Reglement Bestuur Raad voor Rechtsbijstand

Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand,

Overwegende dat bij de Wet van 17 december 2009 tot aanpassing van de Wet op de rechtsbijstand in verband met bestuurlijke centralisatie van de raden voor rechtsbijstand (Staatsblad 2010 2) is bepaald dat Raad voor Rechtsbijstand bestaat uit twee organen: het bestuur en de raad van advies,

Overwegende dat het bestuur aan het hoofd staat van de Raad voor Rechtsbijstand,

Overwegende dat in artikel 4, tweede lid, van de wet is geregeld dat het bestuur een reglement vaststelt waarin in ieder geval regels zijn opgenomen voor zijn werkwijze, besluitvorming en procedures alsmede de vertegenwoordiging van het bestuur,

Overwegende dat de Code goed bestuur uitvoeringsorganisaties richtsnoer is voor het handelen van het bestuur en de raad van advies,

heeft het volgende reglement vastgesteld:

Art. 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de wet:

de Wet op de rechtsbijstand;

b. de Raad voor Rechtsbijstand:

het zelfstandig bestuursorgaan dat is ingesteld in artikel 2, eerste lid van de Wet op de rechtsbijstand;

c. het bestuur:

het orgaan dat aan het hoofd staat van de Raad voor Rechtsbijstand en dat wordt genoemd in de artikelen 2, 3 en 4 van de wet, c.q. de algemeen directeur / bestuurder;

d. de Raad van Advies:

het adviesorgaan dat toeziet op de algemene gang van zaken in de Raad voor Rechtsbijstand en dat wordt genoemd in de artikelen 2, en 5 en 6 van de wet;

e. werkorganisatie:

de organisatie die belast is met de uitvoering van de Wet op de rechtsbijstand, de Wet schuldsanering natuurlijke personen en overige regelingen waarvan de uitvoering aan de Raad voor Rechtsbijstand is opgedragen;

f. managementteam:

het overleg van de algemeen directeur / bestuurder en de manager Dienstverlening, de manager Bedrijfsvoering, en de manager Kwaliteit, Strategie en Beleid;

g. rechtsbijstandverleners:

advocaten en mediators en anderen met wie de Raad een overeenkomst tot het verlenen van rechtsbijstand is aangegaan.

Art. 2 Verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen de Raad voor Rechtsbijstand

  • 1. De algemeen directeur / bestuurder van de Raad voor Rechtsbijstand staat aan het hoofd van de organisatie en is belast met de uitvoering van de bij wet aan de Raad voor Rechtsbijstand opgedragen taken.

  • 2. De algemeen directeur / bestuurder kan beslissingsbevoegdheden die hem in de wet zijn verleend via mandaat overdragen aan personeelsleden van de Raad voor Rechtsbijstand. Het mandaatsbesluit, dat om deze reden is getroffen voor beslissingen die op grond van de Wet op de rechtsbijstand kunnen worden genomen, is als een bijlage bij dit reglement opgenomen.

  • 3. De Raad van Advies van de Raad voor Rechtsbijstand heeft als taken om:

    • • toe te zien op de algemene gang van zaken binnen de raad;

    • • als klankbord te fungeren voor de algemeen directeur / bestuurder;

    • • toe te zien op de werkzaamheden van de algemeen directeur / bestuurder;

    • • de algemeen directeur / bestuurder en de minister daarover te adviseren.

    In het Reglement Raad van Advies Raad voor Rechtsbijstand zijn regels opgenomen voor werkwijze, besluitvorming en procedures binnen de raad van advies.

Art. 3 Benoeming en ontslag bestuurder Raad voor Rechtsbijstand

  • 1. Een bestuurder wordt geworven en benoemd door de Minister van Justitie en Veiligheid. 1

  • 2. Een bestuurder kan op grond van het bepaalde in artikel 12 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen door de Minister van Justitie en Veiligheid worden ontslagen.

Art. 4 Verantwoordelijkheden algemeen directeur / bestuurder en taken managementteam

  • 1. De Raad voor Rechtsbijstand heeft een eenhoofdig bestuur. De algemeen directeur / bestuurder is belast met het behartigen van de belangen van de Raad voor Rechtsbijstand.

  • 2. De algemeen directeur / bestuurder vormt samen met de manager Dienstverlening, de manager Bedrijfsvoering en de manager Kwaliteit, Strategie en Beleid het managementteam.

  • 3. De manager Bedrijfsvoering vervangt de algemeen directeur / bestuurder bij afwezigheid.

  • 4. De algemeen directeur / bestuurder heeft, ondersteund door de leden van het managementteam, de algemene en dagelijkse leiding over de werkorganisatie, binnen de kaders die in het jaarplan zijn vastgesteld. De algemeen directeur / bestuurder is eindverantwoordelijk en legt aan de Minister van Justitie en Veiligheid en de Raad van Advies verantwoording af voor het gevoerde beleid.

  • 5. De verdeling van de portefeuilles over de algemeen directeur / bestuurder en de leden van het managementteam is schematisch weergegeven in het organogram van de Raad voor Rechtsbijstand dat een bijlage vormt bij dit reglement.

  • 6. Onder de specifieke taken van de algemeen directeur / bestuurder vallen de volgende onderwerpen, met inbegrip van het nemen van besluiten terzake:

    • a. Het vaststellen en het samen met de leden van het managementteam uitvoeren van het jaarplan. Het jaarplan omvat het activiteitenplan en de begroting;

    • b. Het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening;

    • c. Het samen met de leden van het managementteam positioneren van de Raad voor Rechtsbijstand in de samenleving;

    • d. Het vaststellen van de beleidsregels voor het beoordelen van toevoegingsaanvragen en -declaraties;

    • e. Het samen met de leden van het managementteam bewaken van de eenheid van de uitvoering van het vastgestelde beleid;

    • f. Het samen met de leden van het managementteam ontwikkelen, uitvoeren en handhaven van een goed personeelsbeleid, waaronder begrepen de arbeidsvoorwaarden van het personeel;

    • g. Het vaststellen van de formatie van en de functiewaardering voor de werkorganisatie;

    • h. Werving, selectie, benoeming en ontslag van de leden van het managementteam, het hoofd financieel klantencentrum, het hoofd piket en beoordeling van het functioneren van de leden van het managementteam;

    • i. Het samen met de leden van het managementteam zorgdragen voor de effectiviteit en efficiency van de werkorganisatie;

    • j. Het vaststellen van prestatie-indicatoren voor de werkorganisatie;

    • k. Het samen met de leden van het managementteam ontwikkelen van de benodigde proactieve cultuur van de werkorganisatie, noodzakelijk om snel in te kunnen spelen op veranderingen;

    • l. Het samen met de leden van het managementteam bevorderen van een goed werkklimaat;

    • m. Het samen met de leden van het managementteam ontwikkelen, implementeren en in standhouden van een systeem voor integrale kwaliteitszorg, waaronder in elk geval vallen:

      • • Het vaststellen van de beschrijving van de bedrijfsprocessen;

      • • Het vaststellen van kwaliteitseisen voor de belangrijkste werkprocessen binnen de organisatie;

    • n. Het samen met de leden van het managementteam zorgen voor voortgaande productontwikkeling, -aanpassing en vernieuwing;

    • o. Het (laten) aanschaffen en beheren van (productie)middelen;

    • p. Overige taken.

Art. 5 Raad van Advies

  • 1. De Raad van Advies heeft tot taak om de algemeen directeur / bestuurder gevraagd en ongevraagd te adviseren inzake het te voeren beleid en de te volgen strategie.

  • 2. De algemeen directeur / bestuurder vraagt advies over de volgende onderwerpen:

    • a) het bestuursreglement;

    • b) strategische beleidsthema’s en het meerjarenbeleidsplan;

    • c) het jaarplan, dat het activiteitenplan en de begroting omvat;

    • d) de risico’s die zijn verbonden aan de activiteiten van het bestuur;

    • e) de opzet en werking van interne beheersings- en controlemechanismen;

    • f) de jaarrekening en het jaarverslag;

    • g) reorganisaties;

    • h) investeringen met een beloop van € 1.000.000 of meer;

    • i. door de algemeen directeur / bestuurder voorgenomen en voorgelegde beleidsregels voor het beoordelen van toevoegingsaanvragen en -declaraties;

    • j. het controleprotocol aan de hand waarvan de accountant zijn controlerende taak uitvoert. Dit protocol wordt door de Minister van Justitie en Veiligheid vastgesteld.

  • 3. De algemeen directeur / bestuurder betrekt de adviezen die hem worden uitgebracht bij de door hem te nemen besluiten. Indien een advies niet wordt opgevolgd, doet hij gemotiveerd opgave van de reden aan de Raad van Advies.

Art. 6 Communicatie bestuur / managementteam

  • 1. Het managementteam is verantwoordelijk voor de communicatie naar de werkorganisatie van de besluiten die door de algemeen directeur / bestuurder en het managementteam zijn genomen.

  • 2. In beginsel vertegenwoordigt de algemeen directeur / bestuurder de Raad voor Rechtsbijstand in het algemene contact met het publiek en pers.

  • 3. De algemeen directeur / bestuurder onderhoudt samen met de leden van het managementteam het contact met het Ministerie van Justitie en Veiligheid en de Nederlandse Orde van Advocaten. Daarnaast onderhouden de algemeen directeur / bestuurder en de leden van het managementteam op individuele basis de relaties met instellingen en organisaties die in het kader van hun portefeuille noodzakelijk zijn.

Art. 7 Besluitvorming managementteam

  • 1. Over onderwerpen waarover de algemeen directeur / bestuurder en het managementteam gezamenlijk besluiten heeft de algemeen directeur / bestuurder steeds een doorslaggevende stem.

  • 2. Het lid van het managementteam op wiens portefeuille een besluit van het bestuur betrekking heeft, draagt zorg voor de uitvoering van het genomen besluit en de terugkoppeling naar de werkorganisatie. Dit lid is binnen zijn portefeuille bevoegd om op basis van het door het managementteam genomen besluit de Raad voor Rechtsbijstand intern en extern te binden. Hij is verantwoordelijk voor de communicatie van het besluit naar de werkorganisatie en de uitvoering ervan en maakt indien nodig het besluit inzichtelijk.

Art. 8 Vergaderingen managementteam

  • 1. Het managementteam wordt voorgezeten door de algemeen directeur / bestuurder.

  • 2. De algemeen directeur / bestuurder en de leden van het managementteam kunnen agendapunten aanleveren.

  • 3. Het managementteam vergadert in beginsel iedere week.

  • 4. Naast de vergaderingen genoemd in het derde lid is de algemeen directeur / bestuurder te allen tijde bevoegd een managementteam bijeen te roepen indien hij dit wenselijk of noodzakelijk acht.

  • 5. De vergaderingen van het managementteam zijn niet openbaar.

Art. 9 Vertegenwoordiging van het bestuur

  • 1. De algemeen directeur / bestuurder vertegenwoordigt de Raad voor Rechtsbijstand in en buiten rechte. Hij kan een schriftelijke machtiging tot vertegenwoordiging verlenen aan een of meer leden van het managementteam of aan een medewerker van de Raad voor Rechtsbijstand. Het bestuur kan zich in rechte ook door een advocaat laten vertegenwoordigen.

  • 2. Binnen de kaders die in het jaarplan en in de begroting daarvoor zijn aangegeven is de algemeen directeur / bestuurder onbeperkt bevoegd om rechtshandelingen te verrichten.

  • 3. Ieder lid van het managementteam en elke daartoe door de algemeen directeur / bestuurder aangewezen medewerkers is bevoegd tot het ondertekenen van betalingsopdrachten. In artikel 10 is hiertoe een nadere regeling getroffen.

  • 4. Een betalingsopdracht wordt steeds door twee personen ondertekend. Tekeningsbevoegd zijn de algemeen directeur / bestuurder, de leden van het managementteam en het hoofd financiën, facilitair en inkoop.

Art. 10 Nadere regeling vertegenwoordigingsbevoegdheid managers/hoofden

  • 1. De volgende managers/hoofden zijn bevoegd om de raad te vertegenwoordigen bij rechtshandelingen met een belang van maximaal € 25.000,–: de manager Kwaliteit, Strategie en Beleid, de manager Dienstverlening, de manager Bedrijfsvoering, het hoofd Informatiemanagement, het hoofd financieel klantencentrum, het hoofd piket, en het hoofd legal aid. Het hoofd Wsnp en Wbtv is bevoegd tot maximaal € 12.500.

  • 2. Het hoofd financiën, facilitair en inkoop is bevoegd om de Raad te vertegenwoordigen bij rechtshandelingen die betrekking hebben op inkopen met een belang van maximaal € 50.000,–.

  • 3. De in het eerste lid genoemde managers zijn binnen de hen toegestane personeelsformatie bevoegd tot het aannemen van personeelsleden voor het organisatieonderdeel waaraan zij leiding geven. Voor beslissingen tot het aanstellen van of tot verlenen van ontslag aan een medewerker (waaronder niet begrepen: het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband) is een besluit vereist van het lid van het managementteam dat voor het organisatieonderdeel verantwoordelijk is. Ieder van de in het eerste lid genoemde managers/hoofden is in dringende gevallen tot schorsing van een personeelslid bevoegd.

Art. 11 Ondernemingsraad

  • 1. De algemeen directeur / bestuurder wordt aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en voert het overleg met de Ondernemingsraad. Het overleg wordt voorgezeten door de algemeen directeur / bestuurder.

  • 2. De agenda voor het overleg met de Ondernemingsraad wordt door de algemeen directeur / bestuurder en de voorzitter van de Ondernemingsraad opgesteld.

  • 3. Het overleg wordt genotuleerd door de ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad. Notulen worden zo spoedig mogelijk na het overleg vastgesteld en gelden na vaststelling als bewijs van wat is besproken.

  • 4. Jaarplan en jaarverslag worden zo spoedig mogelijk aan de Ondernemingsraad ter bespreking verstrekt. De jaarrekening wordt de Ondernemingsraad ter informatie toegestuurd.

Art. 12 Opgave nevenfuncties en vermijding van tegenstrijdige belangen

  • 1. De algemeen directeur / bestuurder maakt bij de Minister van Justitie en Veiligheid en de Raad van Advies melding van hoofd- en nevenfuncties. Hij bekleedt geen functies die met het oog op het goed functioneren van de Raad voor Rechtsbijstand ongewenst zijn. Hoofd- en nevenfuncties worden op de website van de Raad voor Rechtsbijstand gepubliceerd. Het voornemen tot aanvaarden van een functie, anders dan uit hoofde van de functie bij de Raad voor Rechtsbijstand, moet bij de Minister van Justitie en Veiligheid bekend worden gemaakt.

  • 2. De algemeen directeur / bestuurder en de leden van het managementteam vermijden elke vorm en schijn van belangenverstrengeling. Elk potentieel tegenstrijdig belang van materiële betekenis wordt terstond aan de algemeen directeur / bestuurder respectievelijk de voorzitter van de Raad van Advies gemeld inclusief relevante informatie inzake familierechtelijke of andere persoonlijke betrekkingen.

Art. 13 Onkostennota’s

Onkostennota’s van de algemeen directeur / bestuurder worden voor akkoord getekend door de voorzitter van de Raad van Advies. Onkostennota’s van de leden van het managementteam worden voor akkoord getekend door de algemeen directeur / bestuurder.

Art. 14 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement bestuur Raad voor Rechtsbijstand.

Art. 15 Inwerkingtreding

  • 1. Dit reglement is een wijziging van het reglement d.d. 15 december 2016. Het onderhavig reglement en de daarin opgenomen wijzigingen treden in werking op 1 augustus 2020.

  • 2. Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de Raad voor Rechtsbijstand.

Aldus gewijzigd vastgesteld op14 juli 2020.

Raad voor Rechtsbijstand, I.D. Nijboer Algemeen directeur / bestuurder

X Noot
1

De Raad van Advies van de Raad voor Rechtsbijstand en de Ondernemingsraad van de Raad voor Rechtsbijstand brengen aan de minister advies uit over het profiel aan de hand waarvan kandidaten worden geworven. Vertegenwoordigers van het ministerie en de Raad van Advies bespreken met welke kandidaten gesprekken wordt gevoerd. De Raad van Advies wordt door de minister na het voeren van de gesprekken en voordat tot benoeming wordt overgegaan in de gelegenheid gesteld advies daarover uit te brengen. Een vertegenwoordiging uit het personeel en de Ondernemingsraad van de Raad voor Rechtsbijstand heeft een draagvlakgesprek met de kandidaat die ter benoeming wordt voorgedragen.

Naar boven