Besluit van de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp van 16 augustus 2024, nr.BZ2404502 tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024)

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp,

Gelet op de artikelen 6 en 7 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken;

Gelet op artikelen 5.1 en 7.2 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006;

Besluit:

Artikel 1

Voor subsidieverlening op grond van de artikelen 5.1 en 7.2 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 met het oog op subsidiëring van activiteiten die bijdragen aan het herstel en de wederopbouw van Oekraïne, gelden voor de periode vanaf inwerkingtreding van dit besluit tot en met 31 december 2025 de als bijlage bij dit besluit gevoegde beleidsregels.

Artikel 2

• 1. Aanvragen voor subsidie in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024 worden ingediend vanaf 30 oktober 2024 tot en met 30 januari 2025 Nederlandse tijd.

• 2. Aanvragen voor subsidie in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024 worden ingediend aan de hand van een door de minister beschikbaar gesteld formulier en voorzien van de op het aanvraagformulier gevraagde bescheiden¹.

Artikel 3

Voor subsidieverlening in het kader van het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024 geldt voor de periode vanaf inwerkingtreding van dit besluit tot en met 31 december 2025 een subsidieplafond van € 32,5 miljoen.

Artikel 4

Het besluit van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking van 28 juli 2023, Min-BuZa. 2023.15652-30 tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit)² wordt ingetrokken, met dien verstande dat dit besluit van toepassing blijft op subsidies die op grond hiervan zijn verstrekt.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 januari 2026, met dien verstande dat het besluit van toepassing blijft op aanvragen die voor die datum zijn ingediend en subsidies die voor die datum zijn verleend.

Dit besluit zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp, namens deze, de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking, P. Grotenhuis

BIJLAGE

1. Achtergrond

Sinds de start van de Russische invasie van Oekraïne zijn de noden in Oekraïne enorm en deze nemen nog altijd toe. Het Rapid Damage and Needs Assessment (RDNA3) van de Oekraïense autoriteiten, de Wereldbank en de Europese Commissie becijferde begin 2024 een stijging van 20% van de totale wederopbouwkosten ten opzichte van voorjaar 2023. Sindsdien zijn grootschalige aanvallen doorgegaan en is de schade nog verder toegenomen. Het land heeft grote behoefte aan steun in velerlei sectoren.

De hulpbehoefte van Oekraïne is dermate groot dat het cruciaal is om de private sector te ondersteunen in zijn bijdrage aan duurzaam herstel om zo de druk op de publieke sector te verlichten. Om ondernemingen en maatschappelijke organisaties te ondersteunen om vraaggestuurd bij te dragen aan wederopbouw en duurzame economische ontwikkeling van Oekraïne heeft de toenmalige Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in 2023 besloten het Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit (hierna: subsidieprogramma) op te zetten. Er is een eerste openstelling geweest waarvan het subsidieplafond in het voorjaar van 2024 is bereikt. De (thans) Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp (hierna: minister) heeft op basis van de ervaringen met de eerste openstelling en de daaruit voortvloeiende gewenste wijzigingen, en gelet op de voortdurende grote behoefte aan steun, besloten om een nieuwe ronde open te stellen in een aangepaste versie van het subsidieprogramma.

De minister stelt met het subsidieprogramma middelen beschikbaar voor projecten van partnerschappen van ondernemingen en maatschappelijke organisaties die bijdragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, uitgezonderd humanitaire noodhulp. Het moet daarbij gaan om activiteiten in één of meer van de volgende sectoren: landbouw, water, gezondheidszorg, duurzame energie of circulaire bouw. Dit zijn sectoren waar de noden in Oekraïne hoog zijn en waar Nederland een toegevoegde waarde kan bieden. Het gaat daarbij om projecten die als gevolg van marktfalen niet realiseerbaar zijn.

Specifiek is het subsidieprogramma bedoeld voor projecten met een concreet en tastbaar resultaat aan het einde van het project. Dat betekent dat haalbaarheidsstudies, pilots en projecten op basis van technologieën die nog in een experimentele fase zitten niet in aanmerking komen voor subsidie. Tevens gaat het om projecten waaruit een bredere lokale economische en maatschappelijke ontwikkeling voortkomt. Het gaat om projecten die een langetermijneffect hebben op de lokale gemeenschap of op een keten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties en dus niet om projecten die uitsluitend ten goede komen aan één onderneming of maatschappelijke organisatie. Te denken valt hierbij aan projecten die bijdragen aan lokale werkgelegenheid, aan de arbeidsinzetbaarheid (kennis, kunde, mentale en fysieke gezondheid) van Oekraïense burgers of aan de reconstructie van voorzieningen die door de oorlog beschadigd of vernietigd zijn. Waar mogelijk dragen projecten ook bij aan verbetering van de positie van kwetsbare groepen, waaronder vrouwen en jongeren.

Het onderhavige subsidieprogramma is uitgebreid met de sectoren circulaire bouw en duurzame energie:

Voor circulaire bouw wordt gezocht naar projecten die gericht zijn op het ontwikkelen, gebruiken of hergebruiken van gebouwen, gebieden en infrastructuur, zonder natuurlijke hulpbronnen onnodig uit te putten, de leefomgeving te vervuilen en ecosystemen aan te tasten. Bouwen op een wijze die economisch verantwoord is en bijdraagt aan het welzijn van mens en dier, nu en later.

Voor projecten in de energiesector wordt gezocht naar projecten die bijdragen aan de decentralisatie van opwekcapaciteit, energie-efficiëntie en/of energieopslag en die gericht zijn op hernieuwbare energietechnologieën (inclusief groen gas). Het zijn daarmee oplossingen die niet direct de gecentraliseerde Oekraïense opwekcapaciteit kunnen vervangen, maar die wel al op korte termijn effect kunnen sorteren en zo hun waarde bewijzen voor het Oekraïense energiesysteem.

Nederlandse ondernemingen hebben veel ervaring in de specifieke sectoren waarvoor het subsidieprogramma openstaat, daarom wordt het faciliteren van het leveren van een lange-termijnbijdrage door het (Nederlandse) bedrijfsleven van belang geacht voor het bereiken van de doelstellingen.

2. Uitvoerder

De minister heeft de uitvoering van het subsidieprogramma opgedragen aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), agentschap van het Ministerie van Economische Zaken. RVO zal het subsidieprogramma uitvoeren namens de minister op grond van een aan RVO verleend mandaat.

3. Begrippen

In dit subsidieprogramma wordt verstaan onder:

− Economische activiteit:

iedere activiteit waarbij goederen of diensten op een markt worden aangeboden;

− Groep:

een groep is een economische eenheid, waarin organisatorisch zijn verbonden:

• a. een privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect:

  • 1° meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan,

  • 2° volledig aansprakelijk vennoot is van, of

  • 3° overwegende zeggenschap heeft over een of meer rechtspersonen, en

• b. laatstbedoelde rechtspersoon/rechtspersonen;

− Fiscale eenheid:

een fiscale eenheid is een groep van meerdere ondernemingen die gezien wordt als één onderneming voor een bepaalde belastingsoort;

− Maatschappelijke organisatie:

een niet op winst gerichte, niet aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie, met een maatschappelijk oogmerk, beschikkend over private rechtspersoonlijkheid in het land waar de organisatie statutair is gevestigd, en is ook als zodanig geregistreerd. De organisatie is niet door een overheidsinstantie opgericht, dan wel na oprichting door een overheidsinstantie geheel verzelfstandigd;

− Minister:

de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp;

− Onderneming:

een rechtspersoon die economische activiteiten uitvoert, niet zijnde een maatschappelijke organisatie;

− Partnerschap:

een niet over rechtspersoonlijkheid beschikkend contractueel samenwerkingsverband, bestaande uit partners met ieder eigen private rechtspersoonlijkheid, gericht op de realisering van gezamenlijk onderschreven doelstellingen door uitvoering van activiteiten op een zodanige wijze dat elk van de partners een deel van de daartoe benodigde inspanningen levert en een deel van de daarmee gepaard gaande risico’s draagt;

− Penvoerder:

de partner in een samenwerkingsverband die namens het partnerschap de subsidie aanvraagt. Indien de aanvraag wordt gehonoreerd, is de penvoerder de subsidieontvanger en als zodanig volledig aanspreekbaar en verantwoordelijk jegens de minister voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen.

4. Subsidieprogramma Oekraïne partnerfaciliteit 2024

4.1 Doel

Het subsidieprogramma heeft als doel om in samenwerking met het (Nederlandse) bedrijfsleven bij te dragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, in de sectoren landbouw, water, gezondheidszorg, duurzame energie of circulaire bouw.

4.2 Wie kunnen in aanmerking komen voor een subsidie

Met het subsidieprogramma wil de minister partnerschappen ondersteunen, namens welke een penvoerder een subsidie aanvraagt.

Aan (de partners van) het partnerschap worden de volgende eisen gesteld:

• Elke partner is ofwel een onderneming ofwel een maatschappelijke organisatie.

• Het partnerschap moet bestaan uit minimaal twee en maximaal zes partners, waaronder tenminste één lokale in Oekraïne statutair gevestigde organisatie met kennis van de lokale context en tenminste één onderneming met een statutaire zetel in Nederland.

• Elke partner in het partnerschap moet beschikken over private rechtspersoonlijkheid.

• Elke partner heeft aantoonbare expertise op het gebied van het soort activiteiten als die waarop de door hem in het kader van het partnerschap uit te voeren activiteiten betrekking hebben. Daartoe dient elke partner te beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten gericht op de sector waarop het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd zich richt, ervaring welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan.

• Elke partner heeft aantoonbaar structureel gewaarborgde en voldoende capaciteit voor de uitvoering van de door hem in het kader van het partnerschap uit te voeren activiteiten.

• Alle partners moeten noodzakelijk zijn voor het behalen van de doelstelling van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd door aantoonbaar een duidelijke en significante rol binnen het partnerschap te vervullen.

• Elke partner heeft een oprichtingsdatum daterend van vóór 15 augustus 2023.

• Het partnerschap moet gevormd zijn voorafgaand aan de indiening van de aanvraag.

Partnerschappen die al eerder aantoonbaar succesvol hebben samengewerkt scoren beter dan partnerschappen die voor het eerst samenwerken (zie paragraaf 7).

De rol van penvoerder wordt vervuld door een onderneming of maatschappelijke organisatie met een statutaire zetel in Nederland. Verder dient de penvoerder:

• minimaal 3 FTE in loondienst te hebben, waarbij in het geval van een groep of fiscale eenheid dit voor de groep of fiscale eenheid als geheel geldt;

• te beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten in Oekraïne, ervaring welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan;

• aantoonbaar in staat te zijn tot een adequaat financieel beheer om een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten te kunnen waarborgen;

• financieel stabiel te zijn en aantoonbaar (via actuele halfjaarcijfers bestaande uit balans, en winst- en verliesrekening) zorg te kunnen dragen voor de eigen bijdrage in de kosten van de subsidiabele activiteiten.

Wanneer de penvoerder niet minimaal twee jaar ervaring heeft in Oekraïne, geldt ten aanzien van het aantonen en beoordelen van de aanwezige ervaring dat de penvoerder ook die ervaring mag opvoeren die door personeel eerder in dienst van een andere organisatie is opgedaan.

De vereisten van aantoonbare financiële stabiliteit en het aantoonbaar kunnen zorgdragen voor de eigen bijdrage geldt ook voor de andere partners.

De penvoerder moet aantonen dat hij, en ook alle andere partners van het partnerschap, een integriteitsbeleid heeft/hebben vastgesteld en procedures heeft/hebben ingevoerd om aan dat beleid invulling te kunnen geven binnen de eigen organisatie. Dit integriteitsbeleid en deze procedures zijn er om ernstige vormen van grensoverschrijdend gedrag, daaronder onder andere begrepen seksuele misdragingen, jegens medewerkers en derden bij de uitvoering van de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft, door de partners en de door hen ingeschakelde partijen, zo veel mogelijk te voorkomen, in voorkomend geval te onderzoeken, met passende maatregelen zo spoedig mogelijk te doen beëindigen en de gevolgen daarvan te mitigeren. De procedures zijn zodanig ingericht dat een tijdige melding van incidenten aan RVO is gewaarborgd.

4.3 Subsidiabele activiteiten

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van het subsidieprogramma moet de aanvraag betrekking hebben op een planmatige integrale aanpak van activiteiten die bijdragen aan één gezamenlijk doel (ook wel te noemen: project). Het project:

• draagt bij aan het doel in paragraaf 4.1: het bijdragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, in de sectoren landbouw, water, gezondheidszorg, duurzame energie en/of circulaire bouw (bijvoorbeeld door het voorzien in toegang tot (drink)water, duurzaam opgewekte energie, noodzakelijke gezondheidszorg, verbetering van voedselzekerheid of het creëren van omstandigheden voor lokale bedrijvigheid/ondernemerschap),

• speelt in op de lokale nood in Oekraïne, en

• heeft betrekking op de verbetering van de leefomstandigheden van de lokale bevolking.

In ieder geval niet subsidiabel zijn activiteiten:

• waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;

• die commercieel financierbaar zijn;

• op basis van technologieën die nog in een experimentele fase zitten; of

• inhoudende humanitaire noodhulp.

4.4 Looptijd van de activiteiten

De activiteiten hebben een minimale looptijd van een half jaar en een maximale looptijd van 4 jaar. De activiteiten moeten starten binnen twee maanden na subsidieverlening.

4.5 Omvang van de subsidie

De subsidie bedraagt per aanvraag maximaal 95% van de totale subsidiabele kosten, met een minimum van € 500.000, en tot een maximum van € 4.000.000.

Per partner, en indien van toepassing per groep of fiscale eenheid waartoe een partner behoort, worden slechts voor maximaal twee projecten subsidies verleend. Het maakt daarbij niet uit of de organisatie van de partner penvoerder of partner niet zijnde penvoerder is. Dit betekent dat, zodra aan een organisatie als penvoerder of partner in een samenwerkingsverband, dan wel aan een rechtspersoon in een groep of fiscale eenheid waar hij deel uitmaakt als penvoerder of partner in een samenwerkingsverband twee maal subsidie is verleend, de later ontvangen aanvragen waarbij deze organisatie of een rechtspersoon van de groep of fiscale eenheid betrokken is zullen worden afgewezen.

De partners dragen in totaal ten minste 5% van de totale subsidiabele kosten uit eigen middelen of uit middelen verkregen van derden, anders dan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De partners die financieel bijdragen, moeten middels twee jaarrekeningen en actuele halfjaarcijfers aantonen dat zij in staat zijn deze eigen bijdrage te financieren.

5. Subsidiabele kosten

5.1 Uitgangspunten

Voor het bepalen van (de omvang van) de kosten die in aanmerking kunnen worden genomen bij het bepalen van de hoogte van de te verlenen subsidie gelden de volgende uitgangspunten:

• kosten moeten aantoonbaar redelijk, logisch en noodzakelijk³ zijn;

• kosten moeten naar hun aard passend zijn bij de betreffende partner die de kosten maakt;

• kosten moeten direct gerelateerd zijn aan de uitvoering van de activiteiten en mogen geen onvoorziene kosten zijn;

• kosten moeten worden gemaakt na de indiening van de aanvraag;

• interne kosten worden zonder winstopslag in aanmerking genomen;

• kosten worden aan lokale maatstaven en op redelijkheid getoetst;

• voor kosten van projectmanagement en coördinatie geldt een maximum van 10% van de totale subsidiabele kosten.

5.2 Subsidiabele kosten

Subsidiabele kosten zijn de volgende door de partners zelf te maken kosten:

• a. Personeelskosten: het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van de activiteiten hebben gemaakt vermenigvuldigd met € 87,50 waarin zowel de directe loonkosten als daaraan toegerekende indirecte kosten zijn begrepen. Hierbij geldt een maximum van € 700,– per dag. In afwijking op dit vaste uurtarief wordt het uurtarief voor personeel van partners in het buitenland naar lokale maatstaven vastgesteld tot ten hoogste het maximale uurtarief.

• b. Afschrijvingskosten van activa, met uitzondering van grond en bestaande gebouwen, gedurende de looptijd van de activiteiten. De grondslag voor het bepalen van de afschrijvingskosten is de aanschafprijs, rekening houdend met de eventuele restwaarde en vermeerderd met eventuele aanpassingskosten. Als activa, met uitzondering van grond en bestaande gebouwen, na afloop van de looptijd van de activiteiten aan een organisatie in Oekraïne wordt overgedragen dan kan de kostprijs van deze activa als subsidiabele kosten worden opgevoerd.

• c. Kosten derden: op factuur aantoonbare aan derden verschuldigde kosten.

• d. Reiskosten: internationale reiskosten en interlokale reiskosten buiten Nederland op basis van economy class.

• e. Verblijfkosten: de maximale vergoeding voor verblijfkosten is het aantal overnachtingen maal de logies- en overige kosten conform de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen per 1 januari 2024⁴, geldend op de startdatum van de activiteiten.

5.3 Niet-subsidiabele kosten

Niet subsidiabel zijn in ieder geval de volgende kosten:

• kosten voor het ontwikkelen van de aanvraag en het aanvragen van subsidie en andere kosten die voor indiening van de aanvraag zijn gemaakt;

• omzetbelasting (btw) voor zover dit geen kostenpost is;

• financieringskosten en rentevergoedingen;

• kosten veroorzaakt door inflatie en wisselkoersschommelingen;

• kosten voor productontwikkeling;

• kosten voor de aankoop van grond en bestaande gebouwen;

• kosten van tenaamstelling en instandhouding van rechten van intellectueel eigendom;

• onvoorziene kosten.

6. Aanvraag

6.1 Vereisten

De aanvraag wordt ingediend met gebruikmaking van een daartoe door RVO beschikbaar gesteld middel en voorzien van de daarin genoemde bijlagen waarvoor modellen beschikbaar worden gesteld door RVO. De documenten moeten in het Nederlands of Engels worden aangeleverd.

De aanvraag bevat in ieder geval:

• Partnerformulieren, waarbij elke partner het eigen partnerformulier heeft ondertekend.

• Projectplan, dat tenminste bevat:

  • uitgewerkte beschrijving van de activiteiten;

  • beschreven uitgangsituatie voor aanvang activiteiten;

  • beoogde resultaten waaronder de bijdrage aan het doel van dit subsidieprogramma: het bijdragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, uitgezonderd noodhulp, in de sectoren landbouw, water, gezondheidszorg, duurzame energie of circulaire bouw;

  • de afbakening van het project;

  • onderbouwing van de wijze waarop de activiteiten inspelen op de lokale noden in Oekraïne en aansluiten bij het beleid/prioriteiten van de Oekraïense overheid en/of de interventiestrategie van internationale organisaties met betrekking tot wederopbouw;

  • onderbouwing van de wijze waarop de activiteiten bijdragen aan structureel herstel van de Oekraïense economie en samenleving. Dit heeft betrekking op de verbetering van de leefomstandigheden van de lokale bevolking – met speciale aandacht voor kwetsbare groepen, in het bijzonder vrouwen en jongeren;

  • onderbouwing van het bredere en langere termijn economisch en maatschappelijk effect;

  • omschrijving van de samenwerking tussen de partners;

  • omschrijving van de samenwerking met en tussen de belangrijkste stakeholders;

  • beschrijving van lokale partijen (begunstigden) die kennis en/of goederen gaan ontvangen inclusief onderbouwde beschrijving van hun rol in en bijdrage aan het project;

  • onderbouwing hoe goederen (indien van toepassing) aan lokale partijen worden overgedragen en nazorg wordt georganiseerd, inclusief onderbouwing van hoe de langere termijn impact van het project wordt geborgd;

  • onderbouwing van hoe de partners in staat zijn om het project uit te voeren in de vanwege de oorlogssituatie complexe Oekraïense context;

  • risicoanalyse met een overzicht van de belangrijkste aan het project gerelateerde risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen, waarbij onder andere gedacht kan worden aan de volgende risico’s:

    • uitvoeringsrisico’s in een oorlogssituatie;

    • naleving van de OESO-richtlijnen⁵;

    • financiële uitvoeringsrisico’s;

    • risico’s omtrent veilig ondernemen;

    • overige risico’s die van toepassing kunnen zijn op het project.

• Begroting van de totale projectkosten, met daarbij de dekking van de 5% eigen bijdrage, uitgesplitst per partner.

• Een liquiditeitsprognose per partner en per periode (bij voorkeur per kwartaal).

• De twee jaarrekeningen en actuele halfjaarcijfers (bestaande uit balans, en winst- en verliesrekening) van de penvoerder; in het geval dat het partnerschap de 5% eigen bijdrage financiert uit eigen middelen, zijn deze documenten van de partner(s) in kwestie nodig. Alleen als aangetoond kan worden dat er maar één jaarrekening beschikbaar is, kan volstaan worden met één jaarrekening in combinatie met actuele halfjaarcijfers.

• Verklaring dat het project niet commercieel financierbaar is.

• Verklaring dat er geen winstopslag is gehanteerd door partners, in de uurtarieven of andere begrotingsposten.

• Ondertekende samenwerkingsovereenkomst die de medewerking van de partners aan de uitvoering van de activiteiten, de rolverdeling en de naleving van de gemaakte afspraken waarborgt, evenals de naleving van de aan een subsidieverlening te verbinden verplichtingen.

Tevens moeten de partners verklaren op de hoogte te zijn van en te zullen handelen naar de OESO richtlijnen⁶. Ook dienen de partners op de hoogte te zijn van de FMO-uitsluitingslijst en geen activiteiten uit te voeren die op deze lijst benoemd staan⁷. De partners dienen te verklaren van deze richtlijnen op de hoogte te zijn en deze te onderschrijven. De partners dienen feiten of omstandigheden die wijzen op het schenden van deze richtlijnen onverwijld te melden bij RVO.

6.2 Herstelperiode

In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister (met gebruikmaking van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht) vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aanvulling is ontvangen. De kans dat de aanvraag dan moet worden afgewezen in verband met uitputting van de beschikbare subsidiemiddelen neemt in dit geval wel toe.

Daarnaast geldt ook dat hoe korter voor het verstrijken van de deadline voor het indienen van aanvragen een aanvraag wordt ingediend, hoe groter het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen; dit in verband met de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid en de tijd die nodig is om een aanvulling te vragen en in te dienen. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend. Dit kan leiden tot afwijzing van de subsidieaanvraag.

Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet volledig indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van (onderdelen van) de aanvraag mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van het niet of niet in voldoende mate voldoen aan de aan aanvragen gestelde vereisten en criteria.

Kortheidshalve verwijzen naar andere onderdelen van de aanvraag, websites of bijlagen is niet voldoende, tenzij in de aanvraagdocumenten uitdrukkelijk is aangegeven dat daarmee (geheel of gedeeltelijk) kan worden volstaan. Indien onderdelen van de aanvraagdocumenten niet worden ingevuld, loopt de penvoerder het risico op afwijzing van de aanvraag.

7. Beoordeling en verdeling beschikbare middelen

De bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 zijn onverkort van toepassing op de beoordeling van aanvragen en de uiteindelijke subsidieverstrekking in het kader van dit subsidieprogramma. De aanvragen worden beoordeeld met inachtneming van deze regelgeving en overeenkomstig de maatstaven die in dit subsidieprogramma zijn neergelegd.

De aanvragen worden beoordeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen, waarbij het moment geldt waarop de aanvraag compleet bevonden is dan wel de laatst mogelijke aanvulling is ontvangen (zie hierboven, paragraaf 6.2). Vanaf het moment dat aannemelijk is dat de middelen op basis van de beoordeling van eerder binnengekomen aanvragen zullen worden uitgeput, wordt de behandeling van later binnengekomen aanvragen aangehouden. Indien blijkt dat eerdere aanvragen worden afgewezen, zullen de latere aanvragen in behandeling worden genomen, op volgorde van binnenkomst.

Om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen dient de aanvraag te voldoen aan de hiervoor, in het bijzonder in paragraaf 4 tot en met 6, opgenomen vereisten. Slechts de aanvragen die daaraan voldoen worden inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit aan de hand van de hierna volgende criteria. Bij de beoordeling van aanvragen op grond van de criteria wordt gewerkt met een systeem van puntentoekenning. Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van dit subsidieprogramma moet de kwaliteit van de aanvraag ten minste voldoende zijn, dat betekent het behalen van een minimaal aantal punten per criterium en bijbehorende sub-criteria, en in totaal minimaal 65 punten.

De volgende criteria zijn van toepassing:

Criteria	Maximale punten
1. Aansluiting lokale behoeften en prioriteiten (minimaal 20 punten)
1.1. a) Het project speelt in op de noden in Oekraïne en b) sluit aan bij het beleid/prioriteiten van de Oekraïense overheid met betrekking tot wederopbouw, en structureel herstel van de Oekraïense economie en samenleving.	15
1.2. Het project past binnen de bredere interventiestrategie van internationale organisaties die actief zijn in Oekraïne, zoals de Wereldbank, Verenigde Naties en de European Bank for Reconstruction and Development.	5
1.3. Er is sprake van substantiële overdracht van kennis, capaciteiten en/of goederen aan lokale partijen.	12
2. Resultaten en impact (minimaal 25 punten)
2.1. Het project draagt bij aan het creëren van (randvoorwaarden voor) lange termijn economische ontwikkeling/groei in Oekraïne.	15
2.2. Het project draagt bij aan verbetering van leefomstandigheden van de doelgroep in Oekraïne, in het bijzonder kwetsbare groepen, waaronder vrouwen en jongeren.	10
2.3. Het project zal na afloop een langdurige impact hebben.	8
2.4. Het project heeft een positieve impact op ecologische duurzaamheid, verbetering van milieu en/of mitigatie van CO2-uitstoot.	5
3. Plan van aanpak en doelmatigheid (minimaal 20 punten)
3.1. Het project is kostenefficiënt, waarbij wordt gekeken naar de hoogte van de (subsidiabele) kosten van het project in relatie tot de beoogde ontwikkelingsresultaten en risico’s.	15
3.2.a) Het projectplan is specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden (SMART) opgesteld, b) de doelen zijn realistisch en concreet, c) het partnerschap heeft aantoonbare ervaring met vergelijkbare trajecten, en d) er is sprake van aantoonbaar eerdere succesvolle samenwerking tussen partners.	10
3.3 a) Er is een analyse die de risico’s voor het behalen van de beoogde projectdoelstelling in kaart brengt en b) die specificeert op welke wijze mitigatie plaatsvindt.	5
Totaal aantal punten (minimaal 65 en maximaal 100 punten)

Ter ondersteuning van de beoordeling kan RVO verificatieactiviteiten uitvoeren ter controle van de in de aanvraag gemaakte aannames en stellingnames. Tevens kan door verificatie informatie die nodig is voor een goede beoordeling van de kwaliteit van de aanvraag verzameld worden.

RVO kan tijdens de inhoudelijke beoordeling ook advies inwinnen bij externe experts. De ambassade Kyiv zal altijd worden gevraagd deel te nemen aan de beoordeling van de aanvragen.

8. Afwijzingsgronden

Naast het bepaalde in artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht wordt een aanvraag voor subsidie afgewezen als er niet voldaan wordt aan het bepaalde in dit subsidieprogramma of indien de beschikbare subsidiemiddelen ontoereikend zijn.

9. Gevolgen van de oorlog

Indien een project gedurende de looptijd hinder ondervindt door de Russische invasie, waardoor het project schade oploopt of niet volledig ten uitvoer kan worden gebracht, maakt de subsidieontvanger hiervan melding conform de aan de subsidie te verbinden meldplicht. Hierna treedt de subsidieontvanger hierover in overleg met RVO en wordt gezamenlijk in redelijkheid naar een oplossing gezocht. Dat kan zijn het tijdelijk stilzetten van het project totdat de situatie verbetert, het geheel stopzetten van het project, of anderszins. Als er gezamenlijk wordt besloten tot het stilzetten van een project dient het niet gebruikte deel van de subsidie te worden terugbetaald, mocht er reeds een teveel aan voorschotten zijn overgemaakt. Als de subsidieontvanger het project wil voortzetten en de oorlogssituatie leidt tot hogere kosten, kan hij daarvoor tot het moment waarop de indieningsperiode voor aanvragen sluit een aanvraag tot optopping van de reeds verleende subsidie indienen, indien er nog subsidiemiddelen beschikbaar zijn onder het subsidieplafond. Die aanvraag zal dan langs de lijnen van dit subsidieprogramma worden beoordeeld. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor de veiligheidsrisico’s in Oekraïne.⁸

10. Toezicht

RVO zal een steekproefsgewijze controle uitvoeren op het correcte gebruik van de subsidie waarbij op grond van de afgegeven beschikkingen wordt gecontroleerd op rechtmatigheid en doelmatigheid. Daarnaast is bij het vaststellen van de subsidie een controle door een externe accountant verplicht.

11. Verplichtingen

Aan de subsidieverlening worden verplichtingen verbonden, die worden opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking. Deze verplichtingen hebben onder andere betrekking op een meldingsplicht ten aanzien van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidie, zoals het niet (geheel of tijdig) kunnen uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten (zie ook paragraaf 9), en op verplichtingen over verantwoordingsrapportages, zoals inhoudelijke en financiële tussen- en eindrapportages (waarbij voor de subsidievaststelling een controleverklaring van een externe accountant als verplichting geldt) in het kader van de International Aid Transparency Initiative (IATI)⁹.

Ook zal een verplichting worden opgenomen dat de subsidieontvanger en de eerste wezenlijke toeleverancier geen gebruik maken van kinderarbeid en/of dwangarbeid¹⁰. De subsidieontvanger dient eventuele feiten of omstandigheden die wijzen op kinder- of dwangarbeid bij deze organisaties eveneens onverwijld te melden bij RVO.

12. Administratieve lasten

Ter verantwoording van de administratieve lasten waarmee de subsidieaanvrager te maken krijgt is een toets uitgevoerd volgens een standaard kostenmodel. Daarbij is rekening gehouden met de indiening van een aanvraag voor subsidie, de beheerfase, de vaststelling van de subsidie en eventuele bezwaar- en beroepsprocedures. Uit de berekening blijkt dat het totale percentage administratieve lasten ten opzichte van het totaal beschikbare subsidiebudget 5% bedraagt.

---

1 https://english.rvo.nl/subsidies-programmes/ukraine-partnership-facility-upf.

2 Stcrt. 2023, nr. 22147.

3 Zie ook artikel 14 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken.

4 https://www.caorijk.nl/cao-rijk/bijlage-8

5 Voor de OESO-richtlijnen kan de MVO zelfscan hiervoor worden ingezet: https://www.rvo.nl/onderwerpen/mvo/buitenland.

6 www.oesorichtlijnen.nl.

7 www.fmo.nl/exclusion-list.

8 https://www.nederlandwereldwijd.nl/reisadvies/oekraine.

9 https://projects.rvo.nl/iati-portals/.

10 elke vorm van arbeid die de Internationale Arbeidsorganisatie beoogt te verhinderen met het Verdrag betreffende den gedwongen of verplichten arbeid, 1930 (C29), het Verdrag betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957 (C 105), het Verdrag betreffende de minimumleeftijd, 1973.