Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 2 oktober 2025, nr. 54103422, houdende wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 94 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluit:

Artikel 1

Het Rijk neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief.

Artikel 2

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap stemt in met het besluit tot wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief zoals voorgehangen bij de Tweede en Eerste Kamer der Staten-Generaal per 7 april 2025 (Kamerstukken II 36 723 en Kamerstukken I 36 723).

Artikel 3

Het besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 24 mei 2016, nr. 926950 (Stcrt. 2016, 34033) wordt ingetrokken.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, G. Moes

TOELICHTING

Met dit besluit stemt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in met een wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief.

De aanleiding voor deze gewijzigde gemeenschappelijke regeling is de inwerkingtreding van de Wet van 15 december 2021 (Stb. 2022, 18), waarbij de Wet gemeenschappelijke regelingen werd gewijzigd, met als doelstelling het versterken van de democratische legitimatie. Behoudens deze wijzigingen is de gemeenschappelijke regeling niet aangepast. De hoogte van de bijdragen van alle deelnemers is dan ook gelijk gebleven.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, G. Moes

Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Zeeuws Archief'

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Middelburg en Veere,

Gelet op hoofdstuk VIII en I van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Nemen in aanmerking:

dat zij een gemeenschappelijke regeling hebben getroffen tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Middelburg en Veere en in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland; dat deze Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum `Zeeuws Archief' in verband met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen moet worden aangepast aan die gewijzigde wet;

Besluiten:

De Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Zeeuws Archief' te wijzigen, zodat deze met ingang van 1 juli 2024 komt te luiden als volgt:

HOOFDSTUK I. BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. de Minister:

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

b. de gemeenten:

de gemeenten Middelburg en Veere;

c. archiefbescheiden:

archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

d. collecties:

de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de minister en de gemeenten voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeenten;

e. colleges:

de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, en

f. provincie:

de provincie Zeeland;

g. regeling:

de Gemeenschappelijke regeling `Zeeuws Archief'.

HOOFDSTUK II. ZEEUWS ARCHIEF

Artikel 2

  • 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen.

  • 2. Het Zeeuws Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

  • 3. De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Zeeuws Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Artikel 2a

  • 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Zeeuws Archief.

  • 2. Het Zeeuws Archief is gevestigd te Middelburg.

HOOFDSTUK III. DOEL EN TAKEN

Artikel 2b

Aan het bestuur van het Zeeuws Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges en de minister overgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;

  • c. de bevoegdheid van de minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

  • d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de colleges van de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de colleges van de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en

  • e. het verrichten van door de minister of de colleges opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.

HOOFDSTUK IV. HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 3

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor de archiefbescheiden van het Rijk.

Artikel 4

  • 1. Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

  • 2. De minister wijst drie leden aan.

  • 3. Het college van burgemeester en wethouders van Middelburg wijst twee leden aan uit zijn midden.

  • 4. Het college van burgemeester en wethouders van Veere wijst één lid aan uit zijn midden.

  • 5. De minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

  • 6. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt.

  • 7. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het zesde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

  • 8. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de minister of het betreffende college van burgemeester en wethouders dan wel de betreffende colleges van burgemeester en wethouders zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

  • 9. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 5

  • 1. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

  • 2. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

  • 3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

  • 4. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

  • 5. Het vierde lid is niet van toepassing:

    • a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

    • b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

  • 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

  • 7. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

HOOFDSTUK V. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 6

  • 1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Zeeuws Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

  • 2. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Zeeland en tot gemeentearchivaris van Middelburg en Veere benoemen.

  • 3. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.

  • 4. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, cooperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan raden van de gemeenten en de minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

HOOFDSTUK VI. HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 7

  • 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden.

  • 2. In aanvulling op het eerste lid wijst het algemeen bestuur voor het dagelijks bestuur één lid aan dat is aangewezen van het college van burgemeester en wethouders van Middelburg aan en 1 lid aan dat is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van Veere.

  • 3. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

  • 4. Artikel 4, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

  • 5. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

  • 6. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 7. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

HOOFDSTUK VII. HOOFDSTUK VII. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 10

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

  • a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief;

  • b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;

  • c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van het Zeeuws Archief;

  • d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;

  • e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Zeeuws Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;

  • f. besluiten namens het Zeeuws Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

  • g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

  • h. het beheer van de activa en passiva van het Zeeuws Archief, en

  • i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Zeeuws Archief.

HOOFDSTUK VIII. DE VOORZITTER

Artikel 11

  • 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen uit de leden die door de minister zijn aangewezen.

  • 2. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 7, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

  • 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

  • 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

  • 5. De voorzitter vertegenwoordigt het Zeeuws Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

HOOFDSTUK IX. HOOFDSTUK IX. INFORMATIE- EN VERANTWOORDINGSPLICHT

Artikel 12

  • 1. Het bestuur geeft de minister en de raden van de gemeenten schriftelijk alle inlichtingen die de minister en raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken.

  • 2. Het bestuur geeft de minister en de raden van de gemeenten op verzoek van de minister of de raden of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen.

  • 3. Een lid van het algemeen bestuur verschaft de minister of het college dat hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die door de minister of het college of een of meer leden daarvan worden verlangd.

  • 4. De minister en ieder college is bevoegd een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de minister of de raad niet meer bezit. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 13

De Minister, de colleges en de raden van de gemeenten kunnen een lid van het algemeen bestuur, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 14

Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de Minister, de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

HOOFDSTUK X. TEGEMOETKOMING EN VERGOEDING

Artikel 15

  • 1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Zeeuws Archief.

  • 2. De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

  • 3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse begroting.

HOOFDSTUK XI. FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 16

  • 1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

  • 2. De minister en de colleges dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het achtste lid.

  • 3. De jaarlijkse bijdragen voor de minister en de gemeenten Middelburg en Veere worden bepaald op respectievelijk€ 3.243.403,–, € 599.144,– en € 186.035,–. Voornoemde bedragen zijn het prijspeil van 2022.

  • 4. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De gemeenten volgen in deze de minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

  • 5. Het Zeeuws Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de minister en de colleges vast te stellen percentage als bedoeld in het vierde lid.

  • 6. Bij de start van het Zeeuws Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

  • 7. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

  • 8. Indien de minister of de gemeenten een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de minister of de gemeente opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 17

  • 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

  • 2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur, de minister en de raden. De minister en de raden worden vervolgens twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijze ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raden van de gemeenten.

  • 4. De minister en de colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Zeeuws Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 18

  • 1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten en de minister.

  • 2. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten en de minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Zeeuws Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

  • 3. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

  • 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Zeeuws Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

  • 5. De raden van de gemeenten en de minister kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

  • 6. Het dagelijks bestuur stelt de minister en de raden van de gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 18a

  • 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

  • 2. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten en de minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen genoemde datum aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 19

  • 1. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

  • 2. De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 20

  • 1. De gemeenten en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

  • 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten en de minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 21

  • 1. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 2. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de minister en de raden van de gemeenten. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

  • 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

  • 4. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raden van de gemeenten voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

  • 5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, vierde lid, van de wet gemeenschappelijke regelingen genoemde datum aan gedeputeerde staten van de provincie, aan de raden van de gemeenten en de minister.

  • 6. Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 22

  • 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister en de gemeenten.

  • 2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar.

Artikel 23

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de minister en de gemeenten vast.

Artikel 24

  • 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Zeeuws Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Zeeuws Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

  • 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

  • 3. Het algemeen bestuur neemt de besluiten, bedoeld in het eerste en tweede lid, met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 25

De minister en de gemeenten kunnen, binnen het kader van de onderhavige regeling, gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

HOOFDSTUK XII. HET ARCHIEF

Artikel 26

  • 1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Zeeuws Archief.

  • 2. De archiefbescheiden van het Zeeuws Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

Artikel 27

  • 1. De colleges, de minister en het Zeeuws Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. De minister en de colleges kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

  • 2. Het Zeeuws Archief stelt de minister en de colleges te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

Artikel 28

  • 1. De colleges en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2b, voor het Zeeuws Archief van belang zijn.

  • 2. De colleges en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of minister kenbaar maken.

HOOFDSTUK XIII. DE DIRECTEUR EN OVERIGE PERSONEEL

Artikel 29

Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Zeeuws Archief.

Artikel 30

  • 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

  • 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 31

  • 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

  • 2. Met inachtneming van artikel 11, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 32

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.

Artikel 33

  • 1. Op het personeel is de cao SGO van toepassing. Het dagelijks bestuur stelt het personeelshandboek vast.

  • 2. Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van het personeelshandboek, als bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk het personeelshandboek van de gemeente Middelburg.

HOOFDSTUK XIV. TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING

Artikel 34

Toetreding tot de regeling geschiedt door een daartoe strekkend besluit van het bestuursorgaan dat wenst toe te treden, welk besluit de goedkeuring behoeft van de colleges B&W en de minister met inachtneming van het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 35

  • 1. Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkend besluit van de uittredende gemeente of de minister. De colleges overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

  • 2. De minister of een college zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de colleges en de minister unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen.

  • 3. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan.

  • 4. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende gemeente of voor de minister omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.

  • 5. Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende gemeente of de minister gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende gemeente omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

Artikel 36

  • 1. Het in artikel 35, derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittredingsplan de uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende gemeente of de minister.

  • 2. De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende gemeente of de minister betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de jaarlijkse bijdrage.

  • 3. Voor wat betreft de juridische, personele en organisatorische consequenties geldt dat het algemeen bestuur met de uittredende gemeente of de minister de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten onderzoekt. Het voorgaande behoefte echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de gemeente of de minister.

  • 4. Als uittreding door de minister plaatsvindt onder gelijktijdige voortzetting van de financiering van het beheer van het rijksarchief op basis van een specifieke uitkering, is het tweede lid niet van toepassing op de uittreding door de minister.

Artikel 37

  • 1. Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de minister en van de colleges.

  • 2. De colleges hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raden van hun gemeenten nodig.

Artikel 38

  • 1. Deze regeling kan worden opgeheven bij gezamenlijk besluit van de minister en van de colleges minus één. Het besluit tot opheffing wordt niet genomen voordat de raden van de gemeenten gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op de voorgestelde opheffing hun zienswijze ter kennis van het college te brengen.

  • 2. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de minister en van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de minister en de gemeenten te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

HOOFDSTUK XV. SLOTBEPALINGEN

Artikel 39

  • 1. De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen.

  • 2. Het college van de gemeente Middelburg maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig in alle gemeenten bekend in het door Middelburg uitgegeven Gemeenteblad.

  • 3. Het Zeeuws Archief is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 26 tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 40

Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling `Zeeuws Archief'.

Artikel 41

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 juli 2024.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, G. Moes

Burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Veere,

TOELICHTING

Algemeen

Op 1 juli 2022 is een wetswijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr) in werking getreden.1 Uit deze wijziging volgen voor alle samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr verplichte wijzigingen, waarvoor elk samenwerkingsverband twee jaar de tijd heeft om haar regelingen daarop aan te passen. Op 1 juli 2024 dienen alle RHC's zodoende hun gemeenschappelijke regelingen te hebben aangepast. De wijzigingen die volgen uit de aangepaste Wgr hebben als doel de vertegenwoordigende organen (i.c. de gemeenteraden) beter in positie te brengen. Het betreft onder meer de facultatieve zienswijzeprocedure voor besluiten, participatie van ingezetenen en belanghebbenden, actieve informatieplicht, wijziging van de termijnen voor toezenden ontwerpbegroting aan raden, verplichte reactie dagelijks bestuur op ingediende zienswijzen, evaluatiebepaling en aanscherping uittredingsregeling.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Het begrip 'Regeling' is toegevoegd omdat dit begrip in een aantal artikelen wordt gebruikt.

Artikel 7 en 8

Deze artikelen hadden betrekking op het verstrekken van informatie door het algemeen bestuur aan de minister, de colleges en de raden. Deze zijn vervangen door artikel 12 tot en met 14 in verband met de actieve informatieplicht die is opgenomen in de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen. De artikel 7 en 8 hebben nu betrekking op het dagelijks bestuur.

Artikel 12, 13 en 14

Zie toelichting bij artikel 7 en 8.

De artikelen 12 tot en met 14 hadden betrekking op de werkwijze van het dagelijks bestuur en zijn nu artikelen de 9, 10 en 11.

Artikel 16

De jaarlijkse bijdragen zijn aangepast naar het prijspeil van 2022 en zijn voor de gemeente Middelburg en de gemeente Veere inclusief de bijdrage aan het Zeeuws e-Depot.

Artikel 17

Dit artikel is aangepast aan de per 1 juli 2022 ingetreden aangepaste Wgr. De termijn voor zienswijzen is opgerekt naar twaalf weken.

Artikel 18

Dit artikel is aangepast aan de per 1 juli 2022 ingetreden aangepaste Wgr. De datum voor aanlevering van de ontwerpbegroting is gewijzigd van 15 april naar 30 april. De termijn voor zienswijzen is verlengd naar twaalf weken. Schriftelijke reactie van het dagelijks bestuur voorafgaande aan het vaststellen van Wet van 15 december 2021 tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen en enige andere wetten in verband met het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen (Stb. 2022, 18) de begroting op zienswijze is toegevoegd.

Artikel 18a

Dit artikel is aangepast aan de per 1 juli 2022 ingetreden aangepaste Wgr ten aanzien van de aanleverdatum van de vastgestelde begroting aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 20

Dit artikel is aangepast aan de per 1 juli 2022 ingetreden aangepaste Wgr. De datum voor aanlevering jaarrekening en jaarverslag is gewijzigd van 15 april naar 30 april. Tevens is de aanleverdatum van de vastgestelde jaarrekening aan gedeputeerde staten van de provincie, de raden van de gemeenten en de minister aangepast.

Artikel 33

In dit artikel stond dat het dagelijks bestuur de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vaststelt. Dit artikel is komen te vervallen omdat het Zeeuws Archief de cao SG0 (samenwerkende gemeentelijke organisaties) volgt. Het personeelshandboek wordt wel door het dagelijks bestuur vastgesteld, waarbij zoveel mogelijk het personeelshandboek van de gemeente Middelburg gevolgd wordt.

Artikel 34, 35, 36 37 en 38

Deze artikelen zijn aangepast aan de per 1 juli 2022 ingetreden aanpaste Wgr en betreffen toetreding, uittreding, wijziging en opheffing van de regeling.

Voor uittreding van de minister is een uitzondering op de bepalingen over de (financiële) gevolgen van de uittreding gemaakt. Reden hiervoor is dat de minister heeft aangekondigd ook na uittreding de financiering van het Zeeuws Archief in stand te houden op het niveau van het laatste jaar van deelname aan deze gemeenschappelijke regeling. De afspraken over de samenwerking en ondersteuning van het Zeeuws Archief zijn opgenomen in het ‘Bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de regionale historische centra’ d.d. 1 februari 20242.

Artikel 39

Dit artikel is nieuw en bevat naar aanleiding van de per 1 juli 2022 ingetreden aangepaste Wgr een mogelijkheid tot evaluatie van de regeling. Tevens is de registratie in het register Gemeenschappelijke regelingen opgenomen.

X Noot
1

Wet van 15 december 2021 tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen en enige andere wetten in verband met het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen (Stb. 2022, 18)

Naar boven