Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid 2018

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort ieder voor zover bevoegd,

Overwegende dat:

• het uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency gewenst was om te gaan samenwerken bij de heffing en inning van gemeentelijke belastingen alsmede bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken.

• het gewenst is om de bestaande samenwerking te continueren in een gewijzigde gemeenschappelijke regeling;

• de gemeente Bloemendaal als centrumgemeente functioneert;

• de colleges van burgemeester en wethouders van hun gemeenteraden daartoe de vereiste toestemming hebben verkregen;

besluiten:

vast te stellen de ‘Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid 2018’ en hierin het volgende te bepalen:

Artikel 1 Algemene bepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• de gemeenten: de aan deze regeling deelnemende gemeenten Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort;

• de uitvoeringsorganisatie: de afdeling Gemeentebelastingen van de gemeente Bloemendaal die optreedt onder de naam ‘Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid’;

• bedrijfsplan: het bedrijfsplan als bedoeld in artikel 8 van deze regeling;

• de centrumgemeente: de gemeente Bloemendaal.

Artikel 2 Doel en reikwijdte van de regeling

• 1. De regeling wordt getroffen voor de uitvoering van de taken van de gemeenten op het gebied van het heffen en invorderen van gemeentelijke belastingen en rechten en voor de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ).

• 2. De uitvoeringsorganisatie wordt belast met het leveren van de producten, die zijn genoemd in het bedrijfsplan.

• 3. Het leveren van de in het bedrijfsplan genoemde producten vindt plaats op basis van de ook in het bedrijfsplan opgenomen planning.

• 4. De gemeenten besluiten gezamenlijk aan de in het bedrijfsplan genoemde producten toe te voegen, te wijzigen of af te halen. Uitgangspunt is dat de uitvoeringsorganisatie belast is met de uitvoering van de heffing en de invordering van de gemeentelijke belastingen alsmede bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ).

Artikel 3 Stuurgroep

• 1. De Stuurgroep bestaat uit portefeuillehouders Belastingen van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten. De leden van de stuurgroep blijven deze functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien. Plaatsvervanging is mogelijk.

• 2. De voorzitter van de Stuurgroep is de portefeuillehouder Belastingen van de gemeente Bloemendaal.

• 3. De Stuurgroep overlegt ten minste drie maal per jaar over het verloop van de samenwerking, waarin in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod komen:

  • a. behandeling en vaststelling van het bedrijfsplan

  • b. het vaststellen van het jaarverslag, inclusief jaarrekening

  • c. het vaststellen van de Marap (periode januari t/m juli)

  Het stuurgroeplid bepaalt zelf of een in de vergadering genomen besluit nog aan een college of gemeenteraad voorgelegd wordt.

• 4. De portefeuillehouders kunnen daarnaast ook zelf onderwerpen aandragen voor bespreking in de Stuurgroep.

• 5. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie is aanwezig bij de overleggen, als bedoeld in lid 3, en adviseert de portefeuillehouders over de aan de orde zijnde onderwerpen.

• 6. De overleggen worden voorbereid door de uitvoeringsorganisatie.

• 7. Van de overleggen wordt een verslag opgesteld.

Artikel 4 Projectgroep GBKZ

• 1. De Projectgroep bestaat uit ambtenaren van de gemeenten die verantwoordelijk zijn voor het financieel beleid. Plaatsvervanging is mogelijk.

• 2. De Projectgroep overlegt ten minste drie maal per jaar over de resultaten, voortgang en uitvoering van de in artikel 2 bedoelde taken, ter voorbereiding van de vergadering van de Stuurgroep, aanbevelingen voor toekomstige verbeteringen of wijzigingen, ontwikkelingen in bedrijfsvoering en wederzijdse informatie-uitwisseling.

• 3. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie is voorzitter van de Projectgroep.

• 4. De ambtenaren kunnen ook zelf onderwerpen aandragen voor bespreking in de projectgroep

• 5. De overleggen worden voorbereid door de uitvoeringsorganisatie.

• 6. Van de overleggen wordt een verslag opgesteld.

Artikel 5 De uitvoeringsorganisatie

• 1. De uitvoeringsorganisatie voert met inachtneming van het overige in deze regeling bepaalde het bedrijfsplan uit.

• 2. De verantwoordelijkheid voor de organisatorische vormgeving, facilitering en de hiërarchische aansturing van de uitvoeringsorganisatie, inclusief alle aangelegenheden van rechtspositionele aard, ligt bij de centrumgemeente. De uitvoeringsorganisatie is voor de uitvoering van haar taken gehuisvest in een door de centrumgemeente beschikbaar gestelde locatie.

• 3. De bevoegdheid tot het nemen van besluiten of het verrichten van handelingen noodzakelijk voor de uitvoering van het bedrijfsplan mandateren de bevoegde bestuursorganen van de gemeenten aan het hoofd van de uitvoeringsorganisatie met de mogelijkheid van ondermandaat.

• 4. Het college van de gemeenten wijzen het hoofd van de uitvoeringsorganisatie aan als de gemeenteambtenaar bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b en c van de Gemeentewet en artikel 1, tweede lid van de Wet waardering onroerende zaken.

• 5. Het college van de gemeenten wijzen alle medewerkers van de uitvoeringsorganisatie aan als de gemeenteambtenaren bedoeld in artikel 231, tweede lid onder d van de Gemeentewet.

• 6. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie neemt geen besluiten over de vaststelling en wijziging van beleid als bedoeld in artikel 7 lid 1.

Artikel 6 Verantwoording

• 1. De uitvoeringsorganisatie legt aan de gemeenten voor 1 mei van ieder kalenderjaar door middel van een jaarverslag rekening en verantwoording af over het daaraan voorafgaande kalenderjaar.

• 2. Op basis van het bedrijfsplan brengt het hoofd van de uitvoeringsorganisatie één keer per jaar een managementrapportage uit, die voor eind september wordt voorgelegd aan de gemeenten.

Artikel 7 Beleid

• 1. Aan de uitvoeringsorganisatie worden geen verordenende bevoegdheden toegekend.

• 2. De bevoegdheid tot het vaststellen van het financieel en fiscaal beleid voor de producten, waarop het bedrijfsplan betrekking heeft, ligt bij de gemeenten.

• 3. De uitvoeringsorganisatie verzorgt de beleidsvoorbereiding en -uitvoering, van de producten, waarop het bedrijfsplan betrekking heeft.

• 4. De gemeenten informeren de uitvoeringsorganisatie uiterlijk voor 1 juni van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar van invoering, over ontwikkelingen met betrekking tot nieuw beleid of wijziging van beleid als bedoeld in het tweede lid.

• 5. De uitvoeringsorganisatie levert uiterlijk voor 1 juli van het kalenderjaar de kengetallen die gemeenten nodig hebben ter vaststelling van het beleid voor het jaar daarop .

• 6. De uitvoeringsorganisatie informeert zo spoedig mogelijk de gemeenten over ontwikkelingen die van invloed zijn op het fiscaal beleid of de begroting van de deelnemende gemeenten dan wel de uitvoering van het bedrijfsplan.

• 7. De uitvoeringsorganisatie informeert de gemeente in ieder geval over bezwaar- en beroepsprocedures waarbij een financieel belang van € 10.000,- of meer is gemoeid.

Artikel 8 Bedrijfsplan

• 1. Op voorstel van het hoofd van de uitvoeringsorganisatie stelt de Stuurgroep jaarlijks een bedrijfsplan vast. Dit bedrijfsplan wordt door de uitvoeringsorganisatie voorgelegd aan de gemeenten. Het bedrijfsplan bestaat uit twee delen: een financiële begroting en een nadere uitwerking van de niet-financiële gegevens.

• 2. In het bedrijfsplan worden de door de uitvoeringsorganisatie te verrichten werkzaamheden ter levering van de producten alsmede de daarbij behorende prestatieafspraken en in te zetten middelen (budget en formatie) voor het opvolgende kalenderjaar procedureel en financieel uitgewerkt.

• 3. Vaststelling van het bedrijfsplan vindt plaats voor 15 mei (de financiële begroting) en voor 1 december (de nadere uitwerking) van het kalenderjaar, voorafgaand aan het kalenderjaar waarop het plan betrekking heeft.

Artikel 9 Financiële bepalingen

• 1. De centrumgemeente brengt de volgende kosten bij de gemeenten in rekening:

  • a. salariskosten: de salariskosten van de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie tot het maximale bedrag behorende bij de functionele salarisschaal, inclusief eventuele garantietoelagen;

  • b. bijzondere beloningen: de kosten van bijzondere beloningen die de centrumgemeente toekent op basis van het functioneren van de medewerker in de uitvoeringsorganisatie;

  • c. automatisering: de werkelijke kosten van de door de uitvoeringsorganisatie gebruikte software, voor zover specifiek aangeschaft dan wel gehuurd, voor het leveren van de producten, waarop het bedrijfsplan betrekking heeft;

  • d. externe deskundigen: kosten voor inhuur van bijv. taxateurs en andere adviseurs;

  • e. overige kosten: griffierechten, proceskosten, kosten extern uitgevoerde controles, kosten externe deurwaarder;

  • f. kapitaallasten: de jaarlijkse kosten voor rente en afschrijving voor investeringen met een meerjarig nut (ICT);

  • g. overhead: het tarief van 31.500,- per fte in 2018, jaarlijks te corrigeren met het gemiddelde cijfer van de loonkostenontwikkeling en de prijsontwikkeling goederen en diensten zoals door het Centraal Planbureau is afgegeven/geraamd.

• 2. De toerekening van de in het eerste lid genoemde kosten, met uitzondering van de kosten onder letter e, vindt plaats op basis van de aantallen van per gemeente binnen een kalenderjaar gegenereerde output voor de uitvoering van de WOZ, de heffing en de invordering. De kosten als genoemd onder lid 1 letter e worden apart per gemeente in rekening gebracht.

• 3. Onder output wordt verstaan:

  • a. voor de kosten voor de uitvoering van de WOZ: het totaal aantal verstuurde WOZ-beschikkingen per kalenderjaar;

  • b. voor de kosten van heffing: het totaal aantal opgelegde aanslagregels per kalenderjaar;

  • c. voor de kosten van invordering: totaal aantal verstuurde aanslagbiljetten per kalenderjaar.

• 4. De output zoals vermeld in lid 3 onder a en b wordt verhoogd met een toeslagpercentage of verlaagd met een kortingspercentage op de wijze zoals vermeld in bijlage 2, tenzij sprake is van volledige harmonisatie van de beleidsuitvoering. Deze bepaling komt met ingang van 2020 te vervallen.

• 5. De totaal binnen een kalenderjaar in rekening gebrachte wettelijke kosten van aanmaning, dwangbevel en andere dwanginvorderingskosten per gemeente worden jaarlijks bij het vaststellen van de jaarrekening in mindering gebracht op de totale kosten voor de uitvoering van de dwanginvordering;

• 6. Als het toevoegen en afhalen van producten als bedoeld in artikel 2 lid 4 leidt tot een vermeerdering/vermindering van werkzaamheden, dan zijn de gemeenten onverminderd het bepaalde in het tweede lid van dit artikel gezamenlijk verantwoordelijk voor de financiële gevolgen. Onder deze gevolgen wordt in ieder geval verstaan het ontstaan van wachtgeldverplichtingen en de toename van de kosten als bedoeld in het eerste lid.

• 7. De gemeenten blijven verantwoordelijk voor de kosten die voortkomen uit aanspraken van derden die voortvloeien uit het leveren van de producten, waarop het bedrijfsplan betrekking heeft.

• 8. De centrumgemeente verzendt voor 1 mei van ieder kalenderjaar aan de overige gemeenten een nacalculatie van het afgelopen kalenderjaar op basis van de daadwerkelijke kosten en aantallen. inclusief eventueel meerwerk conform individuele afspraken of overeenkomsten

• 9. De gemeenten betalen aan de centrumgemeente per kwartaal een voorschot dat gelijk is aan 25% van de in lid 1 opgenomen kosten en wel op 15 februari, 15 mei, 15 augustus en 15 november van ieder jaar. De betalingstermijn voor de factuur is binnen 14 dagen vanaf de factuurdatum.

Artikel 10 Archief

• 1. Het college van de centrumgemeente is bevoegd namens de regeling deelnemende zorgdragers informatie, die binnen of op grond van de beschikbaar gestelde voorzieningen wordt verwerkt, op grond van de Archiefwet 1995, te vervangen of te vernietigen.

• 2. Deze vervanging of vernietiging vindt plaats binnen de kaders van de interne regelingen en daaruit voortvloeiende procedures van de centrumgemeente.

Artikel 11 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

• 1. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten heeft unanieme goedkeuring van de deelnemende gemeenten nodig.

• 2. Deze regeling kan worden gewijzigd na een daartoe strekkend unaniem besluit van de deelnemende gemeenten.

• 3. Deze regeling kan worden opgeheven na een daartoe strekkend (meerderheids-)besluit van de deelnemende gemeenten.

• 4. Uittreding vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar, met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere gemeenten van ten minste twee jaar.

• 5. De financiële gevolgen van uittreding komen voor rekening van de uittredende gemeente. Onder deze gevolgen wordt in ieder geval verstaan het ontstaan van wachtgeldverplichtingen en de toename van de kosten als bedoeld in artikel 9, eerste lid van deze regeling.

• 6. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in lid 4, wordt voorafgaande aan die uittreding door de deelnemende gemeenten gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de gemeenten bindend. De kosten van het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

• 7. Indien zich omstandigheden van buitengewone aard voordoen waardoor in redelijkheid van één of meer gemeenten gehele of gedeeltelijke voorzetting van de regeling niet gevergd kan worden, kan na overleg tussen de gemeenten van het bepaalde in de voorgaande leden van dit artikel worden afgeweken.

Artikel 12 Deskundigenadvies

• 1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over de regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken in de Stuurgroep.

• 3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de colleges van de gemeenten elk een onafhankelijke deskundige. Deze deskundigen benoemen gezamenlijk een vierde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De colleges van de gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie.

• 4. De colleges van de gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

• 5. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de colleges van de gemeenten.

• 6. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treedt de Stuurgroep nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van elk van de gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Noord-Holland.

• 7. De colleges van de gemeenten dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, evenredig.

Artikel 13 Aansprakelijkheid

• 1. Het niet voldoen door deelnemer aan tijdige, juiste en volledige gegevenslevering kan consequenties hebben voor de voortgang van het proces van aanslagoplegging en invordering. De mogelijk negatieve (financiële) gevolgen daarvan behoren tot de risicosfeer van de deelnemer.

• 2. Deelnemers zullen ieder uit hoofde van deze regeling volledige zorgvuldigheid betrachten ten aanzien van het in stand houden en bevorderen van de goede naam van partijen.

• 3. De centrumgemeente is verplicht zich voor haar personeel tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekerd te houden.

Artikel 14 Klachtenafhandeling

• 1. De uitvoeringsorganisatie dient klachten over gedragingen van de uitvoeringsorganisatie of haar medewerkers aan te nemen, te behandelen en de klacht binnen een termijn van 6 weken af te handelen.

• 2. De klachten worden volgens de Algemene wet bestuursrecht en de ‘Aanvullende klachtenregeling gemeente Bloemendaal’ afgedaan.

• 3. De uitvoeringsorganisatie voert een registratie van ontvangen klachten van derden, de afhandeling en oplossing van klachten daarin inbegrepen. Deelnemers hebben inzage in de klachtenregistratie en jaarlijks wordt hierover gerapporteerd.

Artikel 15 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling wordt aangehaald als 'GR GBKZ 2018'.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2019, waarbij de regeling ‘Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid 2011’ en het ‘Addendum 1 bij de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid 2011’ vervallen.

• 3. Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 4. Het college van de centrumgemeente zendt deze regeling aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.

• 5. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling.

Aldus vastgesteld door:

Het college van burgemeester en wethouders van Bloemendaal,

secretaris,

burgemeester

Het college van burgemeester en wethouders van Heemstede,

secretaris,

burgemeester

Het college van burgemeester en wethouders van Zandvoort,

secretaris,

burgemeester