Regeling vergoeden door de Rechtspraak van de door de gerechtsdeurwaarders verrichte ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000

Utrecht, 13 juni 2018

De directeur van het Dienstencentrum Rechtspraak,

De Rechtspraak heeft de afgelopen tijd gefaseerd toegewerkt naar een verbeterd proces van in rekening brengen van de gemaakte kosten door de gerechtsdeurwaarders en vaststellen van de vergoedingen door de Rechtspraak voor ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000. Eerst is het vergoeden gestandaardiseerd en gecentraliseerd, daarna is het proces gedigitaliseerd. Als gevolg van de digitalisering heeft de Rechtspraak de Regeling vergoeden door de Rechtspraak van de door de gerechtsdeurwaarders verrichte ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 herzien. De herziene (voorliggende) versie van de regeling treedt in werking op 1 juli 2018. Per datum inwerkingtreding van de herziene regeling trekt de Rechtspraak de op 9 juni 2017 in de Staatscourant (nr. 31483) gepubliceerde regeling in.

Voor meer informatie of vragen naar aanleiding van deze regeling, de declaratie of de toegekende vergoeding kan contact worden opgenomen op werkdagen tussen 08.00 en 17.30 uur met het Dienstencentrum Rechtspraak op 088 3611001 of via e-mailadres kcc.ldcr@rechtspraak.nl

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Gerechtsdeurwaarder: Een bij koninklijk besluit benoemde openbaar ambtenaar die ambtelijke werkzaamheden verricht, zoals het uitbrengen van dagvaardingen en andere documenten door middel van een deurwaardersexploot, het betekenen van rechterlijke uitspraken, het verrichten van inbeslagnemingen en het plaatsen van oproepingen en mededelingen in dag- en nieuwsbladen en de Staatscourant.

• b. Ambtshandeling: Het door de gerechtsdeurwaarder uitbrengen van een exploot, opmaken van een proces-verbaal of bijstand verlenen bij de tenuitvoerlegging van een rechterlijke uitspraak ten behoeve van een partij aan wie op grond van een toevoeging rechtsbijstand wordt verleend, zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000.

• c. Dienstencentrum Rechtspraak: Het dienstencentrum te Utrecht dat namens de gerechten bedrijfsvoeringstaken uitvoert.

2. Declareren van de ambtshandeling

• 2.1 Het gerechtsdeurwaarderskantoor (hierna: kantoor) dient elke maand de declaratie in met betrekking tot de gemaakte – en bij de Rechtspraak declarabele – kosten voor de door de gerechtsdeurwaarder(s) van het kantoor verrichte ambtshandelingen. Het kantoor declareert zo snel mogelijk nadat duidelijk is geworden dat de verrichte ambtshandeling(en) niet of niet volledig op de schuldenaar kan/kunnen worden verhaald. De declaratie wordt door het kantoor ingediend bij het Dienstencentrum Rechtspraak (hierna: dienstencentrum).

• 2.2 De declaratie bestaat uit een door het dienstencentrum vastgesteld gegevensbestand in de vorm van een geleideformulier en uit een (1) bestand met alle gedeclareerde ambtshandelingen in PDF formaat.

• 2.3 De declaratie bevat de voor de vaststelling van de vergoeding vereiste informatie over iedere gedeclareerde ambtshandeling. De gedeclareerde ambtshandeling komt alleen voor vergoeding door de Rechtspraak in aanmerking als de declaratie volledig en juist is ingevuld door het kantoor, voorzien is van de benodigde bijlagen en voldoet aan deze regeling. Het dienstencentrum neemt een declaratie alleen in behandeling als deze voldoet aan de regeling.

• 2.4 De declaratie wordt op digitale wijze via de beveiligde verbinding Send Secure door het kantoor overgedragen aan het dienstencentrum.

3. Vergoeden van de ambtshandeling

• 3.1 Op grond van artikel 1 Besluit aanwijzing instantie uitbetaling vergoeding werkzaamheden gerechtsdeurwaarders in rechtsbijstandzaken is de uitbetaling van de vergoedingen voor de ambtshandelingen opgedragen aan de gerechten. Het dienstencentrum voert het vaststellen en uitbetalen van deze vergoedingen namens de gerechten uit.

• 3.2 De door het kantoor ingediende declaratie wordt door het dienstencentrum ingelezen en verwerkt in het geautomatiseerde informatiesysteem. Bij die verwerking vindt bij iedere gedeclareerde ambtshandeling een aantal controles plaats met betrekking tot juistheid en rechtmatigheid. Bij de controle wordt gebruik gemaakt van de te overleggen bijlagen zoals vermeld in 2.2.

• 3.3 Indien noodzakelijk voor de vaststelling van de vergoeding voor een ambtshandeling kan het dienstencentrum contact opnemen met het kantoor en wordt door het kantoor nadere informatie aan het dienstencentrum verstrekt.

• 3.4 De vaststelling van de vergoeding door het dienstencentrum vindt plaats overeenkomstig het Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 en het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders.

• 3.5 Het dienstencentrum hanteert de voor overheidsinstanties geldende betalingstermijn.

Toelichting op de algemene voorwaarden bij de Regeling vergoeden door de Rechtspraak van de door de gerechtsdeurwaarders verrichte ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000

Algemeen

Het kantoor brengt maandelijks de verrichte ambtshandelingen in rekening zodra deze declarabel bij de Rechtspraak zijn.

De verrichte ambtshandeling is declarabel geworden bij de Rechtspraak als het – in de betreffende gevallen – verhalen van de kosten van de ambtshandeling op de schuldenaar niet (volledig) is gelukt. Met het inzenden van de aanvraag voor vergoeding naar de Rechtspraak geeft de gerechtsdeurwaarder aan dat in voldoende mate geprobeerd is de kosten van de ambtshandeling te verhalen op de schuldenaar, maar dat verhaal niet of niet volledig mogelijk bleek.

Indien, in het licht van artikel 34g Wet op de rechtsbijstand, nog niet zeker is of de toevoeging na resultaatbeoordeling door de Raad voor Rechtsbijstand definitief zal blijven, kan het kantoor besluiten de betreffende ambtshandeling in een later stadium in rekening te brengen.

Voor het declareren van de vergoedingen voor de ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 heeft het dienstencentrum een format geleideformulier (bekend als: geleideformulier kosteloze exploten) opgesteld. Dit format bepaalt welke gegevens per ambtshandeling door het kantoor als onderdeel van de declaratie worden verstrekt. Per gedeclareerde ambtshandeling verstrekt het kantoor de volgende gegevens: 1) repertoirenummer; 2) dossiernummer; 3) toevoegingsnummer; 4) naam partij op toevoeging; 5) datum afgifte definitieve toevoeging; 6) artikelnummer conform Btag; 7) datum uitvoering; 8) Btag (excl. BTW); 9) 75% (excl. BTW); 10) BTW; 11) vergoeding (incl. BTW).

Zonder deze gegevens is het dienstencentrum niet in staat de juiste vergoeding van staatswege vast te stellen. Ter voorkoming van uitval bij de verwerking van de declaratie en het als gevolg daarvan retourneren aan het kantoor, is het van belang dat alle gegevens juist en volledig zijn ingevuld.

Naast het geleideformulier bestaat de declaratie uit één PDF bestand met alle gedeclareerde ambtshandelingen (exploten of akten).

Het dienstencentrum toetst het bestaan van de (definitieve) toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand.

Het dienstencentrum hanteert de voor overheidsinstanties geldende betalingstermijn. Onvolkomenheden of onduidelijkheden in de declaratie kunnen leiden tot vertraging in de vaststelling en uitbetaling.

Verbinding

De keuze voor de bij de digitale overdracht te gebruiken verbinding Send Secure is tot stand gekomen in overleg met de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders.

Retourinformatie

Indien de digitaal aangeleverde declaratie technisch door het dienstencentrum is afgekeurd, wordt het kantoor door het dienstencentrum verzocht om de declaratie te verbeteren en opnieuw in te dienen.

Het dienstencentrum kan de declaratie retourneren aan het kantoor als de declaratie niet voldoet aan deze regeling.

Een gedeclareerde ambtshandeling kan door het dienstencentrum worden goedgekeurd of, indien er een onjuistheid wordt aangetroffen, worden afgewezen of (naar boven of beneden) gecorrigeerd.

Indien de declaratie geheel of gedeeltelijk wordt afgekeurd, geretourneerd of gecorrigeerd door het dienstencentrum, maakt het dienstencentrum de reden daarvan kenbaar in de retourinformatie. Indien van toepassing wordt de hoogte van de toegekende vergoeding(en) daarbij vermeld.