Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 14 juli 2020, #4100673-v8, houdende regels op het gebied van de informatiehuishouding voor het Ministerie van Algemene Zaken (kortweg: Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020)

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

HOOFDSTUK 1 BEGRIPPENKADER

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. afgesloten archief:

een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces en dat in principe onveranderlijk is;

b. archief:

geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan;

c. archiefbeheer:

de feitelijke of uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden (fysiek of digitaal) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen te bewaren of over te brengen, als ook om archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen te vernietigen;

d. archiefbeheerder:

degene die namens de secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem vallende archiefvormende onderdelen i.c. de directeur Bedrijfsvoering;

e. archiefbeherend onderdeel:

het organisatieonderdeel dat tot taak heeft de feitelijke uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer uit te voeren;

f. archiefbescheiden:

• 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

• 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

• 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2, of 3 bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot vervanging zijn vervaardigd;

g. archiefbewaarplaats:

is niet zozeer een fysieke plaats. Het is een juridisch begrip voor een voorziening die voldoet aan de eisen uit de Archiefwet. Archiefbewaarplaatsen zijn doorgaans ondergebracht bij organisaties die speciaal zijn ingericht voor het blijvend bewaren van informatie. Blijvend te bewaren informatie brengt de Rijksoverheid onder bij het Nationaal Archief;

h. archiefvormend onderdeel:

zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen en daaronder wordt tevens begrepen de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties die onder de archief wettelijke zorg van de minister vallen;

i. bestand:

groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is;

j. Beveiligingsambtenaar (BVA):

de functionaris die zorg draagt voor het toezicht op de integrale beveiliging van het departement en de organisatie hiervan;

k. bewaartermijn:

de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden;

l. Chief Information Officer (CIO):

de functionaris bij het ministerie die verantwoordelijk is voor het strategische beleid voor informatievoorziening en ict en die de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt;

m. Chief Information Security Officer (CISO):

de functionaris bij het ministerie die verantwoordelijk is voor het toezicht op de implementatie en naleving van informatiebeveiliging ongeacht de vorm van de informatie;

n. directeur Bedrijfsvoering:

de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer i.c. die de rol van archiefbeheerder heeft;

o. diensthoofd:

degene die is belast met de leiding van een dienstonderdeel of van (tijdelijk) archiefvormend orgaan zoals een programma, project, raad of commissie;

p. documentmanagementsysteem (DMS):

een opslagplaats of ‘repository’ waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is;

q. e-depot:

het digitale archiefsysteem van het Nationaal Archief dat de duurzame toegankelijkheid en de duurzame opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid van te bewaren digitale archiefbescheiden garandeert;

r. dynamisch archief:

actueel archief waarin een archiefvormend onderdeel nieuwe documenten en dossiers opslaat, die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces;

s. metadata:

gegevens die over documenten, zaken en dossiers worden vastgelegd. Het doel van het vastleggen van metadata is om de documenten, zaken en dossiers in het DMS terug vindbaar én beheersbaar te maken;

t. minister:

de minister-president, de minister van Algemene Zaken;

u. ministerie:

het ministerie van Algemene Zaken;

v. overbrenging:

het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats;

w. overdracht:

het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie; dus alleen intern het ministerie;

x. reproducties:

iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager;

y. RMA:

een Records Management Applicatie ondersteunt alle functionaliteiten die nodig zijn om digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren;

z. selectielijst:

het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen overheidsarchieven, inclusief de selectietermijn, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

aa. SIO:

Strategisch Informatie Overleg. In het SIO overlegt de CIO van het departement met de Algemeen Rijksarchivaris over de stand van zaken, doelstellingen en prioriteiten van de informatiehuishouding van het departement;

bb. vernietiging:

het zodanig materieel behandelen van de informatiedrager (o.a. papier, geluidsband, film, usb stick), dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is;

cc. vervanging:

de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden;

dd. vervreemding:

het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden;

ee. zorgdrager:

degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden (Archiefwet 1995, artikel 1, onderdeel d).

HOOFDSTUK 2. REIKWIJDTE EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 2 Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden vallend onder de ministeriële verantwoordelijkheid van de Minister-President, ministerie van Algemene Zaken, met uitzondering van die van het Koninklijk huis en die van de personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie van wie de P-dossiers zijn ondergebracht bij de Rijksbrede Centrale Archiefvoorziening voor Personeelsdossiers (CAP) van P-Direkt.

Deze regeling is geldig voor archiefbescheiden van het ministerie. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen. Deze regeling geldt voor zowel de digitale als voor de papieren archiefbescheiden. Bij het archiveren van nieuwe documenten is het digitale archief leidend: de documentaire informatievoorziening dient hoofdzakelijk digitaal te verlopen, tenzij een bijzondere omstandigheid of de wet noodzaakt om papieren documenten te gebruiken.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

• 1. De Minister-President, de Minister

  • a. De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995.

  • b. De minister stelt voor het archiefbeheer beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.

• 2. De Secretaris-generaal

  • a. De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.

  • b. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.

  • c. De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan de archiefbeheerder.

• 3. De archiefbeheerder

  • a. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.

  • b. De archiefbeheerder legt verantwoording af aan de secretaris-generaal.

  • c. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het d. archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.

  • d. Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder vastgesteld.

  • e. Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienstverleningsovereenkomst (DVO).

  • f. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen, onderhouden, beheren en vaststellen van selectielijsten.

• 4. Chief Information Officer (CIO)

  • a. De CIO stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.

  • b. De CIO houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels en initieert eventuele aanpassingen.

  • c. De CIO coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.

  • d. De CIO neemt deel aan het SIO met het Nationaal Archief.

  • e. De CIO is verantwoordelijk voor de departementale strategie en de visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. De CIO adviseert hierover de ambtelijke en politieke leiding.

  • f. De CIO vertegenwoordigt AZ in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.

• 5. De archiefvormende onderdelen

  • a. Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.

  • b. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is tot en met het moment van overdracht, vernietiging, overbrenging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel (directie) overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Het diensthoofd is in deze aan te merken als gegevenseigenaar.

  • c. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of maken en bewaren proces gebonden informatie. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (zie deze regeling artikel 1, lid f).

  • d. De archiefvormende onderdelen dragen de zorg voor het archiefbeheer over aan het archiefbeherend onderdeel.

• 6. Het archiefbeherend onderdeel

  • a. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.

  • b. Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.

  • c. Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.

  • d. Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.

  • e. Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.

  • f. Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.

  • g. Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.

  • h. Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.

  • i. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het DMS. Gerubriceerde documenten zijn toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening op niveau A.

• 7. De medewerker

  • a. Elke medewerker van het ministerie draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het document-managementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan het archiefbeherend onderdeel.

  • b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.

  • c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.

  • d. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.

• 8. De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties

  • a. De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en (tijdelijke) project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.

  • b. De secretarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat het archiefbestanddeel in goede geordende en toegankelijke staat is en dat het alle archiefbescheiden bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).

  • c. De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archiefbestanddeel in goede en geordende staat direct over aan het archiefbeherend onderdeel.

• 9. De private partijen

  • a. Private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.

  • b. Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

• 10. De Archiefcommissie

  De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.

HOOFDSTUK 3. ARCHIEFVORMING

Artikel 4 Registratie en afdoening archiefbescheiden

• 1. De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden in het DMS en slaat het op de juiste plaats op in de ordening.

• 2. Bij het opslaan in het DMS krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het DMS.

  De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel document gebonden metagegevens, als ook metagegevens die bij het betreffende dossier horen.

• 3. Het archiefbeherend onderdeel stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt het archiefbeherend onderdeel in samenspraak met de gegevenseigenaar direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13 genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt.

• 4. Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een DMS van (nieuwe) papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt het archiefbeherend onderdeel de bepalingen in artikel 14 betreffende vervanging.

• 5. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn.

Artikel 5 Archiefordening en dossiervorming

• 1. De archiefbeheerder stelt de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van het betreffende archiefvormend onderdeel.

• 2. Het archiefbeherend onderdeel bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart het archief beherend onderdeel de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.

• 3. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor de koppeling van de dossiers aan de werkprocessen binnen het ministerie en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.

• 4. De medewerkers van een archiefvormend onderdeel voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen die op een zaak betrekking hebben, tenzij het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel bepaalt dat dit niet doelmatig is.

• 5. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. Het diensthoofd is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook verantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.

• 6. De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.

Artikel 6 Afsluiten van een dossier

• 1. Het archiefbeherend onderdeel treedt in overleg met het archiefvormend onderdeel over het afsluiten van dossiers.

• 2. Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Het archiefvormend onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.

• 3. Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en indien mogelijk wanneer de rubricering kan vervallen. Het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.

• 4. Het archiefbeherend onderdeel laat in overeenstemming met het archiefvormend onderdeel in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.

• 5. Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement ten aanzien van de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier te verhelpen.

• 6. Het toevoegen of verwijderen van archiefbescheiden in een afgesloten dossier, is voorbehouden aan het archiefbeherend onderdeel.

Artikel 7 Documentmanagementsysteem (DMS)

• 1. Het ministerie en haar medewerkers maken in principe gebruik van het DMS voor het dagelijks beheer en de opslag van digitale archiefbescheiden. Medewerkers slaan hierin hun archiefbescheiden op.

• 2. Het archiefbeherend onderdeel ontwikkelt en onderhoudt in overleg met de archiefvormende onderdelen instrumenten voor de informatieontsluiting van de archiefbescheiden en de daarin aanwezige gegevens.

• 3. Het gebruikte DMS moet tenminste voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

• 4. Een nieuw DMS moet voldoen aan de richtlijnen uit de Informatiseringstrategie (I-strategie) Rijk.

Artikel 8 Metagegevensschema

• 1. Voor elk binnen het ministerie gebruikt DMS moet een metagegevensschema beschikbaar zijn, dat duidelijk omschrijft welke metagegevens ten minste aan documenten of dossiers gekoppeld moeten zijn.

• 2. Het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid vormt de basis voor alle metagegevensschema’s van het ministerie.

• 3. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor het vaststellen van de metagegevensschema’s die bij het ministerie worden toegepast.

• 4. De op grond van een metagegevensschema toegekende metagegevens maken het te allen tijde mogelijk om van digitale archiefbescheiden het gedrag vast te stellen.

Artikel 9 Bestandsoverzicht

• 1. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel laat een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aanleggen en bijhouden van archiefbescheiden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Het overzicht is geordend volgens het voor de betreffende archief geldende ordeningsstructuur.

HOOFDSTUK 4. ARCHIEFBEHEER

Artikel 10 Duurzaamheid van archiefbescheiden in het algemeen

• 1. Om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, maakt het ministerie bij het vormen en bewaren van permanent te bewaren archiefbescheiden gebruik van standaarden en procedures die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.

• 2. De archiefbeheerder draagt er eveneens zorg voor, dat niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat blijven.

• 3. De archiefbeheerder voert onder verantwoordelijkheid van de diensthoofden van de archiefvormende onderdelen kwaliteitscontroles uit op de archieven binnen het ministerie, om de duurzame toegankelijkheid van de archieven te garanderen. Hierbij dienen de Archiefregeling 2009 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR) als richtlijn voor goed archiefbeheer.

Artikel 11 Duurzaamheid van digitale archiefbescheiden

• 1. Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor het technische onderhoud van de digitale archiefbescheiden onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de archiefbescheiden.

• 2. De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (e-depot) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.

• 3. De archiefbeheerder kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (Record Management Applicatie) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.

• 4. Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Daarnaast kunnen andere computerapplicaties aangewezen worden als digitaal archiefbestand (bv financiële administraties). Deze worden vastgelegd in een apart overzicht.

• 5. Digitale archiefbescheiden worden in principe bewaard in het formaat waarin ze zijn aangemaakt.

• 6. De archiefbeheerder zorgt voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:

  • a. een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;

  • b. een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de archiefbeheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;

  • c. er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;

  • d. dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

• 7. Van de conversie of migratie van bestanden laat het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel in samenspraak met de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. Het diensthoofd ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De archiefbeheerder en het archiefvormend onderdeel bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.

Artikel 12 Duurzaamheid van papieren archiefbescheiden

• 1. Indien papieren archiefbescheiden door de aard van de gebruikte materialen niet (langer) voldoen aan het in artikel 10 bepaalde, gaat de archiefbeheerder over tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 14, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging.

• 2. De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten papieren archiefbestanden op laten slaan bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten die voldoen aan de voorschriften voor archiefruimten in de Archiefregeling 2009.

Artikel 13 Selectielijst

• 1. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een toepasbare vastgestelde selectielijst.

• 2. Een selectielijst is een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, die:

  • a. geordend is volgens de werkprocessen, in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur;

  • b. per categorie archiefbescheiden ten minste de bewaartermijn aangeeft;

  • c. aangeeft voor welke periode zij geldig is.

• 3. Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat de vastgestelde selectielijst(en) bij het archiefbeheer worden toegepast.

• 4. Indien door taakveranderingen van een archiefvormend onderdeel een selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, draagt de archiefbeheerder zorg voor het ontwerp van een nieuwe selectielijst, waarbij de archiefbeheerder namens het archiefvormend onderdeel actualiseringvoorstellen doet.

• 5. Het ontwerpen van een nieuwe selectielijst voldoet aan de in artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 opgenomen criteria. De Selectielijst wordt in concept vastgesteld door de Algemeen Rijksarchivaris en CIO van het ministerie in het SIO.

Artikel 14 Vervanging

• 1. De minister kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door gelijkluidende reproducties, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging. Vereist is dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.

• 2. Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de minister in zijn besluit

  tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces (Handboek routinematige digitale vervanging Plato), overeenkomstig deArchiefregeling 2009.

• 3. De minister geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgezonderd van vervanging.

• 4. Van de vervanging van archiefbescheiden laat het archiefbeherend onderdeel een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder ondertekent de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring van vervanging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vervanging blijvend in zijn archief.

Artikel 15 Vernietiging

• 1. Vernietiging van archiefbescheiden vindt uitsluitend plaats op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 13, of na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties volgens de procedure beschreven in artikel 14.

• 2. Het archiefbeherend onderdeel draagt in overleg met het betrokken archiefvormend onderdeel zorg voor de vernietiging op grond van de selectielijst van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en vóór dat overbrenging van het archief naar een archiefbewaarplaats plaatsvindt.

• 3. Het archiefbeherend onderdeel stelt het archiefvormend onderdeel op de hoogte van het voornemen tot vernietiging en overlegt met het archiefvormend onderdeel, of onderdelen van het archief wellicht uitgezonderd moeten worden van vernietiging en juist moeten worden bewaard en zo ja, op welke grond.

• 4. Van de vernietiging stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst en die vermeldt op welke grond de vernietiging heeft plaatsgevonden en op welke wijze. Het verantwoordelijke diensthoofd van het betrokken archiefvormend onderdeel ondertekent de verklaring van vernietiging evenals de archiefbeheerder. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in het archief.

• 5. Vernietiging van de archiefbescheiden vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het archiefbeherend onderdeel conform het daarvoor opgestelde interne beleid.

• 6. Indien op grond van artikel 9 lid 2 van de Archiefwet 1995 in bijzondere omstandigheden moet worden afgeweken van de voorgeschreven vernietigingsprocedures, draagt het archiefbeherend onderdeel zorg voor de uitvoering van de dan geldende regels voor noodvernietiging.

Artikel 16 Overbrenging naar een archiefbewaarplaats

• 1. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit proces leidend. De archiefbeheerder brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.

• 2. De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.

• 3. Digitale archiefbescheiden slaat de archiefbeheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archiefbeheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.

• 4. Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de archiefbeheerder de bijbehorende decryptiesleutel aan de archiefbeheerder van de archiefbewaarplaats.

• 5. Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.

• 6. De archiefbeheerder laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.

• 7. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de archiefbeheerder met het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid. De Archiefcommissie kan in deze advies vragen of ongevraagd advies geven.

• 8. Vóór de overbrenging kan de secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te brengen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. Het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel stelt dan in overleg met het archiefbeherend onderdeel op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De secretaris-generaal ondertekent het besluit. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.

• 9. Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de secretaris- generaal de verklaring van overbrenging. De beperking wordt gepubliceerd in de Staatscourant. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.

• 10. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent de archiefbeheerder de verklaring van overbrenging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.

• 11. De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.

• 12. De secretaris-generaal kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

Artikel 17 Overdracht

• 1. Indien een directie de verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden overdraagt aan een andere directie, stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring op, die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. Zowel de overdragende als het ontvangende diensthoofd van het archiefvormend onderdeel ondertekenen de Verklaring van Overdracht (VvO). Het archiefbeherend onderdeel bewaart de Verklaring van Overdracht in het archief.

• 2. De archiefbeheerder draagt er zorg voor dat bij het overdragen van archiefbescheiden een voorziening wordt getroffen betreffende de bestemming en het beheer van de archiefbescheiden met inachtneming van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie.

Artikel 18 Vervreemding

• 1. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel en de archiefbeheerder kunnen besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Indien de vervreemding niet plaatsvindt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift, is voor de vervreemding een machtiging vereist van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

• 2. Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.

• 3. Van vervreemding van archiefbescheiden uit een ‘dynamisch’ archief laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel volgens een model een verklaring opmaken die hij tevens ondertekent. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in het archief.

• 4. Van vervreemding van archiefbescheiden uit het ‘afgesloten’ archief laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat. De archiefbeheerder ondertekent de verklaring van vervreemding. Indien het verantwoordelijke diensthoofd tevens archiefbeheerder is, dan ondertekent onder diens verantwoordelijkheid de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in het archief.

• 5. De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke organisatie hij archiefbescheiden heeft vervreemd.

HOOFDSTUK 5. INFORMATIEVERSTREKKING

Artikel 19 Interne beschikbaarstelling van archiefbescheiden

• 1. Archiefbescheiden zijn voor iedere medewerker van het ministerie in te zien, tenzij er beperkende voorschriften van toepassing zijn. Gerubriceerde archiefbescheiden zijn alleen in te zien met toestemming van de directeur van het betreffende archiefvormend onderdeel.

• 2. Het archiefbeherend onderdeel houdt een uitleenadministratie bij van de uitgeleende papieren dossiers in een dossierbeheersysteem.

• 3. Het archiefbeherend onderdeel ziet toe op de tijdige terug bezorging van uitgeleende papieren dossiers.

Artikel 20 Externe beschikbaarstelling van archiefbescheiden

Verzoeken van derden om beschikbaarstelling van archiefbescheiden, behandelt het ministerie in overeenstemming met de van toepassing zijnde artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb), Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de Archiefwet 1995 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 21 Archiefruimten

• 1. Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat (afgesloten) archiefbestanddelen worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

• 2. Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen zijn en worden getroffen, dat de archiefbescheiden die zich in de archiefruimten bevinden, zo min mogelijk gevaar lopen. Hiertoe stelt het archiefbeherend onderdeel een calamiteitenplan op.

• 3. Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat archiefruimten waarin te bewaren archiefbescheiden worden bewaard, voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling 2009).

• 4. Van de in archiefruimten opgeslagen bestanden wordt door het archiefbeherend onderdeel een bestandsadministratie bijgehouden.

• 5. Archiefruimten dienen ten minste een keer per jaar te worden gecontroleerd op de normen die zijn opgenomen in hierboven aangehaalde Archiefregeling 2009. Het archiefbeherend onderdeel rapporteert hierover aan de archiefbeheerder.

HOOFDSTUK 6. ORGANISATIEVERANDERINGEN

Artikel 22 Organisatieveranderingen in het algemeen

• 1. Bij een organisatiewijziging treft de secretaris-generaal een voorziening omtrent het archiefbeheer.

• 2. Bij de instelling van tijdelijke overheidsorganen neemt het ministerie in de instellingsregeling een archiefparagraaf op, die ten minste bepalingen bevat inzake het beheer van de archiefbescheiden en de bewaring van de archiefbescheiden na opheffing van het tijdelijk overheidsorgaan.

• 3. De overdracht of vervreemding van archiefbescheiden in het kader van een organisatiewijziging binnen de rijksoverheid, vindt plaats overeenkomstig het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.

Artikel 23 Reorganisatie

• 1. Bij reorganisatie zorgt de archiefbeheerder voor het afsluiten van het archief van het betreffende archiefvormend onderdeel. Het nieuwe organisatieonderdeel begint met een nieuw archief.

• 2. Bij reorganisatie draagt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel zorg voor de overdracht van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie niet zijn afgedaan aan het organisatieonderdeel of het orgaan dat voortaan verantwoordelijk is voor de afdoening van deze zaken, hetzij een organisatieonderdeel binnen het ministerie, hetzij een extern overheidsorgaan.

• 3. Als een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid binnen het ministerie plaatsvindt, laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel een verklaring van overdracht opmaken.

• 4. Indien een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid aan een overheidsorgaan buiten het ministerie plaatsvindt, laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel een verklaring van vervreemding opmaken. Hierbij wordt de in artikel 18 beschreven procedure gevolgd.

• 5. In geval van reorganisatie draagt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel zorg voor de overdracht aan de archiefbeheerder van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie reeds zijn afgesloten en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken.

Artikel 24 Opheffing

• 1. In geval van opheffing van een archiefvormend onderdeel, waarbij geen overdracht van taken plaatsvindt, draagt het verantwoordelijke diensthoofd van het betreffende organisatieonderdeel zorg voor de overdracht van de archiefbescheiden aan de archiefbeheerder.

• 2. In geval van opheffing van een archiefvormend onderdeel, waarbij een ander archiefvormend onderdeel van het ministerie de taken overneemt van het op te heffen organisatieonderdeel, draagt het diensthoofd van het op te heffen organisatieonderdeel zorg voor de overdracht, in goede geordende en toegankelijke staat van alle archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, aan het nieuwe orgaan.

• 3. In geval van opheffing van een archiefvormend onderdeel, waarbij een ander overheidsorgaan dan het ministerie de taken overneemt van het op te heffen organisatieonderdeel, draagt het verantwoordelijke diensthoofd zorg voor de vervreemding van alle archiefbescheiden betreffende de zaken die op het moment van de opheffing nog niet afgedaan zijn, aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen. Overige archiefbescheiden draagt hij over aan de archiefbeheerder.

Artikel 25 Privatisering

• 1. Bij privatisering sluit het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel het archief van zijn directie af. De private rechtspersoon begint met een nieuw archief.

• 2. Het verantwoordelijke diensthoofd draagt zorg voor de terbeschikkingstelling voor een periode van maximaal twintig jaar van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering niet zijn afgedaan, aan de private rechtspersoon die deze zaken voortaan zal afdoen.

• 3. De archiefbeheerder draagt zorg voor de terbeschikkingstelling voor een periode van maximaal twintig jaar aan de betreffende private rechtspersoon van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering reeds zijn afgedaan.

• 4. Een regeling die bestuurlijke bevoegdheden van een organisatieonderdeel van het ministerie geheel of gedeeltelijk aan een private rechtspersoon overdraagt, bepaalt tevens voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar het ministerie de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede en derde lid, ter beschikking stelt.

• 5. Van de terbeschikkingstelling als bedoeld in het tweede en derde lid laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een bepaling omtrent het beheer en een specificatie van de betreffende archiefbescheiden en van de periode van de terbeschikkingstelling behelst. De archiefbeheerder ondertekent de verklaring van terbeschikkingstelling. Indien de directeur bedrijfsvoering de archiefbeheerder is, ondertekent onder diens verantwoordelijkheid de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring van terbeschikkingstelling. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.

• 6. De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke private rechtspersoon de archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld.

HOOFDSTUK 7. KWALITEITSBEWAKING EN INFORMATIEBEVEILIGING

Artikel 26 Kwaliteitsbewaking

• 1. De archiefbeheerder is belast met het dagelijks toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer en de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening.

• 2. De archiefbeheerder laat kwaliteitsmetingen uitvoeren om de kwaliteit van het archiefbeheer te waarborgen, waarbij de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR) als standaard meetinstrument dient.

• 3. De archiefbeheerder en het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel verlenen medewerking aan de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed bij het uitvoeren van kwaliteitsonderzoek en kwaliteitscontroles op het archiefbeheer.

• 4. De CIO is belast met het toezicht op de implementatie en naleving van Rijksbrede en interne kaders rondom informatiehuishouding.

Artikel 27 Informatiebeveiliging

• 1. Het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 2007 (VIR 2007), het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst – Bijzondere Informatie 2013 (VIR-BI 2013) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)vormen de kaders voor de beveiliging van het informatiebeheer. Deze kaders gelden ook wanneer sprake is van (digitaal) kopiëren of anderszins reproduceren van bijzondere informatie.

• 2. Conform het VIR en VIRBI draagt het lijnmanagement zorg voor een adequate informatiebeveiliging, geadviseerd en bijgestaan door de CISO. Dit behelst het waarborgen van de betrouwbaarheid van de beheerde informatie. Informatiebeveiliging omvat mede de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

• 3. De door de secretaris-generaal aangewezen functionaris die de rubricering van een document aanbrengt, is tevens bevoegd de rubricering te herzien of te beëindigen (derubriceren).

• 4. Alleen geautoriseerde personen kunnen (gerubriceerde) documenten openen, registreren, behandelen, aanmaken, wijzigen, verzenden en archiveren, raadplegen en/of vernietigen. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel zijn namens de secretaris-generaal gemachtigd voor toegang tot archiefbestanddelen en voor beheersactiviteiten. Voor staatsgeheim gerubriceerde archiefbescheiden geldt, dat toegang alleen verleend wordt aan medewerkers die een verklaring van geen bezwaar (VGB) op A-niveau van de AIVD hebben ontvangen. Voor alle vormen van toegang geldt dat deze worden afgegeven op basis van het ‘need to know’ principe.

• 5. Het verantwoordelijk diensthoofd van het archiefvormend onderdeel ziet er op toe, dat voor de bescherming van de in archiefbescheiden opgenomen persoonsgegevens alleen die gegevens zijn opgenomen met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het verantwoordelijk diensthoofd ziet er op toe dat het beveiligingsniveau t.a.v. deze gegevens conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) daaraan stelt is geïmplementeerd.

• 6. Op het informatiebeheer binnen het ministerie is het informatiebeveiligingsbeleid van toepassing. Het informatiebeveiligingsbeleid is door de secretaris-generaal vastgesteld. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het treffen van passende beveiligingsmaatregelen voor hun (bijzondere) informatie.

• 7. Er is sprake van een informatiebeveiligingsincident als een gebeurtenis de betrouwbaarheid van beheerde archiefbescheiden ernstig in gevaar brengt of heeft gebracht.

• 8. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct zijn leidinggevende op de hoogte en meldt dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.

• 9. Als een noodsituatie dit vereist zorgt de archiefbeheerder met het archiefbeherend onderdeel, in samenspraak met de secretaris-generaal, voor de onmiddellijke en vervolgens periodieke overbrenging van archiefbescheiden naar veilige locaties. De archiefbeheerder stelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

• 10. De secretaris-generaal kan overgaan tot noodvernietiging van bijzondere informatie in uitzonderlijke noodsituaties, die zijn omschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. De archiefbeheerder meldt iedere noodvernietiging van archiefbescheiden aan de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

HOOFDSTUK 8. SLOTBEPALINGEN

Artikel 28. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 29. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020’.

Deze regeling zal met de toelichting worden geplaatst in de Staatscourant.

De Minister van Algemene Zaken, M. Rutte

TOELICHTING

Algemeen

Deze regeling omvat de regels voor het archiefbeheer binnen het ministerie van Algemene Zaken. Het legt vast op welke wijze het ministerie voldoet aan de wettelijke plichten omtrent archiefbeheer, met name waar de verantwoordelijkheden zijn belegd en welke procedures er zijn op het gebied van de informatiehuishouding. Dit moet de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen het ministerie ten goede komen en het behoud van het archief als cultureel erfgoed veiligstellen.

De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, evenals om zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze verplichting geldt voor alle overheidsorganen en voor alle archiefbescheiden. Hierbij maakt het niet uit welke vorm de archiefbescheiden hebben en of zij uiteindelijk bestemd zijn voor vernietiging of voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2009 werken de vereisten betreffende het archiefbeheer nader uit. De nota van toelichting op het Archiefbesluit 1995 noemt drie basisvoorwaarden voor goede zorg, waaraan elke zorgdrager moet voldoen:

• a. hij stelt beheersregels vast;

• b. hij voorziet in voldoende ruimte voor de archiefbescheiden;

• c. hij stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voldoende deskundig personeel aan.

Het opstellen van de Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020 is in zichzelf een plicht die de archiefwetgeving voorschrijft. Deze plicht vloeit voort uit artikel 14 van het Archiefbesluit 1995, dat de zorgdrager verplicht om beheersregels op te stellen voor de onder zijn zorg berustende archiefbescheiden.

De toelichting van de Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020 gaat nader in op de praktische uitwerking en de wettelijke grondslagen van de beschreven regels.

Functie en belang van het archief

De wezenlijke functie van het archiveren is het documenteren van het handelen van het ministerie. Het ministerie creëert, ontvangt en gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden namelijk informatie die het vastlegt in documenten. In zijn archief bewaart het ministerie deze documenten. Het archief vormt zo de neerslag van de bedrijfsprocessen die het ministerie uitvoert. Goed geordende en toegankelijke archieven waarborgen de continuïteit en de (democratische) controleerbaarheid van het ministerie en zijn als zodanig van essentieel belang.

Het is van essentieel belang om een goed archief te onderhouden. Zonder goede, geordende en toegankelijke archieven zijn bestuurlijke zorgvuldigheid en continuïteit loze begrippen en is een goede democratische controle op het bestuur niet goed mogelijk. Het archief is immers het geheugen van de overheid en ondersteunt als zodanig het bestuur. Er zijn vier belangen die het gewenst maken om archiefbescheiden te registreren en te bewaren:

• a. Bedrijfsvoeringsbelang

  De registratie en archivering van documenten dient de bedrijfsvoering van het overheidsorgaan, dat deze informatie nodig heeft om zijn taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Het vastleggen van documenten in een archief ondersteunt de werkprocessen. De vastlegging van gegevens draagt bij aan de continuïteit en consistentie van de bedrijfsvoering. Deze vastgelegde gegevens zijn ook van belang voor tijdige, zorgvuldige en geregelde afhandeling van zaken die in behandeling zijn. Om het bedrijfsvoeringsbelang optimaal te kunnen dienen moet de documentaire informatievoorziening zoveel mogelijk aansluiten op de werk- en beleidsprocessen en op de informatiebehoefte van het management.

• b. Verantwoordingsbelang en bewijsvoeringsbelang

  Een van de voornaamste taken van documentaire informatievoorziening is het verzekeren van de mogelijkheid om verantwoording af te kunnen leggen. Archiefbescheiden zijn cruciaal in het verantwoordingsproces, omdat zij authentiek zijn en bewijskracht kunnen hebben. De overheid moet de beschikking hebben over informatie om zich te kunnen verantwoorden voor haar handelen en om te kunnen bewijzen dat het conform het beleid en de regelgeving heeft gehandeld.

  Het bewaren van archiefbescheiden maakt het niet alleen mogelijk verantwoording af te leggen, maar geeft ook de samenleving en de volksvertegenwoordiging een middel om de overheid te controleren, bijvoorbeeld door middel van democratische controles en openbaarheid van bestuur. Parlementaire enquêtes zijn voorbeelden van zo’n situatie. De archieven zijn ook van belang voor de recht- en bewijszoekende burger. Openbare en toegankelijke archieven van overheidsinstanties zijn onmisbaar voor het goed kunnen functioneren van de rechtsstaat.

• c. Informatiebelang

  De Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) regelt in welke gevallen bestuursorganen informatie moeten verstrekken bij de uitvoering van hun taak. De Wob onderscheidt twee manieren van informatieverstrekking:

  • a. informatie op verzoek; en

  • b. informatie uit eigen beweging.

  Iedere burger kan een verzoek indienen om informatie in te zien, die is vastgelegd in documenten die een bestuurlijke aangelegenheid betreffen. Een bestuursorgaan verschaft uit eigen beweging informatie, voor zover dat in het belang is van een goede en democratische besluitvorming.

• d. Cultureel en historisch belang

  Het archief is er ook voor toekomstige historische onderzoekers. Het is van belang dat de volgende generaties in staat zullen zijn het huidige overheidshandelen op hoofdlijnen te reconstrueren. Dit zullen zij kunnen doen op basis van de informatie die wij nu vastleggen in de archieven. Om deze informatie in de toekomst beschikbaar, raadpleegbaar en eventueel bewerkbaar te houden, zijn de ministeries wettelijk verplicht hun permanent te bewaren archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en in principe na 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats, die deze gegevensverzamelingen in beheer overneemt.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1 Begrippenkader

Artikel 1 Begrippenkader

Dit artikel geeft definities van gebruikte begrippen weer.

Onderdeel d. geeft de definitie van het begrip archiefbeheerder. Bij het ministerie is de directeur Bedrijfsvoering de archiefbeheerder. De directeur is de archiefbeheerder van alle lopende archieven en afgesloten archieven die wachten op vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief.

Onderdeel f. geeft de definitie van het begrip archiefbescheiden, op grond van de Archiefwet 1995 die bepaalt dat onder dit begrip alle bescheiden vallen, ongeacht hun vorm, die het ministerie heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten of de vervulling van zijn taken, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder het ministerie. Het gaat er om of iets betrekking heeft op zowel de primaire, als op de ondersteunende werkprocessen van het ministerie. De bepaling ‘naar hun aard bestemd’ staat immers voor de gebondenheid van archiefbescheiden aan de werkprocessen van het ministerie.

Zodra een medewerker van het ministerie informatie ontvangt bij de uitoefening van zijn functie, of indien de medewerker voor datzelfde doel informatie buiten het persoonlijke domein brengt (bijvoorbeeld het verlenen ter inzage, het vastleggen van informatie, het vragen om commentaar op concepten of het versturen van een bericht/mededeling) is die informatie in principe archiefwaardig. Onder de archiefbescheiden van het ministerie vallen overigens ook de bescheiden die het ministerie niet zelf heeft ontvangen of opgemaakt, maar die zijn ontvangen of opgemaakt door instanties of personen, wier rechten op het ministerie zijn overgegaan.

Hoofdstuk 2 Reikwijdte en verantwoordelijkheden

Artikel 2 Reikwijdte

Artikel 2 bepaalt dat de regeling van toepassing is op alle organisatieonderdelen van het ministerie en alle daar berustende archiefbescheiden, dus ook tijdelijke overheidsorganen die vallen onder de zorg van de minister. Buiten het bereik van de regeling vallen alle archiefbescheiden van het Koninklijk Huis en de personeelsdossiers, waarop sinds begin 2005 de Instructie voor het beheer en gebruik van personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie van toepassing is. Deze instructie is opgesteld om een gestructureerde invulling te geven aan de wettelijke voorschriften voor personeelsdossiers en afspraken die zijn gemaakt over het archiveren van de voor het personeelsmanagement noodzakelijke stukken in een personeelsdossier. Uitgangspunt daarbij is uniformiteit in aanleg, beheer en gebruik van personeelsdossiers binnen het ministerie. De directeur van de interdepartementale shared service organisatie P-Direkt is gemachtigd om de personeelsdossiers van het ministerie te beheren (Besluit machtiging P-Direkt van de minister van Algemene Zaken van 17 september 2009, nr. 3457336).

Het tweede lid regelt dat uiterlijk en aard van de gegevensdrager niet van belang zijn voor het feit of er sprake is van archiefbescheiden, overeenkomstig de frase ‘ongeacht hun vorm’ in de Archiefwet 1995. De meest voorkomende gegevensdragers zijn van papier of digitaal, zoals usb-sticks, cd-roms, harde schijven en tapes. Digitale archiefbescheiden kunnen bijvoorbeeld zijn: tekstverwerkings-, grafische, reken-, database- en emailbestanden. Ook discussiefora, websites, databases, instant messaging, audiovisuele bestanden, foto’s, videoconferencing en informatie in sociale media kunnen archiefbescheiden zijn.

Op het moment zijn er zowel papieren als digitale archieven. Het gegevensbeheer is echter primair ingericht op een digitale basis. Het is van belang ervoor te waken dat er zo min mogelijk documenten zowel op papier als digitaal bestaan om dubbele archivering en daardoor verwarring te voorkomen. Als er zowel een papieren als een digitale versie van een archiefbescheiden bestaan, is de digitale versie de te archiveren versie. Vanaf 2005 is het de bedoeling om alleen nog digitaal te archiveren, met uitzondering van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgesloten van vervanging, zoals ook genoemd in artikel 14, derde lid (Stcrt. 2019, 29596 29 mei 2019).

Aangezien voorheen het papieren archief leidend was, zijn er nog wel veel afgesloten papieren archieven die wachten op overbrenging naar het Nationaal Archief, of vernietiging op termijn. Een groot deel van deze afgesloten papieren archieven valt onder verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder, die de bewerking ervan echter voor een belangrijk deel heeft uitbesteed.

Artikel 3: Verantwoordelijkheden

Het eerste lid beschrijft de verantwoordelijkheid van de minister voor het archiefbeheer. Bij het ministerie vervult de minister de rol van zorgdrager, zoals omschreven in de Archiefwet 1995. Het is zijn wettelijke zorgplicht dat het ministerie al zijn archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat brengt en bewaart, evenals dat het al zijn daarvoor bestemde archiefbescheiden tijdig vernietigt. Zijn zorgplicht voor archiefbescheiden eindigt op het moment van vervreemding, overbrenging of vernietiging van de betreffende archiefbescheiden.

Het tweede lid beschrijft de verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal voor de zorg voor het archief. Het rijksbreed geldende Besluit regeling functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal, bepaalt dat de secretaris-generaal verantwoordelijk is voor de Bedrijfsvoering van het ministerie en ook voor het beheer van de archiefbescheiden. Hieronder valt het beleid ten aanzien van de informatiehuishouding en de invulling daarvan. De secretaris-generaal moet de minister tijdig informeren over relevante aangelegenheden zodat de minister zijn (politieke) verantwoordelijkheid kan waarmaken en ervoor kan zorgen dat in overeenstemming met de Archiefwet 1995 wordt gehandeld.

Het derde lid beschrijft de verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder. Deze is belegd bij de directeur Bedrijfsvoering. Het archiefbeherend onderdeel van de directie Bedrijfsvoering voert in de praktijk het dagelijkse archiefbeheer van het ministerie uit, biedt faciliteiten voor het lopende archiefbeheer en beheert lopend archief voor alle organisatieonderdelen van het ministerie. Het archiefbeherend onderdeel adviseert bovendien over archiefbeheer en departementale en interdepartementale archiveringsvraagstukken. Het archiefbeherend onderdeel zorgt ook voor de vertaling van de kaders naar het toepassen daarvan in de praktijk van alle dag.

Het vierde lid beschrijft de verantwoordelijkheid van de CIO voor het archiefbeheer. De CIO neemt namens het ministerie zitting in de Interdepartementale Commissie, die het rijksbrede beleid op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening en ict ontwikkelt. De CIO vertegenwoordigt het ministerie in het SIO met de Algemene Rijksarchivaris.

Het vijfde lid beschrijft de verantwoordelijkheid van een archiefvormend onderdeel voor het archiefbeheer. De diensthoofden van de archiefvormende onderdelen zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van hun lopende archieven en de correcte inrichting van de vertrouwelijkheid van dossiers en archiefbescheiden of de rubricering daarvan. In de praktijk dragen de diensthoofden van de archiefvormende onderdelen het archiefbeheer over aan het archiefbeherend onderdeel onder verantwoordelijkheid van de directeur Bedrijfsvoering. Het is standaard binnen het ministerie dat archiefvormende onderdelen, evenals tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties, hun archieven in beheer geven aan het archiefbeherend onderdeel. Bij afwijking hierop, dient dit formeel te worden vastgelegd.

Het zesde lid beschrijft de verantwoordelijkheden van het archiefbeherend onderdeel.

Het zevende lid beschrijft verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer die gelden voor alle medewerkers van het ministerie. Deze verantwoordelijkheden zijn dan ook onverkort van toepassing op de functionarissen genoemd in artikel 3, eerste tot en met vijfde lid. Elke medewerker van het ministerie is verantwoordelijk voor het archiveren van nieuwe stukken die hij behandelt, zowel van documenten die hijzelf nieuw aanmaakt, als van nieuw binnengekomen informatie (ongeacht hun vorm).

Alle medewerkers hebben naast hun functiegebonden taken de algemene taak om informatie waaraan ze werken, te archiveren. Aan deze verantwoordelijkheid voldoen zij door, ofwel nieuwe informatie aan te bieden aan het archiefbeherend onderdeel, ofwel door zelf de nodige activiteiten te verrichten in het kader van digitale archivering, namelijk door de informatie in het document management systeem te registreren en te archiveren.

Het achtste lid beschrijft de verantwoordelijkheden van tijdelijke raden, commissies, programma- en of projectorganisaties voor het archiefbeheer. Een belangrijke rol is weggelegd voor de secretaris (bv de programma- of projectsecretaris) die het archiefbeherend onderdeel informeert over het tijdelijke organisatieonderdeel, die afspraken maakt over het archiefbeheer en die het archief op termijn overdraagt voor zover dit niet reeds in beheer is bij het archiefbeherend onderdeel.

Het tiende lid heeft betrekking op de Archiefcommissie, ingesteld door de Bestuursraad van het ministerie van 29 oktober 2019 (#4021766). De Archiefcommissie adviseert gevraagd en ongevraagd, afhankelijk van het onderwerp, de departementsleiding over het archiefbeheer van het ministerie. Verder is de Archiefcommissie bedoeld om belangrijke en complexe (inter)departementale vraagstukken ten aanzien van de informatiehuishouding te bespreken.

Hoofdstuk 3 Archiefvorming

Artikel 4 Registratie en afdoening archiefbescheiden

Artikel 4 regelt het registratieproces, een cruciale fase in het archiefbeheer. Dit is het moment om nieuwe documenten al dan niet te identificeren als archiefbescheiden en ze te waarderen als te bewaren of op termijn te vernietigen en van metagegevens te voorzien. Een goede uitvoering van het archiefbeheer in deze fase ‘aan de poort’ maakt het verdere beheer van de archiefbescheiden efficiënter, nauwkeuriger en goedkoper. Allereerst wordt het archiefbeheer doelmatiger als in deze fase al de schifting plaatsvindt tussen de archiefwaardige documenten en de documenten die niet te kenmerken zijn als archiefbescheiden. Dit scheelt energie en kosten van het onnodige beheer van niet-archiefwaardige documenten. Daarnaast verloopt het archiefbeheer efficiënter als in deze fase direct de juiste waardering en toekenning van de juiste metagegevens aan archiefbescheiden plaatsvindt, zodat de archiefbeheerder ze te zijner tijd correct kan afhandelen en ze in de tussentijd makkelijk te vinden zijn.

Het vijfde lid beschrijft de verantwoordelijkheid voor het tijdig afdoen van archiefbescheiden. Indien regelgeving geen specifieke afdoeningtermijn voorschrijft, hanteert men een standaard termijn van drie weken. In het kader van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang om de afdoeningstermijn goed na te leven. Bij te laat afdoen dreigt namelijk een boete.

Artikel 5 Archiefordening en dossiervorming

Het eerste tot en met derde lid beschrijven hoe het ministerie invulling geeft aan de plicht om een ordeningsstructuur vast te stellen, zoals bepaald in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 18 van de Archiefregeling 2009. De ordeningsstructuur maakt het mogelijk om te achterhalen volgens welke structuur een archief is gevormd en opgebouwd.

Het derde en vierde lid beschrijven dat het ministerie zijn archiefbescheiden bewaart in dossiers. De archiefbeheerder zorgt dat er digitale dossiers gereed staan voor de opslag van archiefbescheiden. Aan deze dossiers heeft de archiefbeheerder de juiste waardering en metagegevens gekoppeld, zodat alle documenten die deel uit gaan maken van deze dossiers, automatisch de bij het dossier behorende waardering en metagegevens toegekend krijgen. Door nieuwe archiefbescheiden op te slaan in het juiste digitale dossier voorziet de medewerker de archiefbescheiden van de juiste waardering en metagegevens, zodat hij voldoet aan zijn verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

Het vijfde lid regelt de verantwoordelijkheid voor de volledigheid van een dossier. Hierbij gaat het om ‘een beschrijving van die formele stappen in een bedrijfsproces, waarvan op voorhand kan worden vastgesteld dat ze essentieel zijn met het oog op verantwoording, bewijsvoering en bedrijfsvoering.’ De documenten die bij deze transacties horen, rekent het ministerie tot archiefbescheiden.

Artikel 6 Afsluiten van een dossier

Artikel 6 regelt het correct, zorgvuldig en tijdig afsluiten van dossiers, wat van groot belang is voor de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief. Het afsluiten van een dossier is het uitgelezen moment om te toetsen of het dossier volledig is en om het dossier zo nodig op te schonen en waar nodig aan te vullen. Een afgesloten dossier dient gereed en geschikt te zijn voor bewaring op de lange termijn. Zoals artikel 5, vijfde lid, beschrijft, bepaalt het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel welke archiefbescheiden het dossier moet bevatten om volledig te zijn. Hierin laat hij zich leiden door de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR).

Het heeft grote voordelen om een dossier tijdig af te sluiten. Als de archiefbeheerder lang wacht met het afsluiten van het dossier, is het namelijk erg moeilijk om het dossier nog zorgvuldig te ordenen en aan te vullen. Na verloop van tijd is parate kennis over het dossier wellicht verdwenen bij het archiefvormend onderdeel en zijn ontbrekende archiefbescheiden en aanvullende informatie steeds moeilijker te achterhalen.

Het vijfde lid beschrijft dat het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel een afgesloten dossier alleen kan heropenen op zwaarwegende gronden. Mogelijke zwaarwegende argumenten zijn bijvoorbeeld de noodzaak om de bewaartermijn aan te passen of om belangrijke ontbrekende archiefbescheiden toe te voegen. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om een afgesloten dossier te heropenen om erin verder te werken. Als er noodzaak is om aan een afgesloten zaak verder te werken, dient men een nieuw dossier te openen en daarin een verwijzing op te nemen naar het afgesloten dossier dat op dezelfde zaak betrekking heeft.

Artikel 7 Documentmanagementsysteem (DMS)

Artikel 7 beschrijft de vereisten aan documentmanagementsystemen op archiveringsgebied. Een DMS is een softwarepakket voor het beheer van digitale bestanden. Het ministerie maakt hiervan gebruik in zijn streven naar een uniform, efficiënt en toegankelijk digitaal archiefbeheer. Het DMS voldoet aan de daarvoor geldende regelgeving en richtlijnen.

Het vierde lid regelt dat het ministerie de Informatiseringstrategie (I-strategie) Rijk aanhoudt. Op 15 november 2011 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een brief aan de Tweede Kamer gezonden, waarin hij de nieuwe Informatiseringstrategie (I-strategie) Rijk aanbood. De I-strategie Rijk biedt richtlijnen voor de ict en de informatiehuishouding van de Rijksoverheid.

Artikel 8 Metagegevensschema

Artikel 8 beschrijft hoe het ministerie voldoet aan artikel 19 van de Archiefregeling 2009 waarin is bepaald dat de zorgdrager een metagegevensschema vast moet stellen, dat beschrijft welke metagegevens het ministerie ten minste aan de digitale archiefbescheiden moet koppelen. Per werkproces geeft het schema aan welke metagegevens de bijbehorende documenten behoren te krijgen.

Het ministerie beschikt over een apart metagegevensschema voor ieder afzonderlijk DMS dat binnen het ministerie in gebruik is. Elk metagegevensschema schrijft voor, welke metagegevens de medewerkers ten minste moeten koppelen aan de digitale archiefbescheiden die ze in het betreffende DMS opslaan. Voor het borgen van de toegankelijkheid, vindbaarheid en betrouwbaarheid van digitale archiefbescheiden is goede metadatering essentieel.

Het derde lid bepaalt dat het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid de basis vormt van alle departementale metagegevensschema’s. Op 10 december 2009 heeft het Project Board KennisLAB het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid vastgesteld als rijksbreed overkoepelend metagegevensschema.

Artikel 9 Bestandsoverzicht

Artikel 9 regelt dat het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht laat aanleggen en bijhouden van de archiefbescheiden onder zijn verantwoordelijkheid. Het opstellen en bijhouden van een bestandsoverzicht is een verplichting op basis van de Archiefregeling 2009, die bepaalt dat de rijksoverheid voor te bewaren digitale archiefbescheiden gegevens moet vastleggen en bewaren over:

• a. de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

• b. de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en

• c. gegevens betreffende de identificatie en validatie van een eventuele digitale handtekening.

Het bestandsoverzicht staat ook wel bekend als ‘bestandsregistratie’.

Hoofdstuk 4 Archiefbeheer

Artikel 10 Duurzaamheid van archiefbescheiden in het algemeen

Artikel 10 regelt de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden van het ministerie in het algemeen. Duurzame toegankelijkheid houdt in dat op langere termijn gegarandeerd is, dat blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te raadplegen blijven en dat voor vernietiging bestemde archiefbescheiden tijdig vernietigd worden. Al bij het ontstaan van informatie moet duurzame toegankelijkheid geregeld zijn. Dit zorgt voor een heldere en vloeiende archivering van archiefbescheiden en voorkomt onduidelijkheid en onnodig extra werk in een later stadium.

De Archiefregeling 2009 formuleert eisen met betrekking tot de duurzaamheid van archiefbescheiden. In principe gelden deze voorschriften alleen voor permanent te bewaren archiefbescheiden. Echter ook op termijn te vernietigen archiefbescheiden moet het ministerie in goede, geordende en toegankelijke staat houden.

De artikelen 3 tot en met 15 van de Archiefregeling 2009 hebben betrekking op de duurzaamheid van archiefbescheiden en stellen eisen aan materialen voor het opmaken van te bewaren archiefbescheiden, zoals papier, inkten, toners, omslagen, hechtmechanieken, archiefdozen, etiketten, microfilms en optische schijven. De artikelen 16 tot en met 26 van de Archiefregeling 2009 bevatten voorschriften ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. Hierin zijn eisen aan bijvoorbeeld de metagegevens, de ordeningsstructuur, conversie en migratie omschreven. De artikelen 27 tot en met 56 van de Archiefregeling 2009 bevatten voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en -bewaarplaatsen. Hierin staan bijvoorbeeld eisen aan de brandveiligheid, klimaatapparatuur en inbraakpreventie.

Het derde lid bepaalt dat de archiefbeheerder periodiek kwaliteitsmetingen uitvoert op het archiefbeheer binnen het ministerie. Het archiefbeherend onderdeel is hiermee belast en stelt daarbij aan de hand van de bepalingen in de Archiefregeling 2009 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR) vast welke maatregelen de archiefbeheerder (eventueel) moet treffen om archiefbescheiden in een geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief te kunnen overbrengen. Zie verder artikel 17 voor de bepalingen omtrent overdracht en artikel 26 voor bepalingen omtrent toezicht.

Artikel 11 Duurzaamheid van digitale archiefbescheiden

Artikel 11 beschrijft de maatregelen om de duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden te garanderen.

Het eerste lid regelt het technisch onderhoud van digitale archiefbescheiden. Actief technisch onderhoud van digitale archiefbescheiden is noodzakelijk voor de preservering: het borgen van de toegankelijkheid en de leesbaarheid van digitale archiefbescheiden met inachtneming van de authenticiteit en de betrouwbaarheid. De archiefbeheerder zal records of authenticiteitsbewijzen tijdig moeten converteren of de besturingsprogrammatuur tijdig moeten emuleren, als een nieuw platform de aanwezige bestandformaten, -dragers en authenticiteitsbewijzen (zoals digitale handtekeningen) niet meer ondersteunt.

Het tweede lid vermeldt, dat het ministerie afgesloten digitale archiefbescheiden extern kan laten opslaan. Dat zou bijvoorbeeld kunnen in het e-depot van het Nationaal Archief: een opslagfaciliteit voor blijvend te bewaren of op termijn te vernietigen digitale archiefbescheiden.

Het vierde lid regelt dat medewerkers archiefbescheiden aanmaken in uniforme bestandsformaten. Dit maakt het archiefbeheer eenvoudiger en efficiënter. Bovendien is het eenvoudiger om oude archiefbescheiden leesbaar te maken, als ze in uniforme formaten zijn aangemaakt.

In 2002 heeft de Tweede Kamer een motie van het GroenLinks-kamerlid Kees Vendrik aangenomen, die de overheid opdraagt om bij de aanschaf van software de voorkeur te geven aan programmatuur met open standaarden, en zo mogelijk open-source. Gebruik van deze programmatuur maakt reconstructie van opgeslagen gegevens mogelijk met behulp van een koppeling met de versie van de open standaard.

Het vijfde tot en met zevende lid beschrijven hoe het ministerie voldoet aan de in de Archiefregeling 2009 beschreven plicht om voor emulatie, conversie of migratie te zorgen, als de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden in gevaar komt door wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur.

In principe heeft emulatie de voorkeur boven conversie of migratie van digitale archiefbescheiden. In geval van emulatie is het immers niet nodig om archiefbescheiden te wijzigen om ze leesbaar te houden. In praktijk krijgt conversie of migratie echter vaak de voorkeur. Dit is goed te motiveren, als emulatie van de oude apparatuur of programmatuur en/of het ongewijzigd migreren op een andere gegevensdrager onvoldoende garantie biedt om digitale archiefbescheiden leesbaar te houden ingeval van wijziging van apparatuur, besturingsapparatuur of toepassingsprogrammatuur. Een andere motivatie is als de kosten van emulatie bijvoorbeeld niet in verhouding staan tot de baten.

Tijdige conversie of migratie is van essentieel belang om digitale archiefbescheiden duurzaam toegankelijk te houden. Als men niet meer beschikt over de oorspronkelijke hardware of software context waarin de archiefbescheiden zijn aangemaakt en die context ook niet meer kan emuleren, dan zijn de archiefbescheiden ontoegankelijk en dus onbruikbaar geworden.

Artikel 12 Duurzaamheid van papieren archiefbescheiden

Artikel 12 beschrijft de maatregelen om de duurzaamheid van de papieren archiefbescheiden van het ministerie te garanderen.

Artikel 13 Selectielijst

Artikel 13 beschrijft hoe het ministerie voldoet aan de in de Archiefwet 1995 beschreven plicht om selectielijsten op te stellen. In het Archiefbesluit 1995 is deze wettelijke plicht nader uitgewerkt.

Het ministerie heeft zich bij het opstellen van de selectielijst gebaseerd op het Generieke Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR 2.0).

Artikel 14 Vervanging

Artikel 14 beschrijft de procedure om over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden. De wettelijke grondslag hiervoor is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en in de artikelen 26a en 26b van de Archiefregeling 2009.

Op 29 mei 2019 is het besluit genomen om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden van het ministerie. Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. 2019, 29596) en voor de duur van tien jaar van kracht. Het besluit geldt zowel voor documenten die in deze tien jaar worden ontvangen of opgemaakt, als voor documenten die al voor dit besluit zijn ontvangen of opgemaakt in het DMS.

Het besluit tot digitale vervanging is tevens het besluit tot vernietiging van de te vervangen papieren originelen. Deze vernietiging moet plaatsvinden anders is er formeel geen sprake van vervanging. Het ministerie heeft wel de vrijheid om deze vernietiging enige tijd uit te stellen. Als veiligheidsmaatregel vernietigt het ministerie de vervangen papieren originelen pas na ten minste 90 dagen, opdat het origineel nog te raadplegen is in het geval van een mankement aan de digitale vervanging. Onderdeel van het besluit tot digitale vervanging is het routinematige digitale vervanging Plato, dat nauwkeurig de gehanteerde vervangingsprocedure beschrijft. Onder meer zijn de kwaliteitsprocedures beschreven, die waarborgen dat de digitale vervangingen voldoen aan de kwaliteitseisen aan de hand van de volgende criteria: juistheid, volledigheid, leesbaarheid, kleurweergave en terugvindbaarheid. Daarnaast geeft het handboek een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die uitgezonderd zijn van vervanging.

Het derde lid heeft betrekking op categorieën archiefbescheiden die zijn uitgezonderd van vervanging.

Artikel 15 Vernietiging

Artikel 15 beschrijft hoe het ministerie voldoet aan de in artikel 3 van de Archiefwet 1995 beschreven plicht om te zorgen voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Archiefbescheiden die persoonlijke gegevens bevatten, vallen bovendien onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De waardering in de selectielijst bepaalt of, en na welke termijn, de vernietiging van archiefbescheiden moet plaatsvinden. Tijdig vernietigen is een essentieel aspect van duurzaam archiefbeheer. Het archiefbeherend onderdeel stelt het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel altijd op de hoogte van een voorgenomen vernietiging en overlegt of delen van het te vernietigen archief niet alsnog bewaard dienen te worden.

Artikel 16 Overbrenging naar een archiefbewaarplaats

Artikel 16 beschrijft hoe het ministerie voldoet aan de in artikel 12 van de Archiefwet 1995 beschreven plicht om archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats.

Met de overbrenging van de archiefbescheiden na 20 jaar draagt de minister de zorg voor deze bescheiden over aan de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap, die dan de zorgdrager wordt.

Het tweede lid regelt dat archieven voor hun overbrenging naar het Nationaal Archief moeten voldoen aan de normen van goede, geordende en toegankelijke staat. Het Nationaal Archief heeft de eisen aan de over te brengen archieven in 1993 uitgewerkt in de brochure Om de kwaliteit van het behoud: Normen goede en geordende staat gepubliceerd.

Het derde tot en met vijfde lid licht toe hoe het ministerie invulling geeft aan de technische eisen waaraan digitale archiefbescheiden bij hun overbrenging moeten voldoen, gesteld in artikel 26 van de Archiefregeling 2009.

Het zevende en het achtste lid regelen de officiële procedure om beperkingen aan de openbaarheid te stellen aan over te brengen archiefbescheiden. In de praktijk bewerkt een derde partij de papieren archiefbescheiden die voor overbrenging in aanmerking komen. Tijdens deze bewerking geeft die partij aan, of er bestanden zijn waarvoor beperkingen aan de openbaarheid moeten gelden. Hiervoor doet de bewerkende partij een voorstel. Het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel overlegt met het archiefbeherend onderdeel over het voorstel. Het genomen besluit wordt ondertekend door de secretaris-generaal.

Artikel 15 van de Archiefwet 1995 beschrijft de gronden waarop het ministerie beperkingen aan de openbaarheid kan stellen en welke procedure hierbij te volgen is. Het ministerie kan voor maximaal 75 jaar beperkingen stellen aan de openbaarheid, op grond van onderstaande:

• de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, of

• het belang van de Staat of zijn bondgenoten, of

• het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

Het besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden bevat een specificatie van de betreffende archiefbescheiden, van de reden om beperkingen te stellen aan de openbaarheid en van de termijn waarvoor het besluit geldt.

Artikel 17 Overdracht

Artikel 17 beschrijft de procedure voor overdracht van archiefbescheiden van één archiefvormend onderdeel aan het volgende. Er is sprake van overdracht als een archiefvormend onderdeel de verantwoordelijkheid van archiefbescheiden overdraagt aan een ander archiefvormend onderdeel binnen het ministerie. De aanleiding hiervoor kan zijn dat in het kader van een reorganisatie of opheffing de uitvoering van een taak aan een ander archiefvormend onderdeel overdraagt en dat daarom de bij de uitvoering tot die taak behorende dossiers worden overgedragen aan het archiefvormend onderdeel dat voortaan verantwoordelijk is voor de uitvoering van de betreffende taak.

Het eerste lid behandelt de overdracht van archiefbescheiden tussen archiefvormende onderdelen binnen het ministerie en de overdracht aan het archiefbeherend onderdeel van archiefbescheiden die zich buiten het DMS bevinden. In deze gevallen is een verklaring van overdracht van de betreffende dossiers nodig. Het gaat in dit lid niet om de overdracht aan het archiefbeherend onderdeel van afgesloten dossiers die zich al bevinden in het DMS.

Artikel 18 Vervreemding

Artikel 18 beschrijft de procedure bij vervreemding, namelijk als de zorgdrager archiefbescheiden overdraagt aan een andere zorgdrager of aan een civielrechtelijke partij. De nieuwe zorgdrager neemt na de vervreemding de zorg voor de archiefbescheiden over en is verantwoordelijk voor de naleving van de Archiefwet 1995. Voor vervreemding is een besluit van het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel vereist. Verder is voor vervreemding een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodig, tenzij de vervreemding noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijk voorschrift.

Hoofdstuk 5 Informatiebeschikbaarstelling

Artikel 19 Interne beschikbaarstelling van archiefbescheiden

Artikel 19 regelt de interne beschikbaarstelling van archiefbescheiden. Alle medewerkers hebben toegang tot archiefbescheiden, tenzij er interne beperkingen zijn aan de raadpleegbaarheid.

Het toekennen van beperkingen aan de raadpleegbaarheid is een verantwoordelijkheid van het archiefvormend onderdeel in haar hoedanigheid van gegevenseigenaar (zie ook artikel 27 Beveiliging). Beperkingen aan de interne beschikbaarheid legt de archiefbeheerder vast in een autorisatiematrix eventueel aangevuld met nadere afspraken met het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel.

Artikel 20 Externe beschikbaarstelling van archiefbescheiden

Artikel 20 regelt de externe beschikbaarstelling van archiefbescheiden. Onder derden wordt verstaan: alle niet-medewerkers van het ministerie. Op een extern verzoek tot beschikbaarstelling zal meestal de Wob van toepassing zijn. Deze regelt de openbaarheid van overheidsinformatie en de uitzonderingen die daarop gelden.

Artikel 21 Archiefruimten

Artikel 21 regelt de opslag van fysieke en digitale archiefbescheiden. Dit artikel is van toepassing op archiefbescheiden zonder en met rubricering. Voor deze laatste categorie gelden, naast beperkende maatregelen voor de raadpleegbaarheid, ook beperkingen ten aanzien van zowel de fysieke als digitale toegankelijkheid.

Hoofdstuk 6 Organisatieveranderingen

De artikelen 22 tot en met 25 regelen de verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden in het geval van organisatieveranderingen.

Artikel 22 Organisatieveranderingen in het algemeen

Artikel 22 regelt bij opheffing, samenvoeging, splitsing van organisatieonderdelen of bij overdracht van taken van het ene naar het andere onderdeel, het archiefbeheer.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed beschrijft drie fasen in het traject van de archiefoverdracht:

• Fase 1: Bepaal welk deel van het archief naar welke archiefbestemming gaat.

• Fase 2: Tref voorbereidingen voor de archiefoverdracht en de eventuele verhuizing. Bepaal hierbij duidelijk de verantwoordelijkheden en regie door een plan van aanpak op te stellen en in een regeling de afspraken met de nieuwe zorgdrager vast te leggen.

• Fase 3: Voer in overleg met de andere partijen de plannen en afspraken uit. Sluit in deze  fase het archief van de afgesloten dossiers af en draag dit over.

Artikelen 23 Reorganisatie en artikel 24 Opheffing

In geval van reorganisatie en opheffing beschouwt de archiefbeheerder de archiefbescheiden die op het moment van reorganisatie of opheffing reeds zijn afgedaan en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken als afgesloten archief.

Artikel 25 Privatisering

In geval van privatisering draagt een archiefvormend onderdeel van het ministerie zijn taken geheel of gedeeltelijk over aan een rechtspersoon die geen rechtspersoonlijkheid bezittend overheidsorgaan is. Bij overdracht van taken naar de private sector is de Archiefwet 1995 niet van toepassing op de hierna te vormen archiefbescheiden. Dat is wel het geval op de aan een rechtspersoon tijdelijk ter beschikking te stellen stukken uit de periode dat die taken nog van rijkswege werden uitgevoerd. Archiefbescheiden van zaken die op het moment van privatisering al zijn afgedaan en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken, behoren verder tot het afgesloten archief van de oorspronkelijke zorgdrager.

Hoofdstuk 7 Kwaliteitsbewaking en informatiebeveiliging

Artikel 26 Kwaliteitsbewaking

Artikel 26, het derde lid beschrijft dat de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap toezicht houdt op het archiefbeheer van de rijksoverheid, overeenkomstig artikel 25a en 25b van de Archiefwet 1995. De Inspectie rapporteert haar bevindingen aan de betreffende zorgdrager. Jaarlijks brengt de Inspectie schriftelijk verslag uit aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, die het verslag vervolgens naar de Tweede Kamer doorstuurt.

Artikel 27 Informatiebeveiliging

Artikel 27 beschrijft hoe de informatiebeveiliging is geregeld. Informatiebeveiliging bestaat uit het waarborgen van de betrouwbaarheid van (papieren en digitale) informatie en informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit, alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen. Betrouwbaarheid van informatie bestaat uit de volgende drie elementen:

• 1. informatie mag alleen toegankelijk zijn voor degenen, die hiertoe geautoriseerd zijn;

• 2. geautoriseerde gebruikers moeten op de juiste momenten tijdig toegang hebben tot informatie;

• 3. de beheerde informatie moet correct en volledig bewaard blijven.

In het kader van de continuïteit van de bedrijfsvoering is het van cruciaal belang dat de gebruikte systemen voor geautomatiseerde gegevensverwerking betrouwbaar zijn. Men moet erop kunnen vertrouwen dat de documentmanagementsystemen beschikbaar zijn wanneer nodig, dat alleen geautoriseerde medewerkers van het ministerie toegang hebben tot de opgeslagen documenten, en dat de documenten niet gewist kunnen worden of dat men ze niet (on)opzettelijk, buiten het reguliere werkproces kan wijzigen.

Het informatiebeveiligingsbeleid geeft hieraan richting. Daarnaast is het van groot belang de medewerkers bewust te maken van wat veilig en onveilig gedrag is. Het lijnmanagement heeft de verplichting om de medewerkers van archiefvormend onderdeel voor te lichten over hun verantwoordelijkheid om veilig met informatie om te gaan. De CISO heeft hierin een adviserende maar ook toezichthoudende rol.

Het zevende lid beschrijft wanneer sprake is van een informatiebeveiligingsincident. Praktische voorbeelden van informatiebeveiligingsincidenten zijn: als geautoriseerde medewerkers geen toegang tot archiefbescheiden meer kunnen krijgen, als niet-geautoriseerde personen (bijvoorbeeld door infectie met een computervirus of door vermissing/diefstal van een gegevensdrager) juist wel toegang tot archiefbescheiden kunnen krijgen, of als ongeautoriseerde vernietiging of wijziging van archiefbescheiden plaatsvindt.

Het achtste lid beschrijft wanneer een medewerker de meldingsprocedure van een informatie-beveiligingsincident in gang moet zetten. Informatiebeveiligingsincidenten worden gemeld bij de leidinggevende. Informatiebeveiligingsincidenten waarbij gerubriceerde informatie is gelekt worden daarnaast gemeld bij de CISO.