29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 327 BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN EN DE STAATSSECRETARISSEN VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 22 mei 2023

Afgelopen donderdag 18 mei jl. heeft RTL Nieuws aandacht besteed aan een recentelijk opgeleverd extern adviesrapport over de mate waarin het Ministerie van Financiën voldoet aan de Archiefwet1. Hierbij kwam de vraag naar voren of dit stuk eerder had moeten worden gedeeld met uw Kamer. Dit rapport, de zogenaamde fit-gap analyse Archiefwet, is op 11 april j.l. aangeboden door het adviesbureau BECIS | DIOR. Dit rapport is in opdracht van het Ministerie van Financiën opgesteld en op 26 april j.l., samen met een managementreactie (aan de bestuursraad van het ministerie) over de beoogde opvolging daarvan, in overeenstemming met de rijksbrede afspraken binnen 28 dagen openbaar gemaakt op rijksoverheid.nl. Dit is niet ongebruikelijk; niet elk extern rapport wordt tegelijkertijd met publicatie aan uw Kamer aangeboden.

Het rapport dient als bouwsteen om de nodige stappen te zetten naar het voldoen aan de Archiefwet en is daarmee primair voor intern gebruik bedoeld. Aan uw Kamer is eerder toegezegd dat voor het komende zomerreces zal worden ingegaan op de verbetering van de informatiehuishouding en -voorziening. Het mag hierbij duidelijk zijn dat, gezien de cruciale rol van de Archiefwet in deze, hierbij ook specifiek wordt ingegaan op dit rapport en deze daarmee ook aan uw Kamer wordt aangeboden, voorzien van een reactie. In deze brief informeren wij u daarom over de achtergrond en de voorgestane wijze waarop uw Kamer hierover wordt geïnformeerd.

Belang en onze ambitie

Sinds de kabinetsreactie op het rapport «Ongekend onrecht» zijn er stappen gezet om de informatiehuishouding te verbeteren en zoveel mogelijk openheid te bieden. De Parlementaire ondervragingscommissie (hierna: POK) heeft ons overduidelijk geleerd wat er mis kan gaan als de informatievoorziening naar maatschappelijke doelgroepen als burgers, bedrijven, belangengroepen en uw Kamer niet op orde is. In verschillende debatten is hier uitgebreid bij stilgestaan. Uw Kamer wordt hierover periodiek via rijksbrede programma Open Overheid geïnformeerd. Gezien de specifieke situatie hebben wij in onze brief van 21 december 2022 toegezegd dat u in aanvulling daarop halverwege 2023 ook inzicht over de verbeteringen binnen het Ministerie van Financiën ontvangt2, 3, 4.

Vraagstelling

Het rapport beschouwt de actuele situatie begin 2023 ten aanzien van de archieven rond de zogeheten «beleids- en ondersteunende processen», meer specifiek de bestuurlijke processen, parlementaire enquêtes en het openbaarmakingsproces in het kader van de Woo. Het rapport is bedoeld om te anticiperen op de nieuwe Archiefwet 2021.

De Archiefwet 2021 bevindt zich in de parlementaire fase. Het rapport onderzoekt de mate waarin momenteel aan de huidige Archiefwet 1995 wordt voldaan, alsook welke aanvullende inspanningen nodig zijn om te gaan voldoen aan de Archiefwet 2021. Met een externe analyse wordt beter duidelijk of, en zo ja welke, aanvullende verbeterprojecten nodig zijn. De vraagstelling, en daarmee de opdracht aan het externe adviesbureau, is er primair op gericht om te zorgen dat het Ministerie van Financiën straks daadwerkelijk voldoet aan de nieuwe Archiefwet. Een opgave waarvan ook wij weten dat deze fors zal zijn.

Kern rapport

Het rapport geeft aan dat het Ministerie van Financiën op dit moment niet volledig voldoet aan de Archiefwet. De mate waarin verschilt per organisatieonderdeel. Voor heel het Ministerie van Financiën, inclusief Belastingdienst, Toeslagen en Douane, geldt dat er beperkte compliance is op het totaal van de aanwezige informatie binnen de eerder genoemde processen. Er is een versnipperd landschap van vindplaatsen van informatie en er is matig inzicht op archiefwaardige informatie. Dit bemoeilijkt in de dagelijkse praktijk de afhandeling van informatieverzoeken (Woo), parlementaire enquêtes, parlementaire onderzoeken en Kamervragen. Het Ministerie van Financiën moet daarom toewerken aan merkbare resultaten in de praktijk, door de grote hoeveelheden informatie op te schonen, te ontdubbelen en te voorzien van metadata. Het rapport geeft ook aan dat de tientallen huidige en geplande verbeterprojecten, mits deze tijdig en ordelijk worden uitgevoerd, ons hier gaan brengen.

Aansturing verbetering

Rijksbreed is de invoering van de nieuwe Archiefwet onderdeel van het interdepartementale programma Open Overheid. De Kamer wordt in beginsel halfjaarlijks via deze weg geïnformeerd. Als opvolging van het Generiek Actieplan Open Op Orde dat direct na de Kabinetsreactie op de POK is gestuurd, is uw Kamer op 20 juli 2022 (Kamerstuk 29 362, nr. 310) geïnformeerd over de programma- en actieplannen per overheidsonderdeel als mede de volwassenheidsmeting informatiehuishouding 2021, de zogenaamde nulmeting. Binnenkort wordt dit gevolgd door de (geactualiseerde) versie van het Generiek Actieplan en de volwassenheids-metingen over 2022. Bij het Ministerie van Financiën is het programma Open Overheid gespiegeld met het departementale programma Informatie Op Orde 2021–2026 dat de voortgang van de verbetermaatregelen monitort en hier maandelijks over rapporteert aan de bestuursraad. Gezien de omvang en aard van de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane is aldaar voorzien in een eigen toegerust (deel)programma. De voortgang van deze (deel)programma’s wordt ook via het programma Informatie Op Orde maandelijks gerapporteerd aan de bestuursraad.

Voorgestane opvolging

Aan uw Kamer is eerder toegezegd dat voor het komende zomerreces zal worden ingegaan op de verbetering van de informatiehuishouding en -voorziening. Het mag hierbij duidelijk zijn dat, gezien de cruciale rol van de Archiefwet in deze, hierbij ook specifiek wordt ingegaan op dit rapport.

Tot slot

De verbetering van de informatiehuishouding als basis voor de informatievoorziening naar maatschappelijke doelgroepen en specifiek uw Kamer vinden wij cruciaal om onze belofte van transparantie waar te maken. Daarom is een stevig en ambitieus programma ingezet. We realiseren dat dit een lange adem vergt.

De Minister van Financiën, S.A.M. Kaag

De Staatssecretaris van Financiën, M.L.A. van Rij

De Staatssecretaris van Financiën, A. de Vries

Naar boven