Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Ministerie van Sociale Zaken en WerkgelegenheidStaatscourant 2018, 68321Overig

Bekendmaking van de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 27 november 2018, 2018-0000187369, houdende publicatie van het Certificatieschema Arbodiensten dat is vastgesteld door de Stichting Beheer Certificatie Arbodiensten als bedoeld in artikel 1.5a, onderdeel c, van het Arbeidsomstandighedenbesluit

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

maakt bekend dat het Certificatieschema Arbodiensten, bedoeld in de artikelen 2.7 en 2.8 van de Arbeidsomstandighedenregeling, door de Stichting Beheer Certificatie Arbodiensten op 9 november 2018 is vastgesteld. Het Certificatieschema Arbodiensten met de daarbij behorende toelichting is als bijlage opgenomen bij deze bekendmaking.

Deze bekendmaking zal met het certificatieschema en de daarbij behorende toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 27 november 2018

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, T. van Ark

BIJLAGE, BEHORENDE BIJ DE BEKENDMAKING VAN DE STAATSSECRETARIS VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN 27 NOVEMBER 2018, NR. 2018-0000187369, HOUDENDE PUBLICATIE VAN HET CERTIFICATIESCHEMA ARBODIENSTEN DAT IS VASTGESTELD DOOR DE STICHTING BEHEER CERTIFICATIEREGELING ARBODIENSTEN ALS BEDOELD IN ARTIKEL 1.5A, ONDERDEEL C, VAN HET ARBEIDSOMSTANDIGHEDENBESLUIT

Certificatieschema Arbodiensten

vastgesteld door de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten (SBCA)

d.d. 9 november 2018

Voorwoord

Dit Certificatieschema Arbodiensten (hierna: Certificatieschema) bevat de eisen waaraan een in- of externe arbodienst heeft te voldoen om een wettelijk verplicht certificaat op grond van artikel 14a, tweede of derde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.14, eerste en tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit te verkrijgen of te behouden. Tevens bevat dit Certificatieschema eisen aan Certificerende Instellingen (CI’s) die op basis van een accreditatie met inachtneming van de eisen in ISO 17021-1 dit Certificatieschema willen uitvoeren.

Een (opnieuw) gecertificeerde arbodienst voldoet aan de eisen van ISO 9001, alsmede aan de aanvullende eisen in dit Certificatieschema. Deze aanvullende eisen aan arbodiensten staan in Deel 1 van dit Certificatieschema.

Een CI die certificaten wenst te verlenen aan de arbodienst op basis van dit Certificatieschema dient daarvoor geaccrediteerd te zijn volgens de eisen conform ISO 17021-1. Daarnaast zijn de wettelijke eisen zoals genoemd in de artikelen 1.5b tot en met artikel 1.5eb van het Arbeidsomstandighedenbesluit van toepassing op de CI, alsmede de door de schemabeheerder bepaalde aanvullende eisen in dit Certificatieschema. Deze aanvullende eisen aan CI’s staan in Deel 2 van dit Certificatieschema.

De accreditatie dient als bewijs dat wordt voldaan aan de eisen uit artikel 1.5b, en 1.5c van het Arbeidsomstandighedenbesluit en aan de eisen uit dit Certificatieschema.

Dit Certificatieschema is opgesteld door het Centraal College van Deskundigen van de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten (SBCA).

Bij dit Certificatieschema hoort een toelichting, opgenomen in het document Toelichting bij Certificatieschema Arbodiensten.

Deel 1: Eisen aan arbodiensten

Arbodiensten die (opnieuw) wensen te beschikken over een Certificaat Arbodienst dienen in de eerste plaats te voldoen aan alle eisen uit ISO 9001. In de tweede plaats dienen deze arbodiensten te voldoen aan alle eisen die in aanvulling op de eisen uit ISO 9001 zijn geformuleerd in dit Deel 1 van het Certificatieschema Arbodiensten.

De in dit Deel 1 gehanteerde paragraafaanduidingen volgen de aanduiding van hoofdstukken/paragrafen in ISO 9001, zowel wat betreft de nummeringen als wat betreft de benamingen ervan.

1. Algemeen

1.1 Onderwerp en toepassingsgebied

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. Arbodiensten die (opnieuw) gecertificeerd willen worden, voldoen aan de eisen van ISO 9001 en aan alle aanvullende eisen in Deel 1 van dit Certificatieschema.

  • 2. Er zijn twee typen arbodiensten:

    • Interne arbodiensten (op basis van artikel 14a, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, inclusief een samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 2.6a, tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit), en

    • Externe arbodiensten (op basis van artikel 14a, derde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet), die worden onderscheiden in:

      • a) externe arbodienst bestaande uit één juridische eenheid met rechtspersoonlijkheid en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, met één of meer vestigingen; en

      • b) externe arbodienst bestaande uit meerdere juridische eenheden met rechtspersoonlijkheid en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, die de volgende kenmerken heeft:

        • hiërarchische gezagsverhoudingen, procesverantwoordelijkheden en tekenbevoegdheden zijn eenduidig vastgelegd. Cruciaal is dat de moeder-arbodienst (hoofdvestiging) opdrachten moet kunnen geven aan de dochter-arbodiensten (nevenvestigingen) qua doelstellingen, werkwijze en correctieve handelingen;

        • moeder en dochter(s) werken met hetzelfde kwaliteitssysteem, inclusief doelstellingen, processen, registers, audits en verbetercyclus; en

        • de multidisciplinaire samenwerking is geborgd. Er zijn overeenkomsten met de vier soorten kerndeskundigen die zowel werkzaam zijn voor de klanten van de moeder als van de dochters.

2. Normatieve verwijzingen

Geen aanvullende eisen.

3. Termen en definities

Alle termen en definities zoals deze in de norm ISO 9000 (NEN-EN-ISO 9000:2015 nl – Kwaliteitsmanagementsystemen – Grondbeginselen en verklarende woordenlijst) omschreven worden als volgt aangevuld:

Term of definitie

Betekenis

Referentie

Aanstellingskeuring

Hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 1, aanhef en onder a, sub 1 en 2, van de Wet op de medische keuringen.

Arbeidsgezondheidskundig onderzoek

Hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 18 van de Arbeidsomstandighedenwet.

Arbodienst

Hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 1, derde lid, aanhef en onder j, van de Arbeidsomstandighedenwet.

Audit (interne)

Een interne audit bij een arbodienst wordt door één of meerdere daartoe aangestelde personen van of namens de betreffende arbodienst uitgevoerd volgens vastgelegde procedures om na te gaan of het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van dit Certificatieschema, op doeltreffende wijze is ingevoerd en wordt onderhouden.

Auditdag

De duur van een auditdag bedraagt 8 uur en mag lunchtijd omvatten, zoals bedoeld in het International Accreditation Forum – Mandatory Document.

Awb

Algemene wet bestuursrecht.

Beroepsziekte

Hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.11, eerste lid, van de Arbeidsomstandighedenregeling.

Centraal College van Deskundigen (CCvD) Arbodiensten

Het college, onderdeel van en gefaciliteerd door de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten, dat de belanghebbenden vertegenwoordigt en eisen formuleert voor het Certificatieschema.

Certificaathouder

Arbodienst die in het bezit is van een geldig wettelijk verplicht gesteld Certificaat Arbodienst.

Certificaat Arbodienst

Het certificaat in de zin van artikel 14a, tweede of derde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.14 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Het Certificaat Arbodienst maakt kenbaar dat de CI een gerechtvaardigd vertrouwen heeft dat de arbodienst met behulp van het managementsysteem diensten levert op de kerntaken in overeenstemming met de eisen in het Certificatieschema, de wettelijke eisen en de met de klant gemaakte afspraken.

Cliënt

Degene die jegens de klant op grond van het bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet bepaalde gehouden is tot het verrichten van arbeid.

Certificerende Instelling (CI)

Een door de Minister van SZW aan te wijzen of aangewezen certificerende instelling die op aanvraag beslist over de – hernieuwde – afgifte van het Certificaat Arbodienst dan wel het weigeren daarvan en tevens bevoegd is een afgegeven Certificaat Arbodienst te schorsen of in te trekken.

Consultatie gezondheidskundige vraagstukken

De mogelijkheid van de cliënt en de klant om de bedrijfsarts te kunnen raadplegen in verband met aan de arbeid gerelateerde gezondheidskundige vraagstukken, anders dan de begeleiding, zoals bedoeld in artikel 14, eerste lid, aanhef en onder c, sub 3, van de Arbeidsomstandighedenwet.

ISO 9001

NEN-EN ISO 9001:2015, Kwaliteitsmanagementsystemen – Eisen, ISO 9001:2015.

ISO 17021-1

NEN-EN ISO/IEC 17021-1:2015 Conformiteitsbeoordeling – Eisen voor instellingen die audits en certificatie van managementsystemen leveren – Deel 1: Eisen – ISO/IEC 17021-1:2015.

ISO 17021-3

NEN-EN ISO/IEC 17021-3:2017 Conformiteitsbeoordeling – Vereisten voor instanties die audit en certificering van managementsystemen verzorgen – Deel 3: Competentie-eisen voor audits en certificering van kwaliteitsborgingssystemen.

Kerndeskundigen

De in artikel 2.7, eerste lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit voorgeschreven deskundige functionarissen verbonden aan een arbodienst, te weten de hogere veiligheidskundige, de arbeids- en bedrijfsgeneeskundige (de BIG-geregistreerde bedrijfsarts), de arbeidshygiënist en de arbeids- en organisatiedeskundige, die (met uitzondering van de bedrijfsarts) gecertificeerd zijn conform artikel 2.7, tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Kerntaken

De wettelijke taken die een arbodienst uitvoert, zoals bedoeld in de artikelen 14, eerste lid en 14a, tweede of derde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet.

Klant

Werkgever als opdrachtgever van de arbodienst, zoals bedoeld in NEN-EN ISO 9000:2015, Kwaliteitsmanagementsystemen – Grondbeginselen en verklarende woordenlijst, paragraaf 3.2.4.

Medezeggenschapsvertegenwoordiging

De medezeggenschap, bedoeld als in de Wet op de ondernemingsraden, met inbegrip van artikel 12 van de Arbeidsomstandighedenwet en de bijzondere medezeggenschapsbepalingen in het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet.

SBCA

Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten.

Toetsing van en advisering over de RI&E

Het toetsen van de RI&E en daarover adviseren zoals bedoeld in artikel 14, eerste lid, aanhef en onder a, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.1, eerste lid, van de Arbeidsomstandighedenregeling.

Ziekteverzuimbegeleiding

Hetgeen hieronder wordt verstaan in artikel 14, eerste lid, aanhef en onder b, van de Arbeidsomstandighedenwet.

4. Context van de organisatie

4.3 Het toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem vaststellen

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord worden aangevuld met de volgende eis:

In het kwaliteitsmanagementsysteem zijn de procedures beschreven met betrekking tot de dienstverlening van de wettelijke taken als bedoeld in artikel 14, eerste lid, van de

Arbeidsomstandighedenwet en met inachtneming van de functioneringseisen van artikel 2.9 van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

5. Leiderschap

Geen aanvullende eisen.

6. Planning

Geen aanvullende eisen.

7. Ondersteuning

7.1.4 Omgeving voor de uitvoering van processen

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord worden aangevuld met de volgende eis:

Met inachtneming van artikel 2.11 van het Arbeidsomstandighedenbesluit zijn wachtruimtes, spreekuurkamers en onderzoeksruimten zo ingericht dat ze geschikt zijn voor het doel waarvoor ze dienen en dat de privacy van cliënten van de arbodienst wordt gewaarborgd.

7.2 Competentie

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De arbodienst beschikt over voldoende medewerkers om de wettelijke opgedragen taken naar behoren uit te voeren.

  • 2. Van elk van de volgende vier typen kerndeskundigen, bedoeld in artikel 2.7 van het Arbeidsomstandighedenbesluit, zijn bij de arbodienst voldoende personen werkzaam om de wettelijke taken uit te kunnen voeren:

    • a) gecertificeerde hogere veiligheidskundige;

    • b) BIG-geregistreerde bedrijfsarts;

    • c) gecertificeerde arbeidshygiënist; en

    • d) gecertificeerde arbeids- en organisatiedeskundige.

  • 3. Eén BIG-geregistreerde bedrijfsarts of meerdere BIG-geregistreerde bedrijfsartsen samen, werkt of werken voor minimaal 20 uur per week bij een arbodienst.

  • 4. Er zijn functiebeschrijvingen aanwezig per type kerndeskundige van de arbodienst.

  • 5. De arbodienst zorgt ervoor dat de vier kerndeskundige disciplines minimaal éénmaal per jaar multidisciplinair overleg hebben. Dit overleg agendeert onderwerpen betreffende de verbetering van de klant- en cliëntgerichte dienstverlening, procesverbetering en multidisciplinaire samenwerking.

  • 6. De arbodienst heeft de zelfstandigheid en onafhankelijkheid van zijn organisatie en medewerkers ten opzichte van externe partijen, zoals bedoeld artikel 14, achtste lid, en artikel 13, vijfde en zesde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, vastgelegd in de algemene voorwaarden of in een kwaliteitsmanagementsysteem.

7.4 Communicatie

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De arbodienst publiceert het Certificaat Arbodienst op zijn website en/of stuurt een afschrift op aanvraag naar belanghebbenden.

  • 2. De arbodienst hanteert het logo Certificaat Arbodienst overeenkomstig het Reglement gebruik en toezicht collectief beeldmerk SBCA (zie: Bijlage).

7.5.3 Beheersing van gedocumenteerde informatie

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De arbodienst voldoet aan de wettelijke voorschriften betreffende informatiebeveiliging, privacy en verwerking van persoonsgegevens.

  • 2. De arbodienst neemt afdoende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Papieren dossiers met (medische) persoonsgegevens zijn in afsluitbare kasten opgeborgen. Er zijn afspraken over sleutelbeheer. Elektronische (medische) persoonsgegevens worden zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot deze gegevens.

  • 3. De arbodienst voert minimaal eens in de drie jaar een risicoanalyse uit ten aanzien van informatiebeveiliging en neemt afdoende maatregelen om die risico’s te verkleinen. De arbodienst registreert en analyseert incidenten met betrekking tot informatiebeveiliging, die door eigen medewerkers, leveranciers, klanten of cliënten worden gemeld. Zo nodig worden corrigerende acties genomen. Het incidentenregister vormt de input voor de planning van interne audits, voor de directiebeoordeling en de eerstvolgende risicoanalyse.

  • 4. Er wordt jaarlijks een privacy impact analyse gedaan op de naleving van de voorschriften met betrekking tot privacy, informatiebeveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

  • 5. De leveranciers van de arbodienst, die hardware (hostingomgeving), netwerkverbindingen of softwarepakket(ten) ter ondersteuning van de dienstverlening, installeren, onderhouden, beheren en daartoe fysieke of logische toegang hebben tot de informatiesystemen, werken conform de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens en zijn NEN-EN-ISO/IEC 27001:2017 (Informatietechnologie – Beveiligingstechnieken – Managementsystemen voor informatiebeveiliging – Eisen – NEN-EN-ISO/IEC 27001) gecertificeerd, door een daartoe geaccrediteerde CI.

  • 6. Medewerkers van de arbodienst of ingehuurd personeel die in verband met de ontwikkeling, het onderhoud of het beheer fysieke of logische toegang hebben tot informatiesystemen die gebruikt worden voor de uitvoering van de dienstverlening, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en deze maakt onderdeel uit van het personeelsdossier of van de overeenkomst met de dienstverlenende organisatie/persoon.

  • 7. In het kwaliteitssysteem van de arbodienst is beschreven in welke registratie(s), op welke wijze en op basis van welke grondslag en met welk doel de arbodienst (medische) gegevens vastlegt met betrekking tot de cliënten van de ‘aangesloten’ klanten.

  • 8. De onder het zevende lid genoemde registratie(s) zijn aangemeld bij de functionaris voor gegevensbescherming van de arbodienst.

  • 9. Per registratie is er een privacyreglement. In het privacyreglement zijn minimaal de volgende onderwerpen beschreven:

    • a) doel van het vastleggen van de gegevens en de herkomst van de gegevens;

    • b) welke functionarissen toegang hebben tot de (medische) persoonsgegevens. Dit betreft de functionarissen die uit hoofde van hun taak of functie toegang dienen te hebben tot de (medische) persoonsgegevens;

    • c) hoe de hiervoor beschreven autorisaties worden toegekend en beheerd;

    • d) de wijze waarop de cliënt, van wie persoonsgegevens zijn vastgelegd, gebruik kan maken van zijn wettelijke rechten, zoals het inzagerecht, het correctierecht en het recht op afschrift; en

    • e) de wijze waarop de cliënt kennis kan nemen van het verstrekken van gegevens uit de registratie aan derden alsmede de wijze waarop aan de cliënt voorafgaand om toestemming wordt gevraagd voor zover vereist.

  • 10. Gerichte schriftelijke toestemming van de cliënt is vereist voor het verstrekken van medische persoonsgegevens van een cliënt aan de klant of derden. Deze toestemming wordt opgenomen in het medisch dossier.

  • 11. Aan de klant of derden worden geen mededelingen gedaan over een consultatie van de bedrijfsarts door de cliënt of de vrijwillige deelname van de cliënt aan periodieke onderzoeken. Indien naar aanleiding van een dergelijk consult of periodiek onderzoek de bedrijfsarts een advies wenst te geven aan de klant met betrekking tot de arbeidsomstandigheden van deze cliënt, dan is daarvoor de mondelinge toestemming van de cliënt nodig. Deze toestemming wordt in het medisch dossier vermeld.

  • 12. In de privacyreglementen wordt verwezen naar de klachtenprocedure van de arbodienst, zoals beschreven in Deel 1 – paragraaf 10.2 van dit Certificatieschema.

  • 13. De privacyreglementen zijn documenten die vanaf de website van de arbodienst zijn te downloaden of gratis opvraagbaar zijn bij de arbodienst voor de klant en de cliënt.

8. Uitvoering

8.2.1 Communicatie met de klant

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De arbodienst informeert de klant en de medezeggenschapsvertegenwoordiging over wie de contactpersoon van de arbodienst is.

  • 2. De arbodienst stuurt een afschrift van elk advies op groeps- of afdelingsniveau inzake genomen en te nemen acties gericht op het arbeidsomstandighedenbeleid aan de klant en aan de medezeggenschapsvertegenwoordiging.

  • 3. De arbodienst informeert de klant dat iedere bedrijfsarts een plicht tot het melden van een beroepsziekte heeft aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB). De arbodienst of de bedrijfsarts melden beroepsziekten aan het NCvB, overeenkomstig artikel 9, derde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 2.1a van het Arbeidsomstandighedenbesluit en artikel 1.11 van de Arbeidsomstandighedenregeling.

  • 4. De arbodienst zorgt ervoor dat met de klant wordt overeengekomen dat de bedrijfsarts in de gelegenheid wordt gesteld om arbeidsplaatsen van de klant te bezoeken, zoals bedoeld in artikel 14, aanhef en tweede lid, onder f, van de Arbeidsomstandighedenwet.

  • 5. Ter uitvoering van artikel 14, aanhef en tweede lid, onder g, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.14d van het Arbeidsomstandighedenbesluit beschikt de arbodienst over een procedure volgens welke de bedrijfsarts een verzoek van een cliënt honoreert om een andere bedrijfsarts te raadplegen. Dat verzoek heeft betrekking op een door de bedrijfsarts gegeven advies met betrekking tot de ziekteverzuimbegeleiding, het arbeidsgezondheidskundig onderzoek of de consultatie met betrekking tot gezondheidskundige vraagstukken. De andere te raadplegen bedrijfsarts is niet werkzaam voor de arbodienst of de klant, voor wie de bedrijfsarts die het eerste advies aan de cliënt heeft gegeven werkzaam is.

  • 6. De arbodienst beschikt over een procedure volgens welke een cliënt een andere bedrijfsarts toegewezen kan worden indien het verzoek daartoe door de cliënt schriftelijk wordt ingediend. De wisseling van bedrijfsarts wordt met de klant besproken en vastgelegd.

  • 7. Met de klant wordt overeengekomen hoe en wanneer de bedrijfsarts de klant kan adviseren over preventieve handelingen met betrekking tot het arbeidsomstandighedenbeleid, zoals bedoeld in artikel 14, aanhef en tweede lid, onder j, van de Arbeidsomstandighedenwet.

  • 8. Met de klant wordt overeengekomen hoe en wanneer de werknemers van de arbodienst samenwerken met, adviseren aan en medewerking verlenen aan de medezeggenschapsvertegenwoordiging en de preventiemedewerker van de klant met betrekking tot te nemen, genomen en uit te voeren handelingen betreffende het algemene arbobeleid, zoals bedoeld in artikel 14, aanhef en tweede lid, onder i, van de Arbeidsomstandighedenwet.

  • 9. De arbodienst informeert klanten en cliënten over de mogelijkheid tot een deskundigenoordeel van het UWV met betrekking tot de re-integratie van de cliënt.

  • 10. De arbodienst wijst de klant erop dat de toegang tot de bedrijfsarts niet mag worden belemmerd.

  • 11. De klant wordt gewezen op de aanwezigheid van een klachtenprocedure van de arbodienst als bedoeld in paragraaf 10.2 van Deel 1 van dit Certificatieschema.

8.2.2 Het vaststellen van de eisen voor producten en diensten

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

De arbodienst heeft een vastgelegde en gedocumenteerde procedure met betrekking tot de volgende diensten:

  • 1. Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

    • a) de arbodienst kan een RI&E voor de klant opstellen en toetsen, alsmede adviseren over de prioriteiten en de te nemen handelingen, zoals bedoeld in de artikelen 5, en 14, eerste lid aanhef en onder a, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.1, eerste lid, van de Arbeidsomstandighedenregeling. De toetsing en de advisering over de RI&E wordt uitgevoerd door kerndeskundigen;

    • b) bij een RI&E uitgevoerd door de klant zélf bestaat de toetsing door de arbodienst uit een schriftelijke toetsing van de RI&E en een toetsing op de werkplek. De toetsing is niet vereist in situaties als bedoeld in artikel 14, twaalfde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en in artikel 2.14b van het Arbeidsomstandighedenbesluit;

    • c) de arbodienst maakt ten behoeve van de toetsing van en advisering over de RI&E gebruik van door de klant te verstrekken informatie over de uitvoering van werkzaamheden, werkomstandigheden en ondersteunende processen bij de klant; en

    • d) de arbodienst toetst een RI&E-model of RI&E-instrument als bedoeld in artikel 14, twaalfde lid, aanhef en onder b, van de Arbeidsomstandighedenwet, overeenkomstig de eisen uit artikel 2.1, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenregeling.

  • 2. Ziekteverzuimbegeleiding

    • a) de arbodienst ondersteunt de klant bij het uitvoeren van taken op het gebied van de begeleiding van cliënten die door ziekte niet in staat zijn hun arbeid te verrichten, zoals bedoeld in artikel 14, eerste lid, aanhef en onder b, van de Arbeidsomstandighedenwet;

    • b) bij het uitvoeren van de ziekteverzuimbegeleiding voldoet de arbodienst aan de eisen uit artikel 2.2 van de Arbeidsomstandighedenregeling; en

    • c) de arbodienst voldoet aan de eisen die via de Wet verbetering poortwachter zijn vastgelegd in de socialezekerheidswetgeving en de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar.

  • 3. Arbeidsgezondheidskundig onderzoek

    • a) de arbodienst voert op verzoek van de klant een arbeidsgezondheidskundig onderzoek uit, overeenkomstig de artikelen 14, eerste lid, aanhef en onder c, sub 1 en 18 van de Arbeidsomstandighedenwet;

    • b) over de frequentie en de inhoud van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek adviseert de arbodienst de klant op basis van de uitkomsten van de RI&E van de klant, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald;

    • c) bij het uitvoeren van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek voldoet de arbodienst aan artikel 2.3 van de Arbeidsomstandighedenregeling; en

    • d) met inachtneming van de wettelijke voorschriften worden met de individuele cliënt het resultaat van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek en de te ondernemen vervolgstappen besproken.

  • 4. Aanstellingskeuring

    • a) de arbodienst voert op verzoek van een klant een aanstellingskeuring uit conform de Wet op de medische keuringen, het Besluit aanstellingskeuringen, de artikelen 14, eerste lid, aanhef en onder c, sub 2 en 14a, zesde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.4 van de Arbeidsomstandighedenregeling;

    • b) de arbodienst meldt aan de klant dat aanstellingskeuringen géén selectie-instrument zijn en dat zij plaats vinden aan het einde van een sollicitatieprocedure, conform artikel 4 van de Wet op de medische keuringen;

    • c) de inhoud en de toe te passen criteria van de aanstellingskeuring vormen gezamenlijk de basis voor een onafhankelijk en samenhangend oordeel van de keurend arts van de arbodienst; en

    • d) de arbodienst informeert de keurling over de uitslag van de aanstellingskeuring en verstrekt informatie aan de keurling over zijn rechten. De keurend arts, respectievelijk de geneeskundig adviseur delen aan de klant niet meer mee dan voor het doel van de keuring strikt noodzakelijk is.

  • 5. Consultatie met betrekking tot gezondheidskundige vraagstukken

    • a) de arbodienst faciliteert dat cliënten een onbelemmerde toegang tot de bedrijfsarts hebben om de bedrijfsarts te consulteren met betrekking tot gezondheidskundige vraagstukken; en

    • b) de arbodienst zorgt ervoor dat de bedrijfsarts afhankelijk van de aard van het gezondheids-kundige vraagstuk kan doorverwijzen naar een andere (kern)deskundige.

  • 6. Basiscontract

    Afspraken ter naleving van de eisen, genoemd in de paragrafen 8.2.1 en 8.2.2, onderdeel 1 tot en met 5, van Deel 1 van dit Certificatieschema zijn in een schriftelijke overeenkomst met de klant vastgelegd, zoals bedoeld in artikel 14, vierde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet.

9. Evaluatie van de prestaties

9.1.2 Klanttevredenheid

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De arbodienst formuleert meetbare doelstellingen ten aanzien van tevredenheid van klanten en cliënten.

  • 2. De arbodienst meet jaarlijks de tevredenheid van de klanten en de cliënten over de uitgevoerde kerntaken en de overige dienstverlening en analyseert de verzamelde gegevens ter verbetering van de dienstverlening.

9.1.3 Analyse en evaluatie

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De arbodienst vraagt jaarlijks bij klanten met meer dan 50 cliënten en minder dan 100 cliënten of het bedrijf behoefte heeft aan een evaluatie van de geleverde diensten naar aanleiding van het klanttevredenheidsonderzoek en voert deze uit na gebleken behoefte.

  • 2. Bij klanten met 100 cliënten of meer waarmee een nieuw contract is gesloten evalueert de arbodienst met de klant na het eerste jaar de dienstverlening aan de hand van een rapportage en maakt met hem afspraken over eventuele toekomstige rapportages en evaluaties.

10. Verbetering

10.2 Afwijkingen en corrigerende maatregelen

De eisen zoals in de norm ISO 9001 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. Er is een gedocumenteerde procedure vastgelegd voor de klachtafhandeling van klanten en cliënten alsmede van andere belanghebbenden bij de dienstverlening van de arbodienst.

  • 2. De tekst van de klachtenprocedure is voor iedereen toegankelijk of wordt op verzoek kosteloos beschikbaar gesteld aan de klant en de cliënt.

  • 3. De beslissing over de reactie op een klacht wordt genomen door een andere persoon dan de persoon waarop de klacht betrekking heeft.

Inwerkingtreding en overgangsregeling Deel 1

  • 1. Deel 1 van dit Certificatieschema Arbodiensten treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

  • 2. Indien een arbodienst op 31 december 2018 beschikt over een geldig certificaat arbodienst als bedoeld in artikel 2.14, eerste en tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit, behoudt dit certificaat zijn geldigheid voor de duur waarvoor het is afgegeven, met dien verstande dat bij controleaudits:

    • a. tot en met 31 december 2019 op verzoek van de arbodienst getoetst wordt aan de eisen uit bijlage IIb van de Arbeidsomstandighedenregeling zoals deze luidden op 31 december 2018;

    • b. bij controleaudits vanaf 1 januari 2020 getoetst wordt op basis van de eisen uit Deel 1 van dit certificatieschema.

  • 3. Bij hercertificatie kan tot en met 31 december 2019 op verzoek van de arbodienst een certificaat worden afgegeven op basis van de eisen uit bijlage IIb van de Arbeidsomstandighedenregeling zoals deze luidden op 31 december 2018, met dien verstande dat bij controleaudits vanaf 1 januari 2020 getoetst wordt op basis van de eisen uit Deel 1 van dit certificatieschema.

Deel 2: Eisen aan de Certificerende Instellingen

Een Certificerende Instelling (CI) die Certificaten arbodienst wil afgeven dient in de eerste plaats te voldoen aan alle eisen uit ISO 17021-1. In de tweede plaats dient deze CI aan alle eisen te voldoen die in dit Deel 2 van het certificatieschema worden gesteld in aanvulling op de eisen uit ISO 17021-1.

Dit Deel 2 bevat in de eerste plaats enkele aanvullende aanwijzings- en toezichteisen die niet zijn gerelateerd aan specifieke eisen uit ISO 17021-1. In de tweede plaats bevat Deel 2 eisen die wel in aanvulling gelden op specifieke eisen uit ISO 17021-1.

I. Aanvullende aanwijzings- en toezichteisen die niet zijn gerelateerd aan specifieke eisen uit ISO 17021-1

Hieronder staan aanwijzings- en toezichteisen waaraan CI’s dienen te voldoen. Zij vormen een aanvulling op de eisen uit ISO 17021-1 zonder dat zij aan specifieke eisen daaruit zijn gerelateerd.

Aanwijzingseis voor certificerende instellingen

De CI gebruikt in rapportages en in dossiers de Nederlandse taal.In overeenstemming tussen CI en klant kan, indien dit doelmatig is, hiervan worden afgeweken.

Toezichteisen op certificerende instellingen
  • 1. De CI werkt mee aan controles van de Inspectie SZW en de Raad voor Accreditatie.

  • 2. Desgevraagd verstrekt de CI informatie aan de Inspectie SZW over de wijze waarop de CI Certificaten Arbodienst heeft verstrekt en over de wijze waarop zij het doen en laten van certificaathouders periodiek beoordeelt.

  • 3. De CI stelt de Minister van SZW onverwijld in kennis van het wegvallen van een geldige overeenkomst met de SBCA.

  • 4. De CI stuurt het jaarverslag, zoals bedoeld in artikel 1.5eb van het Arbeidsomstandighedenbesluit, naar de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ter attentie van de Inspectie SZW en naar het CCvD van de SBCA.

II. Aanvullende eisen die zijn gerelateerd aan specifieke eisen uit ISO 17021-1

Hieronder staan de eisen waaraan CI’s dienen te voldoen die een aanvulling vormen op specifieke eisen uit ISO 17021-1. De hierna gehanteerde paragraafaanduidingen volgen de aanduiding van hoofdstukken/paragrafen in ISO 17021-1, zowel wat betreft de nummers als wat betreft de benamingen ervan.

1. Onderwerpen en toepassingsgebied

Geen aanvullende eisen.

2. Normatieve verwijzingen

Geen aanvullende eisen.

3. Termen en definities

Geen aanvullende termen en definities.

4. Principes

Geen aanvullende eisen.

5. Algemene eisen

Geen aanvullende eisen.

6. Structurele eisen

Geen aanvullende eisen.

7. Eisen in verband met de middelen
7.1.1 Algemene overwegingen

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord, worden aangevuld met de volgende eis:

De CI beschikt over processen die bewerkstelligen dat het personeel over passende kennis en vaardigheden beschikt die relevant zijn voor een beoordeling van managementsystemen conform ISO 9001 voor Arbodiensten zoals beschreven in Deel 1 van dit Certificatieschema.

7.2 Personeel dat betrokken is bij de certificatieactiviteiten

De eisen zoals in de normen ISO 17021-1 en ISO 17021-3 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

Het certificatiepersoneel van de CI beschikt over kennis met betrekking tot:

  • a) de vakgebieden van de kerndeskundigen (hogere veiligheidskunde, arbeidshygiëne, arbeids- en bedrijfsgeneeskunde en arbeids- en organisatiekunde); en

  • b) de wetgeving met betrekking tot arbeidsomstandigheden, arbozorg, ziekteverzuimbegeleiding, informatiebeveiliging en privacy.

8. Eisen aan informatie
8.2 Certificatiedocumenten

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. Op het certificaat wordt, tevens, het beeldmerk van de SBCA weergegeven. Het reglement voor het gebruik en toezicht op het collectief beeldmerk Certificaat Arbodienst van de SBCA is opgenomen in de Bijlage.

  • 2. Op het certificaat wordt de volgende tekst met betrekking tot de scope van het Certificaat Arbodienst vermeld:

    ‘Het uitvoeren van onderzoek, advies en evaluatie op het gebied van arbeidsveiligheid, arbeidshygiëne, arbeidsorganisatie en bedrijfsgezondheidszorg’.

  • 3. Op het certificaat wordt duidelijk vermeld, indien van toepassing, welke arbodienst de hoofdvestiging – de moederarbodienst – is en welke organisaties als gecertificeerde nevenvestigingen – de dochterarbodiensten – zijn aangemerkt.

9. Proceseisen
9.1.2 Beoordeling van de aanvraag

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De aanvraag van het Certificaat Arbodienst wordt door de CI geweigerd als de (te certificeren) arbodienst niet voldoet aan de eisen genoemd in Deel 1 van dit Certificatieschema.

  • 2. De aanvraag van het Certificaat Arbodienst wordt door de CI geweigerd indien ten hoogste twaalf maanden voorafgaand aan de datum van het verzoek tot afgifte van het certificaat, sprake was van een weigering tot het afgeven van eenzelfde certificaat dan wel van een intrekking van eenzelfde certificaat en de weigering of intrekking is geschied op grond van aan de aanvrager toe te rekenen feiten of omstandigheden.

  • 3. Tegen het besluit van de CI tot het weigeren van een aanvraag is beroep mogelijk conform de eisen in paragraaf 9.7, onder D. van Deel 2 van dit Certificatieschema. Dit betreft een bezwaarprocedure in de zin van de Awb.

9.2.2 Selectie van en aanstellingen in het auditteam

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord, worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. De initiële- en hercertificeringsaudit wordt door een team van ten minste twee auditoren uitgevoerd.

  • 2. Bij een initiële audit en een hercertificeringsaudit is één van de auditoren een BIG-geregistreerde bedrijfsarts.

9.4.6 Auditconclusies opstellen

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

Afwijking (als bedoeld in paragraaf 3.11 van de norm ISO 17021-1):

De berichtgeving door de certificerende instelling aan de arbodienst over de vastgestelde afwijkingen bevat ten minste een beschrijving van:

  • a) de eis in het Certificatieschema waaraan niet wordt voldaan;

  • b) de reden waarom is vastgesteld dat de arbodienst niet aan deze eis voldoet;

  • c) een beschrijving van feiten en omstandigheden op basis waarvan de afwijking is vastgesteld; en

  • d) de termijn en wijze waarop de arbodienst de afwijking kan herstellen en daarover kan rapporteren aan de CI.

Belangrijke afwijking (als bedoeld in paragraaf 3.12 van de norm ISO 17021-1):

  • 1. Indien de CI het managementsysteem niet als doeltreffend beoordeelt, dan wordt dit door de CI gekwalificeerd als een belangrijke afwijking. Hiervan is bijvoorbeeld sprake indien de maatregelen tot verbetering naar aanleiding van interne en externe audits niet worden uitgevoerd of als er geen actie wordt ondernomen op in de management reviews gesignaleerde risico’s en verbetervoorstellen.

  • 2. In geval van een belangrijke afwijking bedraagt de hersteltermijn maximaal drie maanden. Binnen die drie maanden stuurt de arbodienst aan de CI informatie over de oorzaakanalyse en de genomen correcties en corrigerende maatregelen. Vervolgens neemt de CI binnen een maand op basis van een korte termijnaudit een beslissing of de afwijking kan worden gesloten.

  • 3. Tegen het vaststellen van een belangrijke afwijking en het niet sluiten ervan door de CI is beroep mogelijk conform paragraaf 9.7, onder D. van Deel 2 van dit Certificatieschema. Dit betreft een bezwaarprocedure in de zin van de Awb.

Minder belangrijke afwijking (als bedoeld in paragraaf 3.13 van de norm ISO 17021-1):

  • 1. In geval van een minder belangrijke afwijking bedraagt de hersteltijd maximaal een half jaar. Binnen dat halve jaar rapporteert de arbodienst over de oorzaakanalyse en de uitvoering van de genomen correcties en corrigerende maatregelen. Binnen een maand na ontvangst van die informatie beoordeelt de CI of zij de implementatie van de maatregelen wil verifiëren door middel van een korte termijnaudit (als bedoeld in paragraaf 9.6.4.2 van ISO 17021-1) of dat zij de verificatie uitvoert bij de eerstvolgende controle- of hercertificatieaudit.

  • 2. Een minder belangrijke afwijking die niet tijdig is hersteld door de arbodienst of na herstel opnieuw wordt geconstateerd, wordt verzwaard naar een belangrijke afwijking.

9.5 Certificatiebeslissing

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

  • 1. Het Certificaat Arbodienst wordt door de CI afgegeven voor een periode van drie jaar indien uit de initiële audit of de hercertificeringsaudit blijkt dat de aanvrager of houder van het Certificaat Arbodienst voldoet aan de eisen zoals die zijn gesteld in dit Certificatieschema.

  • 2. De CI verstrekt een afschrift van elk afgegeven Certificaat Arbodienst aan SBCA ten behoeve van vermelding in het Register Arbodiensten.

9.6.5 Schorsing, intrekking of beperking van het toepassingsgebied van de certificatie

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

Voorwaardelijke schorsing
  • 1. De CI schorst het Certificaat Arbodienst voorwaardelijk als de arbodienst belangrijke afwijkingen niet adequaat heeft hersteld binnen de opgelegde termijnen.

  • 2. Het besluit van de CI tot voorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst wordt schriftelijk aan de arbodienst medegedeeld en bevat ten minste:

    • a) een gemotiveerde beschrijving van de feiten en omstandigheden die tot de voorwaardelijke schorsing hebben geleid;

    • b) de ingangsdatum van de voorwaardelijk schorsing;

    • c) de mededeling dat de periode van voorwaardelijke schorsing maximaal vier maanden bedraagt;

    • d) de voorwaarden en aanwijzingen die moeten worden opgevolgd om de voorwaardelijke schorsing op te heffen, alsmede de termijn waarbinnen deze gerealiseerd moeten zijn;

    • e) een beschrijving van de wijze waarop terugkoppeling aan de CI plaats vindt over de genomen maatregelen om de voorwaardelijke schorsing op te heffen;

    • f) de verplichting voor de arbodienst om binnen drie maanden de hiervoor genoemde terugkoppeling aan de CI te geven; en

    • g) de mededeling dat de arbodienst tijdens de voorwaardelijke schorsing diensten mag blijven leveren.

  • 3. De certificatieovereenkomst tussen de CI en de arbodienst blijft tijdens de voorwaardelijke schorsing van kracht.

  • 4. Tegen het besluit van de CI tot een voorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst is beroep mogelijk conform paragraaf 9.7, onder D van Deel 2 van dit Certificatieschema. Dit betreft een bezwaarprocedure in de zin van de Awb.

  • 5. Na ontvangst van de informatie van de arbodienst over de oorzaakanalyse en de correcties en corrigerende maatregelen beoordeelt de CI binnen een maand op basis van een korte termijnaudit of de voorwaardelijke schorsing kan worden beëindigd.

  • 6. Indien de voorwaardelijke schorsing niet kan worden beëindigd, stelt de CI dit vast en doet de CI mededeling aan de arbodienst dat de voorwaardelijke schorsing van rechtswege is omgezet in een onvoorwaardelijke schorsing. De CI meldt dit besluit onmiddellijk aan de arbodienst.

Onvoorwaardelijke schorsing (zonder voorafgaande voorwaardelijke schorsing)
  • 1. De CI schorst het Certificaat Arbodienst onvoorwaardelijk indien:

    • a) het managementsysteem van de arbodienst aanhoudend of wezenlijk niet voldoet aan de certificatie-eisen met inbegrip van de doeltreffendheid van het managementsysteem;

    • b) de arbodienst er niet mee instemt dat controle- en hercertificeringaudits met de vereiste frequentie worden uitgevoerd;

    • c) de arbodienst zelf verzoekt om een schorsing; of

    • d) ervan sprake is dat de arbodienst zich niet houdt aan één van de volgende in artikel 1.5g, derde lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit bedoelde gevallen:

      • op grond van feiten of omstandigheden waarvan de CI, bij de afgifte van het certificaat redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan zij het certificaat niet of alleen met beperkingen of voorschriften, bedoeld in artikel 20, vierde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, zou hebben gegeven;

      • op grond van door de arbodienst verstrekte onjuiste inlichtingen over feiten en omstandigheden, mits de onjuistheid daarvan aan de arbodienst bekend was of kon zijn;

      • indien de arbodienst niet meer voldoet aan de in dit Certificatieschema gestelde eisen of zijn wettelijke verplichtingen niet meer naar behoren nakomt; of

      • indien de arbodienst met zijn werkzaamheden, voor zover die door het certificaat worden gereguleerd, of door de wijze waarop hij de werkzaamheden verricht, ernstig gevaar veroorzaakt of kan veroorzaken voor personen;

    • e) de arbodienst de belangen van de CI, de klant of de cliënt ernstig heeft geschaad;

    • f) de arbodienst in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met één of meer van zijn verplichtingen ingevolge de certificatieovereenkomst; of

    • g) de arbodienst in surseance van betaling verkeert of er een faillissementsaanvraag is gedaan.

  • 2. Het besluit van de CI tot onvoorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst wordt schriftelijk aan de arbodienst medegedeeld en bevat ten minste:

    • a) een gemotiveerde beschrijving van de feiten en omstandigheden die tot de onvoorwaardelijke schorsing hebben geleid;

    • b) de ingangsdatum van de onvoorwaardelijke schorsing;

    • c) de mededeling dat de periode van onvoorwaardelijke schorsing maximaal zes maanden bedraagt;

    • d) de voorwaarden en aanwijzingen die moeten worden opgevolgd om de onvoorwaardelijke schorsing op te heffen, alsmede de termijn waarbinnen deze gerealiseerd moeten zijn;

    • e) een beschrijving van de wijze waarop terugkoppeling aan de CI plaats vindt over de genomen maatregelen om de onvoorwaardelijke schorsing op te heffen;

    • f) de mededeling dat de arbodienst tijdens de looptijd van de onvoorwaardelijke schorsing geen gebruik mag maken van het Certificaat Arbodienst;

    • g) de eis dat de arbodienst de klanten en de medezeggenschapsvertegenwoordiging informeert over de onvoorwaardelijke schorsing. Daarbij geeft de arbodienst aan welke negatieve gevolgen de onvoorwaardelijke schorsing heeft voor de contractueel overeengekomen dienstverlening en welke maatregelen zijn getroffen om de negatieve gevolgen te beperken;

    • h) de mededeling dat de arbodienst haar klanten informeert over de mogelijkheid om de overeenkomst met haar in verband met de onvoorwaardelijke schorsing van het certificaat onmiddellijk op te zeggen;

    • i) de mededeling dat de CI de SBCA informeert over het onvoorwaardelijk geschorste certificaat;

    • j) de mededeling dat gedurende de onvoorwaardelijke schorsing de arbodienst geen acquisitie mag verrichten.

  • 3. De certificatieovereenkomst tussen de CI en de arbodienst blijft tijdens de onvoorwaardelijke schorsing van kracht.

  • 4. Na ontvangst van de informatie van de arbodienst over de correcties en corrigerende maatregelen neemt de CI binnen een maand op basis van een korte termijnaudit de beslissing of de onvoorwaardelijke schorsing kan worden beëindigd.

  • 5. Tegen het besluit van de CI tot een onvoorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst is beroep mogelijk conform paragraaf 9.7, onder D. van Deel 2 van dit Certificatieschema. Dit betreft een bezwaarprocedure in de zin van de Awb.

Het intrekken van het Certificaat Arbodienst
  • 1. De CI trekt het Certificaat Arbodienst in indien de CI heeft vastgesteld dat:

    • a) er geen adequate corrigerende maatregelen zijn genomen door de arbodienst binnen een periode van onvoorwaardelijke schorsing van het Certificaat Arbodienst;

    • b) de arbodienst niet aan zijn financiële verplichtingen jegens de CI heeft voldaan; of

    • c) de arbodienst failliet is verklaard.

  • 2. Het besluit van de CI tot intrekking wordt schriftelijk aan de arbodienst medegedeeld. In dit besluit wordt de arbodienst gevraagd de uitgereikte certificaten te retourneren aan de CI en conform de regels zoals beschreven in het reglement de verwijzingen naar het logo van het SBCA (zie de bijlage) en naar het logo van de CI te staken. De CI informeert SBCA met betrekking tot de intrekking van het Certificaat Arbodienst. Vermelding van deze informatieplicht van de CI aan SBCA maakt onderdeel uit van dit schriftelijke besluit.

  • 3. Tegen het besluit van de CI tot een intrekking van het Certificaat Arbodienst is beroep mogelijk conform paragraaf 9.7, onder D. van Deel 2 van dit Certificatieschema. Dit betreft een bezwaarprocedure in de zin van de Awb.

  • 4. Indien een arbodienst na een intrekking van het Certificaat Arbodienst opnieuw gecertificeerd wil worden dient dezelfde procedure doorlopen te worden als bij de initiële certificatie.

  • 5. Na een intrekking van zijn Certificaat Arbodienst kan een arbodienst pas na twaalf maanden opnieuw een aanvraag indienen voor een certificaat.

9.7 Beroep (zijnde bezwaar in de zin van de Algemene wet bestuursrecht)

De eisen zoals in de norm ISO 17021-1 verwoord worden aangevuld met de volgende eisen:

Procedure bij de weigering van afgifte van het Certificaat Arbodienst:
  • 1. Voorgenomen besluit: indien de CI het voornemen heeft de afgifte van een Certificaat Arbodienst te weigeren meldt zij dat voornemen aan de aanvrager van het certificaat. De CI geeft daarbij aan dat de arbodienst tien werkdagen de tijd heeft voor het indienen van een zienswijze, te rekenen vanaf datum van de dagtekening van de brief.

  • 2. Definitief besluit: na ontvangst van de zienswijze dan wel, indien geen zienswijze is ingediend, na het verstrijken van de termijn van tien werkdagen neemt de CI een definitief besluit tot weigering van de afgifte van het Certificaat Arbodienst.

  • 3. De CI houdt zich daarbij aan de volgende bepalingen:

    • a) indien een zienswijze is ingediend vermeldt de CI waarom deze niet heeft geleid tot wijziging van het voorgenomen besluit; en

    • b) de CI geeft aan dat ten aanzien van de weigering van de afgifte van het Certificaat Arbodienst bezwaar open staat. De termijn daarvoor bedraagt zes weken en vangt aan op het moment van de dagtekening van het besluit.

Procedure bij belangrijke afwijkingen
  • 1. Voorgenomen besluit: indien de CI het voornemen heeft een belangrijke afwijking vast te stellen, meldt zij dat voornemen aan de arbodienst. De CI geeft daarbij aan dat de arbodienst tien werkdagen de tijd heeft voor het indienen van een zienswijze, te rekenen vanaf datum van de dagtekening van de betreffende brief waarmee dat voornemen is aangekondigd.

  • 2. Definitief besluit: na ontvangst van de zienswijze dan wel indien geen zienswijze is ingediend, na het verstrijken van de termijn van tien werkdagen neemt de CI een definitief besluit tot het vaststellen van een belangrijke afwijking.

  • 3. De CI houdt zich daarbij aan de volgende bepalingen:

    • a) de CI geeft aan welke afwijking zij heeft vastgesteld;

    • b) de CI geeft een beschrijving van feiten en omstandigheden op basis waarvan de afwijking is vastgesteld;

    • c) indien een zienswijze is ingediend vermeldt de CI waarom deze wel of niet heeft geleid tot wijziging van het voorgenomen besluit en zo ja, tot welke wijziging van het besluit zij heeft geleid;

    • d) de CI vermeldt dat de datum van de dagtekening van het besluit de ingangsdatum is;

    • e) de CI geeft aan op welke wijze de arbodienst de afwijking dient te herstellen;

    • f) de CI geeft aan binnen welke termijn de arbodienst aan de CI informatie moet sturen over de genomen herstelmaatregelen;

    • g) de CI geeft aan dat ten aanzien van besluit bezwaar open staat. De termijn daarvoor bedraagt zes weken en vangt aan op het moment van de dagtekening van de brief;

    • h) de CI beoordeelt binnen een maand na de ontvangst van de informatie over de genomen herstelmaatregelen of de afwijking gesloten kan worden; en

    • i) indien de CI vaststelt dat geen adequate herstelmaatregelen binnen de gestelde termijn zijn genomen, bericht zij de arbodienst dat zij dit heeft vastgesteld en dat een procedure voor het opleggen van een voorwaardelijke schorsing wordt gestart.

Procedure bij de voorwaardelijke, de onvoorwaardelijke schorsing (zonder voorafgaande voorwaardelijke schorsing) en de intrekking van het Certificaat Arbodienst
  • 1. Voorgenomen besluit: indien de CI het voornemen heeft een Certificaat Arbodienst voorwaardelijk, dan wel onvoorwaardelijk te schorsen, dan wel in te trekken meldt zij dat voornemen aan de arbodienst. De CI houdt zich daarbij aan de volgende bepalingen:

    • a) de CI geeft aan welke afwijking of afwijkingen zij heeft vastgesteld;

    • b) de CI geeft een beschrijving van feiten en omstandigheden op basis waarvan de afwijking is of de afwijkingen zijn vastgesteld; en

    • c) de CI geeft aan dat de arbodienst tien werkdagen de tijd heeft voor het indienen van een zienswijze, te rekenen vanaf datum van de dagtekening.

  • 2. Definitief besluit: na ontvangst van de zienswijze, dan wel indien geen zienswijze is ingediend na het verstrijken van de termijn van tien werkdagen, neemt de CI een definitief besluit tot voorwaardelijke schorsing, dan wel onvoorwaardelijke schorsing dan wel intrekking van het Certificaat Arbodienst indien zij meent dat daartoe aanleiding bestaat.

  • 3. De CI houdt zich daarbij aan de volgende bepalingen:

    • a) de CI geeft aan welke afwijking of afwijkingen zij heeft vastgesteld;

    • b) de CI geeft een beschrijving van feiten en omstandigheden op basis waarvan de afwijking is of de afwijkingen zijn vastgesteld;

    • c) indien een zienswijze is ingediend vermeldt de CI waarom deze niet heeft geleid tot wijziging van het voorgenomen besluit;

    • d) de CI vermeldt de ingangsdatum van de schorsing of intrekking van het Certificaat Arbodienst welke de dag na dagtekening van de brief is;

    • e) bij een intrekking verzoekt de CI de arbodienst het uitgereikte Certificaat Arbodienst te retourneren aan de CI; en

    • f) de CI geeft aan dat ten aanzien van het besluit bezwaar open staat, met uitzondering van de overgang van een voorwaardelijke naar een onvoorwaardelijke schorsing. De termijn daarvoor bedraagt zes weken en vangt aan op het moment van de dagtekening van het besluit.

Procedures voor zienswijze, bezwaar en klachten
  • 1. De CI dient de volgende procedures op schrift te hebben gesteld:

    • a) een zienswijzeprocedure (met inachtneming van de voorschriften uit afdeling 4.1.2 van de Awb);

    • b) een bezwaarschriftprocedure (met inachtneming van de voorschriften uit hoofdstuk 6 en 7 van de Awb); en

    • c) een klachtenprocedure (met inachtneming van de voorschriften uit hoofdstuk 9 van de Awb).

  • 2. De procedures, bedoeld onder 1, wordt expliciet vermeld in de certificatie overeenkomst.

  • 3. De CI verstrekt desgewenst een exemplaar van deze procedures aan degene met wie een certificatie overeenkomst wordt afgesloten.

10. Managementsysteemeisen voor Certificatie Instellingen

Geen aanvullende eisen.

Inwerkingtreding Deel 2

Deel 2 van dit Certificatieschema Arbodiensten treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

BIJLAGE ALS BEDOELD ONDER PUNT 7.4 VAN DEEL 1 EN 8.2 VAN DEEL 2

Reglement gebruik en toezicht collectief beeldmerk SBCA

Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten heeft onderstaand collectief beeldmerk laten inschrijven bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom te ‘s-Gravenhage.

Per 11 april 2014 hanteert SCBA het Beeldmerkreglement SBCA ter zake van het gebruik daarvan door gecertificeerde arbodiensten.

Zodra de gecertificeerde arbodienst met de in het beeldmerkreglement neergelegde voorwaarden akkoord gaat, is hij gerechtigd het beeldmerk te gebruiken gedurende de periode dat de arbodienst beschikt over een geldig certificaat.

Het Beeldmerkreglement SBCA is gepubliceerd op de website van SBCA.

TOELICHTING CERTIFICATIESCHEMA ARBODIENSTEN

Algemeen

Inleiding

Dit nieuwe Certificatieschema Arbodiensten vervangt enerzijds het ‘Werkveldspecifiek Certificatieschema voor de Dienstverlening door Arbodiensten (WSCS arbodiensten)’ en anderzijds het ‘Werkveldspecifiek document voor de aanwijzing en toezicht op certificatie-instellingen behorend bij het: Certificatieschema voor de dienstverlening door Arbodiensten (WDA&T)’ die waren opgenomen als bijlage IIb respectievelijk bijlage IIa bij de Arbeidsomstandighedenregeling (hierna: Arboregeling). Deze bijlagen bij de Arboregeling zijn door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ingetrokken.

Voor de opstelling van dit nieuwe integrale certificatieschema bestond een aantal aanleidingen.

In de eerste plaats zijn op 1 januari 2018 nieuwe bepalingen in het Arbeidsomstandighedenbesluit (hierna: Arbobesluit) van kracht geworden inzake de aanwijzing van Certificerende Instellingen die wettelijk verplichte certificaten afgeven (Staatsblad 2017, 487). Aanwijzingen van certificerende instellingen zullen met ingang van 1 januari 2020 in beginsel alleen nog gebaseerd kunnen worden op accreditaties van de Stichting Raad voor Accreditatie (hierna: RvA). In de toelichting bij deze wijziging van het Arbobesluit is aangegeven dat daarmee de generieke aanwijzingseisen zijn opgenomen in het Arbobesluit. Aangekondigd is dat werkveldspecifieke eisen aan certificerende instellingen, zoals die voorheen waren opgenomen in WDA&T’s, voortaan zullen worden opgenomen in de certificatieschema’s. Daarmee zullen certificatieschema’s enerzijds eisen bevatten voor de aanvrager van een certificaat en de certificaathouder en anderzijds de werkveldspecifieke eisen bevatten aan certificerende instellingen, haar personeel en haar werkwijzen. Het onderhavige certificatieschema bevat dus enerzijds eisen voor de aanvrager van een certificaat en de houder van het Certificaat Arbodienst en anderzijds de werkveldspecifieke eisen aan certificerende instellingen die Certificaten Arbodienst verstrekken.

Aangezien certificerende instellingen door het eerder genoemde gewijzigde Arbobesluit in de toekomst dienen te beschikken over een accreditatie om aangewezen te worden, dienen de door deze certificerende instellingen toe te passen certificatieschema’s te voldoen aan de eisen van de toepasselijke accreditatienorm. In verband hiermee is een concept van dit certificatieschema voorgelegd aan de RvA. De RvA heeft naar aanleiding van dit concept een aantal opmerkingen gemaakt. Deze zijn verwerkt in dit certificatieschema.

In de tweede plaats is dit certificatieschema op een aantal onderdelen geactualiseerd. Daarbij gaat het bij voorbeeld om de verwerking van nieuwe bepalingen in de arbo en privacyregelgeving en om de verwijzingen naar de nieuwe versie van de ISO 9001 uit 2015 en de nieuwe versie van de NEN-EN-ISO/IEC 17021-1, eveneens uit 2015. Daarnaast zijn overbodige eisen uit het oude schema geschrapt en zijn bepalingen scherper verwoord. Ook zijn aanpassingen aangebracht naar aanleiding van nadere inzichten van de sector. Ten slotte is het sanctiebeleid duidelijker geformuleerd.

Het Centraal College van Deskundigen van de schemabeheerder, de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten is van mening dat de aanpassingen van eisen in dit certificatieschema in essentie verbeteringen en verdere preciseringen zijn die in materiële zin geen grote gevolgen hebben voor het functioneren van arbodiensten.

Het nieuwe certificatieschema

Dit Certificatieschema Arbodiensten bestaat uit twee delen.

Deel 1 bevat eisen voor arbodiensten. Dit deel vervangt het WSCS arbodiensten (bijlage IIb van de Arboregeling).

In dit Certificatieschema Arbodiensten vormen de eisen uit NEN-EN-ISO 9001:2015 (ISO 9001) de basis voor de certificatie van arbodiensten. ISO 9001 bevat eisen ten aanzien van een kwaliteitsmanagementsysteem. In Deel 1 van dit certificatieschema worden in aanvulling op de eisen uit de ISO 9001 eisen geformuleerd waaraan arbodiensten moeten voldoen om een Certificaat Arbodienst te krijgen. Deze aanvullende eisen hebben vooral betrekking op de uitvoering van wettelijke taken van arbodiensten. De presentatie van de aanvullende eisen aan arbodiensten in Deel 1 sluit aan bij de hoofdstukken- en paragrafenindeling van ISO 9001. Omdat de eisen uit ISO 9001 integraal van toepassing zijn verklaard en de basis vormen voor certificatie van arbodiensten, geldt het Certificaat Arbodienst dat is afgegeven op basis van dit Certificatieschema Arbodiensten ook als ISO 9001-certificaat.

Deel 2 bevat eisen ten aanzien van de certificerende instellingen (hierna: CI’s) die arbodiensten certificeren.

Een instelling die door de RvA geaccrediteerd en vervolgens door de Minister van SZW aangewezen wil worden (en aangewezen wil blijven) als CI voor het certificeren van arbodiensten, dient te voldoen aan de eisen uit de artikelen 1.5b en 1.5c Arbobesluit en de aanvullende eisen in Deel 2 van dit certificatieschema.

De accreditatie voor de norm ISO 17021-1 dient als bewijs dat wordt voldaan aan de eisen uit de artikelen 1.5b en 1.5c Arbobesluit en aan de eisen van Deel 2 van dit certificatieschema.

Dit certificatieschema vereist van CI’s die arbodiensten willen certificeren, dat zij voldoen aan alle eisen uit ISO 17021-1. De eisen die in dit Deel 2 van het certificatieschema worden gesteld, gelden in aanvulling op de eisen uit ISO 17021-1. Relevante eisen uit het oude WDA&T (bijlage IIa van de Arboregeling) zijn in dit Deel 2 opgenomen.

De presentatie van de aanvullende eisen aan CI’s sluit waar mogelijk aan bij de hoofdstukken- en paragrafenindeling van ISO 17021-1.

De eerdergenoemde wijziging van het Arbobesluit maakt het mogelijk het Certificatieschema Arbodiensten niet als bijlage bij de Arboregeling op te nemen. In de Arboregeling zal wel worden verwezen naar dit certificatieschema. Omdat duidelijk moet zijn wat de geldende tekst is van het certificatieschema en ook voorgaande versies van het certificatieschema moeten kunnen worden geraadpleegd, wordt het certificatieschema in de Staatscourant gepubliceerd.

Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten

Voor het overleg met belanghebbenden over de inhoud van en eisen aan dit Certificatieschema Arbodiensten maken de CI’s gebruik van een Centraal College van deskundigen (CCvD). De CI’s die momenteel dit certificatieschema voor het certificeren van arbodiensten gebruiken hebben als schemabeheerder: Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten (SBCA).

SBCA heeft een CCvD ingericht waarin als belanghebbende en deelnemende partijen vertegenwoordigers van de volgende partijen actief zijn:

  • werkgeversorganisaties (VNO-NCW en MKB Nederland)

  • werknemersorganisaties (FNV en CNV)

  • arbodiensten (OVAL) en

  • certificerende instellingen (thans DNV-GL en LRQA).

Het CCvD draagt zorg voor een evenwichtige afweging van alle belanghebbende partijen en ontwikkelt en wijzigt het certificatieschema zo nodig.

Het CCvD heeft ingestemd met het onderhavige Certificatieschema Arbodiensten.

Deel 1: Eisen aan arbodiensten

Paragraaf 1.1 Onderwerp en toepassingsgebied

In de definitie van ‘arbodienst’ die was opgenomen in paragraaf 2 van bijlage IIb bij de Arboregeling werd een onderscheid gemaakt tussen drie vormen van arbodiensten, namelijk een interne arbodienst, een samenwerkingsverband en een externe arbodienst. In dit nieuwe certificatieschema wordt onderscheid gemaakt tussen een interne arbodienst, een externe arbodienst die uit één juridische eenheid bestaat en een externe arbodienst die uit meerdere juridische eenheden bestaat.

Bij de omschrijving van ‘interne arbodienst’ is de formulering aangepast, en is de zinsnede ‘tevens de dienst die in geval van een joint venture of holding, optreedt binnen de onderneming of instelling waar een meerderheidsbelang bestaat’ vervallen. Wat onder een samenwerkingsverband bij een interne arbodienst moet worden verstaan, staat in artikel 2.6a, tweede lid, en artikel 2.13 Arbobesluit.

Bij de omschrijving van een externe arbodienst die bestaat uit één juridische eenheid is het begrip ‘onafhankelijke instantie’ vervangen door ‘een juridische eenheid’. Tevens is toegevoegd dat er één of meer vestigingen kunnen zijn.

De omschrijving van een ‘externe arbodienst’ die bestaat uit meerdere juridische eenheden is nieuw. Hiermee wordt beoogd aan te geven onder welke voorwaarden een externe arbodienst met meerdere juridische eenheden (moeder-arbodienst en dochter-arbodienst) als één te certificeren arbodienst mag worden gezien. Deze voorwaarden werden al eerder gepubliceerd op de website van SBCA als ‘Harmonisatieafspraak Certificering Moeder-Dochter ondernemingen arbodiensten’.

De omschrijvingen van interne en externe arbodiensten zijn een nadere invulling van de definities van arbodiensten van artikel 2.6a van het Arbobesluit.

Hoofdstuk 3 (Termen en definities)

De termen die in dit Certificatieschema Arbodiensten worden gebruikt zijn deels gedefinieerd in de NEN-EN-ISO 9000:2015 Kwaliteitsmanagementsystemen – Grondbeginselen en verklarende woordenlijst. ISO 9001 verwijst voor termen en definities naar ISO 9000. De in hoofdstuk 3 opgenomen termen zijn hier een aanvulling op.

In dit certificatieschema wordt consequent gesproken over ISO 9001, ISO 17021-1 en ISO 17021-3. De volledige naam van iedere norm, inclusief jaartal, is opgenomen in de lijst met termen en definities. Hier is voor gekozen omdat dit de leesbaarheid van het certificatieschema ten goede komt. Daarnaast behoeven toekomstige wijzigingen in de betreffende ISO-normen niet meteen te leiden tot aanpassingen van de naam van de norm in dit gehele certificatieschema, maar louter in de lijst van termen en definities, tenzij de herziening van de norm ook aanleiding moet zijn tot inhoudelijke wijzigingen van het certificatieschema.

Nieuw zijn de volgende termen en definities:

  • Aanstellingskeuring;

  • Awb;

  • Beroepsziekte;

  • Cliënt;

  • Consultatie gezondheidskundige vraagstukken; en

  • Toetsing van en advisering over de RI&E.

De volgende termen zijn nu anders gedefinieerd:

  • Arbeidsgezondheidskundig onderzoek;

  • Arbodienst;

  • Audit (intern);

  • Auditdag;

  • Centraal College van Deskundigen (CCvD);

  • Certificaathouder;

  • Certificerende instelling (CI);

  • Kerndeskundigen;

  • Kerntaken;

  • Klant;

  • Medezeggenschapsvertegenwoordiging;

  • Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E); en

  • Ziekteverzuimbegeleiding.

Paragraaf 4.3 Het toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem vaststellen

Het gaat in deze paragraaf om de vijf kerntaken genoemd in artikel 14, eerste lid, van de Arbeidsomstandighedenwet (hierna: Arbowet) die de arbodienst verricht voor de klant en die op grond van artikel 14, vierde lid, Arbowet tevens moeten worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst (basiscontract) met de arbodienst. Deze vijf kerntaken moeten zowel door externe als interne arbodiensten worden verricht. Afspraken over de uitvoering van deze kerntaken worden schriftelijk vastgelegd.

De verplichting voor de arbodienst om procedures uit te werken met betrekking tot de kerntaken alsmede het (mede) opstellen van een basiscontract staat in paragraaf 8.2.2 van Deel 1 van het Certificatieschema Arbodiensten.

In bijlage IIb werd nog uitgegaan van vier wettelijke taken (zie bijvoorbeeld paragraaf 3.2) en werd nog geen rekening gehouden met de sinds 1 juli 2017 op grond van artikel 14, eerste lid, onderdeel c, subonderdeel 3°, Arbowet bestaande taak inzake consultatie met betrekking tot gezondheidskundige vraagstukken.

Paragraaf 7.1.4 Omgeving voor de uitvoering van processen

Deze eis is nieuw in het Certificatieschema Arbodiensten. De algemeen geformuleerde eis uit artikel 2.11 Arbobesluit is verder verduidelijkt. In deze eis wordt gesproken over ‘wachtruimtes, spreekuurkamers en onderzoeksruimten’ ter verduidelijking van de termen ‘huisvesting en outillage’ zoals gehanteerd in artikel 2.11 Arbobesluit. Deze eis beoogt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in relatie tot de ruimten en kamers te garanderen, maar stelt tevens dat deze ruimten en kamers in overeenstemming zijn met het doel waarvoor ze worden gebruikt. Te denken valt aan een spreekuurkamer. Die moet zodanig zijn ingericht dat een aldaar gevoerd gesprek niet buiten deze ruimte te horen is.

Paragraaf 7.2 Competentie

De belangrijkste wijziging ten opzichte van de eisen die met betrekking tot het personeel waren opgenomen in bijlage IIb bestaat eruit dat de kerndeskundigen geen arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd meer met de arbodienst hoeven te hebben. Dat betekent dat bijvoorbeeld ook een overeenkomst van opdracht, in de praktijk wel aangeduid als een dienstverleningsovereenkomst, kan worden gesloten om de verhouding tussen de kerndeskundige en de arbodienst te regelen. Deze wijziging houdt verband met een wijziging van artikel 2.10 van het Arbobesluit per 1 januari 2017 (Staatsblad 2016, 341).

Vervallen zijn ook de eisen over het minimum aantal uren per week of per jaar dat de vier kerndeskundigen werkzaam moeten zijn voor de arbodienst. Nieuw is de eis dat de BIG-geregistreerde bedrijfsarts(en) minimaal 20 uur per week werkt (werken) bij een arbodienst.

Daarnaast zijn de eisen die in dit certificatieschema aan de kerndeskundigen worden gesteld sterk vereenvoudigd. Dat was mogelijk omdat de kerndeskundigen op grond van hun wettelijk verplicht persoonscertificaat of hun BIG-registratie al gehouden zijn hun professionaliteit op peil te houden. Zo zijn de gedetailleerde eisen met betrekking tot de doelen van intercollegiale toetsing en de verwijzing naar professionele statuten van de beroepsverenigingen verwijderd.

Paragraaf 7.4 Communicatie

Deze paragraaf is nieuw. Het doel van het Certificaat Arbodienst is om de klant en de cliënt een waarborg te geven omtrent de kwaliteit van de arbodienstverlening. Om deze reden wordt waarde gehecht aan het actief uitdragen van het certificaat door de (gecertificeerde) arbodienst. De arbodienst publiceert het Certificaat Arbodienst op zijn website en/of stuurt een afschrift op aanvraag naar belanghebbenden. De arbodienst hanteert het logo Certificaat Arbodienst overeenkomstig het de in Bijlage 1 opgenomen Reglement gebruik en toezicht collectief beeldmerk SBCA.

Paragraaf 7.5.3 Beheersing van gedocumenteerde informatie

De informatiebeveiliging en de privacy van cliënten van een arbodienst zijn wezenlijke elementen bij de certificatie van arbodiensten. Het adequaat opslaan en verwerken van gegevens van (zieke) cliënten vergt uiterste zorgvuldigheid. Met het opnemen van de specifieke eisen in deze paragraaf met betrekking tot de beheersing van gedocumenteerde informatie wordt dit uitgangspunt geconcretiseerd. In vergelijking met de tekst van bijlage IIb bij de Arboregeling zijn de eisen met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging gemoderniseerd en geactualiseerd.

In verband met het eerste onderdeel zij erop gewezen dat op de website van de SBCA ten behoeve van arbodiensten en certificerende instellingen een lijst is gepubliceerd met actuele informatie over (wettelijke voorschriften inzake) informatiebeveiliging, privacy en verwerking van persoonsgegevens.

Het tweede onderdeel komt deels overeen met bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘T.a.v. privacyaspecten’, derde bolletje, vijfde bullet.

Het derde onderdeel over de risicoanalyse en het incidentenregister is nieuw.

Het vierde onderdeel is uitgebreid ten opzichte van bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 4, waarin alleen sprake is van een interne audit van de naleving van de bepalingen van het privacyreglement. In het vierde onderdeel wordt gesproken over een ‘privacy impact analyse’ in plaats van een ‘interne audit’.

Het vijfde onderdeel over leveranciers van de arbodienst is nieuw.

Het zesde onderdeel over een geheimhoudingsverklaring is nieuw.

Het zevende onderdeel is overgenomen uit bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2, ‘T.a.v. privacyaspecten’, eerste bolletje.

In het achtste onderdeel is bepaald dat de registraties zijn aangemeld bij de functionaris voor gegevensbescherming van de arbodienst. In bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2, ‘T.a.v. Privacyaspecten’, tweede bolletje, was bepaald dat de registraties zijn aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Dat College heet inmiddels Autoriteit Persoonsgegevens.

Het negende onderdeel, onderdeel a, lijkt inhoudelijk op bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, eerste bullet.

Het negende onderdeel, onderdeel b, lijkt inhoudelijk op bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, derde en vierde bullet.

Het negende onderdeel, onderdeel c, lijkt inhoudelijk op bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, zesde bullet.

Het negende onderdeel, onderdeel d, lijkt inhoudelijk op bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, zevende bullet.

Het tiende onderdeel lijkt inhoudelijk op bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, achtste bullet. Maar de zinsnede ‘…tenzij dit noodzakelijk is…’ is geschrapt en er wordt nu ook gesproken over het verstrekken van medische persoonsgegevens aan derden. In het tiende onderdeel wordt gesproken van een ‘gerichte schriftelijke toestemming’. Daarmee wordt bedoeld, dat het voor de cliënt absoluut duidelijk is welke informatie door de arbodienst aan de werkgever of derden wordt versterkt en dat dit schriftelijk wordt vastgelegd.

Het elfde onderdeel komt grotendeels overeen met bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, negende bullet. Nieuw is dat expliciet wordt vermeld dat geen mededelingen worden gedaan aan ‘derden’.

Nu is expliciet vermeld dat de cliënt mondeling toestemming kan verlenen. De toestemming wordt in het medisch dossier vermeld, maar hoeft niet meer te worden bevestigd door middel van een schriftelijke machtiging.

Het twaalfde onderdeel komt overeen met bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, tiende bullet.

Het dertiende onderdeel komt overeen met bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 2 ‘Management van middelen’, subonderdeel 2 ‘t.a.v. privacy aspecten’, derde bolletje, elfde bullet.

Paragraaf 8.2.1 Communicatie met de klant

De eerste twee onderdelen komen nagenoeg overeen met de tekst van bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, paragraaf 6, ‘Communicatie met de klant’, eerste en tweede bullet.

De tekst van het derde onderdeel is gewijzigd ten opzichte van bijlage IIb. Er staat niet meer dat de arbodienst/bedrijfsarts een aangetoonde beroepsziekte meldt, maar dat de arbodienst de klant informeert dat iedere bedrijfsarts/arbodienst een plicht heeft tot het melden van een beroepsziekte.

Het vierde tot en met achtste en het tiende en elfde onderdeel zijn nieuw en houden verband met de nieuwe formulering van artikel 14, tweede lid, Arbowet die geldt per 1 juli 2017 (Staatsblad 2017, 22) en die betreffen:

  • het bezoeken van de arbeidsplaats door de bedrijfsarts (vierde onderdeel);

  • second opinion (vijfde en zesde onderdeel);

  • adviseren over preventieve maatregelen in het kader van het arbeidsomstandighedenbeleid (zevende onderdeel);

  • samenwerking met de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de preventiemedewerker (achtste onderdeel);

  • een doeltreffende toegang tot de bedrijfsarts (tiende onderdeel); en

  • het attenderen op de klachtenprocedure (elfde onderdeel).

Het negende onderdeel is gewijzigd ten opzichte van de formulering in bijlage IIb, hoofdstuk 6, zesde onderdeel, vijfde bullet. In plaats van een deskundigenoordeel voor de situatie dat werknemer en werkgever verschillen over een uitspraak van een arbodienst, is nu sprake van een deskundigenoordeel over re-integratie van een cliënt. Op verzoek van de werknemer of werkgever geeft het UWV een deskundigenoordeel als werkgever en werknemer verschil van inzicht hebben over de arbeidsgeschiktheid van de werknemer, over de aanwezigheid van passende arbeid in het bedrijf van de werkgever of over de re-integratie-inspanningen van de werkgever of werknemer.1

Paragraaf 8.2.2 Het vaststellen van de eisen voor producten en diensten

1. Risico-inventarisatie en -evaluatie

Ten opzichte van de tekst in hoofdstuk 6, onderdeel 7. 1 van bijlage IIb is de tekst ingekort. In de oude tekst werden de teksten van wet- en regelgeving bijna geheel overgenomen. In dit certificatieschema zijn de belangrijkste verplichtingen met betrekking tot de RI&E voor de arbodienst beschreven en wordt voor de specifieke inhoud verwezen naar de relevante artikelen in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Zo worden in artikel 2.1, eerste lid, Arboregeling de criteria beschreven die de arbodienst moet toepassen bij het toetsen van en adviseren over de RI&E.

Nadrukkelijk wordt onder 1. a) aangegeven dat de arbodienst ook in staat moet zijn om een RI&E voor een klant uit te voeren. Hoewel dit geen wettelijke taak is, wordt van belang geacht om deze eis op te leggen aan de arbodienst gezien het feit dat veel klanten van arbodiensten hierom vragen.

2. Ziekteverzuimbegeleiding

Ten opzichte van de tekst in onderdeel 7.2 van bijlage IIb is de tekst ingekort. De daar onder c en d opgenomen eisen zijn geschrapt omdat ze algemeen van aard zijn en deels ook elders in het certificatieschema aan de orde komen, zoals bij de paragrafen 8.2.1 (Communicatie met de klant) en 9.1.2. (Klanttevredenheid).

3. Arbeidsgezondheidskundig onderzoek

Met betrekking tot het arbeidsgezondheidskundig onderzoek zijn ten opzichte van onderdeel 7.3 van bijlage IIb enkele vernieuwingen ingevoerd.

In onderdeel a) is toegevoegd ‘op verzoek van de klant’. De werknemer is overigens niet verplicht om een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan.

Onderdeel b) lijkt inhoudelijk op onderdeel c) van onderdeel 7.3 van bijlage IIb, maar daaraan is toegevoegd ‘tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald’.

Onderdeel c) is nieuw, maar de verwijzing naar artikel 2.3 van de Arboregeling stond eerder in onderdeel a van onderdeel 7.3 van bijlage IIb.

Onderdeel d) lijkt inhoudelijk op onderdeel d van onderdeel 7.3 van bijlage IIb, maar daarin is niet langer bepaald dat de vervolgstappen zo nodig of desgewenst schriftelijk worden vastgelegd.

4. Aanstellingskeuring

Met betrekking tot de aanstellingskeuring is de tekst duidelijker geformuleerd maar niet inhoudelijk gewijzigd. Er is aan het einde van onderdeel c) een zin toegevoegd die ontleend is aan artikel 10, derde lid, van de Wet op de medische keuringen.

5. Consultatie met betrekking tot gezondheidskundige vraagstukken

Het faciliteren van het arbospreekuur is opgenomen in dit certificatieschema, omdat het sinds 1 juli 2017 een vereiste is op basis van artikel 14, eerste lid, onderdeel c, sub 3, Arbowet. Tevens moet het voor de bedrijfsarts mogelijk zijn, om afhankelijk van het voorliggende gezondheidskundige vraagstuk, door te verwijzen naar (een) andere (kern)deskundige(n).

6. Basiscontract

Deze eis vloeit voort uit artikel 14, lid 4 en artikel 14a, zesde lid, Arbowet. De daarin genoemde schriftelijke overeenkomst wordt in de wetsgeschiedenis en de praktijk vaak aangeduid als het ‘basiscontract’.

Paragraaf 9.1.2 Klanttevredenheid

De in bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 9, opgenomen eisen inzake ‘Klant- en werknemerstevredenheid’ zijn gewijzigd doordat subonderdeel a, subonderdeel c en de tweede en derde zin van subonderdeel d niet zijn overgenomen. Deze eisen zijn niet overgenomen omdat zij al staan in ISO 9001.

Paragraaf 9.1.3 Analyse en evaluatie

De in bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 9, subonderdeel d, laatste zin, opgenomen tekst over evaluatie van klanten met 100 werknemers (nu aangeduid als cliënten) of meer is nu vervangen door onderdeel 2. Er is geen sprake meer van een jaarlijkse evaluatie, maar van het maken van afspraken over rapportages en evaluaties na het eerste jaar van dienstverlening bij een (ver)nieuw(d) basiscontract.

In het eerste onderdeel is nu specifiek bepaald wat de arbodienst doet bij klanten met meer dan 50 cliënten, maar minder dan 100 cliënten.

Paragraaf 10.2 Afwijking en corrigerende maatregelen

De in het eerste onderdeel opgenomen eis dat er sprake moet zijn van een gedocumenteerde procedure voor de klachtenafhandeling van klanten en cliënten stond al in bijlage IIb, Deel II, hoofdstuk 6, onderdeel 10, subonderdeel a, maar daarin stond nog niet dat het ook kon gaan om afhandeling van klachten van andere belanghebbenden.

De in het tweede onderdeel opgenomen eis over openbare toegankelijkheid van de klachtenprocedure stond in paragraaf 4.6, eerste bullet van bijlage IIb. Nieuw in het tweede onderdeel is de toevoeging dat de klachtenprocedure kosteloos beschikbaar wordt gesteld aan de klant of de cliënt.

De in het derde onderdeel opgenomen eis over de beslissing over een klacht komt inhoudelijk overeen met paragraaf 4.6, derde bullet van bijlage IIb.

Inwerkingtreding en overgangsregeling Deel 1

In Deel 1 van het certificatieschema is bepaald dat Deel 1 in werking treedt op 1 januari 2019. In Deel 2 is bepaald dat Deel 2 eveneens in werking treedt op 1 januari 2019. Het certificatieschema treedt dus als geheel in werking op 1 januari 2019.

De aanpassing van het certificatieschema houdt onder meer verband met wijzigingen in de arbeidsomstandigheden- en privacyregelgeving die verplichtingen inhouden die al vóór 1 januari 2019 in werking getreden zijn. Uiteraard gelden die verplichtingen voor arbodiensten al vanaf de tijdstippen van inwerkingtreding die daarvoor zijn vastgesteld bij de betreffende wijzigingen van de regelgeving.

Er is voor gekozen om een overgangsregeling te formuleren voor arbodiensten die bij de inwerkingtreding van het nieuwe certificatieschema nog een lopend certificaat hebben (zie het tweede lid) en voor arbodiensten voor wie de geldigheidsduur van het certificaat afloopt binnen een jaar na inwerkingtreding van het nieuwe certificatieschema, dus voor 1 januari 2020 (zie het derde lid).

In het tweede lid is geregeld dat dit certificaat zijn geldigheid behoudt voor de duur waarvoor het is afgegeven. Daarbij is tevens geregeld dat bij controleaudits tot twaalf maanden na inwerkingtreding van dit certificatieschema op verzoek van de arbodienst getoetst mag worden aan de eisen uit bijlage IIb van de Arboregeling zoals deze luidden voor inwerkingtreding van Deel 1 van dit certificatieschema. Hierdoor hebben arbodiensten voldoende tijd om zich te prepareren op controleaudits op basis van de eisen uit Deel 1 van dit certificatieschema.

In het derde lid is geregeld dat arbodiensten die op het moment van inwerkingtreding van het nieuwe certificatieschema nog een lopend certificaat hebben, maar de geldigheid van dat lopende certificaat eindigt binnen een jaar na inwerkingtreding van het certificatieschema en zij daarom een hercertificatie moeten laten uitvoeren eveneens kunnen kiezen of die dient te geschieden op basis van de eisen uit bijlage IIb van de Arboregeling zoals deze luidden voor inwerkingtreding van Deel 1 van dit certificatieschema óf op basis van de eisen uit Deel 1. Op deze wijze worden arbodiensten met een certificaat dat een resterende looptijd heeft die korter is dan een jaar na inwerkingtreding van het schema, niet gedwongen om een hercertificatie aan te vragen op basis van de eisen uit Deel 1 van dit certificatieschema. Zij hebben dus ook meer tijd om zich voor te bereiden.

Deel 2: Eisen aan de certificerende instellingen

In paragraaf 4.1 van bijlage IIa bij de Arboregeling was aangegeven op basis van welke normenstelsels de beoordeling en aanwijzing van certificerende instellingen van arbodiensten plaats vond, namelijk NEN-EN-ISO 9001:2008, ISO/IEC 17021:2011, de van toepassing zijnde internationale Guidance documenten IAF MD 1:2007 en IAF MD 5:2009 en de eisen die gesteld werden op grond van paragraaf 4.2 van bijlage IIa.

In dit nieuwe certificatieschema wordt uitgegaan van een herziene versie van ISO 17021, namelijk die van 2015 in plaats van die van 2011, en van een herziene versie van ISO 9001, namelijk van 2015 in plaats van 2008.

De ISO 17021, en met name deel 1 daarvan, is de toepasselijke norm voor de accreditatie van certificerende instellingen die managementsystemen certificeren. ISO 9001 is leidend voor de beoordeling van het managementsysteem van arbodiensten.

Er wordt in dit certificatieschema niet meer verwezen naar de hiervoor genoemde specifieke internationale Guidance documenten, maar naar deze documenten in het algemeen omdat door het noemen van een beperkt aantal documenten de indruk zou kunnen ontstaan dat andere documenten niet van toepassing zijn. Deze wijziging is doorgevoerd naar aanleiding van een opmerking van de Raad voor Accreditatie.

I. Aanvullende aanwijzings- en toezichtseisen die niet zijn gerelateerd aan specifieke eisen uit ISO 17021-1

Aanwijzingseis voor CI’s

Nagenoeg alle eisen uit paragraaf 4.2 van bijlage IIa ten aanzien van CI’s die arbodiensten (willen) certificeren zijn niet overgenomen in dit certificatieschema. Deze eisen stonden deels al in het Arbobesluit en met ingang van 1 januari 2018 zijn alle eisen op één na opgenomen in paragraaf 1 van afdeling 1A van hoofdstuk 1 van het Arbobesluit.

De enige overgebleven aanwijzingseis, te weten onderdeel 4.2.12 inzake de taal, is niet te kwalificeren als een nadere invulling van een specifieke eis uit de ISO 17021-1. Daarom kon deze aanwijzingseis niet gekoppeld worden aan een bepaalde paragraaf uit de ISO 17021-1 en wordt deze afzonderlijk gepresenteerd.

In het nieuwe Certificatieschema wordt de mogelijkheid geboden aan de CI, om bij in overeenstemming met de klant, standaardaard een andere dan de Nederlandse taal te hanteren.

Toezichteisen op CI’s

Bij deze toezichteisen gaat het om eisen uit hoofdstuk 5 van bijlage IIa met betrekking tot CI’s die arbodiensten (willen) certificeren. Een aantal van deze eisen is nu opgenomen in paragraaf 1 van afdeling 1A van hoofdstuk 1 van het Arbobesluit.

De in onderdeel 1 opgenomen verplichting van de CI om mee te werken aan controles van de Inspectie SZW stond in bijlage IIa, hoofdstuk 5, tweede bullet.

De in onderdeel 2 opgenomen verplichting om informatie te verstrekken aan de Inspectie SZW stond bijlage IIa, hoofdstuk 5, vijfde bullet.

De in onderdeel 3 opgenomen verplichting om de Minister te informeren over het wegvallen van een geldige overeenkomst met de schemabeheerder stond in bijlage IIa, hoofdstuk 5, achtste bullet.

De in onderdeel 4 opgenomen verplichting om het verslag jaarlijks voor 1 maart op te stellen en aan de Minister te sturen staat in artikel 1.5eb, eerste lid, van het Arbobesluit. De verplichting om dit verslag ook naar de Inspectie SZW en de schemabeheerder te sturen stond ook al in hoofdstuk 5 van bijlage IIa. De onderwerpen die in het jaarverslag moeten staan, staat in artikel 1.1a van de Arboregeling.

Ook deze toezichteisen zijn niet te kwalificeren als nadere invulling van specifieke eisen uit de NEN-EN-ISO/IEC 17021-1 en worden daarom afzonderlijk gepresenteerd.

II. Aanvullende eisen die zijn gerelateerd aan specifieke eisen uit ISO 17021-1

Paragraaf 7.1.1 Algemene overwegingen

In paragraaf 4.1 van bijlage IIa was al bepaald dat CI’s in staat moeten zijn om managementsystemen van arbodiensten te beoordelen aan de hand van de eisen uit ISO 17021-1 en ISO 9001.

Paragraaf 7.2 Personeel dat betrokken is bij de certificatieactiviteiten

In paragraaf 4.1.1 van bijlage IIa werden aan diverse auditors, werkend binnen de CI, specifieke eisen gesteld inzake opleiding, ervaring en bekwaamheid. Deze aanpak is in strijd met datgene wat ISO 17021-1 vereist in paragraaf 7.2. Op grond daarvan moeten namelijk eisen worden gesteld aan kennis en vaardigheden.

Om die reden is besloten om de eisen aan het certificatiepersoneel geheel te laten aansluiten op de aanpak van ISO 17021-1. Daarbij worden nu in onderdeel a) en b) aanvullende eisen gesteld aan de kennis van het certificatiepersoneel.

Paragraaf 8.2 Certificatiedocumenten

Welke informatie vermeld moet worden op het certificaat stond in paragraaf 4.5 van bijlage IIb. Nu volgt dat uit paragraaf 8.2.2 van ISO 17021-1 en de aanvulling op basis van dit schema. De in het derde onderdeel beschreven eis is nieuw.

Hoofdstuk 9 Proceseisen
Paragraaf 9.1.2 Beoordeling van de aanvraag

In ISO 17021-1 staat dat na beoordeling van de aanvraag de aanvraag moet worden ‘aanvaard’ of ‘afgewezen’. In artikel 1.5f en 1.5g van het Arbobesluit wordt in dit verband gesproken over het afgeven van het certificaat, dan wel de weigering van het certificaat en over een ‘verzoeker’ in plaats van over een ‘aanvrager’.

De in het eerste en tweede onderdeel van paragraaf 9.1.2 opgenomen eisen komen overeen met artikel 1.5g van het Arbobesluit.

De in het derde onderdeel van paragraaf 9.1.2 genoemde mogelijkheid om ‘beroep’ in te stellen tegen het weigeren van een aanvraag is uitgewerkt in paragraaf 9.7 van dit schema. Daarnaast geldt dat een CI de ‘beroepsprocedure’ op schrift moet hebben gesteld met inachtneming van de voorschriften uit de Algemene wet bestuursrecht die gelden voor een bezwaarprocedure als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht.

Paragraaf 9.2.2 Selectie van en aanstellingen in het auditteam

De in paragraaf 4.2 van bijlage IIb opgenomen eisen ten aanzien van de personen die de initiële audits uitvoeren zijn niet overgenomen, omdat ISO 17021-1 al in eisen daaromtrent voorziet.

Bijlage 1 bij bijlage IIb inzake auditdagen per arbodienst is vervallen naar aanleiding van een opmerking van de RvA. Paragraaf 9.1.4 van ISO 17021-1 voorziet al in het vaststellen van audittijd.

Paragraaf 9.4.6 Auditconclusies opstellen

In paragraaf 5.4 van bijlage IIb werden belangrijke afwijkingen aangeduid als ‘major non-conformities’ en minder belangrijke afwijkingen aangeduid als ‘minor non-conformities’. Er gold eveneens een hersteltermijn van maximaal drie maanden respectievelijk een half jaar. In dit certificatieschema is aangesloten bij de terminologie uit hoofdstuk 3 van ISO 17021-1 en worden de begrippen ‘afwijking’, ‘minder belangrijke afwijking’ en ‘belangrijke afwijking’ gebruikt.

Paragraaf 9.5 Certificatiebeslissing

De in het eerste onderdeel beschreven geldigheidsduur van het certificaat van drie jaar komt overeen met de in paragraaf 4.4 van bijlage IIb vermelde geldigheidsduur.

De in het tweede onderdeel beschreven eis is nieuw.

Paragraaf 9.6.5 Schorsing, intrekking of beperking van het toepassingsgebied van de certificatie

Een belangrijk onderdeel van hoofdstuk 9 (Proceseisen) is het maatregelen- en sanctiebeleid zoals dat door de CI wordt toegepast wanneer arbodiensten zich niet of niet geheel houden aan de eisen zoals geformuleerd in deel 1 van dit certificatieschema. Het gaat hier om aanvullende bepalingen ten aanzien van de ISO 17021-1. De in dit hoofdstuk gehanteerde termen ‘afwijking’, ‘minder belangrijke afwijking’ en ‘belangrijke afwijking’ zijn gedefinieerd in hoofdstuk 3 (Termen en definities) van ISO 17021-1.

Het maatregelen- en sanctiebeleid kent de volgende stapsgewijze opbouw:

  • 1. Minder belangrijke afwijking (§ 9.4.6): bij de constatering door de CI van een minder belangrijke afwijking moet deze binnen zes maanden zijn opgelost. Zo niet, dan wordt deze omgezet naar een belangrijke afwijking omdat het kwaliteitsmanagementsysteem van de arbodienst onvoldoende herstelvermogen laat zien;

  • 2. Belangrijke afwijking (§ 9.4.6): bij de constatering door de CI van een belangrijke afwijking moet deze binnen drie maanden zijn opgelost. Zo niet, dan gaat zij over tot het opleggen van een voorwaardelijke schorsing.

In paragraaf 5.6 van bijlage IIb was omschreven in welke gevallen een CI een certificaat opschort, schorst, dan wel intrekt.

Nu wordt in de aanvullende eisen bij paragraaf 9.6.5 beschreven wat er geldt ten aanzien van een voorwaardelijke schorsing, een onvoorwaardelijke schorsing en het intrekken van een certificaat.

Daarin zijn enkele wijzigingen verwerkt omdat in bijlage IIb identieke situaties (zoals het ernstig schaden van de belangen van de CI) soms zowel tot opschorting/schorsing als tot intrekking konden leiden.

Nieuw is dat ook het ernstig schaden van belangen van de klant of de cliënt als reden voor onvoorwaardelijke schorsing wordt genoemd.

Nieuw is eveneens dat beschreven is wat de gevolgen zijn bij surséance van betaling, faillissementsaanvraag en faillissement.

  • 3. Voorwaardelijke schorsing (§ 9.6.5): de geconstateerde afwijking(en) die heeft (hebben) geleid tot een voorwaardelijke schorsing moet binnen drie maanden zijn opgelost. Indien de CI constateert dat de arbodienst niet aan de eisen voldaan heeft om de voorwaardelijke schorsing op te heffen, gaat zij over tot het opleggen van een onvoorwaardelijke schorsing. De arbodienst mag gedurende de looptijd van de voorwaardelijke schorsing de dienstverlening blijven uitvoeren.

  • 4. Onvoorwaardelijke schorsing (§ 9.6.5): de geconstateerde afwijking(en) die heeft (hebben) geleid tot een onvoorwaardelijke schorsing moet binnen zes maanden zijn opgelost. Indien de CI constateert dat de arbodienst niet aan de eisen voldaan heeft om de onvoorwaardelijke schorsing op te heffen, gaat zij over tot het intrekken van het certificaat.

    Een onvoorwaardelijke schorsing kan volgen op een voorwaardelijke schorsing, maar het is ook mogelijk dat meteen wordt besloten tot een onvoorwaardelijke schorsing van het certificaat.

    De arbodienst dient de klanten te informeren over de onvoorwaardelijke schorsing naar aard en duur en consequenties voor de klant en cliënten. De onvoorwaardelijke schorsing geeft klanten het recht om het contract op te zeggen. De arbodienst mag gedurende de looptijd van de onvoorwaardelijke schorsing het certificaat niet gebruiken. De arbodienst mag gedurende de looptijd van de onvoorwaardelijke schorsing geen contracten afsluiten met nieuwe klanten.

  • 5. Intrekking van het certificaat (§ 9.6.5): als de CI constateert dat de arbodienst niet aan de eisen voldaan heeft om de onvoorwaardelijke schorsing op te heffen, gaat zij over tot de intrekking van het Certificaat Arbodienst. Een intrekking van het certificaat kan volgen op een onvoorwaardelijke schorsing, maar een onmiddellijke intrekking van het certificaat is ook mogelijk.

    De termijn tussen het intrekken en het opnieuw mogen aanvragen van een Certificaat Arbodienst voor de betreffende arbodienst is minimaal twaalf maanden.

Paragraaf 9.7 Beroep (zijnde bezwaar in de zin van de Algemene wet bestuursrecht)

De in paragraaf 9.7 als ‘Beroep’ omschreven procedure moet in de terminologie van de Algemene wet bestuursrecht worden gezien als een bezwaarprocedure. Artikel 1:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht definieert ‘bezwaar’ als: het gebruik maken van de ingevolge een wettelijk voorschrift bestaande bevoegdheid, voorziening tegen een besluit te vragen bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen.

De Algemene wet bestuursrecht verstaat onder ‘administratief beroep’: het gebruik maken van de ingevolge een wettelijk voorschrift bestaande bevoegdheid, voorziening tegen een besluit te vragen bij een ander bestuursorgaan dan hetwelk het besluit heeft genomen.

Paragraaf 9.7 bevat algemene eisen over het ontvangen, beoordelen en beslissen over wat wordt aangeduid als ‘beroepszaken’, maar zoals gezegd in de zin van de Algemene wet bestuursrecht gezien moet worden als een bezwaarprocedure.

In de aanvullende eisen die zijn opgenomen bij paragraaf 9.7 wordt onderscheid gemaakt tussen voorgenomen besluiten en definitieve besluiten.

Ten aanzien van een klachtenprocedure is paragraaf 9.8 van ISO 17021-1 relevant, maar daarnaast ook hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. In bijlage IIb was in paragraaf 4.6 geregeld aan welke eisen de klachtenbehandeling door een CI bij klachten over de CI voldaan moest worden.

De CI is door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aangewezen om al dan niet een Certificaat Arbodienst af te geven en te beoordelen of de certificaathouder zich houdt aan de eisen van dit certificatieschema. Met betrekking tot deze activiteiten is de CI een zelfstandig bestuursorgaan. Uit dien hoofde zijn in deze paragraaf de relevante bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht ook van toepassing op CI’s.

Inwerkingtreding Deel 2

De inwerkingtredingsdatum van Deel 2 van het certificatieschema is 1 januari 2019. Daarmee treden Deel 1 en Deel 2 op dezelfde datum in werking.

Bijlage als bedoeld onder punt 7.4 van Deel 1 en 8.2 van Deel 2

De eis dat het beeldmerk van SBCA vermeld moet worden op het certificaat staat in Deel 2, paragraaf 8.2, onderdeel 1 van dit certificatieschema. Het beeldmerk zelf en de verwijzing naar het reglement inzake het beeldmerk waren nog niet opgenomen in bijlage IIa of IIb van de Arboregeling.


X Noot
1

Kamerstukken II 2015/16, 34 375, nr. 3, blz 8. voetnoot 15.