Bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de regionale historische centra

Partijen,

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan, hierna te noemen: ‘de Staatssecretaris’;

De algemene rijksarchivaris, tevens directeur van het Nationaal Archief, hierna te noemen: ‘de algemene rijksarchivaris’;

en

Brabants Historisch Informatie Centrum;

Collectie Overijssel;

Drents Archief;

Het Flevolands Archief;

Gelders Archief;

Groninger Archieven;

Historisch Centrum Limburg;

Noord-Hollands Archief;

Het Utrechts Archief;

Zeeuws Archief;

hierna gezamenlijk te noemen: de besturen;

Overwegen het volgende,

Preambule

• De Regionale Historische Centra (hierna: RHC’s) zijn sinds de jaren ‘90 van de vorige eeuw als samenwerkingsverband tussen de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden¹ en decentrale partners op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen gevormd;

• Doelstelling was een breder publiek toegang te verlenen tot de inhoud van de archiefcollecties die de verschillende partners in de hoofdsteden van de provincies hadden bijeengebracht;

• Een andere doelstelling was een krachtenbundeling met een steviger financiële basis als bijdrage aan het professionele beheer van de gezamenlijke collecties;

• Na ruim een kwart eeuw van samenwerking trekken partijen de conclusie dat de opzet is geslaagd. De RHC’s zijn inmiddels een bekend merk in de archief- en erfgoedsector en niet meer weg te denken in het landschap van erfgoedbeherende instellingen. Met hun rijke archiefcollecties bezitten de RHC’s een unieke schat om de verhalen van het verleden te kunnen vertellen en van daaruit de brug te slaan naar de actualiteit. De authentieke bronnen bieden bovendien de mogelijkheid om mensen op het spoor te zetten van hun eigen identiteit en onderzoek te laten plegen naar wat zich voor ons heeft afgespeeld;

• Voor de RHC’s bestaat binnen de samenwerking veel gelegenheid om zich te onderscheiden, al naar gelang beleid en prioriteiten. Voorbeelden hiervan zijn regionale thema’s en eigen digitaliseringsprojecten;

• Een ontwikkeling die bij het oprichten van de RHC’s nog in de kinderschoenen stond, is de digitalisering van de informatiehuishouding van de overheid. Sinds het begin van de 21e eeuw is het belang van digitaal archiefbeheer sterk toegenomen. De overheid werkt en communiceert digitaal, zowel in de eigen bedrijfsvoering als in het verkeer met burgers;

• De RHC’s tonen zich bij al deze ontwikkelingen centrum van lokale en regionale geschiedenis en erfgoed. Zij kunnen tevens als adviseur optreden van overheidsorganisaties in het belang van een betrouwbare informatiehuishouding van de overheid en bijdragen aan de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie;

Informatiehuishouding Rijk

• De digitalisering van de informatiehuishouding leidt tot centralisering van de voorzieningen van informatiebeheer bij het Rijk, waarvoor het Nationaal Archief de wettelijke archiefbewaarplaats of archiefdienst is;

• Voor het Rijk is het belangrijk dat het Nationaal Archief zich de komende jaren met zijn digitale diensten en voorzieningen volledig op de rijksoverheid richt. De verbeteracties van de informatiehuishouding die zijn ingezet vergen een centrale inzet. Dit betekent dat de RHC’s voor een e-depotvoorziening en daaraan verbonden diensten voor de decentrale deelnemers zijn aangewezen op eigen voorzieningen en initiatieven. Eerder zijn voor aanloopkosten aan alle RHC’s eenmalig middelen ter beschikking gesteld en te kennen gegeven dat de rijksmiddelen die tot het moment van uittreden jaarlijks aan de gemeenschappelijke regelingen worden toegekend voor dit beheer beschikbaar blijven.² De RHC’s beschouwen het aanbieden van e-depotdiensten inmiddels als een eigen verantwoordelijkheid;

• Als gevolg van genoemde centralisering heeft de ambtsvoorganger van de Staatssecretaris aangekondigd om per inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s te treden, onder voortzetting van het beheer van de papieren en de binnen DTR-3 gedigitaliseerde rijksarchiefcollecties in de RHC’s;³

• De Staatssecretaris is zich ervan bewust dat dit uittreden de indruk kan wekken dat hiermee tevens een einde komt aan de nauwe samenwerking tussen partijen die de RHC’s al zoveel jaren kenmerkt. Nu dit geenszins zo is, vraagt dit om een (her)bevestiging van vertrouwen, waaraan dit convenant uitdrukking geeft;

• • Het wetsvoorstel voor de Archiefwet 2021⁴ biedt een grondslag die het mogelijk maakt dat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) bij besluit zijn taken en bevoegdheden voor bepaalde documenten overdraagt aan onder meer het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam of aan het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen dat of die blijkens de gemeenschappelijke regeling archiefbeheer ten doel heeft.

Spreken het volgende af,

Artikel 1. Doel

1. Voortzetten samenwerking

• a. Partijen spreken uit dat zij de onderlinge samenwerking na het uittreden door de Staatssecretaris uit de gemeenschappelijke regelingen langdurig willen voortzetten en dat zij zich hiervoor zullen inspannen. Dit doet zowel recht aan de over de afgelopen jaren opgebouwde, hechte relatie als aan de belangen die hiermee worden gediend.

• b. Deze belangen zijn enerzijds gelegen in het blijvend beheer en de toegankelijkheid van de rijkscollecties, waarvoor de besturen zorg zullen blijven dragen, en anderzijds in het voortzetten en doorontwikkelen van de RHC’s als regionaal centrum voor het informatiebeheer van de overheid en als regionaal knooppunt van erfgoedcollecties.

2. Beheer en toegankelijkheid rijksarchiefcollecties

• a. De besturen spreken uit om na bovengenoemd besluit tot uittreding zorg te (blijven) dragen voor het beheer van de overgebrachte en nog over te brengen papieren en de onder het programma DTR-3 gedigitaliseerde rijksarchiefcollecties en deze voor een breed publiek alsmede specifieke doelgroepen, zoals journalisten, onderzoekers en historici, toegankelijk te maken en aan hen te presenteren.

• b. De RHC’s maken hierbij gebruik van hun kennis van de specifieke achtergrond waartegen deze archieven zijn gevormd en van de doelgroepen die met de bronnen van de (regionale) geschiedenis in aanraking kunnen worden gebracht.

• c. Wat betreft het overbrengen van hybride rijksarchieven na het moment van uittreden door de Staatssecretaris uit de gemeenschappelijke regelingen maken partijen onderling afspraken waar en door welke partij deze het beste zijn te beheren.

3. Informatiebeheer en erfgoed

• a. Informatie en (cultureel) erfgoed zijn twee zijden van dezelfde medaille. Informatie die vandaag en morgen wordt gecreëerd vormt later onze geschiedenis en omgekeerd geeft het archief toekomst aan ons verleden. De besturen spannen zich enerzijds in om de RHC’s te positioneren en verder te ontwikkelen als betrouwbare en vakkundige expertisecentra voor informatiebeheer, en anderzijds om deze voort te zetten en waar mogelijk te versterken als regionale knooppunten van de erfgoedcollecties.

• b. De besturen richten zich hierbij op de afspraken die gemaakt zijn in het kader van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en de uitwerking van deze afspraken in de vorm van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA).⁵

4. Digitalisering en kennisdeling

• a. Partijen spreken uit dat zij kennis en kennisproducten zullen uitwisselen op het gebied van digitalisering van de informatiehuishouding, duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, cultureel erfgoed(educatie) en publieksbereik. Het Nationaal Archief vervult hierin namens de Staatssecretaris een belangrijke rol als kennispartner.

5. Bestuur en samenstelling

• a. De besturen dragen zorg voor een stevig fundament van de RHC’s. Het Rijk onderschrijft het streven naar een brede samenstelling van deelnemers als waarborg voor bestuurskracht, regionale hechting en een financiële basis die zowel adequaat beheer als investeren in vernieuwing mogelijk maakt.

6. Overleg

• a. De besturen nodigen periodiek of wanneer zij dat nodig vinden (een vertegenwoordiger van) de Staatssecretaris uit in hun midden om zaken die het gemeenschappelijk belang, het functioneren van het RHC of het beheer van de rijksarchiefcollecties raken gezamenlijk te bespreken. Omgekeerd geven de besturen gevolg aan een verzoek van de Staatssecretaris om over zaken als deze in overleg te treden.

• b. Partijen wijzen contactpersonen aan en zorgen dat hun contactgegevens wederzijds bekend zijn.

• c. Partijen spreken af dat zij elkaar tijdig informeren en betrekken aangaande alle zaken die raken aan de samenwerking en het beheer van de rijksarchiefcollecties. Hiertoe behoren ook het voornemen tot beëindigen van de samenwerking, fusie of zaken van die strekking.

7. Voortzetten bijdrage

• a. De Staatssecretaris bevestigt de afspraken om de financiële bijdrage die verbonden is aan het beheer van de papieren en de binnen DTR-3 gedigitaliseerde rijksarchiefcollecties in de gemeenschappelijke regelingen na haar uittreden daaruit voort te zetten. Dit kan plaatsvinden als uitvloeisel van de overdracht van verantwoordelijkheden voor overgebrachte documenten, zoals opgenomen in de voorgestelde Archiefwet 2021, en worden gerealiseerd door een specifieke uitkering zoals bedoeld in artikel 15a van de Financiële-verhoudingswet.

• b. De besturen spannen zich in om te bewerkstelligen dat de gemeenten, provincies en waterschappen die deelnemen aan de gemeenschappelijke regelingen, na het uittreden door de Staatssecretaris daaruit, blijven bijdragen aan het beheer van de decentrale archiefcollecties en andere activiteiten die archivering of kennisdeling van historisch materiaal als oogmerk hebben.

OVERIGE BEPALINGEN

8. Evaluatie

• a. Partijen evalueren de uitvoering en werking van dit convenant voor het eerst twee jaar na in werking treden, waarna het convenant telkens om de vier jaar wordt geëvalueerd, of zoveel eerder als partijen daartoe gezamenlijk besluiten.

• b. Kosten van de evaluatie worden door elke partij voor een gelijk deel gedragen.

9. Wijziging, opzegging en beëindiging

• a. Elke partij kan de andere partijen schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van alle partijen.

• b. De wijziging en de verklaringen tot instemming worden als bijlage aan het convenant gehecht.

• c. Indien een wijziging van de wetgeving op het gebied van de archieven, een wijziging in de verantwoordelijkheden voor overgebrachte documenten of een onvoorziene omstandigheid erin resulteert dat de afspraken in dit convenant billijkheidshalve behoren te eindigen, kan elke partij dit convenant met inachtneming van een redelijke termijn geheel of gedeeltelijk schriftelijk opzeggen.

• d. Wanneer een partij het convenant opzegt, blijft het convenant voor de overige partijen in stand voor zover de inhoud en de strekking ervan zich daartegen niet verzetten.

• e. Ingeval van opzegging en beëindiging van het convenant is geen van de partijen jegens een andere partij schadeplichtig.

10. Toetredingsregeling

Decentrale overheden die toetreden tot een openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie dat of die partij is bij dit convenant zijn langs die weg gebonden aan afspraken in dit convenant.

11. Toepasselijk recht, afdwingbaarheid en geschillen

• a. Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

• b. Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

• c. Indien sprake is van een geschil, treden partijen met elkaar in overleg om te bezien of in der minne een oplossing van het geschil kan worden gevonden.

• d. Indien het minnelijke overleg niet binnen drie maanden leidt tot een oplossing van het geschil, kunnen partijen dit convenant beëindigen met inachtneming van artikel 9 van dit convenant.

SLOTBEPALINGEN

12. Inwerkingtreding en looptijd

Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag van uittreden door de Staatssecretaris uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, heeft het oogmerk van duurzame samenwerking en wordt daarom voor onbepaalde tijd aangegaan.

13. Publicatie in Staatscourant

• a. Binnen zes weken na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

• b. Bij wijzigingen in het convenant vindt het eerste lid overeenkomstige toepassing.

• c. Van toetreden, opzeggen, ontbinden of beëindigen wordt melding gemaakt in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen Haarlem, 1 februari 2024

F.Q. Gräper-van Koolwijk Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

A. Doek Algemeen Rijksarchivaris

Het Brabants Historisch Informatie Centrum

P.L.B.A. van Geel Voorzitter van het Algemeen Bestuur

Collectie Overijssel

J.C. Gerritsen Voorzitter van het Algemeen Bestuur

Het Drents Archief

M. Hoogeveen Voorzitter van het Algemeen Bestuur

Het Flevolands Archief

S. Kruis Voorzitter van het Algemeen Bestuur

Het Gelders Archief

De Voorzitter van het Algemeen Bestuur, namens deze F.J.W. van Kan Algemeen Directeur

De Groninger Archieven

De Voorzitter van het Algemeen Bestuur, namens deze E. de Jonge Directeur

Het Historisch Centrum Limburg

De Voorzitter van het Algemeen Bestuur, namens deze L. Wiggers Algemeen Directeur

Het Noord-Hollands Archief

J. Wienen Voorzitter van het Algemeen Bestuur

Het Utrechts Archief

De Voorzitter van het Algemeen Bestuur, namens deze R.G.H. van Muilekom Lid van het Algemeen Bestuur

Het Zeeuws Archief

A.J. Koppejan Voorzitter van het Algemeen Bestuur

De besturen van het Brabants Historisch Informatie Centrum, Collectie Overijssel, het Drents Archief, het Flevolands Archief, het Gelders Archief, de Groninger Archieven, het Historisch Centrum Limburg, het Noord-Hollands Archief, het Utrechts Archief, het Zeeuws Archief

1 februari 2024

Side letter bij Bestuursconvenant duurzame samenwerking Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Regionale Historische Centra

Geachte besturen van de Regionale Historische Centra,

Zoals u bekend is, wil het Rijk met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet uit de gemeenschappelijke regelingen met de Regionale Centra treden. Het bestuursconvenant dat wij binnenkort gezamenlijk zullen ondertekenen onderstreept dat het Rijk zich betrokken blijft voelen bij het belangrijke werk dat uw organisaties verrichten. Daarnaast zal ik in de komende periode met ieder van u nog individueel in gesprek gaan over de gevolgen van de uittreding voor uw specifieke instelling. Per RHC zal vervolgens een uittredingsbesluit, een delegatiebesluit en een beschikking voor een specifieke uitkering ten behoeve van het beheer van de rijksarchieftaken worden opgesteld.

In artikel 7 van het Convenant dat wij zullen ondertekenen bevestig ik mijn voornemen om de financiële bijdrage die verbonden is aan het beheer van de rijksarchiefcollecties ook na mijn uittreden uit de gemeenschappelijke regelingen voort te zetten. Deze bijdrage kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in het voorkomende geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.

Het is mijn streven om binnen de SiSa-verantwoordingssystematiek zoveel als mogelijk de verantwoording te blijven volgen die tot op heden gehanteerd is zodat de financiële indicatoren die van belang zijn voor het volgen van de financiële gezondheid van uw instellingen en die al te vinden zijn in uw jaarrekeningen, niet nogmaals opgevraagd zullen hoeven te worden.

Ik spreek tenslotte van harte mijn waardering uit voor alle Regionale Historische Centra. Uw belangrijke rol in de regio voor de bewaring en beschikbaarstelling van cultureel erfgoed is onmiskenbaar en ik zie uit naar een positieve en langdurige samenwerking tussen uw instellingen en het ministerie van OCW.

F.Q Gräper-van Koolwijk Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

---

1 Zoals opgenomen in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995.

2 Kamerstukken II, 2021-2022, 35 925-VIII, nr.150, brief aan de RHC’s van 15 december 2021.

3 Kamerstukken II, 2022-2023, 36 200-VIII, nr.180; brief aan de RHC’s van 25 november 2022.

4 Kamerstukken II 2021/22, 35 968, nr. 2.

5 Hiertoe kunnen de besturen gebruikmaken van voorzieningen en expertise van het Netwerk Digitaal Erfgoed, dat uitvoering geeft aan de Nationale Strategie.