Reglement commissie toetsing rechtsbijstandverlening

Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand, verder te noemen de Raad,

In aanmerking nemend de artikelen 7, 8, 14, 15 en 17 van de Wet op de rechtsbijstand en het Maatregelbeleid;

Overwegende, dat het wenselijk is de wijze waarop een per geval in te stellen onderzoek naar de zorgvuldigheid en doelmatigheid van de rechtsbijstandverlening op basis van een toevoeging zal plaatsvinden uit te werken;

Stelt het volgende Reglement vast.

Artikel 1

Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand (hierna: de Raad) kan naar aanleiding van hem bekend geworden feiten en omstandigheden besluiten de werkzaamheden van een bepaalde rechtsbijstandverlener op zorgvuldigheid en doelmatigheid te onderzoeken. Dit onderzoek ziet in beginsel op de rechtsbijstand die de betrokken rechtsbijstandverlener in een bepaalde periode in het algemeen heeft verleend, maar kan ook betrekking hebben op de aan een specifieke rechtzoekende verleende rechtsbijstand.

Artikel 2

• 1. Indien de Raad het voornemen heeft een onderzoek in te stellen, informeert de Raad de betrokken rechtsbijstandverlener hierover, waarbij hij toelicht welke feiten en omstandigheden hebben geleid tot dit voornemen.

• 2. De rechtsbijstandverlener wordt geïnformeerd over de wijze waarop het onderzoek zal plaatsvinden.

Artikel 3

• 1. Het onderzoek wordt verricht door een commissie bestaande uit 3 advocaten. Deze commissie wordt door de Raad benoemd voor de duur van het onderzoek naar een bepaalde rechtsbijstandverlener.

• 2. De commissie wijst uit haar midden de voorzitter aan.

• 3. Alle leden van de commissie zijn in de uitoefening van hun taak in het kader van het onderzoek onafhankelijk en functioneren zonder last of ruggespraak.

Artikel 4

• 1. De commissie wordt administratief ondersteund door een secretaris, die in dienst is van de Raad.

• 2. De secretaris verzorgt de correspondentie namens de commissie.

• 3. De secretaris is geen lid van de commissie en neemt geen deel aan de besluitvorming.

Artikel 5

Een lid van de commissie kan zich verschonen op grond van feiten of omstandigheden, die zijn onpartijdigheid zouden kunnen aantasten.

Artikel 6

De leden van de commissie en de secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens die zij bij de uitvoering van hun taak tot hun beschikking krijgen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden.

Artikel 7

• 1. Het onderzoek zal in beginsel vijftien recente en afgeronde dossiers, omvatten. De dossiers worden getrokken aan de hand van de lijst van door de Raad vastgestelde toevoegingen. Deze dossiers betreffen in beginsel verschillende rechtzoekenden, tenzij het onderzoek zich richt op de rechtsbijstandverlening aan een specifieke rechtzoekende.

• 2. Indien het onderzoek het vereist, kan de commissie het aantal te onderzoeken dossiers uitbreiden.

• 3. De commissie vraagt de rechtsbijstandverlener de volledige, bij de getrokken toevoegingen behorende dossiers klaar te leggen. Het onderzoek vindt in beginsel plaats op het kantoor van de rechtsbijstandverlener.

Artikel 8

• 1. Indien de rechtsbijstandverlener weigert mee te werken aan het onderzoek, daaronder begrepen de weigering de leden van de commissie tot het kantoor toe te laten, meldt de commissie dit aan de Raad.

• 2. De Raad stelt de rechtsbijstandverlener in de gelegenheid toe te lichten waarom hij weigert mee te werken aan de controle.

• 3. Is de Raad na deze toelichting van mening dat alsnog moet worden meegewerkt aan de controle, dan meldt hij dit aldus aan de rechtsbijstandverlener. Daarbij wijst hij de rechtsbijstandverlener erop dat volharding in de weigering kan leiden tot doorhaling van de inschrijving.

• 4. Volharding in de weigering leidt in beginsel tot doorhaling van de inschrijving op grond van artikel 17, tweede lid, onder a, van de Wrb.

Artikel 9

• 1. De commissieleden bestuderen ieder 5 van de opgevraagde dossiers. Zij leggen hun bevindingen vast in een gezamenlijke rapportage.

• 2. Bij toetsing of sprake is geweest van doelmatige en zorgvuldige rechtsbijstand houdt de commissie rekening met de in de bijlage genoemde aspecten, alsmede met op het desbetreffende rechtsterrein beschikbare Best Practice Guide en de gedragsregels van de Nederlandse orde van advocaten.

• 3. Uiterlijk drie maanden na het instellen van de dossiercontrole bespreekt de commissie de rapportage en voorziet zij deze van een conclusie.

• 4. De commissie zendt de uitkomst van het onderzoek aan de rechtsbijstandverlener. De rechtsbijstandverlener wordt in de gelegenheid gesteld binnen vier weken schriftelijk hierop te reageren.

Artikel 10

De commissie zendt binnen twee weken na ontvangst van de reactie van de rechtsbijstandverlener haar definitieve uitkomst van het onderzoek aan de Raad. De commissie kan de termijn verlengen met twee weken.

De commissie stuurt de rechtsbijstandverlener een afschrift van de uitkomst van het onderzoek.

Artikel 11

De Raad beslist hierna binnen vier weken of hij voornemens is om een maatregel in het kader van het Maatregelbeleid op te leggen.

Artikel 12

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement commissie toetsing rechtsbijstandverlening.

TOELICHTING

Algemeen

Het toezicht op de kwaliteit van de rechtsbijstandverlening door advocaten en de toetsing ervan betreft primair de bevoegdheid van de lokale dekens van de Orde van Advocaten. Voor de rechtsbijstandverlening door mediatiors ligt deze verantwoordelijkheid bij de Mediatorsfederatie Nederland (hierna: MfN). Dit neemt echter niet weg dat de Raad een eigenstandige bevoegdheid heeft met betrekking tot het waarborgen van de kwaliteit van de rechtsbijstandverlening door de ingeschreven rechtsbijstandverleners. Deze bevoegdheid is neergelegd in artikel 17, tweede lid, aanhef en onder b en artikel 33d, tweede lid, van de Wrb. Op grond van deze bepalingen kan de Raad de inschrijving doorhalen indien de rechtsbijstandverlening niet voldoet aan redelijkerwijs te stellen eisen van doelmatigheid of zorgvuldigheid.

Voor de toepassing van de artikelen 17 en 33d, van de Wrb heeft de Raad een Maatregelbeleid vastgesteld. Dit Maatregelbeleid is het formele sluitstuk van de acties die hij onderneemt om advocaten, mediators en andere actoren binnen het stelsel van gesubsidieerde rechtsbijstand te bewegen zich compliant te (blijven) gedragen en te (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving betreffende gesubsidieerde rechtsbijstand.

Daarnaast wenst de Raad in uitzonderlijke gevallen zelfstandig een onderzoek te kunnen instellen naar de kwaliteit van de verleende rechtsbijstand. Het onderhavige reglement vormt de basis voor voornoemd onderzoek naar de kwaliteit van de verleende rechtsbijstand. Daarbij denkt de Raad aan de gevallen waarin hij al geruime tijd in contact staat met een rechtsbijstandverlener om te bereiken dat het beleid correct wordt toegepast en de inspanningen niet hebben geleid tot verbetering. In die gevallen zijn de dekens of de MfN conform de afspraken over informatie-uitwisseling al in een vroeg stadium op de hoogte gesteld van gedragingen van rechtsbijstandverleners op grond waarvan toezicht nodig is c.q. de kwaliteit van de bijstand in het geding is, maar heeft hun betrokkenheid niet geleid tot de gewenste verbeteringen.

Er van uitgaande dat in voorkomende gevallen het wenselijk is dat het onderzoek wordt verricht door de Orde dan wel de MfN, al dan niet in samenwerking met de Raad, kan in overleg met de Orde en MfN een ‘pool’ met advocaten en mediators worden samengesteld die zich bereid verklaren om een dergelijk onderzoek uit te voeren. Daadwerkelijke benoeming kan per onderzoek plaatsvinden, al naar gelang de regio waar de rechtsbijstandverlener is gevestigd en de specifieke kenmerken van zijn praktijk.

Indien de conclusies van het onderzoek daartoe aanleiding geven, zal de Raad een voornemen tot het opleggen van een maatregel uitbrengen en de Adviescommissie Toetsing Inschrijvingsvoorwaarden verzoeken hem hierover te adviseren.

Op dit moment volstaat de Raad met het opstellen van een reglement voor de uitvoering van deze onderzoeken. De commissie wordt op ad hoc basis, wanneer de Raad dit nodig acht, ingesteld.

Artikelsgewijs

In artikel 3 is opgenomen dat een commissie van advocaten dan wel mediators het onderzoek zal uitvoeren.

Artikel 4 bepaalt dat de commissie wordt ondersteund door een secretaris die onder meer de correspondentie voor de commissie verzorgt.

In de artikelen 7, 9 en 10 is het onderzoek en de rapportage daarvan aan de Raad geregeld.

Uitgangspunt is dat de rechtsbijstandverlener medewerking verleent aan het onderzoek. Artikel 8 regelt de gang van zaken indien een rechtsbijstandverlener weigert mee te werken aan het onderzoek.

In artikel 11 komt tot uitdrukking dat de Raad de uitkomsten van het onderzoek kan gebruiken voor het nemen van een volgende stap op grond van het Maatregelbeleid.

Voordat een maatregel wordt opgelegd, wordt advies gevraagd aan de Adviescommissie Toetsing Inschrijvingsvoorwaarden (Stcrt. 2016, nr. 55192), waarbij de rechtsbijstandverlener in de gelegenheid wordt gesteld zich uit te laten over het voornemen van de Raad.

BIJLAGE

Bij het beantwoorden van de vraag of sprake is geweest van zorgvuldige en doelmatige rechtsbijstand onderscheidt de Raad, niet limitatief, de volgende aspecten:

• a. Communicatie met de rechtzoekende / cliënt.

• b. (Kantoor)organisatie.

• c. Inhoudelijke kwaliteit.

• d. Externe presentatie.

Ad a. De communicatie met de rechtzoekende moet minimaal voldoen aan de volgende eisen:

• 1. De rechtzoekende dient op de hoogte te worden gehouden van de stappen die de rechtsbijstandverlener wel en niet ten behoeve van de rechtzoekende onderneemt. Aan de rechtzoekende dient zoveel mogelijk inzicht te worden verschaft in de betekenis van die stappen en in de mogelijke gevolgen daarvan, c.q. de redenen voor en de mogelijke gevolgen van het nalaten van actie.

• 2. Met de rechtzoekende dient overeenstemming te worden bereikt over het wel of niet ondernemen van actie. De rechtsbijstandverlener dient zich in te spannen om die overeenstemming te bereiken indien dat niet terstond lukt.

• 3. Wordt die overeenstemming desondanks niet bereikt, dan dient de rechtsbijstandverlener dit vast te leggen en de rechtzoekende te informeren over de mogelijkheid van een second opinion. De rechtsbijstandverlener dient te allen tijde de nodige conserverende maatregelen te nemen om de rechtzoekende de tijd en de gelegenheid te geven een andere rechtsbijstandverlener in te schakelen.

• 4. De rechtzoekende dient steeds op zo kort mogelijke termijn geïnformeerd te worden over de door de rechtsbijstandverlener in de zaak ontvangen berichten, uitspraken en beslissingen.

• 5. In algemene zin dient de rechtsbijstandverlener zich ten opzichte van de rechtzoekende zodanig op te stellen dat deze het vertrouwen kan hebben dat de rechtsbijstandverlener binnen zijn ‘taakveld’ het uiterste zal doen ter behartiging van de belangen van de rechtzoekende.

Ad b. De organisatie van het kantoor c.q. de praktijk van de rechtsbijstandverlener dient ingericht te zijn op en te garanderen dat:

• 1. Termijnen in acht worden genomen;

• 2. De communicatie met de rechtzoekende verloopt zoals vereist. Zie a;

• 3. De inhoudelijke kwaliteit wordt onderhouden en waar mogelijk verbeterd. Zie c;

• 4. De externe communicatie verloopt zoals vereist. Zie d.

Ad c.

• 1. De relevante rechtspraak en literatuur dient te worden gevolgd. Waar dat ter zake doende is, dient in het mondeling dan wel schriftelijk optreden naar buiten van actuele en adequaat bijgehouden kennis te blijken. Rechtsontwikkelingen in meer algemene zin, die voor de praktijk van de rechtsbijstandverlener van belang kunnen zijn, dienen te worden bijgehouden.

• 2. De rechtsbijstandverlener dient in staat te zijn de noodzakelijke kennis te verwerken in argumentatie op behoorlijk niveau in de correspondentie naar wederpartijen en in gedingstukken.

• 3. In algemene zin dient de rechtsbijstandverlener ten behoeve van de rechtzoekende de argumentatie te voeren die redelijkerwijs in het belang van de rechtzoekende gevoerd kan worden.

Ad d.

• 1. Bij de schriftelijke communicatie geldt dat voldaan moet worden aan op academisch niveau te stellen eisen voor wat betreft stijl, begrijpelijkheid, leesbaarheid, overtuigingskracht, beknoptheid, zakelijkheid etc.

• 2. Bij mondelinge externe communicatie, onderhandelingen met de wederpartij dan wel het woord voeren op de zitting wordt van de rechtsbijstandverlener verlangd dat deze de argumenten, die naar voren worden gebracht duidelijk, volledig en begrijpelijk in een consistent betoog kan presenteren.

• 3. In algemene zin geldt dat de rechtsbijstandverlener in staat is om de argumentatie die hij ten behoeve van de rechtzoekende dient te voeren (zie c.) helder en zakelijk te communiceren.