Archiefregelingen Defensie 2015

10 september 2015

Nr: BS 2015016986

Ministerie van Defensie; Directie Juridische Zaken; Cluster Wet- en Regelgeving

De Minister van Defensie,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995,

Besluit:

ARTIKEL I BESLUIT ROUTINEMATIGE DIGITALE VERVANGING PERSONELE ARCHIEFSTUKKEN DEFENSIE

Het Besluit routinematige digitale vervanging personele archiefstukken Defensie wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

1. onderdeel a komt te luiden: selectielijst ‘Vaststelling van de Generieke Selectielijst Defensie (GSD) over de periode vanaf 1945’, vastgesteld 7 maart 2014, Stcrt. 2014, 5937;

2. onderdeel c komt te luiden:

c. instructie:

Instructie informatiebeheer Defensie 2015;

3. na onderdeel c wordt een onderdeel toegevoegd dat luidt:

d. informatieobjecten:

archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995.

B

In artikel 2 wordt ‘het handboek’ vervangen door: de instructie.

C

Artikel 3 wordt als volgt gewijzigd:

1. in onderdeel a wordt ‘het handboek’ vervangen door: de instructie;

2. in onderdeel a vervalt ‘papieren’;

3. in onderdeel b wordt ‘stukken’ vervangen door: informatieobjecten.

D

In artikel 4 wordt de zinsnede ‘de selectielijsten, de beleidsregel en het handboek’ vervangen door: de selectielijst, de beleidsregel en de instructie.

E

Artikel 5 vervalt.

ARTIKEL II BELEIDSREGEL DIGITALE VERVANGING VAN VERNIETIGBARE ARCHIEFBESCHEIDEN MINISTERIE VAN DEFENSIE 2013

De Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013 wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 1 wordt onderdeel c vervangen door:

c. instructie:

Instructie informatiebeheer Defensie 2015;

B

In artikel 3 wordt in het eerste lid, onderdeel c, ‘handboek’ vervangen door: instructie.

C

In artikel 4 wordt ‘instructie’ vervangen door: handboek.

ARTIKEL III INWERKINGTREDING

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2015.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 10 september 2015

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

TOELICHTING

Algemeen

De voorgestelde wijzigingen vloeien voort uit veranderde regels inzake archivering bij het Ministerie van Defensie. Met ingang van 1 oktober 2015 geldt de Instructie informatiebeheer Defensie 2015, ter vervanging van het Handboek digitale vervanging personele archiefstukken. In de Instructie staan de procedureregels over alle vormen van archivering beschreven. Tegelijkertijd is de Regeling informatiebeheer Defensie 2015 in werking getreden. Daarin zijn de betreffende mandaten, volmachten en machtigingen verwoord. Tot slot is met ingang van 7 maart 2014 een hele reeks selectielijsten vervangen door een Generieke Selectielijst Defensie over de periode vanaf 1945.

Artikelsgewijs

Artikel I

Het Besluit routinematige digitale vervanging personele archiefstukken Defensie (Stcrt. 2013, 32466) is op 25 oktober 2013 in werking getreden.

Archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn bescheiden en reproducties, ongeacht hun vorm, door Defensie of zijn (rechts-)voorgangers ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daar onder te rusten. Dit zijn niet alleen papieren personeelsstukken, maar ook bescheiden die een andere vorm hebben, zoals digitale bestanden.

Wie gemandateerd is tot het opmaken van verklaringen van vervanging staat ingaande 1 oktober 2015 in de Regeling informatiebeheer Defensie 2015.

Artikel II

De Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013 (Stcrt. 2013, 26910), geldt vanaf 29 augustus 2013. De aanpassingen volgen uit het feit dat het Handboek digitale vervanging personele archiefstukken per 1 oktober 2015 is vervangen door de Instructie informatiebeheer Defensie 2015.

Artikel III

De inwerkingtredingsdatum hangt samen met de ingangsdatum van de Instructie informatiebeheer Defensie 2015 en de gelijktijdige inwerkingtreding van de Regeling informatiebeheer Defensie 2015.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert