Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013

29 augustus 2013

Nr. BS/2013022269

De Minister van Defensie,

Beleidsregel van de Minister van Defensie inzake de bevoegdheid archiefbescheiden te vervangen door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 ten behoeve van de routinematige digitalisering van archiefbescheiden die als te vernietigen worden aangemerkt

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

a. digitale vervanging:

routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen;

b. vervangingsbesluit:

besluit als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

c. handboek:

Handboek digitale vervanging Defensie, bedoeld in artikel 4.

Artikel 2. Reikwijdte

Deze beleidsregel heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Defensie gebruik maakt van de bevoegdheid een vervangingsbesluit te nemen of in mandaat te laten nemen als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, voor zover het digitale vervanging van op termijn vernietigbare archiefbescheiden betreft.

Artikel 3. Vervangingsbesluit

• 1. Een vervangingsbesluit wordt niet genomen dan met inachtneming van:

  • a. de bepalingen in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995;

  • b. de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de technische specificaties, zoals opgenomen in het handboek, en

  • c. de instructies die zijn opgenomen in het handboek.

• 2. Het vervangingsbesluit wordt genomen voor de vervanging van archiefbescheiden die:

  • a. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit;

  • b. zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan, of

  • c. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.

Artikel 4 Handboek

Het handboek wordt vastgesteld door de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering. Het handboek bevat naast algemene eisen en normen specificaties voor specifieke categorieën archiefbescheiden, zoals personeels- en financiële bescheiden. Het dient onder meer ter instructie van de personen die binnen de organisatie zijn belast met taken in het vervangingsproces.

Artikel 5. Uitzonderingen

Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• a. waarvan de waarde geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

• b. die een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen;

• c. waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen, of

• d. die op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin hij wordt geplaatst.

Artikel 7. Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013.

Deze beleidsregel zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 29 augustus 2013

De Minister van Defensie J.A. Hennis-Plasschaert

TOELICHTING

Algemeen

In de Archiefwet 1995 (artikel 5 en 7) en het Archiefbesluit 1995 (artikel 6) zijn voorschriften gegeven voor de vervanging van archiefbescheiden door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De onderhavige beleidsregel geeft invulling aan deze voorschriften, en ziet uitsluitend op digitale vervanging van archiefbescheiden die zijn aangewezen om op termijn vernietigd te worden.

Binnen Defensie worden bepaalde archiefbescheiden, die zijn aangewezen om op termijn vernietigd te worden, vervangen door digitale reproducties. In de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 wordt slechts op hoofdlijn beschreven hoe moet worden omgegaan met de bevoegdheid tot vervanging van archiefbescheiden. Zo stelt artikel 6 van het Archiefbesluit dat vervanging alleen plaatsvindt wanneer een juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens gewaarborgd is. De zorgdrager heeft verder een zekere ruimte om te bepalen hoe en wanneer vervanging plaatsvindt.

De voorliggende beleidsregel heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Defensie gebruik maakt van de bevoegdheid een besluit tot vervanging te nemen of in mandaat te laten nemen voor zover het de wijze van digitale vervanging betreft. Deze beleidsregel beoogt een vaste gedragslijn vast te stellen. In de motivering bij concrete vervangingsbesluiten kan dan gebruik worden gemaakt van een verwijzing naar deze vaste gedragslijn.

Artikelsgewijs

Artikel 3, eerste lid, onder b

Dit artikellid regelt de inrichting van het vervangingsproces. Dit betreft bijvoorbeeld de technische specificaties van de gebruikte scanapparatuur en de gestelde kwaliteitseisen. De detaillering daarvan is opgenomen in het handboek.

Artikel 3, eerste lid, onder c

Dit artikellid regelt de werkwijze bij het vervangingsproces. Dit betreft bijvoorbeeld de procedure die het betreffende Defensieonderdeel moet doorlopen om archiefbescheiden te kunnen vervangen. De detaillering daarvan is opgenomen in het handboek.

Artikel 3, tweede lid

Een vervangingsbesluit kan worden gegeven voor archiefbescheiden die al zijn opgemaakt (a), voor archiefbescheiden met betrekking tot lopende zaken (b), of voor archiefbescheiden die in de jaren na vaststelling van het vervangingsbesluit worden opgemaakt (c). Per categorie archiefbescheiden kan daarmee gekozen worden voor de meest werkbare vorm van vervanging. Voor personeelsdossiers geldt bijvoorbeeld dat in beginsel vantevoren kan worden vastgesteld of zij op termijn wel of niet voor vernietiging in aanmerking komen. Als dat het geval is kan ook vooraf tot vervanging worden besloten.

Voor onderdeel c is dit beperkt tot 5 jaar na inwerkingtreding van het besluit. Men mag verwachten dat in de loop van de periode van vijf jaar de stand der techniek, de gebruikte hard- en software en de instructies, procedures en specificaties die opgenomen zijn in het handboek aan herijking toe zijn. Dit impliceert continue aandacht voor het vervangingsproces.

Artikel 4

Het Handboek bevat uitvoeringsbepalingen en eisen die aan vervanging van specifieke categorieën archiefbescheiden worden gesteld, zoals personeelsdossiers. Omdat er, naast generieke eisen, aanvullende eisen voor verschillende typen dossiers zijn, worden er verschillende varianten van het Handboek opgemaakt, zoals bijvoorbeeld het Handboek digitale vervanging personele archiefstukken Ministerie van Defensie. Het Handboek werd voorheen vastgesteld door de Hoofddirecteur Informatievoorziening en Organisatie. Na de effectuering van de reorganisatie (1 november 2013) wordt het handboek vastgesteld door de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering.

Artikel 5

Het gaat hier niet om de vervanging, maar om het daarna daadwerkelijk vernietigen van de vervangen originelen.

Als voorbeeld kan worden genoemd de vervanging van personeelsdossiers. Vervanging van personeelsdossiers is zonder meer aan de orde. Dat er bij sommige personeelsdossiers wel gekozen wordt voor vervanging maar niet voor vernietiging heeft een praktische betekenis. Het kan bijvoorbeeld gaan om personeelsdossiers van historisch van belang zijnde personen en daarbij om stukken die vanwege de vorm (bijvoorbeeld zegels, bijzonder papier, druktechniek en dergelijke) in de oorspronkelijke staat bewaard moeten blijven.

Deze bepaling waarborgt dat – alvorens tot vernietiging van vervangen bescheiden wordt overgegaan – men een prudente afweging maakt om bepaalde stukken (nog) niet te vernietigen, hoewel men er wel toe bevoegd is. Uiteindelijk komen deze stukken dan terecht in een ander archief.

De Minister van Defensie J.A. Hennis-Plasschaert