Besluit beheer en mandaat Kiesraad

De Kiesraad,

Gelet op de artikelen 10:3, eerste lid, 10:11, eerste lid, en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 4.4, derde lid, en 4.6, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• Bureau:

het ondersteunend bureau van de Kiesraad als bedoeld in artikel A 8, eerste lid van de Kieswet;

• Directeuren; directie:

de secretaris-directeur van het bureau en de directeur IT en Uitvoering van het bureau;

• Secretaris:

de secretaris van de Kiesraad als bedoeld in artikel A 8 van de Kieswet, tevens secretaris-directeur van het bureau;

• Voorzitter:

de voorzitter van de Kiesraad, als bedoeld in artikel A 5, eerste lid, van de Kieswet.

Artikel 2 Voorzitter

• 1. Aan de voorzitter wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend ten aanzien van aangelegenheden die het beheer van de Kiesraad en het ondersteunend bureau van de Kiesraad betreffen, inclusief het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen en behoudens het vaststellen van het jaarplan met onderliggend bestedingsplan en het jaarverslag.

• 2. De voorzitter kan mandaat, volmacht en machtiging ten behoeve van het uitoefenen van de dagelijkse leiding over het bureau en het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen doorgeven aan de directeuren van het bureau. De voorzitter kan bepalen of en onder welke voorwaarden de directeuren mandaat, volmacht en machtiging kunnen doorgeven aan medewerkers van het bureau.

Artikel 3 Secretaris en plaatsvervangend secretaris

De secretaris-directeur vervult de functie van secretaris. Bij afwezigheid of verhindering van de secretaris-directeur treedt de directeur IT en Uitvoering op als plaatsvervangend secretaris.

Artikel 4 Ondertekeningsmandaat

• 1. De voorzitter en de secretaris hebben gezamenlijk mandaat en machtiging om besluiten en adviezen van de Kiesraad te ondertekenen, voor zover niet uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit dat alle aanwezige leden van de Kiesraad het besluit of advies ondertekenen en voor zover het niet een besluit betreft van de leden als bedoeld in artikel A 3, derde lid, van de Kieswet.

• 2. In het besluit, bedoeld in het eerste lid, wordt vermeld dat de ondertekening geschiedt overeenkomstig het door de Kiesraad genomen besluit en wordt de datum vermeld waarop de Kiesraad het besluit heeft vastgesteld.

• 3. De voorzitter en de secretaris hebben gezamenlijk en afzonderlijk mandaat en machtiging om besluiten van de Kiesraad te publiceren in de Staatscourant.

• 4. De voorgaande leden zijn van overeenkomstige toepassing bij besluiten van de Kiesraad in zijn hoedanigheid van centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de Tweede Kamer, centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de Eerste Kamer en centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van het Europees Parlement.

Artikel 5 Mandaat wijziging gemachtigden

De voorzitter en de secretaris zijn elk afzonderlijk gemandateerd om namens de Kiesraad te besluiten op verzoeken van politieke groeperingen ten aanzien van het wijzigen van de gemachtigde en de (plaatsvervangend) gemachtigde die bij de aanduiding van de betreffende politieke groepering zijn ingeschreven in het register dat door de Kiesraad wordt bijgehouden ten behoeve van de verkiezing van de Eerste Kamer der Staten-Generaal, de Tweede Kamer der Staten-Generaal of de Nederlandse leden van het Europees Parlement.

Artikel 6 Mandaat inzake 4:5 Awb

De voorzitter en de secretaris hebben elk afzonderlijk mandaat en machtiging om namens de Kiesraad te besluiten en stukken te ondertekenen met betrekking tot het met toepassing van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht buiten behandeling laten van bij de Kiesraad, het centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de Tweede Kamer, het centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de Eerste Kamer en het centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van het Europese Parlement ingediende aanvragen.

Artikel 7 Mandaat WOO e.a.

De voorzitter en de directeuren hebben elk afzonderlijk mandaat en machtiging om namens de Kiesraad te beslissen en stukken te ondertekenen met betrekking tot:

• a. besluiten, waaronder verdagingsberichten, op grond van de Wet open overheid;

• b. besluiten, waaronder verdagingsberichten, op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie;

• c. besluiten, waaronder verdagingsberichten, op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• d. verdagingsberichten als bedoeld in artikel 7:10, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

Artikel 8 Gerechtelijke procedures

• 1. De voorzitter heeft mandaat en machtiging om namens de Kiesraad te besluiten en stukken te ondertekenen met betrekking tot

  • a. het verlenen van machtiging om de Kiesraad bij de rechter te vertegenwoordigen.

  • b. het voeren van gerechtelijke procedures waarbij de Kiesraad partij is, zoals het indienen van verweerschriften en andere schrifturen;

  • c. het instellen van beroep en het instellen van hoger beroep tegen een uitspraak in een gerechtelijke procedure waarbij de Kiesraad partij is.

Artikel 9 Klachten

• De directie is verantwoordelijk voor het registreren van klachten en het coördineren van de behandeling daarvan. Van een ingediende klacht wordt mededeling aan de Kiesraad gedaan.

• De directeuren hebben elk afzonderlijk mandaat om namens de Kiesraad de in het eerste lid bedoelde klachten te behandelen.

• In afwijking van het tweede lid heeft de voorzitter van de Kiesraad mandaat om namens de Kiesraad de in het eerste lid bedoelde klachten te behandelen, voor zover deze betrekking hebben op het gedrag van een directeur.

• Klachten die betrekking hebben op het gedrag van één of meer leden van de Kiesraad, worden door de Kiesraad behandeld.

Artikel 10 Brieven

De voorzitter en de directeuren hebben elk afzonderlijk mandaat en machtiging om namens de Kiesraad te besluiten en stukken te ondertekenen met betrekking tot de beantwoording van aan de Kiesraad gerichte brieven van burgers, politieke partijen, gemeenten en andere instanties.

Artikel 11 Feitelijke handelingen

De directeuren hebben elk afzonderlijk mandaat, machtiging en volmacht om namens de Kiesraad handelingen op grond van de Kieswet te verrichten, anders dan het nemen van besluiten.

Artikel 12 Inwerkingtreding

• 1. Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt het Besluit mandaat en machtiging Kiesraad (Staatscourant 2022, 10509) ingetrokken. Tevens wordt het Besluit van de Kiesraad van 25 augustus 2025 houdende het besluit tot mandatering van de bevoegdheid tot het afdoen van wijzigingsbesluiten ten aanzien van gemachtigden (Staatscourant 2025, 30136) ingetrokken.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2026.

Overeenkomstig het besluit van de Kiesraad, vastgesteld in zijn vergadering van 27 oktober 2025,

W.J. Kuijken, voorzitter

J.H. Klok, secretaris-directeur

TOELICHTING

Algemeen

In de huidige Organisatie- en mandaatregeling beheer Kiesraad (Staatscourant 2018, 5785) verleent de Minister van BZK bevoegdheden inzake het beheer van de Kiesraad en de organisatie van het ondersteunend bureau van de Kiesraad aan de voorzitter van de Kiesraad. In de Wet kwaliteitsbevordering uitvoering verkiezingsproces wordt in artikel A 8 van de Kieswet een wettelijke regeling gegeven voor het bureau. Bovendien is in de artikelen 4.4 en 4.6 van de Comptabiliteitswet bepaald dat de Kiesraad – als een van de ‘overige colleges van staat’ – belast is met het begrotingsbeheer, het financieel beheer, de materiële bedrijfsvoering en de daartoe gevoerde administraties en bevoegd is tot privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat. Dat heeft tot gevolg dat de Organisatie- en mandaatregeling beheer Kiesraad kan vervallen en dat de Kiesraad zelf de aangelegenheden van organisatie en beheer verder kan regelen. Dat gebeurt in dit Besluit beheer en mandaat Kiesraad van de Kiesraad en in het Besluit beheer en mandaat bureau Kiesraad van de voorzitter van de Kiesraad.

Bevoegdheidsverdeling

Deze regeling gaat uit van de volgende bevoegdheidsverdeling:

Kiesraad

De Kiesraad is bevoegd tot het nemen van alle besluiten die voortvloeien uit zijn taken als bedoeld in artikel A 3 van de Kieswet. Op onderdelen daarvan verleent de Kiesraad in deze regeling mandaat tot het nemen en/of ondertekenen van besluiten dan wel volmacht of machtiging om namens de Kiesraad te besluiten of handelingen te verrichten.

De Kiesraad is tevens bevoegd in alle aangelegenheden van het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering en tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat (op grond van de artikelen 4.4 en 4.6 van de Comptabiliteitswet). Op grond van artikel 16 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen staat het personeel van het ondersteunend bureau onder gezag van de Kiesraad en legt het over werkzaamheden daaraan verantwoording af.

Voorzitter

Met uitzondering van de bevoegdheid tot het vaststellen van het jaarplan en onderliggend bestedingsplan en het vaststellen van het jaarverslag geeft de Kiesraad deze bevoegdheden door aan de voorzitter van de Kiesraad, conform de huidige Organisatie- en mandaatregeling beheer Kiesraad. De voorzitter van de Kiesraad is daardoor verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de organisatie van de Kiesraad en het bureau van de Kiesraad. De bevoegdheid tot het sluiten en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de secretaris en de medewerkers wordt door artikel A 8 van de Kieswet rechtstreeks toegekend aan de voorzitter. De voorzitter informeert de Kiesraad regelmatig over de uitoefening van zijn bevoegdheden.

Secretaris en directie

De secretaris van de Kiesraad is tevens directeur van het bureau van de Kiesraad en heeft daarom de titel secretaris-directeur. De directeur IT en Uitvoering is tevens plaatsvervangend secretaris. Beide directeuren vormen samen de directie van het bureau. Aan de secretaris-directeur respectievelijk directeuren worden diverse bevoegdheden gemandateerd.

De voorzitter van de Kiesraad kan de dagelijkse leiding van het bureau doorgeven aan de directeuren. Dit gebeurt in een afzonderlijk Besluit beheer en mandaat bureau Kiesraad.

Artikel 2 Voorzitter

In de eerdere Organisatie- en mandaatregeling werden de hier genoemde bevoegdheden door de minister verleend aan de voorzitter. In deze regeling verleent de Kiesraad deze bevoegdheden aan de voorzitter. Door de vaststelling van het jaarplan en onderliggend bestedingsplan en het jaarverslag uit te zonderen, blijven dat bevoegdheden van de Kiesraad als geheel. Overigens geldt wat betreft het bestedingsplan dat dit een detaillering is van het in de betreffende begrotingswet opgenomen budget voor de Kiesraad. De Kiesraad kan niet zelf de in de begrotingswet gegeven kaders wijzigen.

Artikel 4 Ondertekeningsmandaat

Het mandaat om besluiten van de Kiesraad te ondertekenen geldt niet voor besluiten die op grond van een wettelijk voorschrift moeten worden ondertekend door alle aanwezige leden van de Kiesraad. Dat geldt met name voor het proces-verbaal van een zitting van het centraal stembureau.

De toevoeging in het eerste lid ‘en voor zover het niet een besluit betreft van de leden als bedoeld in artikel A 3, derde lid, van de Kieswet’ ziet op de mogelijkheid dat besluiten worden genomen door de daartoe aangewezen leden in de uitoefening van de kwaliteitsbewakende taken. Gelet op de specifieke aard van deze door een ondervoorzitter en enkele andere aangewezen leden genomen besluiten en de daarmee beoogde functiescheiding is het niet logisch dat anderen dan de betreffende leden een dergelijk besluit ondertekenen.

Uit het derde lid vloeit voort dat het ondertekeningsmandaat ook geldt voor besluiten van de Kiesraad als centraal stembureau, zoals besluiten inzake registratie van aanduidingen of logo’s. Uiteraard tenzij sprake is van de situatie als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 5 Mandaat wijziging gemachtigden

In een uitspraak van de Raad van State is een besluit op een verzoek tot wijziging van de (plaatsvervangend) gemachtigde van een partij als bedoeld in artikel G 1, derde lid, onder c, van de Kieswet gekwalificeerd als een beschikking. Om te voorkomen dat een wijzigingsverzoek een onnodig lange doorlooptijd krijgt, is de bevoegdheid om hierop te beslissen gemandateerd aan de secretaris(-directeur).

Artikel 7, 9, 10 en 11 Diverse bevoegdheden

Vanuit pragmatische overwegingen wordt ervoor gekozen dat besluiten met betrekking tot ondersteunende taken, niet zijnde wettelijke taken van de Kiesraad, niet alleen door de voorzitter maar ook door de directeuren – namens de Kiesraad – kunnen worden getekend. Deze besluiten passen goed bij de invulling van de dagelijkse leiding door de directeuren en ontlasten hiermee de voorzitter van de Kiesraad. De directeuren informeren de voorzitter regelmatig over de uitoefening van de bevoegdheden.

Artikel 8 Gerechtelijke procedures

De bevoegdheid van de voorzitter in gerechtelijke procedures is van belang om slagvaardig op te kunnen treden. De voorzitter zal de overige leden informeren en bij gevoelige zaken vooraf overleg met hen plegen.

Artikel 9 Klachten

Voor de behandeling van klachten heeft de Kiesraad een aparte klachtenregeling opgesteld.