Waterschapsblad van Waterschap Rijn en IJssel
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Waterschap Rijn en IJssel | Waterschapsblad 2018, 12810 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Waterschap Rijn en IJssel | Waterschapsblad 2018, 12810 | Verordeningen |
Verordening van het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2018
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Artikel 2 De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3: Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van dijkgraaf en heemraden hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 4: Verslaglegging door het college aan het algemeen bestuur
Het college van dijkgraaf en heemraden brengt tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan het college heeft uitgebracht conform artikel 3 lid 6 en 7.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 18 december 2018,
drs. C. Roos
secretaris-directeur
drs. H.Th.M. Pieper
dijkgraaf
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van dijkgraaf en heemraden zorg draagt voor de archiefbescheiden die een waterschap ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het waterschap haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van het waterschap, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Artikel 2 geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van dijkgraaf en heemraden geregeld moeten worden. Artikel 3 regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van dijkgraaf en heemraden wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Artikel 4 bevat bepalingen over het informeren van het algemeen bestuur.
Het college van dijkgraaf en heemraden zal op grond van deze verordening een aantal besluiten nemen. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 2 lid 5 van deze verordening. De taken en verantwoordelijkheden van de archivaris en de aanwijzing van de archiefbewaarplaats worden vermeld in de Aanwijzings- en benoemingsbesluiten waterschapsarchivaris en archiefbewaarplaats Waterschap Rijn en IJssel.
Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van het waterschap. Dit is ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.
Taken en werkprocessen van het waterschap kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van het waterschap vallen ook onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die de taken van het waterschap uitvoeren.
Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren of de op termijn te vernietigen analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.
Artikel 37, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van dijkgraaf en heemraden de archivaris benoemt. Artikel 37, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
Dit is bepaald in artikel 36 van de wet.
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur.
Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het college van dijkgraaf en heemraden te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2018-12810.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.