.

De leden van de SP-fractie merken op dat de provincie verantwoordelijk is voor eigen archieven, deze worden ondergebracht in RHC’s. De leden vragen wat in de praktijk de rol is van het ministerie. Is het ministerie van OCW de eindverantwoordelijke, of ligt de eindverantwoordelijkheid bij regionale en lokale overheden? Zou één aanspreekpunt, één eindverantwoordelijke niet te prefereren zijn?

De staatssecretaris antwoordt dat de systematiek van de Archiefwet 1995 ervan uit gaat dat iedere overheidslaag verantwoordelijk is voor zijn eigen archieven. Voor de provincies geldt dat nog niet, maar daar wordt in voorzien met het voorstel voor wijziging van de Archiefwet 1995. De archiefverantwoordelijkheid ligt daar, waar de bestuurlijke en politieke verantwoordelijkheid ligt. Op dit moment is er geen enkele aanleiding om deze systematiek te wijzigingen.

De leden vragen ook waar de vijf miljoen euro, die de provincies hiervoor beschikbaar moeten stellen aan de RHC’s, vandaan komen gezien de bezuinigingen voor de provincies. Kunnen zij deze taak op deze wijze voldoende uitvoeren?

Over de bijdrage van de provincies aan de RHC’s maken de provincies individuele afspraken met de betreffende RHC. De provincies hebben hiertoe een bedrag gereserveerd op hun begroting voor 2012 en verder. Het is aan de provincies zelf te bepalen hoe dit bedrag in hun begroting past.

De leden vragen voorts aandacht voor de angst van de VNG dat er lokaal niet altijd voldoende deskundigheid in huis is. De Raad voor Cultuur maakt zich op haar beurt sterk voor het behouden van de regionale archivaris, want die bezit meer kennis. Dit roept de vraag op of de verantwoordelijkheden wel goed zijn verdeeld en de verdeling duidelijk genoeg is voor de overheden.

De staatssecretaris ziet geen reden te twijfelen aan het vermogen van de provincies om deze taak adequaat uit te voeren. Wat hij wel wil benadrukken, is dat met de provincies in de bestuursafspraken is overeengekomen dat de 12 provincies structureel € 5 miljoen per jaar gaan bijdragen voor de eigen archieven. De effecten van de samenwerking in de RHC zullen na een periode van 4 jaar worden geëvalueerd. Hij zal op de naleving van deze afspraken toezien.

Brief inzake selectieaanpak archieven d.d. 22 december 2010

De leden van de VVD-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de staatssecretaris betreffende de nieuwe selectieaanpak. De leden ondersteunen het voorstel, aangezien digitale archieven een nieuwe selectieaanpak nodig hebben.

In de brief stelt de staatsecretaris dat zonder een nieuwe selectieaanpak het wegwerken van achterstand nog 40 jaar zal duren. Ook voor de leden is dit onaanvaardbaar, en de leden vernemen graag van de staatssecretaris een nadere uitwerking van zijn plan binnen tien jaar de achterstand op dit terrein weg te werken. Kan de staatssecretaris tevens uiteenzetten hoe groot de achterstand van archieven is, bij welke archiefinstellingen dit het geval is en waarom er een achterstand bestaat? Voorts merken de leden van de PvdA-fractie op dat de inhaalslag (10 jaar, 148 miljoen euro) nu twee jaar aan de gang is. Zij vragen of het nog op schema ligt.

De aanpak van de papieren achterstanden is beschreven in de kabinetsbrief van 7 juli 2009 (kamerstuk 29 362 nr. 156). Deze achterstand is geschat op 800 kilometer. Naar schatting 300 kilometer hiervan vraagt om substantiële bewerking. Op dit moment vindt een herijking van deze schattingen plaats op basis waarvan een bijstelling naar beneden wordt verwacht. Er wordt ingezet op twee maatregelen: het bundelen van krachten in één centrale bewerkingsorganisatie en anders selecteren (scherpere keuzes bij waarderen). Voor het bundelen van krachten in één centrale bewerkingsorganisatie is per 1 januari 2011 de baten-lastendienst Doc-Direkt van start gegaan. Het nieuwe waarderingsinstrumentarium van het Nationaal Archief (systeemanalyse, trendanalyse en risicoanalyse) is na een testfase in 2009 en 2010 operationeel per 1 januari 2012. De toepassing ervan op de weg te werken archiefachterstanden vindt plaats in overleg met de verantwoordelijke zorgdrager. Over de stand van de aanpak van de achterstanden wordt u jaarlijks door het kabinet via de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk geïnformeerd. In het aanloopjaar 2010 is er 18,4 strekkende kilometer bewerkt (kamerstuk 32 501, nr.14).

Hoe zal de staatssecretaris zorg dragen voor een versnelling van het wegwerken van de achterstand en tegelijkertijd zorgvuldig omgaan met het behoud en beheer van informatie, vragen de leden van de VVD-fractie?

De essentie van de nieuwe selectieaanpak is dat versnelling en zorgvuldigheid gecombineerd worden. De aanpak borgt zorgvuldigheid en zelfs een betere kwaliteit van selectiebeslissingen door meer te investeren in vooronderzoek leidend tot waardering van informatie en daarop volgende selectiebeslissingen. Die zorgvuldigheid aan de voorkant van het traject maakt ook scherpere keuzes in de waardering mogelijk. Als resultaat daarvan komt een kleiner volume aan archieven voor intensieve bewerking in aanmerking. De versnelling wordt dan ook vooral in de tweede, uitvoerende fase van de aanpak gerealiseerd.

Betreft de achterstand alleen papieren informatie of ook digitale informatie, zo vragen de leden van genoemde fractie.

Vooralsnog bestaat de geïnventariseerde werkvoorraad alleen uit papieren informatie.

De digitale informatie vraagt een aanpak als onderdeel van de I-strategie en realisatie van het e-depot. De ontwikkeling van digitaal documentbeheer en de hiervoor benodigde generieke voorzieningen zijn als maatregel opgenomen in de Informatiseringstrategie voor het Rijk.

De leden van de CDA-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de staatssecretaris over selectie. Deze leden menen dat het goed is om in het digitale tijdperk tot een nieuw selectiecriterium te komen. Deze leden kunnen zich vinden in de genoemde criteria, al zijn deze waarschijnlijk lastig te objectiveren. Ook de gelijktijdigheid van informatiecreatie en archivering lijkt deze leden een goede zaak. De aan het woord zijnde leden hebben wel nog enkele vragen over de uitvoering van het een en ander.

De staatssecretaris benoemt voor het strategisch informatieoverleg een onafhankelijk lid dat binnen het afwegingsproces een onafhankelijke stem heeft. De leden vragen de staatssecretaris wat hij daarbij voor ogen heeft. Deze leden stellen namelijk vast dat de check op de selectie komt te vervallen. Zou de benoeming van een lid van de Raad voor Cultuur in het strategisch overleg wellicht deze achterafcontrole kunnen vervangen, zo vragen deze leden.

De invoering van een strategisch informatieoverleg past in de ontwikkeling om aan de voorkant meer grip te krijgen op (het beheer van) de informatiehuishouding van een departement. Dit instrument acht ik krachtiger dan een achterafcontrole.

Wel is het van belang om bij dit strategisch informatieoverleg een onafhankelijk deskundige te betrekken. De onafhankelijk deskundige is deskundig op de relaties tussen burgers en overheid en de betekenis en waarde van de informatie van de overheid voor deze relatie. Hij houdt het burgerbelang in de ruimste zin in het oog. Bij het benoemen van deskundigen zal ook gelet moeten worden op diens kennis van de beleidsterreinen waarop de betrokken zorgdrager actief is. De onafhankelijk deskundige zal gezocht moeten worden in kringen van personen met deskundigheid inzake burgerschap(svorming), informatierecht, ombudswerk. De onafhankelijk adviseur adviseert specifiek over de uiteindelijke waardering zoals die wordt vastgelegd in een selectielijst. Een waarborg voor de onafhankelijkheid van de deskundige wordt gevonden in een omschrijving van de deskundigheid en van de positie. Zo mag de onafhankelijke deskundige geen ambtenaar zijn bij het overheidsorgaan, of lid van een bezwaarcommissie, of ander adviesorgaan. Ook mogen er geen financiële of commerciële banden zijn met het overheidsorgaan. De positie van de onafhankelijk deskundige moet zodanig zijn dat hij geen andere belangen heeft in de relatie met het overheidsorgaan. De deskundige kan daardoor een onafhankelijke stem laten horen.

De Raad voor Cultuur behoudt zijn rol om te adviseren over het archiefbeleid. Daarnaast merkt de staatssecretaris op dat een aantal checks and balances in stand wordt gehouden: de bestaande procedure waarbij de ontwerp-selectielijst en het verslag ter inzage worden gelegd, blijft bestaan. Eenieder behoudt daarbij de gelegenheid een zienswijze in te dienen. Ook de beroepsprocedure blijft bestaan. Beroep bij de rechter tegen een besluit tot vaststelling van een selectielijst blijft mogelijk.

De leden van de CDA-fractie vragen of de relatie tussen de selectie van archieven en de uitwerking van de archiefvisie voldoende is geborgd. Tot slot vragen deze leden welk tijdpad wordt gevolgd en wanneer de Kamer de eerste resultaten tegemoet kunnen zien.

De brief over selectie en de Archiefvisie zijn in samenhang opgesteld. In de innovatieagenda van de Archiefvisie zal deze samenhang handen en voeten krijgen. De invoering van de selectielijst nieuwe stijl en het strategisch informatieoverleg sluiten aan bij de vernieuwingen op de thema’s duurzaamheid en openbaarheid. De nieuwe selectiedoelstelling en het nieuwe waarderingsinstrumentarium worden daarnaast ook geïmplementeerd in het kader van de innovatie van de collectievorming. Ook het tijdpad van de implementatie zal aansluiten bij de ontwikkeling van het digitale werken en de uitvoering van de innovatieagenda (2012–2016). Voor het Rijk betekent dit dat het tijdpad voor de uitvoering van de I-strategie wordt gevolgd. Met VNG, IPO en UvW vindt momenteel constructief overleg plaats over het te volgen tijdpad voor de verschillende medeoverheden. De eerste resultaten, in het bijzonder invoering bij het Rijk van het strategisch informatieoverleg, kunnen worden verwacht in 2013.

De leden van de SP-fractie merken op dat waardering en beheer plaats gaan vinden op het moment van of vlak na het creëren van de informatie. De leden vragen hoe te vroege vernietiging voorkomen kan worden. Wanneer informatie pas op een later moment op waarde wordt geschat (verschillende tijden zorgen immers voor verschillende inzichten), is de betreffende of ermee samenhangende informatie al vernietigd. Hoe kan dit voorkomen worden? Is de «getrapte selectie» aanpak die de Raad voor Cultuur voorstelt niet een beter voorstel om dit risico van te vroege vernietiging te voorkomen?

Het nieuwe waarderingsinstrumentarium is erop toegesneden om in te spelen op veranderende opvattingen over vernietiging en vernietigingstermijnen. In samenhang daarmee is de selectielijst nieuwe stijl geen statisch instrument, maar zal actualisering daarvan periodiek op de agenda van het strategisch informatieoverleg verschijnen. Vooral de trend- en de risicoanalyse stellen de zorgdrager in staat om bij selectiebeslissingen rekening te houden met actuele maatschappelijke ontwikkelingen en recente wijzigingen in de taakuitvoering.

De overgang van de oude naar de nieuwe methodiek zal per zorgdrager in overleg met de betrokken archivaris plaatsvinden. De «getrapte selectie» aanpak van de Raad – die inhoudt dat gedurende deze transitie selectiebeslissingen een voorlopig karakter dragen – acht de staatssecretaris zeker interessant. Hierbij tekent hij aan dat deze aanpak in beginsel hogere beheerslasten voor een zorgdrager met zich meebrengt, omdat er niet wordt vernietigd. De staatssecretaris ziet de getrapte aanpak dan ook beperkt tot welomschreven onderdelen van een informatiehuishouding. Het waarderingsinstrumentarium, met name de risicoanalyse, maakt het goed mogelijk die onderdelen te bepalen. Overigens benadrukt de staatssecretaris dat vernietiging van archiefbescheiden een proces is dat archiefwettelijk is geregeld en geborgd. Zolang informatie nog niet is gewaardeerd, is het ook niet toegestaan die informatie te vernietigen. Er ontbreekt dan immers een wettelijke grondslag. Als dit feitelijk toch voorkomt, wat niet is uit te sluiten, heeft dat te maken met een gebrekkig beheer van de digitale informatie, niet met de methodiek van waarderen.

Voorts merken deze leden op dat door het selectieproces dichter op het primair werkproces te brengen, er efficiënter wordt gewerkt. Zij vragen echter of dan het gevaar van een te pragmatisch oordeel niet te groot is. Is omkering niet logischer: niet de selectielijst aanpassen aan de archiveringspraktijk, maar de praktijk aanpassen aan wat behouden moet worden?

De archiveringspraktijk is en blijft de eigen verantwoordelijkheid van de zorgdrager. Die heeft de wettelijke plicht zijn archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren en hij moet kunnen voldoen aan de eisen om verantwoording af te leggen. De beoogde efficiëntieslag wordt gerealiseerd door de systematiek van de selectielijst te laten aansluiten op de inrichting van de informatiehuishouding. Zorgdragers zijn daartoe zelf het beste in staat. Omdat selectiebeslissingen zodoende direct kunnen worden geïmplementeerd, wordt het proces van waardering en selectie niet alleen efficiënter, maar ook transparanter en effectiever dan wanneer een zorgdrager «boodschappenlijstjes» van te bewaren archiefbescheiden toegeschoven krijgt. Het is de verantwoordelijkheid van de archivaris om een goede aansluiting tussen informatiebeheer en bedrijfsvoering en daarmee een efficiënt en effectief selectieproces voortdurend op de agenda van de zorgdrager te houden en de instrumenten aan te reiken om deze aansluiting zo zorgvuldig mogelijk te realiseren en vast te houden.

Er wordt gesproken over checks and balances in het selectieproces. De leden vragen hoe die checks and balances eruit gaan zien, welke criteria gaan er komen voor de daadwerkelijke selectie. Er wordt nu alleen gesproken over uitgangspunten en algemene kenmerken. Ook de Raad voor Cultuur heeft kritiek op de analysesystemen, ze leveren onvoldoende bescherming tegen te vroege vernietiging. Wat doet de staatssecretaris met dit advies, zo vragen de leden.

De checks and balances bestaan uit:

• 1. toepassing van de drie nieuwe waarderingsinstrumenten, systeemanalyse, trendanalyse en risiocoanalyse, die het mogelijk maken vanuit de te onderscheiden verantwoordelijkheden en belangen adequaat in te spelen op veranderende opvattingen over bewaring en vernietigingstermijnen;

• 2. betrekken van specifieke deskundigen (historici, maatschappijwetenschappers, beleidsdeskundigen) bij het uitvoeren van de drie analyses die tot waardering van informatie leiden;

• 3. mogelijk maken van periodieke actualisering van een selectielijst via het strategisch informatieoverleg;

• 4. toevoeging van een onafhankelijke derde deelnemer als adviseur aan het strategisch informatieoverleg, die het burgerbelang in de ruimste zin in het oog houdt.

Met de Raad voor Cultuur heeft naar aanleiding van zijn advies van 8 juli in de zomer nader overleg plaatsgevonden. Conclusie van dit beraad is dat de verschillen vooral betrekking hebben op het tempo waarin de nieuwe aanpak zal worden ingevoerd en de behoefte aan checks and balances tijdens de overgangsperiode. Afgesproken is om de Raad bij de invoering van de nieuwe aanpak te betrekken en in dat kader te laten meedenken. De staatssecretaris herinnert eraan dat de overstap van de oude naar de nieuwe methodiek per zorgdrager altijd in overleg met de betrokken archivaris zal plaatsvinden.

Tevens merken deze leden op dat er afspraken worden gemaakt met het driehoeksoverleg/strategisch informatieoverleg voor waardering en selectieaanpak. Dit overleg verschuift de nadruk van deskundigheid naar verantwoordelijkheid. De leden betwijfelen of de verantwoordelijke ambtenaar altijd de juiste persoon is om afwegingen te maken met betrekking tot de informatie. Zou dit niet overgelaten moeten worden aan een deskundige? De leden vragen of de staatssecretaris hier op wil reageren.

De essentie van de checks and balances is de combinatie van afwegingen op basis van verantwoordelijkheden en inhoudelijke deskundigheid. Hierbij geschiedt de inhoudelijke voorbereiding door deskundigen en de besluitvorming door de verantwoordelijken. De deskundigheid wordt vooral betrokken in het kader van het toepassen van de drie waarderingsinstrumenten. Het bestuurlijke commitment dat nodig is om effectieve en goed afgewogen selectiebeslissingen te kunnen nemen wordt gerealiseerd door de verantwoordelijken in het strategisch overleg samen te brengen..

De leden vragen verder hoe de aanwijzingsprocedure voor het aanstellen van de derde deskundige wordt vormgegeven. Wat worden de criteria, en hoe groot gaat zijn rol zijn? Hoe beoordeelt de staatssecretaris het advies van de Raad voor Cultuur om een historicus deel te laten uit maken van dit overleg, zo vragen zij.

De criteria voor de onafhankelijk deskundige letten op de deskundigheid ten aanzien van de relaties tussen burgers en overheid en de betekenis en waarde van de informatie van de overheid voor deze relatie. Ook wordt gelet op diens kennis van de beleidsterreinen waarop de betrokken zorgdrager actief is.

Waarborg voor de onafhankelijkheid van de deskundige wordt gevonden in een omschrijving van de deskundigheid en van de positie. Zo mag de onafhankelijk deskundige geen ambtenaar zijn bij het overheidsorgaan, of lid van een bezwaarcommissie, of ander adviesorgaan. Ook mogen er geen financiële of commerciële banden zijn met het overheidsorgaan. De positie van de onafhankelijk deskundige moet zodanig zijn dat hij geen andere belangen heeft in de relatie met het overheidsorgaan. De deskundige krijgt een rol bij het ontwerpen van selectielijsten. Hij wordt betrokken bij het verplichte overleg over ontwerp-selectielijsten. De staatssecretaris geeft aan zich nog te beraden over de aanwijzingsprocedure, die in overeenstemming moet zijn met de rol en positie van de onafhankelijk deskundige. Hij zal u daarover informeren.

Historici zullen worden betrokken in de fase van het opstellen van de trendanalyse en de uitwerking hiervan. De trendanalyse is een van de instrumenten om de informatie inhoudelijk te kunnen waarderen. Dan is het niet meer nodig dat een historicus deel zal uitmaken van het strategisch informatieoverleg.

---

1 Samenstelling:

Leden: Bochove, B.J. van (CDA), voorzitter, Ham, B. van der (D66), Miltenburg, A. van (VVD), Wolbert, A.G. (PvdA), ondervoorzitter, Dibi, T. (GL), Biskop, J.J.G.M. (CDA), Ouwehand, E. (PvdD), Smits, M. (SP), Çelik, M. (PvdA), Jadnanansing, T.M. (PvdA), Dijkgraaf, E. (SGP), Werf, M.C.I. van der (CDA), Dijkstra, P.A. (D66), Ortega-Martijn, C.A. (CU), Bosma, M. (PVV), Dijk, J.J. van (SP), Elias, T.M.Ch. (VVD), Dekken, T.R. van (PvdA), Klaver, J.F. (GL), Lucas, A.W. (VVD), Liefde, B.C. de (VVD), Klaveren, J.J. van (PVV) en Beertema, H.J. (PVV).

Plv. leden: Ferrier, K.G. (CDA), Koşer Kaya, F. (D66), Burg, B.I. van der (VVD), Dam, M.H.P. van (PvdA), Peters, M. (GL), Haverkamp, M.C. (CDA), Thieme, M.L. (PvdD), Wit, J.M.A.M. de (SP), Hamer, M.I. (PvdA), Dijsselbloem, J.R.V.A. (PvdA), Staaij, C.G. van der (SGP), Rouwe, S. de (CDA), Pechtold, A. (D66), Schouten, C.J. (CU), Dille, W.R. (PVV), Kooiman, C.J.E. (SP), Hennis-Plasschaert, J.A. (VVD), Klijnsma, J. (PvdA), Sap, J.C.M. (GL), Harbers, M.G.J. (VVD), Berckmoes-Duindam, Y. (VVD), Gerbrands, K. (PVV) en Mos, R. de (PVV).