27 859 Modernisering Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

25 764 Reisdocumenten

Nr. 151 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 december 2020

Met deze brief en bijgaande rapporten¹ informeer ik u over de uitkomsten van de zelfevaluaties voor de BRP bij gemeenten uit 2019 en de zelfevaluatie Reisdocumenten uit 2019 bij gemeenten en openbare lichamen.

Ik informeer u hierbij ook over de stand van zaken van de door mij aangekondigde vervolgstappen ter verbetering van de zelfevaluaties, het toezicht en kwaliteitsverbetering.

Zelfevaluaties 2019

In 2019 hebben alle gemeenten de zelfevaluatie BRP en de zelfevaluatie Reisdocumenten uitgevoerd. De openbare lichamen in Caribisch Nederland hebben een zelfevaluatie Reisdocumenten uitgevoerd.

Resultaten zelfevaluatie BRP

De Basisregistratie Personen (BRP) is dé registratie van persoonsgegevens in Nederland. Het belang van de kwaliteit van de registratie en het belang van de beveiliging van de geregistreerde gegevens zijn groot. Periodiek onderzoek naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, en onderzoek naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie is in de wet geregeld (art. 4.3 Wet BRP). In het rapport BRP staan de uitkomsten van het periodiek onderzoek over 2019. In 2019 hebben alle gemeenten (355) een onderzoek uitgevoerd voor de BRP, de 19 RNI-loketgemeenten voor de Registratie niet-ingezetenen (RNI) en de RvIG voor de inrichting, werking en beveiliging van de centrale voorzieningen van de BRP.

Het doel van de zelfevaluatie van gemeenten is om inzicht te geven of de werkprocessen conform wet- en regelgeving zijn ingericht en om inzicht te geven in de kwaliteit van gegevens in de gemeentelijke bestanden van de BRP. De gemeenten scoren voldoende; ze behalen op de thema’s gekoppeld aan wet- en regelgeving gemiddeld tussen 84,7% en 98,2% van de maximale score. De scores van vorig jaar waren 87,7 tot 98,5%. Hierbij hoort wel de kanttekening dat door de jaarlijkse aanpassing van de vragenlijsten de scores niet direct met elkaar vergelijkbaar zijn. De scores zijn wel van een vergelijkbaar niveau.

Naast de aangekondigde verbeterpunten zijn ook de rapportages aangepast en voorzien van twee visuele weergaven van de resultaten, BRP en Reisdocumenten, waarop de resultaten in één oogopslag te zien zijn. Deze maatregel had ik niet in mijn brief aangekondigd, maar was wel één van de aanbevolen verbeterpunten in het VKA-rapport.

Resultaten Zelfevaluatie Reisdocumenten 2019

Alle Nederlandse gemeenten (355), aangewezen gemeenten² (12) en openbare lichamen (3) hebben in 2019 een onderzoek uitgevoerd naar de toepassing van de beveiligingsmaatregelen, genoemd in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland, en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten.

De resultaten van de zelfevaluatie geven het beeld dat gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen grotendeels voldoen aan de eisen die volgen uit de regelgeving. De gemeenten behalen op de thema’s gekoppeld aan wet- en regelgeving gemiddeld tussen 93,2% en 98,1% van de maximale score. De scores van vorig jaar³ waren 91,1 tot 97,6%. De resultaten van de openbare lichamen benaderen nu de resultaten van de gemeenten; zij hebben de afgelopen jaren een grote stap vooruit gemaakt.

Kwaliteitsbevordering zelfevaluatie 2019

Ter verbetering van de resultaten is door RvIG een verbetertraject gestart en een monitoringsplan opgesteld voor gemeenten die onder 90% scoorden. Naar aanleiding van de resultaten van de zelfevaluaties 2019 zijn in februari 2020 41 gemeenten geselecteerd om bezocht te worden ten behoeve van het opstellen van een monitoringsplan.

De geselecteerde gemeenten die voor 15 maart nog niet waren bezocht zijn in verband met de maatregelen naar aanleiding van COVID19 alle gebeld in plaats van bezocht. De voor deze gemeenten opgestelde monitoringsplannen lopen door tot aan de start van de nieuwe cyclus. De gemeenten ervaren de bezoeken en telefoongesprekken als positief en staan er voor open om geholpen te worden.

Stand van zaken aangekondigde maatregelen ter verbetering zelfevaluaties

In mijn brief aan de Tweede Kamer van 2 december 2019⁴ kondigde ik 5 maatregelen aan op basis van de aanbevelingen van het rapport van de VKA en het onderzoek naar de effectiviteit van de zelfevaluaties BRP en reisdocumenten. Hierbij informeer ik u over de stand van zaken.

• 1. Normering. De opzet van werkgroepen over het formuleren van toetsbare normen (beheerdoelstellingen) voor de kwaliteit van de informatievoorziening, data en processen is gestart. In het voorjaar van 2021 informeer ik u nader over de stand van zaken.

• 2. Verantwoordingsproces. De aanpassing van het tijdspad voor de verantwoording wordt in de volgende versie van het besluit BRP flexibeler beschreven om betere aansluiting met het verantwoordingsproces van ENSIA⁵ en de interne verantwoording van de gemeenten mogelijk te maken. Met de vernieuwing van de beschrijving van het verantwoordingsproces is nog niet gestart.

• 3. Verantwoordingsrapportage. RvIG heeft bij wijze van test een verantwoordingsformulier ontwikkeld met een nieuwe systematiek. Dit formulier heeft RvIG aan een aantal gemeenten aangeboden. De gemeenten zullen hiermee op een overzichtelijke manier aan de eigen colleges rapporteren over de stand van zaken in de zelfevaluaties. Het doel daarvan is het onderwerp zelfevaluaties bij colleges van B en W meer op de agenda te krijgen en het gesprek over de resultaten van zelfevaluaties binnen de gemeenten aan te gaan. Het formulier zal voor de zelfevaluatie over 2020 ingezet worden. Vanaf 1 januari 2021 is het formulier beschikbaar. De gemeenten hebben tot 14 februari 2021 de tijd om hun resultaten uit de zelfevaluatie in het formulier te zetten en het resultaat aan BZK aan te leveren.

• 4. Betrouwbaarheidscontrole. Naar aanleiding van de adviezen in het VKA- rapport voert RvIG nu risicogerichte onderzoeken uit. Op basis van risicoafweging in plaats van aselecte steekproeven worden gemeenten geselecteerd die worden bezocht voor een betrouwbaarheidscontrole. Hierbij vinden controles plaats of de gemeenten de gegevens juist hebben ingevuld. Door de maatregelen in verband met COVID19 is dit onderzoek voor de zelfevaluaties afgebroken.

• 5. Gegevenskwaliteit. Sinds de invoering van de COVID19 maatregelen op 15 maart 2020 kon het onderzoek naar de mogelijke versterking van de gegevensgerichte controles voor BRP en reisdocumenten nog niet verder worden doorgezet, omdat hiervoor bezoek door de RvIG nodig is. Over de voortgang hiervan informeer ik u in het najaar van 2021, tegelijk met de rapportage over de uitkomsten van de zelfevaluaties in 2020.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl

2 Aangewezen gemeenten: Nederlandse (grens)gemeenten die reisdocumenten verstrekken aan Nederlanders die niet in Nederland zijn ingeschreven.

3 Net als voor de BRP geldt dat de cijfers niet direct vergelijkbaar zijn door de jaarlijkse aanpassing van de vragenlijst maar wel van vergelijkbaar niveau zijn.

4 Kamerstuk 27 859, nr. 144

5 ENSIA: Eenduidige Normatiek Single Information Audit heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus.