Vragen van de leden Ronnes en Omtzigt (beiden CDA) aan de Ministers van Financiën, van Veiligheid en Justitie, de Staatssecretaris van Financiën en de Minister van Defensie over de rapporten van de auditdienst rijk (ingezonden 30 december 2015).

Nader antwoord van Minister Van der Steur (Veiligheid en Justitie) (ontvangen 2 maart 2016)

Vraag 1

Herinnert u zich dat u de lijst van rapporten van de auditdienst rijk over de periode 1 mei 2012 – 31 december 2012 openbaar maakte onder de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) en de lijst vervolgens aan de Kamer stuurde?¹

Vraag 2

Kunt u de lijst van rapporten en adviezen die de Auditdienst rijk in 2015 heeft uitgebracht openbaar maken? Kunt u per uitgebracht rapport aangeven of en wanneer het aan de Kamer is aangeboden, en of dat openbaar was of vertrouwelijk?

Vraag 3

Herinnert u zich nog dat rapporten van de Auditdienst rijk over de privacy-audit WPG 2015 van de politie², het accountantsrapport bij de voortgangsrapportage ruimte voor de rivier³, de Audit Centraal Informatiepunt Telecommunicatie⁴, de audit fase 1 verbetermaatregelen 112 voorzieningen⁵ dit najaar aan de Kamer zijn aangeboden, en dat sommige van deze rapporten al meer dan een jaar oud waren bij aanbieding?

Vraag 4

Kunt u de resultaten in de vorm van conclusies en rapporten van de volgende zes aangekondigde onderzoeken in het jaarplan van de Auditdienst rijk over 2015⁶ aan de Kamer te doen toekomen?

• a. Het tussentijdse rijksbrede beeld (pag. 13)

• b. Het rijksbrede onderzoek naar digitaal documentenbeheer (pag. 14 en pag. 32)

• c. De rapporten bij V&J over verandermanagement en bezuinigingen (beiden op pag. 21)

• d. ICT en informatievoorziening bij de Belastingdienst (pag 24)

• e. De bedrijfsvoering bij defensie (pag. 26)

Nader antwoord

Op 19 februari heeft de Minister van Financiën u de antwoorden op de Kamervragen van de leden Ronnes en Omtzigt over de rapporten van de Auditdienst Rijk toegezonden (Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2015–2016, nr. 1607). Zoals daarbij toegezegd, doe ik u hierbij de resultaten toekomen van de onderzoeken bij VenJ over verandermanagement en bezuinigingen⁷. Bij een aantal onderzoeken geef ik een korte toelichting op de betreffende rapporten en memo’s die ik tevens via www.rijksoverheid.nl beschikbaar zal stellen. Het rapport dat als vertrouwelijk is aangemerkt doe ik uw Kamer vertrouwelijk toekomen⁸.

Openbare rapporten

Hieronder treft u een opsomming van de gevraagde rapporten en memo’s aan. De nummering is in overeenstemming met de brief van de Minister van Financiën.

Nr.	Audit titel
42	Onderzoek verbeterplan Inkoop Nationale Politie (verandermanagement)
47	Rapport van bevindingen standaardzaken (bezuinigingen).
48	Implementatie algemene maatregel van bestuur elektronisch proces verbaal (verandermanagement).
49	Memo Resultaten Quick Scan Besturen en Bekostigen OM (verandermanagement)
59	Tussentijds beeld Validatie PI Veenhuizen Businesscase 2014 (verandermanagement, staat ook op de lijst van het Ministerie van BZK)
62	Audit personele frictiekosten 2014 DJI (verandermanagement)
63	Quick scan Audit Masterplan DJI (verandermanagement)
66	Evaluatie gebruik informatieknooppunt NCTV (2015 Q1) (verandermanagement)
67	Gezamenlijke aanpak Biometrie (bezuinigingen)
68	Evaluatie projecten directie huisvesting (verandermanagement)

Toelichting openbare rapporten

42. Onderzoek verbeterplan Inkoop Nationale Politie

Het ADR-rapport «Onderzoek verbeterprogramma inkoop Nationale Politie» heb ik reeds op 17 juni 2015 aan uw Kamer gezonden(bijlage bij Kamerstuk 29 628, nr. 538). In de begeleidende Kamerbrief heb ik een toelichting gegeven op de belangrijkste bevindingen uit het rapport⁹.

47 Rapport van bevindingen standaardzaken

In het kader van de inwerkingtreding van de AMvB elektronisch proces-verbaal en de wens van het Openbaar Ministerie (OM) om papieren dossiers zoveel mogelijk uit het proces te elimineren is een voorziening gerealiseerd in het Geïntegreerde Proces Systeem (GPS) om gescande processen-verbaal digitaal te ondertekenen. De volgende stap voor het OM is dat van substitutie of vervanging, zodat gescande processen-verbaal van standaardzaken die de status van «kopie conform» hebben het originele document vervangen en het papieren document kan worden vernietigd. Eén OM-onderdeel (arrondissementsparket Noord-Nederland) heeft samen met de Justitiële Informatiedienst (Justid) stappen ondernomen om de vervanging onder substitutie conform wettelijke voorschriften in te richten. De Auditdienst Rijk is gevraagd om inzicht te geven in de inrichting van het organisatorische deel van het vervangingsproces van standaardzaken.

De bevindingen van de ADR hebben geleid tot een inventarisatie en uitvoering van een aantal maatregelen om het proces in overeenstemming te brengen met de huidige regelgeving. Dit heeft geleid tot de vaststelling van het Handboek digitalisering Arrondissementsparket Noord-Nederland, vervanging standaardzaken, zoals vastgesteld in december 2015. De authenticiteit en integriteit van dit vervangingsproces is daarmee geborgd, zodat tot daadwerkelijke vervanging van het papieren origineel door het digitale origineel kan worden overgegaan. Het OM beschikt inmiddels over een tijdelijke beheersorganisatie Centraal Archief voor het bewerken en schonen van zaaksgebonden papieren archieven en bijbehorende digitale gegevens. Hier wordt ook kennis en expertise opgebouwd met betrekking tot digitale dossiers.

48 Implementatie algemene maatregel van bestuur elektronisch proces verbaal

Op verzoek van het Openbaar Ministerie heeft de ADR onderzoek gedaan naar de kwaliteit van het proces «elektronisch Proces-Verbaal (ePV)» bij vijf arrondissementsparketten. De eisen die gesteld worden aan een kopie conform proces-verbaal zijn vastgelegd in een AMvB¹⁰. De rapportage is 15 januari 2015 aan het OM aangeboden. De ADR stelt vast dat het proces bij de geselecteerde Parketten in opzet overeenkomt met het landelijk vastgestelde proces. Door de ADR is ook geconstateerd dat uit deelwaarnemingen blijkt dat de uitvoering van het proces niet geheel conform de regelgeving dan wel het landelijk proces verloopt. Naar aanleiding van deze concrete bevindingen is de Directeuren Bedrijfsvoering van alle parketten gevraagd het proces in overeenstemming te brengen met de regelgeving. Gebleken is dat de procedure zoals vastgesteld in het besluit elektronisch proces-verbaal (2011) erg arbeidsintensief is en weinig toevoegt aan de geautomatiseerde controle op volledigheid. In het Wetsvoorstel Digitale Processtukken¹¹, dat onlangs is aanvaard door uw Kamer, wordt beoogd het gebruik van digitale processtukken te faciliteren en daartoe een «techniekonafhankelijke» regeling aan te bieden aan de rechtspraktijk. Deze wet zal de grondslag vormen voor een nieuw AMvB op basis waarvan goede en betrouwbare alternatieven kunnen worden ontwikkeld voor de huidige procedure.

49. Memo Resultaten Quick Scan Besturen en Bekostigen OM

Het OM en het ministerie zijn in een gezamenlijk programma bezig om een nieuw besturings- en bekostigingssysteem voor het OM in te voeren. De ADR heeft op verzoek van het OM een quick scan uitgevoerd om een beeld te krijgen van de betrouwbaarheid van de gebruikte productie- en kostprijsgegevens van het OM in het nieuwe systeem. Uitkomst van de scan is dat een aantal resultaten is bereikt, maar dat op het gebied van het meten van de instroom en uitstroom/productie van zaken, de procesbeschrijvingen en AO en de beheerorganisatie nog een aantal stappen gezet moeten worden alvorens invoering kan plaatsvinden. In het vervolg van het programma zijn deze aanbevelingen opgepakt. De informatiesystemen zijn of worden nog aangepast om aan de informatiebehoefte te voldoen. Hiertoe zijn registratierichtlijnen en beschrijvingen zijn opgesteld. Aan de inrichting van de beheerorganisatie is begonnen.

59 Tussentijds beeld Validatie PI Veenhuizen Businesscase 2014

De ADR is door DJI en Rijksvastgoed bedrijf gevraagd de plausibiliteit van De businesscase PI Veenhuizen te valideren en een schriftelijk assurance rapport met beperkte mate van zekerheid te verstrekken. De businesscase geeft een financiële doorrekening van drie onderzochte scenario’s:

• 1. het bouwen van een nieuwe inrichting;

• 2. het transformeren van de twee bestaande locaties;

• 3. het transformeren van één locatie.

De ADR heeft de volgende tussentijdse bevindingen gedaan: de scenario’s zijn generiek, grofmazig en geven geen inzicht in de verwachte kosten. Er is onvoldoende draagvlak voor de Businesscase zoals die nu voorligt. Naar aanleiding hiervan heeft de directeur DJI opdracht gegeven om te komen tot een aangepast ambitiedocument dat uiteindelijk zal leiden tot een meer realistisch renovatieplan, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de bestaande bouwkundige mogelijkheden en die gericht is op een zo efficiënt mogelijke exploitatie.

62 Audit personele frictiekosten 2014 DJI

De ADR is door de hoofddirecteur DJI gevraagd inzicht te verschaffen in de financiële risico’s en beheersrisico’s rondom personele frictie. De ADR heeft geconcludeerd dat een herijking van het frictiekostenbudget DJI houvast kan verschaffen voor betere beheersing van de frictiekosten. De raming moet zijn gebaseerd op actuele veronderstellingen en schattingen die DJI kan relateren aan de uitputting van het budget en nieuwe ontwikkelingen. Naar aanleiding van dit onderzoek wordt als onderdeel van de P&C-cyclus elke vier maanden een actualisatie van de meerjarenraming opgesteld, met als doel om vast te stellen of het beschikbare budget personele frictie toereikend is. Daarnaast worden elke twee maanden de geactualiseerde meerjarenramingen en ontwikkelingen die daarop van invloed kunnen zijn besproken.

63 Quick scan Audit Masterplan DJI

De ADR heeft op verzoek van DGSenB een quick scan uitgevoerd om inzicht te krijgen in de risico’s van de beheersing van de implementatie van het Masterplan en de voortgang van de maatregelen. De ADR stelt vast dat bij de uitwerking in de implementatieplannen weinig aandacht is besteed aan kwaliteitsborging: de focus is gelegd op de planning, de financiële en personele gevolgen en de risicoanalyse. De ADR beveelt aan om de kwaliteitsborging te evalueren. Voorts kan de ADR niet vaststellen of het risicomanagement rond de implementatie van het Masterplan in de praktijk goed functioneert. Het gaat hier vooral om de identificatie van nieuwe risico’s en het monitoren van beheersmaatregelen. De kwaliteitsborging is ondergebracht in de P&C-cyclus van DJI en de geleidelijke invoering van alle maatregelen van het masterplan moeten erin voorzien dat de kwaliteit van de dienstverlening gegarandeerd kan blijven. DJI heeft besloten om risico-management – ook op de implementatieplannen – op te nemen als regulier instrument in de bedrijfsvoering.

66 Evaluatie gebruik informatieknooppunt NCTV (2015 Q1)

Eind 2009 is in het kader van een versterkingstraject voor de nationale crisisbeheersingsorganisatie besloten te gaan werken met een systeem (Informatieknooppunt NCTV) om tijdens crises informatie te delen. De ADR heeft op verzoek van het Interdepartementaal Overleg Crisisbeheersing eind 2014 onderzocht of contractverlenging voor het gebruik van het Informatieknooppunt NCTV opportuun was. De ADR heeft geconcludeerd dat het systeem zeer beperkt gebruikt werd om informatie uit te wisselen. Gebruikers gaven aan de toegevoegde waarde beperkt te vinden en niet te vinden opwegen tegen de kosten van het systeem. Het systeem werd als gebruiksonvriendelijk ervaren en gaf geen snel overzicht van de situatie. Op basis van de audit is interdepartementaal in de Stuurgroep Nationale Veiligheid besloten het systeem niet langer te gebruiken en de contracten hiervoor op te zeggen. In geval van crises wordt vanaf dat moment het ook door de Veiligheidsregio’s gebruikte Landelijk Crisis Managementsysteem (LCMS) gebruikt voor de beeldvorming tijdens een crisis. Tijdens de Troonswisseling en de Nuclear Security Summit (NSS) is ervaring opgedaan met het gebruik van LCMS.

67 Gezamenlijke aanpak Biometrie

De ADR is in 2015 gevraagd in de voorbereidingsfase van het project «Gezamenlijke aanpak Biometrie» kritisch mee te lezen bij de door de projectorganisatie opgestelde beschrijving van een voorstel van een mogelijke governance, inclusief het daarbij behorende mogelijke financieringsmodel. Het project is nog in voorbereiding en bevindt zich momenteel in een overgang van voorbereiding naar de projectfase. De ADR doet onder andere aanbevelingen over het voldoen aan wet- en regelgeving, rollen van belanghebbenden en functionarissen, het uitvoeren van een gezamenlijke risicoanalyse, de eisen aan beheerpartijen, het harmoniseren van processen en het draagvlak, de keuze voor de verdeelsleutel in het financieringsmodel en de frictiekosten. De bevindingen zijn verwerkt in een nieuwe versie van de beschrijving of als aandachtspunten geformuleerd voor de nadere uitwerking van het governance- en financieringsmodel. In de voorbereidingsfase zijn door de betrokken onderdelen gezonde discussies gevoerd, die hebben geresulteerd in nieuwe door alle betrokken onderdelen gedragen producten.

68 Evaluatie projecten directie huisvesting

De Projectendirectie Huisvesting (PDH) is begin 2011 opgericht en had oorspronkelijk het karakter van tijdelijke projectendirectie. Aan de ADR is gevraagd de opzet en werking te evalueren en advies uit te brengen over de meerwaarde van de directie naar de toekomst. De ADR heeft geconcludeerd dat PDH meerwaarde heeft en goed functioneert en heeft aanbevolen om de tijdelijke directie om te zetten in een vaste directie. Met ingang van 1 februari 2016 is de PDH omgezet in een vaste Directie Huisvesting (DH).

Vertrouwelijk rapport

Nr.	Audit titel
60	Aansluittoets Rijkspas DJI Locatieprocessen DJI Locaties (verandermanagement)

Toelichting

60 Aansluittoets Rijkspas DJI Locatieprocessen DJI Locaties

Voor invoering van de Rijkspas bestaat een interdepartementaal ontwerp dat eisen stelt aan de inrichting en uitvoering van de operationele Rijkspasprocessen bij de departementen. Iedere deelnemende organisatie dient haar operationele Rijkspasprocessen te laten toetsen voordat zij gaat aansluiten bij de Rijkspas. De ADR is gevraagd deze aansluittoets uit te voeren. Samen met toetsen op het gebied van veiligheid en identitymanagement vormt dit onderzoek de basis voor de beoordeling of en zo ja onder welke voorwaarden DJI de Rijkspas in gebruik kan nemen. De rapportage van de ADR over deze aansluittoets Rijkspas DJI bevat bedrijfsvertrouwelijke informatie en is derhalve van invloed op de veiligheid van DJI-locaties. In dit rapport worden de operationele Rijkspasprocessen binnen de inrichtingen van DJI beoordeeld. Deze operationele processen zijn onderdeel van een keten die in zijn geheel de toegangscontrole binnen de rijksoverheid regelt.

Openbaarmaking is niet gewenst vanwege de bedrijfsveiligheid van de Rijksdienst.

---

1 Kamerstuk 33 605, nr. 13

2 Kamerstuk 33 842, nr. 3

3 Kamerstuk 30 080, nr. 78

4 Kamerstuk 34 300-VI, nr. 6

5 Kamerstuk 29 628, nr. 560

6 Kamerstuk 33 930, nr. 21

7 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl

8 Ter vertrouwelijke inzage gelegd, alleen voor de leden, bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer

9 Kamerstuk 29 628, nr. 538

10 Stb. 2011, nr. 15

11 Kamerstuk 34 090, nr. 2