Vragen van het lid Gesthuizen (SP) aan de Minister van Economische Zaken over de mislukte aanbesteding van Zaakgericht Werken (ZGW) door de Dienst ICT Uitvoering (ingezonden 20 oktober 2016).

Antwoord van Minister Kamp (Economische Zaken) (ontvangen 16 november 2016) Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2016–2017, nr. 424

Vraag 1

Herinnert u zich uw antwoorden op mijn eerdere vragen over de mislukte aanbesteding van Zaakgericht Werken door de Dienst ICT Uitvoering (DICTU)?¹

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Welke voorwaarden bestaan er voor het intrekken van een aanbesteding en dezelfde opdracht te gunnen langs andere weg, in dit geval een minicompetitie?

Antwoord 2

Er is in casu geen sprake van «dezelfde opdracht». De opdracht die is uitgezet in de minicompetitie onder de Raamovereenkomst Applicatieontwikkeling DICTU is een andere dan de opdracht zoals uitgezet in de Europese aanbesteding. De oorspronkelijke opdracht (die is ingetrokken) had als doel de ontwikkeling van een generieke «Zaakgericht Werken» (ZGW)-dienst voor meerdere organisaties. De minicompetitie had als primair doel om één of twee partners te selecteren die samen met DICTU cloud-diensten (dus niet alleen de ZGW-dienst maar ook andersoortige diensten, zoals documentmanagement of financieel management) gaan ontwikkelen. Als eerste concrete diensten zijn in die minicompetitie, als onderdeel van de opdracht, de inrichting van een Zaakgericht Werken-dienst ten behoeve van Agentschap Telecom (AT) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) opgenomen.

Vraag 3

Is in dit geval aan deze voorwaarden voldaan en op welke wijze is met de partijen die wel aan de aanbesteding konden deelnemen en niet aan de minicompetitie hierover gecommuniceerd?

Antwoord 3

DICTU heeft bij het intrekken van de Europese aanbesteding gehandeld overeenkomstig het gestelde in de aanbestedingsleidraad, namelijk dat DICTU zich het recht voorbehoudt om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Hierover is met alle betrokken partijen gecommuniceerd.

De minicompetitie betrof een andere opdracht en ging tussen de vijf partijen die deel uitmaken van de door DICTU gesloten raamovereenkomst. Slechts drie van de negen partijen die hebben deelgenomen aan de Europese aanbesteding, maken ook deel uit van de raamovereenkomst.

Vraag 4

Hebben deze partijen de mogelijkheid gekregen de beslissing om een minicompetitie met dezelfde vraagstelling te houden aan te vechten?

Antwoord 4

De vraagstelling in de minicompetitie was een andere dan die in de Europese aanbesteding.

Vraag 5

Is bij de oorspronkelijke aanbesteding sprake geweest van een vaste prijs voor de opdracht en waren er criteria voor meerwerk? Is dit het geval geweest bij de minicompetitie?

Antwoord 5

In de oorspronkelijke aanbesteding is inderdaad sprake geweest van een vaste prijs. Partijen moesten een prijs bieden voor de levering van een generiek platform voor Zaakgericht Werken ten behoeve van DICTU en de inrichting op dit platform van het zaaksysteem ten behoeve van AT en IGZ. Bovendien moest vijf jaar onderhoud in de vaste prijs worden opgenomen.

In de minicompetitie is aan partijen gevraagd een indicatieve prijs op te geven voor de zogenaamde pré-projectfase van de inrichting van Zaakgericht Werken ten behoeve van AT en IGZ. Het gaat hierbij om de voorbereiding van de daadwerkelijke uitvoering. Dit heeft er mee te maken dat in de opdracht voor de mincompetitie is uitgegaan van een gefaseerde uitvoering, waarbij na elke fase een besluit volgt over de volgende fase inclusief kosten.

Vraag 6

Waarom zijn de afspraken tussen DICTU enerzijds en Agentschap Telecom (AT) en de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) anderzijds over financiering, leveringsvoorwaarden en een kostenmodel niet voorafgaand aan de minicompetitie gemaakt?²

Antwoord 6

Het uitgangspunt is gebleven dat het zaaksysteem wordt verrekend op basis van het gebruik. Bij de minicompetitie is in de uitvraag aan de partijen gevraagd conform dit model de kosten te specificeren. Daarmee wordt al in de uitvraag het risico van het verschil in afname verlegd naar de marktpartijen. De overige afspraken over leveringsvoorwaarden en inhoud waren eveneens onderdeel van de specificatie bij de uitvraag. De beoordeling van de offertes is afzonderlijk door AT en IGZ gedaan, zij kwamen onafhankelijk van elkaar tot dezelfde conclusie. De kosten maakten een gewogen onderdeel uit van de beoordeling van de offertes. De weging van de onderdelen van de uitvraag is op voorhand met AT en IGZ afgestemd.

Vraag 7

Zijn deze afspraken inmiddels gemaakt? Zo nee, welke risico’s brengt dit met zich mee voor DICTU?

Antwoord 7

Zie het antwoord op de vorige vraag.

Vraag 8

Zijn de stappen die reeds zijn gezet door het houden van de minicompetitie omkeerbaar? Zo nee, waarom zijn dan toch onomkeerbare stappen gezet in tegenstelling tot wat het BIT-advies stelde?

Antwoord 8

In lijn met het BIT-advies over het eerste aanbestedingstraject is voor het huidige traject gekozen voor een gefaseerde aanpak bij de implementatie voor AT en IGZ. Bij iedere fase wordt door de partijen beoordeeld of er qua financiën, voorwaarden en inhoud nog aan de verwachtingen wordt voldaan. De leveranciersafspraken zijn in lijn met deze gefaseerde aanpak. Inmiddels hebben AT en IGZ beide de eerste «proof of concept»-fase doorlopen en groen licht gegeven voor de volgende fase.

Vraag 9

Kunt u garanderen dat AT en IGZ in de huidige vorm van het project duidelijkheid hebben en krijgen over inhoud en opbouw van de op te leveren dienst?

Antwoord 9

Bij de eerste »proof of concept»-fase hebben AT en IGZ aangegeven een goed beeld te hebben gekregen van de dienst. In de volgende fase zal dit beeld steeds verder aangescherpt worden.

---

1 Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2016–2017, nr. 115

2 Bijlage bij Kamerstuk 25 268, nr. 133