Besluit van de Staatssecretaris van Buitenlandse Zaken van 21 september 2025, nr. BZ252014 tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025)

De Staatssecretaris van Buitenlandse Zaken,

Gelet op de artikelen 6 en 7 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken;

Gelet op artikelen 5.1 en 7.2 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006;

Besluit:

Artikel 1

Voor subsidieverlening op grond van de artikelen 5.1 en 7.2 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 met het oog op subsidiëring van activiteiten die bijdragen aan het herstel en de wederopbouw van Oekraïne, gelden voor de periode vanaf inwerkingtreding van dit besluit tot en met 31 december 2026 de als bijlage bij dit besluit gevoegde beleidsregels.

Artikel 2

• 1. Aanvragen voor subsidie in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025 worden ingediend vanaf 30 januari 2026 10:00 uur tot en met 30 april 2026 17:00 uur Nederlandse tijd.

• 2. Aanvragen voor subsidie in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025 worden ingediend aan de hand van een door de minister beschikbaar gesteld formulier en voorzien van de op het aanvraagformulier gevraagde bescheiden¹.

• 3. Voorafgaand aan het indienen van de aanvraag voor subsidie in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025 dient de aanvrager in de periode vanaf 17 oktober 2025 10:00 uur tot en met 21 november 2025 17:00 uur Nederlandse tijd een quick scan in.

• 4. Quick scans worden ingediend aan de hand van een door de minister beschikbaar gesteld formulier en voorzien van de op het quick scan formulier gevraagde bescheiden.

Artikel 3

Voor subsidieverlening in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025 geldt voor de periode vanaf inwerkingtreding van dit besluit tot en met 31 december 2026 een subsidieplafond van € 26,5 miljoen.

Artikel 4

Het Besluit van de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp van 16 augustus 2024, nr.BZ2404502 tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024)² wordt ingetrokken, met dien verstande dat dit besluit van toepassing blijft op subsidies die op grond hiervan zijn of nog worden verstrekt.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 januari 2027, met dien verstande dat het besluit van toepassing blijft op aanvragen die voor die datum zijn ingediend en subsidies die voor die datum zijn verleend.

Dit besluit zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Buitenlandse Zaken, namens deze, de directeur-Generaal Internationale Samenwerking, P. Grotenhuis

BIJLAGE

1. Achtergrond

Sinds de start van de Russische invasie van Oekraïne zijn de noden in Oekraïne enorm en deze nemen nog altijd toe. Het Rapid Damage and Needs Assessment (RDNA4) van de Oekraïense autoriteiten, de Wereldbank en de Europese Commissie becijferde begin 2025 de totale wederopbouwkosten op 524 miljard USD (voorjaar 2024 was dit nog 486 miljard USD). Sindsdien zijn grootschalige aanvallen doorgegaan en is de schade nog verder toegenomen. Het land heeft grote behoefte aan steun in velerlei sectoren.

De hulpbehoefte van Oekraïne is dermate groot dat het cruciaal is om de private sector te ondersteunen in zijn bijdrage aan duurzaam herstel om zo de druk op de Oekraïense publieke sector te verlichten. Om ondernemingen en maatschappelijke organisaties te ondersteunen om vraaggestuurd bij te dragen aan wederopbouw en duurzame economische ontwikkeling van Oekraïne heeft de toenmalige Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in 2023 besloten het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit op te zetten. Na de eerste openstelling in 2023–2024 is er via het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024 een tweede openstelling geweest in 2024–2025. Gelet op de voortdurende grote behoefte aan steun en op basis van de ervaringen met de eerste twee openstellingen en de daaruit voortvloeiende gewenste wijzigingen, heeft de Staatssecretaris van Buitenlandse Zaken besloten om een nieuwe ronde open te stellen in het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025 (hierna: subsidieprogramma).

De minister stelt met het subsidieprogramma middelen beschikbaar voor projecten van partnerschappen van ondernemingen en maatschappelijke organisaties die bijdragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, uitgezonderd humanitaire noodhulp³. Het moet bij de projecten gaan om activiteiten in één of meer van de volgende sectoren: gezondheidszorg, water, circulaire bouw, duurzame energie of landbouw. Dit zijn sectoren waar de noden in Oekraïne hoog zijn en waar Nederland een toegevoegde waarde kan bieden. Het gaat daarbij om projecten die als gevolg van marktfalen zonder financiële steun niet realiseerbaar zijn.

Specifiek is het subsidieprogramma bedoeld voor projecten met een concreet en tastbaar resultaat aan het einde van het project. Dat betekent dat haalbaarheidsstudies, pilots en projecten op basis van technologieën die nog in een experimentele fase zitten niet in aanmerking komen voor subsidie. Tevens gaat het om projecten waaruit een bredere lokale economische en maatschappelijke ontwikkeling voortkomt. Het gaat om projecten die een lange-termijneffect hebben op de lokale gemeenschap of op een keten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties, en dus niet om projecten die uitsluitend ten goede komen aan één (groep van) onderneming(en) of één maatschappelijke organisatie. Het betreft projecten die niet-commercieel financierbaar zijn en die de Oekraïense publieke sector verlichten bij de wederopbouw.

Nederland streeft ernaar om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de prioriteiten van de Oekraïense regering ten aanzien van wederopbouw en structureel herstel van de Oekraïense economie en samenleving. De Oekraïense overheid werkt met een systeem om wederopbouwplannen en daarvoor beschikbaar gestelde middelen te prioriteren. Hiertoe plaatsen alle lagen van de overheid – lokaal, regionaal en nationaal – de voor hen belangrijke wederopbouwprogramma’s en -projecten in een database, genaamd DREAM. Een commissie van de landelijke overheid prioriteert deze projecten. De projecten die de hoogste prioriteit hebben staan in een subsectie van de DREAM-database, die Single Project Pipeline (SPP) wordt genoemd⁴. Momenteel is de DREAM-database nog in ontwikkeling. Aanvragers leggen bij voorkeur aantoonbaar contact met de lokale overheid waar het project zal gaan plaatsvinden, om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de lokale prioriteiten. Regionale en lokale overheden zijn momenteel bezig om hun prioritaire projecten op te nemen in de DREAM-database.

Nederlandse ondernemingen hebben veel ervaring in de specifieke sectoren waarvoor het subsidieprogramma openstaat. Het faciliteren van het leveren van een lange-termijnbijdrage door het (Nederlandse) bedrijfsleven wordt daarom van belang geacht voor het bereiken van de doelstellingen. Ter illustratie volgt hierna voor de specifieke sectoren een beschrijving van het type projecten dat het subsidieprogramma beoogt te financieren, gekoppeld aan waar de noden hoog zijn:

Gezondheidssector

Voor de gezondheidszorgsector wordt gezocht naar projecten die zijn gericht op uitbreiding of herstel van capaciteit en eventueel gedeeltelijk, maar niet uitsluitend, op modernisering.

Voor Mental Health and Psychosocial Support (MHPSS) wordt gezocht naar projecten die aansluiten bij de bredere programma’s van de Oekraïense overheid en waarbij methodieken worden gebruikt die door de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) zijn geaccepteerd.

Watersector

Voor de watersector wordt gezocht naar projecten die gericht zijn op het herstel van de drinkwatervoorziening (vodokanals) en van waterzuiveringsinstallaties.

Circulaire bouw

Voor circulaire bouw wordt gezocht naar projecten die gericht zijn op het ontwikkelen, gebruiken of hergebruiken van gebouwen, gebieden en infrastructuur, zonder natuurlijke hulpbronnen onnodig uit te putten, de leefomgeving te vervuilen en ecosystemen aan te tasten. Bouwen op een wijze die economisch verantwoord is en bijdraagt aan het welzijn van mens en dier, nu en later. In het bijzonder wordt gezocht naar projecten gericht op huisvesting en sociale infrastructuur.

Duurzame-energiesector

Voor de duurzame-energiesector wordt gezocht naar projecten die bijdragen aan de decentralisatie van opwekcapaciteit, energie-efficiëntie en/of energieopslag en die gericht zijn op hernieuwbare energietechnologieën (inclusief groen gas voor lokaal gebruik in Oekraïne). Projecten zijn daarmee oplossingen die niet direct de gecentraliseerde Oekraïense opwekcapaciteit kunnen vervangen, maar die wel al op korte termijn effect kunnen sorteren en zo hun waarde bewijzen voor het Oekraïense energiesysteem. Het gaat dus niet om projecten die primair voorzien in de energiebehoefte van een enkele onderneming waarmee het net wordt ontlast. De minister verwelkomt wel projecten die voorzien in een onafhankelijke energievoorziening voor sociale infrastructuur, zoals ziekenhuizen en scholen.

Landbouw

Voor landbouw wordt gezocht naar projecten in de agrologistiek op het gebied van opslag, koeling en distributie die vanwege wereldwijde en lokale voedselvoorziening en -zekerheid een publiek karakter hebben en daarmee een breder maatschappelijk belang dienen. In het bijzonder – maar niet uitsluitend – is er behoefte aan projecten in de agrologistiek, inclusief opslag, koeling en distributie en irrigatie.

Sector-onafhankelijk

In zijn algemeenheid dragen projecten bij aan de reconstructie van voorzieningen die door de oorlog beschadigd of vernietigd zijn. Of bijvoorbeeld aan lokale werkgelegenheid of de arbeidsinzetbaarheid (kennis, kunde, mentale en fysieke gezondheid) van Oekraïense burgers. Waar mogelijk dragen projecten ook bij aan verbetering van de positie van kwetsbare groepen, waaronder vrouwen, jongeren en oorlogsveteranen.

2. Uitvoerder

De minister heeft de uitvoering van het subsidieprogramma opgedragen aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), agentschap van het Ministerie van Economische Zaken. RVO zal het subsidieprogramma uitvoeren namens de minister op grond van een aan RVO verleend mandaat.

3. Begrippen

In dit subsidieprogramma wordt verstaan onder:

− Economische activiteit:

iedere activiteit waarbij goederen of diensten op een markt worden aangeboden;

− Groep:

een groep is een economische eenheid, waarin organisatorisch zijn verbonden:

• a. een privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect:

  • 1° meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan,

  • 2° volledig aansprakelijk vennoot is van, of

  • 3° overwegende zeggenschap heeft over, een of meer rechtspersonen, en

• b. laatstbedoelde rechtspersoon/rechtspersonen;

− Fiscale eenheid:

een fiscale eenheid is een groep van meerdere ondernemingen die gezien wordt als één onderneming voor een bepaalde belastingsoort;

− Maatschappelijke organisatie:

een niet op winst gerichte, niet aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie, met een maatschappelijk oogmerk, beschikkend over private rechtspersoonlijkheid in het land waar de organisatie statutair is gevestigd, en is ook als zodanig geregistreerd. De organisatie is niet door een overheidsinstantie opgericht, dan wel is na oprichting door een overheidsinstantie geheel verzelfstandigd;

− Minister:

de Minister van Buitenlandse Zaken;

− Onderneming:

een rechtspersoon die economische activiteiten uitvoert, niet zijnde een maatschappelijke organisatie;

− Partnerschap:

een niet over rechtspersoonlijkheid beschikkend contractueel samenwerkingsverband, bestaande uit partners met ieder eigen private rechtspersoonlijkheid, gericht op de realisering van gezamenlijk onderschreven doelstellingen door uitvoering van activiteiten op een zodanige wijze dat elk van de partners een deel van de daartoe benodigde inspanningen levert en een deel van de daarmee gepaard gaande risico’s draagt;

− Penvoerder:

de partner in een partnerschap die namens het partnerschap de subsidie aanvraagt. Indien de aanvraag wordt gehonoreerd, is de penvoerder de subsidieontvanger en als zodanig volledig aanspreekbaar en verantwoordelijk jegens de minister voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen.

4. Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2025

4.1 Doel

Het subsidieprogramma heeft als doel om in samenwerking met het bedrijfsleven, specifiek ter verlichting van de Oekraïense publieke sector, bij te dragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, in de sectoren gezondheidszorg, water, circulaire bouw, duurzame energie of landbouw, zoals omschreven in hoofdstuk 1.

4.2 Wie kunnen in aanmerking komen voor een subsidie

Met het subsidieprogramma wil de minister partnerschappen ondersteunen, namens welke een penvoerder een subsidie aanvraagt.

Aan (de partners van) het partnerschap worden de volgende eisen gesteld:

• Elke partner is ofwel een onderneming ofwel een maatschappelijke organisatie.

• Het partnerschap moet bestaan uit minimaal twee en maximaal zes partners, waaronder tenminste één lokale in Oekraïne statutair gevestigde organisatie met kennis van de lokale context en tenminste één onderneming met een statutaire zetel in Nederland.

• Elke partner heeft aantoonbare expertise op het gebied van het soort activiteiten als die waarop de door hem in het kader van het partnerschap uit te voeren activiteiten betrekking hebben. Daartoe dient elke partner te beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten gericht op de sector waarop het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd zich richt, ervaring welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan.

• Elke partner heeft aantoonbaar structureel gewaarborgde en voldoende capaciteit voor de uitvoering van de door hem in het kader van het partnerschap uit te voeren activiteiten.

• Alle partners moeten noodzakelijk zijn voor het behalen van de doelstelling van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd door aantoonbaar een duidelijke en significante rol binnen het partnerschap te vervullen, welke blijkt uit het projectplan.

• Elke partner heeft een oprichtingsdatum daterend van vóór 15 augustus 2023.

• Het partnerschap moet gevormd zijn voorafgaand aan de indiening van de aanvraag.

• Elke partner dient financieel stabiel te zijn en aantoonbaar zorg te kunnen dragen voor zijn eigen bijdrage in de kosten van de subsidiabele activiteiten (zie paragraaf 4.6).

Partnerschappen die al eerder aantoonbaar succesvol hebben samengewerkt scoren beter dan partnerschappen die voor het eerst samenwerken (zie hoofdstuk 7).

De rol van penvoerder wordt vervuld door een onderneming of maatschappelijke organisatie met een statutaire zetel in Nederland. Verder dient de penvoerder:

• minimaal 3 FTE⁵ in loondienst⁶ te hebben wat wordt aangetoond uit bij de aanvraag in te dienen stukken (zoals een verzamelloonstaat), waarbij in het geval van een groep of fiscale eenheid dit voor de groep of fiscale eenheid als geheel geldt;

• te beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten in Oekraïne, ervaring welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan;

• aantoonbaar in staat te zijn tot een adequaat financieel beheer om een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten te kunnen waarborgen;

Wanneer de penvoerder niet minimaal twee jaar ervaring heeft in Oekraïne, geldt ten aanzien van het aantonen en beoordelen van de aanwezige ervaring dat de penvoerder ook de ervaring mag opvoeren van personeel dat deze ervaring eerder in dienst van een andere organisatie heeft opgedaan.

De penvoerder moet aantonen dat alle partners van het partnerschap een integriteitsbeleid⁷ hebben vastgesteld en procedures hebben ingevoerd om aan dat beleid invulling te kunnen geven binnen de eigen organisaties. Dit integriteitsbeleid en deze procedures zijn er om ernstige vormen van grensoverschrijdend gedrag, daaronder onder andere begrepen seksuele misdragingen, jegens medewerkers en derden bij de uitvoering van de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft, door de partners en de door hen ingeschakelde partijen, zo veel mogelijk te voorkomen, in voorkomend geval te onderzoeken, met passende maatregelen zo spoedig mogelijk te doen beëindigen en de gevolgen daarvan te mitigeren. De procedures zijn zodanig ingericht dat een tijdige melding van incidenten aan RVO is gewaarborgd.

Oekraïense (semi-)overheidsinstellingen kunnen niet in aanmerking komen voor subsidie in het kader van dit subsidieprogramma (niet direct als penvoerder noch als partner in het partnerschap). Het is wel mogelijk om deze instellingen te betrekken als begunstigde of door (leden van) het partnerschap te worden ingeschakeld bij de projecten in het kader van de te behalen doelstellingen. Eventuele kosten van deze instellingen kunnen door de aanvrager (penvoerder) worden opgevoerd als 'kosten derden' als bedoeld in paragraaf 5.2 (het zijn dan kosten die de aanvrager maakt door het betalen van een factuur van deze instelling).

4.3 Adviestraject

Als een penvoerder overweegt namens een partnerschap een aanvraag voor subsidie in te dienen, dan geldt dat eerst een verplicht adviestraject moet worden gevolgd, aan de hand van een daartoe ingediende ‘quick scan’⁸. Het adviestraject eindigt met een advies van een RVO-adviseur aan de penvoerder. De uitkomst van het adviestraject is niet bindend. Het is aan de penvoerder om wel of niet een subsidieaanvraag in te dienen. Als de penvoerder vervolgens besluit om een aanvraag in te dienen, is en blijft het altijd de verantwoordelijkheid van de penvoerder om aan te tonen dat aan de vereisten om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen wordt voldaan.

Quick scans kunnen worden ingediend tot uiterlijk 21 november 2025 17:00 uur Nederlandse tijd.

4.4 Subsidiabele activiteiten

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van dit subsidieprogramma moet de aanvraag betrekking hebben op een planmatige integrale aanpak van activiteiten die bijdragen aan één gezamenlijk doel (ook wel te noemen: project).

Het project:

• draagt bij aan het doel in paragraaf 4.1: het specifiek ter verlichting van de Oekraïense publieke sector bijdragen aan de wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, in de sectoren gezondheidszorg, water, circulaire bouw, duurzame energie en/of landbouw (bijvoorbeeld door het voorzien in toegang tot (drink)water, duurzaam opgewekte energie of uitbreiding of herstel van noodzakelijke gezondheidszorg);

• speelt in op de lokale nood in Oekraïne, en

• heeft betrekking op de verbetering van de leefomstandigheden van de lokale bevolking.

In ieder geval niet-subsidiabel zijn activiteiten:

• waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;

• die commercieel financierbaar zijn;

• op basis van technologieën die nog in een experimentele fase zitten; of

• inhoudende humanitaire noodhulp⁹.

4.5 Looptijd van de activiteiten

De activiteiten hebben een minimale looptijd van een half jaar en een maximale looptijd van vier jaar. De activiteiten moeten starten binnen twee maanden na subsidieverlening.

4.6 Omvang van de subsidie

De subsidie bedraagt per aanvraag maximaal 90% van de totale subsidiabele kosten, met een minimum van € 500.000, en tot een maximum van € 4.000.000.

Per partner, en indien van toepassing per groep of fiscale eenheid waartoe een partner behoort, worden hoogstens voor maximaal twee projecten subsidies verleend waarbij toekenningen van subsidies bij eerdere subsidierondes van de Oekraïne partnerschapsfaciliteit¹⁰ meetellen. Het maakt hierbij niet uit of de organisatie van de partner penvoerder of partner niet zijnde penvoerder is. Dit betekent dat, zodra aan een organisatie als penvoerder of partner in een partnerschap, dan wel aan een rechtspersoon in een groep of fiscale eenheid waarvan hij deel uitmaakt, als penvoerder of partner in een partnerschap twee maal subsidie is verleend, de later ontvangen aanvragen waarbij deze organisatie of een rechtspersoon van de groep of fiscale eenheid betrokken is, zullen worden afgewezen.

De partners dekken, als partnerschap, in totaal ten minste 10% van de totale subsidiabele kosten uit eigen middelen of uit middelen verkregen van derden, anders dan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De partners die financieel bijdragen, moeten middels twee jaarrekeningen en actuele halfjaarcijfers aantonen dat zij in staat zijn deze eigen bijdrage te financieren.

5. Subsidiabele kosten

5.1 Uitgangspunten

Voor het bepalen van (de omvang van) de kosten die in aanmerking kunnen worden genomen bij het bepalen van de hoogte van de te verlenen subsidie gelden de volgende uitgangspunten:

• kosten moeten aantoonbaar redelijk, logisch en noodzakelijk¹¹ zijn;

• kosten moeten naar hun aard passend zijn bij de betreffende partner die de kosten maakt;

• kosten moeten direct gerelateerd zijn aan de uitvoering van de activiteiten en mogen geen onvoorziene kosten zijn;

• kosten moeten worden gemaakt na de indiening van de aanvraag;

• interne kosten worden zonder winstopslag in aanmerking genomen;

• kosten worden aan lokale maatstaven en op redelijkheid getoetst;

• voor kosten van projectmanagement en coördinatie geldt een maximum van 10% van de totale subsidiabele kosten;

• kosten gemaakt na de datum waarop de uitvoering van het project is afgerond zijn niet subsidiabel, met uitzondering van kosten voor de verplichte controle door een externe, onafhankelijke accountant ten behoeve van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

5.2 Subsidiabele kosten

Subsidiabele kosten zijn de volgende door de partners zelf te maken kosten:

• a. Personeelskosten: het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van de activiteiten hebben gemaakt vermenigvuldigd met € 87,50 waarin zowel de directe loonkosten als daaraan toegerekende indirecte kosten zijn begrepen. Hierbij geldt een maximum van € 700,– per dag. In afwijking op dit vaste uurtarief wordt het uurtarief voor personeel van partners in het buitenland naar lokale maatstaven vastgesteld tot ten hoogste het maximale uurtarief.

• b. Afschrijvingskosten van activa, met uitzondering van grond en bestaande gebouwen, gedurende de looptijd van de activiteiten. De grondslag voor het bepalen van de afschrijvingskosten is de aanschafprijs, rekening houdend met de eventuele restwaarde en vermeerderd met eventuele aanpassingskosten. Als activa, met uitzondering van grond en bestaande gebouwen, na afloop van de looptijd van de activiteiten aan een organisatie in Oekraïne, die niet tot de groep of fiscale eenheid behoort van de partner die overdraagt, wordt overgedragen dan kan de kostprijs van deze activa als subsidiabele kosten worden opgevoerd.

• c. Kosten derden: op factuur aantoonbare aan derden verschuldigde kosten.

• d. Reiskosten: internationale reiskosten en interlokale reiskosten buiten Nederland op basis van economy class.

• e. Verblijfkosten: de maximale vergoeding voor verblijfkosten is het aantal overnachtingen maal de logies- en overige kosten conform de Daily Subsistence Allowance Rates van de Verenigde Naties¹², geldend op het moment van indiening. Ook extra reis- en verblijfkosten kunnen vanwege de risico’s, verzekering en negatief reisadvies subsidiabel zijn, mits goed onderbouwd in de aanvraag.

5.3 Niet-subsidiabele kosten

Niet subsidiabel zijn in ieder geval de volgende kosten:

• kosten voor het ontwikkelen van de aanvraag en het aanvragen van subsidie en andere kosten die voor indiening van de aanvraag zijn gemaakt;

• omzetbelasting (btw) voor zover dit geen kostenpost is;

• financieringskosten en rentevergoedingen;

• kosten veroorzaakt door inflatie en wisselkoersschommelingen;

• kosten voor productontwikkeling;

• licentiekosten;

• kosten voor de aankoop van grond en bestaande gebouwen;

• kosten van tenaamstelling en instandhouding van rechten van intellectueel eigendom;

• onvoorziene kosten.

6. Aanvraag

6.1 Vereisten

Voordat een penvoerder een aanvraag voor subsidie voor een project in het kader van dit subsidieprogramma doet, dient hij een advies van RVO te hebben verkregen zoals beschreven in paragraaf 4.3 (advies naar aanleiding van ‘quick scan’). Dit advies kan worden aangevraagd tot 21 november 2025 17:00 uur Nederlandse tijd.

De aanvraag wordt ingediend met gebruikmaking van een daartoe door RVO beschikbaar gesteld middel en voorzien van de daarin genoemde bijlagen waarvoor modellen beschikbaar worden gesteld door RVO. De documenten moeten in het Nederlands of Engels worden aangeleverd.

De aanvraag bevat in ieder geval:

• Referentienummer van het ontvangen RVO-advies.

• Partnerformulieren, waarbij elke partner het eigen partnerformulier heeft ondertekend.

• Bewijs van het hebben van minimaal 3 FTE in loondienst (zoals een verzamelloonstaat), waarbij in het geval van een groep of fiscale eenheid dit voor de groep of fiscale eenheid als geheel geldt.

• Projectplan, dat tenminste bevat:

  • uitgewerkte beschrijving van de activiteiten;

  • beschreven uitgangsituatie voor aanvang van de activiteiten;

  • beoogde resultaten waaronder de bijdrage aan het doel van dit subsidieprogramma: het specifiek ter verlichting van de Oekraïense publieke sector bijdragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, uitgezonderd noodhulp, in de sectoren gezondheidszorg, water, circulaire bouw, duurzame energie of landbouw;

  • de afbakening van het project;

  • onderbouwing van de wijze waarop de activiteiten inspelen op de lokale noden in Oekraïne en aansluiten bij het beleid/prioriteiten van de Oekraïense overheid en/of de interventiestrategie van internationale organisaties met betrekking tot wederopbouw;

  • onderbouwing van de wijze waarop de activiteiten bijdragen aan structureel herstel van de Oekraïense economie en samenleving. Dit heeft betrekking op de verbetering van de leefomstandigheden van de lokale bevolking – met speciale aandacht voor kwetsbare groepen, in het bijzonder vrouwen, jongeren en oorlogsveteranen;

  • onderbouwing van het bredere en langere termijn economisch en maatschappelijk effect;

  • omschrijving van de samenwerking tussen de partners waaruit blijkt waarom elke partner nodig is voor de uitvoering van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Elke partner vervult dus aantoonbaar een duidelijke, actieve en significante rol binnen het partnerschap;

  • omschrijving van de samenwerking met en tussen de belangrijkste stakeholders;

  • beschrijving van lokale partijen (begunstigden) die kennis en/of goederen gaan ontvangen inclusief onderbouwde beschrijving van hun rol in, en bijdrage aan het project;

  • onderbouwing hoe goederen (indien van toepassing) aan lokale partijen worden overgedragen en nazorg wordt georganiseerd, inclusief onderbouwing van hoe de langere termijn impact van het project wordt geborgd;

  • onderbouwing van hoe de partners in staat zijn om het project uit te voeren in de vanwege de oorlogssituatie complexe Oekraïense context;

  • risicoanalyse met een overzicht van de belangrijkste aan het project gerelateerde risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen, waarbij onder andere gedacht kan worden aan de volgende risico’s:

    • uitvoeringsrisico’s in een oorlogssituatie;

    • financiële uitvoeringsrisico’s;

    • risico’s omtrent veilig ondernemen;

    • risico van corruptie;

    • overige risico’s die van toepassing kunnen zijn op het project.

• Begroting van de totale projectkosten, met daarbij de dekking van de (minimaal) 10% eigen bijdrage aan de totale subsidiabele kosten, uitgesplitst per partner.

• Een liquiditeitsprognose per partner en per periode (bij voorkeur per kwartaal).

• De meest recente door een externe, onafhankelijke accountant gecontroleerde jaarrekening van de penvoerder over jaren T-1 en T-2. Indien er over één of beide jaren geen gecontroleerde jaarrekeningen beschikbaar zijn, dan volstaat voor deze jaren een niet-gecontroleerde jaarrekening. In het geval dat het partnerschap de eigen bijdrage financiert uit eigen middelen en de individuele bijdrage(n) van de partner(s) in kwestie per partner € 25.000 of meer bedraagt, zijn deze documenten ook van de partner(s) in kwestie nodig (in het Nederlands of Engels).

• Verklaring en onderbouwing dat het project niet commercieel financierbaar is.

• Verklaring dat er geen winstopslag is gehanteerd door partners, in de uurtarieven of andere begrotingsposten.

• Ondertekende samenwerkingsovereenkomst die de medewerking van de partners aan de uitvoering van de activiteiten, de rolverdeling en de naleving door de partners onderling van de gemaakte afspraken waarborgt, evenals de naleving jegens de minister van de aan een subsidieverlening te verbinden verplichtingen.

De aanvrager zorgt ervoor dat elke onderneming die in de aanvraag participeert, verklaart dat ze op de hoogte is van, en zal handelen in overeenstemming met, de OESO-richtlijnen¹³. Dit betekent dat ondernemingen gepaste zorgvuldigheid (due diligence) toepassen in overeenstemming met deze richtlijnen om (potentiële) negatieve effecten op mens en milieu in hun eigen activiteiten en hun waardeketen te identificeren en waar nodig aan te pakken, en hier transparant over communiceren. Ondernemingen verklaren ook dat ze geen activiteiten ondernemen die op de FMO-uitsluitingenlijst¹⁴ staan.

Na indienen van de aanvraag wordt aan ondernemingen met een statutaire zetel in Nederland gevraagd een MVO-zelfscan naar waarheid in te vullen.¹⁵ Het invullen van deze korte vragenlijst biedt inzicht in de stappen van gepaste zorgvuldigheid en de toepassing hiervan door de onderneming. RVO kan naar aanleiding van de ingevulde MVO-zelfscan contact met de onderneming opnemen.

Ondernemingen moeten signalen of omstandigheden die duiden op betrokkenheid bij een schending van de OESO-richtlijnen onmiddellijk melden aan RVO, waaronder schendingen van mensenrechten of significante milieuschade. Wanneer over een onderneming een melding is (of wordt) ingediend bij het Nederlands Nationaal Contactpunt (NCP) voor de OESO-richtlijnen¹⁶, moeten ondernemingen dit melden bij RVO en medewerking verlenen aan het NCP.

6.2 Herstelperiode

In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister (met gebruikmaking van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht) vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aanvulling is ontvangen. De kans dat de aanvraag dan moet worden afgewezen in verband met uitputting van de beschikbare subsidiemiddelen neemt in dit geval wel toe.

Daarbij geldt ook dat hoe korter voor het verstrijken van de deadline voor het indienen van aanvragen een aanvraag wordt ingediend, hoe groter het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen; dit in verband met de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid en de tijd die nodig is om een aanvulling te vragen en in te dienen. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend. Dit kan leiden tot afwijzing van de subsidieaanvraag.

Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet volledig indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van (onderdelen van) de aanvraag mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van het niet of niet in voldoende mate voldoen aan de aan aanvragen gestelde vereisten en criteria.

Kortheidshalve verwijzen naar andere onderdelen van de aanvraag, websites of bijlagen is niet voldoende, tenzij in de aanvraagdocumenten uitdrukkelijk is aangegeven dat daarmee (geheel of gedeeltelijk) kan worden volstaan. Indien onderdelen van de aanvraagdocumenten niet worden ingevuld, loopt de penvoerder het risico op afwijzing van de aanvraag.

7. Beoordeling en verdeling beschikbare middelen

De bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 zijn onverkort van toepassing op de beoordeling van aanvragen en de uiteindelijke subsidieverstrekking in het kader van dit subsidieprogramma. De aanvragen worden beoordeeld met inachtneming van deze regelgeving en overeenkomstig de maatstaven die in dit subsidieprogramma zijn neergelegd.

De aanvragen worden beoordeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen, waarbij het moment geldt waarop de aanvraag compleet bevonden is dan wel de laatst mogelijke aanvulling is ontvangen (zie hierboven, paragraaf 6.2). Vanaf het moment dat aannemelijk is dat de middelen op basis van de beoordeling van eerder binnengekomen aanvragen zullen worden uitgeput, wordt de behandeling van later binnengekomen aanvragen aangehouden. Indien blijkt dat eerdere aanvragen worden afgewezen, zullen de latere complete aanvragen op volgorde van binnenkomst worden beoordeeld. Mochten op één zelfde tijdstip binnengekomen aanvragen in geval van toekenning de voor de betreffende openstelling beschikbare middelen overtreffen, dan wordt de volgorde van behandeling bepaald door middel van loting.

Om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen dient de aanvraag te voldoen aan de hiervoor, in het bijzonder in hoofdstuk 4 tot en met 6, opgenomen vereisten. Slechts de aanvragen die daaraan voldoen worden inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit aan de hand van de hierna volgende criteria.

Bij de beoordeling van aanvragen op grond van de criteria wordt gewerkt met een systeem van puntentoekenning. Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van dit subsidieprogramma moet de kwaliteit van de aanvraag ten minste voldoende zijn, dat betekent in totaal minimaal 65 punten. Er geldt daarbij een minimum aantal te behalen punten per criterium 1 tot en met 3 en bijbehorende sub-criteria. Extra punten kunnen worden behaald met criterium 4. Let op: indien voor de criteria 1 tot en met 3 uitsluitend het minimale aantal punten is behaald volgt geen toekenning van subsidie omdat dan in totaal slechts 60 punten zijn behaald. Voor toekenning van een subsidie moet de totaalscore 65 punten zijn. Dit betekent dat er meer punten dan het minimum aantal punten voor criteria 1 tot en met 3 moet worden behaald of extra punten met criterium 4, of een combinatie ervan.

De volgende criteria, die worden beoordeeld in het licht van het bijdragen aan het doel in paragraaf 4.1, zijn van toepassing, waarbij de puntentoekenning afhankelijk is van de mate waarin er aan de (sub)criteria wordt voldaan:

Criteria	Maximale punten
1. Aansluiting lokale behoeften en prioriteiten (minimaal 20 punten)
1.1. Het project: a) speelt in op de noden in Oekraïne, en b) sluit aan bij het beleid/prioriteiten van de Oekraïense overheid met betrekking tot wederopbouw en structureel herstel van de Oekraïense economie en samenleving zoals aangegeven in het Oekraïne plan en/of de RDNA4 en/of andere strategische plannen die gepubliceerd zijn na 2022 en die nationale en/of lokale prioriteiten aangeven.	15
1.2 Het project sluit aan bij de interventiestrategie van de Internationale Financiële Instellingen (IFI’s) zoals de Wereldbank, Verenigde Naties en de European Bank for Reconstruction and Development.	4
1.3. Er is sprake van substantiële overdracht van kennis, capaciteiten en/of goederen aan lokale partijen.	10
2. Resultaten en impact (minimaal 20 punten)
2.1. Het project draagt bij aan het creëren van lange-termijn economische ontwikkeling/groei in Oekraïne, bijvoorbeeld ten aanzien van werkgelegenheid, productiviteit of een waardeketen.	10
2.2. Het project draagt bij aan verbetering van leefomstandigheden van de doelgroep in Oekraïne, in het bijzonder kwetsbare groepen, waaronder vrouwen, jongeren en oorlogsveteranen.	8
2.3. Het project zal na afloop een langdurige impact hebben. Dit betreft de mate waarin het project lange-termijn resultaten borgt, ook na afloop van het project.	8
2.4. Het project heeft een positieve impact op ecologische duurzaamheid, verbetering van milieu en/of mitigatie van CO2-uitstoot.	5
3. Plan van aanpak en doelmatigheid (minimaal 20 punten)
3.1. Het project is kostenefficiënt, waarbij wordt gekeken naar de hoogte van de (subsidiabele) kosten van het project in relatie tot de beoogde ontwikkelingsresultaten en risico’s.	10
3.2.a) Het projectplan is specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden (SMART) opgesteld, b) de doelen zijn realistisch en concreet, c) het partnerschap heeft aantoonbare ervaring met vergelijkbare trajecten, en d) er is sprake van aantoonbaar eerdere succesvolle samenwerking tussen partners.	13
3.3 a) Er is een analyse die de risico’s voor het behalen van de beoogde projectdoelstelling in kaart brengt en b) die specificeert op welke wijze mitigatie plaatsvindt.	5
4. Extra punten (geen minimum)
4.1 Het project vindt plaats in, nabij of aantoonbaar ten behoeve van een of meer van de volgende regio’s in Oekraïne: Odesa, Mykolajv, Kherson, Dnipro, Kharkiv, Poltava, Sumy, Chernihiv, Zaporizhya, Donetsk.	6
4.2 De partners dragen bovenop de verplichte 10% eigen bijdrage nog eens 10% van de totale subsidiabele kosten (extra) bij, uit eigen middelen of uit middelen verkregen van derden, anders dan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Deze additionele 10% mag niet in kind worden bijgedragen. Het aantal toe te kennen bonuspunten hangt af van de mate waarin er extra zelf wordt bijgedragen in de totale subsidiabele kosten.	6
Totaal aantal punten (minimaal 65 en maximaal 100 punten)

Ter ondersteuning van de beoordeling kan RVO verificatieactiviteiten uitvoeren ter controle van de in de aanvraag gemaakte aannames en stellingnames. Tevens kan door verificatie informatie die nodig is voor een goede beoordeling van de kwaliteit van de aanvraag verzameld worden.

RVO wint tijdens de inhoudelijke beoordeling ook advies in bij externe experts. Daarnaast wordt de ambassade in Kyiv altijd gevraagd deel te nemen aan de beoordeling van de aanvragen.

8. Afwijzingsgronden

Naast het bepaalde in artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht wordt een aanvraag voor subsidie afgewezen als er niet voldaan wordt aan het bepaalde in dit subsidieprogramma of indien de beschikbare subsidiemiddelen ontoereikend zijn.

9. Gevolgen van de oorlog

Indien een project gedurende de looptijd hinder ondervindt door de Russische invasie, waardoor het project schade oploopt of niet volledig ten uitvoer kan worden gebracht, maakt de subsidieontvanger hiervan melding conform de aan de subsidie te verbinden meldplicht. Hierna treedt de subsidieontvanger hierover in overleg met RVO en wordt gezamenlijk in redelijkheid naar een oplossing gezocht. Dat kan zijn het tijdelijk stilzetten van het project totdat de situatie verbetert, het geheel stopzetten van het project, of anderszins. Als er gezamenlijk wordt besloten tot het stilzetten van een project dient het niet gebruikte deel van de subsidie te worden terugbetaald, mocht er reeds een teveel aan voorschotten zijn ontvangen. Als de subsidieontvanger het project wilt voortzetten en de oorlogssituatie leidt tot hogere kosten, kan hij daarvoor een aanvraag tot optopping van de reeds verleende subsidie indienen, indien er nog subsidiemiddelen beschikbaar zijn onder het subsidieplafond. Die aanvraag zal dan langs de lijnen van dit subsidieprogramma worden beoordeeld, waarbij volledigheidshalve wordt opgemerkt dat deze aanvullende aanvraag wordt beoordeeld nadat de daarvoor reeds ingediende (initiële) aanvragen zijn beoordeeld en het afhankelijk is van de resterende subsidiemiddelen of de aanvullende aanvraag gedeeltelijk of volledig kan worden gehonoreerd. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor de veiligheidsrisico’s in Oekraïne.¹⁷

10. Toezicht

RVO zal een steekproefsgewijze controle uitvoeren op het correcte gebruik van de subsidie waarbij op grond van de afgegeven beschikkingen wordt gecontroleerd op rechtmatigheid en doelmatigheid. Daarnaast is bij het vaststellen van de subsidie een controle door een externe onafhankelijke accountant verplicht.

11. Verplichtingen

Aan de subsidieverlening worden verplichtingen verbonden, die worden opgenomen in de beschikking. Deze verplichtingen hebben onder andere betrekking op een meldplicht ten aanzien van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidie, zoals het niet (geheel of tijdig) kunnen uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten (zie ook hoofdstuk 9), het naleven van OESO-richtlijnen en op verantwoordingsrapportages, zoals inhoudelijke en financiële tussen- en eindrapportages (waarbij voor de subsidievaststelling een controleverklaring van een externe onafhankelijke accountant vereist is) en in het kader van de International Aid Transparency Initiative (IATI)¹⁸.

Ook zal een verplichting worden opgenomen dat de subsidieontvanger en de eerste wezenlijke toeleverancier geen gebruik maken van kinderarbeid en/of dwangarbeid¹⁹. De subsidieontvanger dient eventuele feiten of omstandigheden die wijzen op kinder- of dwangarbeid bij deze organisaties eveneens onverwijld te melden bij RVO.

12. Administratieve lasten

Ter verantwoording van de administratieve lasten waarmee de subsidieaanvrager te maken krijgt is een toets uitgevoerd volgens een standaard kostenmodel. Daarbij is rekening gehouden met de indiening van een aanvraag voor subsidie, de beheerfase, de vaststelling van de subsidie en eventuele bezwaar- en beroepsprocedures. Uit de berekening blijkt dat het totale percentage administratieve lasten ten opzichte van het totaal beschikbare subsidiebudget 5% bedraagt.

---

1 https://english.rvo.nl/subsidies-programmes/ukraine-partnership-facility-upf

2 Stcrt. 2024, nr. 27683.

3 Zie voor de definitie van humanitaire noodhulp: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontwikkelingshulp/humanitaire-hulp

4 Bedrijven worden gestimuleerd om alvast kennis te nemen van de DREAM-database. De DREAM database is te benaderen via https://bi.dream.gov.ua/ en de Single Project Pipeline is de benaderen via https://bi.dream.gov.ua/spi/#/spp. Actuele informatie of updates over de wijze om toegang tot deze database(s) te vinden zal RVO verstrekken via de website www.rvo.nl/upf (Engelstalige versie: https://english.rvo.nl/subsidies-financing/upf).

5 ‘FTE’ staat voor ‘voltijdequivalenten’. De berekening van FTE’s verschilt per onderneming of maatschappelijke organisatie, maar wordt in zijn algemeenheid berekend door het aantal gewerkte uren van een werknemer te delen door het aantal uren van een volledige werkweek.

6 https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/arbeidsrelaties/content/wanneer-is-sprake-van-loondienst

7 https://www.rvo.nl/onderwerpen/mvo/seksueel-grensoverschrijdend-gedrag

8 Dit formulier is te vinden op de website van RVO: www.rvo.nl/upf

9 https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontwikkelingshulp/humanitaire-hulp

10 Subsidie verleend onder het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit (Stcrt. 2023, nr. 22147) of het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024 (Stcrt. 2024, nr. 27683).

11 Zie ook artikel 14 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken.

12 https://icsc.un.org/Home/DailySubsistence

13 https://www.oesorichtlijnen.nl/

14 https://www.fmo.nl/policies-and-position-statements

15 Indien RVO al in het bezit is van een geldige MVO-zelfscan van de Nederlandse onderneming(en) of indien het project naar verwachting niet wordt verleend, zal deze zelfscan niet (nogmaals) worden opgevraagd.

16 https://www.oesorichtlijnen.nl/meldingen

17 https://www.nederlandwereldwijd.nl/reisadvies/oekraine.

18 https://projects.rvo.nl/iati-portals/.

19 elke vorm van arbeid die de Internationale Arbeidsorganisatie beoogt te verhinderen met het Verdrag betreffende den gedwongen of verplichten arbeid, 1930 (C29), het Verdrag betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957 (C 105), het Verdrag betreffende de minimumleeftijd, 1973.