Vragen van de leden Oosenbrug en Monasch (beiden PvdA) aan de Ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap over de dreigende «digitale dementie» in het openbaar bestuur (ingezonden 1 mei 2015).

Antwoord van Minister Plasterk (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) mede namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (ontvangen 5 juni 2015)

Vraag 1

Heeft u kennisgenomen van het bericht «Bestuurders waarschuwen voor «digitale dementie»» in Binnenlands Bestuur?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Herkent u de problematiek die de bestuurders in hun brief beschrijven? Zijn er redenen voor gelijksoortige zorgen ten aanzien van de digitale archivering van de rijksoverheid, mede naar aanleiding van de constateringen van de tijdelijke commissie «ICT bij de overheid»?

Antwoord 2

De Nederlandse overheid digitaliseert. Dat is noodzakelijk voor een betere dienstverlening aan burgers en aan bedrijven. Het is ook nodig voor een efficiënte overheid die op kosten bespaart. Er is veel aandacht voor de digitalisering van overheidstaken en dienstverlening via internet. Maar onderkend moet worden dat informatiebeheer en digitaal archiveren niet altijd de hoogste prioriteit hebben. Van de zorgen van de burgemeesters en van andere bestuurders hebben we terdege kennis genomen. Hun zorgen worden gedeeld. Digitale werkprocessen vergen aandacht voor digitale bewaring veel eerder in het proces en reeds bij de ontwikkeling van een administratiesysteem. De uitgaven daarvoor zijn direct; het profijt komt vaak pas op lange termijn. De omvang van de informatie en de hoeveelheid documenten is tegenwoordig zo groot, dat papieren opslag – in een «archiefdoos» – ook onmogelijk is. Kon die tot enige tijd geleden nog worden geprint en «ouderwets» worden opgeborgen, dat is alleen al door de omvang van de informatiestroom niet meer mogelijk.2 De informatie op papier moet steeds meer wijken voor een al maar groter wordende stroom digitale informatie. Een digitale overheid impliceert digitale opslag en archivering.

In de reactie op het eindrapport Grip op ICT van de tijdelijke commissie ICT wordt aangegeven dat ook de rijksoverheid kampt met een forse uitdaging om overzicht te houden en het informatiebeheer zo in te richten dat het handelen van het Rijk reconstrueerbaar blijft zodat verantwoording afgelegd kan worden aan de samenleving en de Kamer.3 Het beheer van digitale documenten is niet dusdanig geregeld dat de terugvindbaarheid daarvan gegarandeerd is. Het Kabinet wil binnen deze regeerperiode het digitaal documentbeheer op orde hebben. Er is opdracht gegeven voor de ontwikkeling van een gezamenlijk programma Informatiehuishouding voor de komende jaren. Als één van de toegezegde generieke voorzieningen is door het Nationaal Archief voor lange termijn opslag en beheer van digitale informatie een e-depot ontwikkeld. De komende jaren sluiten de beleidskernen aan bij deze voorziening waardoor informatie beter te delen en doorzoekbaar te maken is.

Archief 2020, het Nationaal Archief en ICTU werken samen aan het thema Digitale Duurzaamheid van de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur). Digitale Duurzaamheid biedt houvast aan ICT-architecten om in projecten duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te waarborgen. Recent is ook het Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO) in een bètaversie gepresenteerd.4

Vraag 3

Deelt u de zorg van de geciteerde bestuurders dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit dreigen te worden? Zo ja, kan dit tij nog gekeerd worden en wat moet daarvoor gebeuren? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 3

De zorg voor het geheugen en het cultureel erfgoed van de Nederlandse overheid zijn een zaak van algemeen belang. Democratisch bestuur veronderstelt transparantie en de mogelijkheid van controle en verantwoording. Overheidshandelen dient reconstrueerbaar te blijven zodat verantwoording kan afgelegd. Kennis over het overheidshandelen moet beschikbaar zijn en blijven. Dat vergt bewustwording en onderkenning van het belang van duurzame archivering. De VNG, IPO en UvW brengen dit samen met deskundige organisaties onder de aandacht. Er worden diverse activiteiten en vormen van onderricht georganiseerd. In 2012 heeft de Minister van OCW samen met het IPO, VNG en de UvW het Archiefconvenant gesloten om de digitale uitdaging gezamenlijk aan te gaan. Vanuit het uitwerkingsprogramma Archief 2020 wordt gewerkt aan duurzame digitale toegankelijkheid. De Minister van OCW ondersteunt het gezamenlijke project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO). Dat heeft tot doel overheden te stimuleren en te ondersteunen bij duurzame digitale archivering.

Vraag 4

Welke veranderingen zijn er nodig in de procedures voor archivering door de digitalisering van werkprocessen? Op welke wijze hebben overheidsorganisaties zich hierop voorbereid en is dit al afdoende?

Antwoord 4

Evenals een traditioneel, fysiek archief dient ook een digitaal archief te voldoen aan hoge kwaliteitseisen inzake de betrouwbaarheid van de techniek en de archieforganisatie. En zoals ook bij vraag 2 werd aangegeven, vergen digitale werkprocessen aandacht voor digitale bewaring vroeg in het ontwikkelingsproces.

Vraag 5

Op welke wijze wordt er toezicht gehouden op de digitale archivering van gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen? Bent u van mening dat hiermee een sluitend systeem van toezicht bestaat? Zo ja, waarop baseert u deze mening? Zo nee, hoe moet dit toezicht verbeterd worden?

Antwoord 5

De provincies zien op grond van de Gemeentewet toe op de uitvoering van wettelijke taken bij gemeenten en waterschappen, waaronder de Archiefwet. Vanuit dit interbestuurlijk toezicht beoordelen de provincies de situatie bij gemeenten en waterschappen. Zij kunnen ingrijpen en maatregelen treffen als de uitvoering niet in orde is.

Vraag 6

Welke problemen ontstaan door gebrekkige digitale archivering en hoe kunnen deze voorkomen worden bij een actieve houding daarin? Hoe overtuigt u medeoverheden en uw collega’s van de belangen van goede digitale archivering?

Antwoord 6

Voor een indicatie van de problemen die kunnen ontstaan door gebrekkige digitale archivering, zouden we willen verwijzen naar de brief van genoemde bestuurders alsmede naar bevindingen in het eindrapport Grip op ICT.

Vraag 7

Welke verantwoordelijkheid heeft u voor een correct werkende archivering? Hoe vult u deze verantwoordelijkheid in?

Antwoord 7

De Minister van BZK en de Minister van OCW dragen met name een verantwoordelijkheid voor het systeem en het stelsel van respectievelijk de openbaarheid van bestuur (Wob) en de bewaring van informatie (Archiefwet). De Minister van OCW ondersteunt in dat kader het programma Archief 2020. Dit is een innovatieprogramma waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie.5 Daarnaast heeft het gezamenlijke overheidsproject AIDO tot doel decentrale overheden te stimuleren en te ondersteunen bij duurzame digitale archivering.

Toelichting:

Deze vragen dienen ter aanvulling op eerdere vragen terzake van de leden Schouw (D66), ingezonden 29 april 2015 (Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2014–2015, nr. 2473) en Veldman (VVD), ingezonden 29 april 2015 (Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2014–2015, nr. 2474).

X Noot
2

VNG Magazine 12, 20 juni 2014, pagina 16 e.v

X Noot
3

Kamerstukken II, TK 33 326, nr. 13.

X Noot
4

Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO). http://www.nationaalarchief.nl/trefwoord/duto

Naar boven