27 859 Modernisering Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

25 764 Reisdocumenten

Nr. 166 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 8 november 2022

Met deze brief en bijgaande rapporten informeer ik u over de uitkomsten van de zelfevaluaties voor de Basisregistratie Personen (BRP) bij gemeenten uit 2021 en de zelfevaluatie Reisdocumenten uit 2021 bij gemeenten en Openbare Lichamen.

Deze onderzoeken hebben in de periode van 1 juli 2021 t/m 31 december 2021 plaatsgevonden.

Ik informeer u hierbij ook over de stand van zaken van de door mijn ambtsvoorganger aangekondigde vervolgstappen ter verbetering van de zelfevaluaties, het toezicht en kwaliteitsverbetering¹.

De zelfevaluaties dienen als kwaliteitsinstrument voor de gemeenten zelf. Het doel van de zelfevaluatie is om gemeenten inzicht te geven in of de werkprocessen conform wet- en regelgeving zijn ingericht en om inzicht te geven in de kwaliteit van gegevens in de gemeentelijke bestanden van de BRP.

Deze zelfevaluaties zijn wettelijk verplicht en worden sinds 2014 jaarlijks uitgevoerd. Dit gebeurt door het invullen van een vragenlijst over de inrichting, werking en beveiliging van processen. De vragen zijn verdeeld in zes thema’s. Vijf thema’s bevatten vragen volgend uit wet- en regelgeving en zijn gericht op verplichtingen. In het zesde thema zijn de vragen ondergebracht naar aanvullende, aanbevolen kwaliteitsmaatregelen, niet direct volgend uit wet- en regelgeving. Voor de BRP wordt daarnaast gecontroleerd op de kwaliteit van de gegevens.

Resultaat Zelfevaluatie BRP 2021

In het rapport BRP staan de uitkomsten van het onderzoek van 2021. De uitkomsten kunnen niet goed vergeleken worden met voorgaande jaren, omdat de onderzoeksvragen elk jaar worden geactualiseerd. Duidelijk is wel dat in algemene zin een licht stijgende lijn waarneembaar is in de gemiddelde resultaten van de zelfevaluatie BRP in de jaren 2018–2021.

Kwaliteit van processen en gegevens BRP

De ingevulde vragenlijsten van de gemeenten geven het beeld dat de processen bij de gemeenten grotendeels voldoen aan de eisen die volgen uit wet- en regelgeving. Ten opzichte van voorgaande jaren is een licht stijgende lijn te zien.

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) controleert, door middel van een bestandscontrole, de administratieve kwaliteit van de in de BRP geregistreerde persoonsgegevens. De uitkomst van de bestandscontrole maakt deel uit van de gemeentelijke verantwoording over de BRP. Elf gemeenten scoren op een of meer foutklassen in de algemene en administratieve gegevens onder de vastgestelde normen. Daarnaast voerden de gemeenten een kwaliteitscontrole uit op basis van een gerichte steekproef waarbij naar rato van de gemeentegrootte een aantal ingewikkelde mutaties in de BRP is geselecteerd. De gemeenten controleerden van deze mutaties de BRP-gegevens aan de hand van brondocumenten en controleerden het volgen van de procedures in de registratie. In 88% van de gecontroleerde dossiers zijn geen afwijkingen geconstateerd. Dit betekent niet dat bij de overige 12% van de dossiers de geregistreerde persoonsgegevens onjuist zijn, omdat voor een groot deel administratieve afwijkingen en procedurefouten worden gemeld. Het resultaat van de inhoudelijke controle aan de hand van brondocumenten (88% zonder afwijking) onderschrijft de noodzaak om enerzijds de controles op de inhoud te versterken en anderzijds de normering vast te stellen voor de kwaliteit van de informatievoorziening (beide genoemd in de verbeterpunten).

Resultaat Zelfevaluatie Reisdocumenten 2021

In het rapport Reisdocumenten staan de uitkomsten van het onderzoek in 2021.

De uitkomsten kunnen niet goed vergeleken worden met voorgaande jaren omdat de onderzoeksvragen elk jaar worden geactualiseerd. De gemiddelde resultaten van de zelfevaluatie Reisdocumenten is al enkele jaren constant bij gemeenten. Dit jaar scoorden 63 gemeenten 100%. Dit is een forse stijging ten opzichte van vorig jaar.

De Openbare Lichamen hebben dit jaar aanzienlijk lager gescoord dan vorig jaar. Met de openbare lichamen worden gesprekken gevoerd met een kwaliteitsadviseur van RvIG over verbetering van het resultaat.

Nader onderzoek

RvIG voert jaarlijks namens de Minister een onderzoek uit naar de betrouwbaarheid en zorgvuldigheid van de uitvoering van de zelfevaluaties. In 2022 zijn voor dit onderzoek 90 gemeenten bezocht. Voor de Zelfevaluatie Reisdocumenten zijn 30 gemeenten bezocht voor een onderzoek naar de betrouwbaarheid van de beantwoording van de vragenlijst. Voor de zelfevaluatie BRP zijn 30 gemeenten bezocht voor een onderzoek naar de betrouwbaarheid van de beantwoording van de vragenlijst en nog eens 30 gemeenten voor een onderzoek naar de zorgvuldigheid waarmee de gemeenten het onderdeel inhoudelijke controle van gegevens hebben uitgevoerd. Dit jaar is de selectie risicogericht gedaan. Voor de onderzoeken naar de betrouwbaarheid van de beantwoording van de vragenlijst zijn gemeenten geselecteerd die op een specifiek thema uit de vragenlijst geen 100% score behaalden terwijl de meeste gemeenten wel een 100% score behaalden. Voor het onderzoek naar de zorgvuldigheid van inhoudelijke controle van gegevens zijn 15 gemeenten geselecteerd die bij deze controle geen enkele fout hebben geconstateerd en 15 gemeenten die juist veel fouten hebben gerapporteerd. Op basis van het Nader onderzoek is de conclusie dat de gemeenten de vragenlijsten betrouwbaar beantwoorden en dat het achterblijven van de resultaten vooral ligt in dat die gemeenten zichzelf te streng beoordeeld hebben.

De zorgvuldigheid waarmee de gemeenten het onderdeel inhoudelijke controle van gegevens uitvoeren is onvoldoende gebleken. De oorzaak hiervan ligt vooral in gebrek aan kennis en tijd bij de medewerkers die dit onderdeel uitvoeren.

Opvolging naar aanleiding van het resultaat van de zelfevaluaties BRP en reisdocumenten, monitoring

Naar aanleiding van de resultaten van 2021 is RvIG in het kader van monitoring in contact getreden met gemeenten die gemiddeld op de thema’s onder de 87% scoorden. Hierbij wordt, in het kader van een achterblijvend resultaat door accountmanagers van RvIG met gemeenten besproken of en hoe de resultaten kunnen worden verbeterd. Soms ligt het aan kleine punten en is alles verder in orde en is geen verdere monitoring of opvolging nodig, soms wel en dan worden er meerdere gesprekken gevoerd en vindt opvolging plaats en wordt een monitoringsplan opgesteld. RvIG heeft geconstateerd dat de gemeenten de adviezen in het traject goed oppakken en de besproken verbeteringen aanbrengen. Uit de monitoringsgesprekken bleek ook dat veel van de bezochte gemeenten moeite hebben om medewerkers met voldoende kennis te werven en te behouden. Dit monitoren staat los van het traject van Nader Onderzoek.

Stand van zaken verbetermaatregelen

In de brief aan de Tweede Kamer van 16 december 2021² gaf mijn ambtsvoorganger een overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de vijf maatregelen die op 2 december 2019³ aan de Tweede Kamer zijn aangekondigd op basis van de aanbevelingen in het rapport en het onderzoek van VKA naar de effectiviteit van de zelfevaluaties BRP en Reisdocumenten, het «Rapport Inrichten toezicht en kwaliteitsverbetering BRP en Reisdocumenten». Hierbij informeer ik u over de voortgang hiervan en de huidige stand van zaken, alsmede over de stand van zaken met betrekking tot een nieuwe verbetermaatregel met betrekking tot toezicht zoals door mij aangekondigd in de kamerbrief van 8 juli 2022⁴.

• 1. Normering. Het project dat zich richt op het formuleren van toetsbare normen (beheersdoelstellingen) voor de kwaliteit van de informatievoorziening, data en processen is in volle gang:

  • 1. In 2021 is gestart met het Project Verbetering Zelfevaluatie BRP; binnen dit project worden concrete, meetbare normen aan de kwaliteitscriteria en beheersdoelstellingen van de BRP ontwikkeld en getest. Het gaat hierbij om volledigheid, juistheid, tijdigheid en rechtmatigheid.

  • 2. De meetbare normen zullen worden vertaald in beheersmaatregelen en verbeterde vragenlijsten van de Zelfevaluatie BRP, zodat daarmee de kwaliteit van de informatievoorziening, data en processen beoordeeld en verbeterd kan worden.

  • 3. De uitkomsten van de genormeerde vragenlijsten en beheersmaatregelen zullen zich lenen voor een goede horizontale verantwoording⁵ aan college en raad.

  • 4. Na de test en de evaluatie wordt het normenkader vastgesteld en gehanteerd voor de Zelfevaluatie over 2023.

• 2. Verantwoordingsproces. Zoals in de vorige brief aan u reeds gemeld is deze verbetermaatregel afgerond. De termijn voor het verantwoordingsproces is gelijkgetrokken met de ENSIA.

• 3. Verantwoordingsrapportage. In de brief van 21 december 2020 (Kamerstukken 27 859 en 25 764, nr. 151) berichtte mijn ambtsvoorganger u dat de RvIG bij wijze van test een verantwoordingsformulier heeft ontwikkeld met een nieuwe systematiek die uiteindelijk meer in lijn zal zijn met de ENSIA-collegeverklaring. In het nieuwe formulier kan het college van B&W verklaren of de gemeente in control is wanneer het resultaat niet 100% is (het «comply or explain» principe). De proeffase wordt afgerond in 2022 en in 2023 wordt een nieuw verantwoordingsformulier in gebruik genomen voor de verantwoording over het jaar 2022.

• 4. Betrouwbaarheidscontrole. Zoals in de vorige brief aan u reeds gemeld is deze verbetermaatregel afgerond. Inmiddels wordt afwisselend gebruik gemaakt van een aselecte steekproef en risicogerichte selectie van gemeenten voor dit onderzoek.

• 5. Gegevenskwaliteit. Gepland was om in 2020 en 2021 onderzoek ter plekke te doen naar de mogelijke versterking van de gegevensgerichte controles van BRP en Reisdocumenten; dit is toen echter uitgesteld in verband met de coronamaatregelen, zoals is toegelicht in de brief van 16 december 2021. In 2022 is weer gestart met nader onderzoek naar de uitvoering van de controle op de gegevenskwaliteit. De selectie van gemeenten is hierbij risico gedreven gedaan zoals bij de betrouwbaarheidscontrole naar de vragenlijsten.

Over de voortgang van de verbetermaatregelen informeer ik u opnieuw in het najaar van 2023, tegelijk met de rapportages over de uitkomsten van de zelfevaluaties BRP en Reisdocumenten 2022.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, A.C. van Huffelen

---

1 Toezicht en kwaliteitsverbetering Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten, Kamerstukken 27 859 en 25 764, nr. 144, 2 december 2019.

2 Zelfevaluaties Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten 2020, Kamerstukken 27 859 en 25 764, nr. 156, 16 december 2021.

3 Toezicht en kwaliteitsverbetering Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten, Kamerstukken 27 859 en 25 764, nr. 144, 2 december 2019.

4 Kamerstukken 25 764 en 29 911, nr. 137, 8 juli 2022.

5 Horizontaal toezicht: In deze brief is dit het toezicht waarbij de gemeente zich verantwoordt aan de burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad.