Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. WJZ/466339(10178), houdende regels omtrent het materieelbeheer en de ten behoeve daarvan bijgehouden administraties van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren dan wel zijn toevertrouwd (Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 38, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2001;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Minister:

Minister wie het aangaat;

b. college:

college, genoemd in artikel 1, eerste lid, onderdelen e, f, g of h, van de Comptabiliteitswet 2001, dat het aangaat;

c. Minister van OCW:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

d. Staat:

Staat der Nederlanden;

e. museaal voorwerp:

roerende zaak van bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde waarvan de Staat eigenaar is of waarvan het beheer door een derde aan de Staat is toevertrouwd;

f. museale instelling:

instelling die geen onderdeel is van de Staat en die mede als doel heeft het op professionele wijze beheren, behouden en tentoonstellen van een collectie waarvan museale voorwerpen het zwaartepunt vormen;

g. inspecteur:

inspecteur als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel f, van de Wet tot behoud van cultuurbezit.

Artikel 2. Beheer

  • 1. De Minister of het college bevordert dat museale voorwerpen worden getoond.

  • 2. De Minister of het college zorgt ervoor dat museale voorwerpen in goede staat zijn.

  • 3. De Minister of het college doet een museaal voorwerp slechts restaureren na overleg met de Minister van OCW.

  • 4. De Minister of het college treft maatregelen ter voorkoming van vermissing, diefstal, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen.

  • 5. De Minister of het college beëindigt het beheer van een museaal voorwerp slechts in overleg met de Minister van OCW.

Artikel 3. Registratie en controle

  • 1. De Minister of het college zorgt ervoor dat de verblijfplaats van een museaal voorwerp zodanig wordt geregistreerd dat het aan de hand van de registratie vindbaar is, en dat de aanwezigheid van een museaal voorwerp op de geregistreerde verblijfplaats regelmatig wordt gecontroleerd.

  • 2. De Minister of het college zorgt ervoor dat verwerving, vermissing, diefstal, verlies, beschadiging of vernietiging van een museaal voorwerp wordt geregistreerd.

  • 3. De Minister of het college informeert de Minister van OCW desgevraagd over de registraties, bedoeld in het eerste en tweede lid.

Artikel 4. Administratieve organisatie

De Minister of het college zorgt ervoor dat de administratieve organisatie van het beheer van museale voorwerpen met inachtneming van deze regeling wordt beschreven en dat de procedures die in de administratieve organisatie zijn vastgelegd, worden toegepast.

Artikel 5. Kunstcontactpersoon

De Minister of het college wijst ten behoeve van de communicatie met de Minister van OCW over het beheer van museale voorwerpen ten minste één functionaris aan.

Artikel 6. Schade en aansprakelijkstelling

  • 1. Museale voorwerpen worden zodanig beheerd dat het risico van schade aan derden of van aansprakelijkstelling van de Staat door derden zo klein mogelijk wordt gehouden.

  • 2. De Minister of het college inventariseert het risico dat met de museale voorwerpen aanzienlijke schade aan derden kan worden toegebracht of dat het beheer van die voorwerpen aanleiding kan zijn tot aansprakelijkstelling van de Staat door derden met aanzienlijke financiële gevolgen.

  • 3. Aan de hand van de schatting van de kans dat de risico’s, bedoeld in het eerste en tweede lid, zich zullen voordoen, wordt besloten over maatregelen ter voorkoming of beperking van deze risico’s, dan wel tot herstel van de schade of de opvang van de gevolgen van aansprakelijkstelling.

  • 4. De Minister of het college zorgt voor het administreren van gegevens met betrekking tot gevallen van schade of aansprakelijkstelling in verband met het beheer van museale voorwerpen.

  • 5. De gegevens, bedoeld in het vierde lid, worden desgevraagd aan de Minister van OCW overgelegd.

Artikel 7. Verzekering

  • 1. De risico’s van schade voor of aansprakelijkheid van de Staat, bedoeld in artikel 6, eerste en tweede lid, worden om redenen van doelmatigheid in het algemeen niet verzekerd.

  • 2. Een besluit tot verzekeren van risico als bedoeld in het eerste lid, wordt genomen in overeenstemming met de Minister van Financiën.

  • 3. In overleg tussen de Minister of het college en de Minister van Financiën kan worden besloten dat de afwikkeling van een schade of een aansprakelijkheid namens de Staat gebeurt door de Minister van Financiën.

Artikel 8. De Minister van OCW; waardering en advies

  • 1. De Minister van OCW stelt desgevraagd of uit eigen beweging vast of een roerende zaak waarvan de Staat eigenaar is of waarvan het beheer door een derde aan de Staat is toevertrouwd bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde heeft.

  • 2. De Minister van OCW adviseert desgevraagd of uit eigen beweging over het beheer van museale voorwerpen, zowel in algemene zin als ten aanzien van een specifiek museaal voorwerp.

Artikel 9. De Minister van OCW; lijst

De Minister van OCW houdt een lijst bij van alle bij de Ministers en de colleges bestaande registraties van museale voorwerpen.

Artikel 10. De Minister van OCW; aanwijzingen en overnemen beheer

  • 1. De Minister van OCW kan een Minister of college aanwijzingen geven met betrekking tot het beheer of de restauratie van museale voorwerpen.

  • 2. De Minister van OCW kan in een specifiek geval het beheer van een museaal voorwerp overnemen van een Minister of college.

Artikel 11. Toezicht

  • 1. Met het toezicht op de naleving van deze regeling zijn belast de inspecteur en de door de Minister van OCW op grond van artikel 15, eerste lid, van de Wet tot behoud van cultuurbezit aangewezen ambtenaren.

  • 2. De Minister of het college is gehouden desgevraagd de inlichtingen te verstrekken die de toezichthouders, bedoeld in het eerste lid, voor de uitoefening van het toezicht nodig hebben.

  • 3. De Minister of het college verleent de toezichthouders, bedoeld in het eerste lid, desgevraagd toegang tot de museale voorwerpen die hij beheert en verleent hen desgevraagd inzage in alle daartoe bijgehouden administraties, documenten en andere informatiedragers.

  • 4. De toezichthouders, bedoeld in het eerste lid, melden hun bevindingen aan de Minister of het college en geven daarbij zo nodig aan welke voorzieningen naar hun oordeel dienen te worden getroffen.

  • 5. De inspecteur legt periodiek een samenvatting van de bevindingen, bedoeld in het vierde lid, over aan de Minister van OCW.

Artikel 12. Museale instellingen en andere derden

De Minister of het college zorgt ervoor dat museale instellingen of andere derden die voor hem museale voorwerpen beheren:

  • a. handelen in overeenstemming met de artikelen 2 tot en met 6 van deze regeling, met dien verstande dat artikel 2, derde lid, ten aanzien van museale instellingen of andere derden niet van toepassing is;

  • b. medewerking verlenen aan het toezicht, bedoeld in artikel 11.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

Artikel 14. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker.

TOELICHTING

Algemeen deel

1. Inleiding

De Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 betreft voorwerpen van bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde, die eigendom zijn van de Staat der Nederlanden (Staat), of door derden aan de zorg van de Staat zijn toevertrouwd. De herkomst van de diverse voorwerpen en van de collecties waarin zij zijn samengebracht, is divers. Door particuliere legaten of schenkingen zijn (groepen) voorwerpen aan de Staat overgedragen, meestal door tussenkomst van musea. Voormalige koninklijke verzamelingen zijn bijvoorbeeld ondergebracht in het Mauritshuis. Er zijn collecties met een wetenschappelijke of universitaire basis, zoals de natuurwetenschappelijke collectie van Naturalis. Andere collecties zijn ambtshalve aangelegd, als referentiecollectie, zoals de douanecollectie in het Belastingmuseum, of zijn materiële getuigenissen van het werk van de overheid, zoals de historische militaire verzamelingen van de Koninklijke Marine.

Het gaat om voorwerpen die in beginsel niet (in economische zin) worden afgeschreven; het zijn duurzame zaken die vanwege hun kwetsbaarheid om bijzondere zorg vragen. De voorwerpen worden voor een deel beheerd door de verzelfstandigde rijksmusea of door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), die een onderdeel is van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Een ander deel is in beheer bij de diverse Ministers en colleges. Deze voorwerpen dragen bij tot de representativiteit van de overheidsgebouwen en worden uit belangstelling voor kunst, cultuurhistorie en wetenschap bewaard of tentoongesteld.

2. De Regeling materieelbeheer museale voorwerpen

De onderhavige regeling dient ter vervanging van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen, van 27 november 2006 (Stcrt. 2006, 238).

3. De noodzaak van een nieuwe regeling

Verschillende ontwikkelingen hebben aanleiding gegeven tot vervanging van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen, namelijk:

  • – De wijziging van de grondslag van de regeling in de Comptabiliteitswet 2001 (Cw).

    De Regeling materieelbeheer museale voorwerpen werd vastgesteld door de Minister van Financiën; de onderhavige regeling is van de Minister van OCW. Verder zijn in de toelichting verwijzingen naar artikelen in de Cw geactualiseerd.

  • – De evaluatie in 2011 van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen.

    De belangrijkste conclusie van de evaluatie was dat die regeling heeft geleid tot aantoonbare verbetering van het beheer door ministeries en colleges van de museale voorwerpen van de Staat. De belangrijkste winst hierbij is een systematische registratie bij deze niet-museale beheerders. Positieve bevinding was ook dat er sprake is van een inhaalslag ten aanzien van het selecteren en registreren van door aankoop of schenking verworven culturele voorwerpen. Wel werd ook geconcludeerd dat enige actualisering en verduidelijking van de regeling nodig was, en in het bijzonder van de toelichting, die enkele onduidelijkheden bevatte.

    De Tweede Kamer is over de evaluatie en over de daaruit voortvloeiende voornemens tot aanpassing van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen geïnformeerd per brief van 5 juli 2011 (Kamerstukken II 2010/11, 32 820, nr. 33). Daarnaast blijft overigens de beheersbaarheid van de collectie een punt van voortdurende aandacht; bij een aantal niet-museale beheerders is een discrepantie gebleken tussen de administratieve gegevens over het beheer en de feitelijke situatie.

  • – Organisatorische wijzigingen.

    De beheer- en kennistaken van de Minister van OCW op grond van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen worden sinds 1 januari 2011 uitgevoerd door de RCE. Dat gebeurde voordien door het Instituut Collectie Nederland.

4. De Comptabiliteitswet 2001 en het beheer van museale voorwerpen.

Artikel 38, eerste lid, van de Cw bepaalt dat de Minister van Financiën regels stelt met betrekking tot het financieel beheer, het materieelbeheer en de administraties die ten behoeve van dat beheer worden bijgehouden. De Regeling materieelbeheer museale voorwerpen vond haar grondslag in deze bepaling. Bij de Tweede wijziging van de Comptabiliteitswet 2001 is aan artikel 38 van de Cw een derde lid toegevoegd, met een aparte grondslag voor delegatie aan de Minister van OCW. Op grond van dit derde lid stelt, in afwijking van het eerste lid, de Minister van OCW regels met betrekking tot het materieelbeheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren dan wel zijn toevertrouwd, en met betrekking tot de administraties die ten behoeve van dat materieelbeheer worden bijgehouden. Deze bepaling is de grondslag van de onderhavige regeling. Artikel 38, derde lid, van de Cw is ingevoegd bij nota van wijziging (Kamerstukken II 2004/5, 29 833, nr. 6). Blijkens de toelichting is dit gebeurd om de primaire verantwoordelijkheid voor de regeling van het beheer van rijksmuseale voorwerpen neer te leggen bij de Minister van OCW. Met deze verantwoordelijkheidstoewijzing is gemarkeerd dat dit specifieke materieelbeheer in eerste instantie wordt beschouwd als een vorm van cultuurbeheer en pas in tweede instantie als een vorm van bedrijfsvoering. De te stellen regels ter zake van het cultuurbeheer gaan daarbij vóór die ter zake van het materieelbeheer als onderdeel van de bedrijfsvoering.

Uit artikel 21 van de Cw volgt dat de Ministers verantwoordelijk zijn voor de doelmatigheid van de bedrijfsvoering van hun Ministerie, waaronder mede begrepen het materieelbeheer en de administraties ten behoeve van dat beheer, en dat de colleges ieder met betrekking tot hun begroting of begrotingsdeel onder meer het materieelbeheer en de administraties daarvoor voeren. Uit artikel 25, tweede lid, van de Cw blijkt dat het materieelbeheer zowel betrekking heeft op het materieel dat in eigendom is als het materieel dat is toevertrouwd. Bij dit laatste kan worden gedacht aan een overeenkomst, waarbij de Staat zich heeft verplicht tot zorg voor de desbetreffende voorwerpen. Het kan daarbij gaan om een bruikleenovereenkomst of een andere overeenkomst waaruit een zorgverplichting voortvloeit. Bij de museale voorwerpen die in bezit zijn bij de verschillende ministeries en colleges gaat het in het algemeen om eigendom van de Staat. Bij de collecties die in beheer zijn van museale instellingen gaat het ook om bruikleen aan de Staat en andere overeenkomsten (bijvoorbeeld: de Nachtwacht is een bruikleen van de gemeente Amsterdam; voor de Van Goghcollectie is er een bijzondere overeenkomst tussen de Staat en de eigenaar, de Vincent van Goghstichting, over de verantwoordelijkheid van de Staat voor die collectie).

Op grond van artikel 27, eerste lid, van de Cw worden de directies financieel-economische zaken belast met de zorg voor de begrotingszaken en de daarmee samenhangende administraties. Tot dergelijke administraties dienen ook de administraties van het materieelbeheer gerekend te worden. De controle op het gevoerde materieelbeheer en de ten behoeve van dat beheer bijgehouden administraties berust blijkens artikel 66 van de Cw bij de auditdienst. Al deze bepalingen van de Cw zien uiteraard mede op het materieelbeheer ter zake van museale voorwerpen.

Artikel 32, tweede lid, van de Cw bepaalt dat de Minister van Financiën verantwoordelijk is voor het privaatrechtelijke beheer van de roerende en de onroerende zaken die aan de Staat toebehoren dan wel zijn toevertrouwd, een en ander voor zover voor dat beheer niet bij of krachtens de wet een of meer andere Ministers verantwoordelijk zijn gesteld. Op grond van artikel 4 van de Wet verzelfstandiging rijksmuseale diensten heeft de Minister van OCW het privaatrechtelijk beheer van museale voorwerpen die eigendom zijn van de Staat of aan de zorg van de Staat zijn toevertrouwd. Voor het vervreemden van een museaal voorwerp is dus altijd een machtiging vereist van de Minister van OCW.

5. Inhoud van de regeling op hoofdlijnen

Evenals haar voorganger bevat de onderhavige regeling de volgende onderwerpen:

  • – De Ministers en colleges zijn verplicht om als het ware als een goed huisvader voor de museale voorwerpen te zorgen.

  • – De Ministers en colleges zijn verplicht een administratieve organisatie voor het beheer van museale voorwerpen te beschrijven; ze dienen ervoor te zorgen dat de beschreven procedures worden toegepast.

  • – De Ministers en colleges zijn verplicht een verblijfsregistratie van de museale voorwerpen aan te leggen. De verplichting tot verblijfsregistratie houdt in dat niet alleen de hoofdlocatie van een voorwerp schriftelijk moet zijn vastgelegd, maar ook dat kenbaar moet zijn op welke plaats, in welk vertrek het voorwerp zich bevindt.

  • – De Ministers en colleges zijn verplicht een contactpersoon voor het beheer aan te wijzen. Deze functionaris is eerste aanspreekpunt voor de Minister van OCW.

  • – De regeling geldt voor alle museale voorwerpen die eigendom zijn van de Staat of aan de zorg van de Staat zijn toevertrouwd. Ook voor voorwerpen die, veelal op grond van een overeenkomst, in beheer zijn gegeven aan een museale instelling. De Ministers en colleges zijn verplicht ervoor te zorgen dat derden die voor hen museale voorwerpen beheren handelen overeenkomstig de regeling.

  • – Het centrale overzicht van de collectie blijft onder de verantwoordelijkheid van de Minister van OCW vallen. In specifieke gevallen kan de Minister van OCW nadere aanwijzingen geven voor het beheer. Dit kan bijvoorbeeld inhouden een aanwijzing om een bepaald soort werken niet boven een verwarmingselement te plaatsen. In de praktijk zal het niet vaak tot formele aanwijzingen behoeven te komen, omdat via de adviezen van de RCE in goed overleg wordt besloten wat de beste locatie is voor een museaal voorwerp.

  • – Indien het beheer tekortschiet, behoudt de Minister van OCW zich het recht voor het beheer over te nemen voor rekening van de desbetreffende Minister of het desbetreffende college. De Minister van OCW kan ook worden verzocht het beheer van een museaal voorwerp over te nemen.

  • – Het toezicht op de naleving van de regeling berust bij de Erfgoedinspectie (EGI).

6. Bijzondere taken van de Minister van OCW

De Minister van OCW is niet verantwoordelijk voor het materieelbeheer door andere Ministers. Artikel 21 van de Cw geeft immers als hoofdregel dat de Ministers en colleges zelf verantwoordelijk zijn – in praktische en in financiële zin. Dat uitgangspunt ligt dus ook aan de basis van de onderhavige regeling. Het beheer van museale voorwerpen dient een geïntegreerd onderdeel te zijn van de bedrijfsvoering van ministeries en colleges, met een rol voor directies financieel-economische zaken en auditdienst (zie hierboven onder punt 4).

Wel is de Minister van OCW verantwoordelijk voor een aantal bijzondere taken, die veelal worden uitgevoerd door de RCE. De RCE stelt namens de Minister van OCW de artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde van een voorwerp vast, adviseert ministeries en colleges over beheer en restauratie, houdt een overzicht bij van de bestaande registraties en kan in een specifiek geval het beheer van een museaal voorwerp van een ministerie of college overnemen.

Ook het privaatrechtelijk beheer berust bij de Minister van OCW (zie hierboven, onder punt 4).

7. Goed beheer

In de allereerste plaats moet ervoor worden gezorgd dat de museale voorwerpen van het Rijk niet ‘verdwijnen’. Daartoe dienen een goede registratie van de verblijfplaats van het voorwerp en goede administratieve procedures.

Omdat het bij goed beheer gaat om een veelheid van voorschriften van vooral technische en ‘huishoudelijke’ aard waarvan de toepassing in hoge mate afhankelijk is van de concrete situatie, zijn die voorschriften niet gepreciseerd in deze regeling.

8. Toezicht

Het toezicht is in het kader van de onderhavige regeling een taak van de EGI.

De EGI houdt een kwalitatief toezicht, waarbij het beheer van de museale voorwerpen centraal staat. De EGI inspecteert het beheer van de museale collecties op basis van een door haar gemaakte risicoanalyse. De Ministers en colleges zijn verplicht de EGI toegang te verlenen tot de plaatsen waar museale voorwerpen worden beheerd. Zij verlenen deze toezichthouders tevens inzage in alle relevante administraties, documenten en andere informatiedragers.

De EGI stelt de desbetreffende Minister of het college op de hoogte van zijn bevindingen. De Minister van OCW ontvangt periodiek een samenvatting van die bevindingen.

9. Financiële gevolgen

De regeling heeft geen gevolgen voor de rijksbegroting.

10. Uitvoeringsgevolgen

De RCE en de EGI achten de regeling uitvoerbaar.

11. Administratieve lasten

De regeling heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten.

Artikelsgewijs deel

Artikel 1

Onderdelen a en b

Omdat het materieelbeheer van museale voorwerpen in deze regeling (ook) als een vorm van bedrijfsvoering bij het Rijk wordt beschouwd – artikel 38 van de Cw vormt immers de basis voor deze regeling – moet aan de hand van artikel 21 van die wet worden bepaald welke Minister in concreto is aan te merken als ‘de Minister wie het aangaat’. Hetzelfde geldt voor de in de Cw bedoelde colleges. Een en ander geldt zowel voor het beheer van museale voorwerpen die in de gebouwen van een ministerie of college aanwezig zijn, als voor museale voorwerpen die door een Minister of college in beheer zijn gegeven bij museale instellingen of andere derden.

Onderdeel e

Artikel 38, derde lid, van de Cw brengt met zich mee dat onderhavige regeling alleen betrekking heeft op museale voorwerpen waarvan de Staat eigenaar is dan wel waarvan de zorg door een derde aan de Staat is toevertrouwd. De regeling heeft dus geen betrekking op voorwerpen waarvan de Staat niet de eigenaar, noch de zorgdrager is.

Een definitie van het begrip ‘museaal voorwerp’ kan, gelet op de aard van de voorwerpen waar het om gaat, niet anders dan globaal zijn. Het criterium ‘van bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde’ is gebruikelijk en voor professionele beheerders goed hanteerbaar. Indien de Ministers of de colleges willen weten of een zaak van bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde is, leggen zij die vraag ter beantwoording voor aan de Minister van OCW. In de praktijk zal deze vraag worden beantwoord door de RCE.

Onderdeel f

Deze regeling gaat niet alleen over de museale voorwerpen bij de ministeries en colleges zelf, maar ook over de collecties die voor een Minister of college door museale instellingen dan wel andere derden worden beheerd (zie artikel 12). Het gaat daarbij om de (collectie)beheerders die geen deel uitmaken van de Staat. Voor collectiebeheerders binnen de rijksoverheid gelden de voorschriften van de onderhavige regeling immers rechtstreeks.

Artikel 2

Dit artikel brengt tot uitdrukking waar het bij goed beheer van museale voorwerpen om gaat, en heeft vooral betekenis voor de niet-museale beheerders. Uitgangspunt is namelijk dat museale instellingen professionele standaarden hanteren en bijvoorbeeld collectieplannen hebben.

In de eerste plaats is van belang dat museale voorwerpen zoveel mogelijk worden getoond (eerste lid). Het is de bedoeling dat ‘het publiek’ van dergelijke voorwerpen kan genieten. Dat kan een museumbezoeker zijn, maar bij museale voorwerpen in rijksoverheidsgebouwen ook bewindspersonen, hun gasten, ambtenaren en bezoekers. De beheerder dient als een goed huisvader voor de voorwerpen te zorgen (tweede lid). Dat is overigens alleen mogelijk indien de beheerder beschikt over een budget voor het onderhoud of het in conditie houden van museale voorwerpen.

De niet-museale beheerder dient in overleg te treden met de RCE indien hij een ingrijpende maatregel als restauratie overweegt (derde lid, in samenhang met artikel 12, aanhef en onder a). Het waarborgen van de goede staat en het treffen van veiligheidsmaatregelen zijn van evident belang (tweede en vierde lid).

Artikel 3

Van de beheerder wordt verwacht dat hij de museale voorwerpen registreert (eerste lid). De organisatie van de rijksoverheid is complex. Het risico dat voorwerpen binnen die complexe organisatie zoek raken, is groot. Artikel 3 beoogt dat tegen te gaan. Registratie van de verblijfplaatsen van museale voorwerpen en interne controle daarop is daarbij van groot belang. Registratie wil zeggen: een registratie op centraal niveau die alle organisatieonderdelen van een ministerie betreft. De verplichting tot verblijfsregistratie houdt in dat niet alleen de hoofdlocatie van een voorwerp schriftelijk moet zijn vastgelegd, maar dat ook kenbaar moet zijn op welke plaats, in welk vertrek in een locatie het voorwerp zich bevindt. Regelmatige controle wordt bevorderd door de frequentie daarvan vast te leggen in de administratieve organisatie.

Het tweede en derde lid beogen de Minister van OCW in staat te stellen een betrouwbaar overzicht te houden van de museale voorwerpen.

Artikel 4

De Ministers en colleges zijn verantwoordelijk voor een naar opzet en werking adequate administratieve organisatie met betrekking tot het materieelbeheer van museale voorwerpen binnen hun organisaties. Bij het voeren van rechtmatig beheer dienen interne regelingen te worden nageleefd en rekening te worden gehouden met eventuele contractuele verplichtingen die aan het houden van museale voorwerpen kunnen zijn verbonden. De RCE biedt op verzoek van overheidsorganisaties ondersteuning bij het ontwikkelen van een administratieve organisatie ten behoeve van het materieelbeheer van museale voorwerpen.

Artikel 5

In dit artikel gaat het erom dat elke Minister en elk college ten minste één aanspreekpunt of contactpersoon aanwijst voor communicatie met het ministerie van OCW. De hier bedoelde functionaris hoeft niet dezelfde te zijn als de voor het beheer bedoelde functionaris of functionarissen.

Artikel 6

Artikel 6 heeft betrekking op de situatie dat het museale voorwerp zelf schade kan veroorzaken. Gedacht kan worden aan een sculptuur met scherpe uitsteeksels die tot verwondingen zouden kunnen leiden. Een adequate risicobeheersing omvat in het algemeen de volgende beheersmatige stappen:

  • – inventariseren welke risico’s er in het kader van materieelbeheer (kunnen) worden gelopen;

  • – inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s zich zullen voordoen;

  • – inschatten wat de gevolgen (effecten) zijn als de risico’s zich voordoen, waarbij in het algemeen de kans vermenigvuldigd met het effect een indicatie geeft van de omvang van het risico;

  • – bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst moeten worden door het treffen van maatregelen in de sfeer van preventie (bijvoorbeeld beveiligingsmaatregelen) en/of in de repressieve sfeer van de opvang van of het herstel van de gevolgen van de risico’s als die zich zullen voordoen;

  • – het treffen van preventieve maatregelen om de risico’s te verminderen of te voorkomen.

Bij repressieve maatregelen kan, naast een calamiteitenplan, ook gedacht worden aan het vooraf treffen van budgettaire voorzieningen of het verzekeren van bepaalde risico’s, in overleg met het ministerie van Financiën.

Artikel 7

De Staat is in beginsel eigenrisicodrager. Wanneer het om risico’s gaat die verbonden zijn aan slechts één of aan enkele voorwerpen met een zeer grote waarde, kan het afsluiten van een verzekering geboden zijn. De RCE kan – in samenwerking met het ministerie van Financiën – desgevraagd over zulke kwesties adviseren.

Artikel 8

Ministeries en colleges bezitten en verwerven op allerlei verschillende manieren voorwerpen die mogelijk van bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde zijn. Om te voorkomen dat deze voorwerpen onvoldoende als zodanig wordt erkend en dientengevolge worden behandeld als kantoorinventaris in plaats van als een museaal voorwerp, kan de Minister van OCW, in de praktijk namens hem de RCE, de artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde van de daarvoor in aanmerking komende voorwerpen vaststellen. Dat kan gevraagd, maar ook ongevraagd (eerste lid).

De RCE adviseert over beheersmaatregelen (tweede lid). Zie in dit verband ook artikel 2, waarin is bepaald dat ministeries en colleges bij restauratie van museale voorwerpen de RCE om advies vragen, en ingeval van gewenst afstoten van bepaalde voorwerpen in overleg treden met de RCE.

Artikel 9

Het overzicht van de door Ministers en colleges beheerde museale voorwerpen berust bij de RCE. Dit is gebaseerd op de registraties van de Ministers en colleges, bedoeld in artikel 3, derde lid.

Artikel 10

De Minister van OCW beschikt met de RCE over een grote deskundigheid ter zake van het beheer van museale voorwerpen. Indien zou blijken dat het behoud van een museaal voorwerp dat in beheer is bij een Minister of college ten gevolge van slechte beheersomstandigheden niet kan worden gewaarborgd, kan de Minister van OCW een aanwijzing geven tot verbetering van de beheersomstandigheden. Indien het voorwerp al schade heeft opgelopen, kan de Minister van OCW een aanwijzing geven tot restauratie, daarin begrepen die wijze waarop de restauratie dient plaats te vinden. Van deze bevoegdheid zal zeer terughoudend gebruik worden gemaakt. Goed overleg moet leiden tot adequaat collectiebeheer en -behoud. De RCE stelt zijn expertise graag ter beschikking aan de overige beheerders.

De RCE beschikt over depots die aan alle eisen van klimaatbeheersing en veiligheid voldoen. In overleg met de RCE kunnen museale voorwerpen daarin worden opgeslagen. Aan een dergelijke opslag zijn uiteraard kosten verbonden, die voor rekening komen van de Minister die of het college dat om de opslag heeft gevraagd.

Artikel 11

Artikel 11 regelt het toezicht. Dit ziet zowel op het beheer door Ministers en colleges, als op beheer door derden (museale instellingen en andere derden) voor de Ministers of colleges (zie hierboven het algemeen deel van de toelichting, onder punt 4).

Artikel 12

Het Rijk kan museale voorwerpen laten beheren door derden. Zo beheren de verzelfstandigde rijksmusea (hun collecties van) museale voorwerpen op grond van beheersovereenkomsten met de Minister van OCW. Ook andere Ministers, of colleges, kunnen museale voorwerpen laten beheren door museale instellingen. Het gaat hierbij om professionele beheerders die hoge maatstaven voor beheer en behoud hanteren, gebaseerd op internationale normen. Desalniettemin rust op de Minister of het college de verplichting om ervoor te zorgen dat de museale instellingen die voor hem museale voorwerpen beheren voldoen aan de ‘basiseisen’ van deze regeling. Dit is tot uitdrukking gebracht in artikel 12. De verantwoordelijkheid voor de naleving van de ‘basiseisen’ door deze beheerders ligt bij de Minister of het college.

Ook kan het Rijk museale voorwerpen uitlenen aan ‘andere derden’. In de praktijk gebeurt dit vooral door de RCE. Alleen professionele beheerders komen voor een bruikleenrelatie – in het kader van de bevordering van de zichtbaarheid – in aanmerking.

De vermelding in artikel 12 van ‘andere derden’ heeft vooral een vangnetfunctie. Over het algemeen zal het gaan om (gemeentelijke, provinciale of zelfstandige) musea, andere overheden en zelfstandige bestuursorganen met eigen rechtspersoonlijkheid.

Artikel 12 heeft geen betrekking op musea die deel uitmaken van een ministerie of college. Voor dergelijke musea geldt deze regeling, in volle omvang, immers rechtstreeks.

Artikel 13

Wat betreft de termijn tussen publicatie en inwerkingtreding wordt afgeweken van het kabinetsbeleid ten aanzien van de vaste verandermomenten. Dat wordt hier gerechtvaardigd geacht, omdat het noodzakelijke vervanging van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen betreft in verband met wijziging van de grondslag, waarbij de inhoud overeenkomstig is gebleven, met in achtneming van actualisering en verduidelijking.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker.

Naar boven