Besluit van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 30 november 2020, nr. 2020-0000688882 , houdende instelling van het Adviescollege ICT-toetsing (Instellingsbesluit Adviescollege ICT-toetsing)

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;

Gelet op artikel 2, eerste lid, van het Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst en artikel 2, eerste lid, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies;

besluit

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. minister:

minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b. minister die het aangaat:

minister die verantwoordelijk is voor het ICT-project of het informatiesysteem waarop het advies betrekking heeft;

c. Adviescollege:

Adviescollege ICT-toetsing, bedoeld in artikel 2;

d. ICT-project:

een project of programma, dan wel projecten of programma’s die samenhang hebben, met een ICT-component van ten minste € 5.000.000 over de gehele looptijd van het project of programma van een ministerie, een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan als bedoeld in artikel 4 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de politie of de Raad voor de rechtspraak;

e. informatiesysteem:

informatiesysteem, bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van het Coördinatiebesluit organisatie bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst van een ministerie, een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan als bedoeld in artikel 4 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de politie of de Raad voor de rechtspraak;

f. vernieuwing van een informatiesysteem:

het veranderen van de functionaliteit van een informatiesysteem, en de daarbij behorende vernieuwing van de middelen voor de informatievoorziening.

Artikel 2 Instelling en taak

• 1. Er is een Adviescollege ICT-toetsing.

• 2. Het Adviescollege heeft ten behoeve van de algehele verbetering van de beheersing van ICT-projecten en informatiesystemen tot taak:

  • a. op schriftelijk verzoek van de minister die het aangaat of een van beide kamers der Staten-Generaal, dan wel uit eigen beweging aan de minister die het aangaat advies uit te brengen over:

    • 1⁰. de risico’s en slaagkans van een voorgenomen ICT-project en geeft daarbij een oordeel over de mate van beheersbaarheid, en

    • 2⁰. de doeltreffendheid en doelmatigheid van het onderhoud en beheer van een informatiesysteem, waaronder ook de vernieuwing van een informatiesysteem kan worden begrepen;

  • b. op verzoek van de minister die het aangaat of een van beide kamers der Staten-Generaal, dan wel uit eigen beweging aan de minister die het aangaat mede vanuit de kennis en ervaringen die bij de advisering over ICT-projecten en informatiesystemen zijn opgedaan advies uit te brengen ter bevordering van de eenheid, kwaliteit en efficiëntie van de informatiesystemen, en

  • c. het voorzien in kennisoverdracht en kennisbevordering bij de ministeries, publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan als bedoeld in artikel 4 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de politie en de Raad voor de rechtspraak vanuit de kennis en ervaringen die bij de advisering over ICT-projecten en informatiesystemen zijn opgedaan.

• 3. Het Adviescollege brengt geen advies uit eigen beweging als bedoeld in het tweede lid, onderdelen a en b, uit aan de politie en de Raad voor de rechtspraak.

• 4. Het Adviescollege brengt een advies over een ICT-project of het onderhoud en beheer van een informatiesysteem van de politie op een verzoek van de minister van Justitie en Veiligheid als bedoeld in het tweede lid, onderdelen a en b, rechtstreeks uit aan de korpschef, bedoeld in artikel 27 van de Politiewet 2012, en zendt een afschrift van het advies aan de minister van Justitie en Veiligheid.

• 5. Het Adviescollege bepaalt zelf welke verzoeken om advies in behandeling worden genomen.

• 6. Het Adviescollege kan een naschrift uitbrengen aan de minister die het aangaat over de maatregelen die zijn voorgesteld ter opvolging van een advies.

Artikel 3 Verplichtingen Adviescollege

• 1. Het Adviescollege maakt een advies als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onderdeel a, aan een minister die het aangaat vier weken na aanbieding openbaar.

• 2. De adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, onderdeel b, worden eenmaal per half jaar openbaar gemaakt.

• 3. Indien een advies wordt uitgebracht aan een van beide kamers der Staten-Generaal, zendt het Adviescollege tegelijkertijd een afschrift van het advies aan de minister die het aangaat.

• 4. Van een voornemen tot een advies uit eigen beweging als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onderdelen a en b, stelt het Adviescollege de minister die het aangaat en de beide kamers der Staten-Generaal onverwijld in kennis.

Artikel 4 Verplichtingen minister die het aangaat

• 1. De minister die het aangaat verzoekt voor aanvang van een ICT-project het Adviescollege om advies over de risico’s en slaagkans van het ICT-project.

• 2. De minister die het aangaat, verstrekt aan het Adviescollege desgevraagd de door het Adviescollege gewenste inlichtingen aangaande zijn ICT-projecten en het onderhoud en beheer aan informatiesystemen waarover advies wordt uitgebracht.

• 3. Een advies van het Adviescollege als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onderdeel a, wordt door de minister die het aangaat binnen vier weken na ontvangst ervan aan de beide kamers der Staten-Generaal gezonden.

• 4. Ingeval een advies van het Adviescollege als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onderdeel a, niet wordt opgevolgd, deelt de minister die het aangaat, in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad, dat met redenen omkleed mede aan de beide kamers der Staten-Generaal.

• 5. Het derde en vierde lid is niet van toepassing op ICT-projecten van de Raad voor de rechtspraak.

Artikel 5 Bevoegdheid minister die het aangaat

De minister die het aangaat kan het Adviescollege verzoeken om nader advies over de risico’s en slaagkans van een ICT-project dat is gestart.

Artikel 6 Samenstelling, benoeming, ontslag

• 1. Het Adviescollege bestaat uit een voorzitter en ten hoogste vier andere leden.

• 2. De voorzitter en de andere leden hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last of ruggespraak.

• 3. De voorzitter en de andere leden worden, in overeenstemming met het gevoelen van de minsterraad, door de minister benoemd.

• 4. De benoeming geschiedt voor de duur van ten hoogste twee jaar.

• 5. De voorzitter en overige leden kunnen op eigen verzoek of wegens ongeschiktheid, onbekwaamheid of op andere zwaarwegende gronden worden geschorst en ontslagen door de minister.

• 6. Het Adviescollege kan voor de uitvoering of voorbereiding van bepaalde adviezen commissies instellen.

• 7. Indien in voorkomend geval uit feiten of omstandigheden blijkt dat de voorzitter of een van de andere leden van het Adviescollege zelf direct of indirect betrokkenheid heeft bij een adviesaanvraag dan zullen zij zich onverwijld laten vervangen door hun plaatsvervanger en zich weerhouden van enige bemoeienis ten aanzien van de adviesaanvraag.

• 8. Ambtenaren of andere personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een minister, een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan als bedoeld in artikel 4 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de Raad voor de rechtspraak of de politie worden niet benoemd tot voorzitter of lid van het Adviescollege.

Artikel 7 Secretariaat

• 1. De minister voorziet in een ambtelijk secretariaat van het Adviescollege.

• 2. Het ambtelijk secretariaat heeft aan het hoofd een secretaris-directeur.

• 3. Het secretariaat is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het Adviescollege.

• 4. Indien ambtenaren, in dienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tot secretaris-directeur of medewerker van het secretariaat worden benoemd, zijn zij tegenover anderen dan het Adviescollege verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in het verband van de werkzaamheden van het Adviescollege bekend is geworden.

Artikel 8 Werkwijze

• 1. Het Adviescollege:

  • a. stelt zijn eigen werkwijze vast in een reglement van orde, en

  • b. stelt een integriteitscode op waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan de wijze waarop wordt omgegaan met een situatie als bedoeld in artikel 6, zevende lid.

• 2. Het Adviescollege kan zich voor het inwinnen van inlichtingen wenden tot daartoe door de minister die het aangaat aangewezen ambtenaren.

• 3. Het Adviescollege kan zich door andere personen doen bijstaan voor zover dat voor de vervulling van haar taak nodig is.

Artikel 9 Aanwijzingen

De minister geeft geen afzonderlijke aanwijzingen met betrekking tot de werkwijze en de inhoud van de adviezen en de keuze door het Adviescollege van het ICT-project of informatiesysteem waarover wordt geadviseerd.

Artikel 10 Vergoeding

• 1. Aan de voorzitter wordt een vaste vergoeding per maand toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op schaal 18 van de collectieve arbeidsovereenkomst die is overeengekomen voor de ambtenaren die krachtens een arbeidsovereenkomst met de Staat werkzaam zijn bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de arbeidsduurfactor op 0,28 fte.

• 2. Aan de andere leden wordt een vaste vergoeding per maand toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op schaal 18 van de collectieve arbeidsovereenkomst die is overeengekomen voor de ambtenaren die krachtens een arbeidsovereenkomst met de Staat werkzaam zijn bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de arbeidsduurfactor op 0,22 fte.

Artikel 11 Taakbudget van het Adviescollege

• 1. De minister stelt aan het Adviescollege voor de uitoefening van haar taken, bedoeld in artikel 2, voor de duur van dit besluit een vast taakbudget van € 5.400.000 per jaar beschikbaar.

• 2. De minister draagt zorg voor de huisvesting van het Adviescollege en de daarbij behorende automatisering.

Artikel 12 Wijze van beraadslaging

• 1. Het Adviescollege kan slechts adviezen vaststellen indien ten minste de helft van de leden aanwezig zijn.

• 2. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij de advisering niet uitgesteld kan worden of de vergadering voltallig is. In deze gevallen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Van die omstandigheid wordt in het advies melding gemaakt.

• 3. Een lid neemt geen deel aan de beraadslaging of besluitvorming over een advies waarbij hij persoonlijk is betrokken. Het Adviescollege kan dit lid laten vervangen.

Artikel 13 Verslaglegging

• 1. Het Adviescollege brengt jaarlijks voor 1 april aan de minister verslag uit van zijn werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.

• 2. Het verslag wordt door de minister aan de beide kamers der Staten-Generaal gezonden.

Artikel 14 Inlichtingen

Het Adviescollege verstrekt desgevraagd aan de minister de voor de uitoefening van zijn taak benodigde inlichtingen. De minister kan inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig is.

Artikel 15 Archiefbescheiden

• 1. Het beheer van bescheiden betreffende de werkzaamheden van het Adviescollege geschiedt op eenzelfde wijze als bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2. Het tijdelijk Bureau ICT-toetsing draagt zo spoedig mogelijk na beëindiging van zijn werkzaamheden of, zo de omstandigheden daartoe aanleiding geven, zoveel eerder, de bescheiden betreffende die werkzaamheden over aan het archief van het directoraat-generaal Overheidsorganisatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 16 Defensiesystemen

Dit besluit is niet van toepassing op de wapensystemen van het ministerie van Defensie.

Artikel 17 Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 31 december 2020.

• 2. Dit besluit vervalt met ingang van 1 januari 2023.

Artikel 18 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Adviescollege ICT-toetsing.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops

TOELICHTING

Algemeen Deel

Aanleiding

Sinds de aanbevelingen van de Commissie Elias in 2014 is veel werk verzet om de beheersbaarheid van grote ICT-projecten bij de Rijksoverheid te versterken. In oktober 2018 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangekondigd om, in het licht van de snelheid en complexiteit van digitale ontwikkelingen in de samenleving, deze beheersbaarheid verder te versterken.¹ Het kabinet heeft daartoe drie onderzoeken laten uitvoeren. In een verkenning van ABDTOPConsult is de versterking van die IV-governance binnen de Rijksdienst in de volle breedte onderzocht.² In een tweetal andere onafhankelijke onderzoeken is het functioneren van het huidige, tijdelijk Bureau ICT-toetsing geëvalueerd.³ Deze onderzoeken hebben geleid tot een groot aantal aanbevelingen die tot de beslissing van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben geleid om de volwassenheid van het CIO-stelsel verder te vergroten met daarin de omvorming van het tijdelijk Bureau ICT-toetsing (verder: BIT) naar een externe toetsingsautoriteit, zijnde een onafhankelijk adviescollege met wettelijke grondslag. Met een passende taakuitbreiding van het Adviescollege wordt de aansluiting bij dit volwassen CIO-stelsel gevonden en wordt de beheersbaarheid van ICT-projecten binnen de rijksoverheid verder vergroot.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft namens het kabinet in een brief van 20 december 2019 aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal bericht het BIT te positioneren als op afstand geplaatste toetsingsautoriteit, zijnde een onafhankelijk adviescollege met een wettelijke grondslag.⁴ In dit Instellingsbesluit wordt, vooruitlopend op de instelling bij wet waarvoor een voorstel in voorbereiding is,⁵ het Adviescollege ICT-toetsing (verder: het Adviescollege) ingesteld. Het huidige Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing vervalt uiterlijk op 31 december 2020. Op dat moment is de instellingswet voor het Adviescollege nog niet gerealiseerd. Met dit Instellingsbesluit voor een tijdelijk onafhankelijk Adviescollege wordt de toezegging aan de Tweede Kamer gestand gedaan om het BIT na 2020 verder te laten gaan als Adviescollege.

Onafhankelijk adviescollege

Het Adviescollege is een onafhankelijk college van deskundige ICT-toetsers. Het belang hiervan is al benadrukt in het rapport ‘Grip op ICT’ van de Tijdelijke Commissie ICT van de Tweede Kamer, dat leidde tot de oprichting van het BIT. Op basis van die onafhankelijkheid en deskundigheid kan het Adviescollege snel en deskundig oordelen of een ICT-project of programma kans van slagen heeft. De onafhankelijkheid van het Adviescollege en de afstand ervan tot de rijksoverheid verzekert dat er geen ongewenste beïnvloeding van de beoordeling van de slaagkans van ICT-projecten, -programma’s en onderhoudsactiviteiten kan plaatsvinden. De onafhankelijke beoordeling leidt dan tot een onbevooroordeelde, duidelijke en volledige inschatting van de slaagkans. Samen met de opgestelde aanbevelingen wordt daarmee het maximale leereffect van het advies bereikt. In genoemde brief van 20 december 2019 is tevens een verduidelijking en uitbreiding van taken aangekondigd. Zo is bij de oprichting van het BIT (op 1 juli 2015⁶) het bevorderen van de taakvolwassenheid en het lerend vermogen rond ICT-beheersing binnen de overheid als taak meegegeven. Deze taak zal onder andere door kennisoverdracht van het Adviescollege worden versterkt. Onder deze kennisoverdracht wordt onder meer verstaan het delen van ervaringen die zijn opgedaan bij de opgestelde adviezen. Het Adviescollege licht daarbij haar bevindingen toe aan het verzoekende ministerie. Naast deze kennisoverdracht op basis van een concreet advies draagt het Adviescollege actief bij aan de ontwikkeling van andere vormen van kennisoverdracht om het lerend vermogen binnen het CIO-stelsel te versterken. Denkbaar is in dit verband dat (onder de voorwaarde van voldoende toets-capaciteit) medewerkers van CIO-offices meewerken aan een advies voor een ander verzoekend ministerie. Andere vormen van advisering en kennisdeling zullen, in samenspraak met de departementen (CIO Rijk en de CIO’s van de departementen) de komende jaren verder worden uitgedacht. In dit verband zij gewezen op de bevoegdheid van de minister die het aangaat nader advies te vragen aan het Adviescollege. Denkbaar is dat de betreffende minister deze mogelijkheid kan aanwenden om aan het Adviescollege te vragen of op de juiste wijze, indachtig de bedoelingen van het Adviescollege, opvolging is gegeven aan een eerder uitgebracht advies. In de periode tot de wettelijke verankering beoogt het kabinet de nieuwe taakstelling van het Adviescollege verder uit te werken, opdat de taakuitvoering van het Adviescollege goed zal gaan aansluiten op een volwassen CIO-stelsel rijksdienst.

Taken van het Adviescollege

Anders dan het huidige tijdelijk Bureau ICT-toetsing zal het Adviescollege niet alleen advies uitbrengen over voorgenomen ICT-projecten, maar ook over de doeltreffendheid en doelmatigheid van het onderhoud en beheer van informatiesystemen, waaronder ook de vernieuwing van een informatiesysteem kan worden begrepen. Het bepalen op welke wijze en aan de hand van welke criteria hierover wordt geadviseerd, is een complex vraagstuk dat tijd vergt voor een gedegen uitwerking.

De uitwerking kan bestaan uit het opstellen van een (hoog)risicoprofiel dat wordt gehanteerd om te bepalen welke informatiesystemen voor advisering over onderhoud en beheer in aanmerking komen voor advisering door het Adviescollege, alsook een verkenning naar advisering over activiteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van nieuwe methodieken zoals Agile en DevOps. Bij een (hoog)risicoprofiel gaat het om een verdere concretisering van risicofactoren zoals de anciënniteit van het systeem, de continuïteit, de actualiteit van (het onderhoud aan) de software en de afbreuk van maatschappelijk vertrouwen bij plotselinge uitval.

Voor de nadere uitwerking wordt de periode van voorbereiding van de Instellingswet gebruikt. Daarmee wordt het nieuwe Adviescollege in staat gesteld zich methodologisch aan te passen op de verbreding van haar taak en kunnen ministeries zich, binnen hun eigen niveau van taakvolwassenheid, gedegen voorbereiden. Een verdere precisering van het doel en de reikwijdte van de advisering over onderhoud en beheer van informatiesystemen en de criteria die daarvoor gelden, kunnen worden neergelegd in de Instellingswet voor het Adviescollege.

Nieuw is ook dat het Adviescollege tot taak krijgt advies uit te brengen ter bevordering van de eenheid, kwaliteit en efficiëntie van de informatiesystemen. Deze algemene adviezen zien niet op specifieke projecten of informatiesystemen, maar worden door het Adviescollege aan de ministers die het aangaat of een van beide kamers der Staten-Generaal gegeven mede vanuit de kennis en ervaringen die bij de advisering over ICT-projecten en informatiesystemen zijn opgedaan. Deze adviestaak heeft geen betrekking op het te voeren beleid van de ministers of de totstandkoming van algemeen verbindende voorschriften⁷.

Ook krijgt het Adviescollege een expliciete taak ten bate van kennisoverdracht en kennisbevordering. Onder kennisoverdracht wordt onder andere het delen van ervaringen van het Adviescollege bij de uitoefening van hun taak verstaan. Het Adviescollege deelt daarbij actief haar opgedane kennis en informatie en stimuleert het lerend vermogen binnen het CIO-stelsel.

Ten behoeve van een goed IT-beheer binnen het Rijk toetst het Adviescollege als externe, onafhankelijke organisatie ICT-projecten en brengt hierover advies uit. In dit verband dient duidelijk te zijn dat een advies van het Adviescollege rechtstreeks verband moet houden met de voorziene implicaties voor ICT-beheersing en IV-uitgangspunten, en dat het geen oordeelsvorming over de met een project of onderhoudsactiviteit beoogde beleidsdoelstelling(en) betreft.⁸

De advisering over ICT-projecten door het Adviescollege is ongeacht de voor het ICT-project gekozen methodiek van systeemontwikkeling. Systeemontwikkelingsmethodieken voor ICT-projecten bij de overheid maken onder andere gebruik van de watervalmethode, de agile systeemontwikkelmethodiek en de DevOps-ontwikkelmethodiek. Het Adviescollege adviseert aan bewindspersonen en de beide kamers der Staten-Generaal. In de IV-governance binnen de Rijksdienst sluit deze toetsing aan op het binnen de rijksoverheid toegepaste model voor risicobeheersing en verantwoording. In dat model is in eerste instantie de (interne) opdrachtgever verantwoordelijk voor de projectrisico’s en de beheersing van het ICT-project. Daarna adviseren en beoordelen de CIO’s dat project in samenhang met andere ICT-projecten in de organisatie. Vervolgens controleert de Auditdienst Rijk (ADR) op de naleving van rijksbrede uitgangspunten en kaders voor informatievoorziening. Het Adviescollege toetst als extern, onafhankelijk adviescollege.

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen het adviescollege en de minister die het aangaat

Het Adviescollege ondersteunt de departementale CIO’s en publiekrechtelijke zbo’s door bij aanvang, en waar nodig tussentijds, een onafhankelijke toets uit te voeren en advies uit te brengen op de risico’s en daarmee de kans van slagen van een ICT-project. Het Adviescollege gebruikt daarbij onder andere de kennis die binnen het gehele volwassen CIO-stelsel wordt opgebouwd en wordt uitgewisseld over de stand van de techniek, maar ook zaken als het opstellen van goede ramingen. Het Adviescollege kan ten behoeve van haar adviserende taak toetsingscriteria opstellen die bijdragen aan meer inzicht in de wijze van toetsing.

Het Adviescollege geeft geen oordeel over de vraag of het ICT-project moet starten of niet. ICT-projecten blijven een verantwoordelijkheid van de betreffende vakminister.

Door het tijdelijk Bureau ICT-toetsing om te vormen tot een adviescollege en daarmee op afstand van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de ministers die het aangaat te plaatsen, wordt de onafhankelijke taakuitvoering gewaarborgd.

Advisering aan Raad voor de rechtspraak en politie

De Raad voor de rechtspraak en de politie zijn beide sui generis organisaties. De Raad voor de rechtspraak is een orgaan van de rechterlijk macht en maakt geen deel uit van de uitvoerende macht. De Raad kan daarom ook niet worden aangemerkt als een zelfstandig bestuursorgaan. De politie heeft eigen rechtspersoonlijkheid en maakt geen onderdeel uit van een ministerie als onderdeel van het bestuursdepartement of als batenlastendienst. Het is evenmin vormgegeven als zelfstandig bestuursorgaan. De minister voor Rechtsbescherming is de minister die het aangaat in de zin van dit besluit indien het een ICT-traject of informatiesysteem van de Raad voor de rechtspraak betreft. Indien het een ICT-traject of informatiesysteem van de politie betreft, is de minister van Justitie en Veiligheid de minister die het aangaat.

Gelet op de bijzondere positie van de Raad voor de rechtspraak heeft de minister voor Rechtsbescherming bij ICT-projecten of informatiesysteem van de Raad een andere, lijdelijkere rol dan gebruikelijk. Dit houdt verband met de grondslag van dit instellingsbesluit die zich beperkt tot het stellen van kaders voor de rijksdienst. De minister voor Rechtsbescherming zal bij ICT-projecten of een informatiesysteem van de Raad voor de rechtspraak fungeren als loket in het verkeer met het Adviescollege en de beide kamers der Staten-Generaal. De Raad kan niet rechtstreeks een verzoek indienen bij het Adviescollege. Het is derhalve ook niet mogelijk dat het Adviescollege op eigen verzoek toetst en adviezen uitbrengt. De minister voor Rechtsbescherming zal op verzoek van de Raad een adviesaanvraag bij het Adviescollege doen. Omgekeerd zal het Adviescollege haar conceptadvies en definitieve advies aanbieden aan de minister voor Rechtsbescherming, die het vervolgens doorstuurt naar de Raad. Ook de toezending van het definitieve advies, al dan niet begeleid van een beleidsreactie, zal geschieden door de minister voor Rechtsbescherming. Indien het advies van het Adviescollege niet (geheel) wordt opgevolgd, hoeft dit, om bovengenoemde reden, anders dan gebruikelijk, niet langs de ministerraad.

Voor de politie geldt hetzelfde als voor de Raad voor de rechtspraak met dien verstande dat een advies van het Adviescollege op verzoek van de minister van Justitie en Veiligheid rechtstreeks aan de korpschef van politie wordt uitgebracht en niet aan de minister van Justitie en Veiligheid, die slechts een afschrift ontvangt. De minister van Justitie en Veiligheid fungeert wel als loket voor de adviesaanvragen van de beide kamers der Staten-Generaal.

Tot slot

De Toezichtsraad van het tijdelijk Bureau ICT-toetsing bestaat uit drie leden. Het Adviescollege zal bestaan uit ten hoogste vijf leden.

De benoeming van deze leden geschiedt voor een periode van ten hoogste twee jaar. Het kabinet beoogt deze leden tevens te benoemen in het adviescollege zoals dat zal worden ingesteld in de voorgenomen formele wet.

In dit besluit wordt, mede met het oog op het voornemen om bij formele wet de adviestaak van het Adviescollege verder vorm te geven, zoveel mogelijk aangesloten bij de Kaderwet adviescolleges.

Artikelsgewijs

Artikel 1 (Begripsbepalingen)

Adviescollege

Het Adviescollege ICT-toetsing wordt in artikel 2 van dit besluit ingesteld als onafhankelijk adviescollege en komt in de plaats van het tijdelijk Bureau ICT-toetsing, dat een ambtelijk bureau betrof.

ICT-project

Het Adviescollege adviseert niet over alle ICT-projecten, waaronder tevens programma’s worden begrepen, bij de overheid. Daarom is de definitie van ICT-project beperkt tot een project of programma met een ICT-component van ten minste vijf miljoen euro. Binnen de totale kosten van een ICT-project moet de ICT-component gelijk of hoger zijn dan vijf miljoen euro.

Voor wat betreft de definitie van de kostensoorten die tot de ICT-component worden gerekend wordt aansluiting gezocht bij gegeven definities in het Handboek Portfoliomanagement Rijk. Ook proefprojecten, programma’s, trajecten, veranderingsprocessen enzovoorts, waarbij de ICT-component leidend is of bepalend voor duur en kosten vallen onder het begrip «ICT-project». Het komt geregeld voor dat ICT-projecten zijn opgedeeld, maar toch samenhang vertonen en daarmee boven de vijf miljoen euro uitkomen. Ook in dat geval geldt dat een advies moet kunnen worden uitgebracht door het Adviescollege.

Over ICT die onderdeel is van een wapensysteem brengt het Adviescollege geen advies uit (zie artikel 16).

Informatiesysteem

Voor informatiesysteem is aangesloten bij de definitie van een informatiesysteem zoals bedoeld in het Coördinatiebesluit organisatie bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst. In de toelichting op dat besluit is uitgelegd dat een informatiesysteem een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen omvat en enerzijds de programmatuur en de voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie, de zogenoemde ICT-onderdelen, en anderzijds de procedures en processen.

Vernieuwing van een informatiesysteem

Deze definitie is nodig voor de nieuwe taak, bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, sub 2⁰, van het Adviescollege om te adviseren over reeds in gebruik genomen informatiesystemen met het oog op de doeltreffendheid en doelmatigheid van onderhoud en beheer aan deze systemen, waaronder ook de vernieuwing van een informatiesysteem kan worden begrepen. Met de vernieuwing van een informatiesysteem wordt bedoeld het veranderen van de functionaliteit van een informatiesysteem in de breedste zin van het woord, en de daarbij behorende vernieuwing van de middelen voor de informatievoorziening. Hierbij gaat het om het toevoegen van waarde aan de bestaande dienstverlening, bijvoorbeeld door het digitaliseren van voorheen analoge processen - denk aan de invoering van de ov-chipkaart of de ontwikkeling van de applicatie CoronaMelder. Men kan echter ook denken aan het verbeteren van bestaande digitale processen als daarmee de functionaliteit verandert.

Afhankelijk van de inhoud, het beoogde doel en de context waarin de vernieuwingsactiviteiten plaatsvinden, kunnen voor deze activiteiten verschillende werkmethodieken worden gebruikt. Hierbij valt naast de projectvorm onder andere te denken aan meer incrementele vormen zoals de agile-methodiek of de DevOps-methodiek.

Artikel 2 (Instelling en taak)

Het Adviescollege ICT-toetsing wordt ingesteld om onafhankelijk van de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties en de overige ministers te kunnen adviseren over ICT-projecten met een ICT-component van ten minste vijf miljoen euro en over het onderhoud en beheer van informatiesystemen van de ministeries, publiekrechtelijke zbo’s, de politie en de Raad voor de rechtspraak.

Het Adviescollege zet de taak voort van het opgeheven tijdelijk Bureau ICT-toetsing om advies uit te brengen over de risico’s en slaagkans van ICT-projecten met een ICT-component van ten minste vijf miljoen euro. Daarnaast krijgt het Adviescollege tot taak advies uit te brengen over de doeltreffendheid en doelmatigheid van onderhoud en beheer van informatiesystemen, waaronder ook de vernieuwing van een informatiesysteem kan worden begrepen. Voor een andere toelichting op deze taak wordt verwezen naar het algemeen deel van deze toelichting.

Voorts krijgt het Adviescollege tot taak advies uit te brengen ter bevordering van de eenheid, kwaliteit en efficiëntie van de informatiesystemen. Deze algemene adviezen zien niet op specifieke projecten of informatiesystemen, maar worden door het Adviescollege aan de ministers die het aangaat of een van beide kamers der Staten-Generaal gegeven mede vanuit de kennis en ervaringen die bij de advisering over ICT-projecten en informatiesystemen zijn opgedaan.

Ook krijgt het Adviescollege een expliciete taak ten bate van kennisoverdracht en kennisbevordering. Onder kennisoverdracht wordt onder andere het delen van ervaringen van het Adviescollege bij de uitoefening van hun taak verstaan. Het Adviescollege deelt daarbij actief haar opgedane kennis en informatie en stimuleert het lerend vermogen binnen het CIO-stelsel.

Het Adviescollege brengt advies uit over ICT-projecten en het onderhoud van beheer van informatiesystemen op schriftelijk verzoek van de minister die het aangaat of van een van beide kamers der Staten-Generaal. Ook kan het Adviescollege uit eigen beweging advies uitbrengen. Een minister die het aangaat verzoekt voor aanvang van een ICT-project om een advies (zie artikel 4).

Met de publiekrechtelijke zbo’s maken de ministers afspraken over de aanvraag van advisering over hun ICT-projecten door het Adviescollege. Voor de wijze waarop adviesaanvragen worden gedaan door de minister van Justitie en Veiligheid en de minister voor Rechtsbescherming voor respectievelijk de politie en de Raad voor de rechtspraak wordt verwezen naar de paragraaf Advisering aan Raad voor de rechtspraak en politie in het algemeen deel van de toelichting.

In verband met de noodzakelijke prioritering bepaalt het Adviescollege zelf welke adviesaanvragen in behandeling worden genomen.

Artikel 3 (Verplichtingen Adviescollege)

De openbaarmaking van een advies over een ICT-project of over beheer en onderhoud van informatiesystemen door het Adviescollege draagt bij aan de benodigde transparantie. Openbaarmaking is bijvoorbeeld mogelijk door het plaatsen van de adviezen op de website van het Adviescollege. Op de openbaarmaking zijn de regels van de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing.

Het informeren van de minister die het aangaat en de beide kamers der Staten-Generaal over een voornemen tot een advies uit eigen beweging is een vereiste die ontleend is aan artikel 18 van de Kaderwet adviescolleges.

De verplichting om na het uitbrengen van een advies aan de Staten-Generaal een afschrift van het advies aan de minister die het aangaat, te sturen, is nodig vanwege de beleidsverantwoordelijkheid van de minister voor het ICT-project of het informatiesysteem waar het advies betrekking op heeft. Eenzelfde verplichting staat in artikel 22 Kaderwet adviescolleges.

Genoemde verplichtingen waren ook opgenomen in het Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing.

Artikel 4 (verplichtingen minister die het aangaat)

Bij aanvang van een ICT-project vraagt de desbetreffende minister een advies over de risico’s en slaagkans van het ICT-project.

De ministers hebben een informatieplicht aan het Adviescollege aangaande het te toetsen ICT-project. Alle door het Adviescollege relevant geachte informatie dient te worden verstrekt. Datzelfde geldt voor de aanlevering van alle door het Adviescollege relevant geachte informatie in geval aan de desbetreffende minister een advies wordt uitgebracht over het onderhoud en beheer van een informatiesysteem, waaronder ook de vernieuwing van een informatiesysteem kan worden begrepen.

De ministers leveren daarnaast periodiek een overzicht van alle voorziene projecten met een ICT-component van meer dan vijf miljoen euro, met kenmerken zoals de projectomvang en het risicoprofiel. Op basis hiervan wordt door het Adviescollege vroegtijdig een keuze gemaakt voor de te toetsen projecten. Op deze manier wordt vertraging in de opstartfase van projecten voorkomen.

De kaderstellende bevoegdheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op het gebied van ICT volgt uit het Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst⁹. Met de publiekrechtelijke zbo’s, de politie en de Raad voor de rechtspraak zullen vakministers afspraken moeten maken over het verstrekken van informatie aan het Adviescollege aangaande voorgenomen ICT-projecten. Adviezen van het Adviescollege worden in alle gevallen (adviezen op verzoek van de minister die het aangaat, de beide kamers der Staten-Generaal dan wel uit eigen beweging) door de minister die het aangaat binnen vier weken na ontvangst ongewijzigd gezonden naar de beide kamers der Staten-Generaal. Indien een minister afwijkt van het advies van het Adviescollege wordt dit met redenen omkleed gemeld aan de beide kamers der Staten-Generaal. Alvorens de brief aan de beide kamers wordt gezonden, wordt deze besproken in de ministerraad.

Artikel 5 (Bevoegdheid minister die het aangaat)

Een minister die het aangaat is bevoegd om nader advies te vragen aan het Adviescollege over de risico’s en slaagkans van een ICT-project dat is gestart. Het kan hierbij gaan om nieuwe vragen die zijn opgekomen bij de uitvoering van het project, maar ook om vragen ter verduidelijking van het advies dat in aanvang is uitgebracht. Dit laatste kan eveneens een bijdrage leveren aan het lerend vermogen dat met de taakuitvoering van het Adviescollege wordt beoogd.

Artikel 6 (samenstelling, benoeming, ontslag)

Bij de benoeming van de leden zal niet alleen rekening worden gehouden met voldoende vertegenwoordiging van de doelgroepen, maar zal ook naar voldoende vertegenwoordiging vanuit een oogpunt van vereiste expertise worden gekeken. Dit sluit aan bij artikel 12 van de Kaderwet adviescolleges waarin is bepaald dat de leden van een adviescollege worden benoemd op grond van de deskundigheid die benodigd is voor de advisering. Daarnaast zal in overeenstemming met artikel 12 van de Kaderwet adviescolleges bij de benoemingen gestreefd worden naar een evenredige deelname van vrouwen en personen behorend tot etnische of culturele minderheidsgroepen.

De benoeming geschiedt door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en in de periode tot de wettelijke verankering voor ten hoogste twee jaar. Het ligt in de lijn der verwachting dat bij de Instellingswet voor het Adviescollege artikel 11 van de Kaderwet adviescolleges wordt gevolgd, zijnde een benoeming voor de periode van vier jaar, met de mogelijkheid van eenmalige herbenoeming voor ten hoogste vier jaar. Door de benoemingen in aanvang niet voor dezelfde duur te doen, kan een natuurlijk verloop worden geborgd en wordt voorkomen dat de leden niet steeds tegelijk aftreden. Dat waarborgt de continuïteit. De leden hebben zitting op persoonlijke titel en voeren hun taak zonder last of ruggespraak uit, dat wil zeggen in alle vrijheid en ongebondenheid.

De in het zesde lid geboden mogelijkheid om commissies in te stellen wordt begrensd door de eis dat de commissies van het Adviescollege vanuit haar midden wordt ingesteld. Dit betekent dat het Adviescollege niet door het instellen van commissies zijn samenstelling kan wijzigen of zijn omvang kan vergroten. Wel kan het Adviescollege, bijvoorbeeld voor de voorbereiding van een advies, gebruik maken van de deskundigheid van ambtenaren of externe deskundigen.

Artikel 8 (Werkwijze)

In het eerste lid is bepaald dat het Adviescollege haar werkwijze nader in een reglement van orde kan vastleggen. In dat reglement kan ook een regeling worden opgenomen over de toelating van toehoorders tot de vergaderingen en de gang van zaken tijdens de vergaderingen voor zover het de toehoorders betreft. De openbaarheid van de vergaderingen wordt aldus, binnen het kader van de opgedragen adviestaak, aan het Adviescollege overgelaten.

Het tweede lid geeft aan het Adviescollege de bevoegdheid ten behoeve van de advisering inlichtingen in te winnen bij door de minister die het aangaat aangewezen ambtenaren.

In het derde lid is bepaald dat het Adviescollege zich kan laten bijstaan door andere personen. Dit kan zich bij voorbeeld voordoen indien de gewenste inlichtingen niet door ambtenaren kunnen worden gegeven en anderen, waaronder externe deskundigen, hierin wel kunnen voorzien.

Een ambtenaar of een andere deskundige kan aldus ten behoeve van de voorbereiding van bepaalde adviezen desgevraagd het Adviescollege met informatie ter zijde staan en op uitnodiging van het Adviescollege aanwezig zijn bij de vergaderingen of als adviseur deelnemen aan de beraadslagingen van het Adviescollege. De betrokken minister kan (naast overlegging van de beschikbare gegevens, onderzoeksrapporten, e.d.) ter bevordering van een goede voorlichting van het Adviescollege in zijn adviesverzoek aangeven welke ambtenaren beschikbaar zijn voor het geven van inlichtingen over het onderwerp van het advies.

Artikel 9 (Aanwijzingen)

Om de onafhankelijk informatievergaring, oordeelsvorming en advisering van het Adviescollege te waarborgen geeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties geen aanwijzingen aan het Adviescollege over de afzonderlijke keuze van ICT-projecten en informatiesystemen waarover zal worden geadviseerd, de werkwijze en de inhoud van de adviezen.

Artikel 11 (Taakbudget van het Adviescollege)

Het vaste taakbudget geldt voor de duur van dit besluit. Reden hiervoor is de verwachting dat tegen die tijd de verdere ontwikkeling van het CIO-stelsel, waarbij het Adviescollege een van de schakels is, vorm heeft gekregen en op dat moment kan worden bekeken of het nieuwe takenpakket past bij het beschikbaar gestelde vaste taakbudget.

De minister draagt zorg voor de automatiseringskosten en voor de huisvesting.

Artikel 12 (Wijze van beraadslaging)

Deze bepaling over de wijze van beraadslaging is ontleend aan artikel 20 van de Kaderwet adviescolleges. Zo kan het Adviescollege slechts adviezen vaststellen indien ten minste de helft van de leden aanwezig zijn, hetgeen ook digitaal op afstand mogelijk is. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij de advisering niet uitgesteld kan worden of de vergadering voltallig is. In deze gevallen is de stem van de voorzitter doorslaggevend, waarvan in het advies melding wordt gemaakt.

Van belang is dat een lid niet deelneemt aan de beraadslaging of besluitvorming over een advies waarbij hij persoonlijk is betrokken. In dat geval kan het Adviescollege dit lid laten vervangen.

Artikel 13 (Verslaglegging)

Het Adviescollege brengt jaarlijks voor 1 april aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Deze bepaling is ontleend aan artikel 28, eerste lid, van Kaderwet adviescolleges. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft dit verslag nodig voor het afleggen van verantwoording over het stelsel van adviescolleges.

Artikel 14 (Inlichtingen)

Het Adviescollege verstrekt desgevraagd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de voor de uitoefening van zijn taak benodigde inlichtingen. De minister kan inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig is. Deze bepaling is ontleend aan artikel 29 van de Kaderwet adviescolleges.

Artikel 15 (Archiefbescheiden)

Het Adviescollege voert op eenzelfde wijze archiefbeheer zoals dit gebeurde door het tijdelijk Bureau ICT-toetsing. Voor door de politie opgestelde documenten zijn de in de Politiewet 2012 vastgestelde bepalingen leidend voor de politie.

Zodra het tijdelijk Bureau ICT-toetsing is beëindigd, of evenzoveel eerder als daartoe aanleiding is, draagt zij haar archieven over aan het archief van het directoraat-generaal Overheidsorganisatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 17 (Inwerkingtreding)

Dit besluit treedt in werking met ingang van 31 december 2020. Op diezelfde datum vervalt het Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing. Het besluit vervalt op 1 januari 2023 of zoveel eerder als de voorgenomen formele wet inwerking treedt.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops

---

1 Kamerstukken II 2018/19, 26 643, nr. 573.

2 Bijlage 4 bij Kamerstukken II 2018/19, 26 643, nr. 656.

3 Bijlagen 5 en 6 bij Kamerstukken II 2018/19, 26 643, nr. 656.

4 Kamerstukken II 2019/20, 26 643, nr. 656, p.6.

5 Het wetsvoorstel gaat eind 2020 in consultatie.

6 Staatscourant 2015, 21178.

7 Indien dat het geval zou zijn, zou het Adviescollege immers aangemerkt worden als een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges en zou instelling bij formele wet vereist zijn.

8 Kamerstukken II 2019/20, 26 643, nr. 656, p.8.

9 Staatsblad 2018, 354