Besluit van 7 september 2012 tot wijziging van het Archiefbesluit 1995 en het Archiefbesluit BES onder meer in verband met de invoering van de nieuwe selectieaanpak

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 juli 2012, nr. WJZ/422214 (08324), directie Wetgeving en Juridische Zaken;

Gelet op artikel 9, eerste lid, van de Archiefwet 1995 en de artikelen 3 en 8, tweede lid, van de Archiefwet BES;

De Afdeling advisering van de Raad van State gehoord (advies van 15 augustus 2012, nr. W05.12.0286/I);

Gezien het nader rapport van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 30 augustus 2012, nr. WJZ/435970 (08324), directie Wetgeving en Juridische Zaken;

Hebben goedgevonden en verstaan:

ARTIKEL I

Het Archiefbesluit 1995 wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 3 komt te luiden:

Artikel 3

• 1. De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:

  • a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;

  • b. indien deze is benoemd de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;

  • c. in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris indien de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is;

  • d. een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

• 2. Indien de gedeputeerde staten van twee of meer provincies, de colleges van burgemeester en wethouders van twee of meer gemeenten, of de besturen van twee of meer waterschappen gezamenlijk een selectielijst ontwerpen, kan volstaan worden met de betrokkenheid van een aangewezen persoon als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, en met de betrokkenheid van een provinciearchivaris, onderscheidenlijk gemeentearchivaris of waterschapsarchivaris.

B

Na artikel 3 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 3a

• 1. De zorgdrager ten aanzien van de archiefbewaarplaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager, bedoeld in artikel 3, benoemt de deskundige, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdeel d, op voordracht van de personen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met c.

• 2. De deskundige verricht anders dan uit hoofde van zijn benoeming geen werkzaamheden voor de zorgdrager, bedoeld in artikel 3, noch verricht hij werkzaamheden voor de zorgdrager die hem heeft benoemd, noch heeft hij anderszins belangen of functies waardoor de onafhankelijkheid van zijn inbreng of het vertrouwen in die onafhankelijkheid in het geding kan zijn.

C

Artikel 4 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het tweede lid vervalt.

2. Het derde lid wordt vernummerd tot tweede lid.

D

Artikel 5 wordt als volgt gewijzigd:

1. Voor de tekst wordt de aanduiding «1.» geplaatst.

2. In het eerste lid, onderdeel d, onder 2°, wordt «met name de deskundigen, bedoeld in artikel 3,» vervangen door: in elk geval de personen, bedoeld in artikel 3, eerste lid,.

3. Er wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 2. De systematische opsomming, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.

E

Artikel 6 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het tweede lid vervalt: zowel bij de aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als.

2. Er wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 3. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld omtrent de vervanging, bedoeld in het eerste lid.

F

Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt «deskundigen als bedoeld in artikel 3, eerste lid,» vervangen door: personen als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met c,.

2. In het tweede lid wordt «de deskundigen, bedoeld in het eerste lid,» vervangen door: de personen, bedoeld in het eerste lid,.

ARTIKEL II

Het Archiefbesluit BES wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 4 komt te luiden:

Artikel 4

• 1. De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:

  • a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;

  • b. indien deze is benoemd de eilandarchivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;

  • c. een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

• 2. Indien de bestuurscolleges van twee of alle openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba gezamenlijk een selectielijst ontwerpen, kan volstaan worden met de betrokkenheid van een aangewezen persoon als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, en met de betrokkenheid van een eilandarchivaris.

B

Na artikel 4 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 4a

• 1. De zorgdrager benoemt de deskundige, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel c, op voordracht van de personen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdelen a en b.

• 2. De deskundige verricht anders dan uit hoofde van zijn benoeming geen werkzaamheden voor de zorgdrager, noch heeft hij anderszins belangen of functies waardoor de onafhankelijkheid van zijn inbreng of het vertrouwen in die onafhankelijkheid in het geding kan zijn.

C

Artikel 5 wordt als volgt gewijzigd:

1. Voor de tekst wordt de aanduiding «1.» geplaatst.

2. In het eerste lid, onderdeel d, onder 2°, wordt «met name de deskundigen, bedoeld in artikel 4,» vervangen door: in elk geval de personen, bedoeld in artikel 4, eerste lid,.

3. Er wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 2. De systematische opsomming, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is in overeenstemming met het voor het archief geldende documentair structuurplan.

D

Artikel 16 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het tweede lid vervalt: zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 8 van de wet, als.

2. Er wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 3. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld over de vervanging, bedoeld in het eerste lid.

E

Artikel 16a wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt «deskundigen als bedoeld in artikel 4,» vervangen door: personen als bedoeld in artikel 4, onderdelen a en b,.

2. In het tweede lid wordt «de deskundigen, bedoeld in het eerste lid,» vervangen door: de personen, bedoeld in het eerste lid,.

ARTIKEL III

De artikelen I, onderdeel D, onder 3, en II, onderdeel C, onder 3, zijn niet van toepassing op selectielijsten die zijn vastgesteld voor de inwerkingtreding van artikel I, onderdeel D, onderscheidenlijk artikel II, onderdeel C.

ARTIKEL IV

Dit besluit treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip dat voor de verschillende artikelen of onderdelen daarvan verschillend kan worden vastgesteld.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.^histnoot

’s-Gravenhage, 7 september 2012

Beatrix

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, H. Zijlstra

Uitgegeven de tweede oktober 2012

De Minister van Veiligheid en Justitie, I. W. Opstelten

NOTA VAN TOELICHTING

1. Inleiding

Deze wijziging van het Archiefbesluit 1995 (Ab) betreft de volgende onderwerpen:

• 1. een gewijzigde samenstelling van het voormalige driehoeksoverleg;

• 2. een regeling voor de benoeming van de externe deskundige in dit overleg;

• 3. een aangepaste opzet van de selectielijst, zodat dat deze direct aansluit op de wijze waarop de informatiehuishouding wordt beheerd;

• 4. het vervallen van de bepaling over de adviestermijn van de Raad voor cultuur;

• 5. het vervallen van de vermelding van de provinciaal inspecteur dan wel het vervangen daarvan door de vermelding van de provinciearchivaris;

• 6. het vervallen van de vermelding van de machtiging tot vervanging, en het opnemen van een grondslag voor het stellen van nadere regels over vervanging bij ministeriële regeling.

De onderhavige wijziging van het Ab sluit aan bij de wijziging van onder meer de Archiefwet 1995 (Aw) in verband met onder meer het beleggen van de zorg over provinciale archiefbescheiden ook na overbrenging naar een archiefbewaarplaats bij gedeputeerde staten (Kamerstukken II 2011/12, 33 095, nr. 2) (hierna: Wijziging van de Aw in verband met decentralisatie) en bij de wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet en enige andere wetten in verband met de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht (Wet revitalisering generiek toezicht) (Kamerstukken I 2011/12, 32 389, A).

Het besluit wordt hierna puntsgewijs toegelicht.

2.1. Een gewijzigde samenstelling van het voormalige driehoeksoverleg

Driehoeksoverleg

Het oude artikel 3 van het Ab vormde de basis voor het zogenoemde driehoeksoverleg. Het artikel bepaalde dat een zorgdrager bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrok,

• voor alle overheden; een deskundige over de organisatie en taken van het overheidsorgaan, een deskundige over het archiefbeheer bij het overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris (ARA);

• voor de provincies bovendien: de provinciaal inspecteur;

• voor de gemeenten en waterschappen bovendien: de provinciaal inspecteur en, indien benoemd, de gemeentearchivaris of de waterschapsarchivaris.

Het artikel bepaalde verder dat bij het gezamenlijk ontwerpen van een selectielijst voor twee of meer provincies kon worden volstaan met de betrokkenheid van één provinciaal inspecteur. Bij het gezamenlijk ontwerpen van een selectielijst voor twee of meer gemeenten of waterschappen kon worden volstaan met de betrokkenheid van één provinciaal inspecteur en één gemeentearchivaris dan wel waterschapsarchivaris.

Achtergrond wijziging naar SIO

In het kader van de nieuwe selectieaanpak wordt dit driehoeksoverleg omgezet in het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Deze naamswijziging geeft uitdrukking aan een nieuwe positionering en samenstelling van het overleg.

In een brief van het kabinet aan de Tweede Kamer van 22 december 2010 (Kamerstukken II 2010/11, 29 362, nr. 186), de zogenoemde selectiebrief, is de nieuwe selectieaanpak beschreven. Het kabinet heeft in de brief vastgesteld dat een nieuwe selectieaanpak nodig is, omdat de bestaande methodiek niet geschikt is om te worden toegepast in het digitale informatietijdperk. Daarom, zo stelde het kabinet, is gekozen voor een duurzame selectieaanpak in een ketengerichte organisatie van waardering en selectie, en voor integratie van checks en balances in het selectieproces. Onderdelen van de nieuwe aanpak zijn de vervanging van het driehoeksoverleg door het SIO en het vervallen van het advies van de Raad voor cultuur over afzonderlijke ontwerp-selectielijsten. De adviesrol die de Raad voor cultuur vervulde ná het vaststellen van een ontwerp-selectielijst, werd vervangen door de inbreng van een externe deskundige, die deelneemt aan het SIO. Met die aanpassingen is de belangenafweging die voorafgaat aan selectiebeslissingen beter gepositioneerd in de informatieketen (dat wil zeggen de achtereenvolgende gebeurtenissen en beslissingen met betrekking tot overheidsinformatie; van het genereren van die informatie tot en met het definitief vernietigen of bewaren en het hergebruiken daarvan).

Het vervallen van het advies van de Raad voor cultuur over afzonderlijke ontwerp-selectielijsten is geregeld in de Wijziging van de Aw in verband met decentralisatie. In de desbetreffende memorie van toelichting is deze wijziging geplaatst in de context van de nieuwe selectieaanpak en de ontwikkeling naar het SIO (Kamerstukken II 2011/12, 33 095, nr. 3, blz. 8).

De oude selectieaanpak is uitsluitend gericht op beantwoording van de vraag of informatieobjecten na verloop van tijd vernietigd dan wel voor de eeuwigheid bewaard moeten blijven. Om daadwerkelijk te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid, moet bij waardering echter ook rekening worden gehouden met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen. Deze aspecten maken in de nieuwe aanpak volwaardig onderdeel uit van het proces van waardering en selectie. Waardering en selectie van archieven hebben lang te ver afgestaan van de primaire informatie- en werkprocessen. Besluitvorming vond veelal achteraf en op uitvoerend niveau plaats, in een geïsoleerd functionerend driehoeksoverleg. Dit leidde tot te trage en te kostbare processen. Deze situatie is in het digitale tijdperk onhoudbaar geworden.

Positie en werkzaamheden SIO

Wat betreft positie en werkzaamheden van het SIO staat het volgende voor ogen. In het SIO wordt tijdig, op het passende ambtelijk niveau en in relatie met andere onderwerpen die de informatiehuishouding aangaan, besloten over waardering en selectie. Het SIO heeft de regie over en bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. In het SIO wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectie-besluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. In het SIO worden alle belangen meegewogen en kunnen de besluiten inhoudelijk op elkaar worden afgestemd. Het SIO werkt in een informatieomgeving die steeds in beweging is. Het is daarom niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt. De frequentie waarmee het SIO bijeenkomt, varieert en wordt bepaald door de mate van veranderlijkheid van de informatiehuishouding.

Beperkte wijziging Archiefbesluit 1995

De omzetting van het driehoeksoverleg naar het SIO is in hoofdzaak een feitelijk-organisatorische verandering, waarvoor de wetgeving maar zeer beperkt behoeft te worden aangepast.

De archiefwetgeving schrijft voor dat de zorgdrager (bepaalde) personen betrekt bij ontwerp-selectielijsten (artikel 3 van het Ab), overleg voert met de beheerder van de desbetreffende archiefbewaarplaats over de overbrenging (artikel 9, tweede lid, van het Ab), bij de beheerder advies inwint over het openbaarheidsregime voor de over te brengen archiefbescheiden (artikel 15, eerste lid, van de Aw) en deskundigen raadpleegt bij vervreemding van archiefbescheiden (artikel 7, eerste lid, van het Ab). Voor deze situaties wordt het SIO in de praktijk het gremium. De genoemde bepalingen zijn daartoe vrijwel ongewijzigd gebleven; de desbetreffende bevoegdheden of procedurele voorschriften zijn immers niet gewijzigd of verplaatst. Wel is artikel 3 van het Ab vernieuwd. Dit was nodig, omdat die bepaling voorschriften geeft over de samenstelling van het overleg, en die samenstelling is veranderd. Overigens was de naam «driehoeksoverleg» niet verankerd in de wetgeving, en dit is de naam «Strategisch Informatieoverleg» evenmin. Gekozen is voor een beperkte ingreep in het Ab, gericht op het wegnemen van belemmeringen voor de ontwikkeling van het SIO.

Samenstelling SIO

Volgens de nieuwe tekst van artikel 3 van het Ab betrekt de zorgdrager bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste: (1) degene die de zorgdrager heeft aangewezen als de verantwoordelijke voor zijn informatiehuishouding, (2) indien deze is benoemd de archivaris die de archiefbewaarplaats beheert die is bestemd is voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager, met dien verstande dat wanneer het gaat om archiefbescheiden van het Rijk het altijd de ARA is die wordt betrokken, en (3) een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

Het overleg is kleiner geworden en getild van een overwegend specifiek inhoudelijk deskundigheidsniveau naar een breder niveau van verantwoordelijkheid. In dit kader zijn de twee voorheen voorgeschreven deskundigen, namelijk een deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het overheidsorgaan en een deskundige ten aanzien van het archiefbeheer bij het desbetreffende overheidsorgaan, vervangen door de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding. Het Ab geeft geen nadere voorschriften over deze persoon. Het is aan de zorgdrager om te bepalen wie hij hiervoor aanwijst. Bij zorgdragers van het Rijk ligt voor de hand dat de CIO¹ als verantwoordelijke wordt aangewezen. Bij de decentrale overheden kan worden gedacht aan de secretaris van gedeputeerde staten dan wel van burgemeester en wethouders of de secretaris van het dagelijks bestuur van het waterschap, maar ook bijvoorbeeld aan een hoofd Documentaire informatievoorziening.

Deelname van de (externe) deskundige aan het SIO is alleen verplicht wanneer het gaat om de ontwerp-selectielijst. De achtergrond van deze keuze is dat een selectielijst leidt tot onherroepelijke vernietiging van archiefbescheiden. Dit aspect speelt niet bij overbrenging, openbaarheid of vervreemding; de daarbij betrokken informatie blijft in beginsel beschikbaar. In de overige overlegsituaties is het SIO beperkt tot de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding bij de zorgdrager en de relevante archivaris (indien deze is benoemd). Met het uitdrukkelijke voorschrift dat de zorgdrager de verantwoordelijke aanwijst, wordt het belang gemarkeerd van deelname aan het SIO door een vertegenwoordiger van de zorgdrager op het gewenste niveau van verantwoordelijkheid.

De Aw bevat voor provincies, gemeenten of waterschappen niet de verplichting een archivaris als beheerder van de archiefbewaarplaats aan te stellen. In lijn met deze keuze in de Aw hebben de medeoverheden op grond van het Ab een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de archivistische inbreng in het overleg. In de nieuwe situatie is bij het overleg steeds uitsluitend de archivaris van de «eigen» overheidslaag aanwezig. Indien een dergelijke archivaris niet is benoemd, dan vervalt deze deelnemer aan het overleg.

De stapeling van deelnemers uit de oude bepaling is opgeschoond. Voorgeschreven was dat de ARA deelnam aan het overleg voor alle, ook de decentrale, zorgdragers, met het oog op de eenheid van het selectiebeleid. Dit wordt niet langer nodig geacht. Deze eenheid wordt in voldoende mate gewaarborgd doordat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) op grond van de Aw steeds (mede) besluit over de selectielijsten. Ten slotte was ook de aanwezigheid van de provinciaal inspecteur verplicht, niet alleen bij het overleg ten aanzien van de ontwerp-selectielijsten voor provincies, maar ook bij het overleg voor gemeenten en waterschappen. Voor het verdwijnen van de provinciaal inspecteur uit het overleg zie hierna punt 2.5. Al deze aanpassingen maken dat het SIO slagvaardiger wordt dan het driehoeksoverleg en dat het beter is toegerust voor de vereiste belangenafweging.

Belangenafweging

In artikel 2, eerste lid, van het Ab wordt voorgeschreven welke belangen bij onder meer selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. Het gaat daarbij, enigszins vrij vertaald, om de belangen van het bestuur, van de burger, en om historische en culturele belangen. Over deze belangen wordt door het SIO in gezamenlijkheid een afweging gemaakt, waarbij de samenstelling van het overleg verzekert dat de verschillende relevante invalshoeken en deskundigheden om dat zorgvuldig te kunnen doen voorhanden zijn. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding «staat» voor het belang van het bestuur. De archivaris is traditioneel de hoeder van historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Het belang van overheidsinformatie voor burgers is door de toenemende invloed van de overheid op het maatschappelijke leven evidenter geworden; de keuze van de externe deskundigheid vormt daarvan een erkenning. Overigens moet de zorgdrager de afweging, bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Ab, altijd ten volle maken, ook wanneer hij niet wordt bijgestaan door een SIO van drie leden.

Voorziening voor samenwerking decentrale overheden

In de praktijk zal bij het ontwerpen van selectielijsten toch steeds een archivaris zijn betrokken, omdat decentrale overheden veelal in gezamenlijkheid komen tot een ontwerp-selectielijst, waarbij dan altijd een archivaris aanwezig is. Deze gebruikelijke samenwerking is ook met de onderhavige wijziging van het Ab mogelijk (artikel 3, tweede lid, van het Ab). Deze bepaling laat ook toe dat bij samenwerking tussen decentrale overheden van eenzelfde bestuurslaag wordt volstaan met de inbreng van de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding van één van hen. Een vergelijkbare bepaling is voor de deskundige niet opgenomen, aangezien het Ab toestaat dat dezelfde persoon voor verschillende zorgdragers als deskundige optreedt.

2.2. Een regeling voor de benoeming van een externe deskundige in het SIO

De Raad voor cultuur heeft geadviseerd over een voorontwerp van de Wijziging van de Aw in verband met decentralisatie. In zijn advies heeft de Raad, naar aanleiding van het daarin opgenomen voorstel zijn advies over afzonderlijke ontwerp-selectielijsten te laten vervallen, de vraag gesteld of de inbreng van inhoudelijke deskundigheid zoals die werd voorgesteld in het SIO zich kon meten met de setting van onafhankelijkheid en deskundigheid waarbinnen de Raad zijn adviezen uitbracht. De Raad concludeerde dat het onafhankelijk advies het beste was gegarandeerd door het behoud van de adviesfunctie over ontwerp-selectielijsten van de Raad zelf («Slagen in waardering en selectie. Advies over een nieuwe waardering- en selectieaanpak van de archieven», advies van de Raad voor cultuur van 8 juli 2011).

In reactie op het advies van de Raad heeft de regering in de memorie van toelichting bij de wijziging van de Aw laten weten dat zij, hoewel zij vasthield aan haar voornemen het advies van de Raad over ontwerp-selectielijsten te laten vervallen, de zorg van de Raad voor cultuur ten aanzien van het belang van de inbreng van de onafhankelijke deskundige deelde en derhalve een benoemingsregeling in voorbereiding had die strekte tot borging van diens onafhankelijkheid (Kamerstukken II 2011/12, 33 095, nr. 3, blz. 14).

De positie van de externe deskundige is met de onderhavige wijziging van het Ab als volgt gezekerd:

• Het vereiste van deskundigheid. Omschreven is een deskundigheid die in het bijzonder geschikt is om het belang van recht- en bewijszoekende burgers te kunnen inbrengen. Vereist wordt expertise over de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Hier kan worden gedacht aan deskundigen op het terrein van informatierecht, ombudswerk, burgerschap en politiek. Bij voorkeur heeft een deskundige daarnaast kennis over de beleidsterreinen waarop de betrokken zorgdrager actief is, zodat hij in staat is het maatschappelijk belang van het handelen van een zorgdrager op waarde te schatten. Dit draagt bij aan het kunnen beoordelen van de relevantie voor burgers van de bij de zorgdrager aanwezige informatie.

• De benoeming na voordracht. De benoeming gebeurt door de zorgdrager over de archiefbewaarplaats waar de archiefbescheiden worden bewaard van de zorgdrager in wiens SIO de deskundige plaatsneemt. De voordracht is aan de overige leden van het SIO. Als de voordracht hiertoe aanleiding geeft, zal de Minister van OCW als zorgdrager over de rijksarchiefbewaarplaatsen eerst na overleg met de betrokken zorgdrager een besluit nemen inzake de benoeming van een deskundige. Naast het onderscheid voordracht – benoeming geldt voor het Rijk nog dat de benoemende zorgdrager, namelijk de Minister van OCW, in beginsel een andere is dan de zorgdrager wiens SIO het betreft. Daarmee is voor de bestuursorganen van het Rijk voorzien in een extra waarborg voor de onafhankelijkheid van de deskundige. Dit geldt niet voor provincies, gemeenten en waterschappen, aangezien deze overheden voor en na overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats dezelfde zorgdrager hebben, namelijk respectievelijk het college van gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders en het bestuur van het waterschap. Wat de voordracht betreft: de overige leden van het SIO moeten bij uitstek geschikt worden geacht de expertise van de voor te dragen externe deskundige te kunnen beoordelen.

  Overigens kan ervoor worden gekozen om gelet op de omvang of diversiteit van de taakuitvoering van de zorgdrager meer dan één externe deskundige aan te trekken. Tevens is mogelijk dat één persoon de rol van externe deskundige voor meer dan één zorgdrager vervult.

• De regeling van incompatibiliteiten. De externe deskundige kan niet op enigerlei wijze door belangen – anders dan uit hoofde van zijn benoeming – zijn verbonden met de zorgdrager wiens SIO het betreft of met de zorgdrager die hem benoemt. Hij moet onafhankelijk zijn inbreng kunnen hebben.

De vereiste deskundigheid is beschreven in het vernieuwde artikel 3 van het Ab. De benoeming na voordracht en de incompatibiliteiten zijn geregeld in het nieuw ingevoegde artikel 3a van het Ab.

2.3. Een aangepaste opzet van de selectielijst, zodat deze direct aansluit op de wijze waarop de informatiehuishouding wordt beheerd

Artikel 5 van het Ab bevat voorschriften over vorm en inhoud van een selectielijst. De kern van de selectielijst wordt gevormd door artikel 5, onderdeel c, van het Ab, waarin is opgenomen dat de selectielijst een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden moet bevatten, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de bescheiden worden bewaard dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen.

Bij de onderhavige wijziging van het Ab is aan artikel 5 een lid toegevoegd, waarin is bepaald dat deze systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden in de selectielijst in overeenstemming is met de ordeningsstructuur bij de zorgdrager.

Artikel 3 van de Aw verplicht overheidsorganen hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordeningsstructuur sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken door het desbetreffende overheidsorgaan. Artikel 18 van de Archiefregeling bevat het nadere voorschrift dat een overheidsorgaan beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.

De meeste selectielijsten zijn opgesteld op basis van institutioneel onderzoek, waarbij per beleidsterrein de verschillende actoren en hun handelingen in kaart worden gebracht. Deze informatie is van wezenlijk belang voor waardering en selectie van archieven, maar de resultaten van dergelijk onderzoek sluiten in veel gevallen niet aan bij de ordeningsstructuur. Dit leidt ertoe dat daadwerkelijke selectie op basis van een selectielijst veelal moeilijk is uit te voeren in het archief van een overheidsorgaan, dat immers is gestructureerd aan de hand van andere, namelijk ordeningsvoorschriften (zie ook «Toepassing van selectielijsten in de praktijk», rapport van de Rijksarchiefinspectie, maart 2004, blz.11–12).

In de selectiebrief aan de Tweede Kamer van 22 december 2010 is door het kabinet het belang van de aansluiting tussen selectie en informatiebeheer onderschreven (Kamerstukken II 2010/11, 29 362, nr. 186, blz. 4).

Met de onderhavige aanpassing van het Ab is een vormgeving die in overeenstemming is met de ordeningsstructuur een voorschrift voor de selectielijst geworden. Hiermee is de toepasbaarheid van selectielijsten en daarmee de effectiviteit van selectiebeslissingen vergroot. De versnelling in processen die wordt afgedwongen door de digitalisering wordt beter mogelijk met een effectievere selectielijst.

Op grond van artikel 2, tweede lid, van het Ab worden selectielijsten vastgesteld voor (ten hoogste) twintig jaar. Het is niet gewenst dat zorgdragers worden verplicht de bestaande selectielijsten meteen aan te passen aan het nieuwe vereiste van overeenstemming met de ordeningsstructuur. Het vernieuwen van selectielijsten is immers bewerkelijk. Bovendien zijn er binnen de rijksoverheid honderden zorgdragers, die in de praktijk bij het maken van hun selectielijsten worden ondersteund door het Nationaal Archief. Voor deze organisatie zou onmiddellijke werking van het nieuwe voorschrift, maar ook het stellen van een termijn van drie of vijf jaar voor aanpassing aan het vereiste van overeenstemming met de ordeningsstructuur, niet haalbaar zijn. Geleidelijke vervanging door selectielijsten die overeenkomen met de ordeningsstructuur wordt als wenselijk gezien. Er is daarom voor gekozen het vereiste pas te laten gelden voor selectielijsten die worden vastgesteld na de inwerkingtreding van de desbetreffende bepaling. Dit is geregeld in artikel III van het besluit.

2.4. Het vervallen van de bepaling over de adviestermijn van de Raad voor cultuur

Met de wijziging van de Aw in verband met decentralisatie is het advies van de Raad voor cultuur over afzonderlijke ontwerp-selectielijsten vervallen. Het Ab bevatte een voorschrift dat een termijn stelde voor dit advies. Dit voorschrift, het oude artikel 4, tweede lid, van het Ab, is geschrapt.

2.5. Het vervallen van de vermelding van de provinciaal inspecteur dan wel het vervangen daarvan door de vermelding van de provinciearchivaris

In het oude artikel 3 van het Ab werd op diverse plaatsen de provinciaal inspecteur vermeld. Deze functie is echter vervallen bij de meergenoemde wijziging van de Aw, in samenhang met de Wet revitalisering generiek toezicht. De provinciaal inspecteur oefende specifiek archiefwettelijk toezicht uit ten aanzien van provincies, gemeenten en waterschappen. Dit specifieke interbestuurlijke toezicht ten aanzien van gemeenten en waterschappen werd, in het kader van de revitalisering van het generiek toezicht, niet langer wenselijk geacht (Kamerstukken II 2010/11, 32 389, nr. 8). Daarnaast is er bij de wijziging van de Aw in verband met decentralisatie wat betreft de verantwoordelijkheid van provincies voor hun archiefbescheiden eenzelfde regeling gekomen als voor gemeenten en waterschappen al bestond. Provincies hebben nu een eigen archiefbewaarplaats en aan gedeputeerde staten is de bevoegdheid toegekend een provinciearchivaris te benoemen. Deze laatste heeft tevens een toezichttaak ten aanzien van het archiefbeheer bij gedeputeerde staten (Kamerstukken II 2011/12, 33 095, nr. 3, blz. 5–7). In lijn met bovengenoemde wijzigingen is in artikel 3 van het Ab de rol van de provinciaal inspecteur ten aanzien van ontwerp-selectielijsten voor gemeenten en waterschappen geschrapt en ten aanzien van provincies vervangen door de provinciearchivaris.

2.6. Het vervallen van de vermelding van de machtiging tot vervanging, en het opnemen van een grondslag voor het stellen van nadere regels over vervanging bij ministeriële regeling

Artikel 7 van de Aw bevatte het voorschrift dat zorgdragers voor de vervanging van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking kwamen een machtiging nodig hadden, van de Minister van OCW of (in het geval van gemeenten en waterschappen) van gedeputeerde staten. Deze machtiging is vervallen bij de Wet revitalisering generiek toezicht (Kamerstukken II 2010/11, 32 389, nr. 8). De machtiging is aangemerkt als een niet bij de herpositionering van het generieke toezicht passende vorm van specifiek toezicht. Artikel 6, tweede lid, van het Ab bevatte een vermelding van die machtiging. Deze vermelding is geschrapt.

Vervanging van archiefbescheiden door reproducties dient, op grond van artikel 6, eerste lid, van het Ab, te gebeuren met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen. Deze bepaling geeft een tamelijk open norm. Technische en procedureel gedetailleerde invulling hiervan werd gegeven in beleidsregels over het gebruik van de machtigingsbevoegdheid. Met het vervallen van de machtigingsbevoegdheid, zijn ook de beleidsregels vervallen. Ten behoeve van het verzekeren van kwaliteit en eenvormigheid van de vervangingspraktijk is nadere regelgeving wenselijk. Daarom is in het Ab aan artikel 6 een derde lid toegevoegd als grondslag voor het kunnen stellen van deze nadere regels. Om te voorkomen dat vervanging plaatsvindt terwijl de beleidsregels al zijn vervallen, maar de ministeriële regeling nog niet is vastgesteld, worden inwerkingtreding van het vervallen van de machtiging in artikel 7 van de Aw, van het schrappen van de vermelding van de machtiging in artikel 6, tweede lid, van het Ab en van de ministeriële regeling op elkaar afgestemd.

3. Consultaties

Internetconsultatie

Gelet op de beperkte omvang van de wijzigingen is afgezien van internetconsultatie.

Overige consultatie

Een ontwerp van het besluit is voor consultatie aangeboden aan de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW), de Koninklijke vereniging van archivarissen in Nederland (Kvan) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Van de RCN, het IPO en de UvW is geen reactie ontvangen.

De VNG heeft laten weten zich in het algemeen goed te kunnen vinden in de nieuwe selectiewijze die de achtergrond vormt van de wijziging van het Ab. De VNG merkt wel op dat de wijziging van het Ab alleen, op het lokale niveau geen directe gevolgen zal hebben voor de wijze waarop gemeenten te werk gaan. Daarvoor zijn volgens de VNG een meer expliciete tekst en een communicatie- en implementatieplan nodig.

Verder heeft de VNG erop gewezen dat zij als de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdeel a, van het Ab niet alleen de gemeentesecretaris ziet, maar bijvoorbeeld ook de hoofden Documentaire informatievoorziening en Informatisering & Automatisering. De VNG heeft als haar voorkeur uitgesproken dat bij gezamenlijke vaststelling van een selectielijst door gemeenten niet alleen kan worden volstaan met de betrokkenheid van één archivaris, maar ook met die van één verantwoordelijke voor de informatiehuishouding en één onafhankelijke deskundige. De VNG heeft in overweging gegeven de benoeming van een onafhankelijke deskundige voor (kleine) gemeenten facultatief te stellen.

Ten slotte heeft de VNG erop gewezen dat gemeenten bezig zijn met de ontwikkeling van een ordeningsstructuur voor archiefbescheiden, de zogenoemde zaaktypencatalogus, waarvan de implementatie niet vóór 2015 wordt verwacht. De VNG vraagt daarom inwerkingtreding van artikel I, onderdeel D, onder 3, van het besluit uit te stellen tot 2015.

BRAIN en Kvan hebben gezamenlijk gereageerd. Zij hebben laten weten het als een verarming te zien dat de ARA niet langer betrokken zal zijn bij alle selectielijsten, maar slechts bij die voor rijksarchiefbescheiden. Volgens BRAIN en Kvan is de eenheid van het selectiebeleid hierdoor niet langer gewaarborgd. Kvan en BRAIN hebben tevens aangegeven dat zij zich afvragen hoe in het kader van de nieuwe selectieaanpak wordt omgegaan met het verschijnsel dat veel overheidsprocessen worden uitgevoerd door een keten van organisaties die ook gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de betrokken archieven. Verder stellen Kvan en BRAIN dat in de nieuwe aanpak het historische belang van archieven niet langer behartigd dreigt te worden. Zij merken voorts op dat niet duidelijk is wie de onafhankelijkheid en deskundigheid van de onafhankelijke deskundige beoordeelt, noch wie beoordeelt of een selectielijst in overeenstemming is met de ordeningsstructuur. Ook hebben Kvan en BRAIN de vraag opgeworpen hoe met vervanging wordt omgegaan zolang ter zake nog niet bij ministeriële regeling nadere regels zijn vastgesteld. Ten slotte hebben zij aangegeven het zorgelijk te vinden dat het in de brief van 22 december 2010 aangekondigde systeemtoezicht over waardering en selectie nog niet is belegd.

Reactie op de resultaten van de consultatie

Naar aanleiding van de resultaten van de consultatie is het ontwerpbesluit zo gewijzigd, dat bij het gezamenlijk opstellen van een ontwerp-selectielijst door medeoverheden van eenzelfde bestuurslaag niet alleen kan worden volstaan met de betrokkenheid van één archivaris, maar ook met die van één verantwoordelijke voor de informatiehuishouding. Wat betreft de onafhankelijke deskundige is een overeenkomstige aanpassing niet gedaan. Het besluit laat al toe dat dezelfde persoon door meer dan één zorgdrager als onafhankelijke deskundige wordt aangewezen.

Ook is een overgangsbepaling opgenomen voor het vereiste dat de selectielijst overeenstemt met de ordeningsstructuur. Dit vereiste geldt niet voor bestaande selectielijsten. Verder is van de opmerkingen zo veel mogelijk gebruik gemaakt om de toelichting aan te vullen en te verduidelijken. Voor het overige wordt hierna ingegaan op hetgeen naar voren is gebracht.

Wat betreft de gevolgen van het besluit voor de werkwijze van gemeenten – de regering heeft de verwachting dat het besluit een stimulans zal zijn voor gemeenten om een SIO op te zetten. Communicatie- en implementatieplannen acht zij behoren tot de taak van de medeoverheden zelf. De regering meent dat de inbreng van de onafhankelijke deskundige bij het overleg over de ontwerp-selectielijst wezenlijk is, en niet vatbaar voor facultatiefstelling voor gemeenten. Inwerkingtreding van de bepaling met het vereiste dat de selectielijst in overeenstemming is met de ordeningsstructuur wordt niet uitgesteld tot 2015. De ter zake ingevoegde overgangsbepaling biedt volgens de regering voldoende flexibiliteit. De eenheid van het selectiebeleid wordt in voldoende mate gewaarborgd door het voorschrift (in de Aw) dat de Minister van OCW alle selectielijsten (mede) vaststelt. De regering onderkent het probleem voor de organisatie van de informatiehuishouding van de ontwikkeling dat uitvoering van overheidsprocessen vaker in ketens plaatsvindt. Een oplossing van dat probleem valt echter buiten de reikwijdte van dit besluit. De onafhankelijkheid en deskundigheid van de onafhankelijke deskundige wordt beoordeeld door de zorgdrager. Het Ab biedt op dit punt garanties, door de benoemingsvereisten en -procedure. Verder dient op grond van artikel 5, onderdeel d, subonderdeel 2, van het Ab in de toelichting bij de selectielijst een verslag te worden opgenomen van de wijze waarop onder andere de deskundige is betrokken bij het ontwerpen van de selectielijst en van de inhoud van het gevoerde overleg. De selectielijst wordt gepubliceerd. Aldus is een doorzichtige en kenbare gang van zaken georganiseerd. Het gebruik van het woord «systeemtoezicht» in de selectiebrief van 22 december 2010 is achteraf bezien niet gelukkig geweest. Oogmerk was het vormgeven van een proces waarin kwaliteit en kenbaarheid als integrale onderdelen werden geborgd. Dit is volgens de regering ook bereikt.

4. Advies Raad voor cultuur

De Raad voor cultuur heeft per brief van 27 april 2012 geadviseerd over een ontwerp van dit besluit. De Raad heeft laten weten positief te staan ten opzichte van het voornemen om selectie beter te laten aansluiten bij het digitale tijdperk en checks & balances te integreren in het selectieproces. De Raad is echter van mening dat met het voorstel de beoogde doelen niet worden bereikt en dat zelfs op een aantal punten achteruitgang het gevolg is.

Volgens de Raad voor cultuur is in de selectieprocedure de cultuurhistorische waarde van archieven onvoldoende geborgd. De ARA en de Raad zelf vallen als borgers van dat belang weg, terwijl de onafhankelijke deskundige, gelet op zijn deskundigheid, niet het bewaken van het historisch belang tot taak heeft. Voorts is aanwezigheid van de onafhankelijke deskundige slechts verplicht bij het overleg over een ontwerp-selectielijst, en niet wanneer vervanging, vervreemding, overbrenging of openbaarheid aan de orde is. Bovendien is bij decentrale overheden inbreng van een archivaris niet verplicht. De Raad pleit voor versterking van het SIO door naast de onafhankelijke deskundige, deelname van een historicus en een archivaris verplicht te stellen, voor alle overheden. De Raad geeft aan dat hij het voorstel om de nieuwe selectiemethode beter te laten aansluiten bij de praktijk van de archiefvorming ondersteunt. De nieuwe selectiemethode is echter niet wettelijk verankerd, zodat toepassing niet is gegarandeerd, aldus de Raad.

Verder merkt de Raad op dat het SIO is georganiseerd per bestuurslaag en zelfs per bestuursorgaan, terwijl bij keteninformatisering processen dwars door overheden heen lopen. Op dit punt verandert het overzicht over de ketens niet door het ontwerpbesluit, en kan zelfs, door het wegvallen van de rol van de ARA en de Raad voor cultuur voor de eenheid van selectiebeleid, van verslechtering worden gesproken. In de toelichting bij het ontwerpbesluit wordt ook niet ingegaan op het systeemtoezicht, dat is aangekondigd in de selectiebrief van 22 december 2010. Wat betreft de onafhankelijke deskundige stelt de Raad dat de vraag onbeantwoord blijft wie de onafhankelijkheid en deskundigheid van de kandidaat beoordeelt. De Raad adviseert dat verzekerd moet worden dat bij benoeming van een onafhankelijke deskundige bij een decentrale overheid altijd een archivaris bij de voordracht is betrokken. De Raad voor cultuur merkt op dat in de toelichting wordt verwezen naar een bredere taakstelling van het SIO, maar dat die niet is opgenomen in de tekst van het ontwerpbesluit zelf. De Raad voor cultuur acht de invulling van de onafhankelijke deskundige in de toelichting verwarrend en onduidelijk. Verder merkt de Raad op dat de functie-eisen van de CIO niet zijn genoemd en de bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet zijn gespecificeerd.

Tenslotte weerspreekt de Raad dat het institutioneel onderzoek in algemene zin te weinig aansluit bij de ordeningsstructuur op de werkvloer. Volgens de Raad geldt dat niet voor decentrale overheden. Volgens de Raad leidt het nieuwe voorschrift (overeenstemming tussen selectielijst en ordeningsstructuur) bij decentrale overheden tot een grotere diversiteit – niet tot meer eenheid.

Reactie op advies Raad voor cultuur

Het advies van de Raad heeft niet geleid tot aanpassing van het besluit zelf. Wel is van de opmerkingen van de Raad gebruik gemaakt om de toelichting te verduidelijken en aan te scherpen. Dit betreft de volgende punten: verduidelijkt is dat de eigen verantwoordelijkheid van medeoverheden voor de betrokkenheid van een archivaris bij het SIO voortvloeit uit de in de Aw gemaakte keuze om de benoeming van een archivaris voor deze overheden optioneel te laten; onderbouwd is waarom deelname van de onafhankelijke deskundige aan het SIO alleen verplicht is gesteld wanneer de ontwerp-selectielijst aan de orde is; toegevoegd is een passage over de belangenafweging in het SIO en over de «toedeling» van de af te wegen belangen – waaronder het historische belang – aan de verschillende deelnemers; onderstreept is de beperkte opzet van de aanpassing van het Ab, gericht op het wegnemen van belemmeringen voor de ontwikkeling van het SIO; en ten slotte is meer aandacht besteed aan de functies die in beeld kunnen zijn wanneer het gaat om de verantwoordelijke voor de informatievoorziening.

De reactie van de regering naar aanleiding van het advies van de Raad is deels al gegeven in de reactie op de resultaten van de consultatie. Voor het overige wordt hierna op het advies ingegaan. De selectiemethode was en is niet neergelegd in het Ab. Toepassing van de geschikte methodiek behoort tot de professionaliteit van de archivaris. Wat betreft ketenprocessen tussen zorgdragers beoogt het besluit geen oplossing te bieden. Overigens hebben de zorgdragers zelf het beste overzicht over de ketens waarin zij functioneren. Ten slotte wordt opgemerkt dat het vereiste van overeenstemming van de selectielijst met de ordeningsstructuur niet eenvormigheid tot doel heeft, maar een betere bruikbaarheid van de selectielijst.

5. Financiële gevolgen

Het besluit heeft geen gevolgen voor de rijksbegroting.

6. Uitvoeringsgevolgen

Het Nationaal Archief heeft medegedeeld geen problemen te zien voor de uitvoerbaarheid van het besluit.

De Auditdienst van het ministerie van OCW heeft laten weten geen opmerkingen te hebben bij het besluit.

De Erfgoedinspectie heeft erop gewezen dat onmiddellijke inwerkingtreding van artikel I, onderdeel D, onder 3, te weten het vereiste van overeenstemming tussen de selectielijst en de ordeningsstructuur, in de uitvoering problematisch zou zijn. Voor dit vereiste is inmiddels voorzien in overgangsrecht (artikel III).

7. Administratieve lasten

Het besluit heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten.

8. Gevolgen voor de BES

De wijziging van het Archiefbesluit BES is mutatis mutandis conform de wijziging van het Ab.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, H. Zijlstra

---

1 Het kabinet heeft in december 2008 besloten om binnen alle ministeries de rol van Chief Information Officer (CIO) te beleggen. De CIO is onder meer verantwoordelijk voor de departementale strategie voor informatievoorziening en ICT en bewaakt de toepassing van de rijksbrede kaders (Kamerstukken II 2008/09, 26 643, nr. 135).

histnoot Het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State wordt niet openbaar gemaakt op grond van artikel 26, zesde lid jo vijfde lid, van de Wet op de Raad van State, omdat het zonder meer instemmend luidt.