Regeling vergoeden door de Rechtspraak van gerechtsdeurwaardershandelingen

Utrecht, 17 mei 2019

De directeur van het Dienstencentrum Rechtspraak,

Deze regeling voorziet in het proces van vergoeden door de Rechtspraak van de kosten van handelingen van gerechtsdeurwaarders. De regeling geeft aan op welke wijze een aanvraag voor vergoeding voor bij de Rechtspraak, op grond van geldende wet- en regelgeving, declarabele kosten wordt ingediend en hoe die aanvraag wordt behandeld.

In 2017 heeft de Rechtspraak het proces van in rekening brengen van de gemaakte kosten door de gerechtsdeurwaarders en vaststellen van de vergoedingen door de Rechtspraak voor de ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 gecentraliseerd en gedigitaliseerd. In 2019 zijn aan dit proces toegevoegd alle overige werkzaamheden die door de gerechtsdeurwaarders op grond van geldende wet- en regelgeving bij de Rechtspraak in rekening kunnen worden gebracht. Deze overige werkzaamheden betreffen:

• publicaties van uittreksels van exploten in dag- en nieuwsbladen en in de Staatscourant voor partijen die met een toevoeging procederen

• handelingen in opdracht van het gerecht

• handelingen zoals bedoeld bij de Europese betalingsbevelprocedure.

De Regeling vergoeden door de Rechtspraak van gerechtsdeurwaardershandelingen treedt in werking op 1 juni 2019. Per datum inwerkingtreding van deze regeling trekt de Rechtspraak de op 21 juni 2018 in de Staatscourant (nr. 34227) gepubliceerde Regeling vergoeden door de Rechtspraak van de door de gerechtsdeurwaarders verrichte ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 in.

Voor meer informatie of vragen naar aanleiding van deze regeling, de aanvraag voor vergoeding of de toegekende vergoeding kan contact worden opgenomen op werkdagen tussen 08.00 en 17.30 uur met het Dienstencentrum Rechtspraak op 088 3611001 of via e-mailadres kcc.ldcr@rechtspraak.nl

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

Gerechtsdeurwaarder: een bij koninklijk besluit benoemde openbaar ambtenaar die ambtelijke werkzaamheden verricht, zoals het uitbrengen van dagvaardingen en andere documenten door middel van een deurwaardersexploot, het betekenen van rechterlijke uitspraken, het verrichten van inbeslagnemingen en het plaatsen van oproepingen en mededelingen in dag- en nieuwsbladen en de Staatscourant.

Gerechtsdeurwaarderskantoor: een kantoor zoals geregistreerd bij de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders.

Ambtshandeling: de werkzaamheden van de gerechtsdeurwaarder als openbaar ambtenaar uit hoofde van de Gerechtsdeurwaarderswet.

Declarabele kosten: de door de gerechtsdeurwaarder verrichte ambtelijke werkzaamheden die op grond van geldende wet- en regelgeving in rekening worden gebracht bij de Rechtspraak:

• zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000

• zoals bedoeld in artikel 41, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000

• zoals bedoeld in de Europese Betalingsbevel Verordening (EG 1896/2006) in opdracht van het gerecht

• overige werkzaamheden verricht in opdracht van of in overleg met het gerecht.

Declaratie: de aanvraag voor vergoeding van de bij de Rechtspraak declarabele kosten.

Dienstencentrum Rechtspraak: het dienstencentrum te Utrecht dat namens de gerechten bedrijfsvoeringstaken uitvoert.

2. In rekening brengen van declarabele kosten

• 2.1 Het gerechtsdeurwaarderskantoor (hierna: kantoor) dient elke maand de declaratie in met betrekking tot de gemaakte – en bij de Rechtspraak declarabele – kosten voor de door de gerechtsdeurwaarder(s) van het kantoor verrichte ambtelijke werkzaamheden. Het kantoor dient de declaratie zo snel als mogelijk in bij de Rechtspraak nadat duidelijk is geworden dat de verrichte ambtelijke werkzaamheden niet of niet volledig op de schuldenaar kan/kunnen worden verhaald. De declaratie wordt digitaal door het kantoor ingediend bij het Dienstencentrum Rechtspraak (hierna: dienstencentrum).

• 2.2 De declaratie bestaat uit twee bestanden, in een formaat zoals bepaald door het dienstencentrum:

  • 1) één gegevensbestand in de vorm van een geleideformulier in Excel formaat en

  • 2) één bestand met alle gedeclareerde handelingen en relevante achterliggende documentatie in PDF formaat.

• 2.3 De declaratie bevat de voor de vaststelling van de vergoeding vereiste informatie over alle gedeclareerde werkzaamheden. De gedeclareerde werkzaamheden komen alleen voor vergoeding door de Rechtspraak in aanmerking als de aanvraag voor vergoeding volledig en juist is ingevuld door het kantoor, voorzien is van de benodigde bijlagen en voldoet aan deze regeling.

• 2.4 De declaratie wordt digitaal via de door het dienstencentrum aangegeven wijze door het kantoor overgedragen aan het dienstencentrum.

3. Vergoeden van in rekening gebrachte declarabele kosten

• 3.1 Het dienstencentrum voert het vaststellen en uitbetalen van de vergoedingen voor de gedeclareerde werkzaamheden namens de gerechten uit.

• 3.2 De door het kantoor ingediende declaratie wordt door het dienstencentrum in behandeling genomen. Op de declaratie vindt een aantal controles plaats met betrekking tot juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Bij de controle wordt gebruik gemaakt van de te overleggen bijlagen zoals vermeld en bedoeld in 2.2 en 2.3.

• 3.3 Indien noodzakelijk voor de vaststelling van de vergoeding voor de werkzaamheden kan het dienstencentrum contact opnemen met het kantoor en wordt door het kantoor nadere informatie aan het dienstencentrum verstrekt.

• 3.4 De vaststelling van de vergoeding door het dienstencentrum vindt plaats overeenkomstig het Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000, het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders en de Europese betalingsbevelprocedure.

• 3.5 Het dienstencentrum hanteert de voor overheidsinstanties geldende betalingstermijn.

TOELICHTING OP DE REGELING VERGOEDEN DOOR DE RECHTSPRAAK VAN GERECHTSDEURWAARDERSHANDELINGEN

Maandelijks in rekening brengen van de declarabele werkzaamheden

Maandelijks worden de verrichte werkzaamheden zodra deze declarabel bij de Rechtspraak zijn in rekening gebracht. De handeling is declarabel geworden bij de Rechtspraak als het – in de betreffende gevallen – verhalen van de kosten van de handeling op de schuldenaar niet (volledig) is gelukt. Met het inzenden van de declaratie naar de Rechtspraak geeft de gerechtsdeurwaarder aan dat in voldoende mate is geprobeerd de kosten van de werkzaamheden te verhalen op de schuldenaar, maar dat verhaal niet of niet volledig mogelijk bleek.

Indien, in het licht van artikel 34g Wet op de rechtsbijstand, nog niet zeker is of de toevoeging na resultaatbeoordeling door de Raad voor Rechtsbijstand definitief zal blijven, kan het kantoor besluiten de betreffende handeling in een later stadium in rekening te brengen.

Declaratie

Voor het declareren bij de Rechtspraak van de vergoedingen voor de werkzaamheden heeft het dienstencentrum een format geleideformulier opgesteld (’’Declaratie Rechtspraak’’). Dit format bepaalt welke gegevens per handeling door het kantoor als onderdeel van de declaratie worden verstrekt.

Per gedeclareerde (ambts)handeling verstrekt het kantoor de volgende gegevens:

• repertoirenummer

• dossiernummer

• toevoegingsnummer (bij handeling in opdracht van toegevoegde rechtshulpverlener)

• naam partij op toevoeging (bij handeling in opdracht van toegevoegde rechtshulpverlener)

• datum afgifte definitieve toevoeging (bij handeling in opdracht van toegevoegde rechtshulpverlener)

• artikelnummer

• datum uitvoering

• bedrag (excl. BTW)

• bedrag (excl. BTW) (% van het bedrag excl. BTW)

• BTW

• vergoeding (incl. BTW).

Ter voorkoming van uitval bij de verwerking van de declaratie en het als gevolg daarvan retourneren aan het kantoor, is het van belang dat alle gegevens juist en volledig zijn ingevuld. Het dienstencentrum zal onvolledige declaraties retourneren.

Bij werkzaamheden van de gerechtsdeurwaarder zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 bestaat de declaratie naast het geleideformulier uit één PDF bestand met alle bewijsstukken van de gedeclareerde handelingen.

Bij alle overige werkzaamheden van de gerechtsdeurwaarder zijn in dat PDF bestand ook opgenomen (afhankelijk van de soort handeling):

• de opdracht van of afspraak met het gerecht inzake de betekening (bij handeling in opdracht van gerecht),

• de factuur van de vertaler (bij handeling inzake Europese betalingsbevelprocedure),

• de editie van het dag- of nieuwsblad of de Staatscourant waarin de oproeping of aankondiging is opgenomen en/of

• de (pro forma) factuur van het dag- of nieuwsblad.

Uit de bijlagen zal in ieder geval blijken de datum uitvoering werkzaamheden, de partijnaam volgens de toevoeging en de soort (ambts)handeling.

Zonder voornoemde gegevens en bijlagen is het dienstencentrum niet in staat de juiste vergoeding van staatswege vast te stellen en de declaratie in behandeling te nemen.

Toetsing bestaan toevoeging

Er wordt geen afschrift van de toevoeging met de declaratie meegezonden. In de voorkomende gevallen toetst het dienstencentrum, op basis van de door het kantoor verstrekte gegevens, het bestaan van de (definitieve) toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand.

EBB-procedure

Voor de vaststelling van de vergoedingen van de werkzaamheden inzake de Europese betalingsbevelprocedure is ook de door de rechtbank Den Haag en het betreffende gerechtsdeurwaarderskantoor gesloten samenwerkingsovereenkomst van toepassing.

Betalingstermijn

Het dienstencentrum hanteert de voor overheidsinstanties geldende betalingstermijn. Onvolkomenheden of onduidelijkheden in de declaratie kunnen leiden tot vertraging in de vaststelling en uitbetaling.

Retourinformatie

Indien de digitaal aangeleverde declaratie technisch door het dienstencentrum is afgekeurd, wordt het kantoor door het dienstencentrum verzocht om de declaratie te verbeteren en opnieuw in te dienen.

Het dienstencentrum kan de declaratie retourneren aan het kantoor als deze niet voldoet aan deze regeling.

Een in rekening gebrachte handeling kan door het dienstencentrum worden goedgekeurd of, indien er een onjuistheid wordt aangetroffen, afgewezen of (naar boven of beneden) gecorrigeerd.

Indien de declaratie geheel of gedeeltelijk wordt afgekeurd, geretourneerd of gecorrigeerd door het dienstencentrum, maakt het dienstencentrum de reden daarvan kenbaar in de retourinformatie. Indien van toepassing wordt de hoogte van de toegekende vergoeding(en) daarbij vermeld.