Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging crisisorganisatie van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers (2024)

Het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers,

Gelet op artikel 7 van de Organisatiewet Kadaster en de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. de Dienst:

de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Organisatiewet Kadaster;

b. het bestuur:

het bestuur van de Dienst;

c. crisisorganisatie:

de opgeschaalde hiërarchische crisisstructuur van de Dienst;

d. Kadaster crisis beleidsplan:

het beleid dat de structuur en nadere uitwerking van de crisisorganisatie beschrijft;

e. operationeel crisisteam (OCT):

het team dat operationeel leiding geeft aan de activiteiten van oplosteams en specialisten;

f. tactisch crisisteam (TCT):

het team dat zich bezighoudt met de organisatie brede effecten van de crisis en verantwoordelijk is voor de tactische besluitvorming;

g. strategisch crisisteam (SCT):

het team dat zorgdraagt voor de bestuurlijke en strategische effecten en besluiten neemt over strategische keuzes.

Artikel 2. Verlening mandaat, volmacht en machtiging Voorzitter OCT en TCT

• 1. Het bestuur van de Dienst verleent ten aanzien van de aan het bestuur bij wettelijk voorschrift toegekende bevoegdheden, mandaat, volmacht en machtiging tot het nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling, aan elk van de hierna genoemde functionarissen die in het geval van een crisis vanuit zijn of haar rol over de volgende bevoegdheden dient te beschikken:

  • a. De Voorzitter OCT voor:

    • Het te allen tijde oproepen van medewerkers om deel te nemen aan het OCT; Het geven van aanwijzingen aan alle medewerkers van de Dienst om schade te beperken of de reguliere situatie te herstellen;

    • Het geven van aanwijzingen aan IT-providers en andere leveranciers;

    • Het, zonder voorafgaande toetsing, opvragen van alle noodzakelijke informatie binnen de Dienst, bij IT-providers en andere leveranciers;

    • Het inroepen van bestaande contracten met externe specialisten, tot een bedrag van € 100.000,– inclusief BTW zo die verschuldigd is, per verplichting;

    • Het opstellen van een communicatiestrategie wanneer het TCT niet is geactiveerd.

  • b. De Voorzitter TCT voor:

    • Het activeren van de crisisorganisatie;

    • Het opschalen van een crisis tot en met het tactisch niveau;

    • Het geven van aanwijzingen aan alle medewerkers van de Dienst om schade te beperken of de reguliere situatie te herstellen;

    • Het, zonder voorafgaande toetsing, opvragen van alle noodzakelijke informatie binnen de Dienst, bij IT-providers en andere leveranciers;

    • Het schakelen met relevante ketenpartijen en overheidsinstanties voor aanvullende informatie, afstemming, gezamenlijke maatregelen en/of vertegenwoordiging;

    • Het stellen van kaders en geven van aanwijzingen aan het OCT;

    • Het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van € 250.000,– inclusief BTW zo die verschuldigd is, per verplichting, met partijen die bijstand moeten leveren in het oplossen van de crisis of beperken van de schade;

    • Het opstellen van een communicatiestrategie wanneer het SCT niet actief is of wordt;

    • Het afschalen van de crisis vanaf tactisch niveau tot aan gehele afschaling.

  • c. De Chief information security officer (CISO) en plaatsvervangend CISO voor:

    • Het onderbreken of stilleggen van een deel of de gehele IT-dienstverlening van de Dienst wanneer dit gelet op de aard, de dreiging of de urgentie van de situatie noodzakelijk is.

Artikel 3. Verlening mandaat, volmacht en machtiging Voorzitter SCT

• 1. De rol van Voorzitter SCT kan worden vervuld door de voorzitter of een lid van het bestuur of een aangewezen directeur of het stafhoofd.

• 2. Indien een directeur of het stafhoofd is aangewezen om de rol van Voorzitter SCT te vervullen, verleent het bestuur aan de Voorzitter SCT ten aanzien van de aan het bestuur bij wettelijk voorschrift toegekende bevoegdheden mandaat, volmacht en machtiging om in geval van een crisis de navolgende besluiten te nemen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten:

  • Het opschalen van een crisis tot en met strategisch niveau;

  • Het aangaan van verplichtingen met externe partijen die bijstand moeten leveren in het oplossen van de crisis of beperken van de schade, tot een bedrag van maximaal

  • € 1.000.000,–, inclusief BTW zo die verschuldigd is, per verplichting;

  • Het geven van aanwijzingen aan alle medewerkers van de Dienst om schade te beperken of de normale situatie te herstellen;

  • Het opvragen van alle informatie binnen de Dienst of bij de providers zonder voorafgaande toetsing;

  • Kadersturing en aanwijzingen geven aan de voorzitter TCT en de leden van het SCT;

  • Het schakelen met relevante ketenpartijen en overheidsinstanties voor aanvullende informatie, afstemming, gezamenlijke maatregelen en/of vertegenwoordiging;

  • Het opstellen van een communicatiestrategie;

  • Het onderbreken of stilleggen van een deel of de gehele IT-dienstverlening van de Dienst wanneer dit gelet op de aard, de dreiging of de urgentie van de situatie noodzakelijk is én weer deels of geheel in te schakelen of op te starten;

  • Beslissen over het volgen van de wettelijke meldingsplichten;

  • Het besluit tot gedeeltelijke of gehele afschaling van een crisis.

Artikel 4. Van mandaat uitgesloten bevoegdheden

Aan het bestuur blijven voorbehouden de bevoegdheden, bedoeld in artikel 3 van het Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging algemene aangelegenheden Kadaster 2021.

Artikel 5. Overige uitgesloten bevoegdheden en begrenzing mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Een functionaris aan wie mandaat, volmacht en machtiging is verleend, is niet bevoegd een besluit te nemen, noch om een privaatrechtelijke rechtshandeling of een andere handeling dan een besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten met betrekking tot hemzelf.

• 2. Een functionaris aan wie mandaat, volmacht en machtiging is verleend, oefent de bevoegdheden uit binnen de grenzen van de voor zijn rol vastgestelde taken en bevoegdheden als omschreven in het Kadaster crisis beleidsplan en de bepalingen vermeld in dit besluit, alsmede met inachtneming van het ter zake geldende recht, en voor zover mogelijk met de door het bestuur vastgestelde kaders zoals beleids- en uitvoeringsregels en de bestendige uitvoeringspraktijk van de Dienst.

Artikel 6. Intrekking eerdere regeling

Het Besluit vervanging bij belet van het bestuur van de Dienst wordt ingetrokken.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 8. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging crisisorganisatie Dienst voor het kadaster en de openbare registers (2024).

Dit besluit zal met de toelichting worden bekendgemaakt in de Staatscourant.

Apeldoorn, 10 juli 2024

F.L.V.P.L. Tierolff

C.W. Smelik

TOELICHTING

Inleiding

De Dienst voor het kadaster en de openbare registers (hierna: Kadaster) staat voor de taak betrouwbare – continue, veilige en integere – dienstverlening te leveren aan de maatschappij. Hoewel het Kadaster er op basis van risicomanagement veel aan doet situaties te voorkomen die kunnen leiden tot een verstoring van die dienstverlening, is dat nooit volledig uit te sluiten. Vanuit dat besef beschikt het Kadaster over een crisisorganisatie, waarmee een crisis op een heldere en effectieve wijze het hoofd kan worden geboden, om schade te beperken en zo snel als mogelijk naar herstel van de reguliere dienstverlening te gaan.

Van een crisis is sprake wanneer een gebeurtenis of dreiging zich voordoet waarbij:

• een merkbaar effect aanwezig is voor maatschappij, het Kadaster of personen en de verwachting is dat het effectgebied beperkt is tot de directe invloedsfeer van het Kadaster; of

• ernstige consequenties voor maatschappij, Kadaster of personen aanwezig zijn en/of de afhandeling van de gebeurtenis of dreiging vergaande samenwerking vereist in de keten.

Crisisorganisatie

Tijdens een crisis werkt het Kadaster volgens een opgeschaalde hiërarchische crisisstructuur, de zg. ‘crisisorganisatie’. Deze crisisorganisatie bestaat uit diverse teams op verschillende organisatieniveaus, ieder met een eigen scope en vaste rollen en taken. De teams staan in verbinding met elkaar om samen de verschillende impactgebieden van de crisis te beheersen.

De crisisorganisatie van het Kadaster kent een drielaagse structuur en bestaat uit crisisteams op operationeel (OCT), tactisch (TCT) en strategisch niveau (SCT). Elk crisisteam bestaat uit een kernbezetting – zg. crisisrollen die altijd aanwezig zijn – en een flexibele schil (afhankelijk van de crisis).

Bevoegdheden

Een van de vaste crisisrollen is de voorzitter van elk crisisteam. De voorzitter heeft diverse taken en bevoegdheden op de drie niveaus ten tijde van een crisis. In dit besluit worden aan de verschillende functionarissen die een rol vervullen als voorzitter van een crisisteam, mandaat, volmacht en machtiging verleend, zodat zij ten tijde van (het opschalen naar) een crisis bevoegdheden kunnen uitoefenen die passen bij hun rol binnen de crisisstructuur. Gedurende een crisis kunnen de in dit besluit verleende bevoegdheden alleen overruled worden door functionarissen die binnen de crisisstructuur daarvoor een bevoegdheid hebben.

Naast de functionarissen die de voorzittersrol van een crisisteam kunnen vervullen, wordt in dit besluit ook aan andere functionarissen mandaat, volmacht en machtiging verleend om bevoegdheden uit te oefenen gedurende (de opschaling naar) een crisis. Aan de chief information security officer (CISO) en diens plaatsvervanger wordt de bevoegdheid verleend om een deel of het geheel van de IT-dienstverlening uit te schakelen. In de praktijk wordt dit ook wel het zg. ‘uittrekmandaat’ genoemd. Deze bevoegdheid kan worden uitgeoefend in situaties waarbij de dreiging en urgentie van de situatie kunnen of zullen resulteren in hogere gevolgschade dan het afkoppelen van de dienstverlening, en waarbij voorafgaande afstemming in de organisatie niet mogelijk is.

Voorzitter SCT

De rol van voorzitter SCT wordt in beginsel uitgeoefend door de voorzitter van het bestuur of een lid van het bestuur, of door een daarvoor aangewezen directeur of het stafhoofd. Wanneer een (aangewezen) directeur of het stafhoofd de rol van Voorzitter SCT uitoefent, dient de voorzitter de bevoegdheden te hebben die passen bij deze rol. In artikel 3 van dit besluit verleent het bestuur mandaat, volmacht en machtiging aan de betreffende directeur of het stafhoofd om de in dat artikel genoemde bevoegdheden te kunnen uitoefenen in de situatie dat sprake is van een crisis of er een ontstaat. De leden van het bestuur van de Dienst zijn (wettelijk) belast met het besturen van de Dienst en zullen, ook wanneer de rol van Voorzitter SCT door een directeur of het stafhoofd wordt vervuld, daarvoor altijd de eindverantwoordelijkheid hebben. Vandaar dat de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen beperkt is voor een aangewezen directeur of het stafhoofd indien deze de rol van Voorzitter SCT vervult. Alle beslissingen over verplichtingen die boven genoemd bedrag uitkomen blijven voorbehouden aan het bestuur, evenals de bevoegdheden als bedoeld in artikel 3 van het Besluit verlening mandaat, volmacht en machtiging algemene aangelegenheden Kadaster 2021.

Intrekken regeling

In deze regeling wordt het Besluit vervanging bij belet van het bestuur van de Dienst (Stcrt. 2015, 48354) ingetrokken. Deze regeling zag op de situatie dat bij belet van het voltallige bestuur, het bestuur tijdelijk vervangen zou kunnen worden indien onmiddellijk contact met de bestuursleden niet mogelijk zou zijn én sprake zou zijn van een ‘calamiteit’ waarin acuut handelen noodzakelijk is. Door inrichting van een crisisorganisatie binnen de Dienst én het beleggen van de diverse rollen in de crisisstructuur met de daarbij behorende en toegekende bevoegdheden, bestaat er geen noodzaak meer om het Besluit vervanging bij belet van het bestuur van de Dienst in stand te houden.

F.L.V.P.L. Tierolff

C.W. Smelik