Besluit Vervanging Archiefbescheiden CJIB 2021

De Minister van Justitie en Veiligheid,

Gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;

• artikel 26b van de Archiefregeling;

• de Archiefbeheerregels Veiligheid en Justitie 2014;

• de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014.

Besluit:

Artikel 1

• 1. De digitale vervanging van archiefbescheiden heeft betrekking op:

  de vanaf 1 januari 2017 binnenkomende poststukken die door de afdeling Documentaire Informatie Voorziening worden ontvangen en die archiefbescheiden vormen die op grond van de selectielijst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en rechtsvoorgangers over de periode vanaf 5 mei 1945 (Staatscourant 12 april 2021 nr. 17848) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.

• 2. De vervanging geschiedt op de wijze omschreven in het Handboek Vervanging Archiefbescheiden CJIB.

• 3. Onder dit besluit vallen niet:

  • a. bescheiden die digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat het archiefbescheiden betreft;

  • b. niet-scanbare objecten zoals usb-sticks;

  • c. bescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Artikel 2

De archiefbescheiden worden, na vervanging, opgenomen in een documentmanagementsysteem/recordmanagementsysteem, op de wijze omschreven in het Handboek Vervanging Archiefbescheiden CJIB.

Artikel 3

De vervangen archiefbescheiden worden vernietigd, vier maanden na digitale vervanging.

Artikel 4

Het besluit Handboek Vervanging Archiefbescheiden CJIB 2017 wordt ingetrokken.

Artikel 5

Dit besluit zal worden aangehaald als: Besluit Vervanging Archiefbescheiden CJIB 2021.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met de ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. Het Handboek Vervanging Archiefbescheiden CJIB ligt ter inzage bij de vestiging van het Centraal Justitieel Incassobureau te Leeuwarden.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Leeuwarden, 18 augustus 2021

De Minister van Justitie en Veiligheid, namens deze, De Algemeen Directeur van het Centraal Justitieel Incassobureau van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, A. Hazelhoff

TOELICHTING

Algemeen

Vanaf 1 januari 2017 worden de binnenkomende fysieke poststukken, voor zover deze archiefbescheiden vormen die op grond van de geldende selectielijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, vervangen door digitale originelen. De invoering van een JenV brede selectielijst en de wijziging van de bewaartermijn van de vervangen archiefbescheiden, welke wijziging is gebaseerd op efficiëntere processystemen, vormen aanleiding om het bestaande besluit te herzien.

Leeuwarden, 18 augustus 2021

De Algemeen Directeur van het Centraal Justitieel Incassobureau van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, A. Hazelhoff