Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 20 februari 2025, nr. OWB/49374826 houdende regels voor subsidieverstrekking voor het versterken van sociale veiligheid in het hoger onderwijs en de wetenschap (Subsidieregeling sociale veiligheid in hoger onderwijs en wetenschap)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op de artikelen 4 en 5 van de Wet overige OCW-subsidies en de artikelen 1.3 en 2.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

activiteitenplan:

activiteitenplan als bedoeld in artikel 10;

beoordelingskader:

beoordelingskader als bedoeld in de bijlage;

hoger onderwijsinstelling:

hogeschool of universiteit als bedoeld in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

kaderregeling:

Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS;

organisatie:

hoger onderwijsinstelling, studentenorganisatie, promovendi-organisatie of werknemersorganisatie;

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

penvoerder van de regiegroep:

penvoerder als bedoeld in artikel 4, eerste lid;

penvoerder van een samenwerkingsverband:

penvoerder als bedoeld in artikel 4, derde lid;

programmaplan:

programmaplan als bedoeld in artikel 8 van het Instellingsbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap;

promovendi-organisatie:

rechtspersoon die de belangen van promovendi vertegenwoordigt en die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister;

regiegroep:

Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap als bedoeld in artikel 2 van het Instellingsbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap;

studentenorganisatie:

rechtspersoon waarbinnen studenten georganiseerd zijn en die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister;

werknemersorganisatie:

rechtspersoon die de belangen van werknemers vertegenwoordigt en die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister.

Artikel 2. Toepassing Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS

Deze regeling geldt in aanvulling op de kaderregeling.

Artikel 3. Te subsidiëren activiteiten

  • 1. De minister kan aan de penvoerder van de regiegroep subsidie verstrekken voor activiteiten met als doel de stimulering van de ontwikkeling van kennis, kunde of vaardigheden over sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen of studentenorganisaties of de uitwisseling hiervan ten behoeve van het faciliteren van de verbetering van de sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen of studentenorganisaties.

  • 2. De minister kan aan een organisatie of aan de penvoerder van een samenwerkingsverband subsidie verstrekken voor activiteiten met als doel de versterking van de sociale veiligheid binnen een hoger onderwijsinstelling of studentenorganisatie.

Artikel 4. Penvoerder

  • 1. De penvoerder van de regiegroep is de organisatie met rechtspersoonlijkheid die de subsidieaanvragen indient voor activiteiten van de regiegroep als bedoeld in artikel 3, eerste lid.

  • 2. Op de penvoerder van de regiegroep rusten alle aan de subsidie verbonden verplichtingen, ongeacht welke organisatie feitelijk is belast met de uitvoering van de daarop betrekking hebbende werkzaamheden.

  • 3. Een subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, die worden uitgevoerd door een samenwerkingsverband van organisaties, wordt ingediend door één deelnemende organisatie die optreedt als penvoerder van het samenwerkingsverband.

  • 4. Op de penvoerder van een samenwerkingsverband rusten alle aan de subsidie verbonden verplichtingen, ongeacht welke organisatie feitelijk is belast met de uitvoering van de daarop betrekking hebbende werkzaamheden.

Artikel 5. Subsidieplafond

  • 1. Voor de subsidieverstrekking op grond van deze regeling is voor:

    • a. de activiteiten, bedoeld in artikel 3, eerste lid, in de kalenderjaren 2025 tot en met 2027 jaarlijks een bedrag van € 2.250.000 beschikbaar;

    • b. de activiteiten, bedoeld in artikel 3, tweede lid, in de kalenderjaren 2025 tot en met 2027 jaarlijks een bedrag van € 2.250.000 beschikbaar.

  • 2. Indien na afloop van de laatste aanvraagperiode van een kalenderjaar, bedoeld in artikel 8, tweede lid, blijkt dat het bedrag, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, niet volledig wordt verstrekt in dat jaar, wordt het resterende bedrag toegevoegd aan het bedrag, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, van dat jaar.

  • 3. Indien na afloop van de laatste aanvraagperiode van een kalenderjaar, bedoeld in artikel 8, tweede lid, blijkt dat het bedrag, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, niet volledig wordt verstrekt in dat jaar, wordt het resterende bedrag toegevoegd aan het bedrag, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, van dat jaar.

Artikel 6. Beoordeling aanvragen en wijze van verdeling beschikbaar budget subsidieaanvraag regiegroep

  • 1. De minister beslist op de subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, eerste lid, aan de hand van de beoordelingscriteria die zijn uitgewerkt in het beoordelingskader.

  • 2. Indien het beschikbare bedrag, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdeel a, ontoereikend is voor subsidieverstrekking voor alle als voldoende beoordeelde activiteiten, verdeelt de minister het beschikbare bedrag aan de hand van de score die op basis van het beoordelingskader aan de activiteiten is toegekend. Daarbij komen de activiteiten met de hoogste score het eerst voor subsidie in aanmerking.

  • 3. In het geval aan meerdere activiteiten een gelijke score is toegekend, worden die activiteiten gerangschikt op de volgorde waarin zij zijn opgenomen in het activiteitenplan.

Artikel 7. Beoordeling aanvragen en wijze van verdeling beschikbaar budget subsidieaanvraag organisatie of penvoerder van een samenwerkingsverband

  • 1. De minister beslist op een subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, aan de hand van de beoordelingscriteria die zijn uitgewerkt in het beoordelingskader.

  • 2. Indien het beschikbare budget, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdeel b, ontoereikend is voor toekenning van alle als voldoende beoordeelde aanvragen, verdeelt de minister dit budget als volgt over deze aanvragen:

    • a. eerst wordt subsidie toegekend aan de aanvraag van een samenwerkingsverband van organisaties met het hoogste puntentotaal;

    • b. vervolgens wordt subsidie toegekend aan de aanvraag van een studentenorganisatie met het hoogste puntentotaal;

    • c. vervolgens wordt subsidie toegekend aan de aanvraag van een promovendi-organisatie met het hoogste puntentotaal;

    • d. vervolgens wordt subsidie toegekend aan de aanvraag van een werknemersorganisatie met het hoogste puntentotaal;

    • e. vervolgens wordt subsidie toegekend aan de aanvraag van een hoger onderwijsinstelling met het hoogste puntentotaal;

    • f. vervolgens wordt subsidie toegekend aan de aanvragen met het hoogste puntentotaal, ongeacht het soort organisatie, totdat het resterende budget volledig is besteed.

  • 3. In het geval dat meerdere subsidieaanvragen binnen een categorie als bedoeld in het tweede lid een gelijk puntentotaal hebben, worden die subsidieaanvragen gerangschikt op volgorde van binnenkomst van de volledige aanvragen.

Artikel 8. Aanvraagperioden

  • 1. De penvoerder van de regiegroep kan subsidie aanvragen tot en met 2 maart 2025 23.59 uur.

  • 2. De penvoerder van de regiegroep, een organisatie of een penvoerder van een samenwerkingsverband kan subsidie aanvragen in de volgende perioden:

    • a. van 16 juni 2025 09.00 uur tot en met 3 augustus 2025 23.59 uur;

    • b. van 2 februari 2026 09.00 uur tot en met 1 maart 2026 23.59 uur en van 15 juni 2026 09.00 uur tot en met 2 augustus 2026 23.59 uur;

    • c. van 1 februari 2027 09.00 uur tot en met 28 februari 2027 23.59 uur.

  • 3. Indien de bedragen, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdelen a en b, volledig zijn verstrekt in de eerste aanvraagperiode in een kalenderjaar, bedoeld in het eerste en tweede lid, onderdeel b, vervalt de tweede aanvraagperiode in dat kalenderjaar.

  • 4. Aanvragen die worden ingediend buiten de perioden, bedoeld in het eerste en tweede lid, worden afgewezen.

Artikel 9. Bij de subsidieaanvraag in te dienen documenten

  • 1. Een subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, eerste lid, bestaat uit:

    • a. een activiteitenplan;

    • b. een begroting;

    • c. indien voor de uitvoering van een activiteit de medewerking van één of meer organisaties noodzakelijk is, een intentieverklaring van de desbetreffende organisaties waaruit blijkt dat zij bereid zijn medewerking te verlenen aan de uitvoering van een activiteit; en

    • d. een verklaring dat de kosten voor een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd niet uit anderen hoofde zijn of worden vergoed.

  • 2. Een subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, bestaat uit:

    • a. een activiteitenplan;

    • b. een begroting; en

    • c. een verklaring dat de kosten voor een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd niet uit anderen hoofde zijn of worden vergoed.

  • 3. Indien de subsidieaanvrager een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of werknemersorganisatie is, bestaat een subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, tevens uit:

    • a. een document waaruit blijkt dat deze rechtspersoon voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van hoger onderwijsinstelling of de minister;

    • b. indien de aanvraag wordt gedaan door een promovendi-organisatie of werknemersorganisatie, een document waaruit blijkt dat deze rechtspersoon de belangen vertegenwoordigt van promovendi, onderscheidenlijk werknemers;

    • c. indien de aanvraag wordt gedaan door een studentenorganisatie, een document waaruit blijkt dat binnen deze rechtspersoon studenten zijn georganiseerd; en

    • d. het nummer waaronder deze organisatie is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.

  • 4. In het geval van een samenwerkingsverband van organisaties bestaat een subsidieaanvraag voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, tevens uit:

    • a. een samenwerkingsovereenkomst tussen de deelnemende organisaties en de penvoerder van het samenwerkingsverband, die uiterlijk bij de start van de activiteiten aanvangt en ten minste geldig is tot en met 1 november 2028. In deze samenwerkingsovereenkomst is in elk geval een beschrijving opgenomen van:

      • 1°. de verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en financiële verplichtingen van de deelnemende organisaties; en

      • 2°. indien een deelnemende organisatie, niet zijnde de subsidieaanvrager, een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of werknemersorganisatie is, het nummer waaronder deze organisatie is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel; en

    • b. indien een deelnemende organisatie een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of werknemersorganisatie is, de documenten, bedoeld in het derde lid, onderdelen a tot en met c.

  • 5. Op het tweede en vierde lid zijn de artikelen 3.4 en 3.5 van de kaderregeling van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10. Activiteitenplan

  • 1. De subsidieaanvrager omschrijft in het activiteitenplan per activiteit hoe deze activiteit bijdraagt aan de doelen en resultaten uit het programmaplan en hoe de voortgang van de activiteit wordt gemonitord.

  • 2. De beschrijving in het activiteitenplan bestaat in totaal uit ten hoogste 4.000 woorden.

Artikel 11. Aanvraagformulier

  • 1. De subsidie wordt aangevraagd met het aanvraagformulier dat is bekendgemaakt op de website www.dus-i.nl.

  • 2. Voor de verklaringen, bedoeld in artikel 9, eerste lid, onderdelen c en d, de verklaring, bedoeld in artikel 9, tweede lid, onderdeel c, en de samenwerkingsovereenkomst, bedoeld in artikel 9, vierde lid, onderdeel a, wordt gebruik gemaakt van de formats die bekend zijn gemaakt op de website www.dus-i.nl.

  • 3. De minister deelt de activiteitenplannen en begrotingen, bedoeld in artikel 9, met de regiegroep ten behoeve van de voorbereiding van de besluitvorming.

Artikel 12. Weigeringsgronden

De subsidieverstrekking kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd, voor zover:

  • a. de totale subsidie van een subsidieaanvraag van de regiegroep, een hoger onderwijsinstelling of een samenwerkingsverband van organisaties minder dan € 10.000 bedraagt;

  • b. de totale subsidie van een subsidieaanvraag van een organisatie die geen hoger onderwijsinstelling is minder dan € 5.000 bedraagt;

  • c. de totale subsidie van een subsidieaanvraag van een organisatie of een samenwerkingsverband van organisaties meer dan € 450.000 bedraagt;

  • d. het activiteitenplan op een onderdeel als onvoldoende is beoordeeld op grond van het beoordelingskader;

  • e. de kosten van een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd, reeds uit anderen hoofde zijn of worden vergoed;

  • f. de kosten van een activiteit niet in redelijke verhouding staan tot de beoogde resultaten;

  • g. onvoldoende is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor het uitvoeren van een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Artikel 13. Besluit van de minister

  • 1. In afwijking van artikel 4.1, eerste en tweede lid, van de kaderregeling besluit de minister binnen 18 weken na afloop van de termijn waarvoor aanvragen kunnen worden ingediend op de subsidieaanvragen.

  • 2. Een subsidie aan een hoger onderwijsinstelling die minder dan € 25.000 bedraagt, wordt direct vastgesteld. Een andere subsidie wordt, in voorkomend geval in afwijking van artikel 9.1, vierde lid, onderdeel a, van de kaderregeling, verleend.

Artikel 14. Verplichtingen subsidie

  • 1. De activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, zijn uiterlijk op 31 december 2027 uitgevoerd.

  • 2. De toegankelijkheid van activiteiten of de resultaten ervan is kosteloos en de verspreiding van de resultaten geschiedt zonder winstoogmerk.

  • 3. Met het oog op de rapportageverplichtingen van de regiegroep, zendt de organisatie of de penvoerder van een samenwerkingsverband de verantwoording eveneens in geanonimiseerde vorm aan de penvoerder van de regiegroep en, indien van toepassing, tevens het activiteitenverslag, het overzicht van de bestedingen of het overzicht van de voortgang van de activiteiten.

  • 4. Indien een subsidie voor meer dan twaalf maanden wordt verleend en de subsidiabele kosten meer dan € 125.000 bedragen, zendt de subsidieontvanger die geen hoger onderwijsinstelling is, halverwege de subsidieperiode een overzicht van de bestedingen van de subsidie aan de minister.

  • 5. Indien een subsidie voor meer dan twaalf maanden wordt verleend en de subsidiabele kosten meer dan € 25.000 bedragen, zendt de subsidieontvanger halverwege de subsidieperiode een overzicht van de voortgang van de activiteiten aan de minister.

Artikel 15. Wijze van verantwoording subsidie niet-hoger onderwijsinstellingen

Indien de subsidie van een subsidieontvanger die geen hoger onderwijsinstelling is:

  • a. minder dan € 25.000 bedraagt, is ten aanzien van de verantwoording van de subsidie artikel 7.4 van de kaderregeling van toepassing;

  • b. ten minste € 25.000, maar minder dan € 125.000 bedraagt, is ten aanzien van de verantwoording van de subsidie artikel 7.6 van de kaderregeling van toepassing; of

  • c. ten minste € 125.000 bedraagt, is ten aanzien van de verantwoording en vaststelling van de subsidie artikel 7.8 van de kaderregeling van toepassing.

Artikel 16. Besteding en verantwoording subsidie hoger onderwijsinstellingen

  • 1. Indien aan de verplichtingen van de subsidie is voldaan, kan een hoger onderwijsinstelling al dan niet in de hoedanigheid van penvoerder van een samenwerkingsverband, het niet aangewende deel van de subsidie voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, besteden aan andere activiteiten waarvoor bekostiging wordt verstrekt.

  • 2. De verantwoording van de subsidie voor activiteiten als bedoeld in artikel 3, tweede lid, van een hoger onderwijsinstelling al dan niet in de hoedanigheid van een penvoerder van een samenwerkingsverband, geschiedt in de jaarverslaggeving overeenkomstig de Regeling jaarverslaggeving onderwijs met model G, onderdeel 1.

Artikel 17. Bevoorschotting en betaling

  • 1. De minister betaalt het subsidiebedrag van een subsidie aan een hoger onderwijsinstelling die minder dan € 25.000 bedraagt, ineens.

  • 2. Bij een andere subsidie dan bedoeld in het eerste lid, verstrekt de minister een voorschot van 100% dat:

    • a. ineens wordt uitbetaald als de subsidie minder dan € 25.000 bedraagt;

    • b. in termijnen wordt uitbetaald als de subsidie meer dan € 25.000 bedraagt.

Artikel 18. Vaststelling van de subsidie

  • 1. De minister stelt een subsidie aan een hoger onderwijsinstelling die minder dan € 25.000 bedraagt, direct vast.

  • 2. De minister stelt een subsidie aan een hoger onderwijsinstelling die ten minste € 25.000 bedraagt, ambtshalve vast binnen 22 weken na de ontvangst van de jaarverslaggeving over het laatste jaar van de activiteitenperiode.

  • 3. De minister stelt een subsidie aan een organisatie die geen hoger onderwijsinstelling is die minder dan € 25.000 bedraagt, ambtshalve vast binnen 22 weken na de datum waarop deze activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

  • 4. Voor een subsidie aan een organisatie die geen hoger onderwijsinstelling is en die ten minste € 25.000 bedraagt, doet de organisatie een aanvraag om vaststelling binnen 22 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht. De minister stelt de subsidie vast binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag.

  • 5. De organisatie toont op verzoek van de minister aan dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden.

Artikel 19. Wijziging van het Instellingbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap

Het Instellingbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap wordt als volgt gewijzigd:

A

De onderdelen e tot en met g van artikel 1 komen te luiden:

e. promovendi-organisatie:

rechtspersoon die de belangen van promovendi vertegenwoordigt en die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister;

f. studentenorganisatie:

rechtspersoon waarbinnen studenten georganiseerd zijn en die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister;

g. werknemersorganisatie:

rechtspersoon die de belangen van werknemers vertegenwoordigt en die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister;.

B

Artikel 10, derde lid, komt te luiden:

  • 3. De regiegroep heeft voorts tot taak de subsidieaanvragen voor de minister voor te bereiden. Zij stelt tevens in haar uitvoeringsplannen een rangschikking voor van hoge naar lage prioriteit van de activiteiten.

C

In artikel 14 wordt ‘Instellingbesluit’ vervangen door ‘Instellingsbesluit’.

Artikel 20. Inwerkingtreding en vervaldatum

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en vervalt op 1 januari 2029.

Artikel 21. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling sociale veiligheid in hoger onderwijs en wetenschap.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, E.E.W. Bruins

BIJLAGE BEOORDELINGSKADER BEHORENDE BIJ DE SUBSIDIEREGELING SOCIALE VEILIGHEID IN HOGER ONDERWIJS EN WETENSCHAP

Inhoudelijke beoordeling subsidieaanvragen

Onderdeel

Beoordelingscriteria

Beoordelingsaspecten

Puntenschaal

1. Ambitie

Maximaal 800 woorden

1. De aanleiding en noodzaak tot verbetering van de sociale veiligheid.

2. Emancipatie van gemarginaliseerde groep(en) (zoals vrouwelijke academici, jonge onderzoekers, promovendi en postdocs), mensen uit de LHBTIQ+ groep, mensen met een migratieachtergrond en/of met een beperking.

3. De ambitie ten aanzien van sociale veiligheid en haalbaarheid van de ambitie.

1. De aanleiding waarom deze subsidieaanvraag nodig is om sociale veiligheid te bevorderen is duidelijk beschreven. De noodzaak van de subsidieaanvraag is duidelijk beschreven en onderbouwd.

2. De wijze waarop de subsidieaanvraag zich richt op de emancipatie van gemarginaliseerde groep(en) is duidelijk beschreven en onderbouwd.

3. De doelstellingen zijn ambitieus, helder en concreet geformuleerd.

Ook zijn de doelstellingen realistisch en haalbaar.

1–5

2. Impact

Maximaal 800 woorden

1. Drie pijler(s) van cultuurverandering (omgangscultuur, systeem, structuur) ten aanzien van sociale veiligheid.

2. Doelen en resultaten van de regiegroep, zoals geformuleerd in het programmaplan van de regiegroep (artikel 1).

1. Onderbouwd is op welke manier de subsidieaanvraag impact heeft op een of meer van de pijler(s) van cultuurverandering binnen de betrokken organisatie(s) of andere belanghebbenden.

2. De beoogde impact van de subsidieaanvraag op (een van) de doelen en resultaten van de regiegroep, zoals geformuleerd in het programmaplan, is duidelijk geformuleerd en onderbouwd.

1–5

3. Verankering

Maximaal 800 woorden

1. Duurzame verankering en zichtbaarheid van opgedane kennis en inzichten binnen de eigen organisatie(s).

2. Zichtbaarheid voor andere organisatie(s).

1. De duurzame verankering van de resultaten van de subsidieaanvraag binnen de eigen organisatie(s) en de wijze waarop de opgedane kennis en inzichten zichtbaar zijn gemaakt is duidelijk omschreven. Onderbouwd is waarom voor deze vorm is gekozen.

2. De wijze waarop kennisdeling gefaciliteerd wordt is duidelijk uiteengezet waardoor werkwijzen, kennis en inzichten gebruikt kunnen worden door andere organisatie(s) na afloop van de activiteit(en).

1–5

4a. Omschrijving activiteit(en)

Maximaal 400 woorden per activiteit.

Per activiteit:

– doelstelling

– monitoring van de voortgang van de activiteit

– planning

– (indien van toepassing) samenwerking.

Per activiteit is de doelstelling duidelijk en concreet beschreven.

Per activiteit wordt de wijze waarop de voortgang wordt gemonitord duidelijk en concreet beschreven.

De planning van de activiteit(en) is realistisch en de uitvoering is uiterlijk voor 31 december 2027 afgerond.

In geval van een samenwerkingsverband wordt duidelijk welke partij welke rol op zich neemt in de activiteit(en).

Voldoende of onvoldoende per activiteit

4b. begroting per activiteit(en)

Een realistische begroting van de activiteit(en).

Beoordeeld wordt:

– of de kosten in verhouding staan tot de beoogde resultaten;

– of de begroting sluitend is;

– of de HOT-tarieven zijn gehanteerd, waarin overhead en administratie al zijn opgenomen (indien van toepassing).

Per activiteit(en) is in de begroting concreet en duidelijk opgenomen welke kosten door wie worden gemaakt. Uit de begroting moet per activiteit duidelijk blijken welke kosten daaraan verbonden zijn.

Voldoende of onvoldoende per activiteit

In de Subsidieregeling sociale veiligheid in hoger onderwijs en wetenschap is opgenomen dat aanvragers uitsluitend in een aanvraagronde aanvragen kunnen indienen. Om de kwaliteit van een aanvraag vast te stellen, beslist de minister op de subsidieaanvraag aan de hand van bovengenoemde beoordelingscriteria. Voor het aantonen van de kwaliteit van een subsidieaanvraag, moet de subsidieaanvraag op elk onderdeel (1 t/m 4) ten minste met een voldoende worden beoordeeld.

Dit betekent dat de subsidieaanvragen kwalitatief beoordeeld worden. Voor onderdeel 1 t/m 3 geldt dat een subsidieaanvraag op elk onderdeel ten minste met 3 punten (een voldoende) moet worden beoordeeld om voor subsidie in aanmerking te komen. De bedoeling is dat een ambitie wordt nagestreefd, impact wordt beoogd en verankering wordt verwezenlijkt en dat dit overeenkomt met de doelstellingen en resultaten uit het programmaplan. De onderdelen 4a en 4b (beschrijving activiteit(en) en de begroting) worden per activiteit beschreven door de aanvrager en worden op activiteitniveau beoordeeld. Hiervoor is gekozen omdat alleen activiteiten die goed passen bij de doelen en resultaten zoals beschreven in het programmaplan en bij de definitie van sociale veiligheid zoals in het programmaplan is geformuleerd, voor subsidie in aanmerking komen. Aanvragen die op de onderdelen 1 t/m 3 ten minste met een voldoende zijn beoordeeld, worden op activiteitniveau beoordeeld op onderdeel 4a en 4b. Activiteiten die vervolgens tevens op zowel onderdeel 4a als 4b met een voldoende worden beoordeeld komen in beginsel voor subsidie in aanmerking. Activiteiten die als onvoldoende worden beoordeeld, komen niet voor subsidie in aanmerking.

Het is dus mogelijk dat slechts een deel van de subsidieaanvraag voor subsidie in aanmerking komt. Dit kan het geval zijn als een aanvraag op de onderdelen ambitie, impact en verankering (onderdeel 1 t/m 3) ten minste met een voldoende wordt beoordeeld maar één van de voorgestelde activiteiten als onvoldoende wordt beoordeeld op het onderdeel beschrijving activiteit(en) (onderdeel 4a) of op het onderdeel begroting (4b). Als door een aanvrager bijvoorbeeld een activiteit wordt voorgesteld die goed past bij de doelen en resultaten van het programmaplan en bij de definitie van sociale veiligheid zoals is geformuleerd in het programmaplan maar ook een activiteit die daar onvoldoende bij past, komt alleen de eerste activiteit voor subsidie in aanmerking.

  • 1. Aanvragen regiegroep:

    De penvoerder van de regiegroep kan subsidie aanvragen voor activiteiten die zij opneemt in haar activiteitenplan. Elke activiteit wordt separaat beoordeeld aan de hand van bovengenoemd beoordelingskader. De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd door de regiegroep worden beoordeeld door de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I), waarna de minister beslist.

  • 2. Aanvragen organisaties:

    Een organisatie kan een subsidieaanvraag doen voor de uitvoering van activiteiten. Dit kan een enkele activiteit zijn maar een subsidieaanvraag kan ook bestaan uit meerdere activiteiten. Om te bepalen welke activiteiten voor subsidie in aanmerking komen, worden eerst de onderdelen 1 t/m 3 van het beoordelingskader beoordeeld. Vervolgens wordt elke separate activiteit beoordeeld op onderdeel 4a en 4b van het beoordelingskader. De subsidieaanvraag waarvoor subsidie wordt aangevraagd door organisaties, wordt inhoudelijk beoordeeld door de regiegroep, waarna de minister beslist. De regiegroep bereidt de besluitvorming van de minister voor.

Het doel van de kwalitatieve beoordeling is dat subsidieaanvragen met een hoge kwaliteit worden beloond met punten. Om de beoordeling in goede banen te leiden en zo transparant mogelijk te maken, volgt hieronder een uitgebreide beschrijving van de beoordelingsprocedure. Het beoordelingskader en de beoordelingsprocedure gelden zowel ten aanzien van de subsidieaanvragen van organisaties als voor de subsidieaanvragen van de (penvoerder van de) regiegroep. Waar in het beoordelingskader in onderdeel 1 tot en met 3 wordt gesproken over ‘subsidieaanvraag’, kan ‘activiteiten’ worden gelezen, voor zover het de beoordeling van subsidieaanvragen van de regiegroep betreft.

Elk activiteitenplan wordt inhoudelijk beoordeeld op de volgende onderdelen:

  • – Ambitie

  • – Impact

  • – Verankering

  • – Beschrijving activiteit(en)

  • – Begroting

Bij elk onderdeel zijn in de tabel beoordelingscriteria geformuleerd met daarbij horende beoordelingsaspecten. Hiermee is aangegeven aan de hand van welke aspecten wordt beoordeeld en wat de achterliggende gedachte daarvan is. De onderdelen en beoordelingscriteria zijn gerelateerd aan de doelen en resultaten uit het programmaplan en de definitie van sociale veiligheid zoals gehanteerd in het programmaplan.

De subsidieaanvraag wordt eerst inhoudelijk beoordeeld op de onderdelen ambitie, impact en verankering. Bij de beoordeling van deze onderdelen wordt een score van 1 tot en met 5 toegekend aan elk onderdeel. In totaal zijn er dus maximaal 15 punten te verdienen. Indien één van de onderdelen als onvoldoende wordt beoordeeld, komt de subsidieaanvraag niet voor subsidie in aanmerking. De beschrijving van de activiteiten en de begroting (onderdeel 4a en 4b) worden per activiteit beoordeeld als voldoende of onvoldoende. Indien een activiteit of de bijbehorende begroting van de desbetreffende activiteit als onvoldoende wordt beoordeeld, komt deze activiteit niet voor subsidie in aanmerking. Alleen activiteit(en) en de bijbehorende begroting die met een voldoende zijn beoordeeld komen in aanmerking voor subsidie.

Onderdelen 1 tot en met 3

Afhankelijk van de kwaliteit van de subsidieaanvraag wordt per onderdeel een van de volgende beoordelingen gegeven:

Beoordeling

Punten

Zeer goed

5

Goed

4

Voldoende

3

Matig

2

Onvoldoende

1

5 punten: zeer goed: aanvrager heeft een inhoudelijk relevante, toepasselijke en uitstekende invulling gegeven aan dit onderdeel. Alle criteria en aspecten van dit onderdeel zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk uitstekend en aansprekend beantwoord.

4 punten: goed: aanvrager heeft een inhoudelijk relevante, toepasselijke en goede invulling gegeven aan dit onderdeel. Alle criteria en aspecten van dit onderdeel zijn volledig uitgewerkt en goed beantwoord.

3 punten: voldoende: aanvrager heeft voldoende invulling gegeven aan dit onderdeel. Alle criteria en aspecten van dit onderdeel zijn uitgewerkt en beantwoord.

2 punten: matig: aanvrager gaat slechts ten dele of beperkt inhoudelijk relevant in op dit onderdeel. De criteria en aspecten zijn beantwoord en uitgewerkt, echter is dit zeer beperkt toegelicht.

1 punt: onvoldoende: aanvrager gaat slechts ten dele of beperkt inhoudelijk relevant in op dit onderdeel. Niet alle criteria en aspecten zijn beantwoord en uitgewerkt.

Beschrijving activiteit(en)

Voldoende: de doelstelling van de activiteit past in voldoende mate bij de doelen en resultaten van het programmaplan en bij de definitie van sociale veiligheid zoals is geformuleerd in het programmaplan. Verder zijn alle beoordelingsaspecten van de activiteit in voldoende mate uitgewerkt en toegelicht.

Onvoldoende: niet alle beoordelingsaspecten van de activiteit zijn in voldoende mate uitgewerkt en toegelicht of de activiteit pas niet in voldoende mate bij de doelen en resultaten van het programmaplan of bij de definitie van sociale veiligheid zoals is geformuleerd in het programmaplan.

Begroting

Voldoende: alle beoordelingsaspecten van de begroting worden in voldoende mate uitgewerkt en toegelicht.

Onvoldoende: niet alle beoordelingsaspecten van de begroting worden in voldoende mate uitgewerkt en toegelicht.

Berekening van het puntentotaal

De toegekende punten op elk onderdeel worden bij elkaar opgeteld. Dit leidt tot een puntentotaal. Aanvragen die ten minste op alle onderdelen (1 t/m 4) met een voldoende worden beoordeeld, komen in beginsel voor subsidie in aanmerking. Aanvragen waarbij één van de onderdelen als onvoldoende of matig worden beoordeeld, komen niet voor subsidie in aanmerking, ongeacht het puntentotaal.

Het budget is toereikend

Als het beschikbare budget in een aanvraagperiode toereikend is voor alle, als voldoende beoordeelde subsidieaanvragen, wordt subsidie verleend voor die subsidieaanvragen. Subsidieaanvragen die niet ten minste met een voldoende worden beoordeeld op alle onderdelen (1 t/m 4) komen niet voor subsidie in aanmerking.

Het budget is niet toereikend

Als het beschikbare budget in een aanvraagperiode niet toereikend is voor alle als voldoende beoordeelde subsidieaanvragen, wordt het budget als volgt verdeeld:

Stap 1: De subsidieaanvragen worden gerangschikt op het puntentotaal, van hoog naar laag.

Stap 2: De subsidieaanvragen die voor subsidie in aanmerking komen, worden als volgt geselecteerd, totdat het budget ontoereikend is:

  • a. de hoogst scorende subsidieaanvraag, op basis van het puntentotaal, van een samenwerkingsverband van organisaties;

  • b. de hoogst scorende subsidieaanvraag, op basis van het puntentotaal, van een studentenorganisatie;

  • c. de hoogst scorende subsidieaanvraag, op basis van het puntentotaal, van een promovendi-organisatie;

  • d. de hoogst scorende subsidieaanvraag, op basis van het puntentotaal, van een werknemersorganisatie;

  • e. de hoogst scorende subsidieaanvraag, op basis van het puntentotaal, van een hoger onderwijsinstelling;

  • f. de resterende subsidieaanvragen, op basis van het puntentotaal, ongeacht het soort organisatie.

Stap 3: In het geval van meerdere subsidieaanvragen met een gelijk puntentotaal in een categorie als bedoeld onder punt a tot en met f, worden die subsidieaanvragen gerangschikt op volgorde van binnenkomst van de volledige aanvragen.

TOELICHTING

ALGEMENE TOELICHTING

Inleiding

Een sociaal veilige leer- en werkomgeving in het hoger onderwijs en de wetenschap is essentieel. In het hoger onderwijs werken talentvolle professionals en wordt het talent van de toekomst opgeleid. Daar is geen plaats voor (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, machtsmisbruik, discriminatie, racisme en intimidatie.

Samen met universiteiten, hogescholen en studentenorganisaties wordt ingezet op het creëren van een duurzaam veilige leer- en werkomgeving. In de afgelopen periode is al veel gedaan om de sociale veiligheid in het hoger onderwijs en de wetenschap te verbeteren. In het Bestuursakkoord 2022 hoger onderwijs en wetenschap, gesloten met de Vereniging Hogescholen (hierna: VH) en de Universiteiten van Nederland (hierna: UNL), is onder andere afgesproken dat universiteiten en hogescholen: (1) diversiteit en inclusie bevorderen en discriminatie en racisme bestrijden, (2) gedragsregels opstellen tegen onveilig en grensoverschrijdend gedrag, (3) zorgen voor een monitor van ervaren sociale veiligheid en (4) in hun jaarverslagen aandacht besteden aan sociale veiligheid en inclusie. Daarnaast wordt er tot en met 2031 jaarlijks € 4 miljoen beschikbaar gesteld ten behoeve van onderzoek en monitoring, interventies en kennisdeling, en bewustwording en cultuurverandering op gebied van sociale veiligheid.1 Ook probeert de minister sociale veiligheid van studenten, promovendi niet in dienst, werknemers en anderen die met deze groepen vergelijkbaar zijn, te bevorderen door diverse programma’s te stimuleren, zoals het Nationaal actieprogramma aanpak seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld, het Rutgers-project ‘Preventie seksueel grensoverschrijdend gedrag onder studenten’, de subsidie voor stichting GELIJKSPEL die werkt aan de preventie van seksueel grensoverschrijdend gedrag onder studenten, het nationale programma Erkennen en Waarderen en de OCW-agenda tegen discriminatie en racisme.

Naast bovenstaande inzet neemt de minister met de integrale aanpak sociale veiligheid nog een aantal maatregelen waarmee het beleid wordt versterkt. Doel hiervan is om zo een extra impuls te geven aan het creëren van een veilige leer- en werkomgeving voor studenten, promovendi en werknemers op hogescholen en universiteiten dan wel een veilige omgeving binnen studie- en studentenverenigingen. Dit doet de minister door:

  • 1. toevoeging van een zorgplicht voor de sociale veiligheid van studenten in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (hierna: WHW),

  • 2. uitbreiding van de meld-, overleg- en aangifteplicht zedenmisdrijven in de WHW,

  • 3. het bevorderen van de verbetering van de voorzieningen voor klachten en meldingen van studenten en werknemers,

  • 4. het stimuleren van de versterking van het toezicht op sociale veiligheid,

  • 5. de start van een nationaal programma waarmee universiteiten, hogescholen, studenten-, promovendi- en werknemersorganisaties (belangenorganisaties van bijvoorbeeld hoogleraren of postdocs) gestimuleerd worden om samen te werken bij het vergroten van een sociaal veilige leer- en werkomgeving in hoger onderwijs en wetenschap.

Nationaal Programma Sociale Veiligheid

In het kader van de vijfde hierboven genoemde maatregel heeft de minister voor vier jaar een landelijk programma Sociale Veiligheid gestart. Dit sluit aan bij het advies van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (hierna: KNAW)2 om een landelijk programma Sociale Veiligheid te starten, van waaruit met een integrale benadering gewerkt wordt aan een cultuurverandering.

Het programma heeft als doel om een sociaal veilige leer- en werkomgeving in het hoger onderwijs en de wetenschap te bevorderen door het faciliteren van initiatieven waarbij universiteiten, hogescholen, studenten-, promovendi- en werknemersorganisaties samenwerken en samen leren. Binnen het programma wordt, conform het advies van de KNAW, ingezet op bevordering van de sociale veiligheid, waarbij in ieder geval aandacht is voor de volgende drie aspecten:

  • 1. de organisatiestructuur van hogescholen en universiteiten moet de sociale veiligheid niet onder druk zetten;

  • 2. de cultuur op de werkvloer moet ook gericht zijn op het bespreken van gedrag;

  • 3. het systeem moet zich niet alleen richten op klachtenafhandeling, maar in de eerste plaats op preventie.

Langs deze sporen kan het programma universiteiten en hogescholen helpen door gezamenlijke initiatieven te stimuleren en opgedane kennis te delen.3

In datzelfde advies beveelt de KNAW aan om in de nabije toekomst specifieker te kijken naar de rol en positie van studenten op het gebied van sociale veiligheid. Daaronder valt ook de sociale veiligheid op studentenverenigingen.

Convenant sociale veiligheid hoger onderwijs en wetenschap

In het Convenant Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap (hierna: convenant) zijn door UNL, VH, de Landelijke Studentenvakbond (hierna: LSVb), het Interstedelijk Studenten Overleg (hierna: ISO), het Promovendi Netwerk Nederland (hierna: PNN, mede namens PostdocNL), de Federatie Nederlandse Vakbeweging (hierna: FNV) en de Algemene Onderwijsbond (hierna: AOb) afspraken gemaakt over het doel waar de convenantpartners samen aan werken, de rol van de regiegroep en de penvoerder van de regiegroep binnen het landelijk programma en de samenwerking tussen de convenantpartners. Het convenant vormt het vertrekpunt voor de Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap (hierna: regiegroep).

Regiegroep

Voor het ontwikkelen en uitvoeren van het landelijke programma is door de minister een regiegroep ingesteld.4 Deze regiegroep heeft tot taak de sociale veiligheid in hoger onderwijs en wetenschap te bevorderen door initiatieven te initiëren, faciliteren en stimuleren, die zich richten op kennisdeling, kennisvergaring en het stimuleren van samenwerking binnen de sector op het gebied van sociale veiligheid, met ten minste aandacht voor de drie hierboven genoemde aspecten (structuur, cultuur en systeem), uit eerder genoemd KNAW-advies.

Op grond van artikel 8 van het Instellingsbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap is het opstellen van een programmaplan voor de periode 2024 tot en met 2027 een taak van de regiegroep. Dit programmaplan bevat doelen, een kader voor de beoordeling, beoogde resultaten en de manier waarop voortgang wordt gemonitord. De regiegroep bereidt de besluiten van de minister voor op de subsidieaanvragen van organisaties door een rangschikking op basis van het beoordelingskader aan te geven (artikel 10, derde lid, van het Instellingsbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap). De beoordeling van de aanvragen van de regiegroep zal door DUS-I geschieden. Vervolgens besluit de minister op de aanvragen.

In het kader van de lerende aanpak zal de regiegroep belangrijke lessen en ervaringen die voortkomen uit activiteiten van de regiegroep en organisaties delen met de minister en de sector om het (landelijk) beleid op het gebied van sociale veiligheid binnen de sector te verbeteren. In aansluiting daarop ondersteunt de regiegroep de sector met het identificeren van de werkzame elementen van activiteiten die zich richten op het bevorderen van de sociale veiligheid. Ook kan de regiegroep de sector helpen met het ontwikkelen van een passende aanpak in het kader van maatschappelijke ontwikkelingen die invloed (kunnen) hebben op de sociale veiligheid in de sector.

Doel en noodzaak subsidieregeling

De Subsidieregeling sociale veiligheid in hoger onderwijs en wetenschap (hierna: subsidieregeling) heeft tot doel om een sociaal veilige leer- en werkomgeving voor studenten en werknemers in het hoger onderwijs en de wetenschap te bevorderen door het faciliteren van initiatieven waarbij de sector samenwerkt en samen leert op activiteiten- en beleidsniveau, voor de periode 2025 tot en met 2027. Hoewel hogescholen, universiteiten en studentenorganisaties zelf verantwoordelijk zijn voor het creëren van een sociaal veilige leer- en werkomgeving, ziet de minister het – samen met de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid – als zijn taak om hoger onderwijsinstellingen en studentenorganisaties daarbij te stimuleren en te ondersteunen.5 Met deze subsidie geeft de minister voor de periode 2025 tot en met 2027 de nodige financiële steun aan het landelijke programma Sociale Veiligheid. Hiermee wordt de nodige extra impuls aan hoger onderwijsinstellingen en studentenorganisaties gegeven voor het creëren van een veilige (leer- en werk)omgeving.

Inhoud subsidieregeling

Subsidiabele activiteiten

Op grond van de subsidieregeling komen twee soorten activiteiten in aanmerking voor subsidie:

  • 1. activiteiten van de regiegroep die de ontwikkeling van kennis, kunde en vaardigheden over sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen en studentenorganisaties of de uitwisseling hiervan, stimuleren ten behoeve van het faciliteren van de verbetering van de sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen en studentenorganisaties (artikel 3, eerste lid);

  • 2. activiteiten van een of meer organisaties met als doel de sociale veiligheid te versterken binnen een hoger onderwijsinstelling of studentenorganisatie (artikel 3, tweede lid).

Onder een organisatie wordt in deze subsidieregeling verstaan een bekostigde hogeschool, een bekostigde universiteit dan wel een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of een werknemersorganisatie met rechtspersoonlijkheid die financiering ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of minister en die de belangen vertegenwoordigt van promovendi of werknemers dan wel waarbinnen studenten zijn georganiseerd (artikel 1). Bij werknemersorganisaties kan gedacht worden aan organisaties die bijvoorbeeld de belangen van postdocs of hoogleraren vertegenwoordigen.

Categorie 1: subsidie voor activiteiten van de regiegroep

In de periode 2025 tot en met 2027 kan de penvoerder van de regiegroep jaarlijks een subsidie aanvragen voor activiteiten die de ontwikkeling van kennis, kunde en vaardigheden of de uitwisseling hiervan met betrekking tot sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen en studentenorganisaties, stimuleren. Ten aanzien van de subsidie geldt dat de kosten minimaal € 10.000 per activiteit dienen te bedragen en dat de activiteiten voor 31 december 2027 moeten zijn afgerond. Voor activiteiten waarvoor de regiegroep de medewerking nodig heeft van een of meer organisaties, zal zij moeten aantonen dat die organisatie of organisaties daartoe bereid is dan wel zijn. Dit blijkt uit een intentieverklaring van de organisatie of organisaties. In de kalenderjaren 2025 en 2026 zijn er twee aanvraagperioden voor de penvoerder van de regiegroep en in 2027 is er één periode (artikel 8, eerste en tweede lid). Deze aanvraag bestaat uit een activiteitenplan, een begroting, indien medewerking nodig is van een of meer organisaties, een intentieverklaring waaruit dit blijkt en een verklaring dat er niet reeds subsidie voor dezelfde activiteit is aangevraagd bij een ander (artikel 9, eerste lid). Het activiteitenplan kan bestaan uit één of meerdere activiteiten en zal worden beoordeeld aan de hand van het beoordelingskader dat in de bijlage van deze regeling is opgenomen (zie de toelichting op artikel 10). De beoordelingsaspecten uit dit kader komen aan bod in het aanvraagformulier dat te vinden is op www.dusi.nl (artikel 11).

In het Convenant Sociale Veiligheid in Hoger Onderwijs en Wetenschap 2024-2027 wordt overigens gesproken over een uitvoeringsplan in plaats van een activiteitenplan. In deze regeling is echter aansluiting gezocht bij de terminologie van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.

De betaling van de subsidie geschiedt aan de penvoerder van de regiegroep die de subsidie verantwoordt (zie de toelichting op de artikelen 15 tot en met 18).

Categorie 2: subsidie aan organisaties ter bevordering sociale veiligheid binnen hogeschool, universiteit of studentenorganisatie

In de periode 2025 tot en met 2027 kan jaarlijks een subsidie worden aangevraagd voor activiteiten van een organisatie of meerdere organisaties met als doel de sociale veiligheid te versterken binnen een hogeschool, universiteit of studentenorganisatie. De activiteiten of de lessen die daaruit worden geleerd, moeten breed implementeerbaar zijn binnen de sector (artikel 3, tweede lid). Zoals hierboven is aangegeven, wordt onder organisaties verstaan: een bekostigde hogeschool, een bekostigde universiteit dan wel een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of een werknemersorganisatie met rechtspersoonlijkheid die voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of minister. Daarnaast vertegenwoordigt zo’n organisatie de belangen van promovendi of werknemers. Bij studentenorganisaties kan het ook gaan om studenten- of studieverenigingen. Om die reden is in artikel 1 opgenomen dat het moet gaan om een rechtspersoon waarbinnen studenten zijn georganiseerd. Dat een organisatie de belangen van promovendi of werknemers vertegenwoordigt of dat het een organisatie is waarbinnen studenten zijn georganiseerd tonen zij bij de aanvraag aan door de statuten mee te sturen. In het geval dat de statuten niet afdoende zijn, zullen zij dat op basis van een ander document moeten aantonen. Vanuit het oogpunt van een zorgvuldige besteding van publieke middelen dienen deze organisaties rechtspersoonlijkheid te bezitten, omdat hierbij doorgaans sprake is van meer controle op de financiële positie dan in geval van een particulier. Het staat vergelijkbare organisaties die niet voldoen aan de voorwaarden, vrij om de regiegroep te voeden met ideeën over hoe kennis, kunde en vaardigheden over sociale veiligheid gestimuleerd kunnen worden. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een studentenorganisatie zonder rechtspersoonlijkheid die opkomt voor de belangen van een religieuze minderheid. Het is vervolgens aan de regiegroep om te bezien of deze ideeën meegenomen worden in een van haar activiteiten (categorie 1).

Een organisatie kan binnen dezelfde tijdvakken als bij categorie 1 jaarlijks een aanvraag indienen bij de minister. Bij de aanvraag dient een organisatie naast een activiteitenplan ook een begroting, een verklaring dat er niet reeds subsidie voor dezelfde activiteit is aangevraagd bij een ander en een verklaring dat de aanvrager bevoegd is de subsidie aan te vragen, te worden ingediend (artikel 9, tweede lid). Indien de subsidieaanvraag wordt ingediend door een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of een werknemersorganisatie (met rechtspersoonlijkheid) moet naast bovengenoemde documenten ook een document worden ingediend waaruit blijkt dat de organisatie voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of minister (artikel 9, derde lid).

Als een subsidieaanvraag wordt ingediend door een samenwerkingsverband van organisaties moet bovendien een samenwerkingsovereenkomst tussen de deelnemende organisaties en de organisatie die de subsidie aanvraagt worden ingediend. In deze samenwerkingsovereenkomst moet in ieder geval beschreven staan hoe de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en financiële verplichtingen tussen deelnemende organisaties zijn verdeeld. Daarnaast moeten de KvK-nummers van de deelnemers worden vermeld. Ten aanzien van organisaties die kunnen deelnemen aan een samenwerkingsverband gelden dezelfde kwalificatie-eisen die zijn genoemd in artikel 1.

Voor de intentieverklaring, de verklaring dat er niet reeds subsidie voor dezelfde activiteit is aangevraagd bij een ander en de samenwerkingsovereenkomst dient de subsidieaanvrager gebruik te maken van de formats die bekend zullen worden gemaakt op de website www.dus-i.nl (artikel 11).

De betaling van de subsidie geschiedt aan de organisatie of organisaties die de subsidie zal dan wel zullen verantwoorden. Onder organisatie wordt in deze toelichting mede de penvoerder van een samenwerkingsverband verstaan.

Uitvoering

De Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) acht deze subsidieregeling uitvoerbaar.

Regeldruk

De berekening van de regeldrukkosten is uitgesplitst per subsidiecategorie, oftewel naar de regeldruk voor de regiegroep en de regeldruk voor de organisaties.

De regeldrukkosten voor deze subsidieregeling worden als volgt ingeschat.

Kennisname en aanvraagkosten

Subsidiecategorie 1: De regiegroep zal maximaal vijf aanvragen indienen gedurende de looptijd van de regeling. Het schrijven en indienen van de aanvragen wordt geschat op 1.060 uur. Hier komen nog 62 uur bij voor eventuele intentieverklaringen van organisaties en voor kennisname van de regeling. Verder zal de regiegroep de besluitvorming van de minister over de aanvragen uit subsidiecategorie 2 voorbereiden, dit zal naar schatting 160 uur kosten. Samen komt dit neer op 1.282 uur, oftewel € 69.228.

Subsidiecategorie 2: In totaal worden 70 aanvragen in categorie 2 gedurende de looptijd van deze regeling verwacht. Per aanvraag wordt 34 uur aan tijdsinvestering geschat voor kennisname van de regeling, schrijven van de aanvraag, maken van de begroting en toevoegen van een bewijsstuk voor de bevoegdheid van de penvoerder van de regiegroep en eventueel een samenwerkingsovereenkomst. Dit komt in totaal dus neer op 2.380 uur, oftewel € 128.520.

Verantwoordings- en monitoringskosten

Subsidiecategorie 1: Er wordt 61 uur aan tijdsinvestering geschat voor de verantwoording over de ingediende aanvraag, het maken van het activiteitenverslag en het aanvragen van de vaststelling. Dit zal vijf maal gebeuren gedurende de looptijd van de regeling, de kosten komen neer op € 16.470.

Subsidiecategorie 2: Er wordt 15 uur aan tijdsinvestering geschat voor de verantwoording over de ingediende aanvraag, het maken van het activiteitenverslag en het aanvragen van de vaststelling. Naar schatting zullen er 70 aanvragen uit het veld komen gedurende de looptijd van de regeling, er van uitgaande dat alle aanvragen worden gehonoreerd komen de verantwoordingskosten neer op € 56.700.

Totale regeldrukkosten

Naar schatting komen de totale regeldrukkosten neer op € 201.690. Het totale subsidiebedrag is € 13.500.000. Hiermee beslaan de regeldrukkosten 2,2% van het totale subsidiebedrag en zijn daarmee zeer gering. Het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR) heeft het dossier niet geselecteerd voor een formeel advies, omdat het geen omvangrijke gevolgen voor de regeldruk heeft.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

In de definitiebepalingen van promovendi-organisatie, studentenorganisatie en werknemersorganisatie staat dat de rechtspersoon voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister. Deze formulering gaat ervan uit dat op het moment van de subsidieaanvraag de organisatie reeds subsidie ontvangt en in totaal ten minste drie jaar subsidie heeft ontvangen of zal ontvangen. Hiermee wordt geborgd dat er een structurele financieringsrelatie is die kan bestaan uit meerdere projectsubsidies of een instellingssubsidie.

Artikel 2

In de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS (hierna: kaderregeling) staan de algemene bepalingen voor het aanvragen van subsidie, het wel of niet verstrekken en het verantwoorden daarvan. De subsidieregeling vult deze bepalingen aan.

Artikel 3

De activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen, staan beschreven in dit artikel. Het betreft activiteiten met als doel het versterken van de sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen of studentenorganisaties. Hieronder vallen ook activiteiten die religieuze minderheden beschermen. In het eerste lid staat dat de stimuleringsactiviteiten van de regiegroep strekken ten behoeve van het faciliteren van de verbetering van de sociale veiligheid binnen hoger onderwijsinstellingen of studentenorganisaties. Met deze zinsnede wordt aangegeven dat het niet de bedoeling is dat de regiegroep treedt in de autonomie van hoger onderwijsinstellingen. Zie verder paragraaf ‘Inhoud van de subsidieregeling’ voor een toelichting op de twee categorieën.

Voor de berekening van de kosten van deze activiteiten is artikel 1.7 van de kaderregeling van belang. Dit artikel van de kaderregeling gaat over de wijze van het berekenen van de subsidiabele kosten. Deze berekening moet gebaseerd zijn op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Deze laatste formulering is gebaseerd op artikel 362 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Concreet houdt deze norm in dat subsidiabele kosten terug te voeren moeten zijn op een gebruikelijke en controleerbare systematiek. Dit is de systematiek die voor de jaarrekening wordt gebruikt.

In Caribisch Nederland zijn geen op grond van de WHW bekostigde hoger onderwijsinstellingen gevestigd. Om deze reden worden geen aanvragen van organisaties uit dat deel van Nederland verwacht voor categorie 2.

Artikel 4

Op grond van deze regeling kan subsidie worden verstrekt voor het bevorderen van een sociaal veilige (leer- en werk)omgeving voor studenten en werknemers in het hoger onderwijs en de wetenschap. Deze subsidie wordt voor de regiegroep aangevraagd door de penvoerder van de regiegroep. Voor de regiegroep zal Universiteiten van Nederland (UNL) de rol van penvoerder op zich nemen. De penvoerder van de regiegroep is een organisatie met rechtspersoonlijkheid, degene aan wie de subsidie zal worden verstrekt en degene op wie de subsidieverplichtingen rusten. De penvoerder van de regiegroep is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten (categorie 1; zie paragraaf ‘Inhoud subsidieregeling’), het voldoen aan de subsidieverplichtingen en de verantwoording (tweede lid).

Indien er sprake is van een samenwerkingsverband van organisaties (categorie 2) dan wordt de aanvraag ingediend door de penvoerder van een samenwerkingsverband. Ook op deze penvoerder rusten de subsidieverplichtingen en de penvoerder is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de subsidieverplichtingen (derde en vierde lid).

Artikel 5

Een subsidieplafond is een bedrag dat gedurende een bepaalde periode beschikbaar is voor verstrekking van subsidies. In dit artikel staan de subsidieplafonds voor de twee categorieën activiteiten waarvoor subsidie kan worden aangevraagd. Voor activiteiten van de regiegroep (categorie 1) is er in de periode van 2025 tot en met 2027 jaarlijks een budget van € 2.250.000 beschikbaar. Voor de activiteiten van organisaties die de sociale veiligheid binnen een hoger onderwijsinstelling of studentenorganisatie bevorderen (categorie 2) is in de periode van 2025 tot en met 2027 jaarlijks eveneens een budget van € 2.250.000 beschikbaar.

In het tweede en derde lid is geregeld dat de budgetten voor de categorieën in een jaar naar elkaar kunnen worden overgeheveld. Er moet dan wel sprake zijn van onderuitputting van een of meer subsidiebudgetten (subsidieplafonds). Of er sprake is van onderuitputting kan alleen in de aanvraagronde voor augustus 2025 en 2026 worden beoordeeld. In 2027 kan dit in de zogenoemde februarironde worden beoordeeld. Dit betekent dat in 2025 tot en met 2027 in het geval van onderuitputting van het subsidieplafond voor categorie-1-activiteiten, het subsidieplafond voor categorie-2-activiteiten activiteiten met de overgebleven middelen kan worden opgehoogd en andersom.

Artikelen 6 en 7

In de artikelen 6 en 7 wordt geregeld dat de subsidieaanvragen beoordeeld worden aan de hand van criteria uit het beoordelingskader. Voor een aanvraag geldt dat als die op alle onderdelen als voldoende wordt beoordeeld, de aanvraag in beginsel in aanmerking komt voor subsidie (zie artikel 12, onderdeel d).

In het geval dat er in totaal meer subsidie wordt aangevraagd in een subsidieperiode dan dat er budget beschikbaar is, worden de middelen verdeeld aan de hand van het uitgangspunt dat de beste activiteiten van de regiegroep of activiteitenplannen van organisaties met voorrang worden gehonoreerd, het zogenaamde tendersysteem.

In de subsidieregeling wordt onderscheid gemaakt tussen subsidieaanvragen die door de regiegroep worden ingediend en subsidieaanvragen die door organisaties worden ingediend. Voor beide categorieën subsidieaanvragen is jaarlijks in beginsel € 2.250.000 beschikbaar (zie artikel 5). Het is de verwachting dat per aanvraagperiode de regiegroep één aanvraag indient voor meerdere activiteiten. Op grond van artikel 6 kan de subsidie voor een activiteit die op alle onderdelen als voldoende is beoordeeld, toch worden geweigerd als er in totaal meer subsidie wordt gevraagd dan dat er budget beschikbaar is. Welke activiteiten wel en niet in aanmerking komen voor subsidie hangt af van het puntentotaal dat daaraan na beoordeling wordt toegekend. De activiteiten worden gerangschikt van hoge naar lage score. Als meerdere activiteiten gelijk scoren, geldt dat zij worden gerangschikt op basis van de volgorde waarin zij zijn opgenomen in het activiteitenplan van de regiegroep. Hiermee geeft de regiegroep een prioritering aan van haar activiteiten. De activiteiten met de laagste scores (of, bij gelijke score, de laagste positie in het activiteitenplan) waar geen budget voor is, komen niet in aanmerking voor subsidie.

In artikel 7 staat ook het tendersysteem voor de subsidieaanvragen van organisaties beschreven. Ook daar geldt dat het activiteitenplan op ten minste alle onderdelen met een voldoende moet zijn beoordeeld om in aanmerking te komen voor subsidie. Als het totale budget niet toereikend is voor het totaal aan ingediende subsidieaanvragen geldt dat er wordt gerangschikt van hoog naar laag op basis van het puntentotaal dat wordt toegekend aan de subsidieaanvraag. Kanttekening daarbij is, dat belang wordt gehecht aan een verdeling tussen verschillende groepen aanvragers. Daarom komt per groep de best scorende aanvraag voor subsidie in aanmerking, in de volgende volgorde: een samenwerkingsverband van organisaties, studentenorganisaties, promovendi-organisaties, werknemersorganisaties en hoger onderwijsinstellingen (vierde lid, onderdelen a tot en met e juncto artikel 12, onderdeel c). Achtergrond van deze volgorde is dat het onwenselijk zou zijn als alleen hoger onderwijsinstellingen in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Over het algemeen beschikken zij immers over meer capaciteit, expertise en middelen om subsidieaanvragen op te stellen dan de andere groepen aanvragers. Door de gehanteerde verdelingswijze wordt gestimuleerd dat alle belanghebbenden binnen een hoger onderwijsinstelling of studentenorganisatie mee kunnen doen aan de verbetering van sociale veiligheid. Het daarna nog resterende budget zal verdeeld worden over de overige subsidieaanvragen op basis van de hoogte van de score (vierde lid, onderdeel f), ongeacht het type organisatie dat de subsidieaanvraag heeft ingediend.

In het vijfde lid van artikel 7 is ten slotte opgenomen dat als een subsidieaanvraag binnen een verdelingscategorie (vierde lid, onderdelen a tot en met f) dezelfde score heeft als een andere subsidieaanvraag, het onderscheid wordt gemaakt door voorrang te geven aan de volledige subsidieaanvraag die als eerste is ontvangen.

Artikel 8

Voor de activiteiten die vallen onder de categorieën 1 en 2 zijn er in het jaar 2026 twee aanvraagperioden. Dit geldt ook voor categorie 1 in het jaar 2025. In verband met de inwerkingtredingsdatum is het vanuit het oogpunt van de uitvoering niet mogelijk twee aanvraagperioden in te richten voor categorie 2; voor deze categorie geldt alleen een aanvraagperiode in het najaar. Dit geeft de regiegroep en organisaties ruimte om gedurende het jaar initiatieven voor subsidie in aanmerking te laten komen, mits de subsidiebudgetten (subsidieplafonds), bedoeld in artikel 5, van de subsidieregeling in de eerste ronde nog niet zijn uitgeput.

Indien beide subsidiebudgetten in de eerste aanvraagronde van een kalenderjaar zijn uitgeput, vervalt de tweede aanvraagronde in dat jaar; er zijn dan geen middelen meer die verstrekt kunnen worden (tweede lid). Als één van de twee subsidiebudgetten nog middelen bevat, kunnen er voor beide subsidiecategorieën nog aanvragen worden ingediend in de tweede aanvraagronde, omdat in dat geval deze middelen worden overgeheveld op grond van artikel 5, tweede en derde lid.

De subsidieperiode loopt tot en met 31 december 2027. Met het oog op de afronding van activiteiten voor het einde van deze periode, kan in 2027 alleen in de periode tot 1 maart aanvragen worden ingediend.

Aanvragen die buiten de aanvraagtermijn worden ingediend, worden afgewezen. Als een tweede aanvraagronde vervalt, dan geldt deze afwijzingsgrond ook (derde lid).

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen zijn een uitwerking van de artikelen 3.3 tot en met 3.5 van de kaderregeling die van overeenkomstige toepassing zijn op hoger onderwijsinstellingen. Deze bepalingen schrijven voor dat een subsidieaanvraag in elk geval uit een activiteitenplan en een begroting bestaat, tenzij de minister anders bepaalt.

Activiteitenplan

De vereisten waaraan een activiteitenplan moet voldoen, staan in artikel 3.4, van de kaderregeling. Het activiteitenplan dient volgens deze kaderregeling voldoende gespecificeerd te zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen; het plan is de onderbouwing van de subsidieaanvraag. Uitgangspunt hierbij is dat de informatie in het activiteitenplan wordt toegespitst op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd. Dit plan geeft volgens artikel 3.4 van de kaderregeling een overzicht van de voorgenomen activiteiten en hierin worden aard, omvang, duur en uitvoering van die activiteiten beschreven. Daarbij wordt tevens aangegeven welke doel(en) de aanvrager met de activiteiten nastreeft. De regiegroep en een organisatie maken in het activiteitenplan een koppeling tussen de (resultaten van) de activiteiten en de doelen uit het programmaplan en hoe de resultaten worden geborgd. Hiervoor wordt in elk geval expliciet de relatie gelegd met de Aanpak monitoring en evaluatie van de voortgang op doelen van het onderzoeks- en wetenschapsbeleid die staan in de bijlage bij Kamerstukken II 2022/23, 31 288, nr. 1071.6

De beschrijving van een activiteitenplan mag maximaal 4.000 woorden beslaan. Als een activiteitenplan meer woorden bevat, wordt de subsidieaanvraag afgewezen.

Dat gesproken wordt over activiteiten sluit overigens niet uit dat ook één enkele activiteit gesubsidieerd kan worden.

Begroting

Ook de begroting moet voldoende gespecificeerd zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen en per begrotingspost moet een duidelijke toelichting worden opgenomen. De begroting moet sluitend zijn en inzicht geven in de kosten en opbrengsten van de activiteiten zoals opgenomen in het plan. Een begroting is bijvoorbeeld niet sluitend als eventuele bijdragen van derden nog niet zeker zijn. Dat een begroting sluitend moet zijn, sluit niet uit dat subsidie wordt verleend die afwijkt van een begroting, al zal bij een beoogde substantiële afwijking een nieuwe begroting verlangd worden. In de begroting is onder meer opgenomen de inzet van personele en materiële middelen.

Document financiële middelen

Als de subsidieaanvrager een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of werknemersorganisatie is, moet bij de aanvraag een document worden ingediend waaruit blijkt dat deze organisatie voor ten minste drie jaar financiële middelen ontvangt van een hoger onderwijsinstelling of de minister. Hiertoe kunnen bijvoorbeeld bankafschriften of subsidiebeschikkingen worden ingediend. Deze mogen ook zien op een periode die deels in de toekomst valt, zolang aangetoond wordt dat op het moment van het indienen van de subsidieaanvraag voor een periode van ten minste drie jaar financiële middelen zijn of worden ontvangen. Dit geldt ook voor de gevallen waarin een studentenorganisatie, promovendi-organisatie of werknemersorganisatie deelneemt aan een samenwerkingsverband van organisaties.

Zie verder paragraaf ‘Inhoud van de subsidieregeling’ voor een toelichting op de documenten die bij een subsidieaanvraag moeten worden ingediend.

Artikel 12

In artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht staan de algemene weigeringsgronden voor een subsidie. Bijvoorbeeld als de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden. In aanvulling daarop is in deze subsidieregeling opgenomen dat de subsidie ook geheel of gedeeltelijk geweigerd kan worden als:

  • – de subsidie niet meer dan € 10.000 bedraagt voor hoger onderwijsinstellingen;

  • – de subsidie niet meer dan € 5.000 bedraagt voor organisaties niet zijnde hoger onderwijsinstellingen;

  • – de subsidie meer dan € 450.000 bedraagt voor organisaties;

  • – een activiteit als onvoldoende is beoordeeld op grond van het beoordelingskader;

  • – de verwachting is dat een activiteit niet voor 31 december 2027 zal zijn afgerond;

  • – voor een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd, ook uit andere hoofde aanspraak op subsidie bestaat,

  • – de kosten niet in redelijke verhouding staan tot de beoogde resultaten,

  • – of onvoldoende is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor het uitvoeren van een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Voor organisaties is gekozen voor een maximumbedrag van € 450.000 om te borgen dat in beginsel elke groep van aanvragers (studentenorganisatie, promovendi-organisatie, werknemersorganisatie of hoger onderwijsinstelling) in aanmerking kan komen voor subsidie. Daarnaast wordt het bedrag voldoende hoog geacht voor het kunnen uitvoeren van verschillende soorten activiteiten.

Artikel 13

In dit artikel staat dat de beslistermijn voor een subsidieverleningsbesluit van de minister 18 weken is. Deze termijn begint na afloop van de periode waarin de aanvragen kunnen worden ingediend. Hoofdregel voor de beslistermijn voor een besluit tot subsidieverlening is op grond van artikel 4.1 van de kaderregeling 13 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend in verband met het subsidieplafond. Als er sprake is van een beoordelingscommissie of een vergelijkbare procedure, is er sprake van een beslistermijn van 22 weken.

Subsidiecategorie 1 wordt namens de minister door DUS-I beoordeeld en subsidiecategorie 2 wordt door de regiegroep voorbereid.

Voor subsidiecategorie 2 zou dit een beslistermijn van 22 weken betekenen, maar geldt een beslistermijn van 18 weken. De kortere termijn houdt verband met het gegeven dat de sector van het hoger onderwijs en de wetenschap heeft gevraagd om meerdere aanvraagmomenten in het jaar. Om dit wat betreft de uitvoering haalbaar te maken, komen er uiteindelijk twee aanvraagmomenten. Daarnaast dient er vanuit de begrotingsregelgeving in hetzelfde jaar van aanvraag beslist en betaald te worden door de minister. Deze combinatie maakt dat er wordt afgeweken van de 22-wekentermijn. Deze afwijking is getoetst op haalbaarheid bij DUS-I en de regiegroep die de besluiten voorbereidt.

De afwijking voor subsidiecategorie 1 heeft te maken met het kunnen beoordelen of er sprake is van onderuitputting van een subsidieplafond en de overgebleven middelen kunnen worden overgeheveld naar het andere subsidieplafond (artikel 5, tweede en derde lid). Voor deze beoordeling is het van belang dat de beslistermijnen voor beide subsidiecategorieën gelijk zijn.

Artikel 14

In dit artikel wordt allereerst bepaald dat de activiteiten van de regiegroep of van een organisatie uiterlijk 31 december 2027 moeten zijn afgerond. Als het aannemelijk is dat dat niet haalbaar is dan zal de subsidie voor die activiteit op grond van artikel 12 worden geweigerd.

In het derde lid van dit artikel is bepaald dat organisaties die subsidie, als bedoeld in artikel 3, tweede lid, ontvangen de verantwoording niet alleen naar de minister sturen, maar ook naar de regiegroep. De verantwoording aan de regiegroep is geanonimiseerd. Deze verantwoordingen heeft de regiegroep nodig om te kunnen voldoen aan de voortgangsrapportages die voortvloeien uit de subsidiebeschikking met kenmerk 48348531. Die subsidiebeschikking ziet op de subsidieaanvraag van de regiegroep ten behoeve van haar activiteiten die verband houden met de organisatie van de regiegroep en de werkzaamheden van de penvoerder, voor de periode van 2024 tot en met 2027. Die subsidie is gebaseerd op artikel 1.2 van de kaderregeling en is een projectsubsidie als bedoeld in artikel 1.5, onderdeel d, van de kaderregeling. Op grond van die subsidiebeschikking moet de regiegroep onder andere voortgangsrapportages opleveren over het behalen van de doelen uit het programmaplan en waar mogelijk over de resultaten van de activiteiten uit de activiteitenplannen van de regiegroep en organisaties. Daarom is het voor de regiegroep nodig om inzicht te hebben in de (geanonimiseerde) verantwoordingen van organisaties die subsidie ontvangen via deze subsidieregeling. Doel van de rapportages is inzicht te krijgen in best practices en de werking van de verschillende initiatieven.

In het vierde lid van dit artikel is bepaald dat de regiegroep of organisaties, niet zijnde hoger onderwijsinstellingen, halverwege de subsidieperiode een bestedingsoverzicht naar de minister sturen als de subsidie voor meer dan twaalf maanden is verleend en die meer dan € 125.000 bedraagt. Deze bepaling is een nadere uitwerking van artikel 5.5, eerste lid, van de kaderregeling. Op grond van het tweede lid van artikel 5.5 vermeldt het verleningsbesluit van de subsidie op welk tijdstip verslag wordt gedaan. Naast dit bestedingsoverzicht wordt tevens een overzicht van de voortgang van de activiteiten verzonden door de regiegroep en alle organisaties als de subsidie meer dan € 25.000 bedraagt.

Een van de verplichtingen op grond van de kaderregeling waaraan moet worden voldaan, betreft de meldingsplicht (artikel 5.7). Van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidie, moet direct melding worden gemaakt. Daarvan is in ieder geval sprake als voor de regiegroep of een organisatie aannemelijk is dat:

  • – de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht, of

  • – niet, niet tijdig of niet geheel zal worden voldaan aan de verplichtingen die aan de subsidie verbonden zijn.

Een andere verplichting op grond van de kaderregeling waaraan moet worden voldaan ziet op publicaties en het auteursrecht (artikel 5.8). Als de subsidie leidt tot een publicatie, moet de subsidieontvanger vermelden wie de subsidieverstrekker is. Ook moet de subsidieontvanger ervoor zorgen dat hij of zij de auteursrechthebbende is van het werk dat met de subsidie tot stand is gekomen, bijvoorbeeld een boek, een artikel of een rapport. De subsidieontvanger moet de Staat der Nederlanden beschermen tegen eventuele schadeclaims van derden die voortvloeien uit de publicaties van de subsidieontvanger.

Daarnaast kan de minister in sommige gevallen eisen dat de subsidieontvanger de rechten met betrekking tot intellectuele eigendom overdraagt aan de minister (artikel 5.9). Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de subsidie gericht is op het ontwikkelen of gebruiken van een innovatief product, proces of dienst. De subsidieontvanger moet dan meewerken aan het sluiten van een overeenkomst met de minister over de overdracht van deze rechten.

Verder geldt dat subsidieverlening niet mag leiden tot het verlenen van ongeoorloofde staatssteun in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Artikelen 15 tot en met 18

In hoofdstuk 7 van de kaderregeling staan de bestedings-, verantwoordings- en vaststellingsbepalingen voor subsidieontvangers die geen bekostigde hogeschool of bekostigde universiteit zijn. Voor organisaties die geen bekostigde hoger onderwijsinstellingen zijn, geldt hetgeen bepaald is in hoofdstuk 7 van de kaderregeling. Voor de onderwijsinstellingen geldt hoofdstuk 9 van de kaderregeling; hoofdstuk 7 is niet van toepassing op hoger onderwijsinstellingen.

Voor bekostigde hoger onderwijsinstellingen, ook in de hoedanigheid van penvoerder van een samenwerkingsverband, geldt dat er in deze subsidieregeling voor is gekozen dat het eventueel niet aangewende deel van de subsidie kan worden besteed aan andere activiteiten waarvoor bekostiging wordt verstrekt (op grond van de WHW). Deze mogelijkheid is opgenomen in artikel 9.1, derde lid, onderdeel a, van de kaderregeling. De bepalingen inzake besteding en verantwoording bij subsidies aan hoger onderwijsinstellingen zijn opgenomen in artikel 16.

In artikel 18 van deze subsidieregeling is bepaald op welke wijze subsidies worden vastgesteld. Hierbij geldt, in afwijking van de kaderregeling (artikel 9.1, vierde lid, onderdeel a, van de kaderregeling), dat alle subsidies vanaf € 25.000 worden verleend en later worden vastgesteld. De afwijking van de kaderregeling houdt verband met aangepast beleid van de Auditdienst Rijk, waarbij direct vastgestelde subsidies boven de € 25.000 die geen bekostiging zijn op grond van een onderwijswet, als onrechtmatig worden beschouwd. De kaderregeling is hierop nog niet aangepast.

Bij bekostigde onderwijsinstellingen dient in een subsidieregeling opgenomen te worden hoe een subsidie wordt uitbetaald. Subsidies die minder dan € 25.000 bedragen betaalt de minister ineens uit aan deze onderwijsinstellingen. Subsidies vanaf € 25.000 worden in voorschotten betaald.

Voor subsidies die ten minste € 25.000 bedragen en voor alle andere subsidies aan organisaties die geen bekostigde onderwijsinstellingen zijn, geldt artikel 6.1 van de kaderregeling. Op grond van het derde lid van dit artikel zal de minister in de beschikking tot subsidieverlening het ritme van de bevoorschotting opnemen. Als richtlijn hanteert DUS-I de volgende richtlijn. Aanvragen onder € 25.000 betaalt de minister ineens. Aanvragen vanaf € 25.000 in 40% bij verlening, 40% halverwege het project en 20% na verantwoording. Indien voor de liquiditeitsbehoefte van de subsidieaanvrager een ander ritme nodig is, kan DUS-I een ander ritme opnemen in de beschikking.

Verantwoordingregimes organisaties die geen bekostigde hoger onderwijsinstelling zijn

Voor organisaties die geen bekostigde hoger onderwijsinstelling zijn, gelden de regels van paragraaf 7.2 van de kaderregeling. In deze paragraaf is per subsidiesoort geregeld welke gegevens en documenten de aanvraag tot subsidievaststelling moet bevatten. In artikel 15 is bepaald dat de artikelen 7.4, 7.6 en 7.8 van de kaderregeling van toepassing op deze organisaties. Hieronder wordt kort toegelicht welke regels dat zijn.

Artikel 7.4 van de kaderregeling: Subsidies tot € 25.000 die ambtshalve worden vastgesteld

Voor subsidies tot € 25.000 die vooraf worden verleend, en waarbij de vaststelling ambtshalve plaatsvindt wordt in de verleningsbeschikking aangegeven op welke wijze dient te worden aangetoond dat de subsidiabele activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. De subsidie wordt als lump sum vastgesteld, dat wil zeggen als een vast bedrag voor de verrichte activiteiten. De vaststelling vindt ambtshalve plaats, dat wil zeggen dat daarvoor geen aanvraag is vereist. De vaststelling vindt plaats uiterlijk binnen 22 weken na afloop van de – in de verleningsbeschikking opgenomen – datum waarop de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend, zijn verricht. Op grond van een steekproef kan de minister vragen om een activiteitenverslag. Uitgangspunt is dat bij 25% van de ambtshalve vastgestelde subsidies een steekproef zal plaatsvinden.

Artikel 7.6 van de kaderregeling: Subsidies van € 25.000 tot € 125.000 met verantwoording over activiteiten

Voor subsidies vanaf € 25.000 anders dan voor meetbare prestatie-eenheden wordt bij de aanvraag van de vaststelling een activiteitenverslag overgelegd waarin wordt aangetoond dat de activiteiten zijn verricht, en dat aan de verplichtingen is voldaan.

Artikel 7.8 van de kaderregeling: Subsidies vanaf € 125.000, anders dan voor meetbare prestatie-eenheden

Dit artikel geldt voor subsidies vanaf € 125.000 voor zover het geen subsidies voor meetbare prestatie-eenheden betreft. Bij de aanvraag voor de vaststelling van deze subsidies wordt rekening en verantwoording afgelegd met behulp van een activiteitenverslag en een financieel verslag. Een activiteitenverslag is een belangrijke informatiebron bij de beoordeling of de activiteiten zijn uitgevoerd in overeenstemming met de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Het verslag bevat een overzicht van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verleend met een beschrijving van de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering daarvan, en de daarmee gerealiseerde doelstellingen. De verrichte activiteiten en de gerealiseerde doelstellingen dienen in het activiteitenverslag vergeleken te worden met de in het activiteitenplan voorgenomen activiteiten en de nagestreefde doelstellingen. Een financieel verslag geeft inzicht in de kosten en opbrengsten per activiteit en bevat de nodige informatie om de subsidie vast te stellen. Het financieel verslag dient aan te sluiten bij de begroting, is per post van een toelichting voorzien en gaat vergezeld van door de accountant opgestelde controleverklaring en een rapport van feitelijke bevindingen.

Artikel 20

Deze subsidieregeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. Bij de vaststelling van het tijdstip van inwerkingtreding is afgeweken van de vaste verandermomenten (Aanwijzingen voor de regelgeving, nr. 4.17, tweede en derde lid, onderdeel d) en de minimuminvoeringstermijn van twee maanden (Aanwijzingen voor de regelgeving, nr. 4.17, vierde lid). De reden van deze afwijking is dat hiermee, gelet op de doelgroep, aanmerkelijke ongewenste nadelen worden voorkomen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, E.E.W. Bruins

X Noot
1

Kamerstuk II 2021/22, 31 288, nr. 969

X Noot
2

KNAW (2022). Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap: van papier naar praktijk

X Noot
3

Kamerstukken II 2022/23, 29 240 en 31 288, nr. 131

X Noot
4

Instellingsbesluit Regiegroep Sociale Veiligheid hoger onderwijs en wetenschap

X Noot
5

Zie ook Kamerstukken II 2022/23, 29 240 en 31 288, nr. 131

X Noot
6

Bijlage bij Kamerstukken II 2022/23, 31 288, nr. 1071.

Naar boven