Reglement voor de werkwijze van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden 2018

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

Gelet op artikel 8, eerste lid, sub a, van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Stb. 2007, 125);

Besluit:

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de wet:

Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden;

b. College:

het in artikel 3 van de wet bedoelde College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden;

c. secretariaat:

het in artikel 7 van de wet bedoelde secretariaat van het College;

d. voorzitter:

voorzitter van het College;

e. secretaris:

de in artikel 7 van de wet bedoelde secretaris van het College tevens directeur van het secretariaat;

f. Onze Minister:

de in artikel 1 van de wet bedoelde Minister;

g. risk envelope:

de definitie van risk envelope conform het ‘Guidance document on the preparation and submission of dossiers for plant protection products according to the “risk envelope approach”, SANCO/11244/2011’ en diens opvolgers.

HOOFDSTUK 2 VERGADERING

Artikel 2

Het College vergadert ten kantore van het College, tenzij de voorzitter een andere plaats aanwijst.

Artikel 3

• 1. De vergaderingen van het College vinden plaats volgens een jaarlijks vergaderrooster dat uiterlijk in de laatste Collegevergadering van het voorafgaande jaar wordt vastgesteld.

• 2. De voorzitter belegt, indien en zo dikwijls hij dit nodig oordeelt of twee leden hem dit met redenen omkleed verzoeken, een extra vergadering.

Artikel 4

• 1. De vergaderingen worden namens de voorzitter door de secretaris schriftelijk bijeengeroepen, met inachtneming van een termijn van ten minste zes werkdagen, de dag van de bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend. In spoedeisende gevallen kan deze termijn worden teruggebracht tot twee werkdagen.

• 2. De bijeenroeping van de vergadering gaat vergezeld van de agenda en de bijbehorende vergaderstukken. Vergaderstukken kunnen worden nagezonden.

Artikel 5

Om aan de beraadslagingen en de besluitvorming te kunnen deelnemen dient ieder lid op de presentielijst zijn handtekening te hebben geplaatst.

Artikel 6

De voorzitter kan één of meerdere personen niet-zijnde leden van het College uitnodigen om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 7

• 1. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de besluitvorming en de beraadslagingen ter vergadering.

• 2. In het verslag wordt de besluitvorming van het College vastgelegd. Standpunten van individuele leden worden niet in het verslag opgenomen.

• 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en in de daaropvolgende vergadering ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

• 4. De secretaris kan zich laten bijstaan door medewerkers van het secretariaat.

Artikel 8

• 1. Van verhindering een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft het betreffende lid tijdig kennis aan de secretaris.

• 2. Indien een lid verhinderd is nodigt de secretaris ter vervanging van het verhinderde lid namens de voorzitter een plaatsvervangend lid uit.

• 3. Plaatsvervanging geschiedt bij toerbeurt, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn om hier van af te wijken.

• 4. De plaatsvervangende leden ontvangen de agenda en de vergaderstukken en zijn gerechtigd de vergaderingen bij te wonen.

Artikel 9

De vergaderingen van het College zijn besloten.

HOOFDSTUK 3 BESLUITVORMING

Artikel 10

Onverminderd het bepaalde in artikel 34 dienen voor het nemen van besluiten naast de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter ten minste drie leden aanwezig te zijn.

Artikel 11

• 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.

• 2. Stemming geschiedt mondeling, tenzij één der leden bij een stemming over personen een schriftelijke stemming verlangt.

• 3. Niet-hoofdelijke stemming is toegestaan, indien geen der aanwezige leden zich daartegen verzet.

• 4. Bij het staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 5. De in artikel 8, vierde lid, bedoelde personen hebben geen stemrecht tenzij zij een lid vervangen.

Artikel 12

Over onderwerpen, die niet vooraf zijn geagendeerd, kunnen slechts besluiten worden genomen indien geen der leden zich hiertegen verzet.

Artikel 13

• 1. In spoedeisende gevallen kunnen besluiten buiten de vergadering worden genomen door raadpleging van de leden van het College.

• 2. De secretaris formuleert in overleg met de voorzitter het voorstel waarover raadpleging geschiedt.

• 3. Het voorstel is aangenomen indien de meerderheid der leden van het College zich ervoor uitspreekt.

• 4. De uitkomst van de besluitvorming wordt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering en in het verslag van deze vergadering vastgelegd.

HOOFDSTUK 4 TAAKVERDELING BINNEN HET COLLEGE

Artikel 14

• 1. Het College wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2. De plaatsvervangend voorzitter als bedoeld in het eerste lid heeft bij verhindering van de voorzitter dezelfde taak als de voorzitter.

Artikel 15

• 1. Het College verdeelt, voor zover dat nodig wordt geoordeeld, taken onder de leden van het College of maakt anderszins afspraken over het uitvoeren van met de besluitvorming van het College samenhangende werkzaamheden.

• 2. Leden en plaatsvervangend leden verrichten binnen de grenzen van de terzake gemaakte afspraken op verzoek van de voorzitter of de secretaris de werkzaamheden als in het vorige lid bedoeld.

Artikel 16

• 1. De voorzitter en de secretaris stellen de agenda van de vergaderingen van het College vast.

• 2. De leden van het College kunnen onderwerpen voor agendering bij de secretaris aanmelden.

HOOFDSTUK 5 TAAKVERDELING COLLEGE EN SECRETARIS

Artikel 17

• 1. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming van het College.

• 2. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het College.

• 3. De secretaris draagt zorg voor het beheer van de personele en financiële middelen van het College en zijn secretariaat.

• 4. De secretaris oefent namens het College de bevoegdheden uit die het College in artikel 27 aan hem heeft gemandateerd.

Artikel 18

De secretaris legt verantwoording af aan het College over de wijze waarop hij uitvoering heeft gegeven aan het bepaalde in artikel 17.

HOOFDSTUK 6 TOEZICHT COLLEGE

Artikel 19

Het College oefent met inachtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde toezicht uit op de taakuitvoering van de secretaris.

Artikel 20

• 1. Het College benoemt een accountant die als taak heeft de financiën te controleren aan de hand van de geldende wet- en regelgeving en binnen het Ctgb gemaakte afspraken.

• 2. De accountant rapporteert direct aan het College over zijn bevindingen.

HOOFDSTUK 7 REGELING WERKZAAMHEDEN SECRETARIS

Artikel 21

• 1. De secretaris draagt zorg voor zijn plaatsvervanging.

• 2. De wijze waarop de secretaris voorziet in zijn plaatsvervanging behoeft de goedkeuring van het College.

Artikel 22

• 1. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handleiding waarin de wijze waarop het College uitvoering geeft aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is vastgelegd.

• 2. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handboek, waarin de administratieve procedures voor de besluitvorming van het College zijn vastgelegd. Daarbij wordt aandacht geschonken aan maatregelen ter waarborging van de kwaliteit van deze besluitvorming.

Artikel 23

De secretaris biedt jaarlijks aan het College een ontwerp van de begroting alsmede een ontwerp van het werkplan voor het volgende kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat toezending aan Onze Minister daarvan, na vaststelling door het College, kan geschieden vóór 1 oktober. Na goedkeuring door het College draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.

Artikel 24

De secretaris biedt jaarlijks aan het College een ontwerp van het jaarverslag alsmede een ontwerp van de jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat aanbieding aan Onze Minister en beschikbaarstelling na vaststelling door het College kan geschieden vóór 15 maart. Na goedkeuring door het College draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.

Artikel 25

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van kwartaalrapportages binnen een maand nadat het kwartaal is verstreken. De kwartaalrapportages worden opgesteld ten behoeve van de interne en externe beheersmatige en beleidsmatige aansturing en het tweedelijns toezicht.

HOOFDSTUK 8 MANDATERING, VOLMACHT, MACHTIGING EN VERTEGENWOORDIGING

Artikel 26

• 1. De voorzitter is bevoegd om namens het College besluiten te nemen omtrent het afwijzen van een aanvraag, het toelaten van een gewasbeschermingsmiddel of een biocide en het wijzigen, verlengen of intrekken van de toelating van een gewasbeschermingsmiddel of biocide voor zover deze besluiten naar hun inhoud en de te volgen procedure direct voortvloeien uit door het College reeds eerder genomen besluiten.

• 2. De voorzitter is bevoegd om namens het College te beslissen op bezwaarschriften in de gevallen dat het bezwaar kennelijk niet ontvankelijk, niet ontvankelijk, kennelijk ongegrond of ongegrond is.

• 3. De voorzitter is bevoegd om namens het College ambtshalve of op aanvraag de besluiten te nemen die noodzakelijk zijn in verband met een niet zonale uitbreiding van een bestaande toelating met een kleine toepassing(en) als bedoeld in artikel 51 van verordening (EG) 1107/2009 voorzover de toepassing binnen de risk envelope van de bestaande toelating valt.

• 4. De voorzitter is bevoegd te besluiten over openbaarmaking van de bij het College aanwezige gegevens als bedoeld in artikel 63 van Verordening (EG) nr. 1107/2009, artikel 66 van Verordening (EU) nr. 528/2012 en artikel 70 van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden zoals deze luidde vóór de inwerkingtreding van de wet van 6 november 2013.

• 5. De voorzitter is bevoegd om namens het College het dagelijks toezicht op de taakuitvoering van de secretaris uit te oefenen als bedoeld in artikel 19.

• 6. Onder de in het tweede lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften, voor zover daarin afgeweken wordt van het advies van de adviescommissie voor de bezwaarschriften van het Ctgb.

Artikel 27

• 1. De secretaris is bevoegd om namens het College de besluiten te nemen inzake de in bijlage I bij dit reglement opgenomen aangelegenheden, tenzij de besluiten naar hun inhoud of naar de te volgen procedure een behandeling door het College vereisen.

• 2. De secretaris kan waar dit om redenen van doelmatigheid is gewenst medewerkers van het secretariaat de bevoegdheid geven om namens hem de in het eerste lid bedoelde besluiten te nemen.

• 3. Ondermandaat als bedoeld in het tweede lid wordt schriftelijk verleend en behoeft de goedkeuring van het College.

• 4. Onder de in het eerste lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften.

Artikel 28

• 1. De besluiten van het College worden, voor zover zij niet zijn gemandateerd aan de voorzitter of de secretaris, na besluitvorming ondertekend door de voorzitter.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan het College de tekeningsbevoegdheid voor nader te duiden besluiten bij schriftelijk besluit toekennen aan de plaatsvervangend voorzitter of een lid.

• 3. De besluiten van het College die aan de voorzitter zijn gemandateerd, worden door de voorzitter namens het College ondertekend.

• 4. De besluiten van het College die aan de secretaris zijn gemandateerd, worden door de secretaris namens het College ondertekend.

• 5. Voor zover op grond van artikel 30, tweede lid, de secretaris aan een medewerker van het secretariaat ondermandaat heeft verleend, worden de betreffende besluiten door deze medewerker ondertekend namens de secretaris namens het College.

Artikel 29

• 1. De secretaris is gevolmachtigd tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de financiële verplichtingen die daarmee zijn gemoeid binnen de door het College goedgekeurde begroting vallen.

• 2. Voor het verrichten van overige privaatrechtelijke rechtshandelingen behoeft de secretaris toestemming van het College.

• 1. De secretaris is gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen voor zover de inhoud daarvan binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid van het College valt.

• 2. De secretaris kan een medewerker van het secretariaat machtigen tot het verrichten van handelingen als bedoeld in het eerste lid.

• 3. Indien naar het oordeel van de secretaris er geen sprake is van een kwestie die valt binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid, treedt de secretaris in overleg met de voorzitter.

Artikel 31

• 1. De voorzitter en de secretaris zijn ieder afzonderlijk en tezamen gerechtigd het College in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

• 2. De secretaris kan medewerkers van het secretariaat aanwijzen die gerechtigd zijn het College te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures.

HOOFDSTUK 9 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 32

• 1. Belanghebbende maatschappelijke organisaties worden geïnformeerd over de voor hen van belang zijnde voorstellen voor werkwijzen en procedures en in de gelegenheid gesteld hun zienswijzen daarover naar voren te brengen.

• 2. De in het eerste lid genoemde zienswijzen worden betrokken bij de besluitvorming.

• 3. De secretaris draagt zorg voor een adequate toepassing van de in het eerste lid bedoelde voorzieningen.

Artikel 33

Met het oog op het voldoen aan de regelgeving inzake de behandeling van vertrouwelijke gegevens en met het oog op het waarborgen van de onafhankelijke positie van de leden van het College ondertekenen de leden een verklaring inzake geheimhouding en onafhankelijkheid.

Artikel 34

• 1. Wijziging van dit reglement kan slechts geschieden indien het College voltallig is.

• 2. Een besluit tot wijziging is aangenomen indien tenminste vier leden voor de wijziging hebben gestemd.

• 3. Wijziging van het reglement kan niet geschieden door middel van de in artikel 13 bedoelde raadpleging.

HOOFDSTUK 10 SLOTBEPALINGEN

Artikel 35

In geschillen over de uitleg van dit reglement beslist de voorzitter.

Artikel 36

• 1. Dit besluit treedt, na goedkeuring door Onze Minister, in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst.

• 2. Het ‘Besluit Reglement werkwijze van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden’, vastgesteld op 8 augustus 2007 en het ‘Besluit mandatering in verband met de aanvraag tot uitbreiding van een bestaande toelating met kleine toepassingen in Nederland (niet zonaal)’, vastgesteld op 18 juli 2012 worden bij inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken.

Artikel 37

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Reglement werkwijze Ctgb 2018’.

Dit besluit zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Vastgesteld in de vergadering van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden op 28 maart 2018 (C-311.1.10).

Ede, 26 september 2018

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, voor deze, de Voorzitter,

Dit besluit is goedgekeurd bij besluit van de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, in overeenstemming met de Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat van 31 mei 2018, met nummer DGAN-PAV/18077844.

BIJLAGE I

Bijlage als bedoeld in artikel 27 van het Reglement Werkwijze College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden 2018

De secretaris is bevoegd om namens het College de volgende besluiten te nemen:

• 1. Het niet in behandeling nemen, het verwerpen of het niet-ontvankelijk verklaren van een aanvraag.

• 2. Het stellen van aanvullende vragen en het geven van hersteltermijnen aan aanvragers.

• 3. Het verlenen van een toelating voor eenzelfde biocide als bedoeld in artikel 17, zevende lid, van Verordening (EU) nr. 528/2012, juncto artikel 5 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 414/2013.

• 4. Het verlenen van een ontheffing voor proeven of experimenten als bedoeld in artikel 37, eerste lid, van de wet, juncto artikel 54 van Verordening (EG) nr. 1107/2009.

• 5. Het verbieden van of verbinden van voorwaarden aan een proef of experiment als bedoeld in artikel 56 van Verordening (EU) nr. 528/2012.

• 6. Het op verzoek van een toelatinghouder intrekken van een toelating als bedoeld in artikel 45 van Verordening (EG) nr. 1107/2009, artikel 49 van Verordening (EU) nr. 528/2012 en artikel 68 van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden zoals deze luidde vóór de inwerkingtreding van de wet van 6 november 2013.

• 7. Het besluiten op een verzoek om een wijziging van de toelating als bedoeld in artikel 45 van Verordening (EG) nr. 1107/2009 of als bedoeld in artikel 50, derde lid, onder a en b, van Verordening (EU) nr. 528/2012 of op een vergelijkbaar verzoek tot wijziging betreffende een biocide waarvoor ingevolge artikel 89, tweede lid, van Verordening (EU) nr. 528/2012 het nationale recht wordt toegepast.

• 8. Het verlenen, uitbreiden of verlengen van een vergunning voor parallelhandel als bedoeld in artikel 52 van Verordening (EG) nr. 1107/2009, artikel 53 van Verordening (EU) nr. 528/2012 en artikel 53 van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden zoals deze luidde vóór de inwerkingtreding van de wet van 6 november 2013, en het afwijzen van een aanvraag tot voornoemde vergunning.

• 9. Het verlenen, wijzigen of intrekken van een toelating voor een toevoegingsstof als bedoeld in artikel 58 van Verordening (EG) nr. 1107/2009.

• 10. Het toekennen van gegevensbescherming als bedoeld in artikel 59 van Verordening nr. (EG) 1107/2009.

• 11. Het verlenen, uitbreiden of verlengen van een afgeleide toelating als bedoeld in artikel 52 van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden zoals deze luidde vóór de inwerkingtreding van de wet van 6 november 2013.

TOELICHTING

Ingevolge artikel 8, eerste lid, onder a, van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden, stelt het College een bestuursreglement vast waarin de werkwijze van het College en de taakverdeling tussen de leden wordt geregeld. Met dit reglement wordt uitvoering gegeven aan deze bepaling.

Artikel 9

Dit artikel regelt in het eerste lid dat de vergaderingen van het College besloten zijn. De wet schrijft geen openbaarheid van vergaderingen van het College voor.

Artikel 15

Het College kan op grond van dit artikel taken verdelen onder de leden van het College. Hierbij kan gedacht worden aan het voeren van overleg met belanghebbenden.

Artikel 20

Met de benoeming van een accountant door het College die rechtstreeks verantwoording aan hem aflegt over de financiën wordt aangehaakt op het “Normenkader financieel beheer en toezicht” dat is vastgesteld door het kabinet (TK 33 822, nr. 1).

Artikel 26

Het College verleent de voorzitter mandaat om namens hem ambtshalve of op aanvraag de besluiten te nemen die noodzakelijk zijn in verband met een niet zonale uitbreiding van een bestaande toelating met kleine toepassing(en). Het mandaat heeft alleen betrekking op besluiten in de zin van artikel 51 van Verordening (EG) nr. 1107/2009, waarbij is vastgesteld dat de betreffende toepassingen voor wat betreft de risico’s vallen binnen de reeds beoordeelde/toegelaten toepassingen en voor zover deze voor het aspect residuen voldoen. Met andere woorden: de toepassing valt binnen de risk envelope van de huidige toelating. Daarnaast is in dit artikel bepaald dat de voorzitter namens het College het dagelijks toezicht uitoefent op taakuitvoering van de secretaris. Tot slot is in afwijking van het voorgaande reglement het mandaat aan de voorzitter om aanvullende vragen te stellen verlegd naar de secretaris (in de lijst van bijlage I opgenomen).

Artikel 27

De besluiten die door het College aan de secretaris zijn gemandateerd zijn genoemd in bijlage I bij dit Besluit Reglement voor de werkwijze van het Ctgb. De vaststelling van beleidsregels en het uitvaardigen van richtlijnen zijn bevoegdheden die niet door het College zijn gemandateerd. Dit geldt ook voor besluiten tot majeure wijzigingen van toelatingen en het niet zonaal uitbreiden van toelatingen voor kleine toepassingen als bedoeld in artikel 51 van Verordening (EG) nr. 1107/2009.

Artikel 29 en 30

De jaarlijks door het College vast te stellen en door Onze Minister goed te keuren begroting is de begrenzing van de mogelijkheden om rechtshandelingen te verrichten. De interne maandelijkse rapportages, de kwartaalrapportages en het jaarverslag bieden controle- en sturingsmogelijkheden.

Artikel 32

De in dit lid genoemde procedure geeft invulling aan artikel 19, tweede lid, Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. Hiermee treft het College voorzieningen waardoor personen en instellingen, die met het College in aanraking komen, in de gelegenheid worden gesteld voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen. Er wordt hiermee getracht goed inzicht te krijgen in de betrokken belangen bij de vast te stellen werkwijzen, procedures of uitvoeringsregels zodat deze meegenomen kunnen worden in de besluitvorming. Het begrip belanghebbende maatschappelijke organisaties ziet op direct belanghebbende organisaties in de maatschappelijke omgeving van het Ctgb. Hierbij zijn onder meer de volgende organisaties te onderscheiden: belangenverenigingen van bedrijven die gewasbeschermingsmiddelen en biociden op de markt brengen (bijvoorbeeld NEFYTO en het Platform Biociden), land- en tuinbouworganisaties (bijvoorbeeld LTO) en milieuorganisaties (bijvoorbeeld Stichting Natuur en Milieu) die zich voor wat betreft hun doelstellingen (mede) op gewasbeschermingsmiddelen en/of biociden richten. Het kan voorkomen dat een te nemen besluit over werkwijzen en procedures ook andere organisaties raakt. Daarom zal het College per geval apart bezien of er andere belanghebbenden zijn waarvan de zienswijze relevant voor het te nemen besluit kan worden geacht. Een organisatie wordt als direct belanghebbend aangemerkt als deze een maatschappelijk belang met betrekking tot het op de markt brengen en het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen en/of biociden vertegenwoordigt. Daarnaast dient het door een organisatie te vertegenwoordigen belang in het algemeen landelijk gedragen te worden en voorts van dien aard te zijn dat met dit belang bij de besluitvorming over werkwijzen en procedures rekening dient te worden gehouden. In dit verband wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht worden bij de definitie van het begrip ‘belanghebbende’ in artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht en de daaraan in de jurisprudentie gegeven invulling. Naast de identificatie door het Ctgb van organisaties die gelet op hun doelstelling op grond van de hierboven weergegeven criteria als direct belanghebbend aangemerkt kunnen worden, dient daarnaast sprake te zijn van een werkwijze of procedure die voor de betreffende organisatie van belang is. Het informeren van belanghebbenden ziet op voorstellen die betrekking hebben op werkwijzen en procedures. Deze voorstellen hebben naar hun aard een algemene strekking. Voorstellen met betrekking tot individuele aanvragen zijn derhalve van deze bepaling uitgesloten. Achterliggende gedachte om ingebrachte zienswijzen in de besluitvorming mee te nemen, vormt het actief betrekken van de maatschappelijke omgeving bij de ontwikkeling van de organisatie en de kwaliteit van de diensten. De zorg voor de uitvoering hiervan is in het derde lid aan de secretaris opgedragen. De keuze voor specifieke instrumenten kan per onderwerp variëren. De te hanteren instrumenten zullen vooral inhouden het regulier informeren van de belanghebbende maatschappelijke organisaties, het gestructureerd vragen van een zienswijze van deze direct belanghebbende maatschappelijke organisaties alsmede het voeren van overleg met direct belanghebbende maatschappelijke organisaties. De zienswijzen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden ingebracht.

Artikel 36

Met dit artikel wordt zowel het ‘Besluit Reglement werkwijze van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden’ van 8 augustus 2007 als het ‘Besluit mandatering in verband met een niet zonale uitbreiding van een bestaande toelating met kleine toepassingen (NL- KUG)’ bij inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken. Laatstgenoemd besluit wordt ingetrokken omdat deze is geïntegreerd in artikel 26 van het onderhavige reglement. Overige van kracht zijnde mandaatbesluiten blijven van kracht.

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, voor deze, de Voorzitter,

Besluit mandaat, volmacht en vertegenwoordiging Ctgb 2018

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,

gelet op artikel 8, tweede en derde lid, van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden, gelet op het Reglement werkwijze Ctgb 2018,

Besluit:

Artikel 1 Definities

• 1. In dit besluit wordt verstaan onder:

  a. manager:

  functionaris die is aangesteld voor het leiden van een afdeling;

  b. teamleider:

  functionaris die is aangesteld in de functie van teamleider;

  c. projectleider:

  functionaris die is aangesteld in de functie van projectleider;

  d. jurist:

  functionaris die is aangesteld in de functie van jurist;

  e. medewerker:

  medewerker die is aangesteld bij het Ctgb.

Artikel 2 (Door) verlening mandaten, volmachten en vertegenwoordigingsbevoegdheid

• 1. De (Plv.) secretaris/directeur verleent, gebruikmakend van de hem in het ‘Reglement werkwijze Ctgb 2018’ verleende bevoegdheden daartoe, bevoegdheden aan medewerkers van het secretariaat van het Ctgb conform de bijlage ‘Overzicht verleende bevoegdheden Secretariaat Ctgb 2018’.

• 2. De medewerker aan wie bij dit besluit een bevoegdheid is verleend, is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering daarvan en legt daaromtrent op gepaste wijze verantwoording af aan degene die deze heeft verleend.

Artikel 3 Ondertekening

• 1. Een document waarmee een besluit van het College wordt vastgelegd door een daartoe krachtens mandaat bevoegde functionaris, vermeldt aan het slot:

  Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, voor deze:

  de secretaris, voor deze,

  (handtekening functionaris naam functionaris, functieaanduiding)

• 2. Een document waarmee een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd door een daartoe op grond van dit besluit bevoegde functionaris vermeldt aan het slot:

  Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, voor deze:

  de secretaris/directeur, voor deze,

  (handtekening functionaris, naam functionaris,

  functieaanduiding)

• 3. Een document waarin geen bestuursrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandeling wordt vastgelegd, vermeldt aan het slot de handtekening:

  de naam en de functieaanduiding van de betrokken functionaris.

Artikel 4 Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst, in werking.

• 2. Het ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging en vertegenwoordiging Ctgb 2011’ wordt bij inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken.

Artikel 5 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit mandaat, volmacht en vertegenwoordiging Ctgb 2018’.

Dit besluit zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Ede, 26 september 2018

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, voor deze, de secretaris van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, de directeur van het secretariaat van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, L.P. van Duijn

TOELICHTING

Onderhavig besluit vormt een nadere uitwerking van hoofdstuk 8 van het Reglement werkwijze Ctgb 2018 dat betrekking heeft op mandaat, volmacht en vertegenwoordigingsbevoegdheid.

In hoofdstuk 8 van het Reglement werkwijze Ctgb 2018 is allereerst het verlenen van mandaat van het College aan de secretaris van aldaar genoemde besluiten geregeld. In dit hoofdstuk is tevens bepaald dat de secretaris, om redenen van doelmatigheid, voor de aldaar genoemde bevoegdheden een ondermandaat kan verlenen aan medewerkers van het secretariaat.

Het onderhavige besluit vormt hiervan een nadere uitwerking. Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van het College besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht te nemen. Het College heeft ingestemd met de ondermandatering van de besluiten genoemd in bijlage I bij het Reglement werkwijze Ctgb 2018.

De ondermandatering is in het onderhavige besluit gewijzigd ten opzichte van het besluit uit 2011. De ondermandatering is anders dan in het besluit uit 2011 deels op een hoger niveau in de organisatie belegd. Hiermee is aangehaakt bij het door het kabinet vastgestelde “Normenkader financieel beheer en toezicht”. Daarmee wordt beoogd meer controle te creëren, hetgeen bijdraagt aan goed bestuur.

De bevoegdheden van de secretaris/directeur uit bijlage I bij het Reglement werkwijze Ctgb 2018 worden grotendeels niet doorgemandateerd. Een aantal personeelsaangelegenheden wordt gemandateerd aan de betreffende managers of teamleiders. Een aantal beslissingen met betrekking tot aanvragen is doorgemandateerd aan de manager Collegeadvies & Projectplanning, teamleider Collegeadvies & Projectplanning of aan de projectleider. Het betreft beslissingen waarbij geen uitgebreide inhoudelijke beoordeling hoeft te worden gemaakt.

In hoofdstuk 8 van het Reglement werkwijze Ctgb 2018 is voorts aan de secretaris van het College een volmacht gegeven voor het verrichten van de benodigde privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de financiële verplichtingen die daarmee zijn gemoeid binnen de begroting blijven. In onderhavig besluit worden door de secretaris/directeur slechts enkele medewerkers van het secretariaat gemachtigd tot het uitoefenen van deze bevoegdheid.

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, voor deze, de secretaris van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, de directeur van het secretariaat van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden, L.P. van Duijn

BIJLAGE BIJ MANDAATBESLUIT CTGB 2018: OVERZICHT VAN VERLEENDE BEVOEGDHEDEN SECRETARIAAT CTGB 2018

Mandaatschema personele en financiële bevoegdheden Ctgb

Medewerker	Teamleiders	Alle managers	Manager bedrijfsvoering	Plv. secretaris/directeur	Secretaris/Directeur
Besluiten personeel
	Gangbare besluiten t.a.v. medewerkers in eigen team t/m schaal 13: • Gangbaar verlof • Gangbare declaraties Bij diens afwezigheid: eigen manager				Alle besluiten op bezwaar
		Gangbare besluiten t.a.v. medewerkers in eigen team t/m schaal 13: • Gangbaar verlof • Gangbare declaraties Bij diens afwezigheid: collega manager	Alle besluiten t.a.v. alle medewerkers t/m schaal 15 (incl. Plv. directeur): m.u.v. besluiten over de manager Bedrijfsvoering zelf, die gaan altijd naar de Plv-secretaris/directeur • Gangbaar verlof • Gangbare declaraties • Het benoemen en aanstellen in vaste of tijdelijke dienst • Het beëindigen van vaste of tijdelijke aanstellingen • Het toekennen van beloningen • Het bevorderen naar een hogere salarisschaal • Het verlenen van buitengewoon verlof • Het opdragen van een andere functie • Het opdragen van tijdelijke andere werkzaamheden Bij diens afwezigheid de Plv directeur	Alle besluiten t.a.v. – Manager bedrijfsvoering en – alle medewerkers t/m schaal 15: • Gangbaar verlof • Gangbare declaraties • Het benoemen en aanstellen in vaste of tijdelijke dienst • Het beëindigen van vaste of tijdelijke aanstellingen • Het toekennen van beloningen • Het bevorderen naar een hogere salarisschaal • Het verlenen van buitengewoon verlof • Het opdragen van een andere functie • Het opdragen van tijdelijke andere werkzaamheden
			Alle bijzondere besluiten t.a.v. alle medewerkers t/m schaal 15 (incl. de Plv. directeur): m.u.v. bijzondere besluiten t.a.v. medewerkers in eigen team, die gaan altijd naar de Plv-directeur • Disciplinaire straffen (art. 81 ARAR) • Strafontslag en schorsing als maatregel (art. 91 en 92 ARAR) • Verlenen van terugkeergarantie Bij diens afwezigheid de Plv -directeur	Alle bijzondere besluiten: – t.a.v. Manager Bedrijfsvoering en ta.v. alle medewerkers t/m schaal 15 • Disciplinaire straffen (art. 81 ARAR) • Strafontslag en schorsing als maatregel (art. 91 en 92 ARAR) • Verlenen van terugkeer-garantie m.u.v. bijzondere besluiten over de Plv. directeur zelf: deze besluiten worden genomen door Manager bedrijfsvoering. Bij diens afwezigheid worden besluiten niet overgedragen naar een collega manager, maar wachten op terugkeer van Manager Bedrijfsvoering	Alle besluiten op bezwaar
				Vervangt Secretaris/directeur bij diens afwezigheid dus ook in bezwaar: maar tekent geen bezwaren over besluiten die hij/zij zelf in mandaat heeft genomen.	Alle besluiten op bezwaar
Financieel
	Alleen Teamleider Collegeadvies en Projectplanning (C&P): Opdrachten aan Evaluerende instanties mits binnen: – offerte – raamovereenkomst en aanbestedingsregels – vastgestelde begroting/werkplan Alleen Teamleider Juristen: Opdrachten aan advocaten mits binnen – offerte – raamovereenkomst en aanbestedingsregels – vastgestelde begroting/werkplan
	Alleen Teamleider Bedrijfsvoering (Informatievoorziening): Aangaan van verplichtingen tot € 100.000,– per verplichting mits binnen: – offerte – raamovereenkomst en aanbestedingsregels – vastgestelde begroting/werkplan Bij diens afwezigheid: de manager bedrijfsvoering		Aangaan van verplichtingen: tot € 300.000 per verplichting mits binnen: – offerte – raamovereenkomst en aanbestedingsregels- vastgestelde begroting/werkplan Bij diens afwezigheid: de Secretaris/Directeur of de Plv secretaris/directeur	Aangaan van verplichtingen: boven € 300.000 per verplichting mits binnen: – offerte – raamovereenkomst en aanbestedingsregels – vastgestelde begroting/werkplan Bij dienst afwezigheid: de Secretaris/di-recteur	Aangaan van verplichtingen: boven € 300.000 per verplichting mits binnen: – offerte – raamovereenkomst en aanbestedingsregels – vastgestelde begroting/ werkplan Bij dienst afwezigheid: de Plv. secretaris/directeur
Alleen medewerker informatievoorziening/receptioniste: Bevoegd tot het aangaan van huishoudelijke verplichtingen zoals kantoorartikelen, catering voor telkens maximaal € 2.500,– per verplichting Bij diens afwezigheid: de Teamleider Bedrijfsvoering (Informatievoorziening)
Alleen Directie-assistent: Bevoegd tot het aangaan van reizen en catering voor telkens maximaal € 2.500,– per verplichting Bij diens afwezigheid: Collega Management ondersteuner (1^e achtervang)
Medewerker Bedrijfsvoering Financiën & Control (F&C) Bevoegd tot Eerste handtekening betalingsopdrachten van: Directeur; Plv. Directeur; Manager bedrijfsvoering Mits: binnen begroting/werkplan/of aparte toestemming College/binnen ZBO-arrangement en aanbestedingsregels. Bij diens afwezigheid: Collega medewerker F&C	Controller/Teamleider (F&C): Bevoegd tot Tweedehandtekening betalingsopdrachten van: Directeur, Plv Directeur Manager bedrijfsvoering Mits: Binnen begroting/werkplan/of aparte toestemming College/binnen ZBO-arrangement en aanbestedingsregels. Bij diens afwezigheid: Senior medewerker F&C (niet zijnde 1^e handtekening)		Bevoegd tot uitvoeren van Betalingsopdrachten na 2^e handtekening	Bevoegd tot uitvoeren van Betalingsopdrachten na 2^e handtekening	Bevoegd tot uitvoeren van Betalingsopdrachten na 2^e handtekening

Mandaatschema primaire proces Ctgb

	Voorzitter College (positief besluit op aanvraag)	Secretaris/directeur en Plv. secretaris/directeur	Manager C&P	Manager WBA	Teamleider	Projectleider
NLKUG volledig binnen risk envelope	X
Niet in behandeling nemen, niet-compleet verklaren of niet ontvankelijk verklaren van een aanvraag.			x
Stellen van aanvullende vragen aan aanvragers.				x
Het geven van hersteltermijnen aan aanvragers						x
Afgeleiden: AG, VAG, UAG AB, VAB, UAB			x
Parallel: PAG, VPAG, UPAG PAB, VPAB, UPAB			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Same biocidal products			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Verzoeken om inlichtingen dierproeven VIG, VIB			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Verzoeken om informatie/inlichtingen over toelatingen (studies)	X
Verzoeken om informatie/inlichtingen over de organisatie (WOB, Wet bescherming persoonsgegevens of Algemene Verordening Gegevensbescherming)		x
Proefontheffingen: PGN, PG en PB			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Proef of experiment art. 56 Vo. (EU) nr. 528/2012			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Toevoegingsstoffen TT			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Naamswijzigingen middel: WNT					Bij afwijzing Teamleider C&P	x
NAW wijzigingen: WNAW					Bij afwijzing Teamleider C&P	x
Overschrijvingen: OT					Bij afwijzing Teamleider C&P t	x
Mineure wijziging samenstelling: WSGNW, WSBNW			Bij afwijzing x		Teamleider C&P
Mineure wijzigingen overig: NLWATG, WGGAB, WGF, WYG, WYB oa wijziging verpakking			Bij Afwijzing x		Teamleider C&P
Intrekkingen op verzoek van toelatinghouder					Teamleider C&P
Opschortingen (procedurele verlenging herregistraties): NLTHG, NLRG, TVB, VAG, VPAG, VPAB	X
Bezwaar kennelijk ongegrond/niet ontvankelijk.	X