Vragen van het lid Gesthuizen (SP) aan de Minister van Economische Zaken over de mislukte aanbesteding van Zaakgericht Werken door de Dienst ICT Uitvoering (ingezonden 16 september 2016).

Antwoord van Minister Kamp (Economische Zaken) (ontvangen 6 oktober 2016)

Vraag 1

Kunt u een reactie geven op het artikel «Dictu kiest toch voor zaaksysteem Atos»?1

Antwoord 1

Het artikel is mij bekend. Het artikel is een goede weergave van de gang van zaken bij de selectie van een leverancier voor de implementatie van een zaaksysteem bij het Agentschap Telecom (AT) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Omdat een eerdere aanbesteding niet succesvol kon worden afgerond, is een nieuwe uitvraag uitgedaan onder een bestaande raamovereenkomst. Bij de nieuwe uitvraag zijn de aanbevelingen betrokken die het Bureau ICT Toetsing (BIT) over het eerdere ICT-project heeft gedaan.

Vraag 2

Waarom heeft de Dienst ICT Uitvoering (DICTU) ervoor gekozen de aanbesteding van Zaakgericht Werken stop te zetten na een negatief BIT-advies en vervolgens via een «minicompetitie» de opdracht opnieuw uit te zetten?

Antwoord 2

Het besluit om de aanbesteding te stoppen is een op zichzelf staande afweging geweest van DICTU. Bij de aanbesteding heeft DICTU er voor gekozen om de principes van prestatie-inkoop toe te passen. In overeenstemming met deze principes is na beoordeling van de negen geldige inschrijvingen een rangschikking vastgesteld, waarna met achtereenvolgens vier partijen is getracht de zogenaamde concretiseringsfase succesvol af te ronden.

Nadat DICTU ook niet met de vierde partij in de rangschikking de concretiseringsfase succesvol heeft kunnen afronden, is in samenspraak met de betrokken gebruikersorganisaties AT en IGZ besloten de aanbesteding stop te zetten. Het doorgaan met de partijen die als vijfde of lager zijn gerangschikt, zou afdoen aan de principes van prestatie-inkoop.

Teneinde toch te kunnen voorzien in de ICT-behoefte van AT en IGZ heeft DICTU vervolgens een minicompetitie gehouden onder de Raamovereenkomst Applicatieontwikkeling DICTU.

Vraag 3

Hoe verklaart u dat de aanbesteding van Zaakgericht Werken op 10 februari werd stopgezet terwijl het BIT-advies over Zaakgericht Werken gedateerd is op 11 februari? Kunt u bevestigen dat de beslissing om de aanbesteding stop te zetten eerder werd genomen dan het negatieve BIT-advies?

Antwoord 3

In het antwoord op vraag 2 heb ik aangegeven dat het besluit om de aanbesteding te stoppen een op zichzelf staande afweging is geweest.

De beslissing om de aanbesteding stop te zetten werd genomen voordat het BIT-advies was uitgebracht.

Vraag 4

Werd de minicompetitie voor de gunning van Zaakgericht Werken onder de vijf partijen waarmee DICTU een raamovereenkomst heeft gehouden? Welke van deze partijen waren ook al betrokken bij de eerdere aanbesteding?

Antwoord 4

De minicompetitie is gehouden onder de vijf partijen waarmee DICTU een raamovereenkomst heeft gesloten. Drie van deze partijen hebben ook ingeschreven op de eerdere aanbesteding, namelijk Atos, Capgemini en Sogeti.

Vraag 5

Op basis van welke aannames werd verwacht dat de minicompetitie wel zou slagen terwijl een volledige Europese aanbesteding was mislukt?

Antwoord 5

In lijn met het BIT-advies heeft DICTU zich in de minicompetitie gericht op het verwezenlijken van een succesvolle implementatie van een zaaksysteem voor AT en IGZ, en niet meer op het ontwikkelen van een generieke Zaakgericht Werken (ZGW) dienst voor meerdere organisaties.

Vraag 6

Op basis waarvan is uiteindelijk gekozen voor Atos, de eerste partij waarmee werd onderhandeld binnen de oorspronkelijke aanbesteding? Was Atos de partij die door de zogeheten verificatiegesprekken heen kwam? Zo nee, waarom is uiteindelijk wel voor Atos gekozen en nam de partij die wel door de verificatiegesprekken heen kwam wel deel aan de minicompetitie?

Antwoord 6

De minicompetitie was er in belangrijke mate op gericht om een (implementatie)partner te selecteren die samen met DICTU een passende dienst voor zaakgericht werken ontwikkelt voor de gebruikersorganisaties AT en IGZ. De partijen hebben daarbij zelf de keuze gehad om met een software-oplossing te komen. De combinatie van een goed plan van aanpak en de best passende softwareoplossing (leverancier: Pegasystems) hebben in de minicompetitie de keuze doen vallen op Atos. De oplossing die Atos in de minicompetitie heeft aangeboden was een andere dan in de eerdere aanbesteding aangeboden.

Het eerdere aanbestedingstraject en de daarna gehouden minicompetitie zijn twee op zichzelf staande aanbestedingstrajecten geweest. Zie ook het antwoord op 2.

Vraag 7

Zijn de aanbevelingen van het BIT overgenomen bij het opstellen van de minicompetitie?

Antwoord 7

Ja, het BIT heeft in haar advies twee hoofdaanbevelingen gedaan: maak duidelijke afspraken over financiering en leveringsvoorwaarden en maak duidelijke afspraken over de inhoud van de ZGW-dienst. Deze aanbevelingen zijn bij de uitvoering van de minicompetitie als volgt overgenomen:

  • – In de minicompetitie en de daarop volgende projectuitvoering is het accent gelegd op een succesvolle implementatie van ZGW voor AT en IGZ in plaats van het ontwikkelen van een generieke oplossing (zie ook antwoord op 5).

  • – Over de implementatie van ZGW voor AT en IGZ worden specifieke financiële afspraken gemaakt met die diensten. Daartoe sluit DICTU overeenkomsten met AT en IGZ.

  • – In samenspraak met AT en IGZ maakt DICTU een kostenmodel dat is gebaseerd op het werkelijke gebruik van de ZGW-dienst door die organisaties (ook wel «pay per user» genoemd).

  • – Het implementatieproject wordt uitgevoerd in fasen, waarbij voor elke fase zowel over de inhoud als de kosten vooraf afspraken worden gemaakt.

  • – DICTU heeft de regie bij de ontwikkeling van de ZGW-dienst. De leverancier fungeert hierbij als partner.

Naar boven