Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 5 september 2019, nr. MINBUZA-2019. 4273-20, tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 6 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken;

Gelet op artikel 2.2, sub a, c en d, artikel 2.3, sub b tot en met e, en artikel 2.4 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006;

Besluit:

Artikel 1

Voor subsidieverlening op grond van artikel 2.2, sub a, c en d, artikel 2.3, sub b tot en met e, en artikel 2.4 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 met het oog op de financiering van activiteiten ter bevordering van de capaciteitsversterking van (semi-)overheidsinstellingen in Matra-doellanden en de versterking van de bilaterale betrekkingen met deze landen gelden de als bijlage bij dit besluit gevoegde beleidsregels.

Artikel 2

• 1. Voor subsidieverlening in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 voor activiteiten bedoeld in artikel 2.2, sub a, c en d, artikel 2.3, sub b tot en met e, en artikel 2.4 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 geldt voor de periode vanaf de inwerkingtreding van dit besluit tot en met 30 oktober 2024 een subsidieplafond van € 9 miljoen.

• 2. Meerjarige subsidies kunnen worden verleend onder de voorwaarde, bedoeld in artikel 4:43 van de Algemene wet bestuursrecht, dat daarvoor in de daarop betrekking hebbende begroting voldoende middelen ter beschikking worden gesteld.

Artikel 3

• 1. Aanvragen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit tot en met 31 oktober 2019, 12.00 CET.

• 2. Aanvragen worden ingediend aan de hand van de daartoe door de Minister vastgestelde formulieren¹ en voorzien van de op de aanvraagformulieren gevraagde bescheiden.

Artikel 4

De verdeling van het subsidieplafond vindt plaats op grond van een beoordeling overeenkomstig de maatstaven die in de bijlage bij dit besluit zijn neergelegd, met dien verstande dat uit alle aanvragen die voldoen aan de maatstaven, de aanvragen die daaraan het beste voldoen het eerst voor subsidieverlening in aanmerking komen, binnen het raam van een evenwichtige spreiding als bedoeld in artikel 8, derde lid, sub d, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 november 2024 met dien verstande dat het van toepassing blijft op subsidies die voor die datum zijn verleend.

Dit besluit zal met de bijlage, met uitzondering van de appendices bij die bijlage, in de Staatscourant worden geplaatst. De appendices bij de bijlage worden via internet bekend gemaakt.²

De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze, de Directeur-Generaal Politieke Zaken T. van der Plas

de waarnemend Directeur-Generaal Europese Samenwerking, E. Schouten

Subsidiebeleidskader Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024

1. Inleiding

1.1 Relevantie voor het Nederlandse Veiligheid & Stabiliteitsbeleid

Het Matra-programma (‘maatschappelijke transformatie’) is onderdeel van het overkoepelende kabinetsbeleid voor Veiligheid en Stabiliteit. Het kabinet stelt zich daarin ten doel de Nederlandse en internationale veiligheid en stabiliteit te bevorderen door doelgerichte bilaterale en multilaterale samenwerking en het bevorderen van democratische transitie in prioritaire gebieden. Het Matra-programma is samen met het Shiraka-programma onderdeel van het ‘Nederlands Fonds voor Regionale Partnerschappen’ (NFRP) dat zich richt op de ‘ring van instabiliteit’ rondom de Europese Unie. Het Matra-programma is daarbij gericht op de landen met een EU-toetredingsperspectief (vanaf hier: pre-accessielanden) en de landen van het Oostelijk Partnerschap (OP).³

Sleutelbegrippen van het NFRP zijn democratisering, rechtsstaatontwikkeling, goed bestuur, maatschappelijke betrokkenheid en een gezonde verhouding tussen burger en overheid. Het Matra-programma is daarbij primair gericht op de capaciteitsopbouw en institutionele versterking van rechterlijke macht en publieke instituties, maatschappelijke organisaties en politieke partijen. Het Matra-programma loopt sinds 1993 onafgebroken en is daarmee één van de langstlopende programma’s die zich richten op deze aandachtsgebieden.

Het Kabinet hecht bijzonder aan het programma, omdat het gaat om het bestendigen en bevorderen van gedeelde Europese waarden. Deze gedeelde Europese waarden verbinden Europese landen ondanks hun culturele diversiteit. Een stevige en pluriforme rechtsstaat, stabiele democratische processen en goed bestuur, waar dit subsidiebeleidskader zich op richt, zijn onderdeel van deze waarden en de agenda voor de regio’s die grenzen aan de Europese Unie.

Onderdeel van het Matra-programma is het voorliggende subsidiebeleidskader Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 (hierna: Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024) dat voortbouwt op het eerder gepubliceerde subsidiebeleidskader Matra 2017–2020 en gericht is op de ondersteuning van overheden in de Matra-doellanden. Beide kaders vinden hun oorsprong in de Matra-beleidskaderbrief van 8 januari 2016 (Kamerstuk 2015–2016, 34 300 V, nr. 51). Met dit instrument wordt ingezet op overdracht van kennis en vaardigheden tussen Nederlandse overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de Matra-regio’s op het gebied van de pluriforme rechtsstaat en democratisch en goed bestuur.

1.2 Doelstelling subsidiebeleidskader Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024

Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 is primair gericht op het versterken van de capaciteit van (semi-)overheidsinstellingen in de pre-accessielanden en het viertal landen van het Oostelijk Partnerschap, dat een vergaand samenwerkingsakkoord (associatieakkoord [AA] of een comprehensive and enhanced partnership agreement [CEPA]) heeft gesloten met de Europese Unie (vanaf nu: AA- en CEPA-landen).⁴ Voor de pre-accessielanden moet het project aantoonbaar bijdragen aan de ontwikkeling van de rechtsstaat en goed bestuur in lijn met de EU-toetredingscriteria. Voor de AA- en CEPA-landen moet het project aantoonbaar bijdragen aan de uitvoering van de afspraken op het gebied van de rechtsstaat en goed bestuur, zoals overeengekomen in de samenwerkingsakkoorden.

Daarnaast is Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 gericht op de versterking van de bilaterale relaties. De inzet van expertise van Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen is daarom een vereiste.

In concreto behelst de doelstelling:

A. Capaciteitsversterking

De capaciteit van één of meer (semi-)overheidsinstelling(en) in één of meer van de doellanden om te voldoen aan de met de EU gemaakte afspraken⁵ wordt versterkt door gebruik te maken van de capaciteit van een of meer relevante (semi-) overheidsinstelling(en) in Nederland.

En

B. Versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen.

Door de samenwerking tussen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de doellanden zullen de banden tussen de landen versterkt worden.

1.3 Opbouw van dit kader

In dit subsidiebeleidskader worden in hoofdstuk 2 de selectieprocedure, de financiële middelen, de verdeling daarvan en het tijdpad geschetst. Hoofdstuk 3 bevat een toelichting op de voor subsidie in aanmerking komende projecten en organisaties, waarna hoofdstuk 4 is gewijd aan de formele vereisten aan de aanvraag en de verdere procedure. In de laatste drie hoofdstukken (5 tot en met 7) worden de verschillende drempelcriteria, criteria ten aanzien van het track record en inhoudelijke criteria uiteengezet.

2. Selectieprocedure, financiële middelen, verdeling daarvan en tijdpad

2.1 Beoordeling in twee fasen

Op de subsidieverstrekking in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 zijn de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 onverkort van toepassing. Daarnaast gelden bij de beoordeling van de subsidieaanvragen en de verdeling van de beschikbare middelen de in dit subsidiebeleidskader neergelegde beleidsregels.

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 dient een aanvraag te voldoen aan de formele vereisten zoals vermeld in hoofdstuk 4.

Aanvragen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 worden vervolgens beoordeeld in twee fasen:

• 1. Drempeltoets deel A, toets track record en toets kwaliteit conceptnotitie. Zie hoofdstuk 5 voor een volledige toelichting op de drempeltoets deel A, hoofdstuk 6 voor een toelichting op de toetsing van het track record en hoofdstuk 7 voor een toelichting op de inhoudelijke toetsing van de conceptnotitie;

• 2.

  • a) Drempeltoets deel B en toets kwaliteit volledig voorstel. Zie hoofdstuk 5 voor een volledige toelichting op de drempeltoets deel B en hoofdstuk 7 voor een toelichting op de inhoudelijke toetsing van het volledige voorstel.

  • b) Beoordeling organisatorische capaciteit en integriteitsbeleid.

2.1.1 Beoordeling in fase 1

De eerste fase betreft de beoordeling van de ingediende aanvragen op grond van de drempelcriteria van drempeltoets deel A, de criteria ten aanzien van het track record en de criteria met betrekking tot de kwaliteit van een conceptnotitie (volgens het sjabloon opgenomen in appendix 2 bij deze bijlage) waarin geschetst wordt wat de doelstellingen en administratieve kenmerken (budget, duur, etc.) van het project zijn en welke partners betrokken zijn.

i. Drempeltoets deel A

Zowel de aanvrager/penvoerder en alle mede-indieners, als het project waarvoor subsidie wordt gevraagd, dienen ten minste te voldoen aan de drempelcriteria (zie hoofdstuk 5) om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van het Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024. Bij het niet voldoen aan één (of meer) van de drempelcriteria zal de aanvraag worden afgewezen en niet verder worden beoordeeld.

De drempelcriteria zullen in twee fasen worden getoetst. Om de conceptnotitiefase zo licht mogelijk te houden zullen in de drempeltoets deel A alleen die zaken getoetst worden die voor die fase van de beoordeling essentieel zijn. De drempeltoets deel B wordt in fase 2 gedaan voor die voorstellen die na de inhoudelijke toets van de conceptnotitie in aanmerking komen om uitgewerkt te worden tot een volledig voorstel.

ii. Track record

Van alle aanvragen die voldoen aan de drempeltoets deel A zal het track record worden beoordeeld op grond van de criteria met betrekking tot het track record (zie hoofdstuk 6). De aanvrager/penvoerder en alle mede-indieners dienen ten minste te voldoen aan deze criteria om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van het Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024. Aanvragen die hieraan niet voldoen worden afgewezen en niet verder beoordeeld.

iii. Kwaliteit conceptnotitie

Indien voldaan is aan de drempelcriteria deel A en de criteria m.b.t. het track record, zal de aanvraag inhoudelijk worden getoetst aan de hand van de inhoudelijke criteria m.b.t. de kwaliteit van de conceptnotitie (zie hoofdstuk 7). Om in aanmerking te kunnen komen voor selectie voor uitwerking tot een volledig voorstel zal een conceptnotitie van goede kwaliteit moeten zijn (zie paragraaf 2.3).

iv. Selectie voor uitwerking volledig voorstel

Aan de hand van de rangschikking van de aanvragen op basis van de beoordeling van de kwaliteit van de conceptnotities en de beschikbare middelen zal een selectie worden gemaakt van aanvragen die in aanmerking komen voor uitwerking tot een volledig voorstel, daarbij rekening houdend met een evenwichtige spreiding van de beschikbare middelen over de (sub)thema’s, de twee doelregio’s (de pre-accessieregio en de AA- en CEPA-landen) en de doellanden. Er worden aanvragen geselecteerd totdat de aangevraagde bedragen gezamenlijk optellen tot maximaal een bedrag van EUR 15 miljoen.

De indieners van deze geselecteerde aanvragen zullen worden uitgenodigd om in de tweede fase een volledig voorstel uit te werken. Dit volledige voorstel dient in lijn te zijn met de conceptnotitie.

2.1.2 Beoordeling in fase 2

Fase 2.a

i. Drempeltoets deel B

Alle tijdig ingediende volledige voorstellen zullen worden beoordeeld op grond van de drempelcriteria van drempeltoets deel B (zie hoofdstuk 5). Bij het niet voldoen aan één of meer van deze criteria zal de aanvraag worden afgewezen en niet verder beoordeeld.

ii. Kwaliteit volledig voorstel

Indien voldaan is aan de drempelcriteria deel B, zal de aanvraag inhoudelijk worden getoetst aan de hand van de inhoudelijke criteria m.b.t. de kwaliteit van het volledig voorstel (zie hoofdstuk 7). Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie zal een volledig voorstel van goede kwaliteit moeten zijn (zie paragraaf 2.3).

Aan de hand van de rangschikking van de aanvragen op basis van de beoordeling van de kwaliteit van de volledige voorstellen en de beschikbare middelen zal een selectie worden gemaakt, daarbij rekening houdend met een evenwichtige spreiding van de beschikbare middelen over de (sub)thema’s, de twee doelregio’s (de pre-accessieregio en de AA- en CEPA-landen) en de doellanden. Hieruit vloeit een voorlopige selectie van te honoreren aanvragen voort.

Fase 2.b

Op grond van artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken, komen voor subsidie alleen in aanmerking rechtspersonen die in staat zijn tot een adequaat financieel beheer en die door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten kunnen waarborgen.

Tevens dient de aanvrager aan te tonen aan dat hij, en in geval van een alliantie ook zijn mede-indieners, een integriteitsbeleid heeft, dan wel hebben vastgesteld. De aanvrager toont aan dat hij, en in geval van een alliantie ook zijn mede-indieners, procedures heeft, dan wel hebben ingevoerd om aan dat beleid toepassing te kunnen geven. Dit integriteitsbeleid en deze procedures zijn er om ernstige vormen van grensoverschrijdend gedrag, daaronder begrepen seksuele misdragingen, jegens medewerkers en derden bij de uitvoering van de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft door de penvoerder, de mede-indieners en de door hen ingeschakelde partijen, zo veel mogelijk te voorkomen, in voorkomend geval te onderzoeken, met passende maatregelen zo spoedig mogelijk te doen beëindigen en de gevolgen daarvan te mitigeren. De procedures zijn zodanig ingericht dat een tijdige melding van incidenten aan de minister is gewaarborgd.

Op beide vereisten (capaciteit en integriteit) worden middels de Organisational Risk and Integrity Assessment (ORIA) alleen aanvragen getoetst van aanvragers wier aanvraag aan de drempeltoets deel A en deel B en aan de criteria met betrekking tot het track record voldoet en op grond van de uitkomsten van de beoordeling volgens de inhoudelijke criteria van zowel fase 1 als 2.a in aanmerking kan komen voor subsidie. Deze aanvragers worden daarna door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de gelegenheid gesteld om binnen een daarbij voorgeschreven periode de voldoende kwaliteit van hun organisatorische capaciteit en hun integriteitsbeleid aan te tonen. Indien beiden van voldoende kwaliteit blijken te zijn, komt hun aanvraag in aanmerking voor subsidie. Zo niet, dan wordt de aanvraag afgewezen. Ook indien de gevraagde aanvullende informatie benodigd voor de toets op capaciteit en integriteit niet of niet tijdig wordt aangeleverd, wordt de aanvraag afgewezen.

De voor de toetsing van de organisatorische capaciteit en integriteit benodigde ORIA of PARTOS ISO-9001 certificering hoeft dus nog niet direct bij het indienen van de conceptnotitie of volledige aanvraag te worden overgelegd. Er is voor deze werkwijze gekozen om geen ongelijk speelveld te creëren voor aanvragers die hier (nog) niet over beschikken. De termijn die geboden wordt om de organisatorische capaciteit en het integriteitsbeleid aan te tonen zal zeer kort zijn, maximaal 10 werkdagen, teneinde de definitieve besluitvorming te kunnen afronden volgens het in paragraaf 2.5 opgenomen schema. U dient hierop dus voorbereid te zijn. In de toelichting in appendix 8 kunt u zien wat er in uw situatie wordt verwacht en welke bescheiden u dient te overleggen indien uw aanvraag de drempeltoets en de inhoudelijke toets doorstaat.

2.2 Beschikbare middelen, financiële begrenzing projecten en tijdvak uitvoering activiteiten

Het subsidieplafond voor Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 bedraagt EUR 9 miljoen. Een subsidie voor een project in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 zal minimaal EUR 500.000 en maximaal EUR 2 miljoen bedragen. De looptijd van een project kan variëren tussen de twee en vier jaar, moet binnen het tijdvak van 1 mei 2020 tot en met 30 oktober 2024 vallen en met dien verstande dat projecten niet later dan 1 oktober 2020 mogen beginnen.

2.3 Selectie aanvragen en verdeling beschikbare middelen

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 geldt dat een aanvraag moet voldoen aan alle drempelcriteria en aan de criteria ten aanzien van het trackrecord en dat de kwaliteit van zowel de conceptnotitie als het volledige voorstel ten minste goed (minimaal 70% van het maximaal aantal te behalen punten) moet zijn.

De beoordeling van de aanvragen en de toekenning en verdeling van de beschikbare middelen vindt plaats via een tender: van alle aanvragen die voldoen aan de maatstaven van deze beleidsregels, wordt de kwaliteit beoordeeld volgens dezelfde criteria. De aanvragen worden gerangschikt op basis van de uitkomsten van deze beoordeling. De aanvragen die het beste voldoen aan de criteria komen als eerste voor subsidie in aanmerking. Daarna volgen nummer 2, 3 etc. tot de beschikbare middelen zijn uitgeput.

De verdeling van de beschikbare middelen vindt derhalve plaats op grond van de kwaliteit van de ingediende aanvragen zoals beoordeeld aan de hand van de in deze beleidsregels opgenomen maatstaven. Bij de verdeling van de beschikbare middelen wordt gestreefd naar een redelijke verdeling van de middelen over activiteiten in de twee doelregio’s. Ook streeft de minister naar een redelijke spreiding van middelen over de doellanden genoemd in paragraaf 3.1.3 en de (sub)thema’s genoemd in paragraaf 3.1.1.

Dit betekent dat bij de selectie van de aanvragen en de verdeling van de beschikbare middelen het mogelijk is dat een aanvraag goed scoort en toch wordt afgewezen omdat de beschikbare middelen niet toereikend zijn om alle aanvragen die van goede kwaliteit zijn gebleken te kunnen honoreren, en/of omdat de initiële ranking op kwaliteit zou leiden tot een onevenwichtige spreiding over de (sub)thema’s, doelregio’s en/of doellanden.

2.4 Resterende middelen

Het is mogelijk dat na goedkeuring van één of meer aanvragen nog middelen resteren, maar dat dit restant minder bedraagt dan EUR 500.000 (het absolute minimumbedrag voor een aanvraag/subsidie). Hierdoor zal er geen volgend project meer kunnen worden goedgekeurd. Projecten zullen namelijk niet gedeeltelijk worden gefinancierd indien de betreffende subsidie onder de minimumomvang van een subsidie in het kader van dit Matra-subsidiebeleidskader zou vallen.

2.5 Termijn voor indiening en verder tijdpad

Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 31 oktober 2019, 12.00 uur CET. Binnen 4 weken na deze deadline zal aan een selectie van aanvragers het verzoek worden gedaan om een of meerdere conceptnotities uit te werken tot een volledige voorstel. Deze kunnen worden ingediend tot en met uiterlijk 21 februari 2020, 12.00 uur CET. Uiterlijk 30 april 2020 zal op de tijdig ontvangen volledige voorstellen worden besloten.

Actie	Tijdpad
Uiterste datum van indiening aanvraag incl. conceptnotitie	31 oktober 2019, 12.00 uur CET
Beoordelingsfase conceptnotities, selectie van aanvragers voor uitwerken conceptnotities	1 november–30 november 2019
Uiterste datum van indiening volledige voorstel	21 februari 2020, 12.00 uur CET
Beoordelingfase volledige voorstellen, selectie van aanvragers die potentieel in aanmerking komen voor subsidie, toetsing organisatiecapaciteit en integriteitsbeleid, besluiten over subsidieverlening	24 februari 2020–30 april 2020

2.6 Vereisten na subsidieverlening

In geval een aanvraag wordt gehonoreerd en er subsidie wordt verleend, dient de subsidieontvanger te rapporteren over de voortgang van de activiteiten. De precieze vereisten worden neergelegd in een aan de subsidieverlening verbonden verplichting in de verleningsbeschikking.

2.7 Rol van het ambassadenetwerk in de doellanden

Gedurende zowel de conceptnotitiefase als tijdens het schrijven van het volledige voorstel kan gebruik gemaakt worden van de expertise van het ambassadenetwerk in de doellanden, langs de volgende weg. Vragen kunnen schriftelijk gesteld worden via het e-mailadres matra@minbuza.nl; deze worden, waar nodig samengevoegd met andere vragen, eens per week geanonimiseerd beantwoord op de website van het NFRP-Matra programma (www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie) in de vorm van Q&A’s.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de posten rechtstreeks benaderd worden.

3. Voor subsidie in aanmerking komende activiteiten en organisaties en vereisten aan samenwerking

3.1 Subsidiabele activiteiten Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 (thema’s en werkwijze)

3.1.1 Kwalificerende (sub)thema’s

Het Engelse begrip rule of law kan worden gelijkgesteld met de Nederlandse notie van ‘de rechtsstaat’. Beide begrippen zijn echter niet vastomlijnd en omvatten diverse thema’s die soms verschillend worden geformuleerd. Om het gehele spectrum te kunnen bedienen is een aantal (sub)thema’s vastgesteld. Aanvragen dienen op ten minste één van deze (sub)thema’s betrekking te hebben om voor subsidieverlening in aanmerking te kunnen komen, waarbij voor de twee doelregio’s (enerzijds de pre-accessieregio, anderzijds de AA- en CEPA-landen) verschillende kwalificerende (sub)thema’s gelden. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft, binnen de genoemde (sub)thema’s, bijzondere interesse in vernieuwende projecten.

Aanvragen gericht op niet-genoemde (sub)thema’s worden afgewezen.

Kwalificerende (sub)thema's zijn:

Pre-accessieregio

• 1. Pluriforme rechtsstaat, rechtspraak en rechtshandhaving

  • Professionele en moderne justitie

    • a. Versterking van de gerechtelijke organisatie en management;

    • b. Efficiënte ketensamenwerking;

    • c. Versterking van gerechtelijke opleidingsinstituten;

    • d. Onafhankelijkheid, integriteit, transparantie, onpartijdigheid en toegankelijkheid van het gerechtelijke apparaat;

    • e. Versterkte capaciteit op het gebied van bestrijding van corruptie en georganiseerde misdaad;

    • f. Incorporatie en implementatie van internationale strafrechtnormen met specifieke aandacht voor lokale berechting van oorlogsmisdadigers, samenwerking met internationale tribunalen en transitional justice in de vorm van waarheidsvinding, verzoening en compensatie;

  • Incorporatie en implementatie van internationale normen op het gebied van mensenrechten

  • Mediavrijheid

• 2. Goed bestuur

  • Betrouwbaar, inclusief en democratisch overheidsoptreden door het vergroten van:

    • a) Transparantie;

    • b) Controleerbaarheid;

    • c) Integriteit; en

    • d) democratisering van overheidsoptreden.

AA- en CEPA-landen

• 1. Pluriforme rechtsstaat, rechtspraak en rechtshandhaving

  • Professionele en moderne justitie

    • a. Versterking van de gerechtelijke organisatie en management;

    • b. Efficiënte ketensamenwerking;

    • c. Versterking van gerechtelijke opleidingsinstituten, en

    • d. Onafhankelijkheid, integriteit, transparantie, onpartijdigheid en toegankelijkheid van het gerechtelijke apparaat;

    • e. Versterkte capaciteit op het gebied van bestrijding van corruptie en georganiseerde misdaad;

    • f. Incorporatie en implementatie van internationale strafrechtnormen;

  • Incorporatie en implementatie van internationale normen op het gebied van mensenrechten

  • Mediavrijheid

• 2. Goed bestuur

  • Betrouwbaar, inclusief en democratisch overheidsoptreden door het vergroten van:

    • a) Transparantie;

    • b) Controleerbaarheid;

    • c) Integriteit, en

    • d) democratisering van overheidsoptreden.

Aanvragen gericht op niet-genoemde (sub)thema’s worden afgewezen.

3.1.2 Kwalificerende werkwijze

In lijn met de bovenstaande doelstelling van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 dienen de aanvragen zich te richten op:

• 1) de overdracht van de inhoudelijke expertise en vaardigheden aan (semi)overheidsinstellingen; en

• 2) het bewerkstelligen van institutionele versterking.

Daarbij dient relevante inhoudelijke expertise van één of meerdere Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen (zie 3.3.1) te worden ingebracht in het project.

3.1.3 Geografische afbakening

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie dient een aanvraag zich te richten op de versterking van de capaciteit van (semi-)overheidsinstellingen in minimaal één van de volgende doellanden:

• Pre-accessie regio: Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Noord-Macedonië, Montenegro, Servië en Turkije.

• AA- en CEPA-landen: Armenië, Georgië, Moldavië en Oekraïne.

Regionale samenwerking (binnen bovengenoemde regio’s) heeft de bijzondere aandacht van de Minister. In het geval van een regionale samenwerkingscomponent zal bij het beoordelen van de conceptnotitie dan ook worden getoetst op de kwaliteit van deze component waarbij het uitvoeren van losstaande projecten in meerdere doellanden nadrukkelijk niet kwalificeert als regionale samenwerking.

3.2 Voor wie is Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 bedoeld?

Voor subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 kunnen in aanmerking komen:

• Niet-gouvernementele organisaties (NGO's) en onderwijs-/onderzoeksinstellingen zonder winstoogmerk

Onder NGO wordt voor de toepassing van deze beleidsregels verstaan een niet op winst gerichte en niet door een overheidsinstelling opgerichte organisatie die beschikt over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht in het land waar de organisatie statutair gevestigd is.

Alleen rechtspersonen kunnen in aanmerking komen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024.

Organisaties met een winstoogmerk kunnen niet zelfstandig in aanmerking komen voor subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024. NGO’s of onderwijs-/onderzoeksinstellingen kunnen wel experts van commerciële organisaties opvoeren in de begroting van een project indien de aard van het project hun inzet vereist en de daarvoor begrote kosten in verhouding zijn tot de geleverde diensten en passen binnen de aard van het Matra-programma. Hierbij geldt dat de begrote kosten voor inzet van commercieel werkende experts in lijn dienen te zijn met de motie de Pater-Van der Meer⁶ die stelt dat voor in Nederland extern ingehuurde expertise een maximaal uurtarief van EUR 250,– ex. BTW en een maximaal dagtarief van EUR 1.800,– ex. BTW geldt. Voor de toetsing van de redelijkheid van in de doellanden in te kopen expertise wordt een beroep gedaan op de Nederlandse ambassades in de doellanden.

Organisaties kunnen zelfstandig een subsidieaanvraag indienen of deel uitmaken van een alliantie. Een alliantie is een samenwerkingsverband van twee of meer voor subsidie in aanmerking komende organisaties, die een gezamenlijk project uitvoeren waarbij alle partijen een bijdrage leveren aan het geheel. Zij sluiten daartoe een samenwerkingsovereenkomst die moet worden ingediend met het volledige voorstel (fase 2). De penvoerder dient in een dergelijk geval namens de alliantie een aanvraag in voor het project. De penvoerder is, indien de aanvraag wordt gehonoreerd, verantwoordelijk voor de uitvoering van het project van de alliantie en voor de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

NB: Organisaties kunnen ten hoogste driemaal als aanvrager, penvoerder en/of mede-indiener betrokken zijn bij een aanvraag voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024. Indien een organisatie betrokken is bij meer dan drie aanvragen, zij het als aanvrager, als penvoerder of als mede-indiener, wordt/worden de aanvraag/aanvragen die na de eerste drie ontvangen aanvragen is/zijn ontvangen afgewezen en niet verder beoordeeld.

Aanvragers kunnen voor de uitvoering van (onderdelen van) het project gebruik maken van derden. Een dergelijke samenwerking betreft geen samenwerking in het kader van een samenwerkingsverband zoals hiervoor bedoeld, maar samenwerking met bijvoorbeeld een lokale organisatie die enkele onderdelen van het project lokaal uitvoert. Zie in dit verband ook de hiervoor opgenomen passage over commerciële organisaties.

3.3 Vereisten aan samenwerking met (semi-)overheidsinstellingen

3.3.1 Samenwerking met (semi-)overheidsinstellingen in Nederland en de doellanden

Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 subsidies zijn bedoeld voor projecten binnen één of meerdere van de in paragraaf 3.1.1 genoemde (sub)thema’s waarin Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen op resultaatgerichte wijze samenwerken met (semi-)overheidsinstellingen in de doellanden.

Onder Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen worden, gelet op de doelstellingen van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024, verstaan: de Ministeries, Hoge Colleges van Staat, zelfstandige bestuursorganen (ZBO's), publiekrechtelijke bedrijfs- en beroepsorganisaties (PBO’s) en privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen die bekleed zijn met enig openbaar gezag.

In de doellanden gaat het om (semi-)overheidsinstellingen die in de lokale context vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde Nederlandse instellingen.

Daarnaast biedt Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 in aanvulling op een samenwerking met een of meerdere van de hierboven genoemde (semi-)overheidsinstellingen op rijksoverheidniveau ruimte voor samenwerking met Nederlandse decentrale overheden indien dit de doelstelling van het voorziene project ten goede komt. Hierbij dient vermeld te worden dat een dergelijke samenwerking niet de verplichte samenwerking met een of meerdere hierboven genoemde (semi-)overheidsinstellingen kan vervangen.

De expertise zal niet altijd uitsluitend kunnen worden geleverd door medewerkers van de hier genoemde (semi-)overheidsinstellingen. In de praktijk kan een beroep worden gedaan op de aanvullende capaciteit van consulenten uit de particuliere sector (zie over de kosten die in verband daarmee worden gemaakt paragraaf 3.2). Ook kan gebruik worden gemaakt van expertise van relevante (semi-)overheidsinstellingen uit andere EU-lidstaten, mits dit niet strijdig is met de doelstellingen als genoemd in paragraaf 1.2.

3.3.2 Samenwerking met lokaal maatschappelijk middenveld

Lokale NGO’s die actief zijn in de doellanden op de in paragraaf 3.1.1 genoemde (sub)thema’s kunnen een belangrijke rol spelen bij het bereiken van de in paragraaf 1.2 genoemde doelstellingen, en het duurzaam inbedden van de resultaten, bijvoorbeeld in een situatie waarin een groot deel van het ambtenarenapparaat wordt gewisseld na verkiezingen. Daarnaast kan een sterk en betrokken maatschappelijk middenveld (indirect) bijdragen aan het aanjagen van een verbeterde rechtsstaat, pluriformiteit en een versterkte overheid. Door, waar relevant, deze organisaties te betrekken bij een project kan tevens het draagvlak voor de hervormingen worden vergroot.

Binnen projecten onder het subsidiekader kan daarom worden samengewerkt met het lokaal maatschappelijk middenveld. Dit is evenwel geen verplichting.

4. Formele vereisten aanvraag

• 4.1 Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 31 oktober 2019, 12.00 uur CET. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen. De aanvraag moet worden ingediend aan de hand van het daartoe door de minister vastgestelde aanvraagstramien, voorzien van de in het aanvraagstramien vereiste bescheiden. De bescheiden waarvoor de minister een sjabloon heeft vastgesteld moeten aan de hand van deze sjablonen worden opgesteld en ingediend (zie aanvraagstramien en de bij dit subsidiebeleidskader behorende appendices 1 tot en met 12).⁷ De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

• 4.2 Volledige voorstellen kunnen worden ingediend vanaf de datum waarop de aanvrager/penvoerder daartoe verzocht is tot en met uiterlijk 21 februari 2020, 12.00 uur CET. Uiterlijk 30 april 2020 zal op de tijdig ingediende volledige voorstellen worden besloten. Indien een volledig voorstel later dan genoemde datum en tijd wordt ingediend, zal de aanvraag worden afgewezen. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een volledig voorstel.

• 4.3 In geval een aanvrager/penvoerder voor meerdere projecten subsidie wil vragen, moet voor elk project separaat een aanvraag worden ingediend. Indien voor meerdere projecten in één aanvraag subsidie wordt gevraagd, zal deze worden geretourneerd en zal per project opnieuw een aanvraag moeten worden ingediend. Daarbij geldt als moment van ontvangst het moment waarop de aanvragen separaat worden ontvangen. NB: ook voor het opnieuw indienen van deze separate aanvragen gelden bovengenoemde deadlines. Indien er gelet op deze deadlines redelijkerwijs geen tijd meer is de aanvrager hierop te wijzen en/of de aanvragen opnieuw in te dienen zal de gecombineerde aanvraag worden afgewezen.

• 4.4 Het verdient de voorkeur dat aanvragen per e-mail in .pdf-format worden ingediend.⁸ Voor de begroting geldt dat deze bij voorkeur in .excel-format wordt aangeleverd. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres:

  Matra@minbuza.nl

  Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E‑mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerpregel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.⁹

  Eventuele technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

  Aanvragen per post kunnen worden gestuurd naar:

  Ministerie van Buitenlandse Zaken

  Directie Europa

  Postbus 20061

  2500 EB ’s Gravenhage

  Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Rijnstraat 8, 2515 XP ’s-Gravenhage.

  Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen.

  Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het Ministerie bij de aanvrager.

  Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

  Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig is ingediend, d.w.z. uiterlijk 31 oktober 2019 12.00 uur CET voor aanvragen met conceptnotitie en 21 februari 2020 12.00 uur CET voor volledige voorstellen. Houd hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.

• 4.5 Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.

• 4.6 Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

• 4.7 De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Ook bij de aanvraag behorende bescheiden die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands of Engels.

  Additionele informatieve / illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie worden niet betrokken bij de beoordeling van een aanvraag.

• 4.8 In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen.

  Indien een aanvraag, respectievelijk volledig voorstel pas kort voor het verstrijken van de deadline van 31 oktober 2019, respectievelijk 21 februari 2020 wordt ingediend, loopt de aanvrager het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan haar bevoegdheid om de aanvrager een aanvulling te vragen, aangezien een dergelijke aanvulling niet meer mogelijk is zonder de deadline te overschrijden. In dat geval zal de aanvraag dan wel het volledige voorstel niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal het worden beoordeeld zoals het primair was ingediend. Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.

• 4.9 Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de aanvraag wordt ingediend, wordt afgewezen.

• 4.10 Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail richten aan matra@minbuza.nl. Waar nodig samengevoegd met andere vragen vindt tot de deadline voor indiening van volledige voorstellen geanonimiseerde beantwoording hiervan eens per week plaats op de website van het NFRP-Matra programma (www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie) in de vorm van Q&A’s.

5. Drempelcriteria (D.1 t/m D.20)

Voor de drempelcriteria geldt dat indien een aanvraag aan één of meerdere criteria niet voldoet, deze wordt afgewezen en niet verder wordt beoordeeld. De drempelcriteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht.

Om fase 1 zo toegankelijk mogelijk te houden worden de drempelcriteria in twee fasen getoetst. Deel A wordt getoetst in fase 1, deel B in fase 2.

Deel A (criteria D.1 - D.16)

Drempelcriteria ten aanzien van de organisatie

Criterium D.1 - Type organisatie

De aanvrager, dan wel in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder en de mede-indiener(s) is, dan wel zijn, (een) niet-gouvernementele organisatie(s) (NGO's) of onderwijs-/onderzoeksinstelling(en) zonder winstoogmerk.

• Onder NGO wordt voor de toepassing van deze beleidsregels verstaan een niet op winst gerichte en niet door een overheidsinstelling opgerichte organisatie die beschikt over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht in het land waar de NGO statutair gevestigd is.

Criterium D.2 - Alliantie

In geval van een aanvraag namens een alliantie wordt bij de aanvraag een door alle alliantiepartners (penvoerder en de mede-indiener(s)) getekende intentieverklaring (zie sjabloon in appendix 3 behorende bij dit subsidiebeleidskader) meegeleverd waaruit de intentie van de penvoerder en de mede-indiener(s) blijkt om gezamenlijk het project waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft uit te voeren.

Criterium D.3 - Mate van financiële onafhankelijkheid van de organisatie

Gedurende de periode 2016–2018 was gemiddeld maximaal 75% van de totale jaarlijkse inkomsten van de aanvrager of de alliantie direct dan wel indirect afkomstig uit subsidies en/of bijdragen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (incl. ambassades). Indien de aanvrager penvoerder is voor een alliantie geldt dit criterium voor de gehele alliantie. Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende alliantiepartners meer dan 75% van de totale jaarlijkse inkomsten via BZ-bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door een andere alliantiepartner in de alliantie.

Criterium D.4 - Maximale bezoldiging

De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners bedraagt met ingang van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd per kalenderjaar ten hoogste EUR 181.000 (bruto) bij een dienstverband van een 36-urige werkweek.

Genoemd bedrag bestaat uit:

• 1) de beloning (de som van de periodiek betaalde beloningen en winstdelingen en bonusbetalingen);

• 2) de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen; en

• 3) beloningen betaalbaar op termijn, zoals vakantiegeld, 13e maand, werkgeversdeel pensioenbijdrage etc.

Criterium D.5 - Aantal aanvragen

De organisatie die de aanvraag indient, dan wel, in geval van een aanvraag namens een alliantie, elke alliantiepartner (penvoerder en mede-indiener(s)), is niet meer dan drie maal als aanvrager, penvoerder en/of mede-indiener betrokken bij een aanvraag voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024.

Drempelcriteria ten aanzien van het project

Criterium D.6 - Omvang van de subsidie

De gevraagde subsidie bedraagt ten minste € 500.000 en ten hoogste € 2.000.000.

Criterium D.7 - Looptijd van het project

Het project waarvoor subsidie wordt gevraagd heeft een minimale looptijd van 24 maanden en een maximale looptijd van 48 maanden.

Criterium D.8 - Start- en einddatum van het project

Het project start niet eerder dan 1 mei 2020 en niet later dan 1 oktober 2020 en wordt afgerond uiterlijk op 30 oktober 2024.

Criterium D.9 - Landen van uitvoering

Het project is gericht op de versterking van de capaciteit van een of meerdere (semi-) overheidsinstelling(en) in minimaal één van de volgende doellanden:

• Pre-accessie-landen: Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Noord-Macedonië, Montenegro, Servië en Turkije

• AA- en CEPA-landen: Georgië, Moldavië, Oekraïne en Armenië.

Criterium D.10 - Aansluiting bij doelstelling Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024

Het project draagt bij aan de overkoepelende beleidsdoelstellingen van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024, namelijk:

A. Capaciteitsversterking

De capaciteit van één of meer (semi-)overheidsinstelling(en) in één of meer van de doellanden om te voldoen aan de met de EU gemaakte afspraken¹⁰ wordt versterkt door gebruik te maken van de capaciteit van één of meer relevante (semi-) overheidsinstelling(en) in Nederland.

En

B. Versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen

Door de samenwerking tussen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de doellanden zullen de banden tussen de landen versterkt worden.

Criterium D.11 - Bijdrage aan uitvoering EU-afspraken met doelland(en)

Het project draagt bij aan:

• 1. de ontwikkeling van de rechtsstaat en goed bestuur in lijn met de EU-toetredingscriteria voor zover het gaat om capaciteitsversterking in de pre-accessielanden; en/of

• 2. de uitvoering van de afspraken over rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur zoals overeengekomen in de samenwerkingsakkoorden met de EU voor zover het gaat om capaciteitsversterking in de AA- en CEPA-landen.

Criterium D.12 - Kwalificerende thema’s

Het project waarvoor subsidie wordt gevraagd richt zich op ten minste één van de in pararagraaf 3.1.1 genoemde (sub)thema’s.

Criterium D.13 - Inzet Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en samenwerking (semi-)overheidsinstellingen doellanden

De aanvrager betrekt Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen op directe wijze bij de uitvoering van het project door op resultaatgerichte wijze samen te werken met één of meer (semi-)overheidsinstellingen in één of meerdere doellanden zoals vastgesteld onder drempelcriterium D.9.

Onder Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen worden, gelet op de doelstellingen van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024, verstaan: de Ministeries, Hoge Colleges van Staat, zelfstandige bestuursorganen (ZBO's), publiekrechtelijke bedrijfs- en beroepsorganisaties (PBO’s) en privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen die bekleed zijn met enig openbaar gezag.

In de doellanden gaat het om (semi-)overheidsinstellingen die in de lokale context vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde Nederlandse instellingen.¹¹

D.14 - Samenwerking (semi-)overheidsinstellingen

De aanvrager, dan wel, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder, voegt bij de aanvraag een intentieverklaring (zie sjabloon in appendix 4 behorende bij dit subsidiebeleidskader) waaruit de intentie van de aanvrager, dan wel alliantie, de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en) en de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden blijkt om samen te werken in het kader van de uitvoering van het project waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft; de intentieverklaring is ondertekend door de aanvrager, dan wel in geval van een aanvraag namens een alliantie door de penvoerder namens de alliantie of door alle alliantiepartners, namens de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en) en namens de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden.

Criterium D.15 - Overheadkosten en onvoorzien

Maximaal 10% van de begroting heeft betrekking op overheadkosten.¹²

Maximaal 5% van de begroting heeft betrekking op de post onvoorzien.¹³

Criterium D.16 - Niet-subsidiabele activiteiten

Het project betreft geen:

• initiatieven die proselitisme (mede) beogen;

• financiering van commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten;

• activiteiten waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;

• activiteiten van een lokale NGO waarvoor reeds middellijk ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een bijdrage wordt ontvangen.

• activiteiten van organisaties die reeds ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een instellingssubsidie ontvangen waarvan de werkingsduur zich uitstrekt tot in het subsidietijdvak waarop de tender waarvoor een aanvraag wordt ingediend betrekking heeft.

Deel B (criterium D.17-D.20)

Criterium D.17 - Volledig voorstel bouwt voort op conceptnotitie

Het volledige voorstel is in lijn met de conceptnotitie: het volledige voorstel is een inhoudelijke uitwerking van de conceptnotitie; grootschalige wijzigingen ten aanzien van doelstelling(en), resultaten, activiteiten en begroting, in ieder geval wijzigingen die in strijd zijn met de drempelcriteria van fase A, zijn niet toegestaan.

Criterium D.18 - Alliantie

In geval van een aanvraag namens een alliantie voegt de penvoerder bij het volledig voorstel een door alle alliantiepartners (penvoerder en mede-indiener(s)) ondertekende samenwerkingsovereenkomst toe waarin met het oog op het project waarvoor subsidie wordt gevraagd in ieder geval afspraken zijn neergelegd over:

• a. De wijze waarop elk van de partners bijdraagt aan de werkzaamheden van het samenwerkingsverband.

• b. De wijze waarop de besluitvorming in het samenwerkingsverband plaatsvindt.

• c. De wijze waarop de kosten en de risico’s worden verdeeld over de partners.

• d. De wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens de Minister is gewaarborgd, inclusief de zorg voor de gezamenlijk geaggregeerde rapportages.

• e. De wijze waarop de alliantieleden elkaar informeren, in het bijzonder over hun financiële gezondheid.

• f. De wijze waarop de samenwerking kan worden aangepast.

• g. De wijze waarop elk van de alliantieleden betrokken is bij het monitoren en evalueren van de voortgang van de gesubsidieerde activiteiten.

Criterium D.19 - Samenwerking met (semi-)overheidsinstellingen

De aanvrager, dan wel, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder, voegt bij het volledige voorstel een overeenkomst die afspraken bevat over de samenwerking van de aanvrager dan wel alliantie, de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en) en de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden bij de uitvoering van het project; de overeenkomst is ondertekend door:

• de aanvrager, dan wel in geval van een aanvraag namens een alliantie door de penvoerder namens de alliantie of door alle alliantiepartners,

• namens de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en),

• en namens de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden.

Criterium D.20 - Additionele middelen

De middelen die complementair aan de gevraagde subsidie nodig zijn voor de uitvoering van het project zijn gewaarborgd.

6. Track record (T.1 t/m T.2)

T.1 Ervaring in het doelland/de doellanden

De aanvrager of, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk, beschikt/beschikken minimaal over twee jaar ervaring met activiteiten in het land/de landen waar het project waarvoor subsidie wordt gevraagd worden uitgevoerd, welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan (peildatum 1 januari 2019).

T.2 Ervaring met het/de (sub)thema(’s)

De aanvrager of, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk, beschikt/beschikken minimaal over twee jaar ervaring met activiteiten gericht op het (sub)thema waar het project waarvoor subsidie wordt gevraagd zich op richt, welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan (peildatum 1 januari 2019).

Ten aanzien van het aantonen en beoordelen van de aanwezige ervaring geldt dat de aanvrager of, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk ook die ervaring mag/mogen opvoeren die door personeel van aanvragers, penvoerder of mede-indieners is opgedaan in dienst van een andere organisatie dan de organisatie waar het betreffende personeelslid op het moment van indienen in dienst is.

7. Inhoudelijke criteria (I.1 t/m I.8)

Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie dient de kwaliteit van zowel conceptnotitie als volledig voorstel, beoordeeld aan de hand van de hiernavolgende inhoudelijke criteria, goed (score van minimaal 70% van het maximaal aantal te behalen punten) te zijn. Wordt aan deze minimale score niet voldaan, dan wordt de aanvraag afgewezen.

Beleidsmatige criteria ten aanzien van het project

Ingediende aanvragen zullen worden beoordeeld op hun beleidsrelevantie aan de hand van de hiernavolgende criteria:

I.1 Logische samenhang en thematische relevantie

Conceptnotitie:

• 1) De mate waarin het project aansluit op een of meerdere (sub)thema’s genoemd in paragraaf 3.1.1.

• 2) De mate waarin het project is gebaseerd op een gedegen context- en stakeholderanalyse.

• 3) De mate waarin er sprake is van een adequate probleemstelling en voorziene outcomes logisch aansluiten op de context- en stakeholderanalyse.

• 4) De mate waarin het project naar verwachting bijdraagt aan het behalen van de gestelde outcomes.

• 5) De mate waarin het project bijdraagt aan de doelstellingen voor Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 genoemd in paragraaf 1.2.

• 6) De mate waarin het project haalbaar is en inzichtelijk is gemaakt in hoeverre uitkomsten uit evaluaties, pilots, studies, etc. bij de opzet zijn meegenomen.

• 7) De mate waarin wordt aangetoond dat het project additioneel is aan de interventies van andere donoren.

• 8) De mate waarin de aanvrager of, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder aannemelijk maakt dat het project een vernieuwende aanpak kent.

Volledige voorstel:

• 1) De mate waarin de voorgestelde interventiestrategie op een logische manier voortvloeit uit de context- en stakeholderanalyse.

• 2) De mate waarin de voorgestelde interventiestrategie SMART¹⁴ is uitgewerkt op het gebied van:

  • outcomes

  • outputs

  • indicatoren

  • activiteiten, en

  • middelen

  waarbij een logische en duidelijk weergegeven samenhang bestaat tussen deze onderdelen.

• 3) De mate waarin sprake is van een inclusieve aanpak met aandacht voor de verschillende belanghebbenden als gedefinieerd in de context- en stakeholderanalyse.

I.2 Rol Nederlandse en lokale (semi-)overheidsinstellingen

Conceptnotitie:

De mate waarin de voorgenomen samenwerking met een Nederlandse (semi-)overheidsinstelling en een (semi-)overheidsinstelling in het doelland naar verwachting bijdraagt aan het behalen van de doelstelling.

I.3 Lokale uitvoerende NGO(‘s)

Volledig voorstel:

Indien wordt samengewerkt met (een) lokale uitvoerende organisatie(s) zoals verwoord onder 3.3.2: de mate waarin deze organisatie(s):

• a) In staat is/zijn om op efficiente wijze toegevoegde waarde te leveren binnen een project waarin sprake is van internationale samenwerking.

• b) Effectieve invloed heeft/hebben gehad op de totstandkoming en inhoud van het project.

• c) Effectieve invloed heeft/hebben op de monitoring en sturing van de activiteiten.

I.4 Kwaliteit van regionale samenwerking

Volledig voorstel:

Indien er sprake is van een regionale samenwerkingscomponent: de mate waarin de regionale samenwerkingscomponent goed is uitgewerkt en een landoverstijgende toegevoegde waarde levert. Hierbij geldt dat het uitvoeren van losstaande projecten in meerdere doellanden nadrukkelijk niet kwalificeert als regionale samenwerking.

Duurzaamheid

I.5 Duurzaamheid

Conceptnotitie:

De mate waarin de conceptnotitie op overtuigende wijze aandacht besteedt aan de duurzaamheid van het project.

Volledig voorstel:

De mate waarin het project duurzaam is: de mate waarin het een langdurig effect voor de uiteindelijke doelgroep heeft en/of bijdraagt aan duurzame institutionele versterking en capaciteitsopbouw van (semi-)overheidsinstelling(en), waarbij na afloop van het project de behaalde resultaten geborgd worden.

Technische criteria voor het project en de organisatie

I.6 Gehanteerde PM&E systematiek

Volledig voorstel:

De mate waarin de gehanteerde Planning, Monitoring & Evaluatie (PM&E) systematiek toereikend is voor het bewaken van de voortgang en de bijsturing t.a.v. middelen, activiteiten, outputs, outcomes en onderliggende assumpties.

I.7 Risicomanagement

Volledig voorstel:

De mate waarin sprake is van (1) een adequate analyse van de interne en externe risico’s van de uitvoering van het project voor de organisatie en de activiteiten (2) inclusief stappen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.

I.8 Begroting en proportionaliteit

Conceptnotitie:

De mate waarin de begroting op hoofdlijnen een helder en realistisch verband legt tussen de benodigde middelen en de te realiseren outcomes.

Volledig voorstel

De mate waarin de uitgewerkte begroting een helder en realistisch verband legt tussen de benodigde middelen, de uit te voeren activiteiten en de te realiseren outputs en outcomes.

---

1 www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie

2 www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie

3 Pre-accessie: Westelijke Balkan (Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Noord-Macedonië, Montenegro, Servië) en Turkije.

Oostelijk Partnerschap: Armenië, Azerbeidzjan, Georgië, Moldavië, Oekraïne en Wit-Rusland.

4 De Matra-landen Azerbeidzjan en Wit-Rusland vallen daarmee buiten dit subsidiekader.

5 Voor de pre-accessielanden betreft het de gemaakte afspraken die zijn overeengekomen over rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur in lijn met het EU-toetredingstraject, voor de AA- en CEPA-landen gaat het om de afspraken over rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur zoals overeengekomen in de met de Europese Unie gesloten samenwerkingsakkoorden.

6 Kamerstukken II 2009/10, 32 124, nr. 18.

7 Het voor een aanvraag te hanteren aanvraagstramien en de sjablonen die moeten worden gebruikt voor de bij de aanvraag te voegen bescheiden worden als appendices bij het subsidiebeleidskader bekend gemaakt op www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie

8 Het is daarbij niet toegestaan om gebruik te maken van WeTransfer of andere systemen voor digitale gegevensoverdracht.

9 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail 2 van 5 etc. tot ‘e-mail 5 van 5’.

10 Voor de pre-accessielanden betreft het de gemaakte afspraken die zijn overeengekomen over rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur in lijn met het EU-toetredingstraject, voor de AA- en CEPA-landen gaat het om de afspraken over rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur zoals overeengekomen in de met de Europese Unie gesloten samenwerkingsakkoorden.

11 Binnen projecten onder het subsidiekader kan worden samengewerkt met het lokaal maatschappelijk middenveld. Dit is evenwel geen verplichting. Zie verder paragraaf 3.3.2.

12 Voor een definitie van wat wordt verstaan onder overheadkosten wordt verwezen naar de ‘definities van kostensoorten’ in appendix 12 behorende bij dit subsidiebeleidskader.

13 Voor een definitie van wat wordt verstaan onder onvoorzien wordt verwezen naar ‘definities van kostensoorten’ in appendix 12 behorende bij dit subsidiebeleidskader.

14 SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.