Kamerstuk

Datum publicatieOrganisatieVergaderjaarDossier- en ondernummer
Tweede Kamer der Staten-Generaal2010-201132710-V nr. 2

32 710 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2010

Nr. 2 RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2010 VAN HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN (V)

Aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 18 mei 2011

Hierbij bieden wij u het op 6 mei 2011 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)» aan.

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling,

president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA,

secretaris

INHOUD

  

pag

   

Samenvatting

5

   

1

Over dit onderzoek

6

1.1

Wettelijke oordelen

6

1.2

Onderzoek naar de beleidsinformatie

6

1.3

Onderzoek naar de bedrijfsvoering

6

1.4

Onderzoek naar de financiële informatie

7

1.5

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken

8

   

2

Beleidsinformatie

10

2.1

Beschikbaarheid van de beleidsinformatie

10

2.2

Bruikbaarheid beleidsinformatie

12

2.3

Oordeel over totstandkoming informatie over gevoerd beleid

13

   

3

Bedrijfsvoering

15

3.1

Ontwikkeling van de bedrijfsvoering

15

3.1.1

Voorschottenbeheer

16

3.1.2

Toezicht op het NIMD

17

3.1.3

Vliegtickets

17

3.1.4

Vertrouwensfuncties

18

3.2

Overzicht bedrijfsvoering 2010

18

3.3

Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer

20

3.3.1

Onvolkomenheid huisvesting buitenland

20

3.4

Personeelsbeheer

21

3.5

Overige onderdelen van de bedrijfsvoering

22

3.5.1

Onvolkomenheid archief- en dossierbeheer

23

3.5.2

Focus en samenhang in ontwikkelingsbeleid

23

3.6

Oordeel over totstandkoming informatie over de bedrijfsvoering

24

   

4

Financiële informatie

25

4.1

Oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag

25

4.2

Oordeel over de saldibalans en toelichting

25

4.3

Overzicht per begrotingsartikel

26

   

5

Reactie minister van Buitenlandse Zaken en nawoord Algemene Rekenkamer

28

5.1

Reactie minister

28

5.2

Nawoord Algemene Rekenkamer

29

   

Audit Actielijst

30

   

Bijlage

Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)

31

   

Gebruikte afkortingen

38

   

Literatuur

39

SAMENVATTING

In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons onderzoek naar het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V) en naar de bedrijfsvoering van dit ministerie.

Wij hebben onderzocht of het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid. Daarnaast hebben wij onderzoek gedaan naar de informatie over het gevoerde beleid en naar overige onderdelen van de bedrijfsvoering.

De belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek naar het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van BuZa zijn:

  • Uit ons onderzoek naar de bruikbaarheid van de beschikbare informatie over het gevoerde beleid blijkt dat de minister in zijn jaarverslag voor de door ons onderzochte doelstelling onvoldoende aangeeft of de prestaties daadwerkelijk zijn geleverd. Omdat de minister in het jaarverslag geen informatie heeft opgenomen over het gewenste en behaalde effect, hebben wij niet kunnen vaststellen of met de prestaties die wel zijn geleverd ook het gewenste doel is behaald.

  • Het afgelopen jaar heeft het ministerie duidelijke verbeteringen bereikt in de bedrijfsvoering. Hierdoor merken wij het voorschottenbeheer, het toezicht op het NIMD, het beheer van het proces vliegtickets en de bezetting van vertrouwensfuncties niet langer aan als een onvolkomenheid. De onvolkomenheden bij de bedrijfsvoeringsprocessen «huisvesting buitenland» en «archief- en dossierbeheer» blijven bestaan. In 2010 heeft het ministerie de bedrijfsvoering op de aspecten van het reguliere onderhoud en de huur van dienstwoningen verbeterd. De beheersing van nieuw- en inbouwprojecten is in 2010 nog onvoldoende verbeterd. In 2009 constateerden wij dat de archieven op de posten onvoldoende op orde waren en dat de toezichthoudende taak van de Directie Documentaire Informatievoorziening (DDI) vooral adviserend en ondersteunend was. In 2010 is het archief- en dossierbeheer onvoldoende verbeterd. De komende jaren blijft het van belang om de affiniteit met beheer en de bedrijfsvoering verder te verankeren in de organisatiecultuur van het Ministerie van BuZa en blijft intern toezicht op de bedrijfsvoering belangrijk.

  • Bij de financiële informatie zijn geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

De minister van Buitenlandse Zaken heeft op 2 mei 2011 gereageerd op ons rapport. Hij geeft in zijn reactie aan dat hij verheugd is met de verbeteringen die wij zien op het gebied van de bedrijfsvoering.

De minister verwacht dat de onvolkomenheid huisvesting buitenland in de loop van 2011 zal worden opgelost.

Wij waarderen de toezegging van de minister om de toezichthoudende rol van DDI te versterken.

1 OVER DIT ONDERZOEK

Een minister verantwoordt zich in zijn jaarverslag over hoe zijn ministerie in het afgelopen jaar heeft gepresteerd en gefunctioneerd. In het jaarverslag staat of de doelen en prestaties die in de begroting van het ministerie waren afgesproken zijn gerealiseerd (informatie over het beleid), hoe het ministerie heeft gefunctioneerd (informatie over de bedrijfsvoering) en wat de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het ministerie zijn geweest (financiële informatie). Wij onderzoeken in welke mate hierbij sprake is van rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden.

Wij onderzoeken de informatie in het jaarverslag en kijken ook naar de achterliggende processen binnen het ministerie. De resultaten van dit onderzoek leggen wij vast in de vorm van oordelen. Met deze wettelijke oordelen ondersteunen we de Tweede Kamer bij het verlenen van decharge aan de betrokken ministers. In dit rapport treft u de resultaten aan van:

  • onderzoek naar beleidsinformatie (hoofdstuk 2);

  • onderzoek naar bedrijfsvoering (hoofdstuk 3);

  • onderzoek naar financiële informatie (hoofdstuk 4).

Afkortingen die specifiek zijn voor dit onderzoek hebben we opgenomen in een aparte lijst achterin dit rapport.

1.1 Wettelijke oordelen

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Wij doen dit onderzoek uit hoofde van onze wettelijke taak zoals beschreven in de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001). Wij beoordelen het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en gaan na of de informatie in de jaarverslagen over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels. Wij beoordelen of deze informatie goed is weergegeven in de jaarverslagen en of en in welke mate sprake is van rechtmatigheidsfouten of onzekerheden. Met onze wettelijke oordelen ondersteunen we de Tweede Kamer bij het verlenen van decharge aan de betrokken ministers.

1.2 Onderzoek naar de beleidsinformatie

Niet alleen het onderzoek naar de jaarverslagen behoort tot de wettelijke taak van de Algemene Rekenkamer. De CW 2001 schrijft daarnaast voor dat wij onderzoeken of de in het jaarverslag opgenomen informatie op een deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen. De kwaliteitsnormen hebben we vertaald in beschikbaarheid en bruikbaarheid. In hoofdstuk 2 gaan we in op de uitkomsten van ons onderzoek naar de bruikbaarheid van de beleidsinformatie. Tot slot geven we in hoofdstuk 2 een oordeel over de wijze waarop de beleidsinformatie tot stand is gekomen en of deze voldoet aan de normen.

1.3 Onderzoek naar de bedrijfsvoering

Volgens de CW 2001 (artikel 82) doet de Algemene Rekenkamer ook onderzoek naar de bedrijfsvoering van departementen. In hoofdstuk 3 geven we een oordeel over het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en de ten behoeve van dat beheer bijgehouden administraties. Ook beschrijven we in dit hoofdstuk de geconstateerde onvolkomenheden in de overige bedrijfsprocessen die belangrijk zijn voor het functioneren van het Ministerie van BuZa en doen we waar nodig aanbevelingen. Tot slot geven we in dit hoofdstuk een oordeel of de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en we geven aan of deze informatie voldoet aan de te stellen kwaliteitsnormen.

1.4 Onderzoek naar de financiële informatie

Volgens de CW 2001 (artikel 82) onderzoekt de Algemene Rekenkamer of het jaarverslag overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften voor financiële informatie is opgesteld en of de erin opgenomen financiële informatie deugdelijk is weergegeven en rechtmatig tot stand is gekomen.

Voorts onderzoekt de Algemene Rekenkamer of de departementale saldibalans volgens de verslaggevingsvoorschriften is opgesteld. De Algemene Rekenkamer onderzoekt of de opgenomen informatie en de op het jaareinde openstaande posten deugdelijk zijn weergeven en of de erin opgenomen balansposten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

In hoofdstuk 4 melden wij de rechtmatigheidsfouten en onzekerheden in de financiële informatie die de tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand is gekomen (dat wil zeggen: het begrotingsgeld is niet volgens de regels ontvangen of uitgegeven) of niet deugdelijk is weergegeven (dat wil zeggen: er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). We spreken van «onzekerheden» wanneer we niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten; bijvoorbeeld als gevolg van onvolkomenheden in het financieel beheer.

Zoals uit de volgende figuur blijkt maken wij bij de uitvoering van ons onderzoek gebruik van de controle door de auditdienst. Dat geldt in ieder geval voor ons onderzoek naar de financiële informatie, naar het financieel beheer en materieelbeheer en voor het onderzoek naar de totstandkoming van de beleidsinformatie en van de bedrijfsvoeringsinformatie. Om vast te stellen of wij gebruik kunnen maken van de onderzoeksuitkomsten van de auditdienst, voeren wij daar jaarlijks een review op uit. Daarnaast voert de Algemene Rekenkamer zelf per ministerie en/of rijksbreed onderzoeken uit naar specifieke onderwerpen op gebied van beleidsinformatie en bedrijfsvoering.

1.5 Het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van BuZa behartigt de internationale betrekkingen van Nederland, vanuit Den Haag en via een netwerk van ruim 150 posten over de hele wereld. Het Ministerie van BuZa kenmerkt zich door een loopbaansysteem met vele overplaatsingen. Dit betekent dat de meeste medewerkers elke drie of vier jaar worden overgeplaatst naar een andere functie in binnen- of buitenland.

Het ministerie heeft één baten-lastendienst, het Centrum tot bevordering van inkoop uit ontwikkelingslanden (CBI). Het doel van het CBI is het bevorderen van de concurrentiekracht van exportbedrijven in ontwikkelingslanden, zodat zij gemakkelijker toegang hebben tot de Europese markt.

In brede zin richt het ministerie zich op de volgende kerntaken:

  • politiek: vrede en veiligheid, bevorderen bilaterale betrekkingen, pers en culturele zaken, publieksdiplomatie;

  • ontwikkelingssamenwerking: de bijdrage aan de wereldwijde ontwikkeling van arme landen, vooral in fragiele staten en daar waar de achterstanden met betrekking tot de acht millennium ontwikkelingsdoelenhet grootst zijn; 1

  • Europese integratie: samen met andere ministeries vorm geven aan het versterken van Europa;

  • economie en handel: bevordering export en aantrekken buitenlandse investeringen;

  • consulaire bijstand verlenen aan Nederlanders in het buitenland.

In 2010 functioneerden alle buitenlandse posten grotendeels zelfstandig, ondersteund door het departement. In 2010 is het ministerie het project regionalisering gestart: het door Regional Support Offices (RSO’s) laten uitvoeren van beheertaken en consulaire taken. Het gaat daarbij om een andere vormgeving van de relatie tussen Den Haag en het postennet enerzijds, en tussen de posten onderling anderzijds. De regionalisering moet door schaalvergroting van de uit te voeren taken, leiden tot een toename van kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening en tot efficiencywinst.

2 BELEIDSINFORMATIE

Beleid en de uitvoering daarvan worden voor een groot deel betaald met Rijksgeld. Hoe effectiever en doelmatiger het beleid en de uitvoering daarvan is, hoe meer bereikt kan worden voor hetzelfde geld, of hoe minder het Nederland kost.

De Tweede Kamer heeft bruikbare informatie over beleid(suitvoering) nodig om daarin de juiste keuzes te maken, het budgetrecht uit te oefenen en sturend op te treden.

2.1 Beschikbaarheid van de beleidsinformatie

Het Ministerie van BuZa neemt deel aan het experiment «verbeteren verantwoording en begroting». Dit experiment is inmiddels beëindigd. In afwachting van de evaluatie van het experiment is met de Tweede Kamer afgesproken dat dit jaar evenals afgelopen jaren een experimenteel jaarverslag opgeleverd zal worden. Als gevolg hiervan hebben we geen onderzoek kunnen doen naar de beschikbaarheid van beleidsinformatie in de artikelen.

De minister van BuZa heeft, naar aanleiding van de brief van de Algemene Rekenkamer aan de Tweede Kamer over aandachtspunten van de Algemene Rekenkamer voor de transparantie van en verantwoording over de middelen voor ontwikkelingssamenwerking, het jaarverslag niet volgens de afspraken van het experiment ingericht. In het beleidsverslag wordt niet afzonderlijk verantwoord over beleidsprioriteiten, maar is op hoofdlijnen beleidsinformatie over de beleidsartikelen opgenomen. Door middel van een koppelingstabel geeft de minister inzicht in de behaalde resultaten bij de kabinetsprioriteiten. Wij waarderen de inzet van de minister meer inzicht te bieden in de uitvoering en realisatie van beleidsdoelstellingen.

Omdat er geen beleidsinformatie in de beleidsartikelen is opgenomen hebben wij, net als bij de andere vijf departementen met een experimenteel jaarverslag, geen onderzoek kunnen doen naar de beschikbaarheid van beleidsinformatie in de artikelen.

In de figuur op de volgende pagina hebben we per beleidsartikel aangegeven om hoeveel geld het gaat.

2.2 Bruikbaarheid beleidsinformatie

De informatie over de uitvoering van beleid zou onder andere moeten gaan over de mate waarin beleidsdoelstellingen zijn bereikt, prestaties zijn geleverd, begrote gelden zijn besteed en de samenhang daartussen. Dit toetsen we met het onderzoek naar de bruikbaarheid van de beschikbare beleidsinformatie.

Beleidsdoel

Dit jaar hebben we onderzocht of de informatie in het jaarverslag over operationele doelstelling 2 «Versterking van het gebruik van kennis en onderzoek in beleid en praktijk van ontwikkelingssamenwerking en versterking van post-secundair onderwijs- en onderzoekscapaciteit in partnerlanden» van beleidsartikel 5 «Toegenomen menselijke ontplooiing en sociale ontwikkeling» bruikbaar is voor de Tweede Kamer. In de begroting 2010 wordt vermeld dat de minister verantwoordelijk is voor het uitdragen van het kabinetsbeleid op de hier besproken operationele doelstelling en de toewijzing van middelen (personeel en begroting).

In de begroting voor 2010 werd voor deze doelstelling € 169,8 miljoen geraamd. Volgens het jaarverslag is er € 168,3 miljoen uitgegeven. Hiermee zijn zeven programma’s en elf activiteiten gefinancierd. Slechts vier van deze programma’s en tien activiteiten zijn echter gekoppeld aan prestaties en activiteiten die de minister wil leveren om de doelstelling te bereiken. Het gaat om:

  • 1. De relaties met het Nederlandse onderzoeksveld worden in 2010 met vier nieuwe trajecten uitgebreid tot dertien samenwerkingsverbanden in het kader van de IS-Academie (activiteiten). 2

  • 2. Op de vier beleidsprioriteiten uit de beleidsbrief »Een zaak van iedereen» (veiligheid en ontwikkeling, gender en SRGR, groei en verdeling en klimaat, duurzaamheid en energie) wordt zuidelijke participatie in internationale onderzoeksnetwerken ondersteund. Ook worden nieuwe en verbeterde samenwerkingsverbanden tot stand gebracht tussen onderzoekers en gebruikers van kennis in praktijk en beleid.

  • 3. Er wordt capaciteit en beleid ontwikkeld resulterend in meer en/of betere toegang tot, en toepassing van, bestaande kennis ten behoeve van armoedebestrijding in Nederland, het zuiden en wereldwijd.

  • 4. De programma’s voor hoger onderwijs worden uitgebreid en kwalitatief verbeterd: in NICHE zal de component beroepsonderwijs worden uitgebreid en gender systematisch worden geïntegreerd; in NFP zal 50% van het programma ten goede komen aan vrouwen en bursalen uit sub-Sahara Afrika, en zullen kandidaten uit achterstandsgebieden voorrang krijgen.

Prestaties en activiteiten

De minister geeft in zijn jaarverslag onvoldoende aan of deze prestaties en activiteiten daadwerkelijk zijn geleverd. Omdat ze zo algemeen zijn geformuleerd, is het lastig om er informatie over te verzamelen om (bij)sturen en leren mogelijk te maken. Bovendien is de koppeling tussen activiteiten, instrumenten, prestaties en prestatie-indicatoren niet overal expliciet gemaakt, waardoor het onduidelijk is welke prestatie met welke activiteit of instrument bereikt wordt en hoe dit gemeten wordt.

Uit ons onderzoek naar de bruikbaarheid van de beschikbare informatie over het gevoerde beleid blijkt dat drie van de vier prestaties niet (volledig) behaald zijn. De activiteiten behorende bij prestatie 1 (samenwerkingsverbanden in het kader van de IS-Academie) zijn niet uitgevoerd. De minister geeft in het jaarverslag als verklaring dat de activiteiten door bezuinigingen niet zijn uitgevoerd.

Dat wil niet zeggen dat de overige prestaties wel geleverd zijn. Omdat prestatie 2 en 3 niet specifiek en meetbaar geformuleerd zijn, is het namelijk niet te beoordelen of de prestaties zijn gerealiseerd. Over prestatie 3 legt de minister uit dat de streefwaarde van de prestatie-indicator (het percentage onderzoeksactiviteiten dat door het departement positief is beoordeeld op de ontwikkeling van bruikbare kennis en daarbij behorende capaciteit) niet is gehaald omdat het onderzoeksprogramma nog oude activiteiten bevatte die niet of slechts ten dele aansluiten bij de heroriëntatie van het programma dat in 2009 is ingezet.

Volgens de minister is er geen sprake van een probleem in de uitvoering van het beleid.

Effectiviteit

Omdat de minister in het jaarverslag geen informatie heeft opgenomen over het gewenste en behaalde effect, hebben wij niet kunnen vaststellen of met de prestaties die wel zijn geleverd ook het gewenste doel is behaald.

2.3 Oordeel over totstandkoming informatie over gevoerd beleid

Voor ons oordeel over de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid hebben wij dit jaar vijf van de 6 prestatie-indicatoren uit het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken onderzocht:

  • het percentage schriftelijke klachten bij afgifte reisdocumenten;

  • het percentage visumaanvragen kort verblijf dat binnen 7 weken wordt afgehandeld;

  • het aantal undercuts 3;

  • het aantal deelnemende landen aan het Oslo Proces 4;

  • het percentage onderzoeksactiviteiten dat door het departement positief beoordeeld is op de ontwikkeling van bruikbare kennis en de daarbij behorende capaciteit.

Oordeel

Op grond van ons onderzoek hebben we vastgesteld dat de informatie over de onderzochte indicatoren op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften, met uitzondering van het volgende:

  • De prestatie-indicator «percentage schriftelijke klachten bij afgifte reisdocumenten» is niet eenduidig geformuleerd. In het jaarverslag is niet toegelicht dat alleen de schriftelijke klachten worden geteld die zijn ontvangen op het kerndepartement en niet de klachten die zijn ontvangen op de consulaten.

De op het departement beschikbare informatie over exportaanvragen voor militaire goederen wordt niet systematisch geanalyseerd. Hierdoor is niet gewaarborgd dat alle undercuts gesignaleerd worden.

Wij hebben bij de prestatie-indicatoren geen probleem met de betrouwbaarheid geconstateerd. Betrouwbaarheid is nu geen onderdeel van de wettelijke controle door de auditdiensten. Volgens de CW 2001 dienen auditdiensten beleidsinformatie te onderzoeken op deugdelijke totstandkoming. Een deel van de departementale auditdiensten onderzoekt in dit verband alleen of de informatie in het jaarverslag aansluit op de informatie uit de bron. De Algemene Rekenkamer is van mening dat de informatiebronnen zelf ook op deugdelijke totstandkoming moeten worden onderzocht door de departementale auditdiensten. De voorschriften zijn op dit punt echter niet duidelijk. Wij zullen in overleg treden met het Ministerie van Financiën om de voorschriften op dit punt te verduidelijken.

De auditdienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken onderzoekt voor de meeste indicatoren alleen de deugdelijke totstandkoming van de beleidsinformatie vanaf de bron tot het jaarverslag.

3 BEDRIJFSVOERING

Wij hebben de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuZa onderzocht. Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat het ministerie functioneert, zoals het financieel beheer en het materieelbeheer en de processen op het gebied van personeel, informatievoorziening, administratie, communicatie en huisvesting.

Wij constateren dat het Ministerie van BuZa in 2010 duidelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering heeft bereikt. Hierdoor merken wij het voorschottenbeheer, het toezicht op het NIMD, het beheer van het proces vliegtickets en de bezetting van vertrouwensfuncties niet langer aan als een onvolkomenheid. Mede dankzij de verbetering van het intern toezicht op de budgethouders is de voorschottenstand verder teruggebracht en is er een goed beeld van de voorschotten uit 2006 en eerdere jaren. De onvolkomenheid op het gebied van het voorschottenbeheer bestond reeds sinds 1997.

Wel blijft er ruimte en noodzaak tot verdere verbetering van de bedrijfsvoering van het ministerie. Naast het verder verbeteren van het voorschottenbeheer betreft dit met name de twee nog resterende onvolkomenheden: de huisvesting in het buitenland en het archief- en dossierbeheer op de posten in het buitenland.

Wij achten het van belang dat het ministerie de affiniteit met beheer de komende jaren verder verankert in de organisatiecultuur van het ministerie. Intensief intern toezicht, onder meer door de directie Financieel Economische Zaken (FEZ), blijft noodzakelijk. De veranderingen binnen het ministerie, zoals de regionalisering en de door te voeren bezuinigingen, brengen in de transitiefase verhoogde risico’s met zich mee voor de bedrijfsvoering.

3.1 Ontwikkeling van de bedrijfsvoering

Onderstaande figuur toont de ontwikkeling van het aantal en het soort onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuZa over de afgelopen drie jaar. Te zien is welke onvolkomenheden wij in de laatste jaren hebben aangetroffen in het financieel beheer en het materieelbeheer. Wij tonen eveneens de onvolkomenheden in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering van het ministerie, en de onvolkomenheden die zijn opgelost.

Wij hebben in 2010 geconstateerd dat twee onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het ministerie nog niet zijn opgelost. Deze komen in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk aan bod. In 2009 had het ministerie nog acht onvolkomenheden in de bedrijfsvoering. De onvolkomenheden voorschottenbeheer, toezicht op het NIMD, vliegtickets en vertrouwensfuncties zijn in 2010 opgelost. De onvolkomenheid voorschottenbeheer hebben we in 2009 toegerekend aan twee directies, de Directie Sociale Ontwikkeling (DSO) en de Directie Mensenrechten, Goed bestuur en Humanitaire Hulp (DMH) en de ontwikkelingsposten (OS-posten).

Hieronder gaan we eerst kort in op de onderdelen van de bedrijfsvoering die wij in 2010 niet langer aanmerken als onvolkomenheden.

3.1.1 Voorschottenbeheer

In 2009 was het voorschottenbeheer nog niet ordelijk en controleerbaar geregeld. In 2010 is het voorschottenbeheer zodanig verbeterd dat de Algemene Rekenkamer dit niet langer als een onvolkomenheid aanmerkt. Het Ministerie van BuZa voldoet in 2010 aan de intern gestelde normen voor tijdige beoordeling rapportages (het percentage te lang in behandeling zijnde rapportages mag niet groter zijn dan 25% van het totaal) en rappelbeleid (tijdigheid rappelleren gelijk of groter dan 90%). Daarnaast is de voorschottenstand verder teruggebracht.

Wel zijn er nog aspecten van het voorschottenbeheer die aandacht blijven vragen. Zo moeten de beschrijving van de corruptierisico’s in het beoordelingsmemorandum, het tijdig en juist vastleggen van verplichtingen in de financiële administratie (Piramide) en het kritisch beoordelen van accountantsverklaringen nog verbeterd worden.

3.1.2 Toezicht op het NIMD

In 2009 stelden wij vast dat het toezicht op het NIMD nog niet had geleid tot verbetering van de bedrijfsvoering bij het Nederlands Instituut voor Meerpartijendemocratie (NIMD). Er was sprake van een achterstand bij het vaststellen van jaarplannen, begrotingen en jaarrekeningen en er waren ongeautoriseerde betalingen gedaan.

Naar aanleiding van onze bevindingen in het rapport bij het jaarverslag 2008 zijn op 10 en 16 juni 2009 in de Tweede Kamer twee moties aangenomen die de minister verzoeken om twee onderzoeken uit te voeren bij het NIMD: een onderzoek naar de financiële organisatie en de beheersorganisatie van het NIMD (Tweede Kamer, 2009a) en een evaluatie van de capaciteitsontwikkeling (Tweede Kamer, 2009b). De uitkomsten van het onderzoek naar de financiële organisatie en de beheersorganisatie van het NIMD (BuZa, 2011a) waren voor het Ministerie van BuZa aanleiding aanvullende eisen te stellen aan het NIMD. Als onderdeel van de gestelde eisen heeft het NIMD een actieplan opgesteld. In het actieplan staat beschreven hoe het NIMD de «Haagse (indirecte) kosten» zal terugdringen tot maximaal 30% van het subsidiebedrag in 2011 en 25% van het subsidiebedrag vanaf 2012. Tevens is in het actieplan een aantal verbetermaatregelen beschreven die de continuïteit van het werk van het NIMD bevorderen. Dit actieplan is door de minister van BuZa goedgekeurd. In 2010 en begin 2011 zijn er door het NIMD voldoende vorderingen gemaakt met de uitvoering van het actieplan hetgeen heeft geresulteerd in verbeteringen bij het NIMD.

De reorganisatie van het NIMD, bedoeld om de «Haagse kosten» te reduceren, is volgens planning per 1 maart 2011 gerealiseerd. De door het NIMD genomen maatregelen hebben ertoe geleid dat de Algemene Rekenkamer het toezicht op het NIMD niet meer als onvolkomenheid aanmerkt.

3.1.3 Vliegtickets

Sinds 2008 merken wij het proces vliegtickets als onvolkomenheid aan. In 2009 stelden wij vast dat het proces van aanschaffen en doorbelasten van vliegtickets voor dienstreizen niet was beschreven. Daarnaast was er geen duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden en was er onvoldoende controle op de werkzaamheden van de reisagent. Hierdoor bestond het risico dat er onrechtmatige betalingen waren gedaan.

Het proces van aanschaffen en doorbelasten van vliegreizen is in 2010 beter beheersbaar. Het Ministerie van BuZa heeft per 1 april 2010 een nieuwe raamovereenkomst afgesloten met de reisagent. In de nieuwe raamovereenkomst zijn afspraken vastgelegd waaronder de mogelijkheid tot het uitvoeren van een controle bij de reisagent.

Wij constateren dat met de nieuwe raamovereenkomst en het uitbrengen van de herziene controlerichtlijnen de tekortkomingen ten aanzien van aanschaf vliegtickets en de controle van het gehele proces van de budgethouder tot en met de reisagent de onvolkomenheid in 2010 is opgelost.

Wel moet het ministerie nog het reisbeleid herzien, de controlerichtlijn opnemen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (HBBZ) en dient het ministerie nog controles uit te voeren bij de reisagent.

3.1.4 Vertrouwensfuncties

De Wet veiligheidsonderzoeken (Wvo) stelt dat een medewerker niet eerder met een vertrouwensfunctie mag worden belast dan nadat door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een Verklaring van geen bezwaar (VGB) is afgegeven.

In 2009 waren bij het Ministerie van BuZa 29 medewerkers werkzaam in een vertrouwensfunctie voor wie geen VGB was afgegeven. Door het Ministerie van BuZa is veel gedaan om de Wvo correct uit te kunnen voeren. Deze acties hebben er toe geleid dat ultimo 2010 het aantal van 29 functionarissen die werkzaam zijn in een veiligheidsfunctie zonder VGB is teruggebracht naar zes. Door de bereikte verbeteringen ten opzichte van 2009 merken wij in 2010 vertrouwensfuncties niet langer aan als een onvolkomenheid. Het ministerie heeft met de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst (AIVD) afspraken gemaakt voor wat betreft de aanvraagprocedure en de doorlooptijd van het veiligheidsonderzoek. Deze afspraken moeten voorkomen dat functionarissen zonder VGB worden geplaatst op een vertrouwensfunctie. De effectiviteit van het merendeel van deze afspraken zal pas medio 2011 tijdens de komende overplaatsingsronde kunnen worden gemeten. Komend jaar zullen wij daarom de ontwikkelingen ten aanzien van de uitvoering van de Wvo blijven volgen.

3.2 Overzicht bedrijfsvoering 2010

Uit het volgende overzicht bedrijfsvoering van het Ministerie van BuZa blijkt dat 95 beheerdomeinen 5 relevant zijn voor de bedrijfsvoering. Daarnaast zijn 35 beheerdomeinen aan te merken als kritisch voor het goed functioneren van het ministerie.

Van deze in totaal 130 beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het ministerie hebben wij aan 32 beheerdomeinen extra onderzoeksaandacht besteed.

Bij 2 beheerdomeinen hebben wij een onvolkomenheid geconstateerd.

3.3 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer

Oordeel

De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van BuZa voldeden in 2010 aan de in de CW 2001 gestelde eisen, met uitzondering van:

  • huisvestingsbeheer van posten en medewerkers in het buitenland.

3.3.1 Onvolkomenheid huisvesting buitenland

In het Rapport bij het Jaarverslag 2009 rapporteerden wij over tekortkomingen in het huisvestingsbeleid buitenland. Deze betroffen de drie huisvestingsonderwerpen: nieuw- en inbouwprojecten in het buitenland, het reguliere onderhoud door posten in het buitenland, en de huur van dienstwoningen in het buitenland. In 2010 heeft het ministerie de bedrijfsvoering op de aspecten van het reguliere onderhoud en de huur van dienstwoningen verbeterd. De beheersing van nieuw- en inbouwprojecten is in 2010 nog onvoldoende verbeterd. Om deze reden handhaaft de Algemene Rekenkamer de onvolkomenheid.

Het management van de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) heeft onvoldoende inzicht in de verschillen tussen de verwachte uitgaven en de daadwerkelijk gerealiseerde uitgaven waardoor er niet tijdig kan worden bijgestuurd. Verder zijn de nieuwe instrumenten om een goede financiële en inhoudelijke afweging te kunnen maken bij huisvestingsvraagstukken, zoals het «vastgoedrekenmodel» en de «beoordelingsmatrix», beperkt ingezet. Dit heeft onder andere tot gevolg gehad dat projecten ten onrechte niet of te laat in uitvoering zijn genomen, omdat onzekerheid bestond over de financiële planning.

Verder moeten de uitgevoerde projecten tijdig geëvalueerd worden hetgeen nu nog onvoldoende gebeurt. Ook de dossiervorming dient nog te verbeteren, omdat veel documenten niet of niet op de juiste plaats in het digitale dossier- en archiefsysteem zijn opgeslagen.

3.4 Personeelsbeheer

We hebben rijksbreed onderzoek gedaan naar het personeelsbeheer. We hebben daarbij gekeken naar:

  • de betrouwbaarheid van de personeels- en salarisadministratie van zowel de ministeries die volledig gebruik maken van de P-Direkt- dienstverlening 6 als de ministeries die daar (nog) niet volledig op aangesloten zijn en alleen gebruik maken van de salarisverwerking of ministeries die een eigen personeels- en salarissysteem hebben;

  • de toepassing van de definitie van inhuur van extern personeel en de juistheid en volledigheid van de beleidsinformatie over de inhuur van extern personeel in het jaarverslag.

Wij hebben in 2010 geen onvolkomenheden aangetroffen in het personeelsbeheer van het Ministerie van BuZa, ook de salarisverwerking was bij dit ministerie op orde.

Betrouwbaarheid personeels- en salarisadministratie

In het onderzoek hebben we gekeken naar de opzet van de volgende processen:

  • verlof;

  • schadevergoeding;

  • inconveniënten.

Naast de opzet is ook de werking van de volgende processen onderzocht:

  • buitengewoon verlof van lange duur zonder behoud van bezoldiging;

  • reis- en verblijfskosten;

  • de afkoop van verlofuren voor meer dan € 10 000;

  • IKAP; 7

  • ontslagmutaties met terugwerkende kracht langer dan drie maanden.

Het Ministerie van BuZa maakte in 2010 alleen gebruik van de salarisverwerking van P-Direkt. Bij ministeries die volledig zijn aangesloten op P-Direkt wordt gewerkt met een zelfbedieningsconcept waarbij medewerkers zelf hun personeelszaken registeren in een internet portaal.

Bij het Ministerie van BuZa zijn de gehanteerde procedures in opzet voldoende voor een goede uitvoering van de processen. Het ministerie heeft voor de onderzochte processen voldoende controles ingebouwd. Deze controleprocedures blijken in de praktijk goed te functioneren. Het Ministerie van BuZa heeft geen specifiek sanctiebeleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik van personele regelingen. Het algemene sanctiebeleid, conform Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR) artikel 80 tot en met 84 is van toepassing.

De betrouwbaarheid van de registratie is onderzocht bij de processen buitengewoon verlof van lange duur zonder behoud van bezoldiging en deelname aan de IKAP-regeling. Uit dit onderzoek blijkt dat de registratie voldoende betrouwbaar is. Ontslagmutaties met een terugwerkende kracht van meer dan drie maanden kwamen bij dit ministerie niet voor.

Gegeven het bovenstaande bevindt het personeelsbeheer van dit ministerie zich, in vergelijking met de andere ministeries, op een goed niveau. Voor een uitgebreidere analyse verwijzen we u naar het rijksbrede rapport Staat van de rijksverantwoording 2010.

Inhuur van extern personeel

De volgende tabel geeft de verhouding weer tussen inhuur van extern personeel, uitbesteding en inbesteding bij het Ministerie van BuZa over het jaar 2010, 2009 en 2008. 8 De Tweede Kamer heeft aan de inhuur van extern personeel van een ministerie een maximum gesteld van 13% van de totale personele uitgaven van het ministerie. 9 De Algemene Rekenkamer heeft over 2010 ook gekeken naar de uitgaven aan inhuur van extern personeel in vergelijking met de andere mogelijkheden die er zijn om extern personeel te verwerven.

 

Uitgaven 2010

Uitgaven 2009

Uitgaven 2008

 

€ (x 1 000)

% totale p-uitgaven

€ (x 1 000)

% totale p-uitgaven

€ (x 1 000)

% totale p-uitgaven

Inhuur van extern personeel

9 922

4,2

12 072

5,1

10 567

4,6

Uitbesteding

22 483

9,5

26 029

11,1

23 229

10,4

Inbesteding

3 242

1,4

2 318

1

2 057

0,9

Uit de tabel blijkt dat het aandeel van de inhuur van extern personeel in de totale personeelsuitgaven in 2010 is afgenomen. Ook de uitgaven aan uitbesteding zijn gedaald, maar blijven fors hoger dan de uitgaven aan de inhuur van extern personeel. De uitgaven aan inbesteding laten een stijgende lijn zien.

Het ministerie past de definitie van inhuur van extern personeel juist toe en voldoet aan de norm voor inhuur van extern personeel. Het aandeel van de uitgaven aan inhuur van extern personeel op de totale personeelsuitgaven is in vergelijking met dat van andere ministeries laag.

3.5 Overige onderdelen van de bedrijfsvoering

Naast het onderzoek naar het financieel beheer en het materieelbeheer hebben wij ook onderzoek gedaan naar andere onderdelen van de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuZa. In deze onderdelen van de bedrijfsvoering merken wij de bezetting van vertrouwensfuncties niet langer aan als onvolkomenheid, maar blijft de onvolkomenheid archief- en dossierbeheer (§ 3.5.1) bestaan. Verder hebben wij onderzoek gedaan naar de begrotingscyclus voor het ontwikkelingsbeleid. Naar aanleiding van dit onderzoek hebben wij aandacht gevraagd voor de focus en samenhang in dit beleid (§ 3.5.2).

3.5.1 Onvolkomenheid archief- en dossierbeheer

In 2009 constateerden wij dat de archieven op de posten onvoldoende op orde waren en dat de toezichthoudende taak van de Directie Documentaire Informatievoorziening (DDI) vooral adviserend en ondersteunend was. In 2010 is het archief- en dossierbeheer onvoldoende verbeterd. Om deze reden handhaaft de Algemene Rekenkamer de onvolkomenheid.

Het ministerie kent een loopbaansysteem met veel overplaatsingen. Medewerkers rouleren regelmatig, dus de archieven en dossiers zijn belangrijk voor het institutionele geheugen van het ministerie.

Een goed archief- en dossierbeheer zijn bij het Ministerie van BuZa dan ook van groot belang. Wij hebben vastgesteld dat DDI ook in 2010 haar toezichthoudende taak vooral adviserend en ondersteunend heeft ingevuld. DDI beschikt niet over een voor de uitoefening van de toezichthoudende taak toegerust managementinformatiesysteem, waardoor het management onvoldoende inzicht heeft in het archief- en dossierbeheer op de posten. Verder heeft DDI geen procedure hoe om te gaan met geconstateerde tekortkomingen in het archief- en dossierbeheer op een post waardoor een ongewenste situatie voor een langere periode kan blijven bestaan. Daarnaast blijkt uit de rapporten van de interne inspectiedienst (Inspectie en Evaluatie Bedrijfsvoering) van het ministerie dat het archief- en dossierbeheer op de posten ten opzichte van 2009 niet is verbeterd.

3.5.2 Focus en samenhang in ontwikkelingsbeleid

In 2010 hebben wij in een brief aan de Tweede Kamer geconcludeerd dat het beleid voor ontwikkelingssamenwerking zich kenmerkt door een veelheid van doelen (AR, 2010b). Doordat vorige kabinetten wel nieuwe prioriteiten benoemden, maar niet aangaven aan welke onderwerpen geen of minder aandacht werd geschonken was sprake van een opeenstapeling van ambities. Ook gaven wij aan dat in het ontwikkelingsbeleid de keuzen over de inzet van kanalen en instrumenten matig was onderbouwd en dat onvoldoende duidelijk was tot hoever de ministeriële verantwoordelijkheid reikte. We bevalen aan meer focus in het beleid aan te brengen en de samenhang tussen doelen en instrumenten te verduidelijken. De transparantie van het beleid neemt hierdoor toe en er ontstaan ook betere condities om het lerend vermogen van het ministerie te versterken.

Het kabinet-Rutte/Verhagen zet nadrukkelijk in op het versterken van de focus. Zo is gekozen voor vier speerpunten en zijn naast prioriteiten ook posterioriteiten benoemd. Verder heeft het kabinet aangegeven het aantal partnerlanden van 33 terug te brengen naar 15 (BuZa, 2011b). Ook werkt het kabinet aan een betere samenhang in het beleid. Het is voornemens beleidskeuzen beter te onderbouwen en de kanalen een uitvoeringsgericht karakter te geven. Wij zullen de ontwikkelingen op dit beleidsveld de komende jaren volgen en de Tweede Kamer hierover periodiek informeren.

3.6 Oordeel over totstandkoming informatie over de bedrijfsvoering

Oordeel

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van BuZa is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

4 FINANCIËLE INFORMATIE

In dit hoofdstuk staan onze oordelen over de financiële informatie in het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van BuZa.

4.1 Oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag

Oordeel

De financiële informatie in het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van BuZa voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de norm.

Het totaalbedrag van de geconstateerde fouten en onzekerheden blijft onder de tolerantiegrens voor financiële informatie in het jaarverslag als geheel.

Het jaarverslag is overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften opgesteld.

Het bedrag aan verplichtingen omvat in totaal € 264,6 miljoen aan overschrijdingen op de begrotingsartikelen 1 en 4. Het bedrag aan uitgaven omvat € 51,7 miljoen aan overschrijdingen op begrotingsartikel 4, 5, 6 en 11. Gaan de Staten-Generaal niet akkoord met de hiermee samenhangende slotwetmutaties, dan moeten wij ons oordeel over de financiële informatie mogelijk herzien.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden staat in de bijlage van dit rapport.

Naleving Europese aanbestedingsregels

Wij zijn nagegaan in hoeverre het ministerie de Europese aanbestedingsregels naleeft. Wij hebben vastgesteld dat bij het Ministerie van BuZa in 10 gevallen met een totaalbedrag van € 3,6 miljoen deze regels niet zijn nageleefd. De fouten hebben met name betrekking op ICT-diensten.

4.2 Oordeel over de saldibalans en toelichting

De saldibalans is een overzicht van de posten die aan het eind van het jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen. Bij de saldibalans hoort een toelichting waarin nadere informatie wordt verstrekt over de afzonderlijke posten op deze balans. Wij onderzoeken of de informatie op de saldibalans rechtmatig tot stand is gekomen, deugdelijk is weergegeven en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

Oordeel

De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van BuZa voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

In 2010 heeft het Ministerie van BuZa voor een bedrag van € 3 447 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij zijn van oordeel dat de afgerekende voorschotten voldoen aan de gestelde eisen.

Het totaalbedrag van alle geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten blijft ook onder de tolerantiegrens voor de saldibalans als geheel.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden staat in de bijlage van dit rapport.

4.3 Overzicht per begrotingsartikel

Het volgende overzicht toont per begrotingsartikel waar fouten of onzekerheden zijn geconstateerd in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave van de inning en besteding van de middelen. Daarnaast toont het overzicht de geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering bij het Ministerie van BuZa en laat het zien voor welke artikelen deze geconstateerde onvolkomenheden gevolgen kunnen hebben, bijvoorbeeld op het gebied van rechtmatigheid en betrouwbaarheid van gegevens.

5 REACTIE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

De minister van BuZa heeft op 2 mei 2011 gereageerd op ons Rapport bij het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Hieronder volgt de integrale tekst van de reactie (§ 5.1). De reactie staat ook op onze website: www.rekenkamer.nl. De reactie gaf ons aanleiding tot een nawoord (§ 5.2).

5.1 Reactie minister

«Onder verwijzing naar uw brief van 15 april 2011 reageer ik op uw bevindingen uit het «Rapport bij het Jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken».

Ik ben zeer verheugd met het oordeel van de Algemene Rekenkamer dat het ministerie in het afgelopen jaar duidelijke verbeteringen op het gebied van bedrijfsvoering heeft gerealiseerd. Dankzij de niet aflatende inspanningen van betrokken medewerkers op het departement is het aantal onvolkomenheden teruggebracht. Het voorschottenbeheer, het toezicht op het NIMD, het beheer van het proces rond vliegtickets en de bezetting van vertrouwensfuncties worden niet langer als onvolkomenheid aangemerkt.

U signaleert verbeteringen in het bedrijfsvoeringsproces met betrekking tot «huisvesting buitenland». Dit geldt in het bijzonder voor de bedrijfsvoering van het reguliere onderhoud en de huur van dienstwoningen. Daarmee blijft de verdere verbetering van de beheersing van bouwprojecten in het buitenland over als onvolkomenheid. Ik hecht er aan te benadrukken dat er geen projecten zijn die ten onrechte niet of te laat in uitvoering zijn genomen. Er is sprake van nauwkeuriger raming van uitgaven en toepassing van nieuwe instrumenten binnen het bedrijfsvoeringsproces. Ook op het vlak van het tijdig evalueren van uitgevoerde projecten is een inhaalslag gemaakt. Ik verwacht dan ook dat deze onvolkomenheid in de loop van 2011 opgelost zal worden.

Ten aanzien van het archief- en dossierbeheer stelt u dat er in 2010 nog onvoldoende verbetering is gerealiseerd. In de bestuurlijke reactie naar aanleiding van het Rapport bij het Jaarverslag 2009 is expliciet aangegeven dat de uitrol «digitaal archiveren» in het vierde kwartaal van 2010 zou plaatsvinden. Het is in dit stadium nog te vroeg om de effecten er van te beoordelen en daar conclusies aan te verbinden. Recente gegevens laten overigens zien dat het dossierbeheer op negentig procent van de posten op orde is.

Feit is dat de directie Documentaire Informatievoorziening (DDI) een ondersteunende en adviserende rol heeft richting posten. Sinds 2009 is een aantal maatregelen genomen om de monitoring van archivering op de posten te verbeteren, waaronder het samenvoegen en standaardiseren van statusrapportages, overdrachts- en risicoanalyseformulieren.

Vanaf 2011 zal een overall managementrapportage over het archiefbeheer bij de posten jaarlijks bij het Audit Committee neergelegd worden. De toezichthoudende rol van DDI zal hiermee worden versterkt. Publicatie in samenhang met andere bedrijfsvoerings-rapportages zal het effect vergroten.

Wat betreft de bruikbaarheid van de beleidsinformatie gaat de Rekenkamer in op beleidsartikel 5 (operationele doelstelling 2). Ik onderschrijf het belang om de effectiviteit van beleid inzichtelijk te maken. Het ministerie heeft dan ook waar mogelijk en betekenisvol de resultaten van beleid in het Jaarverslag inzichtelijk gemaakt. Tegelijk dient erkend te worden dat juist op het terrein van ontwikkelingssamenwerking er beperkingen bestaan ten aanzien van de informatie over de uitvoering van beleid. Zo is Nederland doorgaans één van de vele partners die in ontwikkelingslanden samenwerken bij de inzet op resultaat. Verder geldt dat gegevens (en daarom dus ook prestatie-indicatoren) niet altijd beschikbaar zijn. Het ministerie onderkent deze beperkingen en zal, in lijn met het door de Rekenkamer gestelde, blijven werken aan het verbeteren van de presentatie en onderbouwing van beleidsinformatie.»

5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer

De minister geeft in zijn reactie aan dat de onvolkomenheid huisvesting buitenland naar verwachting in 2011 zal worden opgelost. De opvatting van de minister dat er geen projecten zijn die ten onrechte niet of te laat in uitvoering zijn genomen delen wij niet. Als gevolg van onvoldoende inzicht gedurende 2010 zijn verschillende projecten wegens financiële krapte doorgeschoven naar volgende jaren, terwijl achteraf bleek dat er sprake was van een relatief grote onderuitputting.

De kwaliteit van de ramingen dient nog te worden verbeterd.

De minister geeft aan dat DDI een ondersteunende en adviserende rol heeft richting de posten. Wij benadrukken dat DDI naast de ondersteunende en adviserende rol ook een toezichthoudende taak heeft, zoals ook is opgenomen in de Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009. Wij zullen de effecten van de maatregelen die de minister heeft getroffen om het archief- en dossierbeheer op orde te brengen blijven volgen.

AUDIT ACTIELIJST

De Audit Actielijst (AAL) laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat het Ministerie van BuZa actie moet ondernemen. De lijst vermeldt ook welke maatregelen de minister heeft aangekondigd om de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd, op te lossen. 10

Eerste jaar constatering, artikel en bedrag

Stand van zaken en conclusie

Aanbeveling

Toezegging minister

Meer informatie

1 Huisvesting buitenland

2004

Artikel 11

€ 64 mln.

Toezicht door DHF op beheersing van nieuw- en inbouwprojecten is niet voldoende. Projectevaluaties dienen tijdig te worden uitgevoerd.

• Voer toezicht uit op basis van juiste, tijdige en volledige informatie.

• Voer projectevaluaties tijdig uit.

De minister verwacht dat de onvolkomenheid in 2011 wordt opgelost.

§ 3.3.1

2 Archief- en dossierbeheer

2005

Totale begroting

DDI vult haar toezichthoudende rol onvoldoende in waardoor DDI onvoldoende inzicht heeft in het archief- en dossierbeheer op de posten. DDI beschikt niet over een formele procedure om geconstateerde tekortkomingen snel op te lossen.

• Ontwikkel een voor de uitoefening van de toezichthoudende taak toegerust managementinformatiesysteem.

• Implementeer een procedure om geconstateerde tekortkomingen bij posten efficiënt en effectief te kunnen oplossen.

De minister zal de toezichthoudende rol van DDI versterken.

§ 3.5.1

BIJLAGE OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2010 VAN HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN (V)

Het totale overzicht van fouten en onzekerheden in deze bijlage bestaat uit de volgende tabellen:

  • A Verplichtingen

  • B/C Uitgaven + ontvangsten

  • B Uitgaven

  • C Ontvangsten

  • D Baten-lastendiensten

  • E Saldibalans

  • F Afgerekende voorschotten

We nemen alleen die tabellen (hierboven vet gedrukt) op over de onderdelen waarin we fouten en/of onzekerheden hebben geconstateerd.

A. Verplichtingen (€ x 1 000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Tolerantie overschreden?

Onzekerheid over volledigheid

   

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

   

Beleidsartikelen

        

1

Versterking internationale rechtsorde en eerbiediging mensenrechten

111 845

 

2

Grotere veiligheid en stabiliteit, effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur

762 397

90

90

nee

3

Versterkte Europese samenwerking

6 090 076

 

4

Meer welvaart, eerlijkere verdeling en minder armoede

2 071 129

 

5

Toegenomen menselijke ontplooiing en sociale ontwikkeling

2 719 802

411

411

nee

6

Beter beschermd en verbeterd milieu

182 605

11 813

11 813

nee

7

Welzijn en veiligheid van Nederlanders in het buitenland en regulering van personenverkeer

29 976

424

424

nee

8

Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten Nederland

83 534

180

180

nee

          

Niet-beleidsartikelen

        

9

Geheim

0

 

10

Nominaal en onvoorzien

5

 

11

Algemeen

769 094

4 185

799

4 984

nee

Totaal

 

12 820 463

16 178

1 313

411

  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.

Post

  

Fout

     
 

Totaal individuele fouten

  

0

     
          
 

Totaal verplichtingen

12 820 463

       
 

Procentuele fout

0,14%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,00%

Tolerantiegrens niet overschreden

B/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1 000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag 1

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Tolerantie overschreden?

Onzekerheid over volledigheid

   

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

   

Beleidsartikelen

        

1

Versterking internationale rechtsorde en eerbiediging mensenrechten

109 081

10 560

10 560

nee

2

Grotere veiligheid en stabiliteit, effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur

855 894

9 023

9 023

nee

3

Versterkte Europese samenwerking

6 816 131

 

4

Meer welvaart, eerlijkere verdeling en minder armoede

1 018 891

6 036

6 036

nee

5

Toegenomen menselijke ontplooiing en sociale ontwikkeling

1 548 022

4 227

4 227

nee

6

Beter beschermd en verbeterd milieu

347 430

6 190

1 388

7 578

nee

7

Welzijn en veiligheid van Nederlanders in het buitenland en regulering van personenverkeer

67 634

45

799

844

nee

8

Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten Nederland

63 046

35

20

55

nee

          

Niet-beleidsartikelen

        

9

Geheim

27

10

Nominaal en onvoorzien

5

11

Algemeen

863 807

1 487

972

10 426

12 885

nee

 

Totaal

11 689 968

37 603

1 791

11 814

  

X Noot
1

Uitsplitsing van het verantwoord bedrag naar uitgaven en ontvangsten vindt plaats in bijlagen B en C

(1)

Totaal Uitgaven en Ontvangsten

11 689 968

Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten

 

Procentuele fout

0,34%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,10%

Tolerantiegrens niet overschreden

          

(2)

Totaal

11 691 207

Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastendiensten

 

Procentuele fout

0,34%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,10%

Tolerantiegrens niet overschreden

B. Uitgaven (€ x 1 000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Tolerantie overschreden?

Onzekerheid over volledigheid

   

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

   

Beleidsartikelen

        

1

Versterking internationale rechtsorde en eerbiediging mensenrechten

109 081

10 560

10 560

nee

2

Grotere veiligheid en stabiliteit, effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur

854 810

9 023

9 023

nee

 

3

Versterkte Europese samenwerking

6 239 635

 

4

Meer welvaart, eerlijkere verdeling en minder armoede

1 007 683

6 036

6 036

nee

5

Toegenomen menselijke ontplooiing en sociale ontwikkeling

1 548 022

4 227

4 227

nee

6

Beter beschermd en verbeterd milieu

347 430

6 190

1 388

7 578

nee

7

Welzijn en veiligheid van Nederlanders in het buitenland en regulering van personenverkeer

25 845

45

799

844

nee

8

Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten Nederland

62 124

35

20

55

nee

          

Niet-beleidsartikelen

        

9

Geheim

27

 

10

Nominaal en onvoorzien

5

 

11

Algemeen

788 802

1 481

972

10 426

12 879

nee

 

Totaal

10 983 464

37 597

1 791

11 814

  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.

Post

  

Fout

     
 

Totaal individuele fouten

  

0

     
          
 

Totaal uitgaven

10 983 464

       
 

Procentuele fout

0,36%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,11%

Tolerantiegrens niet overschreden

C. Ontvangsten (€ x 1 000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Tolerantie overschreden?

Onzekerheid over volledigheid

   

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

   

Beleidsartikelen

        

1

Versterking internationale rechtsorde en eerbiediging mensenrechten

 

2

Grotere veiligheid en stabiliteit, effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur

1 084

 

3

Versterkte Europese samenwerking

576 496

 

4

Meer welvaart, eerlijkere verdeling en minder armoede

11 208

 

5

Toegenomen menselijke ontplooiing en sociale ontwikkeling

 

6

Beter beschermd en verbeterd milieu

 

7

Welzijn en veiligheid van Nederlanders in het buitenland en regulering van personenverkeer

41 789

 

8

Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten Nederland

922

 

          

Niet-beleidsartikelen

        

9

Geheim

 

10

Nominaal en onvoorzien

 

11

Algemeen

75 005

6

6

nee

 

Totaal

706 504

6

  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.

Post

  

Fout

     
 

Totaal individuele fouten

  

0

     
          
 

Totaal ontvangsten

706 504

       
 

Procentuele fout

0,00%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,00%

       
E. Saldibalans (€ x 1 000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Onzekerheid over volledigheid

   

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

  

3

Liquide middelen

43 426

5

Uitgaven buiten begrotingsverband

12 924

143

143

6

Ontvangsten buiten begrotingsverband

11 076

7

Openstaande rechten

8

Extra-comptabele vorderingen

1 187 286

424

424

9

Extra-comptabele schulden

10

Voorschotten

5 135 267

25 379

25 379

11

Garantieverplichtingen

2 342 584

2 588

2 588

12

Openstaande verplichtingen

10 493 957

3 902

79 736

83 638

13

Deelnemingen

69 101

 

Totaal beoordeeld

19 295 621

32 436

79 736

 

 

(De tolerantiegrens wordt afgeleid van totaal beoordeeld)

  
 

Totaal saldibalans

19 295 621

      
 

Procentuele fout

0,17%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,41%

Tolerantiegrens niet overschreden

F. Afgerekende voorschotten (€ x 1 000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Tolerantie overschreden?

Onzekerheid over volledigheid

   

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

   
 

Totaal afgerekende voorschotten 2010

3 447 173

20 473

1 388

21 861

nee

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

AAL

Audit Actielijst

AIVD

Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst

AO/IC

Administratieve Organisatie en Interne Controle

ARAR

Algemeen Rijksambtenarenreglement

BuZa

(Ministerie van) Buitenlandse Zaken

BZK

(Ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CBI

Centrum tot bevordering van inkoop uit ontwikkelingslanden

CW 2001

Comptabiliteitswet 2001

DDI

Directie Documentaire Informatievoorziening

DHF

Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken

DMH

Directie Mensenrechten, Goed bestuur en Humanitaire hulp

DSO

Directie Sociale Ontwikkeling

EU

Europese Unie

FEZ

(Directie) Financieel Economische Zaken

HBBZ

Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken

IKAP

Individuele keuze in het ArbeidsvoorwaardenPakket

NIMD

Nederlands Instituut voor Meerpartijendemocratie

OS-posten

Ontwikkelingssamenwerkingsposten

POI

Programma Onderzoek en Innovatie

SRGR

Seksuele en reproductieve gezondheid en rechten

RSO

Regional Support Office

VGB

Verklaring van geen bezwaar

Wvo

Wet veiligheidsonderzoeken

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.

LITERATUUR

Publicaties

Algemene Rekenkamer (2010a). Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V). Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 32 360 V, nr. 2. Den Haag: Sdu.

Algemene Rekenkamer (2010b). Aandachtpunten voor transparantie van en verantwoording over de middelen voor ontwikkelingssamenwerking, 7 oktober 2010.

BuZa (2011a). Extern beheersonderzoek NIMD. Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 500 V, nr. 128. Den Haag: Sdu.

BuZa (2011b). Focusbrief van de Staatsecretaris van Buitenlandse Zaken over ontwikkelingssamenwerking. Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 605, nr. 2. Den Haag: Sdu.

Tweede Kamer (2009a). Motie van het lid Van Bommel bij de behandeling van de slotwet en het jaarverslag Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008. Tweede Kamer, vergaderjaar 2008–2009, 31 924 V, nr. 5. Den Haag: Sdu.

Tweede Kamer (2009b). Gewijzigde motie van de leden Van Bommel en Gill’ard (ter vervanging van die gedrukt onder nr. 6) bij de behandeling van de slotwet en het jaarverslag Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008. Tweede Kamer, vergaderjaar 2008–2009, 31 924 V, nr. 10. Den Haag: Sdu.

Wet- en regelgeving

Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009. Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 26 mei 2009 tot vaststelling van regels voor het beheer van archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Comptabiliteitswet 2001. Wet van 13 juli 2002 tot vaststelling van de Wet inzake het beheer van de financiën van het Rijk.

Baseline financieel en materieel beheer, 2e herziene druk, 2003.

Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2010.

Regeling Verlening Voorschotten 2007. Regeling van de minister van Financiën van 21 november 2007 inzake het verlenen van voorschotten door het Rijk.

Wet veiligheidsonderzoeken. Wet van 10 oktober 1996, houdende regelen inzake het verrichten van veiligheidsonderzoeken.


X Noot
1

In 2000 hebben de lidstaten van de Verenigde Naties afgesproken de acht millenniumdoelen te realiseren voor 2015:

1: Extreme armoede en honger zijn uitgebannen.

2: Alle jongens en meisjes gaan naar school en maken die af.

3: Mannen en vrouwen hebben dezelfde rechten.

4: Kindersterfte is sterk afgenomen.

5: Er sterven minder vrouwen door zwangerschap.

6: De verspreiding van ziektes als AIDS en malaria is gestopt.

7: Er leven meer mensen in een duurzaam leefmilieu.

8: Er is meer eerlijke handel, schuldverlichting en hulp.

X Noot
2

De IS-Academie is in 2005 gestart om de betrekkingen tussen de academische wereld en beleidsmakers op het terrein van internationale samenwerking te verbeteren en te versterken. Het doel van de IS-Academie is kwaliteitsverbetering van het internationale samenwerkingsbeleid en draagvlakversterking voor in het bijzonder ontwikkelingssamenwerking.

X Noot
3

Een undercut is het besluit van een EU-lidstaat om een wapenexportvergunning af te geven voor militaire goederen terwijl een ander land dit geweigerd heeft.

X Noot
4

Een groep van staten, VN-organisaties, het Internationale Rode Kruiscomité, de Cluster Munition Coalition en andere humanitaire organisaties kwamen bijeen in Oslo op 22-23 februari 2007 om te bespreken hoe de humanitaire problemen veroorzaakt door clustermunitie effectief aangepakt kunnen worden.

X Noot
5

In het overzicht bedrijfsvoering onderscheiden wij verschillende elementen van de bedrijfsvoering, zoals het beheer van subsidies of eigendommen. Met een beheerdomein doelen wij op het beheer van een element van de bedrijfsvoering waarvoor een organisatieonderdeel verantwoordelijk is. Elk beheerdomein komt overeen met één cel in het overzicht bedrijfsvoering.

X Noot
6

P-direkt is het centrale personeels- en salarissysteem onder beheer van het Ministerie van BZK, waar alle departementen, met uitzondering van het Ministerie van Defensie, gebruik van (gaan) maken.

X Noot
7

Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaardenpakket. Het betreft een regeling waarmee de werknemer een deel van de arbeidsvoorwaarden zelf (fiscaal voordeliger) kan invullen.

X Noot
8

Onder inhuur van extern personeel verstaan we: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de rijksoverheid in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, waarop door de opdrachtgever mede gestuurd wordt. Onder uitbesteding verstaan we het uitbesteden van taken aan een marktpartij. Bij uitbesteding wordt een product opgeleverd, waarbij de opdrachtgever niet stuurt op de wijze waarop het product tot stand komt. Bij uitbesteden wordt een opdracht geplaatst, waarbij resultaatafspraken worden gemaakt, zonder dat er door de opdrachtgever op de inzet van specifieke capaciteiten wordt gestuurd. Onder inbesteding verstaan we het laten verrichten van taken door gemeenschappelijke voorzieningen binnen de (rijks)overheid. Dit wordt ook wel aangeduid met ‘dienstverlening overheid’.

X Noot
9

De norm van 13% geldt vanaf 2009. Over 2008 moesten de ministeries die boven de 13% inhuur van extern personeel uitkwamen deze overschrijding toelichten in het jaarverslag.

X Noot
10

De Algemene Rekenkamer kan op grond van de Comptabiliteitswet 2001 artikel 88 en 89 eventueel bezwaar maken tegen alle onvolkomenheden in het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties.