Besluit van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 19 april 2019, met nummer 4053106, tot digitale vervanging archiefbescheiden ministerie van Algemene Zaken (Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken)

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. digitale vervanging:

routinematige vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke archiefbescheiden;

b. minister:

de Minister-President, Minister van Algemene Zaken;

c. ministerie:

het Ministerie van Algemene Zaken;

d. zorgdrager:

degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

Artikel 2. Reikwijdte

• 1. De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden van de organisatieonderdelen die vallen onder het verzorgingsgebied van de minister, die:

  • a. deel uitmaken van de werkprocessen van de bewindspersonen van het ministerie en die, op grond van de geldende selectielijsten voor de daaronder ressorterende organisatieonderdelen, voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen; en

  • b. en archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem van het ministerie.

Artikel 3. Periode

• a. De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

• b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 4. Handboek

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de specificaties die zijn vastgelegd in het Handboek routinematige digitale vervanging Plato behorend bij dit besluit.

Artikel 5. Beheer

• 1. De originele, vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd in overeenstemming met het in artikel 4 genoemde handboek.

• 2. De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens te worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 7. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage, die ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Algemene Zaken.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken, M. Rutte

TOELICHTING

Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, kunnen volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 en met inachtneming van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 een besluit tot vervanging nemen. Vervanging betekent in dat verband het vervangen van archiefbescheiden door digitale reproducties. De digitale reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke (papieren) bescheiden. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden.

Gelijk aan vele organisaties binnen de rijksoverheid gaat het ministerie van Algemene Zaken steeds verder over op digitaal werken. Dat komt door technische ontwikkelingen in werkprocessen evenals door de digitalisering van de samenleving als geheel. Daarnaast is het regeringsbeleid er op gericht om digitaal werken leidend te laten zijn bij alle delen van de Rijksoverheid. Bij een digitale overheid hoort digitale informatie. Het merendeel van de informatie die de overheid produceert en ontvangt is nu al digitaal. Niettemin wordt er ook nog papieren post ontvangen en verzonden.

Het archiefbeheer bij het Ministerie van Algemene Zaken wordt ingericht in en ondersteund door een documentmanagementsysteem. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, wordt rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals aangegeven in artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995. Concreet houdt dit in dat bepaalde archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden omdat ze alleen waarde hebben en houden in hun originele staat. In het handboek, genoemd in artikel 4 van dit besluit, is een categorie van documenten benoemd die buiten de vervanging vallen, vanwege de bovengenoemde redenen.

Gaat het om archiefbescheiden die vanwege een vastgestelde selectielijst niet voor vernietiging op termijn, maar voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan is tevens artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing op de invulling van dit besluit. Artikel 26b van de Archiefregeling schrijft een aantal aspecten voor waarmee de zorgdrager (hier de Minister-President, Minister van Algemene Zaken) inzage geeft in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging.

De verplichte aspecten zijn:

• reikwijdte van vervangingsproces;

• inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• software en de gekozen instellingen (indien van toepassing);

• criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• wijze waarop de reproductie tot stand komt;

• inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• kwaliteitsprocedures.

Aan de hand van deze aspecten verantwoordt de zorgdrager op welke manier de reproducties tot stand zijn gekomen en toont hij aan dat de reproducties een juiste en volledige weergave zijn van de originelen. Het is bovendien nodig om het duurzaam beheer van de digitale archiefbescheiden op de langere termijn mogelijk te maken.

De zorgdrager kiest zelf in welke vorm hij de aspecten beschrijft. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een ‘handboek vervanging’, dat deel uitmaakt van het besluit tot vervanging. Daarvoor is in dit geval ook gekozen. Het handboek beschrijft de bij het Ministerie van Algemene Zaken ingestelde beheersmaatregelen en werkprocessen voor het borgen van de authenticiteit en de integriteit van de scans en vormt de basis voor het Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken, M. Rutte