Besluit beheer en mandaat bureau Kiesraad

De voorzitter van de Kiesraad,

Gelet op het Besluit beheer en mandaat Kiesraad en gelet op artikel A 8 van de Kieswet,

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

Bureau:

het ondersteunend bureau van de Kiesraad als bedoeld in artikel A 8, eerste lid van de Kieswet;

Voorzitter:

de voorzitter van de Kiesraad, als bedoeld in artikel A 5, eerste lid, van de Kieswet.

Artikel 2

• 1. De dagelijkse leiding over het bureau wordt uitgeoefend door de directie, die over de uitvoering van deze taak verantwoording aflegt aan de voorzitter.

• 2. De directie is belast met de zorg voor een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering en neemt daarbij de aanwijzingen van de voorzitter in acht.

Artikel 3

• 1. De directie bestaat uit de secretaris-directeur en de directeur IT en Uitvoering.

• 2. De directeuren regelen onderling hun taakverdeling. Zij kunnen elkaar voor alle taken vervangen. Zij houden daarbij rekening met de in artikel A 3, derde lid, van de Kieswet bedoelde functiescheiding.

Artikel 4

• 1. Aan de directie en aan de directeuren afzonderlijk wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend ten behoeve van het uitoefenen van de dagelijkse leiding over het bureau, voor zover het geen aangelegenheden betreft die naar het inzicht van de directeuren naar hun aard of inhoud een zodanig gewicht hebben dat zij door de voorzitter van de Kiesraad dienen te worden afgedaan.

• 2. Aan de directeuren wordt elk afzonderlijk volmacht verleend om namens de Staat der Nederlanden privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten met betrekking tot de uitvoering van taken waarvoor de Kiesraad verantwoordelijk is, tot het maximumgrensbedrag van 250.000 euro per (meerjarige) verplichting.

• 3. Onder de in het tweede lid bedoelde bevoegdheid wordt ook verstaan het afsluiten, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers en andere beslissingen met rechtspositionele gevolgen, voor zover het betreft medewerkers bezoldigd in salarisschaal 13 die niet tevens lid zijn van het managementteam.

Artikel 5

De directie en de directeuren afzonderlijk zijn bevoegd om ten aanzien van de in artikel 4, tweede lid, bedoelde bevoegdheid volmacht te verlenen aan medewerkers van de Kiesraad voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ten aanzien van aangelegenheden op het werkterrein van deze functionarissen, tot de volgende maximumbedragen:

Teamleiders en coördinatoren	tot € 50.000
Managementondersteuner/(directie)secretaresse	tot € 2.500

De bedragen zijn per (meerjarige) verplichting, in euro’s en inclusief BTW.

Over de uitvoering hiervan wordt maandelijks verantwoording afgelegd aan de directie.

Artikel 6

• 1. Ondertekening van documenten op grond van volmacht tot privaatrechtelijke rechtshandelingen geschiedt, gelet op artikel 4.6, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016, als volgt:

  “Namens de Staat der Nederlanden, De Kiesraad,

  (handtekening)

  (naam)

  (aanduiding functie gevolmachtigde)”

• 2. Indien het betreft de ondertekening van een document met betrekking tot een arbeidsovereenkomst geschiedt, gelet op artikel A 8, derde lid, van de Kieswet, ondertekening als volgt:

  “Namens de Staat der Nederlanden, De voorzitter van de Kiesraad,

  (handtekening)

  (naam)

  (aanduiding functie gevolmachtigde)”

Artikel 7

• 1. Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Mandaatregeling beheer bureau Kiesraad (Staatscourant 2023, 17240) ingetrokken.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2026.

27 oktober 2025

De voorzitter van de Kiesraad, W.J. Kuijken

TOELICHTING

Besluit beheer en mandaat bureau Kiesraad

Algemeen

De Kiesraad heeft een secretaris en een ondersteunend bureau met medewerkers. Bij een organisatie als de Kiesraad is het gebruikelijk dat de secretaris ook directeur is van het ondersteunend bureau. Vanwege deze functiecombinatie wordt hij ook aangeduid als secretaris-directeur. Tevens is een plaatsvervangend secretaris wenselijk. Deze functie wordt gecombineerd met die van directeur IT en Uitvoering.

Artikel 2 en 3

Het ondersteunend bureau van de Kiesraad wordt derhalve geleid door een tweehoofdige directie. Dit is uitgewerkt in het Organisatie en formatierapport bureau Kiesraad van 14 juni 2023. De directie bestaat uit een secretaris-directeur en een directeur IT en Uitvoering. De keuze voor een tweehoofdige directie hangt ook samen met de functiescheiding als bedoeld in artikel A 3, derde lid, van de Kieswet.

Tussen de directieleden bestaat een taakverdeling. In deze regeling wordt bepaald dat zij elkaar kunnen vervangen voor al hun taken, rekening houdend met de in het tweede lid bedoelde functiescheiding binnen de Kiesraad.

Artikel 4

De voorzitter geeft de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding van het bureau over aan de tweehoofdige directie. De directie legt over de uitvoering van zijn taak verantwoording af aan de voorzitter, die zich bij zijn oordeelsvorming kan laten informeren door de leden van de Kiesraad.

De directie kan gezamenlijk en de directeuren kunnen afzonderlijk hun bevoegdheden uitoefenen.

De directeuren kunnen ook privaatrechtelijke rechtshandelingen verrichten, inclusief het aangaan en wijzigen van arbeidsovereenkomsten tot en met salarisschaal 13 voor zover het geen leden van het managementteam betreft.

Artikel 5

De directeuren kunnen de hun toekomende bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen mandateren aan teamleiders en andere functionarissen, tot het maximum van de in de tabel genoemde bedragen. Deze bevoegdheid heeft geen betrekking op het aangaan en beëindigen van arbeidsovereenkomsten.

Artikel 6

In artikel 6 is volledigheidshalve de wijze van ondertekening van documenten inzake privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de staat genoemd. Omdat de bevoegdheid inzake arbeidsovereenkomsten op grond van artikel A 8, derde lid, van de Kieswet rechtstreeks is toebedeeld aan de voorzitter van de Kiesraad, is de formulering daarop aangepast.