Vragen van de leden Veldman en DeCaluwé (beiden VVD) aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over digitale dossier- en archiefvorming (ingezonden 29 april 2015).

Antwoord van Minister Plasterk (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) (ontvangen 5 juni 2015)

Vraag 1

Bent u op de hoogte van de brandbrief van bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies over de gevolgen van de slechte digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Is aan de bestuurders enige richtlijn meegegeven over de manier waarop digitale archieven ingericht moeten worden, zowel voor de opslag van gegevens, als ook voor de gemakkelijke uitwisseling van gegevens tussen diverse overheden?

Antwoord 2

Voor de inrichting van werkprocessen en informatiesystemen zijn modelarchitecturen beschikbaar; voor gemeenten is deze in detail uitgewerkt in een zaaktype-catalogus. In de Archiefregelgeving is voorgeschreven aan welke eisen overheden moeten voldoen voor duurzaam beheer en beschikbaar stelling van hun informatie; voor gemeenten is de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten beschikbaar. Toevoegen van zogenoemde metadata is daarvoor van groot belang. In opdracht van Archief 2020 heeft KING het Toepassingsprofiel Lokale Overheden (TMLO) opgesteld waarmee door het gebruik van het gemeenschappelijke metadataschema de uitwisseling tussen overheden wordt bevorderd.

Voor het duurzaam digitaliseren zijn er meerdere lopende initiatieven. Het project AIDO heeft onder meer tot doel richtlijnen te ontwikkelen voor de inrichting van digitale archieven (e-depotvoorzieningen). Er zijn verschillende oplossingen in beeld en daarvoor zijn er verschillende aanbieders en partijen in overleg (Nationaal archief, regionale historische centra, streek- en stadsarchieven. In het rapport van AIDO Functionaliteit E-depotvoorzieningen decentrale overheden is een denkkader ontwikkeld voor het maken van keuzes.

Vraag 3

Welke consequenties voorziet u voor de openbaarheid van bestuur als gevolg van slechte digitale dossier- en archiefvorming?

Antwoord 3

Kennis over het overheidshandelen moet beschikbaar zijn en blijven als cultureel erfgoed en als geheugen van het overheidsbestuur. Democratisch openbaar bestuur veronderstelt transparantie en de mogelijkheid van controle en verantwoording zowel op de korte als de langere termijn. Dat betekent onder meer controleerbaarheid van de macht door transparante besluitvormingsprocedures met regels over rekening en verantwoording in de openbaarheid. Nagegaan moet bijvoorbeeld kunnen worden of het financiële beheer rechtmatig is geweest. Gevoerd beleid en bestuurlijk handelen dienen vatbaar te zijn voor (politieke) beleidsevaluatie juist achteraf.2 Dat vergt bewustwording en onderkenning van het belang van een gedegen overheidsadministratie en van duurzame archivering. Elk document dat bij de overheid berust, valt in principe onder de Wob. Daarbij is de aard van het document, het medium of de drager van de gegevens (papier of digitaal bestand), niet onderscheidend. Een Wob-verzoek kan dan ook betrekking hebben op alle mogelijke documenten en soorten informatie(dragers).

Vraag 4

Is er aan overheden enige richtlijn meegegeven over de manier waarop digitale archieven ingericht worden bezien vanuit de openbaarheid van bestuur?

Antwoord 4

Bij het antwoord op vraag 3 is gewezen op het verband tussen dossier- en archiefvorming en het belang van deugdelijk bestuur. Elk soort overheidsdocument valt als gezegd in beginsel onder de openbaarmakingsvoorschriften van de Wob en dat veronderstelt een beschikbaarheid. De vraag hoe, voor hoe lang en op welke wijze documenten bewaard moeten worden, wordt bepaald door de Archiefwet- en regelgeving. Na maximaal 20 jaar dienen archieven overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats. Na overbrenging van de archieven naar de archiefbewaarplaats wordt de informatie in principe openbaar. Door Archief 2020 en AIDO zijn decentrale overheden erop gewezen dat door archieven actief en vervroegd over te brengen openbaarheid bevorderd kan worden. 3 Ook op rijksniveau wordt een normenkader voor duurzame toegankelijkheid (DUTO) ontwikkeld. Dat kan ook door andere overheden ook worden toegepast.

Vraag 5

Welke stappen gaat u zetten na de bovengenoemde oproep van de bestuurders?

Antwoord 5

Zoals ook aangegeven bij de beantwoording van de vragen4 van de leden de leden Schouw c.s. (D66) over deze aangelegenheid, hebben wij van de oproep en waarschuwingen van deze bestuurders terdege kennis genomen en hun zorgen over de bewaring van overheidsinformatie worden gedeeld. We onderschrijven de aanbevelingen die in dat kader worden genoemd en programma’s als Archief 2020 en AIDO worden vanuit het Rijk ondersteund.

Toelichting:

Deze vragen dienen ter aanvulling op eerdere vragen terzake van de leden Schouw, Hachchi en Bergkamp (allen D66), ingezonden 29 april 2015 (Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2014–2015, nr. 2473)

X Noot
2

Zie ook Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen: Integriteit vraagt om een heldere verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, waarbij checks en balances centraal staan. Daarmee wordt het

overheidshandelen transparant en controleerbaar.

X Noot
3

Onderzoek functionaliteit e-depot Decentrale Overheden.

X Noot
4

Ingezonden 29 april 2015, vraagnummer 2015Z08014.

Naar boven