Regeling vergoeden door de Rechtspraak van de door de gerechtsdeurwaarders verrichte ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 (Regeling vergoeden kosteloze exploten)

De Rechtspraak is het proces van declareren door de gerechtsdeurwaarders en vaststellen van de vergoedingen door de rechtbanken van de ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 aan het optimaliseren. In dat verband dragen de gerechten de bevoegdheid neergelegd in artikel 1 Besluit aanwijzing instantie uitbetaling vergoeding werkzaamheden gerechtsdeurwaarders in rechtsbijstandzaken over aan het Dienstencentrum Rechtspraak te Utrecht. De voorgenomen optimalisatie is besproken met de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders.

Het Dienstencentrum Rechtspraak is vanaf 2012 belast met de uitbetaling van de door de rechtbanken vastgestelde vergoedingen voor de ambtshandelingen zoals bedoeld in het eerste lid van artikel 40 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000. Voornoemde overdracht betekent dat de gerechtsdeurwaarders vanaf 1 juli 2017 de declaraties inzake de ambtshandelingen zoals bedoeld in het laatstgenoemde besluit indienen bij het Dienstencentrum Rechtspraak en dat dit dienstencentrum vanaf die datum de betreffende vergoedingen niet alleen betaalt maar ook vaststelt. De declaraties worden vanaf 1 juli 2017, zoals gebruikelijk, in papieren vorm ingediend of op een andere (digitale) door het Dienstencentrum Rechtspraak aangeboden en met de gerechtsdeurwaarder overeengekomen mogelijkheid.

De Rechtspraak behoudt zich het recht voor om de regels omtrent het declareren van de ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 (ook wel bekend als kosteloze exploten) eenzijdig aan te passen.

Tot 1 juli 2017

Tot de datum van 1 juli 2017 worden deze declaraties inzake de kosteloze exploten, volgens vast gebruik en overeenkomstig het Besluit aanwijzing instantie uitbetaling vergoeding werkzaamheden gerechtsdeurwaarders in rechtsbijstandzaken, ingediend bij de rechtbank waar de gerechtsdeurwaarder kantoor houdt (tenzij het Dienstencentrum Rechtspraak het deurwaarderskantoor de mogelijkheid heeft geboden vóór 1 juli 2017 de declaraties digitaal in te dienen bij het dienstencentrum te Utrecht).

Vanaf 1 juli 2017

Vanaf 1 juli 2017 worden de vergoedingen voor de ambtshandelingen zoals bedoeld in artikel 40, lid 1 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 namens de gerechten vastgesteld door het Dienstencentrum Rechtspraak. Hoe worden deze ambtshandelingen vanaf dat moment bij voornoemd dienstencentrum gedeclareerd?

• 1. De gerechtsdeurwaarder dient elke maand de aanvraag voor de vergoeding in voor de door hem of haar in de voorgaande maand verrichte ambtshandelingen zoals bedoeld in voornoemd artikel 40 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000.

• 2. De aanvraag vindt plaats door het insturen van een door het Dienstencentrum Rechtspraak opgesteld geleideformulier. De gedeclareerde ambtshandeling komt alleen voor vergoeding door de Rechtspraak in aanmerking als het geleideformulier volledig en juist door de declarant is ingevuld. Het format voor dit geleideformulier is op te vragen bij het dienstencentrum via e-mailadres kcc.ldcr@rechtspraak.nl

• 3. Voor de aanvraag van een vergoeding stuurt de gerechtsdeurwaarder het geleideformulier naar het Dienstencentrum Rechtspraak (via Postbus 3175, 3502 GD Utrecht). Van iedere gedeclareerde ambtshandeling op het geleideformulier worden, gelijktijdig met het verzenden van het geleideformulier, zowel een kopie van de definitieve toevoeging als een kopie van het document waaruit blijkt welke ambtshandeling is verricht meegestuurd. Op het geleideformulier kunnen alle ambtshandelingen van de voorgaande maand worden vermeld. Tevens wordt, conform de wettelijke factuurvereisten, een factuur toegevoegd met het totaalbedrag van de aangevraagde vergoeding (de factuur is onder andere voorzien van een factuurnummer). In plaats van (in papieren vorm) een geleideformulier met bijbehorende kopiedocumenten kan het Dienstencentrum Rechtspraak een andere (digitale) mogelijkheid aanbieden en met de gerechtsdeurwaarder overeenkomen.

• 4. De vaststelling van de vergoeding door het Dienstencentrum Rechtspraak vindt plaats overeenkomstig het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders (Btag). Kosten die onder de verschotten van artikel 9 Btag vallen, kunnen op grond van artikel 40 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 niet worden vergoed. Deze dienen bij de opdrachtgever in rekening te worden gebracht en niet bij de Rechtspraak.

• 5. Het Dienstencentrum Rechtspraak hanteert de voor overheidsinstanties geldende betalingstermijn.

Verder in de tijd

Naast het onderbrengen van de activiteiten bij voornoemd dienstencentrum, onderzoekt de Rechtspraak óf en op welke wijze het indienen van de declaraties en het vaststellen van de vergoedingen met betrekking tot de kosteloze exploten kan worden gedigitaliseerd. Hiermee zou het (gelijktijdig met de declaratie en in alle voorkomende gevallen) meezenden van fotokopieën van documenten waaruit de ambtshandelingen blijken en van toevoegingen overbodig worden. Vanaf dat moment verifieert het Dienstencentrum Rechtspraak het bestaan van de (definitieve) toevoeging via de Raad voor Rechtsbijstand. De juistheid en rechtmatigheid van de in rekening gebrachte ambtshandelingen en van de toegekende vergoedingen zal dan door het dienstencentrum in de vorm van een periodieke steekproef achteraf worden vastgesteld. Daartoe zal het dienstencentrum gedurende het jaar een of meerdere keren aan ieder deurwaarderskantoor verzoeken om afschriften van een aantal (gedeclareerde en inmiddels door de Rechtspraak vergoede) ambtshandelingen toe te zenden. Indien bij deze nacontrole de juistheid en rechtmatigheid van de betaalde vergoeding niet kan worden vastgesteld, dan zal bijstelling van de vergoeding alsnog plaatsvinden.

Overige handelingen

Het is niet mogelijk om de vergoedingen voor handelingen zoals bedoeld in artikel 41 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 gelijktijdig met voornoemd geleideformulier met kosteloze exploten te declareren. Dergelijke handelingen kunnen separaat en per handeling, voorzien van een factuur, worden ingediend bij het Dienstencentrum Rechtspraak (postadres Dienstencentrum Rechtspraak, afdeling Financiën en Inkoop, Postbus 15121 3502 JC Utrecht, of e-mailadres kcc.ldcr@rechtspraak.nl). De vergoeding voor een dergelijke handeling wordt vastgesteld door het gerecht.

Meer informatie

Voor vragen naar aanleiding van deze bekendmaking kan op werkdagen tussen 08.00 en 17.30 uur contact worden opgenomen met het Dienstencentrum Rechtspraak op 088 3611001 of kcc.ldcr@rechtspraak.nl

Utrecht, 31 mei 2017

De directeur van het Dienstencentrum Rechtspraak