Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriekDatum ondertekening
overigStaatscourant 2021, 36083ander besluit van algemene strekking

Beleidsregel van de directeur-generaal van de statistiek van 12 juli 2021, nr. CSB-2021-072, houdende de criteria voor het verlenen van toegang aan instellingen tot microdata van het Centraal Bureau voor de Statistiek (Beleidsregel toegang instellingen tot microdata CBS)

De directeur-generaal van de statistiek,

Gelet op artikel 41 van de Wet op het Centraal bureau voor de statistiek;

Besluit:

Artikel 1

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

CBS:

Centraal bureau voor de statistiek.

directeur-generaal:

directeur-generaal van de statistiek;

hoofdvestiging:

indien een instelling vestigingen heeft in meer dan één land, is de hoofdvestiging de plaats waar de centrale administratie van de instelling is gelegen, tenzij de beslissingen over de doelstellingen van en de middelen voor de verwerking van microdata van het CBS worden genomen in een andere vestiging van de instelling, en die tevens gemachtigd is die beslissingen uit te voeren, in welk geval de vestiging waar die beslissingen worden genomen als de hoofdvestiging wordt beschouwd;

microdata:

gepseudonimiseerde koppelbare data die kenmerken bevatten van eenheden binnen een populatie, zoals personen, adressen of bedrijven en die worden gebruikt om geaggregeerde informatie samen te stellen;

verwerkingsvestiging:

vestiging van een instelling waar de verwerking van microdata van het CBS plaatsvindt;

Wet CBS:

Wet op het Centraal bureau voor de statistiek

Artikel 2

  • 1. Op verzoek kan de directeur-generaal een instellingsmachtiging verstrekken aan een instelling voor toegang tot microdata van het CBS.

  • 2. Per onderzoeksproject dient een instelling een separaat verzoek in tot het verkrijgen van projecttoestemming.

Artikel 3

  • 1. Een instellingsmachtiging voor een instelling waarop artikel 41, tweede lid, onderdeel a, b, c of d, van de Wet CBS van toepassing is, heeft een duur van maximaal drie jaar.

  • 2. Een instellingsmachtiging voor een instelling waarop artikel 41, tweede lid, onderdeel e, van de Wet CBS van toepassing is, heeft een duur van maximaal één jaar.

  • 3. Een instelling kan een aanvraag indienen voor verlenging van de genoemde instellingsmachtiging.

  • 4. Een instellingsmachtiging kan worden verlengd met een periode van maximaal drie jaar.

Artikel 4

  • 1. Een instelling komt alleen in aanmerking voor een instellingsmachtiging dan wel voor een verlenging van de instellingsmachtiging indien zij haar hoofdvestiging en verwerkingsvestiging heeft in:

    • a. het Europese deel van Nederland;

    • b. een lidstaat van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte; of

    • c. een land of een deel daarvan waarvoor op grond van artikel 45 van Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (PbEU 2016, L 119), door de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit is genomen.

  • 2. Het eerste lid, onderdeel c, is uitsluitend van toepassing voor zover het in dat onderdeel genoemde adequaatheidsbesluit van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens voor wetenschappelijke of statistische doeleinden door de betreffende instelling.

Artikel 5

  • 1. Een instelling waarop artikel 41, tweede lid, onderdeel e, van de Wet CBS van toepassing is en die voldoet aan de criteria uit artikel 4, eerste lid, komt alleen in aanmerking voor een instellingsmachtiging dan voor wel een verlenging van de instellingsmachtiging indien zij in ieder geval voldoet aan de volgende criteria:

    • a. de instelling is een rechtspersoon of maakt onderdeel uit van een rechtspersoon;

    • b. de instelling staat te goeder naam en faam bekend;

    • c. de instelling heeft:

      • 1°. als hoofdactiviteit het verrichten van statistisch of wetenschappelijk onderzoek en de andere activiteiten van de instelling vormen geen risico dat de microdata van het CBS voor andere doeleinden dan statistisch of wetenschappelijk onderzoek worden gebruikt; of

      • 2°. een aparte zelfstandige onderzoeksafdeling (enclave) die volledig gericht is op het verrichten van statistisch of wetenschappelijk onderzoek; en

    • d. de instelling of enclave verricht statistisch of wetenschappelijk onderzoek, waarbij voldaan wordt aan de volgende criteria:

      • 1°. het onderzoek en daaraan gerelateerde werkzaamheden voldoen aan de kenmerken voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek, zoals zorgvuldigheid, transparantie en onafhankelijkheid;

      • 2°. de instelling publiceert haar onderzoeksresultaten op een toegankelijke wijze; en

      • 3°. de instelling voorziet haar onderzoek van een statistische of wetenschappelijke onderzoeksopzet.

  • 2. Van een hoofdactiviteit, als bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is sprake indien minimaal 60% van de personele capaciteit onderzoek uitvoert.

Artikel 6

  • 1. Om een instellingsmachtiging aan te vragen dan wel te verlengen vult een instelling het aanvraagformulier, dat hiervoor beschikbaar is op de website van het CBS, volledig in.

  • 2. Een instelling, waarop artikel 41, tweede lid, onderdeel e, van de Wet CBS van toepassing is, toont aan dat zij voldoet aan de in artikel 4, eerste lid, en artikel 5 genoemde criteria, door in ieder geval de volgende bewijsstukken te overleggen aan het CBS:

    • a. een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;

    • b. een kopie van de statuten;

    • c. een actieve en controleerbare link naar eerdere statistische of wetenschappelijke publicaties.

  • 3. Het aanvraagformulier wordt persoonlijk ondertekend door het hoofd van de instelling, en in het geval van een enclave ook door het hoofd van de te machtigen onderzoeksafdeling.

  • 4. Het aanvraagformulier en de bewijsstukken zijn opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal.

  • 5. Indien er na toekenning van de instellingsmachtiging wijzigingen zijn in de aangeleverde informatie vult de instelling het aanvraagformulier opnieuw in, zodat bezien kan worden of de machtiging kan worden gehandhaafd.

Artikel 7

  • 1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op instellingsmachtigingen die zijn afgegeven voor 1 augustus 2021.

  • 2. Een instelling kan na afloop van de geldende machtigingsduur verlenging aanvragen, waarbij het CBS de aanvraag toetst aan de eisen van deze beleidsregel.

  • 3. Indien de aanvraag, genoemd in het tweede lid, wordt afgewezen en:

    • a. de instellingsmachtiging voor 1 augustus 2022 afloopt, loopt de instellingsmachtiging uitsluitend voor lopende projecten door tot de beëindiging van het project, maar uiterlijk tot 1 augustus 2022.

    • b. de instellingsmachtiging na 1 augustus 2022 afloopt, loopt de instellingsmachtiging door tot het einde van de geldende machtigingsduur.

Artikel 8

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 augustus 2021.

Artikel 9

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel toegang instellingen tot microdata CBS.

Deze beleidsregel zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 12 juli 2021

Directeur-generaal van de statistiek A. Berg

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Aanleiding en doel

Het CBS verzamelt data met als doel om van overheidswege betrouwbaar statistisch onderzoek te verrichten ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap. Tal van statistieken worden volgens een vast programma als nieuwsbericht en als open data via de website van het CBS gepubliceerd. Daarnaast verricht het CBS op verzoek van met name overheidspartijen ook aanvullende statistische dienstverlening. De data die het CBS publiceert via zijn website zijn niet herleidbaar tot individuele personen, bedrijven of instellingen.

Op grond van artikel 41 Wet CBS is de directeur-generaal bevoegd te besluiten om toegang te verlenen tot gegevens aan een dienst, organisatie of instelling als bedoeld in artikel 41, tweede lid, Wet CBS. Hiermee wordt toegestaan dat ook externe organisaties voor het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek gebruik kunnen maken van de databestanden waar het CBS over beschikt. Door externe onderzoekers de kans te geven met de data te werken, profiteert de samenleving optimaal van de veelheid aan data die het CBS beheert. Er is op deze manier immers veel meer onderzoek mogelijk dan het CBS zelf zou kunnen doen. De bestanden kunnen privacygevoelige informatie bevatten. Het CBS kan slechts gegevens ter beschikking stellen ten aanzien van het gebruik waarvan door het CBS passende maatregelen zijn genomen om herkenning van afzonderlijke personen, ondernemingen of instellingen te voorkomen. Daarom is het van groot belang dat bij dergelijk gebruik de veiligheid goed op orde is en onderzoekers zorgvuldig met deze data omgaan, zodat de privacy van burgers en bedrijven wordt beschermd. De databestanden waar deze onderzoekers mee werken zijn door het CBS gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat de direct identificeerbare persoons- en bedrijfskenmerken vervangen zijn door een betekenisloos nummer (de pseudosleutel). Daarnaast heeft het CBS beveiligingsmaatregelen getroffen en ziet het er door middel van contractuele afspraken, awareness maatregelen en controle op toe dat onderzoekers zorgvuldig met deze data omgaan, zodat de privacy van burgers en bedrijven beschermd blijft.

Organisaties die aan alle eisen van deze beleidsregel voldoen, kunnen via remote access (toegang op afstand) toegang krijgen tot de data die het CBS heeft verzameld. Dit gebeurt onder strikte voorwaarden. Voor externe organisaties gelden minimaal dezelfde eisen op het gebied van veiligheid en privacy als voor het CBS. De remote access-voorziening is uitgegroeid tot een maatschappelijk relevante dienst van het CBS voor de wetenschap en voor beleidsonderzoek.

Met het oog op de snel groeiende gebruikersaantallen, nieuwe technische ontwikkelingen en ontwikkelingen op het gebied van informatieveiligheid en privacy heeft het CBS onderzoek laten doen naar de toegang tot CBS-databestanden via remote access. Dit onderzoek is uitgevoerd door een commissie van onafhankelijke wetenschappelijke experts onder voorzitterschap van prof. dr. B. van den Berg, hoogleraar Cyber Security Governance, Universiteit Leiden. De resultaten van dit onderzoek heeft het CBS meegenomen in een nieuw beleid rondom de toegang tot CBS-microdata. De directeur-generaal kan over het uitvoeren van haar bevoegdheid onder artikel 41 Wet CBS desgewenst beleidsregels vaststellen. Deze beleidsregel geeft hier invulling aan.

2. Inhoud van de beleidsregel

De commissie concludeert dat de remote access-voorziening hoge wetenschappelijke en maatschappelijke relevantie heeft en dat deze voldoet aan alle huidige veiligheids- en privacy-eisen. Om dat ook voor de komende jaren veilig te stellen is blijvende aandacht voor beveiliging en privacy nodig. De commissie heeft geadviseerd om de beleidskaders explicieter en transparanter vast te stellen. In aanvulling op de aanbevelingen van de commissie heeft het CBS gekeken naar betere aansluiting van het beleid bij de Wet CBS en de Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (PbEU 2016, L 119) (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: AVG).

Dit heeft geleid tot enkele aanscherpingen in het beleid rond de toegang tot en het gebruik van CBS-databestanden. In de beleidsregel zijn de voorwaarden voor instellingen verduidelijkt, om te verzekeren dat het gebruik van microdata in de remote access-voorziening wordt ingezet voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek dat voldoet aan normen als zorgvuldigheid, controleerbaarheid en onafhankelijkheid. Verder is beter omschreven wat wordt verstaan onder het openbaar maken van de resultaten van het onderzoek. Ook zijn de toegangsvoorwaarden aangescherpt om de privacy nog beter te borgen.

Het CBS dient te voldoen aan de AVG en wil zijn data alleen beschikbaar stellen aan organisaties uit landen die aantoonbaar een passend beveiligingsniveau kennen. Om die reden verleent het CBS alleen nog toegang aan instellingen, diensten en organisaties die gevestigd zijn in landen die onder de reikwijdte van de AVG vallen (de Europese Economische Ruimte) of waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van toepassing is. Dit houdt ook in dat aan instellingen gevestigd in de bijzondere gemeenten Bonaire, St. Eustatius en Saba geen toegang wordt verleend. Zie verder de artikelsgewijze toelichting bij artikel 4.

Handhaving

Het CBS controleert of instellingen zich aan de voorwaarden voor bescherming van persoonsgegevens en voorkoming van onthulling houden. In voorkomend geval van schending van de voorwaarden kan het CBS maatregelen nemen. De website van het CBS bevat een overzicht van mogelijke schendingen en maatregelen (https://www.cbs.nl/nl-nl/onze-diensten/maatwerk-en-microdata/microdata-zelf-onderzoek-doen/regels-en-maatregelen).

3. Consultatie/inbreng externen

Deze beleidsregel is voorgelegd voor consultatie aan de Raad van Advies van het CBS en besproken op de vergadering van 2 juli 2021.

4. Regeldruk

Instellingen die een machtiging aanvragen dienen het aanvraagformulier in te vullen en bewijsstukken te overleggen. Dit gebeurt ook al in de oude situatie. Omdat een instellingsmachtiging voor maximaal drie jaar in plaats van maximaal vijf jaar wordt afgegeven en dus vaker dient te worden verlengd, stijgen de administratieve lasten licht.

5. Overgangsrecht

De ingangsdatum van de beleidsregel is 1 augustus 2021.

Uit overwegingen van rechtszekerheid en betrouwbaarheid stelt het CBS een overgangsregeling in. Indien een instellingsmachtiging voor 1 augustus 2022 afloopt en een verlenging wordt afgewezen, loopt de instellingsmachtiging uitsluitend voor lopende projecten door tot de beëindiging van het project, maar uiterlijk tot 1 augustus 2022. Indien de instellingsmachtiging na 1 augustus 2022 afloopt, loopt de instellingsmachtiging door tot het einde van de geldende machtigingsduur. Een onderzoek neemt al snel een aantal maanden in beslag. Met dit overgangsrecht hebben instellingen een redelijke termijn om lopende onderzoeken af te ronden.

6. Evaluatie

Deze beleidsregel wordt drie jaar na inwerkingtreding geëvalueerd, waarbij wordt gekeken naar de ervaringen van gebruikers en het CBS, de effecten van deze beleidsregel voor de gebruikers en het CBS, alsmede de stand van de techniek en eventuele nieuwe inzichten op het gebied van gegevensbescherming.

II. Artikelsgewijs

Artikel 1

Artikel 1 geeft de definities in deze beleidsregel. Voor de definitie van hoofdvestiging en verwerkingsvestiging is gekeken naar de AVG. Microdata zijn persoonsgegevens en het beschikbaar stellen van microdata door het CBS aan een instelling betreft om die reden een gegevensverwerking. Hoewel de microdata alleen via een beveiligde omgeving te raadplegen zijn en niet kunnen worden geëxporteerd uit deze omgeving, vindt het CBS het wenselijk dat alleen instellingen binnen landen die onder de Europese Economische Ruimte of een adequaatheidsbesluit vallen toegang krijgen tot de microdata. Dit geldt voor zowel de vestiging waar de zeggenschap over de gegevensverwerking wordt uitgeoefend als voor de vestiging waar de microdata feitelijk worden verwerkt.

Artikel 2

In dit artikel wordt verwezen naar de bevoegdheid van de directeur-generaal om instellingen toegang te verlenen tot de microdata van het CBS op grond van artikel 41 Wet CBS. De beleidsregel richt zich om die reden alleen op machtigingen op instellingsniveau. Een instellingsmachtiging is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De directeur-generaal besluit in beginsel binnen acht weken na het ontvangst van de aanvraag. Tegen een afwijzend besluit staan achtereenvolgens de rechtsmiddelen bezwaar en beroep open.

Hiernaast kent het CBS projecttoestemmingen. Dat houdt in dat een instelling per onderzoeksproject toestemming moet verkrijgen. In het tweede lid wordt het bestaan van een projecttoestemming genoemd. De voorwaarden voor het verkrijgen van een projecttoestemming vallen buiten de reikwijdte van deze beleidsregel.

Artikel 3

Instellingen die onder artikel 41, tweede lid, onderdeel e, Wet CBS vallen, kunnen een instellingsmachtiging krijgen van maximaal één jaar. Dit is een kortere termijn dan voor de instellingen die onder onderdeel a t/m d vallen, die een instellingsmachtiging van maximaal drie jaar kunnen krijgen. De reden hiervoor is dat deze laatste categorieën instellingen een wettelijke taak hebben om wetenschappelijk of statistisch onderzoek te verrichten. Dit is voor de instellingen die onder artikel 41, tweede lid, onderdeel e, Wet CBS vallen, veelal niet het geval. Tevens is bij deze groep instellingen die onder artikel 41, tweede lid, onderdeel e, Wet CBS vallen, vaker sprake van andere werkzaamheden dan wetenschappelijk onderzoek. Een machtigingstermijn van één jaar biedt een natuurlijk evaluatiemoment om de ervaringen met de instelling en de wijze waarop deze onderzoek verricht op CBS microdata en publiceert te beoordelen. Indien de ervaringen positief zijn, kan de instelling bij een verlenging een machtigingsduur van drie jaar verkrijgen. Normaal gesproken vraagt een instelling een verlenging aan tegen het einde van de looptijd van de instellingsmachtiging. De instelling dient dit wel tijdig te doen, indien het niet het risico wil lopen dat het tijdelijk geen toegang heeft. Het verwerken van de aanvraag kost immers tijd.

Artikel 4

In dit artikel is vastgelegd hoe de directeur-generaal invulling geeft aan de AVG met betrekking tot het verstrekken van microdata onder artikel 41 Wet CBS aan landen buiten Nederland en buiten de Europese Economische Ruimte. Dit heeft tot gevolg dat instellingen, diensten en organisaties die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte en voor wiens land geen zogeheten adequaatheidsbesluit is afgegeven, geen toegang meer krijgt tot de microdata van het CBS. Dit geldt eveneens voor de bijzondere gemeenten Bonaire, Sint Eustatius en Saba die eigen privacywetgeving kennen en onder de AVG worden aangemerkt als derde.

Artikel 5

In dit artikel is bepaald aan welke criteria een instelling waarop artikel 41, tweede lid, onderdeel e, Wet CBS van toepassing is, moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een instellingsmachtiging dan wel een verlenging daarvan. Het gaat hier om een minimumaantal vereisten waaraan het CBS toetst.

In het eerste lid, onderdeel a, is bepaald dat de instelling een rechtspersoon is, of onderdeel uitmaakt van een rechtspersoon. De wetgever biedt de mogelijkheid om toegang tot gegevens te verlenen of gegevens te verstrekken aan organisaties, instellingen en diensten. Blijkens de memorie van toelichting bij de Wet CBS (Tweede Kamer, vergaderjaar 2001–2002, 28 277, nr. 3) kan die toegang slechts plaatsvinden aan de in het tweede lid bedoelde diensten, organisaties en instellingen, welke bepaling beperkend gelezen dient te worden. Naast de categorieën genoemd in artikel 41, tweede lid, onderdeel a tot en met d, Wet CBS doelt de wetgever daarbij in artikel 41, tweede lid, onderdeel e, Wet CBS op ‘onderzoeksafdelingen van ministeries en andere diensten, organisaties of instellingen’. Deze formulering brengt met zich dat de dienst, organisatie of instelling over rechtspersoonlijkheid moet beschikken. Eenmanszaken, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en maatschappen voldoen niet aan deze omschrijving en komen dus niet in aanmerking voor een instellingsmachtiging.

Het wettelijke criterium van artikel 41, eerste lid, Wet CBS ‘ten behoeve van statistisch of wetenschappelijk onderzoek’ is vervat in criteria over de aard van de organisatie en het karakter van de activiteiten die de organisatie verricht. Ten aanzien van de aard van de organisatie is in het eerste lid, onderdeel c, bepaald dat de instelling of diens onderzoeksafdeling wetenschappelijk of statistisch onderzoek verricht. De criteria over de activiteiten die de organisatie verricht zijn uitgewerkt in het eerste lid, onderdeel d.

Een instelling krijgt alleen als volledige instelling toegang indien de hoofdactiviteit het verrichten van statistisch of wetenschappelijk onderzoek betreft. De term ‘hoofdactiviteit’ houdt in dat het gaat om een meerderheid van de activiteiten. Het CBS neemt hiervoor als ondergrens een percentage van 60% van het personeel, berekend in voltijdsequivalent (hierna: vte), dat zich bezig houdt met de hoofdactiviteit. Een instelling dient aan het CBS aan te tonen dat zij aan dit criterium voldoet, bijv. door middel van een jaarplan, statuten, of een capaciteitsboekhouding met functieverdeling. In de memorie van toelichting bij de Wet CBS (Tweede Kamer, vergaderjaar 2001–2002, 28 277, nr. 3) wordt expliciet vermeld dat de microdata van het CBS uitsluitend voor statistische doeleinden worden gebruikt en dat daarmee gebruik voor andere doeleinden zoals fiscale, administratieve, controle en gerechtelijke doeleinden, is uitgesloten. Ten einde gebruik van de CBS microdata voor dergelijke andere doeleinden te voorkomen, toetst het CBS of de instelling werkzaamheden verricht die risico’s met zich meebrengen. Zo is het risico op oneigenlijk gebruik van de data groter wanneer een instelling opsporingsactiviteiten verricht, dan wanneer een instelling algemene advieswerkzaamheden verricht.

Een onderzoeksafdeling die in aanmerking wil komen voor een machtiging dient zich volledig te richten op het verrichten van statistisch of wetenschappelijk onderzoek. Leidend is het criterium dat de afdeling als zelfstandige organisatie-eenheid met eigen leidinggevende werkt. Daarnaast stelt het CBS voor de omvang van een onderzoeksafdeling als ondergrens dat deze onderzoeksafdeling bestaat uit minimaal 3 vte in geval van een organisatiegrootte kleiner dan 25 vte of uit minimaal 5 vte in geval van een organisatiegrootte van 25 vte of meer. De hierboven genoemde criteria zien op de medewerkers die daadwerkelijk onderzoek uitvoeren. Binnen een afdeling kunnen ook een leidinggevende en ondersteunende medewerkers vallen, die zich inhoudelijk niet met onderzoek bezig houden. Zij worden niet meegewogen in de toets of een onderzoeksafdeling zich volledig richt op statistisch of wetenschappelijk onderzoek en de toets of aan de hierboven genoemde ondergrens voor de omvang is voldaan. Medewerkers kunnen naast hun werkzaamheden als onderzoeker mogelijk ook andere werkzaamheden verrichten. Ook hier geldt dat de andere werkzaamheden geen risico mogen vormen dat de microdata van het CBS voor andere dan statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt en dat gebruik voor andere doeleinden zoals fiscale, administratieve, controle en gerechtelijke doeleinden, is uitgesloten.

In het eerste lid, onderdeel d is bepaald dat de instelling of enclave moet kunnen aantonen dat het onderzoek verricht dat voldoet aan de kenmerken voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek, Het CBS hanteert een definitie van wetenschappelijk onderzoek zoals opgenomen in de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit (2018) (https://doi.org/10.17026/dans-2cj-nvwu), waarin niet alleen principes van wetenschappelijk onderzoek zijn beschreven, maar ook normen voor goede onderzoekspraktijken en zorgplichten van de instelling. Een aantal van de in de gedragscode beschreven principes heeft het CBS ook expliciet ter illustratie in de beleidsregel opgenomen. Het betreft hier dan ook een niet limitatieve opsomming.

De instelling publiceert haar onderzoeksresultaten op een toegankelijke wijze. De instelling heeft als basisbeleid dat zij resultaten van haar onderzoek openbaar maakt door middel van wetenschappelijke artikelen, onderzoeksrapporten, beleidsnota’s of publieke documenten voor de Tweede Kamer, Gemeenteraad en dergelijke, in wetenschappelijke tijdschriften of boeken, of via open access beschikbaar stelt op de eigen website of die van een wetenschappelijk kennisplatform. Ter toetsing hiervan levert instelling een overzicht met actuele, verifieerbare links. Publiceren op een toegankelijke wijze houdt daarnaast in dat ten minste een substantieel deel in het Nederlands of Engels dient te zijn opgesteld om de publicaties van een instelling te kunnen toetsen aan de criteria van deze beleidsregel.

De instelling voorziet haar onderzoek van een statistische of wetenschappelijke onderzoeksopzet. Een wetenschappelijk artikel of onderzoeksrapport kent onderdelen als vraagstelling, methode- en databeschrijving, discussie/conclusies, bronvermelding; een kamerstuk of beleidsnota bevat een bij aard en omvang daarvan passende vraagstelling, bronbeschrijving en methodologische verantwoording.

Artikel 6

In dit artikel wordt toegelicht dat een instellingsmachtiging via een aanvraagformulier kan worden aangevraagd en welke eisen daaraan verbonden zijn.

In het eerste lid is bepaald dat een instelling het aanvraagformulier, dat te vinden is op de CBS website, volledig dient in te vullen. Het CBS neemt alleen volledig ingevulde formulieren in behandeling.

Het tweede lid noemt een drietal bewijsmiddelen dat minimaal dient te worden overgelegd. Deze bewijsstukken werden voorafgaand aan deze beleidsregel ook al uitgevraagd. Deze informatie is bedoeld om te kunnen controleren of een instelling statistisch of wetenschappelijk onderzoek als doelstelling heeft en of de instelling publiceert voor de openbaarheid. Het CBS kan om aanvullende bewijsstukken vragen.

In het derde lid wordt bepaald dat zowel het hoofd van de instelling als het hoofd van de onderzoeksenclave, indien hier sprake van is, het aanvraagformulier dienen te ondertekenen. Hiermee wil het CBS bewustwording en verantwoordelijkheid creëren binnen de instelling en ervoor zorgen dat deze personen binnen de instelling zorgdragen voor naleving van de afspraken met het CBS.

Het CBS neemt alleen aanvraagformulieren en bewijsstukken in behandeling die in de Nederlandse of Engelse taal zijn opgesteld. Naast het Nederlands is gekozen voor Engels, een taal die in de onderzoekswereld gebruikelijk is. Aanvraagformulieren en bewijsstukken die in een andere taal zijn opgesteld, worden niet in behandeling genomen.

Een instelling dient wijzigingen die mogelijk gevolgen hebben voor een al toegekende machtiging per direct te melden aan het CBS, waarna een heroverweging zal plaatsvinden op de afgegeven machtiging. Hierbij kan worden gedacht aan een reorganisatie of fusie van de betreffende instelling. Wijzigingen van adres of hoofd van de instelling vallen hier niet onder. Indien de wijzigingen ertoe leiden dat niet langer aan alle criteria wordt voldaan, kan de machtiging per direct of binnen een periode van maximaal één jaar worden ingetrokken.

Artikel 7

In paragraaf 5 van het algemene deel van deze toelichting is het overgangsrecht reeds toegelicht. Artikel 7 regelt het overgangsrecht voor instellingsmachtigingen die zijn afgegeven voor 1 augustus 2021 en die dus op basis van de oude voorwaarden zijn beoordeeld. Alle aanvragen die, zowel eerste aanvragen als verlengingen, die worden gedaan vanaf 1 augustus 2021 worden beoordeeld op basis van deze beleidsregel.

Directeur-generaal van de statistiek A. Berg