Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 13 augustus 2019, nr. 5351593, houdende vaststelling van het onderwijsaccountantsprotocol voor de sectoren PO, VO, MBO en HO (Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

Gelet op artikel 157, vierde lid, tweede volzin, van de Wet op de expertisecentra, artikel 171, vierde lid, tweede volzin, van de Wet op het primair onderwijs, de artikelen 14a, derde lid, tweede volzin, en 18, zesde lid, van het Bekostigingsbesluit WVO, artikel 5.2.5, eerste lid, van het Uitvoeringsbesluit WEB en artikel 4.4, tweede lid, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008;

Besluit:

Artikel 1. Vaststelling onderwijsaccountantsprotocol OCW

Het protocol voor de controle en onderzoek door de accountant over het jaar 2019 wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage bij deze regeling.

Artikel 2. Intrekking Regeling onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2013

De Regeling onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 3. Inwerkingtreding

  • 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin deze regeling wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2019.

  • 2. Deze regeling heeft betrekking op het jaar 2019 en vervalt met ingang van 1 januari 2025.

Artikel 4. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven

BIJLAGE BIJ DE REGELING ONDERWIJSACCOUNTANTSPROTOCOL OCW 2019

Versie 10 juli 2019

Inleiding

1 juli 2019

Dit is het onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019, hierna te noemen accountantsprotocol.

In het accountantsprotocol wordt aangesloten op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Op verzoek van de vertegenwoordigers van de accountantskantoren en de instellingen wordt met ingang van 2016 het accountantsprotocol vastgesteld in juli en beschikbaar gesteld op de website van de Inspectie van het Onderwijs. Vervolgens wordt begin september het accountantsprotocol geformaliseerd met een ministeriële regeling in de Staatscourant.

Als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving hiertoe aanleiding geeft, wordt in december een bijgestelde versie van het accountantsprotocol vastgesteld als bijlage bij een ministeriële regeling die in januari van het volgende jaar wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Op de website van de Inspectie van het Onderwijs wordt in dit geval een versie geplaatst, waarin de exacte wijzigingen in de decemberversie ten opzichte van de septemberversie zijn aangegeven.

Bij elk onderwerp is de datum vermeld waarop de tekst voor het laatst is gewijzigd. Deze datum wordt niet gewijzigd als het een verhoging betreft van de jaartallen in de tekst met 1 ten opzichte van het definitieve accountantsprotocol van het voorgaande jaar.

INHOUD

 

Inleiding

2
     

1

Algemene uitgangspunten

3

1.1

Algemeen

3

1.1.1

Doelstelling van het accountantsprotocol

3

1.1.2

Indeling van het accountantsprotocol

3

1.1.3

Accountantsproducten / Rapportering

4

1.2

Definities

5

1.2.1

Onderwijssectoren

5

1.2.2

Referentiekader 1 juli 2014

5

1.2.3

Minimale controlewerkzaamheden

6

1.2.4

Rechtmatigheid

6

1.3

Procedures

6

1.4

Dossiervorming

7

1.5

Informatie/documentatie

7
     

2

Controle op het jaarverslag

7

2.1

Algemeen

7

2.1.1

Doelstelling controle op het jaarverslag

8

2.1.2

Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

8

2.1.3

Materialiteitstabel

8

2.1.4

Omgaan met fouten (foutdefinities)

9

2.1.5

Algemeen referentiekader

9

2.1.6

Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren

10

2.1.7

Steunen op de werkzaamheden van een AK en gegevensgerichte werkzaamheden

10

2.2

Getrouwheid

10

2.2.1

Verslaggevingscriteria

11

2.2.2

Bestuursverslag

11

2.3

Financiële rechtmatigheid

13

2.3.1

Referentiekader

13

2.3.2

Treasurybeleid

14

2.3.3

Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis

15

2.3.4

Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting

15

2.3.5

NWO-subsidies (alle sectoren)

15

2.3.6

Contractactiviteiten voor derden (overige baten)

16

2.3.7

Aftrekposten bekostiging PO

16

2.3.8

Declaraties sector HO

17

2.3.9

Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo

17

2.3.10

Kosten opleidingen in het buitenland sector HO

17

2.4

Overige rechtmatigheid

18

2.4.1

Treasurybeleid

18

2.4.2

Verklaring omtrent het gedrag PO, VO en MBO

18

2.4.3

Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven bij een opleidingsschool (alle sectoren)

18

2.5

Controleverklaring bij het jaarverslag

19
     

3

Inleiding onderzoeksprocedure GGL en Basisregisteronderwijs

20
     

4

Onderzoeksprocedure bekostigingsgegevens sector PO

21

4.1

Algemeen

21

4.2

Onderzoek bekostigingsgegevens

22

4.2.1

Object van onderzoek

22

4.2.2

Minimale werkzaamheden

22

4.3

Assurance-rapport

23
     

5

Onderzoeksprocedure Basisregisteronderwijs sector VO

25

5.1

Algemeen

25

5.2

Onderzoek Basisregisteronderwijs

26

5.2.1

Object van onderzoek

26

5.2.2

Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

27

5.2.3

Minimale werkzaamheden

29

5.3

Assurance-rapport

31
     

6

Onderzoeksprocedure Basisregisteronderwijs sector MBO

33

6.1

Algemeen

33

6.2

Onderzoek Basisregisteronderwijs

34

6.2.1

Object van onderzoek

34

6.2.2

Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

35

6.2.3

Minimale werkzaamheden

37

6.3

Assurance-rapport

44
     

7

Onderzoeksprocedure Basisregisteronderwijs sector HO

46

7.1

Algemeen

46

7.2

Onderzoek Basisregisteronderwijs

47

7.2.1

Object van onderzoek

47

7.2.2

Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

48

7.2.3

Minimale werkzaamheden

51

7.3

Assurance-rapport

54
     

8

Onderwijslinks

56
     

9

Lijst met afkortingen

57
     
 

Bijlage I: Kader financiële rechtmatigheid OCW Wet- en regelgeving 2019

58
     
 

Bijlage II: Stroomschema onderzoek basisregisteronderwijs

66
     
 

Bijlage III: Nadere uitleg foutenevaluatie bij aanbestedingen (boven de Europese drempelwaarde)

67

1 Algemene uitgangspunten

1.1 Algemeen

  • • Doelstelling van het accountantsprotocol

  • • Indeling van het accountantsprotocol

  • • Accountantsproducten / Rapportering

1.1.1 Doelstelling van het accountantsprotocol

1 december 2018

Voor elke onderwijssector is geregeld dat bepaalde informatie (jaarrekening en opgave van bekostigingsgegevens of over besteding van bekostiging) moet zijn voorzien van een verklaring van de accountant. Ook is geregeld dat de minister via een ministeriële regeling aanwijzingen of voorschriften kan geven voor de controle door de instellingsaccountant. Hier is invulling aan gegeven met het accountantsprotocol. Het accountantsprotocol vormt daarmee de schakel tussen enerzijds de wet- en regelgeving en anderzijds de uit te voeren werkzaamheden door instellingsaccountants. Het geeft een toelichting op het te hanteren referentiekader, het accountantsonderzoek en de gewenste accountantsproducten.

Het accountantsprotocol is opgesteld naar analogie van de door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) uitgegeven ‘Schrijfwijzer accountantsprotocollen’. De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie. Waar mogelijk zijn tekstpassages uit de handreiking in dit accountantsprotocol overgenomen.

1.1.2 Indeling van het accountantsprotocol

1 december 2018

  • • Het accountantsprotocol heeft betrekking op het volgende controleobject en onderzoeksobject:

    controle op het jaarverslag:

    • ○ de inrichting van het jaarverslag1 en de inhoudelijke controle daarop;

    • ○ controle op de rechtmatige besteding van de rijksbijdrage;

  • • onderzoek naar de Gewogen Gemiddelde Leeftijd (GGL) en gegevens in het Basisregisteronderwijs:

    • ○ onderzoek naar de juistheid van deze gegevens ten behoeve van de rechtmatige verkrijging van de rijksbijdrage en andere beleidsdoelen.

1.1.3 Accountantsproducten / Rapportering

1 juli 2019

De accountantscontrole op het jaarverslag mondt uit in een controleverklaring. Het onderzoek naar de GGL en het Basisregisteronderwijs, waaronder de leerlingentelling, leidt tot een assurance-rapport. Deze aanduidingen worden in het accountantsprotocol gehanteerd, hoewel de term ‘accountantsverklaring’ (nog) in de OCW-wet- en regelgeving staat vermeld. De instellingsaccountant maakt voor beide producten gebruik van de in het accountantsprotocol opgenomen modelteksten. De instellingsaccountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de instellingsaccountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De originele ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de instellingsaccountant moet in het archief van de school of instelling worden opgenomen (zie ook HRA deel III, Sectie I voorbeeldbrieven, o.a. onderdeel 3 Toestemming openbaarmaking controleverklaring voorbeeld 3.1 van de NBA).

Ten aanzien van de in het accountantsprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagegrens. De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het accountantsprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagegrens van toepassing is zodra deze afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% (van de totale publieke middelen). Omdat het uitgangspunt wordt gehanteerd dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk moeten worden gecorrigeerd, beperkt de instellingsaccountant zich tot een uitzonderingsrapportage. Hiervoor gebruikt hij een verslag van bevindingen, waarin hij de aard en omvang van de geconstateerde fouten vermeldt. Het verslag van bevindingen is vormvrij. Op het aanbiedingsformulier geeft de instellingsaccountant aan dat er sprake is van een verslag van bevindingen. Het bevoegd gezag stuurt in een dergelijk geval het verslag van bevindingen samen met de controleverklaring en verantwoording naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het bevoegd gezag kan daarbij aangeven hoe het heeft ge(re)ageerd op de geconstateerde bevindingen. Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten wordt verwezen naar de in de hoofdstukken jaarverslag (2) en bekostigingsonderzoek (3) daarover opgenomen toelichting.

Tabel 1.1.3a accountantsproducten

Soort controle

Product

Ontvanger

Jaarrekeningcontrole

• Controleverklaring

• Verslag van bevindingen

(uitzonderingsrapportage)

DUO vestiging

Den Haag

Postbus 30205

2500 GE Den Haag
     

Onderzoek GGL (sector PO) en Basisregisteronderwijs (overige sectoren)

Sector PO

• Assurance-rapport

• Verslag van bevindingen

(uitzonderingsrapportage)

DUO vestiging

Den Haag

Postbus 30205

2500 GE Den Haag
 

Sectoren VO en MBO

• Assurance-rapport

• Verslag van bevindingen

(uitzonderingsrapportage)

DUO vestiging Groningen

Afdeling OS/Onderwijsnummer

Digitaal via de beveiligde site van DUO of

Schriftelijk via

Postbus 30152

9700 LC Groningen
 

Sector HO

• Assurance-rapport

• Verslag van bevindingen

(uitzonderingsrapportage)

DUO vestiging Groningen

Afdeling OS/Onderwijsnummer /BRON HO

Digitaal via de beveiligde site van DUO of

Schriftelijk via

Postbus 30152

9700 LC Groningen
     

NWO-subsidies

Alle sectoren

• Verslag van bevindingen (uitzonderingsrapportage)

NWO

Postbus 93138

2509 AC Den Haag

1.2 Definities

  • • Onderwijssectoren

  • • Referentiekader

  • • Minimale controlewerkzaamheden

  • • Rechtmatigheid

1.2.1 Onderwijssectoren

1 december 2017

Het accountantsprotocol is van toepassing op de door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

Sector PO

1 juli 2014

Voor rechtspersonen (waaronder samenwerkingsverbanden) bekostigd op grond van de WPO en WEC is het accountantsprotocol een leidraad/regeling als bedoeld in artikel 171, lid 4, van de WPO en in artikel 157, lid 4, van de WEC.

Sector VO

1 december 2015

Voor rechtspersonen (waaronder samenwerkingsverbanden) bekostigd op grond van de WVO is het accountantsprotocol een leidraad die ingevolge de artikel 14a, lid 3 en artikel 18, lid 6, van het Bekostigingsbesluit W.V.O. in een ministeriële regeling wordt vastgesteld. De WVO vermeldt in de hoofdstukken I, III en IV de bekostigingsvoorwaarden van een school.

Sector MBO

1 juli 2014

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WEB is het accountantsprotocol een leidraad, die ingevolge artikel 5.2.5, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit WEB in een ministeriële regeling wordt vastgesteld.

Sector HO

1 juli 2015

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WHW is het accountantsprotocol een leidraad, die ingevolge van artikel 4.4, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 in een ministeriële regeling wordt vastgesteld. Het accountantsprotocol voor deze sector (ex artikel 2.10a, van de WHW) bevat aanwijzingen voor de controle die ten grondslag liggen aan het afgeven van de controleverklaring (Rjo, artikel 2, en daarmee artikel 393, van Boek 2 van het burgerlijk wetboek).

1.2.2 Referentiekader

1 juli 2014

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het accountantsprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving.

1.2.3 Minimale controlewerkzaamheden

1 december 2018

Per onderdeel van het controleobject zijn aanwijzingen opgenomen:

  • • een omschrijving van het object (of onderdeel daarvan);

  • • het referentiekader: controle- en verslaggevingscriteria;

  • • reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole:

    • ○ betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

    • ○ de minimaal uit te voeren controles.

Voor de controle van het jaarverslag en het onderzoek naar de GGL en het Basisregisteronderwijs zijn verplichte teksten voor de controleverklaring(en) en assurance-rapport(en) opgenomen.

Het accountantsprotocol bevat:

  • • minimale controlewerkzaamheden, die vetgedrukt zijn opgenomen en

  • • niet vetgedrukte toelichtingen op deze werkzaamheden.

De beschreven minimale controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

1.2.4 Rechtmatigheid

1 december 2018

De instellingsaccountant moet onderzoeken of de gegevens m.b.t. de GGL en het Basisregisteronderwijs juist zijn (onderzoek GGL en Basisregisteronderwijs) en controleren of de bekostiging rechtmatig is besteed (controle jaarrekening).

Ten aanzien van de verkrijging van de rijksbijdrage en ten behoeve van andere beleidsdoelen stelt hij vast dat de in de GGL en het Basisregisteronderwijs van de school of instelling opgenomen gegevens voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze gegevens in overeenstemming zijn met de in de wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het gaat hier om rechtmatigheid van niet-financiële informatie. De instellingsaccountant geeft een assurance-rapport bij deze verantwoording af.

Ten aanzien van de in de jaarrekening van de school of instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties stelt de instellingsaccountant vast dat deze voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. Financiële rechtmatigheid in het algemeen houdt in dat een financiële transactie betrekking hebbende op publieke middelen waarvan de uitkomst in de jaarrekening dient te worden verantwoord in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van de financiële transactie beïnvloeden. De definitie en het kader van de financiële rechtmatigheid ligt in detail vast in hoofdstuk 2.3 van dit protocol.

1.3 Procedures

1 juli 2019

Vanaf 2016 wordt het accountantsprotocol in juli vastgesteld en gepubliceerd op de website van de Inspectie van het Onderwijs. In september wordt het accountantsprotocol geformaliseerd met een ministeriële regeling in de Staatscourant. Deze publicatie geschiedt niet dan nadat het concept is afgestemd met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen: accountantskantoren, NBA, koepelorganisaties en administratiekantoren. Afstemming van het concept-accountantsprotocol met sectororganisaties c.q. hun koepelorganisaties is mede bedoeld ter voorkoming van formuleringen die onbedoeld in het nadeel van de scholen en instellingen kunnen worden uitgelegd.

Als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving hiertoe aanleiding geeft, wordt in december een bijgestelde versie van het accountantsprotocol vastgesteld als bijlage bij een ministeriële regeling die in januari van het volgende jaar wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Op de website van de Inspectie van het Onderwijs wordt in dit geval een versie van het protocol geplaatst, waarin de exacte wijzigingen in de decemberversie ten opzichte van de septemberversie zijn aangegeven.

Mochten er na december onverhoopt nog wijzigingen noodzakelijk zijn dan zal de publicatie hiervan op dezelfde wijze plaatsvinden.

Op de vrijdag na de derde woensdag van de maand november vindt de jaarlijkse informatiebijeenkomst plaats met alle betrokkenen, waarin de wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar worden toegelicht.

1.4 Dossiervorming

1 juli 2019

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie daarbij gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230. Tijdens reviews is gebleken dat er onduidelijkheid bestaat over de implicatie van deze richtlijn op de aard en omvang van de documentatie van verrichte werkzaamheden bij de controle van de GGL, het Basisregisteronderwijs en het jaarverslag van scholen en instellingen. In het controledossier van de instellingsaccountant dient per aandachtspunt van het accountantsprotocol minimaal aanwezig te zijn: de uitgevoerde werkzaamheden, de identificatie van het gecontroleerde stuk (opschrift, totaalsaldo) of een kopie van de laatste pagina, de bevindingen en de conclusie. Indien bijvoorbeeld proceduretesten zijn uitgevoerd, dan zijn niet kopieën van de inkoopfacturen in het dossier aanwezig, maar wel een lijst met factuurnummers en van items waarop de facturen zijn gecontroleerd.

Bij de controle van de lasten (personeel en exploitatie) en investeringen wordt vaak impliciet ook de rechtmatigheid getoetst. De controlewerkzaamheden voor rechtmatigheid dienen echter zichtbaar uit het controledossier te blijken.

1.5 Informatie/documentatie

1 juli 2019

Hier vindt u (aanvullende) informatie die bij de controle en het onderzoek door de instellingsaccountant relevant is.

Wet- en regelgeving onderwijsaccountantsprotocol OCW

Brieven

Diversen

2 Controle op het jaarverslag

2.1 Algemeen

  • • Doelstelling controle op het jaarverslag

  • • Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

  • • Materialiteitstabel

  • • Omgaan met fouten (foutdefinities)

  • • Algemeen referentiekader

  • • Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren

  • • Steunen op de werkzaamheden van een AK en gegevensgerichte werkzaamheden

2.1.1 Doelstelling controle op het jaarverslag

1 juli 2018

In dit deel van het accountantsprotocol staan het jaarverslag 2019 centraal. Met ‘jaarverslag’ wordt in dit accountantsprotocol bedoeld: de jaarrekening, het bestuursverslag en de overige gegevens (artikel 1, onder c, van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs).

De controleverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat, evenals de naleving van de wet- en regelgeving. Het oordeel omtrent de naleving van wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant stelt verder vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat.

2.1.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

1 juli 2019

Het begrip omvangsbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage materialiteit moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording. De te hanteren omvangsbases bij de controle van de jaarrekening zijn afhankelijk van de te controleren massa: de totale publieke middelen en bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging.

De instellingsaccountant voert zijn controle in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en dit accountantsprotocol uit en richt in dat kader zijn controle zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen met een materieel belang.

2.1.3 Materialiteitstabel

1 juli 2019

Een verklaring met een goedkeurende strekking met betrekking tot de rechtmatigheid impliceert, dat gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in de verantwoording geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen, die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.

Tabel 2.1.3a Materialiteitstabel
 

Onjuistheden (in de verantwoording

Onzekerheden (in de controle)

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Rechtmatigheid

        

Rechtmatigheid besteding (% van de totale publieke middelen)

>3 en <5

≥5

>5 en <10

≥10

De materialiteit is van toepassing op het oordeel over de financiële rechtmatigheid en de overige rechtmatigheid, tenzij sprake is van een specifieke materialiteit.

Publieke middelen zijn middelen die verkregen zijn bij of krachtens de wet ingestelde heffingen. Deze middelen zijn op basis van Extensible Business Reporting Language (XBRL) in de jaarrekening van de instelling opgenomen in model B Staat van Baten en Lasten onder de Baten ‘Rijksbijdragen’ en ‘Overheidsbijdragen en -subsidies overige overheden’ en bestaan daarnaast uit de wettelijke college-, cursus-, les- en examengelden, de financiële baten (mits gegenereerd uit publieke middelen) en de publieke middelen onder de overige baten.

In het accountantsprotocol wordt geen materialiteit meer voorgeschreven voor de getrouwheid. Voor OCW is een maximale materialiteit van 2% van het totaal van de baten en 5% van het balanstotaal aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen hierover in de standaarden is opgenomen.

Voor elke post gelden voor de foutevaluatie bij de oordeelvorming de materialiteit op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de materialiteitstabel.

Voor alle in het accountantsprotocol genoemde posten, exclusief de hieronder opgenomen posten, geldt een standaard rapportagegrens van 0,1% (van de totale publieke middelen). De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden aan OCW in het verslag van bevindingen. Zie verder omgaan met fouten.

Voor de volgende posten/onderwerpen geldt een specifieke materialiteit (SM) en specifieke rapportagegrens (SR):

  • • Treasurybeleid (paragraaf 2.4.1) (0% SM, 0% SR)

  • • Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren (0% SM, 0% SR)

  • • Geoormerkte aanvullende subsidies / bekostiging met een bestedingsverplichting (3% SM, 0% SR)

  • • NWO-subsidies (3% SM, 0% SR)

  • • Verklaring omtrent het gedrag (1% SM, 0% SR)

  • • Aftrekposten bekostiging PO (0% SM, 0% SR)

  • • Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven bij opleidingsscholen (alle sectoren) (1% SM, 0% SR)

  • • Declaraties HO (3% SM, 1% SR)

  • • Kosten opleidingen in het buitenland (€ 250.000 SM, 0% SR)

  • • Europese Aanbestedingen (3% SR)

De afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude) die bij deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd worden door de instellingsaccountant ook betrokken in de foutevaluatie bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel.

In geval op grond van Rjo, artikel 3h geconsolideerde jaarverslaggeving van meerdere bevoegde gezagen gezamenlijk plaatsvindt dient de materialiteit (waaronder de specifieke materialiteit en de specifieke rapportagegrens) in dit hoofdstuk toegepast te worden op de verslaglegging van het instandhoudingniveau (d.w.z. op het niveau van één bevoegd gezag).

2.1.4 Omgaan met fouten (foutdefinities)

1 december 2018

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door het bevoegd gezag van de school of instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten geldt voor de accountantscontrole van de jaarrekening:

  • • Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening hoeft het bevoegd gezag van de school of instelling fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de materialiteit niet te corrigeren en de instellingsaccountant hoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.

  • • Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten. Het bevoegd gezag van de school of instelling corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. Het bevoegd gezag van de school of instelling kan echter dergelijke fouten meestal niet corrigeren. De instellingsaccountant informeert het bestuur en de interne toezichthouder hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (d.w.z. fouten groter dan de materialiteit) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (d.w.z. fouten kleiner dan de materialiteit) stelt de instellingsaccountant een verslag van bevindingen op zoals opgenomen in Accountantsproducten / Rapportering met inachtneming van de geldende rapportagegrens.

2.1.5 Algemeen referentiekader

1 juli 2014

In het accountantsprotocol is op het hoogste niveau het referentiekader opgenomen. Met betrekking tot een aantal posten en/of stromen is in dit accountantsprotocol ook een aantal specifieke criteria opgenomen die voortvloeien uit de wet- en regelgeving.

De beroepsvoorschriften voor instellingsaccountants zoals opgenomen in de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) zijn altijd onderdeel van de controlecriteria.

2.1.6 Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren

1 juli 2019

De instellingsaccountant stelt vast dat het bevoegd gezag van de school of instelling de aanwijzingen heeft verwerkt en/of de correcties heeft opgevolgd waarover de Inspectie van het Onderwijs (inspectie) eerder met het bevoegd gezag van de school of instelling heeft gecorrespondeerd. Indien de aanwijzingen niet zijn verwerkt en/of de correcties niet zijn opgevolgd dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering.

Door de inspectie wordt alleen een brief verstuurd met aanwijzingen voor de controle indien in voorgaand controlejaar (2018) door het bevoegd gezag van de school of instelling een niet goedkeurende controleverklaring en/of een verslag van bevindingen van de instellingsaccountant bij DUO is ingediend.

2.1.7 Steunen op de werkzaamheden van een AK en gegevensgerichte werkzaamheden

1 december 2018

Schoolbesturen in het PO hebben in veel gevallen hun administratie uitbesteed aan een administratiekantoor (AK). In mindere mate geldt dit ook voor VO-scholen. De AK’s verrichten ten behoeve van deze schoolbesturen en de onder hen ressorterende scholen veelal de financiële, personele en salarisadministratie en vervaardigen de jaarrekening van de besturen. Het bevoegd gezag van de school of instelling levert daartoe zijn primaire vastleggingen (inkoopfacturen, mutaties ten aanzien van in- en uitdiensttredingen en andere mutaties in salarissen) aan de AK’s. De AK’s verrichten hierop controle op o.a. deugdelijkheid en autorisatie en verwerken deze. Op onder andere deze controles en op verwerkingscontroles van AK’s steunen instellingsaccountants bij de controle van de GGL en de jaarrekening.

Bij de toepassing van risicoanalyse bij de accountantscontrole dient de instellingsaccountant voor het bepalen van de aard en omvang van het risico van een afwijking van materieel belang onder andere kennis te verkrijgen van de entiteit en haar omgeving. Onder de entiteit wordt hier, ook in geval van een AK-gerichte aanpak, de organisatie van de school en het schoolbestuur verstaan. De interne beheersingsomgeving wordt in geval van een AK-gerichte aanpak hoofdzakelijk op het niveau van een administratiekantoor (en niet per afzonderlijk schoolbestuur) ingericht. De instellingsaccountant toetst daarom op dit niveau of hij kan steunen op de getroffen maatregelen van interne beheersing. (Een en ander hoeft niet te betekenen dat iedere afzonderlijke school in de systeemcontrole dient te worden betrokken). Bij de toetsing van de maatregelen van IB dient hij rekening te houden met verschillen in de zogenaamde ‘service level agreement’ tussen het AK en de individuele besturen. Ook dient hij na te gaan of de controle van het AK alle rechtmatigheidsaspecten van het accountantsprotocol raakt. Indien dit niet het geval is zal de instellingsaccountant ook andere controles (dan gericht op het AK) moeten verrichten.

Ongeacht het ingeschat risico van een afwijking van materieel belang en ongeacht de keuze voor hetzij een bestuur-gerichte, hetzij een AK-gerichte controleaanpak dient de instellingsaccountant gegevensgerichte werkzaamheden op te zetten en uit te voeren voor elke transactiestroom, post van de jaarrekening en elk onderdeel van de toelichting op de jaarrekening van materieel belang.

Dit laatste is van toepassing voor alle sectoren, zowel t.b.v. de getrouwheid als de financiële rechtmatigheid op het niveau van de betreffende jaarrekening. Het is aan de instellingsaccountant om hier door opvolging van de beroepsvoorschriften adequate invulling aan te geven en die werkzaamheden te kiezen die passend zijn bij de specifieke omstandigheden.

Voorbeelden van gegevensgerichte werkzaamheden voor personele kosten door de instellingaccountant zijn:

  • • Kritische analyse van de formatieoverzichten en de verzamelloonstaat. In deze analyse kunnen worden betrokken: salarisschalen, de omvang en samenstelling van eventuele niet norm-functies binnen de formatie, de betrekkingsomvang van de dienstbetrekkingen en ongebruikelijke beloningen. Deze analyse wordt uitgevoerd op bestuursniveau.

  • • Uitvoeren van een cijferbeoordeling op de personele kosten, in relatie tot de begroting en de jaarrekening van het voorgaande jaar. Bij sterke fluctuaties en ongebruikelijke saldi controleert de instellingsaccountant met detailstukken. De cijferbeoordeling vindt plaats op bestuursniveau.

2.2 Getrouwheid

  • • Verslaggevingscriteria

  • • Bestuursverslag

2.2.1 Verslaggevingscriteria

1 december 2018

De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de Regeling jaarverslaggeving onderwijs, maar in een aantal gevallen kan ook andere wet- en regelgeving (zoals de WNT) bepalingen bevatten over de wijze waarop een bevoegd gezag verslag doet. De rechtspersoon richt het jaarverslag in op basis van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs (Rjo). Voor de instellingsaccountant vormt de regeling een verslaggevingscriterium. De instellingsaccountant stelt vast dat het jaarverslag aan de Regeling jaarverslaggeving onderwijs voldoet.

Voor de zorginstellingen met onderwijscomponent zijn de afspraken uit de brief van 15 mei 2009 met kenmerk 113787 ten aanzien van de jaarverslaggeving van toepassing. Voor instellingen voor Jeugd en Opvoedhulp waaraan bekostigd onderwijs vanuit het Ministerie van OCW is verbonden zijn de afspraken uit de brief van 25 april 2012 met kenmerk 389858 van toepassing.

Ook stelt de instellingsaccountant vast dat het jaarverslag aan de Wet normering topinkomens (WNT)(en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving) voldoet. Hierbij volgt de instellingsaccountant het door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningrijksrelaties (BZK) opgestelde controleprotocol WNT.

2.2.2 Bestuursverslag

1 juli 2019

Aanvullende verslaggevingscriteria:

Handreiking voor de inrichting van onderwijskundige publiek-private arrangementen (d.d. 25 maart 2011, kenmerk 285339 sector bve en kenmerk 282532 sector ho); Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016; WPO, artikel 17c, lid 1 onder e en artikel 171, lid 1, onder a; WEC, artikel 28i, lid 1, onder e en artikel 157, lid 1, onder a; WVO, artikel 24 e1, lid 1, onder e en artikel 103, lid 1, onder a; WEB, artikel 2.5.4, artikel 6.1.2a, lid 2, artikel 6.1.3, lid 4 en artikel 7.2.7, lid 3, 4 en 10; WHW, artikel 9.8, lid 1, 9.51, lid 2, 10.3d en 11.6: Besluit experimenten flexibel hoger onderwijs, artikel 17, lid 3 en artikel 32, lid 1 en 2: Besluit experiment vraagfinanciering hoger onderwijs, artikel 9, lid 5; Besluit experiment promotieonderwijs, artikel 12, lid 1, onder b; Regeling aanvullende bekostiging technisch vmbo 2018–2019, artikel 8, lid 2.

  • • Algemeen

  • • Specifieke elementen

  • • Rapportering

Algemeen

1 juli 2019

Met betrekking tot het bestuursverslag stelt de instellingsaccountant vast dat:

  • • het bestuursverslag alle wettelijk verplichte elementen bevat, waaronder die op grond van de Rjo (aanwezigheidstoets);

  • • de in de jaarrekening en in het bestuursverslag opgenomen informatie op elkaar aansluit (consistentietoets) en

  • • de inhoud van het bestuursverslag overeenkomt met de opgedane kennis van de instelling, waaronder de bevindingen over de interne beheersing (signaleren materiële onjuistheden bestuursverslag).

Ten aanzien van rapportering is hetgeen aan het einde van deze paragraaf is opgenomen ook op voorgaande bepalingen van toepassing.

Voor instellingen in de sector ho is in het kader van de kwaliteitsafspraken een verplichting tot opname van informatie in het jaarverslag opgenomen (respectievelijk artikel f1 en artikel l1 van de Rjo). De rol van de accountant beperkt zich hierbij tot de gebruikelijke in het kader van standaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant bij andere informatie’.

In artikel 4, lid 6, van de Rjo is opgenomen dat de Minister van OCW jaarlijks thema’s kan aanwijzen, waarover het bevoegd gezag in het bestuursverslag rapporteert met betrekking tot de wijze waarop middelen zijn ingezet en de resultaten die daarmee zijn behaald.

In de sector PO heeft de Minister hiervan gebruik gemaakt voor de extra middelen werkdrukverlaging met de brief met kenmerk 1320432 d.d. 6 maart 2018. In de brief is een bijlage opgenomen met een format voor het jaarverslag.

WPO artikel 17c, lid 1, onder a, WEC artikel 28i, lid 1, onder a, WVO artikel 24e1, lid 1, onder a, WEB artikel 9.1.4, lid 3, onder c en WHW artikel 9.8, lid 1, onder c, artikel 10.3d, lid 2, onder c of artikel 11.6, lid 1, onder c.

In bijlage 3 van de Rjo is de set van gegevens ten behoeve van de continuïteitsparagraaf als onderdeel van het bestuursverslag opgenomen. Voor dit onderdeel van het bestuursverslag wordt, in aanvulling op bovenstaande werkzaamheden nog specifiek van de instellingsaccountant gevraagd vast te stellen dat:

  • • de meerjarenbegroting is ontleend aan de planning & control cyclus en

  • • de meerjarenbegroting is goedgekeurd door de Raad van Toezicht (RvT).

In het kader van ontleend aan de planning & control cyclus stelt de instellingsaccountant minimaal de aansluiting vast tussen de interne informatie en de informatie, die is opgenomen in de continuïteitsparagraaf (reconstrueerbaarheid van de informatie).

Met de Raad van Toezicht wordt in de sectoren primair en voortgezet onderwijs bedoeld de intern toezichthouder of het intern toezichthoudende orgaan, zoals beschreven in de WPO, artikel 17c, WEC, artikel 28i en WVO, artikel 24e1

Indien de instellingsaccountant vaststelt dat de meerjarenbegroting hieraan niet voldoet, dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering.

Specifieke elementen

1 december 2018

Rapportering

1 december 2016

De instellingsaccountant neemt, indien niet voldaan is aan de wettelijke bepalingen, een tekstpassage hieromtrent op in de controleverklaring onder de ‘Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie’.

2.3 Financiële rechtmatigheid

  • • Referentiekader

  • • Treasurybeleid

  • • Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis

  • • Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting

  • • NWO-subsidies (alle sectoren)

  • • Contractactiviteiten voor derden (overige baten)

  • • Aftrekposten bekostiging PO

  • • Declaraties sector HO

  • • Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo

  • • Kosten opleidingen in het buitenland HO

2.3.1 Referentiekader

1 juli 2019

De volgende wet- en regelgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid:

  • • de relevante bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving, deze zijn in detail opgenomen in bijlage I van dit protocol;

  • • de relevante bepalingen in (onderwijs) wet- en regelgeving, zoals die als controlecriteria zijn opgenomen in hoofdstuk 2.3;

  • • aanbestedingswetgeving (zowel Europees, als nationaal: Aanbestedingswet 2012, Aanbestedingsbesluit en Gids Proportionaliteit) en

  • • individuele subsidiebeschikkingen waaruit blijkt dat deze verantwoord moeten worden in model G onder 2 (zie ook paragraaf 2.3.5).

De overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals de belastingwetgeving valt dus buiten het kader voor de financiële rechtmatigheid. Deze overige wet- en regelgeving neemt de instellingsaccountant wel mee in zijn werkzaamheden ten aanzien van de getrouw beeld verklaring in het kader van Standaard 250 ‘Het belang van wet- en regelgeving bij de controle van financiële overzichten’.

Voor aanbestedingen die boven de Europese drempelbedragen vallen geldt de gebruikelijke materialiteit. Daarnaast is sprake van een specifieke rapportagegrens van 3%.

De fout komt bij overschrijding van de gebruikelijke materialiteit en rapportagegrens alleen tot uitdrukking in de controleverklaring (dus niet in een VvB). Een nadere uitleg van de foutenevaluatie bij aanbestedingen (boven de Europese drempelwaarden) is opgenomen in bijlage III.

Voor de aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen geldt een kwalitatieve materialiteit. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant de AO/IB rondom deze aanbestedingen beoordeelt en daarover (ingeval van niet voldoen) rapporteert in de management letter en/of het accountantsrapport (dit is niet de uitzonderingsrapportage, zoals in paragraaf 1.1.3 genoemd) aan de RvT en/of het bestuur.

Toelichting Kader Financiële Rechtmatigheid OCW wet- en regelgeving

Het kader, als opgenomen in bijlage I van dit protocol, bevat bepalingen (gehele regelingen of individuele (delen van) artikelen) uit de wet- en regelgeving van OCW voor onderwijsinstellingen.

Opgenomen zijn bepalingen die de uitkomsten van de financiële transactie beïnvloeden. Deze bepalingen geven aan welke uitgaven (en incidenteel: inkomsten) zijn toegestaan.

Het kader vervangt voor de scholen en instellingen niet de gehele wet- en regelgeving. Beoogd is om volledig te zijn, maar het abusievelijk niet opnemen van een bepaling betekent niet dat een school of instelling zich er niet aan hoeft te houden. Wel betekent het dat de instellingsaccountant bij zijn controle kan uitgaan van het kader. Slechts als de instellingsaccountant kennis krijgt van het niet naleven van relevante en materiële, niet opgenomen, bepalingen dient de instellingsaccountant in overeenstemming met de beroepsvoorschriften (Standaard 240 en Standaard 250) te handelen.

Het kader bevat dus niet:

  • • bepalingen voor de inrichting van het onderwijs;

  • • bepalingen voor het verkrijgen van bekostiging (bekostigingsparameters, aanvragen, termijnen etc.) tenzij deze specifiek zijn opgenomen in hoofdstuk 2.3;

  • • bepalingen voor derden zoals gemeenten;

  • • bepalingen over hoe OCW om moet gaan met de (rechten van) het bevoegd gezag van de school of instelling;

  • • bepalingen voor het afleggen van verantwoording (voor jaarrekening, bestuursverslag, specifieke subsidieverantwoordingen);

  • • bepalingen voor het inrichten van administraties.

De bepalingen vallen uiteen in de volgende categorieën:

  • • de activiteiten waarvoor kosten mogen worden gemaakt;

  • • de toegestane kostensoorten;

  • • de maximale hoogte van bepaalde uitgaven;

  • • de maximale en minimale hoogte van bepaalde inkomsten;

  • • invloed op balansmutaties.

Als er sprake is van algemene bepalingen voor toegestane uitgaven, dan zijn ook de bepalingen opgenomen die de algemene bepalingen beperken, doch niet de bepalingen die een verruiming bieden. Als een instellingsaccountant vast kan stellen (positieve controle) dat de verruimende bepaling van toepassing is, kan hij de uitgaven of inkomsten alsnog goedkeuren.

Soms wordt in een opgenomen bepaling verwezen naar een andere bepaling (artikel). Die is voor de overzichtelijkheid van het kader dan niet opgenomen.

Niet voor alle bepalingen die zijn opgenomen in het kader zijn expliciet minimale werkzaamheden opgenomen. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven materialiteit tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen.

2.3.2 Treasurybeleid

1 juli 2019

Aanvullend controlecriterium: Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016.

De instellingsaccountant stelt vast dat aan artikel 4, artikel 5, lid 4 en 5, artikel 6, 7, 8, 9 en 12, lid 1, van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 is voldaan.

Voor opname in een VvB zijn de volgende aanwijzingen van toepassing:

Het niet voldoen van een belegging, lening of derivaat aan de Regeling wordt gemeld aan het bestuur en opgenomen in een VvB. Zolang sprake is van het niet voldoen van een belegging, lening of derivaat aan de Regeling moet dit elk jaar in een VvB gemeld worden. Alleen in het jaar dat de belegging, lening of het derivaat is aangeschaft dient de betreffende waarde meegeteld te worden voor de foutbepaling van de strekking van de controleverklaring over de financiële rechtmatigheid.

In geval een belegging bij aanschaf (onder de Regeling B&B 2010) aan de ratingseisen voldeed, maar inmiddels niet meer, maar de betreffende rating voldoet wel aan de eisen uit de regeling van 2016 dan kan opname in een VvB achterwege blijven.

In geval een belegging bij aanschaf (onder de Regeling B&B 2010 of de Regeling 2016) voldeed aan de ratingseisen, maar inmiddels niet meer voldoet aan de ratingseisen uit de regeling van 2016 dan dient wel opname in het VvB plaats te vinden. Omdat geen sprake is van een onrechtmatige beheershandeling hoeft de omvang niet meegeteld te worden voor de foutbepaling van de strekking van de controleverklaring over de financiële rechtmatigheid.

2.3.3 Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis

1 juli 2010

Aanvullend controlecriterium: academische ziekenhuizen: artikel 2.12, van de WHW.

Dit controlepunt geldt alleen voor universiteiten, waaraan een academisch ziekenhuis is verbonden. De universiteit die ondersteund wordt door het academisch ziekenhuis bij het verzorgen van geneeskundig onderwijs en onderzoek, krijgt hiervoor een rijksbijdrage toegekend. De instellingsaccountant controleert of deze bijdrage onverwijld aan het academisch ziekenhuis is doorbetaald.

2.3.4 Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting

1 december 2018

De instellingsaccountant stelt op grond van de bekostigings-/subsidievoorwaarden/subsidieverplichtingen vast dat de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidie met bestedingsverplichting rechtmatig is besteed. Dit betreft de in model G onder G2 verantwoorde subsidies. Voor nog te besteden (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies uit voorgaande jaren blijven de aanwijzingen uit voorgaande accountantsprotocollen van kracht. In alle gevallen zijn de aanwijzingen in de individuele subsidiebeschikkingen ten aanzien van verantwoorden leidend.

Voor deze post geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens).

Het totaalbedrag van de bestedingen (in het controlejaar) van de geoormerkte aanvullende bekostiging/subsidies met een bestedingsverplichting vormt een afzonderlijke massa waarop de specifieke materialiteit voor de controle van de bestedingen moeten worden toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 3% van de totale bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies met bestedingsverplichting in het betreffende controlejaar.

Als deze specifieke materialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen. Het kan eventueel voor de school/instelling wel consequenties hebben voor terugbetalingsverplichtingen, zoals uit de desbetreffende regeling blijkt.

Als de instellingsaccountant bestedingen constateert die in strijd zijn met de subsidievoorwaarden dan wel bekostigingsvoorwaarden of subsidieverplichtingen en deze hebben mogelijk invloed op de totale omvang van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging, dan moet het bevoegd gezag deze corrigeren. Indien de instellingsaccountant constateert dat de bekostiging niet rechtmatig is, dan ziet de instellingsaccountant erop toe dat het bevoegd gezag dit corrigeert.

Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Omgaan met fouten.

2.3.5 NWO-subsidies (alle sectoren)

1 juli 2019

Naast OCW verstrekt ook de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) subsidies aan onderwijsinstellingen. Onder deze subsidies worden ook begrepen de subsidies van Technologiestichting STW (STW) en Zorg Organisatie Nederland en Medische wetenschap (ZonMw). De financiële verantwoording over deze subsidies vindt plaats via de jaarrekening van de onderwijsinstellingen.

Op grond van een akkoord gesloten tussen de Vereniging van Universiteiten (VSNU), NWO en de vereniging Sectie Gezondheidsfondsen (SGF) kunnen ook de subsidies van de gezondheidsfondsen aangesloten bij deze vereniging op deze wijze worden verantwoord (alleen universiteiten).

Bij de controle van deze subsidies gelden dezelfde bepalingen en specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens, zoals vermeld in deze paragraaf voor de besteding van geoormerkte aanvullende subsidies. Deze subsidies worden gezien als een afgescheiden controlemassa los van de verantwoorde subsidies op G2. De controlecriteria vloeien voort uit de afzonderlijke subsidiebeschikkingen.

De instellingsaccountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van deze subsidiegelden. In afwijking van hetgeen is opgenomen in Accountantsproducten / rapportering, stuurt de instelling, indien van toepassing, een verslag van bevindingen naar de NWO.

2.3.6 Contractactiviteiten voor derden (overige baten)

1 juli 2019

Aanvullend controlecriterium: EU verdrag oneerlijke concurrentie.

Overheidsgelden mogen niet zodanig worden aangewend dat er oneerlijke concurrentie ontstaat. Van de instellingsaccountant wordt geen marktonderzoek verlangd. Wel stelt hij vast dat minimaal een kostendekkend tarief is berekend.

2.3.7 Aftrekposten bekostiging PO

1 juli 2019

Specifieke controlecriteria: artikel 138 en 139, van de WPO en artikel 132 en 133, van de WEC, Regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-herbenoeming ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemers primair onderwijs

Voor deze post geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit en rapportagegrens).

De specifieke materialiteit van 0% kan hier als volgt worden toegepast:

  • • de volledigheid van alle wachtgelders en de aard van de ontheffingen (permanent, schooljaar of per vacature) per wachtgelder worden integraal gecontroleerd;

  • • voor de overige aspecten kan een specifieke materialiteit van 3% van de loonkosten van de vervangingen, uitbreidingen en nieuwe benoemingen in het betreffende jaar worden toegepast.

Wachtgelden PO

De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag de bepalingen over voorrang bij benoemingen (eigenwachtgelderbepalingen) naleeft.

Als deze bepalingen niet worden nageleefd controleert de instellingsaccountant of op de bekostiging in mindering gebracht is: de salarissen, toelagen, uitkeringen of andere bijdragen waarop aanspraak wordt gemaakt door personeel dat is benoemd met voorbijgaan aan de eigenwachtgelderbepalingen of aan personeel dat gebruik maakt van een regeling voor onvrijwillige werkloosheid of taakvermindering.

De instellingsaccountant stelt in geval van vacatures waarvoor een (toekomstige) ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemer (‘eigen wachtgelder waarop geen ontheffing van toepassing is’) beschikbaar is, vast dat:

  • • geen nieuw personeel is aangesteld;

  • • van geen enkel personeelslid de betrekkingsomvang is uitgebreid;

  • • van geen enkel personeelslid de tijdelijke aanstelling is verlengd;

  • • van geen enkel personeelslid de tijdelijke aanstelling is omgezet in een vast dienstverband.

Als blijkt dat een bevoegd gezag zich niet aan de herbenoemingsverplichting van uitkeringsgerechtigde ex-werknemers heeft gehouden, neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten/rapportering. De instellingsaccountant vermeldt de financiële gevolgen van het niet-naleven van deze bepaling.

Document:

Vermindering bekostiging negatieve toetsingen PO

1 juli 2018

Specifieke controlecriteria: artikel 138, lid 2 en 139, lid 4, van de WPO en artikel 132, lid 2 van de WEC.

De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag rekening houdt met de vermindering op de bekostiging van de kosten van werkloosheidsuitkeringen, suppleties inzake arbeidsongeschiktheid alsmede uitkeringen wegens ziekte en arbeidsongeschiktheid van gewezen personeel anders dan op grond van de Ziektewet, die DUO Den Haag uitvoert in het kader van de instroom van de werkloosheidsuitkeringen. Deze vermindering op de bekostiging is niet van toepassing, indien het Participatiefonds heeft ingestemd met het ten laste van het Participatiefonds brengen van de kosten van uitkeringen of suppleties als bedoeld in de eerste volzin.

Als blijkt dat een bevoegd gezag zich niet aan de regelgeving heeft gehouden, neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. De instellingsaccountant vermeldt de financiële gevolgen van het niet-naleven van deze bepalingen.

2.3.8 Declaraties sector HO

1 december 2018

Aanvullend controlecriterium: Regeling declaraties en bestuurskosten CvB-leden bekostigde Nederlandse hogescholen, Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse universiteiten.

Voor deze post geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit en rapportagegrens).

Het totaalbedrag van de declaraties (voor alle CvB-leden tezamen, zoals opgenomen in het overzicht verantwoording declaraties CvB-leden in het bestuursverslag) vormt een afzonderlijke massa waarop de specifieke materialiteit voor de controle van de declaraties moeten worden toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen vergoedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 3% van de totale omvang van de declaraties, die niet in overeenstemming zijn met de Regeling declaraties en bestuurskosten CvB-leden bekostigde Nederlandse hogescholen of de Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse universiteiten.

Als deze specifieke materialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen.

2.3.9 Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo

1 juli 2019

Aanvullend controlecriterium: Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo artikel 3 onder b, Overzichten Financiële Beschikkingen 2019 van de school.

Uit de Overzichten Financiële Beschikkingen over 2019 blijkt of een school op grond van artikel 3 onder b aanvullende bekostiging voor eerste opvang heeft ontvangen.

Ingeval de school aanvullende bekostiging voor eerste opvang heeft ontvangen stelt de instellingsaccountant vast dat een verklaring van de gemeente, waaruit blijkt dat de school nog niet eerder aanvullende bekostiging van de gemeente heeft ontvangen voor de organisatie van eerste opvang aanwezig is in de administratie van de school.

Indien de gevraagde verklaring van de gemeente niet aanwezig is, dan neemt de instellingsaccountant dit op in het verslag van bevindingen.

2.3.10 Kosten opleidingen in het buitenland sector HO

1 juli 2019

Aanvullend controlecriterium: Uitvoeringsbesluit WHW 2008 artikel 6.8 (lid 1 tot en met 3), dit artikel is ook van toepassing op de voorbereidingskosten (voor of zonder aanvraag voor toestemming bij Onze Minister)

Voor dit onderwerp geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit en rapportagegrens).

De accountant stelt vast dat publieke middelen (zoals gedefinieerd in artikel 6.8, lid 1) niet zijn aangewend voor de kosten van een opleiding in het buitenland of voor de kosten van voorbereiding op het verzorgen van die opleiding in het buitenland of voor de kosten voor het indienen van een aanvraag.

De accountant stelt vast dat in voorkomende gevallen sprake is van een afzonderlijke boekhouding voor activiteiten betreffende de opleiding in het buitenland enerzijds en de activiteiten bedoeld in artikel 1.3, van de WHW anderzijds (artikel 6.8, lid 2).

Indien OCW op grond van artikel 6.8, lid 3 nadere voorschriften heeft gesteld met betrekking tot de financiële verantwoording, dan stelt de accountant vast dat aan die voorschriften is voldaan.

In geval van fouten of dat de boekhouding of financiële verantwoording niet voldoet dan neemt de accountant die bevindingen op in een Verslag van Bevindingen, zoals vermeld in Accountantsproducten/rapportering.

2.4 Overige rechtmatigheid

  • • Treasurybeleid

  • • Verklaring omtrent het gedrag PO, VO en MBO

  • • Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven bij opleidingsscholen (alle sectoren)

2.4.1 Treasurybeleid

1 juli 2018

Aanvullend controlecriterium: Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016

Voor het onderwerp ao/ib geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting). Het voorschrijven van een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens verhoudt zich lastig tot werkzaamheden van de instellingsaccountant die zijn gericht op het vaststellen van elementen van administratieve organisatie en interne beheersing. In dit geval wordt hiermee bedoeld dat de instellingsaccountant ongeacht de materialiteit vaststelt dat de school/instelling de hieronder bedoelde vastlegging toereikend heeft uitgevoerd. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering.

De instellingsaccountant stelt vast dat aan artikel 3, lid 1 en artikel 5, lid 3, van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 is voldaan.

2.4.2 Verklaring omtrent het gedrag PO, VO en MBO

1 juli 2018

Aanvullende controlecriteria:

Voor dit onderwerp geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens). De instellingsaccountant stelt vast dat de verklaring omtrent het gedrag (die voldoet aan de wettelijke eisen) – met inachtneming van de specifieke materialiteit – is opgenomen in het personeelsdossier voor alle personeelsleden in loondienst bij het bevoegd gezag of de instelling, waarvoor dit wettelijk vereist is. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten/rapportering. Hierin vermeldt de instellingsaccountant het personeelsnummer van de betrokkenen, het aantal ontbrekende verklaringen omtrent het gedrag per categorie personeel (directie in de sector PO,EC en VO), onderwijsgevend personeel (alle sectoren), onderwijsondersteunend personeel (alle sectoren) en overig personeel (sector MBO) per school of onderwijsinstelling(BRIN-nummer) en de reden voor het ontbreken van de verklaringen.

2.4.3 Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven bij een opleidingsschool (alle sectoren)

1 juli 2019

Aanvullend controlecriterium: Regeling tegemoetkoming kosten opleidingsscholen

Voor dit onderwerp geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens).

De instellingsaccountant stelt, aan de hand van de op 1 oktober 2019 verstrekte opgave vast dat de hierin opgenomen gegevens ten aanzien van het aantal studenten zoals bedoeld in artikel 2, lid 2 juist zijn. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten/rapportering.

Op grond van de regeling is dit alleen van toepassing voor de penvoerder.

2.5 Controleverklaring bij het jaarverslag

  • • Algemeen

  • • Aanpassingen voorbeeldverklaring 10.2a

Algemeen

1 december 2018

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Het feit dat hij een andere dan een goedkeurende verklaring heeft afgegeven, gebruik maakt van een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden en/of paragraaf inzake overige aangelegenheden moet hij vermelden op het zogenoemde Aanbiedingsformulier, dat bij de indiening van de jaarrekening bij DUO moet worden gebruikt.

Ook geeft de instellingsaccountant op het Aanbiedingsformulier aan of er een afzonderlijk verslag van bevindingen (zie paragraaf 1.1.3) is opgesteld.

Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, dan sluit hij voor wat betreft de oordeelsparagraaf aan bij de teksten van deel 3 sectie II van de HRA (deel Voorbeeldteksten), uitgegeven door de NBA.

Instellingsaccountants kunnen vrijwillig gebruik maken van de uitgebreidere controleverklaring (zie Standaard 700.31) in overleg met de betreffende instelling. Hiervoor zijn optionele passages in de voorbeeld verklaring opgenomen. Bij toepassing van de uitgebreidere controleverklaring volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen in de beroepsstandaarden.

Meer informatie over de uitgebreidere controleverklaring is te vinden op de website van de NBA: https://www.nba.nl/Wet-en-regelgeving/Adviescollege-Beroepsreglementering1/Naar-een-uitgebreidere-controleverklaring/

Aanpassingen voorbeeldverklaring 10.2a

1 juli 2019

In het onderwijsveld wordt gebruik gemaakt van voorbeeldverklaring 10.2a van de NBA. Deze verklaring wordt specifiek aangepast voor de onderwijssector. Hiervoor past de accountant onderstaande specificaties toe.

In de gehele tekst van de controleverklaring:

  • • Naam entiteit: Ingeval van een school zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid in de sector PO of een gemeentelijke school in de sector VO vervangen door ‘de gemeentelijke scho(o)l(en) voor (primair)(voortgezet) onderwijs zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid van de gemeente .. (naam gemeente);

  • • Bestuur: Ingeval van een school zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid in de sector PO ‘bestuur’ vervangen door ‘College van Burgemeester en wethouders’(eenmaal met de toevoeging ‘van gemeente ... (naam gemeente)’) Ingeval van een zelfstandige of gemeentelijke school in de sector VO ‘bestuur’ vervangen door ‘bevoegd gezag’;

  • • Toezichthoudend orgaan: Voor een instelling op grond van de WPO, WEC of WVO ‘toezichthoudend orgaan’ vervangen door ‘intern toezichthouder’ of ‘intern toezicht houdend orgaan’ (zoals bedoeld in WPO, artikel 17a, 17b en 17c, WEC, artikel 28g, 28h en 28i en WVO, artikel 24d, 24e en 24e1). Voor een instelling op grond van de WEB of de WHW ‘toezichthoudend orgaan’ vervangen door ‘raad van toezicht’.

  • • ‘organisatie’ vervangen door ‘onderwijsinstelling’.

In de aanhef:

  • • Op grond van de onderwijswetten is de opdrachtgever het toezichthoudend orgaan (zie ook hierboven).

In de paragraaf ‘Ons oordeel’:

  • • Het van toepassing zijnde verslaggevingsstelsel is de Regeling jaarverslaggeving onderwijs;

  • • In de paragraaf met betrekking tot het oordeel over de financiële rechtmatigheid wordt ‘begroting’ achterwege gelaten;

  • • In de paragraaf met betrekking tot het oordeel over de financiële rechtmatigheid wordt verwezen naar het van toepassing zijnde kader: ‘paragraaf 2.3.1 Referentiekader van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019’:

  • • ‘exploitatierekening’ wordt vervangen door ‘staat van baten en lasten’.

In de paragraaf ‘De basis van ons oordeel’:

  • • Blijft de verwijzing naar het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) achterwege;

  • • Wordt na ‘de Nederlandse controlestandaarden en’ en voor ‘vallen’ in de eerste zin toegevoegd: ‘en het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019’;

  • • Blijft de verwijzing naar de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) achterwege.

In de paragraaf ‘Materialiteit’:

  • • Luidt de tekst met betrekking tot de materialiteit van de financiële rechtmatigheid als volgt: ‘De materialiteit voor de financiële rechtmatigheid is bepaald op €..., deze materialiteit is gebaseerd op 3% van het de totale publieke middelen, zoals voorgeschreven in paragraaf 2.1.3. Materialiteitstabel van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019. In deze paragraaf van het Onderwijsaccountantsprotocol 2019 zijn tevens voor diverse posten/onderwerpen een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens opgenomen, die wij hebben toegepast.’

In de paragraaf ‘B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie’:

  • • In de opsomming onder ’Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie:’ wordt na het eerste bullit een tweede bullit toegevoegd met de tekst: ‘alle informatie bevat die op grond van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs en paragraaf ‘2.2.2. Bestuursverslag’ van het Onderwijsaccountantsprotocol 2019 is vereist.’;

  • • Wordt na ‘Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in’ en voor ‘en de Nederlandse Standaard 720.’ ingevoegd: ‘de Regeling jaarverslaggeving onderwijs, paragraaf ‘2.2.2. Bestuursverslag’ van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019’

  • • Wordt in de laatste zin na ‘Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie,’ toegevoegd: ‘waaronder het bestuursverslag en de overige gegevens in overeenstemming met de Regeling jaarverslaggeving onderwijs en de overige OCW wet- en regelgeving.’

In onderdeel C in de paragraaf ‘Verantwoordelijkheden van het bestuur en het toezichthoudend orgaan voor de jaarrekening’:

  • • Het van toepassing zijnde verslaggevingsstelsel is de Regeling jaarverslaggeving onderwijs;

  • • Blijft de verwijzing naar de begroting achterwege;

  • • Blijft een verwijzing naar een specifiek referentiekader aan het einde van de tweede zin achterwege.

In onderdeel C in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’:

  • • Wordt in de vijfde zin na ‘de Nederlandse controlestandaarden,’ en voor ‘, ethische voorschriften’ ingevoegd: ‘het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019’

  • • Blijft de verwijzing naar het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) achterwege.

De voorbeeldverklaring 10.2a is voor een enkelvoudige jaarrekening (inclusief eventueel groepsrelaties), ingeval sprake is van een geconsolideerde jaarrekening met een enkelvoudige jaarrekening, dan dient de voorbeeldtekst daar conform de beroepsvoorschriften op aangepast te worden.

3 Inleiding onderzoeksprocedure GGL en Basisregisteronderwijs

1 juli 2019

De gegevens in het Basisregisteronderwijs bepalen voor de sectoren VO, MBO en HO in belangrijke mate de hoogte van de bekostiging/rijksbijdrage en zijn in de sectoren MBO en HO eveneens van belang bij het verstrekken van studiefinanciering. Daarnaast kunnen deze gegevens ook voor andere beleidsdoelen worden gebruikt. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant de juistheid van deze gegevens vaststelt. Voor de sector PO beperkt het onderzoek zich tot de GGL. De instellingsaccountant geeft over zijn onderzoek een afzonderlijk assurance-rapport af.

Krachtens de onderwijswetgeving wordt een accountantsverklaring bij deze gegevens gevraagd. Door de wijziging van het verklaringenstelsel geeft de instellingsaccountant vanaf 2007 echter niet langer een accountantsverklaring af bij deze gegevens maar een assurance-rapport. Deze rapportagevorm wordt gebruikt als andere aspecten dan alleen de getrouwheid van de financiële informatie moeten worden getoetst en als het andere informatie dan historische financiële informatie betreft, zoals bij deze gegevens het geval is. Voor een assurance-rapport is Standaard 3000A leidend, waarbij OCW bepaalt dat het assurance-rapport hetzelfde zekerheidsniveau dient te verschaffen als voorheen de accountantsverklaring. Assurance-opdrachten die leiden tot een assurance-rapport moeten aan vergelijkbare kwaliteitseisen voldoen als assurance-opdrachten die leiden tot een controleverklaring.

In dit accountantsprotocol wordt voor elke sector in een afzonderlijk gedeelte in gegaan op de meest relevante wet- en regelgeving voor het onderzoek van de GGL in de sector PO en het Basisregisteronderwijs in de overige sectoren. Aan het einde van elk onderdeel is de tekst van het af te geven goedkeurende assurance-rapport opgenomen.

Voor het omgaan met geconstateerde fouten met betrekking tot de juistheid geldt voor het accountantsonderzoek van de gegevens dat alle fouten moeten worden gecorrigeerd door de school/instelling. Als deze fouten niet door de school/instelling kunnen worden gecorrigeerd dan informeert de instellingsaccountant het bevoegd gezag/bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften en handelt als volgt:

  • • bij materiële fouten (≥ 2% per soort gegeven(s)): materiële fouten hebben invloed op de strekking van het assurance-rapport en worden uit dien hoofde in het assurance-rapport toegelicht;

  • • bij niet-materiële fouten (< 2% per soort gegeven(s)): niet-materiële fouten worden opgenomen in een verslag van bevindingen zoals uiteengezet in Accountantsproducten / rapportering. Omdat OCW het uitgangspunt hanteert dat fouten door de school/instelling moeten worden gecorrigeerd is dit rapport een uitzonderingsrapportage. DUO zal indien nodig op basis van het rapport overgaan tot bijstelling van de gegevens (en/of bekostiging) van de school/instelling.

Het is de verantwoordelijkheid van de school/instelling in de sectoren VO, MBO en HO om de gegevens in het Basisregisteronderwijs voorzien van een goedkeurend assurance-rapport bij DUO vestiging Groningen in te dienen. DUO vestiging Groningen accepteert alleen goedkeurende assurance-rapporten en verslagen van bevindingen met fouten die niet door de school/instelling gecorrigeerd kunnen worden. DUO vestiging Groningen kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Niet-goedkeurende assurance-rapporten en verslagen van bevindingen die niet voldoen aan de eisen van dit accountantsprotocol, worden door DUO vestiging Groningen teruggestuurd naar de school/instelling. De school/instelling is ervoor verantwoordelijk dat er alsnog binnen de gestelde termijn een assurance-rapport wordt ingestuurd dat voldoet aan de eisen van dit accountantsprotocol.

De scholen in de sector PO sturen het assurance-rapport naar DUO vestiging Den Haag. DUO vestiging Den Haag accepteert alleen goedkeurende assurance-rapporten en verslagen van bevindingen met fouten die niet door de school/instelling gecorrigeerd kunnen worden. DUO vestiging Den Haag kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Niet-goedkeurende assurance-rapporten en verslagen van bevindingen die niet voldoen aan de eisen van dit accountantsprotocol, worden door DUO vestiging Den Haag teruggestuurd naar de school/instelling. De school/instelling is ervoor verantwoordelijk dat er alsnog binnen de gestelde termijn een assurance-rapport wordt ingestuurd dat voldoet aan de eisen van dit accountantsprotocol.

Als de instellingsaccountant een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft of een eventueel separaat verslag van bevindingen moet hij dat duidelijk aangeven op de aanbiedingsbrief bij het assurance-rapport en het aanbiedingsformulier dat bij de indiening van de gegevens bij DUO moet worden gebruikt. Daarbij worden alle fouten, onjuistheden en onzekerheden opgenomen. Indien van toepassing, dan dient per bevinding het burgerservicenummer (of onderwijsnummer), de opleidingscode (element-, CREBO- of CROHO-code) en een toelichting te worden opgenomen.

Tot slot wordt opgemerkt dat bij het ontbreken van een tijdig of onvolledig ingediend goedkeurend assurance-rapport voor de betreffende scholen/instellingen het sanctiebeleid van toepassing is.

In de hoofdstukken 5,6 en 7 voor de sectoren VO, MBO en HO is met ingang van het OAP OCW 2017 een nieuwe tabel toegevoegd m.b.t. de omvang van gegevensgerichte werkzaamheden in geval van toepassing van deelpopulaties per soort gegeven. Ter toelichting hierop is een stroomschema opgenomen in bijlage II.

4 Onderzoeksprocedure bekostigingsgegevens sector PO

4.1 Algemeen

1 juli 2019

Het accountantsprotocol voor de sector PO is een leidraad/regeling als bedoeld in artikel 171, lid 4, van de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) en in artikel 157, lid 4, van de Wet op de Expertisecentra (WEC).

Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 172, lid 1, van de WPO en artikel 158, lid 1, van de Wet op de Expertisecentra. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform de WPO en de WEC; deze gegevens kunnen ook voor andere beleidsdoeleinden worden gebruikt.

Het onderdeel onderzoek bekostigingsgegevens PO is van toepassing op (artikel 1, van de WPO):

  • • basisscholen;

  • • speciale scholen voor basisonderwijs;

  • • scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs.

De voor het onderzoek van de bekostigingsgegevens relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op: https://www.overheid.nl/

In januari 2020 ontvangt het bevoegd gezag van een school een brief van DUO over de informatie-uitwisseling met DUO. Het is noodzakelijk dat de instellingsaccountant op de hoogte is van de inhoud van deze brief.

4.2 Onderzoek bekostigingsgegevens

4.2.1 Object van onderzoek

1 juli 2016

De bekostigingsgegevens bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van de definitieve bekostigingsgegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Het voor de bekostiging relevante soort gegeven betreft de gewogen gemiddelde leeftijd (GGL) van de leraren per 1 oktober 2019.

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

  • • Het door de besturen aan DUO in te zenden formulier ‘Aanbieding Bekostigingsgegevens PO 2019’ met daarin opgenomen de gegevens over de ‘Gewogen Gemiddelde Leeftijd per 1 oktober 2019’.

4.2.2 Minimale werkzaamheden

1 juli 2019

Gewogen Gemiddelde Leeftijd leraren 1-10-2019

Bij het onderzoek op de juistheid van de geregistreerde leeftijden en betrekkingsomvang van de leraren die voor de GGL van belang zijn, stelt de instellingsaccountant op niveau van het bevoegd gezag vast dat:

Tabel 4.2.2a werkzaamheden gewogen gemiddelde leeftijd leraren per 1-10-2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

GGL

– de personeelsleden die zijn uitgezonderd op het begrip leraar buiten de gegevens voor de berekening zijn gelaten;

– alle personeelsleden die bij de berekening betrokken moeten worden ook daadwerkelijk in de berekeningen zijn opgenomen;

– (in het geval van meerdere BRINS) de leraar op de teldatum ook daadwerkelijk werkzaam is op de school (BRIN) waar hij voor de berekening van de GGL is opgenomen. De werkelijke inzet van de leraar op een BRIN is vast te stellen aan de hand van een op de teldatum geldend lesrooster. Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van een ander controlemiddel moet in elk geval het vaststellen van de werkelijke combinatie leraar- BRIN op de teldatum zijn inbegrepen;

– direct voor de teldatum leraren zijn ontslagen c.q. direct na de teldatum leraren zijn aangesteld. Als de instellingsaccountant hierbij acties constateert die uitsluitend de bedoeling hebben om de GGL positief te beïnvloeden of bij twijfel hierover, dan neemt de instellingsaccountant dat op in een verslag van bevindingen;

– de leeftijd (rekening houdend met minimum en maximum leeftijd) juist is opgenomen;

– de berekeningen rekenkundig juist zijn;

– eventuele correcties uit voorgaande jaren door DUO juist zijn verwerkt.

Overzicht GGL

– het overzicht is ondertekend door het bevoegd gezag van de school.

Naast bovengenoemde werkzaamheden zal de instellingsaccountant ook werkzaamheden moeten verrichten om de juistheid van de betrekkingsomvang en de juistheid van de opgenomen leeftijd vast te stellen. Hiervoor kan de instellingsaccountant steunen op werkzaamheden, die hij al verricht heeft in het kader van de jaarrekeningcontrole, waarbij wel rekening gehouden moet worden met de specifieke onderzoekseisen voor de bekostiging en de afwijkende materialiteit.

Het bevoegd gezag van de school kan ervoor kiezen om het onderzoek op de juistheid van de berekening van de GGL door de instellingsaccountant te laten ondersteunen door een third party mededeling (TPM) over de juistheid van de berekening door het salarispakket.

Op basis van de bevindingen van de instellingsaccountant brengt het bevoegd gezag op het formulier ‘Aanbieding Bekostigingsgegevens PO 2019’ de correcties GGL voor de peildatum 1 oktober 2019 aan. De gegevens over de gewogen gemiddelde leeftijd worden in januari 2020 op de site van DUO onder instellingsinformatie bij bekostigingsinformatie beschikbaar gesteld. De instellingsaccountant ondertekent het formulier waarin de GGL van alle scholen ressorterend onder het bevoegd gezag zijn weergegeven. Het bevoegd gezag zendt enkel het formulier ‘Aanbieding Bekostigingsgegevens PO 2019’ en het assurance-rapport voor 1 juli 2020 in.

4.3 Assurance-rapport

  • • Algemeen

  • • Assurance-rapport PO

Algemeen

1 juli 2019

De assurance-rapporten voor PO worden opgesteld op bestuursniveau (niveau bevoegd gezag). De aan het oordeel ten grondslag liggende bevindingen moeten echter herleidbaar zijn tot op schoolniveau.

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

Goedkeurend assurance-rapport PO

1 juli 2019

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de opgave van de bekostigingsgegevens voor scholen voor Primair Onderwijs

Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant over de opgave van de bekostigingsgegevens

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht**) noemen)

Ons oordeel

Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte opgave van de bekostigingsgegevens van ... (naam bevoegd gezag) te ... (zetel bevoegd gezag) onderzocht.

Naar ons oordeel is de opgave van de bekostigingsgegevens van ... (naam bevoegd gezag) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Deze opgave van de bekostigingsgegevens betreft de gegevens van leraren vermeld op het formulier ‘Overzicht Gewogen Gemiddelde Leeftijd’ per 1 oktober 2019.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam bevoegd gezag) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Van toepassing zijnde criteria

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

  • • de wet op het primair onderwijs respectievelijk de wet op de expertisecentra*);

  • • hoofdstuk 3 en 4 van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De opgave van de bekostigingsgegevens is opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage van 2020, als bedoeld in artikel 69, lid 1, van de Wet op het primair onderwijs, respectievelijk artikel 70, lid 1, van de Wet op de expertisecentra*) voor ... (naam bevoegd gezag) vast te stellen. Hierdoor is de opgave van de bekostigingsgegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam bevoegd gezag) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van het bestuur en de raad van toezicht**) voor de opgave

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de opgave in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria, inclusief het identificeren van de beoogde gebruikers en het toepasbaar zijn van de gehanteerde criteria voor de doelstellingen van de beoogde gebruikers.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen, meten of evalueren van de opgave mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht**) is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van rechtmatige verwerving van de middelen op grond van de van toepassing zijnde criteria.

Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

  • • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de opgave van de bekostigingsgegevens afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van assurance-werkzaamheden en het verkrijgen van assurance-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van interne beheersing;

  • • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor het onderzoek met als doel assurance-werkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling;

  • • het minimaal uitvoeren van de in het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019 opgenomen werkzaamheden in hoofdstuk 3 en 4.

Plaats en datum

Naam accountantsorganisatie

Naam accountant

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:

*) Opnemen in de verklaring hetgeen van toepassing is op het betreffende bestuur.

**) Voor een instelling op grond van WPO of WEC raad van toezicht vervangen door intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in WPO, artikel 17a, 17b en 17c en WEC, artikel 28g, 28h en 28i)

5 Onderzoeksprocedure Basisregisteronderwijs sector VO

5.1 Algemeen

1 juli 2019

Het accountantsprotocol voor de sector VO wordt conform artikel 14a, lid 3 en artikel 18, lid 6, van het Bekostigingsbesluit WVO vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 14a, lid 2, van het Bekostigingsbesluit WVO. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform de WVO, daarnaast worden gegevens in het onderzoek betrokken, die ook voor andere beleidsdoeleinden worden gebruikt.

Het onderdeel onderzoek Basisregisteronderwijs sector VO is van toepassing op de in artikel 5, van de WVO vermelde schoolsoorten:

  • • een school voor praktijkonderwijs;

  • • een school voor vbo;

  • • een school voor mavo;

  • • een school voor havo;

  • • een school voor vwo;

  • • andere vormen van voortgezet onderwijs, zoals een afdeling lwoo;

  • • een scholengemeenschap waarin twee of meer van deze scholen zijn samengevoegd.

De voor het onderzoek Basisregisteronderwijs relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet en regelgeving is ook terug te vinden op: https://www.overheid.nl/

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Basisregister Onderwijs (BRON) dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling hierover met DUO is beschreven in het ‘Programma van Eisen VO-instellingen‘ (het is mogelijk dat na publicatie van het protocol nog een bijgestelde versie van het PvE beschikbaar wordt gesteld, waardoor de genoemde link niet meer werkt). De actuele versie van het PvE is steeds te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit BRON van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek Basisregisteronderwijs VO worden door DUO geleverd in de vorm van het Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de school. Daags na aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De school krijgt hiervan een bericht. Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in BRON, dan moet de school deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de school opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek Basisregisteronderwijs van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in het PvE VO-instellingen zijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

Bij onderzoeken Basisregisteronderwijs van AOC’s.

Het voorbereidend beroepsonderwijs (vbo) in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2, van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het MBO wordt voor het vbo in een AOC uitgegaan van de teldatum t-1. Voor het onderzoek van de gegevens van een vbo en mavo binnen een AOC gelden de onderzoeksitems van de sector VO.

5.2 Onderzoek Basisregisteronderwijs

5.2.1 Object van onderzoek

1 juli 2019

De gegevens inzake inschrijvingen bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Het voor het onderzoek relevante soort gegeven van de scholen betreft:

  • • ingeschreven aantal nieuwkomers en leerlingen op de teldata in 2019.

De nieuwkomers en de leerlingen op de teldata in 2019 worden als één relevante soort gegeven aangemerkt. De teldata betreffen voor de nieuwkomers 1 april 2019, 1 juli 2019 en 1 oktober 2019. Voor de leerlingen gaat het om de teldatum 1 oktober 2019.

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountant:

  • • de gegevens over deelname aan het voortgezet onderwijs op 1 april 2019, op 1 juli 2019 en op 1 oktober 2019 zoals die zijn verstrekt door instellingen voor registratie in BRON dat wordt beheerd door DUO en zijn opgenomen in het OBO.

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Bij de scholen

  • • (leerlingen)administratie van de te onderzoeken school;

  • • de in BRON geregistreerde leerlingengegevens;

  • • voor zover van toepassing de goedkeuringsbrief van OCW voor het gebruik van een nevenvestiging en het onderwijsaanbod op die vestiging.

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de inschrijfgegevens in BRON wordt verwezen naar de handleiding BRON VO, deze is beschikbaar op de website van DUO.

5.2.2 Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 juli 2019

Risicoanalyse

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier. Hierin wordt aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2019) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240.

De werkzaamheden verricht door een administratiekantoor of een interne controle-afdeling van de school kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van het administratiekantoor of de interne controle- afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Bepaling wel/niet afzonderlijke onderzoekpopulaties

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 5.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Steunen op IB (indien van toepassing per onderzoekpopulatie)

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Tabel 5.2.2a omvang proceduretesten

Frequentie

Omvang proceduretesten

Meerdere malen per dag

25

Dagelijks

15

Wekelijks

10

Maandelijks

3

Elk kwartaal

2

Jaarlijks

1

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2019) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten(dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is bij meerdere BRINs dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel, tenzij de instelling meer dan 25 BRINs omvat. De testwerkzaamheden dienen dusdanig gespreid te worden dat de relevante BRINs, doch minimaal 1 keer bij meer dan 25 BRINs in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Gegevensgerichte werkzaamheden

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 5.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

A. Situatie waarin geen afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen relevante soorten gegevens zijn gedefinieerd.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de effectieve werking van de IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot:

Tabel 5.2.2b omvang gegevensgerichte werkzaamheden

Aantal records

Omvang gegevensgerichte werkzaamheden

< 101

5 deelwaarnemingen

>100 en < 501

10 deelwaarnemingen

>500 en < 1.001

15 deelwaarnemingen

>1.000 en < 5.001

20 deelwaarnemingen

>5.000

25 deelwaarnemingen

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico-inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of bij een gegevensgerichte onderzoekaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

  • • bepaling van de massa;

  • • bepaling van de steekproefomvang, waaronder een inschatting van de verwachte fout en een onderbouwing van deze inschatting;

  • • wijze van selectie van de posten;

  • • een foutenevaluatie.

B. Situatie waarin afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen relevante soorten gegevens zijn gedefinieerd.

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van COS 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Tabel 5.2.2c afzonderlijke onderzoekspopulaties binnen relevante soorten gegevens

Populatie / aantal keer materialiteit

Steunen op IB – laag risico

Steunen op IB – normaal risico/ Niet steunen IB-laag risico

Steunen op IB – significant risico / Niet steunen IB – normaal risico

Niet steunen op IB – significant risico

1

1

1

2

3

2

1

2

3

6

3

1

3

5

9

4

1

3

6

12

5

1

4

8

15

6

2

5

9

18

7

2

5

11

21

8

2

6

12

24

9

2

7

14

27

10

2

7

15

30

15

3

11

23

45

20

4

14

30

60

25

5

18

38

75

30

6

21

45

75

40

8

28

60

75

50

10

35

75

75

100

20

70

75

75

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met COS 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

  • • bepaling van de massa;

  • • bepaling van de steekproefomvang, waaronder een inschatting van de verwachte fout en een onderbouwing van deze inschatting;

  • • wijze van selectie van de posten;

  • • een foutenevaluatie.

5.2.3 Minimale werkzaamheden

1 juli 2019

Algemene werkzaamheden scholen

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 5.2.3a algemene werkzaamheden

Item

Te verrichten werkzaamheden

Voldoen leerlingen- administratie (artikel 3 t/m 6, van het bekostigingsbesluit WVO)

– de leerlingenadministratie voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen en aan de bewaartermijn (de gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen, blijven daarvan in ieder geval deel uitmaken gedurende 5 jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven).

Vaststellen ongeoorloofd verzuim. (artikel 7, lid 1, lid 2 en lid 3, van het bekostigingsbesluit WVO)

– alle leerlingen die vanaf het begin van het schooljaar (de eerste werkelijke schooldag) tot de teldatum meer dan de helft van het aantal schooldagen zonder geldige reden hebben verzuimd niet mee tellen voor de bekostiging (het veld ‘indicatie bekostigbaar’ (van het record inschrijvingsperiode (ISP))moet op N staan.

Deze werkzaamheden zijn niet van teopassing voor nieuwkomers.

Verplichte melding ongeoorloofd verzuim aan DUO vestiging Groningen (artikel 27a, lid 5, van de WVO)

– het bevoegd gezag een procedure omtrent de verplichte melding aan DUO vestiging Groningen volgt en indien noodzakelijk meldingen doet over alle leerlingen (van 18 jaar en ouder) die zonder opgave van geldige reden gedurende een aaneengesloten periode van ten minste 5 weken niet aan het onderwijs hebben deelgenomen.

De instelling gebruikt voor deze meldingen het formulier melding afwezigheid scholier/student. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Licenties (artikel 65 t/m 68 en art 72, van de WVO)

– het bevoegd gezag op de vestigingen van de school alleen onderwijs aanbiedt zoals per vestiging is geregistreerd in de basisregistratie instellingen. Dit doet de instellingsaccountant aan de hand van informatie waaruit de daadwerkelijk aangeboden onderwijssoort per vestiging blijkt; zoals de schoolgids en de internetsite van de school.

Regeling Leerplusarrangement VO 2009, artikel 4, lid 5

– het veld postcodecijfers (van het record PER) juist is opgenomen in BRON.

Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet. De juistheid van de postcode moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is. Deze werkzaamheden zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2019

Van de ingeschreven nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2019, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 5.2.3b werkzaamheden ingeschreven nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata

Item

Te verrichten werkzaamheden

Juistheid velden persoonsrecord (PER)

– het veld geboortedatum juist is opgenomen in BRON in het record PER.

Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet. De juistheid van de geboortedatum moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is.

Juistheid velden nationaliteitrecord (NAT)

– het veld code nationaliteit is juist opgenomen in BRON in het record NAT.

Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP, dat wil zeggen als het veld onderwijsnummer is gevuld en het veld BSN niet. De juistheid van de nationaliteit moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is. Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd voor nieuwkomers.

Juistheid velden inschrijvingsrecord (ISG) en inschrijvingsperiode (ISP)

Daadwerkelijk schoolgaand (artikel 7, lid 1, van het Bekostigingsbesluit W.V.O en de regeling bekostiging leerlingen die tijdelijk buiten de school worden geplaatst)

Licenties (artikel 65 t/m 68 en artikel 72, van de WVO)

Datum in- en uitschrijving (artikel 14a, lid 2, van het Bekostigingsbesluit W.V.O)

Leerjaar (artikel 14a, lid 2, van het Bekostigingsbesluit W.V.O).

– de volgende velden in BRON in het record ISG juist zijn opgenomen:

• datum inschrijving; en

• datum uitschrijving (indien van toepassing).

– de volgende velden in BRON in het record ISP juist zijn opgenomen:

• datum begin;

• opleidingcode;

• indicatie bekostigbaar;

• vestiging; en

• leerjaar.

De gebruikte opleidingscode en het leerjaar moeten overeenstemmen met het daadwerkelijk door de leerling gevolgde onderwijs. Het veld índicatie bekostigbaar’ mag alleen op ‘J’ staan als de leerling daadwerkelijk schoolgaand is op de school (BRIN/vestiging) of met toepassing van de regelgeving tijdelijk buiten de school waar ze zijn ingeschreven, zijn geplaatst. Het daadwerkelijk schoolgaand zijn dient vastgesteld te worden door een positieve controle aan de hand van onder andere het leerlingendossier, cijferlijsten en roosters. De werkzaamheden m.b.t. daadwerkelijk schoolgaand zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Daadwerkelijk schoolgaand leerlingen samenwerkingsverbanden VO/BVE (artikel 25a, van de W.V.O)

(Indien uit de opleidingscode volgt dat de leerling onderwijs volgt aan een andere school op grond van een samenwerkingsovereenkomst)

– de leerling op basis van de samenwerkingsovereenkomst daadwerkelijk schoolgaand is.

De instellingsaccountant kan hierbij gebruik maken van het record VAI (verblijf andere instelling), hierin is de BRIN opgenomen van de school waarmee er dan een samenwerkingsovereenkomst is gesloten. Het daadwerkelijk schoolgaand zijn dient vastgesteld te worden door een positieve controle aan de hand van onder andere het leerlingendossier, cijferlijsten en roosters. De VO -school vraagt deze stukken op bij het ROC. Een niet onderbouwde bevestiging door het ROC van de aanwezigheid volstaat niet. De werkzaamheden m.b.t. daadwerkelijk schoolgaand zijn niet van toepassing voor nieuwkomers.

Verblijfstermijn in Nederland (artikel 4 lid 5 van de regeling aanvullende bekostiging nieuwkomers vo)

– het veld datum binnenkomst in NL volgens de instelling juist is opgenomen in BRON in het record PER.

Deze werkzaamheden worden alleen uitgevoerd als geen verificatie door DUO heeft plaatsgevonden via BRP of als de school van de BRP wil afwijken, dat wil zeggen als dit veld gevuld is. De juistheid van de datum binnenkomst in NL volgens de instelling moet blijken uit een document dat in de administratie van de school aanwezig is.

Op de website van DUO is informatie te vinden ten aanzien van mogelijke bewijsstukken (niet uitputtend)

https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/bekostiging-en-subsidies/aanvullende-bekostiging-aanvragen/nieuwkomersbekostiging.jsp

Praktijkonderwijs/LWOO (artikel 7a, van het Bekostigingsbesluit W.V.O).

– het samenwerkingsverband voor leerlingen die per 1 oktober 2019 voor het eerst als leerling pro of lwoo staan ingeschreven, voor de teldatum een beschikking heeft afgegeven waaruit blijkt dat betrokkene toelaatbaar is;

– de leerling rechtmatig is ingeschreven op het praktijkonderwijs.

Werkzaamheden in verband met de te bepalen controlegetallen

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de school via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de school het actuele OBO opvragen. Deze wordt geleverd met een lijst van verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen VO-instellingen (PvE) van BRON is beschreven hoe de controletotalen worden bepaald.

5.3 Assurance-rapport

  • • Algemeen

  • • Goedkeurend assurance-rapport VO

Algemeen

1 juli 2018

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

Goedkeurend assurance-rapport VO

1 juli 2019

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO voor de VO-instellingen.

Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant over de opgave van de gegevens

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht**) noemen)

Ons oordeel

Wij hebben de opgave van de gegevens inzake inschrijvingen van ... (naam vo-school) met brinnummer ... te ... (zetel) onderzocht.

Naar ons oordeel is de opgave van de gegevens van ... (naam vo-school) met brinnummer ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

De opgave sluit met de controlegetallen:

 

Controlegetal

Totaal aantal inschrijvingsrecords

  

Totaal aantal inschrijvingsperioderecords

  

Totaal aantal inschrijvingsperioderecords met indicatie bekostigbaar ‘J’

  

Totaal opleidingscodes

  

Totaal generaal

  

aan bij het actuele OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO en betreft de inschrijvingen die op de datum van het assurance-rapport zijn opgenomen in BRON.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam vo-school) met brinnummer ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Van toepassing zijnde criteria

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

  • • de wet op het voortgezet onderwijs;

  • • hoofdstuk 3 en 5 van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De opgave van de gegevens is opgesteld voor de Minister van OCW. Hierdoor is deze opgave van de gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam vo-school) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van het bestuur en de raad van toezicht**) voor de opgave

Het bestuur is verantwoordelijk dat de opgave in overeenstemming is met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het evalueren van de opgave mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht**) is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van rechtmatige verwerving van de middelen op grond van de van toepassing zijnde criteria.

Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

  • • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de opgave van de gegevens afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van assurance-werkzaamheden en het verkrijgen van assurance-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van interne beheersing;

  • • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor het onderzoek met als doel assurance-werkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling;

  • • het minimaal uitvoeren van de in het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019 opgenomen werkzaamheden in hoofdstuk 3 en 5.

Plaats en datum

Naam accountantsorganisatie

Naam accountant

**) Voor een instelling op grond van WVO raad van toezicht vervangen door intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in WVO, artikel 24d, 24e en 24e1)

6 Onderzoeksprocedure Basisregisteronderwijs sector MBO

6.1 Algemeen

1 juli 2019

Het accountantsprotocol voor de sector mbo wordt conform artikel 2.5.7a, van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB) en krachtens artikel 5.2.5, van het Uitvoeringsbesluit WEB vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen verklaring omtrent de getrouwheid), zoals genoemd in artikel 2.2.4, lid 5, van de WEB bij de gegevens in BRONMBO. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WEB, daarnaast worden gegevens in het onderzoek betrokken, die ook voor andere beleidsdoeleinden worden gebruikt.

Het onderdeel onderzoek Basisregisteronderwijs sector mbo is van toepassing op (artikel 1.1.1 van de WEB):

  • • de regionale opleidingscentra (ROC’s);

  • • de vakinstellingen;

  • • de agrarische opleidingscentra (AOC’s).

Hierna worden deze categorieën ‘de onderwijsinstellingen’ genoemd.

De voor het onderzoek Basisregisteronderwijs relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op https://www.overheid.nl/

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Basisregister Onderwijs (BRON) dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling hierover met DUO zijn beschreven in de ‘Programma van Eisen MBO-instellingen (PvE)’ en de ‘Programma van Eisen VAVO-instellingen (PvE)‘ (het is mogelijk dat na de publicatie van het protocol nog een bijgestelde versie van deze PvE’s beschikbaar wordt gesteld, waardoor de genoemde links niet meer werken). De actuele versie van de PvE’s is steeds te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit BRON van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek Basisregisteronderwijs BO en het onderzoek Basisregisteronderwijs vavo worden door DUO geleverd in de vorm van het Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in BRON, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek Basisregisteronderwijs van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in het Programma van Eisen (PvE) MBO-instellingen en in het PvE VAVO-instellingen zijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

Bij onderzoeken Basisregisteronderwijs gegevens van AOC’s

De hier beschreven werkwijze en onderzoeksitems gelden onverkort voor het MBO deel van de AOC’s.

Het voorbereidend beroepsonderwijs in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2, van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het MBO wordt hier uitgegaan van de teldatum t-1.

Voor het onderzoek van de gegevens van een VMBO en MAVO binnen een scholengemeenschap AOC – VO, zoals bedoeld in artikel 2.6, van de WEB, gelden de onderzoeksitems van de sector VO.

6.2 Onderzoek Basisregisteronderwijs

6.2.1 Object van onderzoek

1 juli 2018

De gegevens inzake inschrijvingen en diploma’s bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens van de onderwijsinstellingen betreffen:

  • • het aantal inschrijvingen als deelnemer per 1 oktober 2019 voor het beroepsonderwijs;

  • • het aantal inschrijvingen als deelnemer per 1 februari 2020 voor het beroepsonderwijs;

  • • het aantal afgegeven diploma’s in kalenderjaar 2019 voor het beroepsonderwijs;

  • • het aantal deelnemers per 1 oktober 2019 voor het voortgezet algemeen volwassenenonderwijs(vavo);

  • • het aantal afgegeven diploma’s in het kalenderjaar 2019 voor het vavo;

  • • het aantal afgesloten (deel) eindexamenvakken ín het kalenderjaar 2019 met eindcijfer 6 of hoger, dan wel ‘voldoende’ of ‘goed voor het vavo.

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountants:

  • • de gegevens over deelname aan het beroepsonderwijs zoals die zijn verstrekt door instellingen voor registratie in BRON dat wordt beheerd door DUO en zijn opgenomen in het OBO;

  • • de gegevens over deelname aan het vavo zoals die zijn verstrekt door instellingen voor registratie in BRON dat wordt beheer door DUO en zijn opgenomen in het OBO.

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Bij de onderwijsinstellingen

  • • de (deelnemers)administratie van de te onderzoeken instelling;

  • • de in BRON geregistreerde deelnemersgegevens.

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de deelnemersgegevens in BRON wordt verwezen naar de handleiding BRON MBO en de handleiding BRON voor VAVO, deze zijn beschikbaar via de site van DUO.

6.2.2 Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 juli 2019

Risicoanalyse

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier. Hierin wordt aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 6.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor deelnemers (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) en moet duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie 2004’.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Bekostigde deelnemers aan maatwerktrajecten worden niet gezien als een homogene massa. De instellingsaccountant dient daarom bij instellingen die maatwerktrajecten verzorgen en materieel van omvang zijn (>2% van de totale populatie inschrijvingen) hier specifiek aandacht aan te besteden.

Bepaling wel/niet afzonderlijke onderzoekpopulaties

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyseafzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 6.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Steunen op IB (indien van toepassing per onderzoekpopulatie)

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Tabel 6.2.2a omvang proceduretesten

Frequentie

Omvang proceduretesten

Meerdere malen per dag

25

Dagelijks

15

Wekelijks

10

Maandelijks

3

Elk kwartaal

2

Jaarlijks

1

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 6.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor deelnemers (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Gegevensgerichte werkzaamheden

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 6.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

A. Situatie waarin geen afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen relevante soorten gegevens zijn gedefinieerd.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de effectieve werking van de IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot:

Tabel 6.2.2b omvang gegevensgerichte werkzaamheden

Aantal records

Omvang gegevensgerichte werkzaamheden

< 101

5 deelwaarnemingen

>100 en < 501

10 deelwaarnemingen

>500 en < 1.001

15 deelwaarnemingen

>1.000 en < 5.001

20 deelwaarnemingen

>5.000

25 deelwaarnemingen

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico-inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of bij een gegevensgerichte onderzoeksaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoeksdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

  • • bepaling van de massa;

  • • bepaling van de steekproefomvang, waaronder een inschatting van de verwachte fout en een onderbouwing van deze inschatting;

  • • wijze van selectie van de posten;

  • • een foutenevaluatie.

B. Situatie waarin afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen relevante soorten gegevens zijn gedefinieerd.

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van COS 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Tabel 6.2.2c afzonderlijke onderzoekspopulaties binnen relevante soorten gegevens

Populatie / aantal keer materialiteit

Steunen op IB – laag risico

Steunen op IB – normaal risico / Niet steunen IB- laag risico

Steunen op IB – significant risico / Niet steunen IB – normaal risico

Niet steunen op IB – significant risico

1

1

1

2

3

2

1

2

3

6

3

1

3

5

9

4

1

3

6

12

5

1

4

8

15

6

2

5

9

18

7

2

5

11

21

8

2

6

12

24

9

2

7

14

27

10

2

7

15

30

15

3

11

23

45

20

4

14

30

60

25

5

18

38

75

30

6

21

45

75

40

8

28

60

75

50

10

35

75

75

100

20

70

75

75

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met COS 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

  • • bepaling van de massa;

  • • bepaling van de steekproefomvang, waaronder een inschatting van de verwachte fout en een onderbouwing van deze inschatting;

  • • wijze van selectie van de posten;

  • • een foutenevaluatie.

6.2.3 Minimale werkzaamheden

1 juli 2019

Algemene werkzaamheden onderwijsinstellingen

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 6.2.3a algemene werkzaamheden

Item

Te verrichten werkzaamheden

Naleving van Koppelingswet

– de instelling een procedure heeft beschreven en hanteert voor de inschrijving van de deelnemers(beroepsonderwijs en vavo) die vallen onder de Koppelingswet (bij de inschrijving 18 jaar of ouder en niet over een Nederlandse Nationaliteit beschikken).

Naleving toelating entreeopleiding (artikel 8.1.1b lid 1, van de WEB)

– de instelling een procedure heeft beschreven en hanteert ten behoeve van de naleving van de toelating entreeopleidingen.

Systeem presentieregistratie voor o.a. de melding van langdurige afwezigheid in het kader van (artikel 8.1.7, van de WEB)

– de instelling een sluitend en controleerbaar systeem heeft voor de registratie van de presentie van elke BOL -, BBL- en vavo deelnemer;

– de instelling voor deelnemers beroepsonderwijs en vavo die vallen onder de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten, een procedure ten behoeve van de naleving van artikel 8.1.7, van de WEB heeft beschreven en hanteert.

Notitie Helderheid BVE 2004

– de door instelling verantwoorde informatie m.b.t. bekostigingsgegevens in het bestuursverslag (thema 5 uitval na 1 oktober en thema 6 omzwaai na 1 oktober) juist en volledig is.

Procedure onderwijsovereenkomsten

Dit item is alleen van toepassing als de onderwijsinstelling – door gebruik te maken van de in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ aangegeven procedure voor wijziging van het opleidingstraject – niet meer alle wijzigingen in de onderwijsovereenkomst door de deelnemer laat ondertekenen:

– de door de instelling ingerichte procedure voor wijzigingen tijdens de opleiding aan de minimale eisen voldoet zoals die in paragraaf 1.4. van het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk HBE-OOK-112019-1 zijn opgenomen.

Procedure praktijkovereenkomsten

Dit item is alleen van toepassing als de onderwijsinstelling -door gebruik te maken van de in het ‘Servicedocument praktijkovereenkomst’ aangegeven procedure voor wijzigingen tijdens de beroepspraktijkvorming- niet meer alle wijzigingen in de praktijkovereenkomst door de deelnemer laat ondertekenen:

– de door de instelling ingerichte procedure voor wijzigingen tijdens de bpv aan de minimale eisen voldoet zoals die in paragraaf 1.5. van het ‘Servicedocument praktijkovereenkomst’ met kenmerk HBE-POK-052019-1 zijn opgenomen.

Deelnemers beroepsonderwijs per 1-10-2019

Van de ingeschreven deelnemers per 1 oktober 2019, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3b werkzaamheden ingeschreven deelnemers beroepsonderwijs per 1-10-2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

Onderwijsovereenkomst (artikel 8.1.3, van de WEB en

artikel 2, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000)

– voor elke geselecteerde BOL-, BBL- en examendeelnemer een onderwijsovereenkomst aanwezig is;

– de onderwijsovereenkomst voldoet aan alle eisen van artikel 8.1.3, van de WEB en artikel 2, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000;

– de onderwijsovereenkomst is ondertekend door of namens het bevoegd gezag en de deelnemer of de wettelijke vertegenwoordiger (bij een minderjarige deelnemer)

– de volgende velden van de recordsoort inschrijving (ISG) en inschrijvingsperiode (ISP) in BRON juist zijn gevuld:

– datum inschrijving (recordsoort ISG)

– datum uitschrijving werkelijk (recordsoort ISG)(indien van toepassing)

– datum begin (recordsoort ISP)

– opleidingcode (van het opleidingsdomein, kwalificatiedossier of de kwalificatie, waarvoor een deelnemer staat ingeschreven)(recordsoort ISP);

– leertraject (recordsoort ISP)

– niveau (recordsoort ISP);

– indicatie bekostigbaar (recordsoort ISP)

De gegevens in BRON (m.u.v. het veld datum uitschrijving werkelijk) zijn juist als ze overeenkomen met de gegevens op de onderwijsovereenkomst of met de gegevens op het laatste opleidingsblad bij een wijziging en gebruik van het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk HBE-OOK-112019-1.

– Dit item is alleen van toepassing bij een wijziging van het opleidingstraject en in het geval dat de instelling geen nieuwe onderwijsovereenkomst heeft opgesteld, maar gebruik heeft gemaakt van een nieuw opleidingsblad conform de procedure voor wijzigingen van het opleidingstraject zoals aangegeven in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk HBE-OOK-112019-1:

In de onderwijsovereenkomst is een procedure overeenkomen voor wijzigingen van het opleidingstraject, die voldoet aan de gestelde eisen in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’.

Naleving van Koppelingswet (artikel 8.1.1, lid 1, onder c, van de WEB).

– Indien de deelnemer als vreemdeling moet worden beschouwd ex artikel 8.1.1, lid 1, van de WEB:

• de deelnemer jonger is dan 18 jaar, of

• rechtmatig verblijf houdt in Nederland op basis van de Vreemdelingenwet 2000 (naleving koppelingswet).

op basis van bij de instelling aanwezige kopieën van documenten;

– bij nieuwe inschrijvingen van vreemdelingen van 18 jaar en ouder een van de volgende gegevens beschikbaar is:

• een definitieve verblijfsvergunning, of

• een bewijs van een aanvraag tot verblijfsvergunning cq machtiging tot voorlopig verblijf, of-;

• een bewijs van een verzoek tot verlenging van een verblijfsvergunning, of

• een ontvangstbevestiging van de IND en tevens verzoek tot en betaling van de leges voor een verblijfsvergunning;

– dat aan de hand van bewijsstukken die bij de instelling aanwezig zijn duidelijk is dat de deelnemer behoort tot een van de groepen studerenden, bedoeld in artikel 2.2, lid 1, van de Wet studiefinanciering 2000

Toetsing toelating entreeopleiding (artikel 8.1.1b lid 1, van de WEB)

– bij een nieuwe inschrijving entreeopleiding: de deelnemer voldoet niet aan de vooropleidingseisen van de basisberoepsopleiding.

De instellingsaccountant maakt hierbij gebruik van de door de instelling uitgevoerde en vastgelegde werkzaamheden. Onderdeel hiervan kan zijn het gebruik van gegevens uit het diplomaregister en BRON van DUO via de voorziening ‘digitaal aanmelden MBO’. Indien het om een deelnemer gaat, die niet eerder aan bekostigd onderwijs in Nederland heeft deelgenomen, moet op andere wijze bij de instelling blijken dat de toelating is getoetst en in overeenstemming met de wet is.

Presentie van deelnemers (artikel 2.2.3, van het UWEB)

– de geselecteerde deelnemer op 1 oktober 2019 daadwerkelijk de opleiding volgt waarvoor hij is ingeschreven.

Melding van langdurige afwezigheid in het kader van (artikel 8.1.7, van de WEB)

– voor de geselecteerde deelnemers, indien noodzakelijk, meldingen zijn verricht aan DUO vestiging Groningen.

Toetsing maatwerktrajecten (notitie helderheid in het mbo)

in het geval een geselecteerde deelnemer aan een maatwerktraject deelneemt:

– dat contractueel is vastgelegd wat de meerkosten van het maatwerktraject zijn ten opzichte van de kosten van een reguliere opleiding en de rijksbijdrage die voor deze opleiding wordt ontvangen.

Betaling van het Cursusgeld (artikel 11, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000 en artikel 6, lid 3 en lid 6, van de Les- en cursusgeldwet)

– van elke geselecteerde deelnemer van 18 jaar of ouder aan BBL het wettelijke cursusgeld is geïnd dan wel een betalingsregeling is vastgelegd. Bij betaling door derden een machtiging aanwezig is.

BPV bij BBL en entree BBL deelnemers (artikel 7.2.8 en 7.2.9, van de WEB en artikel 2.2.2 en 2.2.3, van het UWEB,

brief d.d. 8 juni 2015 met kenmerk 765408, brief d.d. 18 augustus 2015 met kenmerk 795647)

Als de registratie in BRON niet juist is, moet de bekostiging van de deelnemer NIET op nee gezet worden, wel moeten de BPV gegevens in BRON gecorrigeerd worden.

– Dit item is alleen van toepassing bij een minderjarige deelnemer indien geen handtekening van de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger op de praktijkovereenkomst aanwezig is:

In de getekende geldige onderwijsovereenkomst is overeengekomen dat de minderjarige deelnemer de praktijkovereenkomst zelfstandig ondertekent.

– de volgende velden in BRON per BPV (recordsoort BPV) juist zijn gevuld:

• afsluitdatum

• datum begin

• datum einde werkelijk

• opleidingcode (CREBOcode)

De gegevens in BRON zijn juist als ze overeenkomen met de gegevens op de afgesloten praktijkovereenkomst of met de gegevens op het laatste bpv-blad bij een wijziging en gebruik van het servicedocument praktijkovereenkomst 2018–2019

° Dit item is alleen van toepassing bij een wijziging van de praktijkovereenkomst en in het geval dat de instelling geen nieuwe praktijkovereenkomst heeft gesloten, maar gebruik heeft gemaakt van een nieuw bpv-blad conform de procedure voor wijzigingen van de praktijkovereenkomst zoals aangegeven in het servicedocument praktijkovereenkomst 2019–2020:

In de praktijkovereenkomst is een procedure overeengekomen voor wijzigingen die voldoet aan de gestelde eisen in het Servicedocument praktijkovereenkomst 2019–2020.

Door het opgaan van de kbb’s in het SBB per 1 augustus 2015 is er sprake van een omzettingstabel van oude naar nieuwe codes. Deze informatie is van belang om de juistheid van de BPV gegevens is BRON vast te kunnen stellen. Hierbij de links naar de betreffende documenten en tabellen:

• Creboomzettingstabel en converter:

https://www.s-bb.nl/onderwijs/kwalificeren-en-examineren/overzichten-rondom-kwalificeren-en-examineren/creboconverter

• Omnummering leerbedrijven: https://stagedocenten.s-bb.nl/files/omnummertabel.csv

– De toelichtende brochure: https://www.s-bb.nl/herziening-en-bpv

Uitzondering geldt voor de opleidingen verpleging en verzorging, waarbij de praktijkovereenkomst moet zijn afgesloten uiterlijk op 31 december 2019 en moet zijn ingegaan uiterlijk op 1 juni 2020. Deze uitzondering is alleen van toepassing voor BBL (niet entree) deelnemers.

Deelnemers beroepsonderwijs per 1-2-2020

Van de ingeschreven deelnemers per 1 februari 2020, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3c werkzaamheden ingeschreven deelnemers beroepsonderwijs per 1-2-2020

Item

Te verrichten werkzaamheden

Onderwijsovereenkomst (artikel 8.1.3, van de WEB en artikel 2, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000)

– voor elke geselecteerde BOL-,BBL- en examendeelnemer een onderwijsovereenkomst aanwezig is;

– de onderwijsovereenkomst voldoet aan alle eisen van artikel 8.1.3, van de WEB en artikel 2, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000;

– de onderwijsovereenkomst is ondertekend door of namens het bevoegd gezag en de deelnemer of de wettelijke vertegenwoordiger (bij een minderjarige deelnemer)

– de volgende velden van de recordsoort inschrijving (ISG) en inschrijvingsperiode (ISP) in BRON juist gevuld zijn:

– datum inschrijving (recordsoort ISG)

– datum uitschrijving werkelijk (recordsoort ISG)(indien van toepassing)

– datum begin (recordsoort ISP)

– opleidingcode (van het opleidingsdomein, kwalificatiedossier of de kwalificatie, waarvoor een deelnemer staat ingeschreven)(recordsoort ISP);

– leertraject (recordsoort ISP)

– niveau (recordsoort ISP);

– indicatie bekostigbaar (recordsoort ISP).

De gegevens in BRON (m.u.v. het veld datum uitschrijving werkelijk) zijn juist als ze overeenkomen met de gegevens op de onderwijsovereenkomst of met de gegevens op het laatste opleidingsblad bij een wijziging en gebruik van het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk HBE-OOK-112019-1:

– Dit item is alleen van toepassing bij een wijziging van het opleidingstraject en in het geval dat de instelling geen nieuwe onderwijsovereenkomst heeft opgesteld, maar gebruik heeft gemaakt van een nieuw opleidingsblad conform de procedure voor wijzigingen van het opleidingstraject zoals aangegeven in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk HBE-OOK-112019-1:

In de onderwijsovereenkomst is een procedure overeenkomen voor wijzigingen van het opleidingstraject, die voldoet aan de gestelde eisen in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’.

Presentie van deelnemers (artikel 2.2.3, van het UWEB)

– de geselecteerde deelnemer op 1 februari 2020 daadwerkelijk de opleiding volgt waarvoor hij is ingeschreven.

Toetsing maatwerktrajecten (notitie helderheid in het mbo)

in het geval een geselecteerde deelnemer aan een maatwerktraject deelneemt:

– dat contractueel is vastgelegd wat de meerkosten van het maatwerktraject zijn ten opzichte van de kosten van een reguliere opleiding en de rijksbijdrage die voor deze opleiding wordt ontvangen.

Indien de geselecteerde deelnemer pas ná 1 oktober 2019 is ingeschreven of bij de telling 1 oktober 2019 niet mocht worden bekostigd, stelt de instellingsaccountant alsnog vast dat:

Tabel 6.2.3d werkzaamheden deelnemers beroepsonderwijs ingeschreven na 1-10-2019 of bij telling 1-10-2019 niet mocht worden bekostigd

Item

Te verrichten werkzaamheden

Naleving van Koppelingswet (artikel 8.1.1, lid 1, onder c, van de WEB).

– Indien de deelnemer als vreemdeling moet worden beschouwd ex artikel 8.1.1, lid 1, van de WEB:

• de deelnemer jonger is dan 18 jaar, of

• rechtmatig verblijf houdt in Nederland op basis van de Vreemdelingenwet 2000 (naleving koppelingswet).

op basis van bij de instelling aanwezige kopieën van documenten;

– bij nieuwe inschrijvingen van vreemdelingen van 18 jaar en ouder een van de volgende gegevens beschikbaar is:

• een definitieve verblijfsvergunning, of

• een bewijs van een aanvraag tot verblijfsvergunning cq machtiging tot voorlopig verblijf, of-;

• een bewijs van een verzoek tot verlenging van een verblijfsvergunning, of

• een ontvangstbevestiging van de IND en tevens verzoek tot en betaling van de leges voor een verblijfsvergunning;

– dat aan de hand van bewijsstukken die bij de instelling aanwezig zijn duidelijk is dat de deelnemer behoort tot een van de groepen studerenden, bedoeld in artikel 2.2, lid 1, van de Wet studiefinanciering 2000.

Toetsing toelating entreeopleiding (artikel 8.1.1b, lid 1, van de WEB)

– bij een nieuwe inschrijving entreeopleiding: de deelnemer voldoet niet aan de vooropleidingseisen van de basisberoepsopleiding.

De instellingsaccountant maakt hierbij gebruik van de door de instelling uitgevoerde en vastgelegde werkzaamheden. Onderdeel hiervan kan zijn het gebruik van gegevens uit het diplomaregister en BRON van DUO via de voorziening ‘digitaal aanmelden MBO’. Indien het om een deelnemer gaat, die niet eerder aan bekostigd onderwijs in Nederland heeft deelgenomen, moet op andere wijze bij de instelling blijken dat de toelating is getoetst en in overeenstemming met de wet is.

Melding van langdurige afwezigheid in het kader van (artikel 8.1.7, van de WEB)

– voor de geselecteerde deelnemers, indien noodzakelijk, meldingen zijn verricht aan DUO vestiging Groningen.

Betaling van het Cursusgeld (artikel 11, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000 en artikel 6, lid 3 en lid 6, van de Les- en cursusgeldwet)

– van elke geselecteerde deelnemer van 18 jaar of ouder aan BBL het wettelijke cursusgeld is geïnd dan wel een betalingsregeling is vastgelegd. Bij betaling door derden, een machtiging aanwezig is.

Afgegeven diploma’s beroepsonderwijs in 2019

Van de afgegeven diploma’s in 2019, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3e werkzaamheden afgegeven diploma’s beroepsonderwijs in 2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

Tijdvak en examencommissie (artikel 7.4.6, van de WEB, artikel 2.1.2, onder d, van het UWEB en Regeling modeldiploma mbo, bijlage 4)

– het diploma door een examencommissie is afgegeven;

– het veld datum resultaat (datum behalen uitslag)(recordsoort DIP) overeenkomt met de datum zoals vastgesteld door de examencommissie;

– het veld opleidingcode (recordsoort DIP) juist is ingevuld en overeenkomt met het diploma, zoals die door de examencommissie is vastgesteld

– indicatie bekostigbaar juist is.

Deelnemers vavo per 1-10-2019

Van de ingeschreven vavo deelnemers per 1 oktober 2019, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3f werkzaamheden ingeschreven deelnemers vavo per 1-10-2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

Onderwijsovereenkomst (artikel 8.1.3, van de WEB en artikel 2, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000)

– voor elke geselecteerde vavo deelnemer een onderwijsovereenkomst aanwezig is;

– de onderwijsovereenkomst voldoet aan alle eisen van artikel 8.1.3, van de WEB en artikel 2, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000;

– de volgende velden van de recordsoort inschrijving (ISG) en de inschrijvingsperiode (ISP) in BRON juist gevuld zijn:

• datum inschrijving (recordsoort ISG);

• datum uitschrijving (recordsoort ISG)(indien van toepassing);

• datum begin (recordsoort ISP);

• opleidingscode (recordsoort ISP);

• betalende partij (recordsoort ISP)

• intensiteit (recordsoort ISP).

De gegevens in BRON (m.u.v. het veld datum uitschrijving) zijn juist als ze overeenkomen met de gegevens op de onderwijsovereenkomst of met de gegevens op het laatste opleidingsblad bij een wijziging en gebruik van het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk 2017-906214466-71;

– Dit item is alleen van toepassing bij een wijziging van het opleidingstraject en in het geval dat de instelling geen nieuwe onderwijsovereenkomst heeft opgesteld, maar gebruik heeft gemaakt van een nieuw opleidingsblad conform de procedure voor wijzigingen van het opleidingstraject zoals aangegeven in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’ met kenmerk HBE-OOK-112019-1:

• In de onderwijsovereenkomst is een procedure overeenkomen voor wijzigingen van het opleidingstraject, die voldoet aan de gestelde eisen in het ‘Servicedocument onderwijsovereenkomst’.

Naleving van Koppelingswet (artikel 8.1.1, lid 1, onder c, van de WEB).

– bij nieuwe inschrijvingen van vreemdelingen 18 jaar en ouder een van de volgende gegevens beschikbaar is:

• een definitieve verblijfsvergunning, of

• een bewijs van een aanvraag tot verblijfsvergunning cq machtiging tot voorlopig verblijf, of-;

• een bewijs van een verzoek tot verlenging van een verblijfsvergunning, of

• een ontvangstbevestiging van de IND en tevens verzoek tot en betaling van de leges voor een verblijfsvergunning;

– dat aan de hand van bewijsstukken die bij de instelling aanwezig zijn duidelijk is dat de vavo deelnemer behoort tot een van de groepen studerenden, bedoeld in artikel 2.2, lid 1, van de Wet studiefinanciering 2000.

Presentie van deelnemers (artikel 2a.2.1, van het UWEB)

– de geselecteerde vavo deelnemer op 1 oktober 2019 daadwerkelijk de opleiding volgt waarvoor hij is ingeschreven.

Betaling van het Cursusgeld (artikel 11, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit LCW 2000 en artikel 6, lid 3 en lid 6, van de Les- en cursusgeldwet)

– van elke geselecteerde vavo deelnemer van 18 jaar of ouder het wettelijke cursusgeld is geïnd dan wel een betalingsregeling is vastgelegd. Bij betaling door derden een machtiging aanwezig is.

Afgegeven diploma’s vavo in 2019

Van de afgegeven diploma’s in 2019, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3g werkzaamheden afgegeven diploma’s vavo in 2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

Tijdvak en examencommissie (artikel 7.4.6, van de WEB, artikel 2a.1.2., onder c, UWEB, artikel 1, lid 2 van het Eindexamenbesluit VO en Regeling modellen diploma’s VO)

– het veld datumUitslag (recordsoort USL) overeenkomt met de datum, zoals die door de examencommissie is vastgesteld;

– de volgende velden van de recordsoort USL juist zijn ingevuld en overeenkomen met het diploma of het certificaat, zoals dat door de examencommissie is vastgesteld:

• het veld niveau;

• het veld examenregime;

• het veld codeUitslag;

– het diploma of het certificaat door een examencommissie is afgegeven.

Afgesloten (deel) eindexamenvakken met eindcijfer 6 of hoger, dan wel ‘voldoende’ of ‘goed’ vavo in 2019

Van de vakken, waarin de deelnemer met goed gevolg examen heeft afgelegd in 2019, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3h werkzaamheden afgesloten (deel) eindexamenvakken met eindcijfer 6 of hoger dan wel ‘voldoende’ of ‘goed’ vavo in 2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

Tijdvak en examencommissie (artikel 7.4.6, van de WEB en artikel 1, van het Eindexamenbesluit VO, artikel 2a.2.1, van het UWEB)

– de volgende velden van de recordsoort Cijferlijst (CLS) en de recordsoort Vakresultaat (VRS) juist zijn ingevuld en overeenkomen met het certificaat of de cijferlijst, zoals die door de examencommissie is vastgesteld;

• het veld opleidingcode;

• het veld examenregime;

• het veld vakcode;

• het veld eindcijfer;

• het veld indicatieInruil.

– het certificaat of de cijferlijst door een examencommissie zijn afgegeven.

Aanvullende werkzaamheden onderwijsovereenkomsten, derdenmachtigingen en BPV-overeenkomsten.

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs of beroepspraktijkvorming (BPV) en daadwerkelijk het onderwijs of de BPV is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving of diploma bij het niet tijdig aanwezig zijn van een ondertekende onderwijsovereenkomst, regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging en/of een BPV-overeenkomst per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de onderwijsovereenkomsten, derdenmachtigingen en BPV-overeenkomsten bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert.

Als de accountant gebreken constateert beoordeelt de accountant de procedures.

Als de procedures op orde zijn hoeft niet aan de inspectie gerapporteerd te worden. De procedures zijn op orde als deze er in opzet, bestaan en werking op zijn gericht dat de onderwijsovereenkomsten, BPV-overeenkomsten en derdenmachtigingen tijdig door alle benodigde partijen worden ondertekend.

(Actieve monitoring is onderdeel van een werkende procedure)

Als de accountant fouten vindt moet hij de aard van de fout analyseren en in hoeverre dit een incident is of een fout die gemaakt wordt omdat de procedure niet wordt nageleefd.

Als er individuele gevallen zijn, waarbij de ondertekening te laat is en de instelling kan aantonen dat de procedure is gevolgd, maar om specifieke redenen niet heeft gewerkt dan is een rapportage niet nodig.

Uit het VvB kan de inspectie opmaken dat inmiddels (met ingang van inschrijfjaar 2015/2016) geen van de instellingen meer gebruik maakt van voor gestempelde of geprinte data, oude gevallen hoeven niet gerapporteerd te worden, de rapportage heeft betrekking op de procedure die voor het betreffende controlejaar wordt gehanteerd.

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure niet werkt en wel rapportage nodig is:

  • – Bij een bepaalde opleiding is de procedure niet goed gevolgd;

  • – Op een bepaalde locatie is de procedure niet goed gevolgd;

  • – Voor een gehele groep is de procedure niet gevolgd.

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure is gevolgd, maar geen rapportage nodig is:

  • – Het gaat om een individueel specifiek geval, waarbij de instelling kan aantonen wat zij gedaan heeft om tot tijdige ondertekening te komen. De instelling heeft er alles aangedaan wat in haar mogelijkheden ligt en van haar verwacht kan worden in de betreffende situatie.

Bij twijfel graag de casus/situatie voorleggen aan de inspectie (n.vanschie@owinsp.nl)

Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.

De uitzonderingsrapportage is van belang, omdat een instelling alle wettelijke voorschriften moet naleven (artikel 1.1.3, van de WEB). Indien uit uitzonderingsrapportages herhaaldelijk blijkt dat een instelling niet aan de wettelijke eisen voldoet dan kan opschorting van de rijksbijdrage plaatsvinden tot het moment waarop alsnog aan de wettelijke eisen wordt voldaan of kan de rijksbijdrage geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

Indien een tijdig ondertekende onderwijsovereenkomst, regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging of BPV-overeenkomst ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving of het bekostigde diploma niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt per gebrek aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd. Deze tekstpassage is ook van toepassing op de bekostigde inschrijvingen, diploma’s en (deel)eindexamenvakken met een 6 of hoger in het VAVO en diploma’s in het beroepsonderwijs.

Niet tijdig ondertekende onderwijsovereenkomst

Indien de instellingsaccountant niet met zekerheid kan vaststellen dat de onderwijsovereenkomst van een op 1 oktober en/of 1 februari voor bekostiging in aanmerking gebrachte deelnemer op de betreffende datum is gesloten en ondertekend, dan hoeft de bekostigde deelnemer niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende deelnemer wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat de betreffende deelnemer op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Niet tijdig ondertekende derdenmachtiging

Indien op 1 oktober of op 1 februari geen regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging aanwezig is, terwijl dit wel vereist is, dan hoeft de bekostigde deelnemer niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende deelnemer wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat het wettelijk cursusgeld niet door de instelling is betaald en de betreffende deelnemer op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Niet tijdig ondertekende BPV-overeenkomst

Indien voor een bekostigde BBL-deelnemer geen tijdig ondertekende BPV-overeenkomst aanwezig is, dan hoeft de bekostigde deelnemer niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant op andere wijze heeft vastgesteld dat de betreffende deelnemer wel daadwerkelijk deelneemt aan de BPV en aan de overige bekostigingsvereisten voldoet.

Werkzaamheden in verband met de te bepalen controlegetallen beroepsonderwijs en vavo

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de MBO-instelling via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de instelling het actuele OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen MBO-instellingen en het Programma van Eisen VAVO-instellingen van BRON is beschreven hoe de controlegetallen worden bepaald.

6.3 Assurance-rapport

  • • Algemeen

  • • Goedkeurend assurance-rapport MBO

Algemeen

1 juli 2017

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

Goedkeurend assurance-rapport MBO

1 juli 2019

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO voor BO, VO en VAVO van ROC’s, AOC’s, Vakinstellingen en de instituten voor doven.

Het is toegestaan om per deelsector een assurance-rapport in te dienen. Deze deelsectoren zijn:

  • • BO

  • • VAVO

  • • AOC-BO

  • • AOC-VO

In geval van een assurance-rapport per deelsector kan de onderstaande tekst hierop worden aangepast door de overige sectoren uit de tekst te laten.

Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant over de opgave(n) van gegevens

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht noemen)

Ons oordeel

Wij hebben de opgave(n) van de gegevens beroepsonderwijs (inschrijvingen en diploma’s) en de gegevens vavo (inschrijvingen, diploma’s en (deel)eindexamenvakken)* van ... (naam mbo-instelling) met brinnummer ... te ... (zetel) onderzocht.

Naar ons oordeel is (zijn) het OBO (bo) en/of het OBO (vavo*) (en bij AOC’s: het OBO vo) van ... (naam mbo-instelling) met brinnummer ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist, in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

De opgave beroepsonderwijs sluit met de controlegetallen:

 

Controlegetal

Totaal aantal deelnames

  

Totaal aantal diploma’s

  

Totaal opleidingcodes

  

Totaal indicatie bekostigbaar ‘J’

  

Controletotaal

  

aan bij het actuele OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO en betreft de inschrijvingen en diploma’s die op de datum van het assurance-rapport zijn opgenomen in BRON.

(bij AOC’s voor het vo: De opgave voortgezet onderwijs sluit met de controlegetallen:

 

Controlegetal

Totaal aantal inschrijvingsrecord

  

Totaal aantal inschrijvingsperioderecords

  

Totaal aantal inschrijvingsperioderecords met indicatie bekostigbaar ‘J’

  

Totaal opleidingscodes

  

Totaal generaal

  

aan bij het actuele OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO en betreft de deelnemersgegevens die op de datum van het assurance-rapport zijn opgenomen in BRON.

De opgave vavo*) sluit met de controlegetallen:

 

Controlegetal

Totaal aantal inschrijvingen

  

Totaal aantal inschrijvingsperiodes

  

Totaal aantal inschrijvingsperiodes bekostigbaar

  

Totaal aantal uitslagen

  

Totaal aantal cijferlijsten

  

Totaal aantal vakken

  

Totaal opleidingscodes

  

Totaal generaal

  

aan bij het actuele OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO en betreft de deelnemersgegevens en de diploma- en certificaatgegevens die op de datum van het assurance-rapport zijn opgenomen in BRON.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave(n)’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam mbo-instelling) met brinnummer ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Van toepassing zijnde criteria

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

  • • de wet educatie en beroepsonderwijs;

  • • hoofdstuk 3 en 6 van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De opgave(n) van de gegevens is(zijn) opgesteld voor de Minister van OCW. Hierdoor is(zijn) de opgave(n) van de gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam mbo-instelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van het bestuur en de raad van toezicht voor de opgave(n)

Het bestuur is verantwoordelijk dat de opgave(n) in overeenstemming is met de van toepassing zijnde criteria, inclusief het identificeren van de beoogde gebruikers en het toepasbaar zijn van de gehanteerde criteria voor de doelstellingen van de beoogde gebruikers.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het evalueren van de opgave mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van rechtmatige verwerving van de middelen op grond van de van toepassing zijnde criteria.

Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave(n)

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

  • • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de opgave(n) van de gegevens afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van assurance-werkzaamheden en het verkrijgen van assurance-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van interne beheersing;

  • • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor het onderzoek met als doel assurance-werkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling;

  • • het minimaal uitvoeren van de in het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019 opgenomen werkzaamheden in hoofdstuk 3 en 6.

Plaats en datum

Naam accountantsorganisatie

Naam accountant

*) Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging.

7 Onderzoeksprocedure Basisregisteronderwijs sector HO

7.1 Algemeen

1 december 2018

Het accountantsprotocol voor de sector Hoger onderwijs (HO) wordt conform artikel 2.10a, van de WHW en krachtens artikel 4.4, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de voorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 4.4, lid 1, van het UWHW 2008 bij de gegevens in BRONHO, die nodig zijn voor uitvoering van de WHW, de WSF 2000, het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 en de Regeling financiën hoger onderwijs. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WHW 2008, daarnaast worden gegevens in het onderzoek betrokken, die ook voor andere beleidsdoeleinden worden gebruikt.

Het onderdeel onderzoek Basisregisteronderwijs sector HO is van toepassing op de in artikel 1.8, van de WHW genoemde bekostigde instellingen, waaronder begrepen de conform het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 bekostigde Transnationale Universiteit Limburg.

De voor het onderzoek Basisregisteronderwijs relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op https://www.overheid.nl/

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Basisregister Onderwijs (BRON) dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling van informatie hierover met DUO zijn beschreven in het ‘Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE)‘ (het is mogelijk dat er na de publicatie van het OAP nog een aanpassing komt van het PvE, waardoor de link niet meer werkt); deze is te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit BRON van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek Basisregisteronderwijs worden door DUO geleverd in de vorm van een Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (op de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in BRON, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij een OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek Basisregisteronderwijs van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de accountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) zijn opgenomen voor de accountant.

Peilperiode

Het onderzoek naar het Basisregisteronderwijs voor HO wordt uitgevoerd over de volgende peilperiode: 2 oktober 2018 tot en met 1 oktober 2019.

7.2 Onderzoek Basisregisteronderwijs

7.2.1 Object van onderzoek

1 juli 2018

De gegevens inzake inschrijvingen en graadverleningen bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage en zijn daarnaast van belang voor de uitvoering van de WHW, de WSF 2000 en de Regeling financiën hoger onderwijs. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. Deze gegevens worden voor een belangrijk deel ontleend aan BRON; daarnaast wordt een aantal gegevens afzonderlijk door instellingen voor hoger onderwijs opgegeven. De instellingsaccountant geeft een assurance-rapport af over de registraties in BRON (zoals opgenomen in het OBO) en de afzonderlijke opgaven door de instellingen.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens voor instellingen voor hoger onderwijs betreffen:

  • • het aantal inschrijvingen als student in de peilperiode;

  • • het aantal studenten dat een graad (Bachelor, Master of Associate Degree) heeft gehaald in de peilperiode;

  • • het aantal studenten dat het examen behorend bij een ongedeelde opleiding of een voortgezette opleiding met succes heeft afgerond in de peilperiode;

  • • het aantal proefschriften leidend tot een promotie in het kalenderjaar 2019 en/of het aantal ontwerpcertificaten dat is uitgereikt in het kalenderjaar 2019.

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountant:

  • • de gegevens over de deelname aan het hoger onderwijs zoals die zijn verstrekt door instellingen voor registratie in BRON dat wordt beheerd door DUO en zijn opgenomen in het OBO;

  • • de afzonderlijke opgaven van inschrijvingen en behaalde graden in de peilperiode aan de Transnationale Universiteit Limburg (gelieerd aan de Universiteit Maastricht);

  • • de afzonderlijke opgave van het aantal proefschriften leidend tot een promotie en ontwerperscertificaten door instellingen voor wetenschappelijk onderwijs (deze gegevens zijn niet opgenomen in BRON, maar worden door de instelling aan DUO opgegeven middels een formulier):

    • ○ het aantal proefschriften leidend tot een promotie in het kalenderjaar 2019;

    • ○ het aantal ontwerperscertificaten dat is uitgereikt in het kalenderjaar 2019;

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

  • • de studentenadministratie van de te onderzoeken instelling;

  • • de in BRON geregistreerde studentgegevens;

  • • het promotieregister dat volgens de WHW bij een instelling voor hoger onderwijs aanwezig moet zijn;

  • • de afzonderlijke opgaven van het aantal proefschriften en/of ontwerperscertificaten van instellingen voor wetenschappelijk onderwijs;

  • • voor de Transnationale Universiteit Limburg: de afzonderlijke opgaven van de hiervoor van deze instellingen genoemde gegevens;

  • • het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO).

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de studentgegevens in BRON wordt verwezen naar het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) (beschikbaar via de site van DUO).

Indien Studielink een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de maatregelen en procedures ter waarborging van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking door of namens de Stichting Studielink voldoen aan de gestelde normen kan de instellingsaccountant, indien en voor zover aanmeld-, inschrijf- en betalingsgegevens via Studielink worden verstrekt aan de instelling, bij de beoordeling van de juistheid van de gegevens uitgaan van een correcte werking en aflevering van de gegevens door Studielink. Indien de bedoelde verklaring niet aanwezig is kan de instellingsaccountant volstaan met een disclaimer in het assurance-rapport.

In de foto van Studielink is het zichtbaar als de centrale verificatie van DUO is geleverd aan de instelling.

7.2.2 Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 juli 2019

Risicoanalyse

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie hierover vast in zijn dossier. Hierin wordt aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 7.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor inschrijvingen, graden, proefschriften en ontwerperscertificaten) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs’.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Bepaling wel/niet afzonderlijke onderzoekpopulaties

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 7.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Steunen op IB (indien van toepassing per onderzoekpopulatie)

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Tabel 7.2.2a omvang proceduretesten

Frequentie

Omvang proceduretesten

Meerdere malen per dag

25

Dagelijks

15

Wekelijks

10

Maandelijks

3

Elk kwartaal

2

Jaarlijks

1

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 7.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor inschrijvingen, graden, proefschriften en ontwerperscertificaten) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Gegevensgerichte werkzaamheden

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 7.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

A. Situatie waarin geen afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen relevante soorten gegevens zijn gedefinieerd.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de aanwezige IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot:

Tabel 7.2.2b omvang gegevensgerichte werkzaamheden

Aantal records

Omvang gegevensgerichte werkzaamheden

< 101

5 deelwaarnemingen

>100 en < 501

10 deelwaarnemingen

>500 en < 1.001

15 deelwaarnemingen

>1000 en < 5.001

20 deelwaarnemingen

>5.000

25 deelwaarnemingen

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico-inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of in het geval de instellingsaccountant kiest voor een gegevensgerichte onderzoekaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

  • • bepaling van de massa;

  • • bepaling van de steekproefomvang, waaronder een inschatting van de verwachte fout en een onderbouwing van deze inschatting;

  • • wijze van selectie van de posten;

  • • een foutenevaluatie.

B. Situatie waarin afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen relevante soorten gegevens zijn gedefinieerd.

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van COS 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Tabel 7.2.2c afzonderlijke onderzoekspopulaties binnen relevante soorten gegevens

Populatie / aantal keer materialiteit

Steunen op IB – laag risico

Steunen op IB – normaal risico / Niet steunen IB – laag risico

Steunen op IB – significant risico / Niet steunen IB – normaal risico

Niet steunen op IB – significant risico

1

1

1

2

3

2

1

2

3

6

3

1

3

5

9

4

1

3

6

12

5

1

4

8

15

6

2

5

9

18

7

2

5

11

21

8

2

6

12

24

9

2

7

14

27

10

2

7

15

30

15

3

11

23

45

20

4

14

30

60

25

5

18

38

75

30

6

21

45

75

40

8

28

60

75

50

10

35

75

75

100

20

70

75

75

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met COS 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

  • • bepaling van de massa;

  • • bepaling van de steekproefomvang, waaronder een inschatting van de verwachte fout en een onderbouwing van deze inschatting;

  • • wijze van selectie van de posten;

  • • een foutenevaluatie.

7.2.3 Minimale werkzaamheden

1 juli 2019

Algemene werkzaamheden

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 7.2.3a Algemene werkzaamheden

Item

Te verrichten werkzaamheden

Aansluiting van de afzonderlijke opgave van bekostigings-gegevens op de administratie van de instelling

– de opgaven van het aantal proefschriften leidend tot een promotie en het aantal ontwerperscertificaten aansluiten op het register dat hiervan wordt aangehouden door de instelling;

– de overige afzonderlijke opgegeven bekostigingsgegevens aansluiten op de gegevens uit de administratie van de betreffende instelling.

Verificatie nationaliteitsgegevens

– de instelling een procedure heeft ingericht voor de verificatie van nationaliteitsgegevens voor zover deze gegevens niet zijn opgenomen in een basisregistratie personen (BRP) volgens de Wet Basisregistratie personen.

Naleving van Koppelingswet

– de instelling een procedure heeft beschreven en hanteert voor de inschrijving van studenten die vallen onder de Koppelingswet (bij de inschrijving 18 jaar of ouder en niet over een Nederlandse Nationaliteit beschikken).

Notitie Helderheid HO

– de door instelling m.b.t. bekostigingsgegevens in het bestuursverslag verantwoorde informatie (thema 8 maatwerktrajecten, het aantal studenten dat hieraan deelneemt) juist en volledig is.

Afzonderlijke opgave van promoties WO (WHW, artikel 7.18 en UWHW, 2008 artikel 4.21)

– het aantal proefschriften dat in 2019 heeft geleid tot een promotie, onder verantwoordelijkheid van de instelling, overeenkomt met het aantal proefschriften dat is opgenomen in het promotieregister van de betreffende instelling wegens een in 2019 met goed gevolg verdedigd proefschrift.

– het aantal proefschriften dat in 2019 heeft geleid tot een promotie, gezamenlijk verleend met Nederlandse instellingen, overeenkomt met het aantal proefschriften dat is opgenomen in het promotieregister van de betreffende instelling wegens een in 2019 met goed gevolg verdedigd proefschrift.

– het aantal proefschriften dat in 2019 heeft geleid tot een promotie, gezamenlijk verleend met buitenlandse instellingen, ten overstaan van het college voor promoties of de commissie bedoeld in artikel 7.18, vierde lid, van de wet, overeenkomt met het aantal proefschriften dat is opgenomen in het promotieregister van de betreffende instelling wegens een in 2019 met goed gevolg verdedigd proefschrift.

Afzonderlijke opgave ontwerperscertificaten WO

– het aantal in 2019 uitgereikte ontwerperscertificaten overeenkomt met het aantal getuigschriften wegens het met goed gevolg afronden van onderwijs als bedoeld in de bijlage bij het UWHW 2008.

Beoordeling van inschrijvingen in de peilperiode (HO)

Voor wat betreft inschrijvingen gedurende de peilperiode (HO) stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 7.2.3b beoordeling inschrijvingen in de peilperiode

Item

Te verrichten werkzaamheden

Toetsing gegevens vooropleiding (hoofdstuk 7, titel 2, van de WHW)

– bij een nieuwe inschrijving bacheloropleiding/associate degree-opleiding: de student voldoet aan de vooropleidingseisen ex hoofdstuk 7, titel 2, paragraaf 1, van de WHW op basis van digitale verificatie door DUO of afschriften van getuigschriften;

– bij een nieuwe inschrijving bacheloropleiding/associate degree-opleiding: de student aan een opleiding met decentrale selectie is toegelaten op grond van een bewijs namens de instelling in de regel vanuit studielink d.m.v. digitale registratie in studielink;

– bij een nieuwe inschrijving masteropleiding: de student voldoet aan de vooropleidingseisen ex hoofdstuk 7, titel 2, paragraaf 2, van de WHW op basis van digitale verificatie door DUO of afschriften van getuigschriften of een bewijs van toelating voor die opleiding ex artikel 7.30b, lid 3.

Digitale verificatie door DUO kan bijvoorbeeld aan de hand van de foto van Studielink worden vastgesteld. De accountant mag uitgaan van de betrouwbaarheid van de geverifieerde diplomagegevens in de database van Studielink, de verificatie heeft plaatsgevonden aan de hand van het diplomaregister van DUO. Geverifieerde gegevens kunnen niet overschreven worden.

Het voldoen aan de verplichting tot het betalen van collegegeld (artikelen 7.37 en 7.43, van de WHW, artikel 17ben 17j, van het Besluit experimenten flexibel hoger onderwijs)

– de student op het moment van inschrijving heeft voldaan aan de verplichting tot het voldoen van collegegeld ex artikel 7.37 en ex artikel 7.43, van de WHW, dat wil zeggen een betaling van het collegegeld ineens of op basis van een machtiging tot het innen van het collegegeld via een regeling tot gespreide betaling, zijnde het instellingscollegegeld of het volledige, gedeeltelijke of verlaagde wettelijk collegegeld;

– de student, die deelneemt aan het experiment flexstuderen, het collegegeld als bedoeld in artikel 17b, van het Besluit experimenten flexibel hoger onderwijs heeft voldaan, dat wil zeggen betaling van collegegeld ineens of op basis van een machtiging tot het innen van het collegegeld via een regeling tot gespreide betaling. Hierbij stelt de instellingsaccountant ook vast dat de betreffende onderwijsinstelling toestemming voor deelname aan het experiment heeft verkregen van OCW;

– bij het voldoen van het collegegeld voor de student door een derde, de student schriftelijk of via digitale mogelijkheid in Studielink heeft verklaard hiermee akkoord te zijn gegaan;

– de student niet is vrijgesteld van het voldoen van collegegeld ex artikel 7.47a, artikel 7.48, lid 1 of lid 2, van de WHW (artikel 7.48 lid 1 of 2 geldt niet voor de studenten, die deelnemen aan het experiment flexstuderen).

Toetsing inschrijving aan een opleiding (artikel 7.32, van de WHW en artikel 4.1 en 4.8, van het UWHW 2008 en artikel 3b, van de Regeling Financiën Hoger Onderwijs)

– de volgende velden van de recordsoort inschrijving (ISG) in BRON juist zijn gevuld:

• datum inschrijving

• datum uitschrijving

• opleidingscode

• opleidingsfase

• opleidingsvorm

• inschrijvingsvorm

• eerste inschrijving

Op basis van de WHW, artikel 7.32, lid 7 is de datum inschrijving juist als een inschrijving gedurende de maand heeft plaatsgevonden en op de eerste van de betreffende maand in BRON is geregistreerd. Dit geldt echter niet voor de maand oktober vanwege de afgrenzing van de peilperiode tot en met 1 oktober 2019, dit is wettelijk geregeld in artikel 3b, van de Regeling Financiën Hoger Onderwijs.

Toetsing inschrijving aan een opleiding (artikel 7.32, van de WHW, artikel 4.1, lid 4, van de Regeling aanmelding en toelating hoger onderwijs)

Indien GEEN verificatie door DUO heeft kunnen plaatsvinden op nationaliteit en verblijfstatus van de student, dienen de volgende werkzaamheden uitgevoerd te worden aan de hand van bewijsstukken, die bij de instelling aanwezig zijn.

Er is GEEN verificatie door DUO bij het ontbreken van BRP-relatie, de indicatie GBA-relatie (recordsoort PER) staat dan op N.

– de volgende velden in BRON juist zijn gevuld:

• Nationaliteit (recordsoort NAT)

• Verblijfstitelcode (recordsoort VBT)

• Omschrijving verblijfstitel (recordsoort VBT)

• Type verblijfsvergunning (recordsoort VBV)

• Omschrijving verblijfsvergunning (recordsoort VBV)

– indien de student als vreemdeling moet worden beschouwd ex artikel 7.32, lid 5, van de WHW:

• de student jonger is dan 18 jaar, of

• rechtmatig verblijf houdt in Nederland op basis van de Vreemdelingenwet 2000 (naleving koppelingswet);

– bij nieuwe inschrijvingen van vreemdelingen van 18 jaar en ouder een van de volgende gegevens beschikbaar is:

• een definitieve verblijfsvergunning, of

• een bewijs van een aanvraag tot verblijfsvergunning cq machtiging tot voorlopig verblijf, of-;

• een bewijs van een verzoek tot verlenging van een verblijfsvergunning, of

• een ontvangstbevestiging van de IND en tevens verzoek tot en betaling van de leges voor een verblijfsvergunning;

– dat de student behoort tot een van de groepen studerenden, als bedoeld in artikel 2.2, lid 1, van de Wet studiefinanciering 2000. Hieronder valt ook het verifiëren van de specifieke redenen voor het opvoeren van type 1 verblijfsvergunningen en dat de daarmee verband houdende code verblijfsvergunningen juist is.

Aanvullende werkzaamheden derdenmachtigingen

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder in de sector MBO geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs en daadwerkelijk het onderwijs is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving bij het niet tijdig aanwezig zijn van een regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de derdenmachtigingen bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert. Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.

De uitzonderingsrapportage is van belang, omdat een instelling alle wettelijke voorschriften moet naleven. Indien uit uitzonderingsrapportages herhaaldelijk blijkt dat een instelling niet aan de wettelijke eisen voldoet dan kan opschorting van de rijksbijdrage plaatsvinden tot het moment waarop alsnog aan de wettelijke eisen wordt voldaan of kan de rijksbijdrage geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

Indien een regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd.

Niet tijdig ondertekende derdenmachtiging

Indien op 1 oktober geen regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging aanwezig is, terwijl dit wel vereist is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat het wettelijk collegegeld niet door de instelling is betaald en de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Voor wat betreft de Transnationale Universiteit Limburg voert de instellingsaccountant deze onderzoeken uit op de opgave van inschrijvingen met een Nederlandse nationaliteit en op de inschrijvingen met de niet-Belgische nationaliteit. Conform het Verdrag tussen Nederland en Vlaanderen over de Transnationale Universiteit Limburg, wordt het aantal studenten dat niet over de Nederlandse of Belgische nationaliteit beschikt naar rato van de verhouding Nederlandse en Belgische studenten toegerekend aan Nederland. Voor dit aandeel stelt de instellingsaccountant vast dat de studenten voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden zoals die gelden onder de bepalingen van de WHW.

Voor de Open Universiteit (OU) is de bekostiging ook afhankelijk van het aantal studiepunten (ECTS) van de onderwijseenheid. De instellingsaccountant (van de OU) stelt vast dat voor inschrijvingen in de peilperiode de record soort inschrijving (ISG) in BRON juist is gevuld, dat wil zeggen op basis van de onderwijseenheid (module) met de juiste studielast (ECTS).

Verlening van graden in de peilperiode

Voor wat betreft de graden (bachelor, master, associate degree, ongedeeld) die aan een student zijn verleend in de peilperiode stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 7.2.3c verlening graden in de peilperiode

Item

Te verrichten werkzaamheden

Toetsing velden datum diploma, eerste graad en opleidingsfase en ter validering van artikel 7.10a, artikel 18.15 en artikel 18.20, van de WHW en artikel 4.1, artikel 4.9 en artikel 4.20, van het UWHW 2008)

– het verlenen van de graad Bachelor en/of graad Master en/of de graad Associate Degree geschiedt na of op het moment dat sprake is van het met goed gevolg afleggen van het afsluitend examen, zoals vastgesteld door de examencommissie;

– het veld datum diploma(datum behalen graad) (recordsoort GRD) overeenkomt met de datum zoals vastgesteld door de examencommissie;

– het veld opleidingsfase en opleidingscode(recordsoort GRD) juist is ingevuld en overeenkomt met de graad, zoals die door de examencommissie is vastgesteld;

– het veld eerste graad (recordsoort GRD) juist is ingevuld in BRON

De waarneming bij de beoordeling van graden Bachelor, Master of Associate Degree of het met goed gevolg afleggen van het afsluitend examen is gericht op de velden ‘datum diploma’ (moet bij een graadverlening zijn ingevuld) en ‘opleidingsfase’

Voor wat betreft de Transnationale Universiteit Limburg voert de instellingsaccountant deze onderzoeken uit op de opgave van het aantal in deze periode verleende graden aan studenten met een Nederlandse nationaliteit en studenten met de niet-Belgische nationaliteit. Conform het Verdrag tussen Nederland en Vlaanderen over de Transnationale Universiteit Limburg, wordt het aantal studenten dat niet over de Nederlandse of Belgische nationaliteit beschikt naar rato van de verhouding Nederlandse en Belgische studenten toegerekend aan Nederland. Voor dit aandeel stelt de instellingsaccountant vast dat de studenten voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden zoals die gelden onder de bepalingen van de WHW.

Proefschriften leidend tot promoties en het verlenen van ontwerperscertificaten in 2019

De universiteiten doen afzonderlijk opgaven van het aantal proefschriften dat in 2019 heeft geleid tot een promotie en van het aantal ontwerperscertificaten dat in 2019 is uitgereikt wegens het met goed gevolg afronden van onderwijs als bedoeld in bijlage 7 bij het UWHW 2008.

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Tabel 7.2.3d werkzaamheden aantal proefschriften en ontwerperscertificatie in 2019

Item

Te verrichten werkzaamheden

Vaststellen van de aanwezigheid van de getuigschriften en het succesvol verdedigde proefschrift

– in de administratie van de instelling de met succes verdedigde proefschriften en ontwerperscertificaten aanwezig zijn;

– de promotiecommissie het promotieverslag heeft getekend en dat op het promotieverslag is aangegeven dat de kandidaat is gepromoveerd;

– de getuigschriften zijn afgegeven door de instelling mede namens een promotiecommissie die aan de betreffende instelling is verbonden.

Werkzaamheden in verband met de te bepalen controlegetallen

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de HO-instelling via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de instelling het actuele OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen de nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) van BRON is beschreven hoe de controlegetallen worden bepaald.

7.3 Assurance-rapport

  • • Algemeen

  • • Goedkeurend assurance-rapport HO

Algemeen

1 juli 2017

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

Goedkeurend assurance-rapport HO

1 juli 2019

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO en de afzonderlijke opgave(n) van bekostigingsgegevens van HO-instellingen.

Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant over de opgave(n) van de gegevens

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht noemen)

Ons oordeel

Wij hebben de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte opgave(n) *) van de gegevens inzake inschrijvingen, graadverleningen en afsluitend examen, proefschriften* en ontwerperscertificaten* van ... (naam ho-instelling) met brinnummer ... te ... (zetel) onderzocht.

Naar ons oordeel is(zijn) de opgave(n) van de gegevens van .... (naam ho-instelling) met brinnummer .... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

De opgave(n) sluit(en) met de volgende controlegetallen:

 

Controlegetal

Totaal opleidingscode

  

Totaal inschrijvingen

  

Totaal graden

  

Totaal generaal

  

aan bij het actuele OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO en betreffen de stand over de onderzoeksperiode 2 oktober 2018 tot en met 1 oktober 2019.

(indien van toepassing)

De gegevens betreffen tevens de afzonderlijke opgave van proefschriften leidend tot een promotie onder verantwoordelijkheid van de instelling of samen met andere (bekostigde) instellingen en ontwerperscertificaten in het kalenderjaar 2019**).

De basis voor ons oordeel

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave(n) van de gegevens’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam ho-instelling) met brinnummer ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Van toepassing zijnde criteria

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

  • • de wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

  • • hoofdstuk 3 en 7 van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De opgave(n) van de gegevens zijn opgesteld voor de Minister van OCW. Hierdoor is(zijn) de opgave(n) van de gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam ho-instelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van het bestuur en de raad van toezicht voor de opgave(n)

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de opgave(n) in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria, inclusief het identificeren van de beoogde gebruikers en het toepasbaar zijn van de gehanteerde criteria voor de doelstellingen van de beoogde gebruikers.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen en/of evalueren van de opgave(n) mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van rechtmatige verwerving van de middelen op grond van de van toepassing zijnde criteria.

Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de opgave(n)

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’(NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

  • • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de opgave(n) van de gegevens afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van assurance-werkzaamheden en het verkrijgen van assurance-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van interne beheersing;

  • • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor het onderzoek met als doel assurance-werkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling;

  • • het minimaal uitvoeren van de in het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2019 opgenomen werkzaamheden in hoofdstuk 3 en 7.

Plaats en datum

Naam accountantsorganisatie

Naam accountant

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden*:

*) Alleen waarmerking indien geen identificatie via de controlegetallen.

**) Alleen van toepassing voor universiteiten.

8 Onderwijslinks

1 juli 2018

Voor actuele informatie over het onderwijsnummer kunt u terecht op de volgende internetsites:

  • • Wet- en regelgeving over het persoonsgebonden nummer: ww.minocw.nl/onderwijsnummer

  • • Informatie over bekostiging en relevante regelingen: www.duo.nl

  • • Gegevensuitwisseling met het Basisregister www.duo.nl

  • • Onderwijs (BRON):

  • • Invoering persoonsgebonden nummer in het www.pgno.nl/po

  • • primair onderwijs:

  • • Informatie over het burgerservicenummer www.programmabsn.nl

9 Lijst met afkortingen

1 juli 2019

ao/ib

Administratieve organisatie en interne beheersing

AOC

Agrarisch opleidingscentrum

BBL

Beroepsbegeleidende leerweg

BOL

Beroepsopleidende leerweg

BPV

Beroepspraktijkvorming

BRON

Basisregister Onderwijs

BRIN

Basisregistratie instellingen

BRP

Basisregistratie personen

BSN

Burgerservicenummer

BZK

(Ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koningrijksrelaties

COS

Controle- en Overige Standaarden

CREBO

Centraal Register Beroepsopleidingen

CROHO

Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs

CvB

College van Bestuur

DUO

Dienst Uitvoering Onderwijs

GGL

Gewogen gemiddelde leeftijd

HBO

Hoger Beroepsonderwijs

HO

Hoger onderwijs

IB

Interne beheersingsmaatregelen

LGF

Leerling gebonden financiering

LWOO

Leerwegondersteunend onderwijs

MBO

Middelbaar beroepsonderwijs

NBA

Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants

NV COS

Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden

NWO

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

OAP

Onderwijsaccountantsprotocol OCW

OBO

Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek

OCW

(Ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OFB

Overzicht Financiële Beschikkingen

OU

Open Universiteit

PF

Participatiefonds

PO

Primair onderwijs

PvE

Programma van Eisen

RJ

Raad voor de Jaarverslaggeving

Rjo

Regeling jaarverslaggeving onderwijs

ROC

Regionaal opleidingscentrum

RVC

Regionale Verwijzingscommissie

RvT

Raad van Toezicht

SF

Studiefinanciering

SM

Specifieke materialiteit

SR

Specifieke rapportagegrens

TPM

Third Party Mededeling

UWEB

Uitvoeringsbesluit Wet educatie en beroepsonderwijs

UWHW

Uitvoeringsbesluit Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

VAVO

Voortgezet Algemeen Volwassenenonderwijs

VGBA

Verordening gedrags- en beroepsregels accountants

ViO

Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten

VO

Voortgezet onderwijs

VSNU

Vereniging van Universiteiten

vso

voortgezet speciaal onderwijs

VT

Voltijd

VvB

Verslag van bevindingen

WEB

Wet educatie en beroepsonderwijs

WEC

Wet op de expertisecentra

WHW

Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

WNT

Wet normering topinkomens

WO

Wetenschappelijk onderwijs

WPO

Wet op het primair onderwijs

WSNS

Weer Samen Naar School

WTOS

Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten

WVO

Wet op het voortgezet onderwijs

XBRL

Extensible Business Reporting Language

ZonMw

Zorg Organisatie Nederland en Medische wetenschap

BIJLAGE I

Kader Financiële Rechtmatigheid OCW wet- en regelgeving 2019

Van toepassing voor sector

Identificatie wet- en regelgeving

  

PO

VO

MBO

HO

art

Inhoud

Toelichting
       

Wet op het primair onderwijs (WPO)

1

      

4

Kosten van leerlingenvervoer

In dit artikel wordt aangegeven dat leerlingenvervoer een taak is van de gemeente en de gemeente hiervoor ook de kosten draagt. Hieruit blijkt dat de bekostiging van OCW hieraan niet mag worden besteed. De instelling mag wel het leerlingenvervoer tussen de school en een gymlokaal (zwembad of andere sportvoorziening) bekostigen.

1

      

29, lid 1

Directie, leraren en onderwijsondersteunend personeel

De school heeft 1 of 2 directeuren, kosten van meer directeuren worden dus niet bekostigd.

1

      

45, lid 1 en 2

Tussenschoolse opvang en organisatie van de buitenschoolse opvang

Lid 1 De kosten voor tussenschoolse opvang komen voor rekening van de ouders, voogden of verzorgers, dus niet voor rekening van de school. Het gaat hier om de exploitatiekosten. De school kan wel geld uitgeven aan deskundigheidsbevordering overblijfkrachten en organisatie TSO (zie voorlichtingsbrochure Bekostiging basisonderwijs Programma van eisen voor het jaar 2010) lid 2. De kosten voor buitenschoolse opvang komen voor rekening van de ouders, dus niet voor rekening van de school.

1

      

91

Voorziening in huisvesting door de gemeente

Voorziening in huisvesting is taak van de gemeente, hieruit blijkt dat de bekostiging van OCW hier niet aan besteed mag worden. In artikel 92 is gedefinieerd wat wordt verstaan onder voorzieningen in de huisvesting.

1

      

120, lid 7

Grondslag bekostiging personeel basisscholen en speciale scholen voor basisonderwijs

Hierin staat beschreven waar de bekostiging voor gebruikt kan worden.

1

      

133

Bekostiging voor belastingen ter zake van onroerende zaken

De gemeente bekostigt het bedrag dat is uitgegeven voor de belastingen met betrekking tot de in de gemeente gelegen gebouwen en terreinen, hieruit blijkt dat de bekostiging van OCW hier niet aan besteed mag worden.

1

      

148, lid 1 tot en met 4

Besteding bekostiging

Beschrijft waar bepaalde bekostigingen voor aangewend mogen worden.

1

      

148, lid 5

Besteding bekostiging (samenwerkingsverband)

Bedragen voor de kosten van materiele instandhouding en personeelskosten van het samenwerkingsverband (art 118 en 132) worden uitsluitend aangewend voor de kosten voor materiele instandhouding en personeelskosten van het samenwerkingsverband voor ondersteuningsvoorzieningen.

1

      

166, lid 1

Voorschoolse educatie

Voorschoolse educatie is een taak van de gemeente. Hier mag geen bekostiging aan besteed worden.

1

      

182

Gebruik ontvangen gelden overeenkomstig bestemming

Het bevoegd gezag van een bijzondere school is verplicht de uit de overheidskassen ontvangen gelden overeenkomstig de bestemming te gebruiken. Rest van het artikel valt buiten het kader.

1

            

1

      

Wet op de expertisecentra (WEC)

1

      

4

Kosten van leerlingenvervoer

In dit artikel wordt aangegeven dat leerlingenvervoer taak en kosten van de gemeente, hieruit blijkt dus dat de bekostiging van OCW hieraan niet besteed mag worden. De instelling mag wel het leerlingenvervoer tussen de school en een gymlokaal (zwembad of andere sportvoorziening) bekostigen.

1

      

89

Voorziening in huisvesting door gemeente

Voorziening in huisvesting is taak van de gemeente, hieruit blijkt dat de bekostiging van OCW hier niet aan besteed mag worden In artikel 90 is gedefinieerd wat wordt volstaan onder voorzieningen in de huisvesting.

1

      

117, lid 13

Grondslag bekostiging personeel

Hierin staat beschreven waar de bekostiging voor gebruikt kan worden.

1

      

127

Bekostiging voor belastingen ter zake van onroerende zaken

De gemeente bekostigt de belastingen: het bedrag dat is uitgegeven voor belastingen met betrekking tot de in de gemeente gelegen gebouwen en terreinen. Hieruit blijkt dat de bekostiging vanuit OCW hier niet aan besteed mag worden.

1

      

143

Besteding bekostiging

Beschrijft waar bepaalde bekostigingen voor aangewend mogen worden.

1

      

168

Gebruik ontvangen gelden overeenkomstig bestemming; boekhoudvoorschriften

Het bevoegd gezag van een bijzondere school is verplicht de uit de overheidskassen ontvangen gelden overeenkomstig de bestemming te gebruiken. Rest van het artikel valt buiten het kader.

             

1

      

Besluit bekostiging WPO

1

      

16

Omschrijving uitgaven materiële voorzieningen tbv instandhouding

De uitgaven voor de materiële voorzieningen ten behoeve van de instandhouding voor schoolgebouwen hebben betrekking op de programma's van eisen.

1

      

34c

Berekening exploitatieoverschot bij opheffing of beëindiging van de bekostiging van de laatste school van een bevoegd gezag

Alleen van toepassing bij opheffing of beëindiging, dan dient verrekening van exploitatie overschotten plaats te vinden.

             

1

      

Besluit bekostiging WEC

1

      

17

Omschrijving uitgaven materiële voorzieningen tbv instandhouding

De uitgaven voor de materiële voorzieningen ten behoeve van de instandhouding voor schoolgebouwen hebben betrekking op de programma's van eisen.

1

      

19, lid 3

Vergoeding schoolbaden

De uitgaven voor de materiële voorzieningen ten behoeve van de instandhouding van een schoolbad hebben betrekking op de programma's van eisen.

1

      

26, lid 1, 2 en 3

Vervreemding en buitengebruikstelling

In deze bepalingen wordt aangegeven dat het bevoegd gezag van een bijzondere school bij vervreemding of buitengebruikstelling van gebouwen en terreinen verplicht bekostiging moet terugbetalen aan de gemeente.

1

      

28, lid 1

Vervreemding en buitengebruikstelling

In dit artikel wordt aangegeven dat een bevoegd gezag dat eigenaar is van een gebouw bij vervreemding of buitengebruikstelling verplicht een deel van de gemeente verkregen vergoeding moet terugbetalen.

             

1

      

Besluit trekkende bevolking WPO

1

      

A2

Afwijking van bepalingen en overeenkomstig van toepassing zijnde bepalingen van de WPO

Lid 1 Art 4 (leerlingenvervoer) is op deze scholen niet van toepassing, dit betekent dat deze school daar wel geld aan uit mag geven. In lid 2 is aangegeven dat art 29, art 45 lid 1 en 2, art 138 en 182 van overeenkomstig van toepassing zijn.

1

      

B16

Onderscheiding kosten materiële instandhouding

Geeft aan welke kosten van materiële instandhouding voor vergoeding in aanmerking komen.

1

      

B23, lid 1

Overdracht van gebouwen, terreinen en roerende zaken

Indien gebouwen, terreinen of roerende zaken waarvoor een vergoeding is genoten geheel of gedeeltelijk aan hun bestemming worden onttrokken is het bevoegd gezag van een bijzondere school een bedrag aan het Rijk verschuldigd.

             

1

1

    

Experimentenwet onderwijs

1

1

    

4, lid 1 en 3

  

In lid 1 en 3 wordt aangegeven dat regelen en onderwijswetten van toepassing zijn.

1

1

    

7d

  

Dit artikel geeft aan dat voor een leerling van een speciale school voor speciaal onderwijs etc art 4, WEC overeenkomstig van toepassing is. Dus ook hier leerlingvervoer taak van de Gemeente.

             
 

1

    

Wet op het voortgezet onderwijs (WVO)
 

1

    

4

Kosten van leerlingenvervoer

In dit artikel wordt aangegeven dat vervoer van leerlingen die wegens hun lichamelijke, verstandelijke of zintuigelijke handicap op ander vervoer dan openbaar vervoer zijn aangewezen, een taak (en kosten) van de gemeente is, hieruit blijkt dus dat de bekostiging van OCW hieraan niet besteed mag worden. Dit geldt ook voor leerlingenvervoer voor andere dan in het artikel genoemde leerlingen.

 

1

    

6e, lid 1

Beschikbaarstelling lesmateriaal aan leerlingen

Het bevoegd gezag stelt elk leerjaar om niet aan een leerling lesmateriaal ter beschikking. Bijdragen hiervoor zijn dus niet rechtmatig.

 

1

    

84, lid 1

Grondslagen berekening omvang formatie

Hierin staat beschreven waar de bekostiging voor gebruikt kan worden in relatie tot de formatie.

 

1

    

86, lid 1

Bekostiging exploitatiekosten

Geeft aan waarvoor de bekostiging van de exploitatie wordt ontvangen.
 

1

    

96c.1

Bekostiging middelen door gemeente

De gemeente bekostigt aan BG van een andere dan een gemeentelijke school het bedrag dat is uitgegeven voor de belastingen mbt de in de gemeente gelegen gebouwen en terreinen. Hier mag dus geen Rijksbijdrage aan worden besteed.

 

1

    

99, lid 1 tot en met 8

Besteding bekostiging

Het artikel geeft aan waaraan de bekostiging besteed moet worden.
 

1

    

99, lid 9

Besteding bekostiging (samenwerkingsverband)

Bedragen voor personeelskosten en de materiele instandhouding van het samenwerkingsverband (art 85b en 89a) worden uitsluitend aangewend voor personeelskosten en de kosten voor materiele instandhouding van het samenwerkingsverband voor ondersteuningsvoorzieningen.

 

1

    

100

Contractactiviteiten

De bedragen en bekostiging, bedoeld in art. 99, worden niet aangewend voor contractactiviteiten
             
 

1

    

Bekostigingsbesluit W.V.O.
 

1

    

24

Voorschriften betreffende verrekening overschotten bij opheffing of beëindiging van de bekostiging van scholen.

Alleen van toepassing bij opheffing of beëindiging, dan dient verrekening van exploitatie overschotten plaats te vinden.

             
   

1

  

Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB)
   

1

  

1.2.1, lid 1 en lid 2

Doelstellingen onderwijs

lid 1: Alleen ten aanzien van het volgende aspect: educatie omvat alleen activiteiten op het niveau van basis onderwijs en voortgezet onderwijs. Educatie uitgaven voor andere onderwijssoorten dan genoemd zijn dus niet rechtmatig. lid 2: Beroepsonderwijs omvatten niet activiteiten op het niveau hoger onderwijs. Uitgaven voor hoger onderwijs zijn dus niet rechtmatig.

   

1

  

2.2.1, lid 3 en 4

Rijksbijdrage beroepsonderwijs

Geeft aan waarvoor de bijdrage in de exploitatiekosten en in de huisvestingskosten ontvangen wordt.

   

1

  

2.5.3, lid 2

Jaarrekening

Alleen ten aanzien van het volgende aspect: Van niet doelmatige aanwending van de rijksbijdrage is in ieder geval sprake voorzover bedragen daaruit worden aangewend voor het op enigerlei wijze compenseren van de deelnemers of examendeelnemers voor les- en cursusgeld respectievelijk examengeld. Uitgaven hiervoor zijn dus niet rechtmatig.

   

1

  

2.5.9a

Verslaglegging, onderzoek, minister, controleprotocol en correctie rijksbijdrage

Alleen ten aanzien van artikel 2.5.3., lid 2 is overeenkomstig van toepassing op de rijksbijdrage voor het voortgezet algemeen volwassenonderwijs.

             
   

1

  

Notitie helderheid in de bekostiging 2004
   

1

  

Thema 2

Investeren van publieke middelen in private activiteiten

Investeren van publieke middelen in private activiteiten mag onder voorwaarden. Voor verdere uitleg van de toegestane aanwending en verantwoording van publieke middelen voor private activiteiten wordt verwezen naar de brief met kenmerk HO/CBV/05/22162 die Staatssecretaris Rutte op 20 juli 2005 aan de Tweede Kamer heeft gezonden en de brief van 24 februari 2009 met kenmerk BVE/stelsel/104878. De instelling heeft een proces ingericht om vast te stellen of niet-gesubsidieerde of niet bekostigde activiteiten een meerwaarde hebben voor de publieke activiteiten in de zin van de door de staatssecretaris van Onderwijs omschreven wijze (Tweede Kamer 28 248, nr. 84).

   

1

  

Thema 4

Les en cursusgeld niet betaald door de deelnemer zelf.

Zie ook WEB art 2.5.3, lid 2.
             
     

1

Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW)
     

1

2.9, lid 1 en 4

  

Lid 1 Rijksbijdrage mag niet besteed worden voor het op enigerlei wijze compenseren van studenten of extranei voor collegegeld, examengeld, cursusgeld of wat de hogescholen betreft de financiële ondersteuning, bedoeld in artikel 7.50, tweede lid, tenzij er sprake is van financiële ondersteuning als bedoeld in de artikelen 7.50 derde lid, of 7.51 tot en met 7.51k, en ook niet aan het uitvoeren van de procedure voor erkenning van verworven competenties.

     

1

2.12

Rijksbijdrage AZ

Doorbetaling, zie ook OAP.
     

1

7.43, lid 1

Collegegeld verplichting

Lid 1 Elke student is volledig, gedeeltelijk of verlaagd wettelijk collegegeld of instellingscollegegeld verschuldigd.

     

1

7.44, lid 1

Examengeld verplichting

Lid 1 Een extraneus is voor elk studiejaar dat hij door het instellingsbestuur voor een opleiding is ingeschreven, aan de desbetreffende instelling examengeld verschuldigd.

     

1

7.45

Wettelijk collegegeld

Geeft de hoogte van het volledig, gedeeltelijk of verlaagd wettelijk collegegeld aan.
     

1

7.45a

Aanspraak op wettelijk collegegeld

Geeft aan voor welke studenten in welke omstandigheden het volledig, gedeeltelijk of verlaagd wettelijk collegegeld verschuldigd is.

     

1

7.45b

Collegegeld OU

Geeft aan voor welke studenten onder welke omstandigheden welk collegegeld verschuldigd is.

     

1

7.46, lid 1 t/m 5

Instellingscollegegeld

Geeft aan voor welke studenten en op welke wijze het instellingscollegegeld verschuldigd is.

     

1

7.47a.

Vrijstelling wettelijk collegegeld in verband met bestuursfunctie

Geeft aan in welke gevallen een ingeschreven student bij een instelling eenmalig voor één studiejaar kan worden vrijgesteld van wettelijk collegegeld.

     

1

7.48

Vermindering en vrijstelling collegegeld

Geeft aan in welke gevallen vermindering of vrijstelling van het wettelijke collegegeld is toegestaan. Alleen in de in dit artikel genoemde gevallen is vermindering toegestaan.

     

1

7.49

Collegegeld voor bepaalde voltijdse opleidingen vanaf het studiejaar 2005–2006

Lid 1 geeft aan dat voor de hier genoemde opleidingen het collegegeld ten hoogste 5 maal het volledig wettelijk collegegeld in art 7.45, lid 1 mag bedragen (meer is dus niet rechtmatig), lid 3 geeft aan dat collegegeld in lid 1 in de plaats komt van collegegeld in art 7.45, lid 1.

     

1

7.51, 7.51a tot en met 7.51 j

Profileringsfonds

Deze artikelen geven aan onder welke voorwaarden, onder welke omstandigheden en met welke omvang financiële ondersteuning gegeven kan worden door de instelling.

     

1

7.51k

Financiële ondersteuning bijzondere activiteiten door OM

In dit artikel is opgenomen in welke gevallen Onze Minister een voorziening treft (uitgaven van de instelling aan deze categorie zijn dus onrechtmatig)

     

1

9.3, lid 1

Samenstelling CvB en rechtspositie leden

Het CvB bestaat uit ten hoogste 3 leden, waaronder de rector magnificus van de universiteit. Meer leden zijn dus niet rechtmatig.

     

1

10.2, lid 1

College van bestuur

Het CvB bestaat uit ten hoogste 3 leden, waaronder de voorzitter. Meer leden zijn dus niet rechtmatig.

     

1

11.2, lid 1

Samenstelling CvB en rechtspositie leden

Het CvB bestaat uit ten hoogste 3 leden, waaronder de voorzitter. Meer leden zijn dus niet rechtmatig.

             
     

1

Uitvoeringsbesluit WHW 2008
     

1

2.2, lid 1

Omvang volledig wettelijk collegegeld

Geeft bedrag WHW, artikel 7.45, lid 1.
     

1

2.3

Uitbreiding categorie studenten met aanspraak op wettelijk collegegeld in verband met een opleiding op het gebied van onderwijs of gezondheidszorg

Ook voor studenten aan deze opleidingen is wettelijk collegegeld verschuldigd.
     

1

2.3a

Uitbreiding categorie studenten wettelijk collegegeld in verband met gelijktijdig gevolgde opleidingen

Ook voor studenten die aan deze eisen voldoen is wettelijk collegegeld verschuldigd.
     

1

2.4

Administratiekosten gespreide inning collegegeld

Geeft bedrag bedoeld in artikel 7.47, van de wet, bedraagt € 24.
     

1

2.4a.

Omvang gedeeltelijk wettelijk collegegeld

Geeft bedrag WHW, artikel 7.45, lid 2
     

1

2.4b.

Omvang verlaagd wettelijk collegegeld

Geeft bedrag WHW, artikel 7.45, lid 5
     

1

2.4c.

Aanspraak op verlaagd wettelijk collegegeld eerstejaars studenten

Geeft aan voor welke categorie studenten het verlaagd wettelijk collegegeld verschuldigd is.

     

1

2.4d.

Aanspraak op extra jaar verlaagd wettelijk collegegeld voor opleidingen op het gebied van onderwijs

Geeft aan voor welke categorie studenten het verlaagd wettelijk collegegeld verschuldigd is.

     

1

2.4e

Aanspraak op verlaagd wettelijk collegegeld in geval van een gelijktijdige tweede inschrijving voor de academische pabo

Geeft aan voor welke categorie studenten het verlaagd wettelijk collegegeld verschuldigd is.

     

1

2.4f.

Reikwijdte en cohortbepaling verlaagd wettelijk collegegeld

Geeft aan in welke gevallen 2.4c en 2.4d. niet van toepassing zijn.
     

1

6.8, lid 1

Voorschriften besteding en verantwoording

Middelen verkregen ten laste van de rijksbegroting mogen niet worden aangewend voor de opleiding in het buitenland (zie ook de toelichting onder Algemeen paragraaf 5.1 en de toelichting op artikel 6.8 (Staatsblad 2018 152)

             
     

1

Regeling Financiën HO
     

1

9

Vaststelling collegegeld

Bepaalt het wettelijke collegegeld.
             
     

1

Tractaat Nederland- Vlaanderen inzake de transnationale UL, Maastricht 2011
     

1

5

  

Bepaalt dat Nederland via de Universiteit Maastricht de middelen aan de TUL beschikbaar stelt. Er bestaat dus een doorbetalingsverplichting van de UM aan de TUL van deze rijksbijdrage.

     

1

8, lid 2

  

De TUL stelt de hoogte van het collegegeld vast overeenkomstig de WHW.
             
     

1

Notities helderheid (2003, de aanvulling in 2004 en de nadere toelichting in 2005 aan de TK)
     

1

Thema 2

Investeren van publieke middelen in private activiteiten

Investeren van publieke middelen in private activiteiten mag onder voorwaarden. Voor verdere uitleg van de toegestane aanwending en verantwoording van publieke middelen voor private activiteiten wordt verwezen naar de brief met kenmerk HO/CBV/05/22162 die de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op 20 juli 2005 aan de Tweede Kamer heeft gezonden. De instelling heeft een procedure ingericht om vast te stellen of niet bekostigde activiteiten een meerwaarde hebben voor de publieke activiteiten in de zin van in de brief van 20 juli 2005 van de door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aan de tweede kamer omschreven wijze (Tweede Kamer, vergaderjaar 2004–2005, 28 248, nr. 84).

     

1

Thema 5

Collegegeld niet betaald door de student zelf

Zie ook WHW art 2.9, lid 1.
             
 

1

1

  

Les en cursusgeldwet
 

1

1

  

6, lid 1

Algemene bepaling en nadere regeling cursusgeld

Lid 1 Bij of krachtens amvb wordt bepaald voor welke uit de openbare kas bekostigde cursussen cursusgeld is verschuldigd.

             
   

1

  

Regeling regionaal investeringsfonds mbo
   

1

  

6

Besteding subsidie

Dit artikel geeft aan dat de subsidie uitsluitend besteed wordt aan de activiteiten, waarvoor zij wordt verstrekt. Eventuele niet-bestede middelen worden na afloop van de looptijd van de subsidie teruggevorderd.

   

1

  

17, lid 6

Subsidievoorwaarden

De subsidie is niet bestemd voor: a. kosten van ontslag dan wel voor uitkeringen van gewezen personeelsleden van de betreffende onderwijsinstelling, als gevolg van dit voorstel of b. kosten voor nieuwbouw, verbouw of leegstand.

             
     

1

Subsidieregeling vraagfinanciering hoger onderwijs
     

1

6

Besteding subsidie

De subsidie wordt besteed aan de verlaging van het collegegeld dat moet worden betaald door de student. Van ondoelmatige aanwending is in ieder geval sprake indien de student met een voucher op enigerlei wijze wordt gecompenseerd.

     

1

10, lid 4 en 6

Verplichtingen

De hogeschool besteedt een voucher uitsluitend aan de verlaging van het collegegeld met de waarde van de voucher voor een module dat moet worden betaald door een student als bedoeld in artikel 3. De hogeschool mag het bedrag van de voucher niet in geld uitkeren aan de student.

             
     

1

Subsidieregeling flexibel hoger onderwijs voor volwassenen
     

1

8, lid 3

Subsidie bekostigde instelling

Bij een subsidie van € 125.000 of meer aan een bekostigde instelling: de subsidie wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor deze wordt verleend (verantwoording in model G2 op grond van artikel 9, lid 3)

             
     

1

Besluit experimenten flexibel hoger onderwijs
     

1

17b, lid 3

Experimenten flexstuderen;inhoud

Het collegegeld tarief voor het volgen van onderwijs, bedoeld in het eerste lid, bedraagt voor onderwijs met een studielast van één studiepunt, het bedrag van het wettelijk collegegeld, geldende voor het desbetreffende studiejaar, gedeeld door 60 en vermeerderd met 15 procent van dat breukdeel.

     

1

27, lid 3

Experimenten educatieve module; inhoud en duur

Voor inschrijving voor een module als bedoeld in het eerste lid is de aspirant-student de helft van het wettelijk collegegeld, bedoeld in artikel 7.45a, van de wet (WHW) verschuldigd.

             
     

1

Besluit experiment vraagfinanciering hoger onderwijs
     

1

2, lid 4

Inhoud en duur

Aan een student als bedoeld in eerste en tweede lid kan i.v.m. een inschrijving voor een module collegegeld in rekening gebracht worden tot een maximumbedrag van € 3.750

             

1

1

1

1

Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016

1

1

1

1

4

Financiële onderneming

In dit artikel staat met welke financiële ondernemingen transacties aangegaan kunnen worden en dat dit voor publieke middelen alleen in euro’s kan plaatsvinden.

1

1

1

1

5, lid 4 en 5

Professioneel en niet- professionele belegger

Geeft aan in welke gevallen bijlage I en bijlage II van de regeling gehanteerd moeten worden.

1

1

1

1

6

Beleggingen

In dit artikel staan de eisen waaraan een belegging moet voldoen.

1

1

1

1

7

Leningen

In dit artikel staan de eisen waaraan een lening moet voldoen.

1

1

1

1

8

Financiële derivaten

In dit artikel staan de eisen en voorwaarden m.b.t. financiële derivaten.

1

1

1

1

9

Geen ineffectieve positie derivaten

In dit artikel staan verdere eisen m.b.t. derivaten.

1

1

1

1

12, lid 1

Overgangsrecht

In dit artikel wordt geregeld dat voor beleggingen, leningen en financiële derivaten die voor 1 juli 2016 zijn afgesloten de Regeling belenen en beleggen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010, zoals die luidde op 30 juni 2016 van toepassing blijft.

             
 

1

1

  

Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2017
 

1

1

  

2.8, lid 1 en 2

Besteding van de subsidie

Lid 1: De subsidie wordt aangewend voor het doel waarvoor zij wordt verstrekt. Lid 2: De subsidie wordt uiterlijk in 2020 besteed.

             
   

1

  

Tijdelijke regeling voorziening leermiddelen voor deelnemers uit minimagezinnen
   

1

  

7, lid 1, onder b

Besteding en verantwoording van de aanvullende middelen 2016–2017

Voor subsidies van € 125.000 of meer wordt de subsidie uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor zij worden verstrekt.

             
   

1

1

Subsidieregeling doorstroom mbo-hbo
   

1

1

5

Uitvoering activiteiten

Geeft aan dat de te subsidiëren activiteiten uiterlijk aanvangen in studiejaar 2018/2019 en uiterlijk na 3 studiejaren afgerond moeten zijn.

   

1

1

13, lid 2

Besteding en verantwoording

De subsidie (voor zover >= € 125.000) wordt uitsluitend besteed aan de activiteit waarvoor deze wordt verleend.

             

1

      

Subsidieregeling Teambeurs primair onderwijs

1

      

18, lid 2

Besteding en verantwoording

De subsidie wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor deze wordt verleend.
             
     

1

Subsidieregeling flexibel hoger onderwijs voor volwassenen extra tranche 2017
     

1

7, lid 3

Verantwoording

De subsidie (voor zover >= € 125.000) wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor deze wordt verstrekt.

             
   

1

1

Regeling stimulering doorstroom niet verwant mbo-pabo
   

1

1

3, lid 1

Besteding van de subsidie

De subsidie wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor zij wordt verstrekt.
             
 

1

1

  

Subsidieregeling Tel mee met Taal
 

1

1

  

15, lid 4, onder b

Vaststelling en verantwoording

Voor een subsidie van € 125.000 of meer, de subsidie uitsluitend wordt besteed aan de activiteiten waarvoor zij is verstrekt (verantwoording op G2)

             
     

1

Besluit experiment promotieonderwijs
     

1

9, lid 2 en 4

Rechten en plichten vormgeving promotieonderwijs en financiële ondersteuning

In lid 2 zijn bepalingen opgenomen over de hoogte van het collegegeld. In lid 4 zijn bepalingen opgenomen m.b.t. onder welke voorwaarden ondersteuning uit het profileringsfonds niet mogelijk is.

             
 

1

    

Subsidieregeling sterk techniekonderwijs 2020–2023
 

1

    

1.10, lid 1 en 2

Besteding subsidie

In lid 1 is aangegeven dat de subsidie uitsluitend besteed mag worden aan de activiteiten waarvoor deze is verleend. Niet bestede middelen worden teruggevorderd. In lid 2 is aangegeven dat de subsidie voor 1 januari 2024 moet worden besteed.

             
   

1

  

Regeling regionaal investeringsfonds mbo 2019–2022
   

1

  

5, lid 1 en 2

Besteding subsidie

In lid 1 is aangegeven dat de subsidie uitsluitend besteed mag worden aan de activiteiten waarvoor deze is verstrekt. In lid 2 is aangegeven dat niet bestede middelen worden teruggevorderd.

   

1

  

11

Niet subsidiabel

In dit artikel is aangegeven welke kosten niet subsidiabel zijn.

BIJLAGE II

Stroomschema onderzoek Basisregisteronderwijs

Geen deelpopulatie per soort gegeven

Wel deelpopulaties per soort gegeven (per deelpopulatie)

BIJLAGE III

1 juli 2019

Nadere uitleg foutenevaluatie bij aanbestedingen (boven de Europese drempelwaarden)

De hoofdregel bij geconstateerde fouten bij aanbestedingen is dat de fout éénmalig tot uitdrukking komt en wel in het jaar waarin de beheerhandeling heeft plaatsgevonden of had moeten plaatsvinden. De fout komt bij overschrijding van de materialiteit en rapportagegrens tot uitdrukking in de controleverklaring. In de jaren na de eerste melding hoeft gedurende de looptijd van het contract de fout niet meer te worden betrokken in de foutenevaluatie. Bij afloop of verlenging van het contract is sprake van een (nieuwe) beheerhandeling. Dit betekent dat de fout opnieuw betrokken moet worden in de foutenevaluatie. Dit geldt niet als de verlenging voortvloeit uit de optiejaren, zoals opgenomen in het eerdere contract dat is afgesloten en daarbij al in de foutenevaluatie is meegenomen.

Voor contracten met een onbepaalde tijd geldt dat, als de aanbestedingsovereenkomst qua aard en omvang substantieel wijzigt en de aanbestedingsregels naar het oordeel van de accountant niet zijn nageleefd, de fout opnieuw betrokken moet worden in de foutenevaluatie.

Voor de omvang van het foutbedrag wordt in eerste instantie uitgegaan van het daadwerkelijk afgesloten contract. De totale contractwaarde wordt dan betrokken in de foutenevaluatie in het eerste jaar. Alleen bij meerjarige contracten waarvan de omvang niet vaststaat en ook niet kan worden geschat, worden elk jaar de afroepen (verplichtingen) die voortkomen uit deze (raam) contracten als fout aangemerkt. Omdat de aanbestedende diensten vooraf altijd een inschatting moeten doen van de contractwaarde om de juiste wijze van aanbesteding te bepalen zal dit zich alleen bij hoge uitzondering voordoen.

Indien er geen contract is afgesloten wordt de omvang van de fout bepaald door de in dat jaar opgenomen kosten. Dit kan (indien van toepassing) zich uitstrekken tot alle percelen, waarvoor geen aanbesteding heeft plaatsgevonden.

Indien er ten onrechte geen contract is afgesloten (onrechtmatigheid in betreffende controlejaar) heeft de instelling de gelegenheid om de fout te herstellen en alsnog een contract af te sluiten in het volgende controlejaar. Indien ze dit niet doet, is er in het volgende controlejaar opnieuw sprake van een fout in de beheerhandeling voor de in dat jaar opgenomen kosten.

Indien de beheerhandeling in een voorgaand boekjaar is verricht en ten onrechte niet in een voorgaand boekjaar in de foutevaluatie is betrokken (bijvoorbeeld bij opvolging accountant of door beperkte bestedingen niet uit de controle naar voren is gekomen), dan hoeft deze fout niet alsnog in de foutenevaluatie in het volgende jaar opgenomen te worden. Wel wordt deze fout onder de aandacht van de leiding van de instelling gebracht bijvoorbeeld door middel van een management letter of accountantsverslag.

In de foutenevaluatie gaat het om het bedrag inclusief BTW (voor zover deze BTW door de instelling niet aftrekbaar is, hetgeen gezien de btw-vrijstelling bij onderwijsinstellingen vrijwel altijd het geval zal zijn).

Bij de toetsing van de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen dient uitgegaan te worden van de contractwaarde exclusief BTW.

TOELICHTING

Jaarlijks moet het bevoegd gezag van een school voor het primair onderwijs (inclusief de samenwerkingsverbanden), een school voor het voortgezet onderwijs, een instelling voor het middelbaar beroepsonderwijs en een bekostigde instelling voor hoger onderwijs bedoeld in artikel 1.8, eerste lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, de jaarstukken indienen om de ontvangen bekostiging en subsidies te verantwoorden. Hiervoor wordt jaarlijks een accountantsprotocol opgesteld, waarin aanwijzingen zijn opgenomen voor de instellingsaccountants. Het bevoegd gezag moet naast het jaarverslag met de controleverklaring en een assurance-rapport over de bekostigingsgegevens – voor zover deze is afgegeven – ook een rapport van bevindingen inzenden. Het accountantsprotocol wordt beschikbaar gesteld op de website van de Inspectie van het Onderwijs.

Over de inhoud van het accountantsprotocol heeft gedurende de eerste helft van het kalenderjaar 2019 afstemming plaatsgevonden met de vertegenwoordigers van de betrokken partijen.

In juli van het betreffende jaar wordt het accountantsprotocol beschikbaar gesteld door de publicatie op de website van de Inspectie van het Onderwijs en vervolgens in september als bijlage bij de ministeriële regeling gepubliceerd in de Staatscourant.

Als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving hiertoe aanleiding geeft, wordt in december een bijgestelde versie van het accountantsprotocol vastgesteld als bijlage bij een ministeriële regeling die in januari van het volgende jaar wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Op de website van de Inspectie van het Onderwijs wordt in dit geval een versie van het protocol geplaatst, waarin de exacte wijzigingen in de decemberversie ten opzichte van de septemberversie zijn aangegeven.

Deze regeling heeft betrekking op het kalenderjaar 2019 en werkt daarom terug tot en met 1 januari 2019, omdat in het accountantsprotocol ook rekening moet worden gehouden met de nieuwe voorschriften en wet- en regelgeving die gedurende het jaar worden gepubliceerd en die betrekking hebben op het kalenderjaar 2019.

Deze regeling heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten voor het onderwijsveld.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven

X Noot
1

Het jaarverslag bestaat uit de jaarrekening, bestuursverslag en overige gegevens, zoals bedoeld in artikel 1, onder c, van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs.

Naar boven