Besluit van de Minister voor Wonen en Rijksdienst van 10 juli 2015, nr. 0000373449, tot instelling van het tijdelijk Bureau ICT-toetsing (Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing)

De Minister voor Wonen en Rijksdienst,

Handelend in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;

Gelet op artikel 2, eerste lid, van het Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst 2011;

Besluit:

Artikel 1 (Definitiebepaling)

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. BIT:

tijdelijk Bureau ICT-toetsing als bedoeld in artikel 2, eerste lid;

b. ICT-project:

een project of programma, met een ICT-component van ten minste € 5.000.000;

c. CIO Rijk:

de Chief Information Officer Rijk.

Artikel 2 (Instelling, taak en bevoegdheden)

• 1. Er is een tijdelijk Bureau ICT-toetsing.

• 2. Het BIT adviseert ten behoeve van de algehele verbetering van ICT-projectbeheersing bij ministeries en publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen, zoals bedoeld in artikel 4 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, op verzoek van de minister wie het aangaat, of de Tweede Kamer der Staten-Generaal dan wel uit eigen beweging, over de risico’s en slaagkans van een ICT-project en geeft daarbij een oordeel over de mate van beheersbaarheid.

• 3. De minister wie het aangaat, of de Tweede Kamer der Staten-Generaal richt een verzoek zoals bedoel in artikel 2, lid 2, tot de Minister voor Wonen en Rijksdienst.

Artikel 3 (Samenstelling en werkwijze)

• 1. Aan het hoofd van het BIT staat de CIO Rijk. Het BIT bestaat verder uit een kleine vaste kern en een flexibele schil, in te vullen met experts vanuit de rijksdienst en daarbuiten.

• 2. De CIO Rijk stelt de adviezen van het BIT vast.

• 3. Bij de totstandkoming van een advies van het BIT zijn geen personen betrokken die:

  • a. werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een minister die of publiekrechtelijke zelfstandig bestuursorgaan dat opdrachtgever is van het ICT-project waarover geadviseerd wordt;

  • b. anderszins een persoonlijk belang of directe betrokkenheid hebben bij het ICT-project waarover geadviseerd wordt.

• 4. De Minister voor Wonen en Rijksdienst geeft geen afzonderlijke aanwijzingen met betrekking tot de keuze van het te toetsen ICT-project, de werkwijze en de inhoud van adviezen.

• 5. De Minister voor Wonen en Rijksdienst zendt het conceptadvies van het BIT aan de minister wie het aangaat. Na een termijn van twee weken ten behoeve van hoor en wederhoor zendt de Minister voor Wonen en Rijksdienst het definitieve advies aan de minister.

Artikel 4 (Verplichtingen)

• 1. De minister wie het aangaat, verzoekt voor aanvang van een ICT-project het BIT om advies over de risico’s en slaagkans.

• 2. De minister wie het aangaat, kan het BIT verzoeken om nader advies over de risico’s en slaagkans van een al gestart ICT-project.

• 3. De minister wie het aangaat, verstrekt aan het BIT desgevraagd de door het BIT gewenste inlichtingen aangaande zijn ICT-projecten.

• 4. De minister wie het aangaat zendt een ontvangen definitief advies van het BIT, desgewenst met zijn reactie, binnen vier weken aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

• 5. Indien het advies van het BIT niet of niet geheel wordt opgevolgd, deelt de minister wie het aangaat, in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad, dat met redenen omkleed mede aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

• 6. Het BIT maakt het definitieve BIT-advies vier weken na aanbieding aan de minister die het aangaat, openbaar.

Artikel 5 (Toezichtsraad BIT)

• 1. Er is een Toezichtsraad BIT.

• 2. De Toezichtsraad BIT houdt toezicht op de kwaliteit, onafhankelijkheid en effectiviteit van het BIT, rapporteert periodiek aan de Minister voor Wonen en Rijksdienst en geeft opdracht voor de evaluaties, bedoeld in artikel 6, eerste lid.

• 3. De Toezichtsraad BIT bestaat uit drie leden, waarvan:

  • a. een lid op voordracht van de Auditdienst Rijk;

  • b. een lid op voordracht van de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen;

  • c. een lid op voordracht van het CIO-platform Nederland.

• 4. Voor benoeming als lid komen niet in aanmerking ambtenaren of andere personen, werkzaam onder verantwoordelijkheid van een minister of een publiekrechtelijke zbo.

• 5. De Minister voor Wonen en Rijksdienst benoemt, schorst en ontslaat de leden.

• 6. De leden worden, op persoonlijke titel, en voor een periode van ten hoogste dertig maanden benoemd. Herbenoeming is eenmaal mogelijk.

• 7. De leden nemen deel in de raad zonder last of ruggespraak.

• 8. De leden ontvangen een vergoeding per vergadering van 3% van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

• 9. De Toezichtsraad BIT stelt zijn eigen werkwijze vast.

• 10. De Minister voor Wonen en Rijksdienst voorziet in een ambtelijke secretaris van de Toezichtsraad BIT.

Artikel 6 (Evaluatie)

• 1. Het functioneren van het BIT wordt een jaar na inwerkingtreding van dit besluit en vervolgens telkens na twee jaar, geëvalueerd.

• 2. De evaluaties worden, in opdracht van de Toezichtsraad BIT, uitgevoerd door een onafhankelijke instantie.

• 3. De evaluatierapporten worden aan de Minister voor Wonen en Rijksdienst gezonden, die deze stukken, vergezeld van een kabinetsstandpunt, aan de Tweede Kamer van de Staten-Generaal zendt.

Artikel 7 (Uitzondering)

Dit besluit is niet van toepassing op wapensystemen van het ministerie van Defensie.

Artikel 8 (Inwerkingtreding)

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 juli 2015.

• 2. Dit besluit vervalt vijf jaar na het tijdstip van inwerkingtreding.

Artikel 9 (Citeertitel)

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Wonen en Rijksdienst, S.A. Blok

TOELICHTING

ALGEMEEN DEEL

Het kabinet neemt de belangrijke aanbeveling van de Tijdelijke commissie ICT-projecten over om strenger te toetsen of bij de start van een ICT-project aan een aantal cruciale eisen is voldaan. Met de oprichting van een tijdelijk, onafhankelijk Bureau ICT-toetsing (BIT) wordt daaraan invulling gegeven. Het Instellingsbesluit is opgesteld om de onafhankelijke werkwijze van het BIT te borgen.

Het BIT heeft als doel dat vakministeries in de toekomst zelf voldoende zijn toegerust om ICT-projecten beheerst uit te voeren waardoor de beoogde doelstellingen worden bereikt. Het BIT ondersteunt de departementale CIO’s en publiekrechtelijke zbo’s door bij aanvang, en waar nodig tussentijds, een onafhankelijke toets uit te voeren op de risico’s en daarmee de kans van slagen van een ICT-project. Het resultaat van de toets is een advies. Het BIT gebruikt daarbij onder andere de kennis die bij de CIO Rijk wordt opgebouwd over de stand van de techniek, maar ook zaken als het opstellen van goede ramingen. De departementale CIO neemt de uitkomst van deze toets expliciet mee in zijn oordeel over het te starten ICT-project. Het BIT geeft geen oordeel over de vraag of het ICT-project moet starten of niet. ICT-projecten blijven een verantwoordelijkheid van de betreffende vakminister.

Om de kwaliteit en onafhankelijkheid van het BIT te waarborgen, is een aantal maatregelen getroffen. Zo heeft het BIT de mogelijkheid om ook uit eigen beweging te adviseren in elk stadium van een ICT-project. De betrokken ministers moeten het BIT desgevraagd van inlichtingen voorzien. De onafhankelijkheid van het BIT is gewaarborgd door de samenstelling daarvan, de positie ten opzichte van de Minister voor Wonen en Rijksdienst en de instelling van een Toezichtsraad BIT.

Het BIT wordt tijdelijk ingesteld voor de duur van vijf jaar. Aan de hand van de voorgeschreven evaluaties wordt bezien in hoeverre de doelstelling van het inrichten van het BIT wordt behaald. Indien daartoe aanleiding is kan een latere opheffing van het BIT aan de orde zijn.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1 (Definitiebepaling)

Omdat het BIT niet adviseert over alle ICT-projecten bij de overheid, is de definitie van ICT-project beperkt tot een project of programma met een ICT-component van ten minste vijf miljoen euro. Binnen de totale kosten van een ICT-project moet de ICT-component gelijk of hoger zijn dan vijf miljoen euro. ICT-componenten kunnen bestaan uit hardware en software, ingehuurd extern personeel, intern personeel, uitbesteed werk aan derden en overige projectkosten. Over ICT die onderdeel is van een wapensysteem brengt het BIT geen advies uit.

Artikel 2 (Instelling, taak en bevoegdheden)

Het BIT wordt ingesteld om de beheersing van ICT-projecten te versterken. Het BIT wordt gepositioneerd bij de Minister voor Wonen en Rijksdienst, onder verantwoordelijkheid van de CIO Rijk. In de uitwerking kiest het kabinet voor een BIT dat het bestaande CIO-stelsel versterkt. In dit stelsel is bewust gekozen voor een CIO Rijk die onder de verantwoordelijkheid valt van de Minister voor Wonen en Rijksdienst en voor departementale CIO’s onder verantwoordelijkheid van de vakministers. ICT-projecten blijven een verantwoordelijkheid van de betreffende vakminister. De Minister voor Wonen en Rijksdienst is verantwoordelijk voor het functioneren van het BIT.

Het BIT kan door een minister of de Tweede Kamer worden gevraagd advies uit te brengen over de risico’s en slaagkansen van een te starten ICT-project. Daarnaast heeft het BIT ook een zelfstandige bevoegdheid om te adviseren over lopende ICT-projecten. Voor de beheersing van de belangrijkste risico’s stelt het BIT zo nodig aanvullende maatregelen voor. Met de publiekrechtelijke zbo’s zullen de vakministers afspraken maken over toetsing van hun ICT-projecten door het BIT.

Artikel 3 (Samenstelling en werkwijze)

De CIO Rijk is het Hoofd BIT en stelt de adviezen vast. Het BIT bestaat uit een kleine vaste kern en een flexibele schil, in te vullen met experts vanuit de rijksdienst en daarbuiten. De objectiviteit van de toetsing door het toetsteam wordt geborgd door personen met een persoonlijk belang of directe betrokkenheid bij het ICT-project waarover het BIT adviseert, uit te sluiten van het team. Medewerkers van het ministerie dat indiener is, en medewerkers van de opdrachtnemer, worden bij de toetsing van het ICT-project dus uitgesloten van enige betrokkenheid ten aanzien van het op te stellen advies. Hetzelfde geldt voor medewerkers van ICT-bedrijven die hebben ingetekend op een aanbesteding maar aan wie de opdracht niet gegund is bij de aanbesteding van het ICT-project. De minister voor Wonen en Rijksdienst zendt het advies van het BIT aan de minister wie het aangaat.

Om de onafhankelijke informatievergaring, oordeelsvorming en advisering van het BIT te waarborgen, geeft de Minister geen aanwijzingen aan het BIT over de afzonderlijke keuze van ICT-projecten, de werkwijze en de inhoud van adviezen. Dit laat onverlet, nu het BIT hiërarchisch ondergeschikt is aan de Minister voor Wonen en Rijksdienst, dat het BIT bijvoorbeeld de instructies van de Minister ten aanzien van de bedrijfsvoering (begroting en personeelsbeleid) moet opvolgen.

Artikel 4 (Verplichtingen en bevoegdheden)

Bij aanvang van een ICT-project vraagt de desbetreffende minister een advies over de risico’s en slaagkans van het ICT-project. Een minister kan ook voor een project dat in uitvoering is advies vragen.

De ministers hebben een informatieplicht aan het BIT aangaande het te toetsen ICT-project. Alle door het BIT relevant geachte informatie dient te worden verstrekt. De ministers leveren daarnaast periodiek een overzicht van alle voorziene projecten met een ICT-component van meer dan € 5 miljoen, met kenmerken zoals de projectomvang en het risicoprofiel. Op basis hiervan wordt vroegtijdig een keuze gemaakt voor de te toetsen projecten. Op deze manier wordt vertraging in de opstartfase van projecten voorkomen.

De kaderstellende bevoegdheid van de Minister voor Wonen en Rijksdienst op het gebied van ICT volgt uit het Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst 2011. Met de publiekrechtelijke zbo’s zullen vakministers afspraken moeten maken over het verstrekken van informatie aan het BIT aangaande voorgenomen ICT-projecten.

Adviezen van het BIT worden in alle gevallen (adviezen op verzoek van de minister wie het aangaat, de Tweede Kamer der Staten-Generaal dan wel uit eigen beweging) door de minister wie het aangaat binnen vier weken na ontvangst ongewijzigd gezonden naar de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Indien een minister afwijkt van het advies van het BIT wordt dit met redenen omkleed gemeld aan de Tweede Kamer. Alvorens de brief aan de Tweede Kamer wordt gezonden, wordt deze besproken in de ministerraad.

Artikel 5 (Toezichtsraad BIT)

Het BIT staat onder toezicht van de Toezichtsraad BIT. De Toezichtsraad BIT heeft tot doel om de effectiviteit, kwaliteit en de onafhankelijkheid van de BIT-adviezen te waarborgen en rapporteert hierover periodiek aan de Minister voor Wonen en Rijksdienst. Voorts is de Toezichtraad BIT betrokken bij de vaststelling van de werkwijze van het BIT. Hiermee wordt mede de objectiviteit van de gehanteerde toetscriteria geborgd. De Toezichtsraad BIT bestaat uit drie leden die op persoonlijke titel worden benoemd door de Minister voor Wonen en Rijksdienst, op voordracht van de Auditdienst Rijk, de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen en het CIO-platform Nederland. De leden zijn onafhankelijk en hebben geen binding met ministeries of publiekrechtelijke zbo’s. De Toezichtsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

De leden van de Toezichtsraad BIT worden benoemd voor een periode van 30 maanden; dat is de helft van de voorziene periode waarin het BIT werkzaam zal zijn. De leden kunnen eenmaal opnieuw benoemd worden.

Artikel 6 (Evaluatie)

De inzet van het BIT is er op gericht om na vijf jaar overbodig te worden. Na het eerste, het derde en in het vijfde jaar na oprichting van het BIT zal de rol van het BIT binnen het CIO-stelsel geëvalueerd worden. Aan de hand van deze evaluaties kan worden bezien in hoeverre de doelstelling van het inrichten van het BIT wordt behaald en eerdere dan wel latere opheffing geboden is. De evaluaties worden in opdracht van de Toezichtsraad BIT uitgevoerd door een onafhankelijke instantie, die niet onder de verantwoordelijkheid van een minister valt. De Minister voor Wonen en Rijksdienst zendt de evaluatie, vergezeld van een kabinetsreactie, aan de Tweede Kamer.

De Minister voor Wonen en Rijksdienst, S.A. Blok