Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
MoerdijkStaatscourant 2017, 44427Instelling gemeenschappelijke regelingen



GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST

Logo Moerdijk

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Moerdijk, Roosendaal en Tholen;

 

Gelet op het besluit tot toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tholen;

 

Overwegende dat de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten hun ondersteuning op het gebied van ICT gezamenlijk vorm wensen te geven in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie, teneinde de expertise en kwaliteit in de bedrijfsvoering te bevorderen en tevens de continuïteit hiervan te willen waarborgen;

 

Gelet op de toepasselijke bepalingen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet 1995,

 

Gelet op de toestemming van de raden van de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Moerdijk, Roosendaal en Tholen ex artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

 

BESLUITEN:

 

Vast te stellen de Gemeenschappelijke Regeling ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

  • 1.

    In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

    • a.

      ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST: de bedrijfsvoeringsorganisatie, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

    • b.

      Bestuur: het bestuur van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST ;

    • c.

      Colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de Gemeenten;

    • d.

      Dienstverleningsovereenkomst: overeenkomst gesloten tussen ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST en een of meer Colleges ter uitwerking van aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST opgedragen taken en de voorwaarden waaronder dit zal geschieden;

    • e.

      Directie: de Directie, bedoeld in artikel 15, eerste lid;

    • f.

      Gemeenten: de publiekrechtelijke rechtspersonen, bedoeld in artikel 1, eerste lid, boek 2, van het Burgerlijk Wetboek, waarvan de colleges deelnemen in deze regeling;

    • g.

      Gemeenteraden: de raden van de Gemeenten;

    • h.

      Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant;

    • i.

      ICT: alle producten of diensten op het gebied van Informatie- en Communicatietechnologie nodig voor de bedrijfsvoering van de Deelnemende lichamen met uitzondering van informatiebeleid, informatieadvies en producten of diensten betreffende het applicatielandschap

    • j.

      Regeling: de gemeenschappelijke regeling ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST;

    • k.

      Manager: de Manager, bedoeld in artikel 18 of diens plaatsvervanger;

    • l.

      Wgr: de Wet gemeenschappelijke regelingen.

HOOFDSTUK 2 BEDRIJFSVOERINGSORGANISATIE

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

  • 1.

    Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd: “ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST”.

  • 2.

    De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Zevenbergen, gemeente Moerdijk.

HOOFDSTUK 3 TE BEHARTIGEN DUUR, BELANGEN, TAKEN, BEVOEGDHEDEN

Artikel 3 Duur

De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

Artikel 4 Belang

Belang van de regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering van de bedrijfsvoering van de Deelnemende lichamen van de aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST opgedragen taken.

Artikel 5 Taken

  • 1.

    De Colleges laten aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST taken over op het gebied van bedrijfsvoering betreffende ICT.

  • 2.

    De uitvoering als bedoeld in het eerste lid heeft in ieder geval betrekking op de volgende aspecten:

    • a.

      Beleidsvoorbereiding;

    • b.

      De uitvoering van het door de bevoegde bestuursorganen van de Gemeenten vastgesteld beleid, inclusief het leveren van daaruit volgende producten en diensten;

    • c.

      Het inkopen van leveringen of diensten en het aangaan van overeenkomsten nodig voor de uitvoering van de aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST opgedragen taken;

    • d.

      Het bewaken en borgen van uitvoering van gesloten overeenkomsten;

    • e.

      De met de onder a tot en met d bedoelde taken samenhangende bedrijfsvoering.

  • 3.

    De omvang van taken, de wijze van uitvoering en het daarvoor benodigde mandaat, alsmede de daaraan verbonden kosten worden vastgelegd in Dienstverleningsovereenkomsten, overeenkomstig de uitgangspunten van deze regeling.

  • 4.

    De Colleges zijn verplicht om de in artikel 7, eerste lid, genoemde producten en diensten verbandhoudende met de in dit artikel bedoelde taken af te nemen van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST, voor zover er geen wettelijke verplichting bestaat om deze producten of diensten van derden af te nemen of het Bestuur anderszins beslist.

Artikel 6 Bevoegdheidstoekenning

  • 1.

    De bevoegdheden nodig voor de uitvoering van de aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST opgedragen taken zullen door de Colleges bij afzonderlijke mandaatbesluiten aan het Bestuur worden toegekend.

  • 2.

    De mandaatbesluiten als bedoeld in het eerste lid worden periodiek, in ieder geval gelijktijdig met het sluiten van de Dienstverleningsovereenkomsten, bedoeld in artikel 5, derde lid, geactualiseerd.

  • 3.

    Binnen de aan het Bestuur overeenkomstig het eerste lid toegekende mandaten legt het Bestuur vast welke mandaten in ondermandaat worden opgedragen aan de Directie of de Managers, voor zover ondermandaat is toegestaan.

Artikel 7 Basistaken, plustaken en maatwerk

  • 1.

    ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST is belast met het ten behoeve van de Colleges uitvoeren van het basistaken- en plustakenpakket zoals die jaarlijks door het Bestuur worden vastgesteld.

  • 2.

    In aanvulling op de taken zoals bedoeld in het eerste lid, kan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST - voor zover dit geen verstoring veroorzaakt in de uitvoering van de taken zoals bedoeld in het eerste lid - op verzoek van één of meer van de deelnemers - binnen de kaders van deze Regeling - ook andere werkzaamheden uitvoeren. Deze werkzaamheden worden aangeduid met “maatwerk”. Het uitvoeren van maatwerk als bedoeld in dit artikel is uitsluitend mogelijk na een daartoe strekkend besluit van het Bestuur.

Artikel 8 Kwaliteitsborging

In geval van onvoldoende kwalitatief of onzorgvuldig handelen van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST ten aanzien van een of meer deelnemers als gevolg waarvan schade ontstaat of dreigt te staan, is ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST verplicht alle maatregelen te treffen ter beperking of voorkoming van schade, onverlet het recht van de betreffende deelnemer om nakoming of vergoeding van schade te vorderen.

HOOFDSTUK 4 BESTUUR

Artikel 9 Samenstelling Bestuur

  • 1.

    Ieder College wijst uit zijn midden aan het begin van elke zittingsperiode of bij aanvang van de Regeling - voor de duur van de lopende collegeperiode - één lid van het Bestuur aan.

  • 2.

    Het Bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

  • 3.

    Ieder College wijst uit zijn midden tevens een plaatsvervangend lid aan.

  • 4.

    De leden van het Bestuur treden af als lid met ingang van de dag waarop de zittingsperiode van het College van de betreffende deelnemer afloopt. Zij blijven hun bestuursfunctie waarnemen tot het moment waarop het betreffende College een nieuw bestuurslid heeft aangewezen, met in achtname van het bepaalde in artikel 14a jo. artikel 13, tweede lid Wgr.

  • 5.

    Een lid van het Bestuur kan te allen tijde ontslag nemen.

  • 6.

    Een lid van het Bestuur kan door het College, dat hem aangewezen heeft, worden ontslagen, indien dit lid niet langer het vertrouwen van dat betreffende College bezit.

  • 7.

    In geval er tussentijds een vacature ontstaat in het Bestuur, wijst het College van de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw bestuurslid aan.

Artikel 10 Werkwijze Bestuur

  • 1.

    Voor zover de regeling niet anders bepaalt, bepaalt het Bestuur de wijze van verdeling van zijn werkzaamheden over de bestuursleden en legt dit vast.

  • 2.

    Het Bestuur vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel vaker als de voorzitter of minimaal twee leden dit nodig achten.

  • 3.

    De vergaderingen van het Bestuur worden bijgewoond door de secretaris, zoals omschreven in artikel 14. Het Bestuur kan bepalen dat de secretaris bij bepaalde (onderdelen van) vergaderingen niet aanwezig is.

  • 4.

    In de vergadering van het Bestuur heeft ieder lid een stem.

  • 5.

    Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Het bepaalde in artikel 32, vierde en vijfde lid, Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

  • 6.

    Het Bestuur stelt een Reglement van orde vast.

  • 7.

    De leden van het Bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding in welke vorm dan ook.

Artikel 11 Bevoegdheden Bestuur

  • 1.

    Aan het Bestuur komen alle uit de Wgr of deze regeling volgende bevoegdheden toe verbandhoudende met de regeling of de aan de regeling toegekende taken.

  • 2.

    Het Bestuur is niet bevoegd tot het besluiten over:

    • a.

      aHet oprichten van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;

    • b.

      bHet vestigen van zakelijke (zekerheids-)rechten in welke zin dan ook;

    • c.

      cHet aan- en verkopen van registergoederen;

    • d.

      dHet aangaan van geldleningen buiten de financiële kaders zoals gesteld door de deelnemers.

  • 3.

    Het Bestuur stelt een directiestatuut vast met aanwijzingen voor de door de Directie uit te voeren taken en bevoegdheden.

Artikel 12 Informatie- en verantwoordingsplicht

  • 1.

    Het Bestuur draagt zorg voor en verstrekt gevraagd en ongevraagd aan de Colleges en de Gemeenteraden alle informatie die nodig is voor een juiste en volledige beoordeling van het door het Bestuur gevoerde en nog te voeren beleid ten aanzien van de Regeling.

  • 2.

    Ter uitvoering van de informatie- en inlichtingenplicht verstrekt het Bestuur in ieder geval aan de Colleges:

    • a.

      een jaarlijkse beoordeling en evaluatie van het functioneren van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST aan de hand van een jaarverslag, zoals bedoeld in artikel 25, en tussentijds via voortgangsrapportages, die kunnen leiden tot aanpassingen en aanvullingen van de taakstelling, te vertalen in een kadernota en/of Dienstverleningsovereenkomst;

    • b.

      één keer in de twee jaar de resultaten van een - vooraf door het Bestuur goed te keuren - onderzoek op grond waarvan kan worden bijgestuurd op het - indien nodig - verbeteren van de performance of de governance;

    • c.

      een uitgebreidere evaluatie eens in de vier jaar, waarbij naast de doelgerichtheid van de samenwerking ook de vorm kritisch wordt bekeken.

  • 3.

    Het Bestuur geeft zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen twee maanden aan de Colleges en de Gemeenteraden de door één of meer leden van die Colleges schriftelijk gevraagde inlichtingen.

  • 4.

    Ieder College kan het door hem aangewezen bestuurslid, ter verantwoording roepen voor het door hem in dat Bestuur gevoerde bestuur.

Artikel 13 Vertegenwoordiging in en buiten rechte

  • 1.

    Het Bestuur vertegenwoordigt ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST in en buiten rechte.

  • 2.

    Het Bestuur kan de in het eerste lid bedoelde vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.

HOOFDSTUK 5 SECRETARIS

Artikel 14 Secretaris

  • 1.

    De Manager is secretaris van zowel het Bestuur als de Directie.

  • 2.

    De secretaris is verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van het Bestuur.

HOOFDSTUK 6 DIRECTIE

Artikel 15 Samenstelling, taken en bevoegdheden Directie

  • 1.

    De Directie bestaat uit vijf leden, zijnde één lid per Gemeente.

  • 2.

    Ieder College wijst een kandidaat directielid aan.

  • 3.

    De leden van de Directie worden benoemd en in voorkomende gevallen geschorst en ontslagen door het Bestuur.

  • 4.

    Het lidmaatschap van de Directie eindigt van rechtswege:

    • a.

      zodra om welke reden dan ook, de aanstelling tot ambtenaar eindigt of de functie wijzigt bij het Deelnemende lichaam waarvan het College het directielid als kandidaat heeft voorgesteld;

    • b.

      indien het Bestuur besluit tot ontslag van het directielid;

    • c.

      op de dag waarop de zittingsperiode van het College afloopt die het directielid als kandidaat heeft voorgesteld. De Directieleden blijven hun functie waarnemen tot het moment waarop het nieuwe Bestuur een nieuwe Directie heeft benoemd.

  • 5.

    Tot de taken van de Directie behoren binnen de door het Bestuur vastgestelde kaders en mandaten de dagelijkse leiding van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST.

Artikel 16 Werkwijze Directie

  • 1.

    Voor zover de regeling niet anders bepaalt, bepaalt de Directie de wijze van verdeling van zijn werkzaamheden over de directieleden en legt dit vast.

  • 2.

    De Directie vergadert minimaal vier maal per jaar of zoveel vaker als minimaal twee directieleden dit nodig achten.

  • 3.

    In de vergadering van de Directie heeft ieder lid een stem.

  • 4.

    Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Het bepaalde over de stemming van de gemeenteraad in artikel 32, vierde en vijfde lid, Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

  • 5.

    De Directie stelt een Reglement van orde vast.

Artikel 17 Informatie en verantwoordingsplicht Directie

  • 1.

    De Directie verstrekt op de in het directiestatuut vastgelegde wijze en periodiciteit alle informatie aan het Bestuur die nodig is voor de beoordeling van de uitvoering van taken en verantwoordelijkheden door de Directie.

  • 2.

    Naast de in het eerste lid bedoelde informatie verstrekt de Directie ongevraagd en onverwijld aan het Bestuur alle overige relevante informatie.

  • 3.

    De Directie geeft zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen twee weken aan het Bestuur onderscheidenlijk de Colleges de door één of meer van hun leden schriftelijk gevraagde inlichtingen.

  • 4.

    De Directie verstrekt aan de Manager alle informatie die nodig is voor de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden.

HOOFDSTUK 7 MANAGER

Artikel 18 Manager

  • 1.

    Tot de taken van de Manager behoren binnen de door het Bestuur en Directie vastgestelde kaders en mandaten de operationele aansturing van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST.

  • 2.

    De Directie geeft aanwijzingen voor de door de Manager uit te voeren taken en bevoegdheden.

HOOFDSTUK 8 PERSONEEL EN ORGANISATIE

Artikel 19 Organisatiestructuur

Het Bestuur stelt de organisatiestructuur van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST vast.

Artikel 20 Jaarplan

Op basis van de kadernota en begroting zoals bedoeld in artikel 24, de door het Bestuur vastgestelde kaders en de Dienstverleningsovereenkomsten stelt het Bestuur ter borging van de taakstelling van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST jaarlijks uiterlijk op 1 november van het voorafgaande kalenderjaar een jaarplan voor het volgende kalenderjaar vast. Het Bestuur gaat niet over tot vaststelling van het jaarplan dan na het inwinnen van advies van de Directie én de Manager.

Artikel 21 Personeel

  • 1.

    ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST heeft een ambtelijke organisatie met aan het hoofd de Directie. De operationele leiding is handen van de Manager.

  • 2.

    Het Bestuur bepaalt welke sectorale arbeidsvoorwaardenregeling van toepassing is op het personeel van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST, voor zover al niet bepaald bij CAO.

  • 3.

    Benoeming, schorsing en ontslag van ambtenaren, alsmede het personeel werkzaam op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, vindt plaats door het Bestuur.

  • 4.

    Het Bestuur stelt - voor zover aan de orde - de bezoldiging vast van de Directie.

  • 5.

    ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST heeft ten behoeve van de medezeggenschap van het personeel een georganiseerd overleg, alsmede een ondernemingsraad op basis van de Wet op de ondernemingsraden.

HOOFDSTUK 9 FINANCIELE BEPALINGEN

Artikel 22 Financiële administratie en controle

  • 1.

    Op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212 en 213 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 2.

    Het Bestuur stelt in dat kader de vereiste regelingen vast, waarbij rekening gehouden wordt met de taakstelling en taakgebieden en de wijze van uitvoering daarvan zoals bepaald in de artikelen 4 tot en met 8.

Artikel 23 Boekjaar

Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

Artikel 24 Kadernota en begroting

  • 1.

    Het Bestuur stelt jaarlijks vóór 1 februari een kadernota vast voor de bedrijfsvoering van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST. Het Bestuur zendt deze kadernota vóór 1 februari aan de Gemeenteraden en de Colleges.

  • 2.

    Het Bestuur stelt elk jaar vóór 15 april een meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van inkomsten en uitgaven voor het komend jaar op, voorzien van de nodige toelichting en specificaties.

  • 3.

    Uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting zal dienen, zendt het Bestuur een meerjarenbegroting en de ontwerpbegroting toe aan de Gemeenteraden en de Colleges.

  • 4.

    De meerjarenbegroting en de ontwerpbegroting worden door de zorg van de Gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de ter inzage legging en de verkrijgbaarstelling van de ontwerpbegroting en de meerjarenbegroting wordt openbaar kennis gegeven.

  • 5.

    De Gemeenteraden kunnen binnen acht weken na toezending van de ontwerpbegroting via het College van de betreffende gemeente het Bestuur hun zienswijze schriftelijk doen blijken.

  • 6.

    Het Bestuur stelt de begroting vast na 1 juli.

  • 7.

    De begroting wordt binnen twee weken na vaststelling door het Bestuur doch uiterlijk vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting dient, aan de Gemeenteraden en de Colleges, alsmede aan Gedeputeerde Staten toegezonden.

  • 8.

    Op de wijzigingen van de begroting zijn de voorafgaande bepalingen van dit artikel - met uitzondering van de genoemde data - van overeenkomstige toepassing.

  • 9.

    De deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

  • 10.

    Indien aan het Bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.

Artikel 25 Jaarrekening

  • 1.

    Het Bestuur stelt jaarlijks de jaarstukken op, bestaande uit het jaarverslag, de jaarrekening en de berekening van de door de deelnemers verschuldigde bijdrage. De jaarstukken dienen voorzien te zijn van een goedkeurende controleverklaring voor de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid, door een daartoe overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet bevoegde accountant.

  • 2.

    Uiterlijk 15 april in het jaar volgend op het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd, zendt het Bestuur de jaarrekening en het jaarverslag inclusief alle in het eerste lid genoemde gegevens aan de Gemeenteraden en de Colleges.

  • 3.

    Het Bestuur stelt de jaarrekening vast na 1 juli.

  • 4.

    Het Bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch uiterlijk vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 26 Vaststelling bijdrage deelnemers

  • 1.

    De door de Deelnemende lichamen verschuldigde bijdrage voor een specifiek kalenderjaar wordt aangeduid in de begroting van dat kalenderjaar.

  • 2.

    De berekeningsmethodiek van de bijdrage van de Deelnemende lichamen wordt door het Bestuur vastgesteld. De vaststelling van de berekeningsmethodiek geschiedt bij viervijfde meerderheid.

HOOFDSTUK 10 ARCHIEF

Artikel 27 Archief

  • 1.

    Het Bestuur is belast met de zorg voor en de bewaring van de archiefbescheiden van ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST.

  • 2.

    De bepalingen van de Archiefwet 1995 en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen voor zover betrekking hebbend op de archiefbescheiden van organen ingesteld bij een regeling als bedoeld in de Wgr, zijn daarbij van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    De Manager is belast met het beheer van de archiefbescheiden overeenkomstig door het Bestuur vast te stellen nadere regels. De Manager kan het beheer in (onder-) mandaat opdragen aan een andere medewerker.

  • 4.

    Bij opheffing van de regeling, of indien dit eerder is, worden de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar overgebracht naar een, door het Bestuur aan te wijzen, archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK 11 TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING, OPHEFFING

Artikel 28 Toetreding

  • 1.

    In geval het college van burgemeester en wethouders van een gemeente of het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam in de zin van de Wgr wil toetreden tot de regeling, richt zij het verzoek hiertoe schriftelijk aan ieder van de Colleges.

  • 2.

    Toetreding vindt plaats indien de Colleges daartoe besluiten én de Gemeenteraden daarvoor toestemming verlenen.

  • 3.

    Aan de toetreding kunnen door de Colleges voorwaarden worden verbonden.

  • 4.

    Het besluit van de Colleges als bedoeld in het tweede lid vermeldt de datum van toetreding.

  • 5.

    Van elke toetreding wordt kennis gegeven aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 29 Uittreding

  • 1.

    Het college van een deelnemende gemeente dat wenst uit te treden, richt het verzoek daartoe schriftelijk aan ieder van de Colleges én aan het Bestuur.

  • 2.

    Aan de uittreding worden door het Bestuur voorwaarden en gevolgen verbonden.

  • 3.

    Het Bestuur zendt het in het eerste lid bedoelde verzoek binnen één maand na ontvangst aan de Colleges voor het nemen van een besluit over de uittreding, alsmede de aan de uittreding te verbinden voorwaarden en gevolgen zoals bedoeld in het tweede lid, onder overlegging van zijn advies.

  • 4.

    Alle Colleges besluiten over de voorwaarden en gevolgen van uittreding binnen een termijn van drie maanden na de toezending door het Bestuur als bedoeld in het derde lid, onverminderd de benodigde toestemming van de gemeenteraden ex artikel 1, tweede lid Wgr.

  • 5.

    De uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin de besluitvorming als bedoeld genoemd in het vierde lid heeft plaatsgevonden.

  • 6.

    De nadelige financiële gevolgen voor ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST, die veroorzaakt worden door de uittreding, inclusief de hierdoor ontstane wachtgeldverplichtingen, worden bij het uittredende College in rekening gebracht.

  • 7.

    Voor de vaststelling van de financiële gevolgen als bedoeld in het zesde lid wordt door het Bestuur en het uittredende College gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend, onverminderd het bepaalde in artikel 28 Wgr.

Artikel 30 Wijziging

  • 1.

    Het Bestuur kan, alsmede de Colleges kunnen aan het Bestuur, voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

  • 2.

    Indien het Bestuur wijziging van de regeling wenselijk acht, stelt het Bestuur een voorstel tot wijziging vast en stuurt dit voorstel ter besluitvorming aan de Colleges.

  • 3.

    Wijziging vindt plaats indien alle Colleges daartoe besluiten én de Gemeenteraden daarvoor toestemming verlenen.

  • 4.

    Het Bestuur draagt zorg voor de kennisgeving aan Gedeputeerde Staten.

  • 5.

    De wijziging wordt van kracht zodra is voldaan aan de vereisten zoals bepaald in de Wgr.

Artikel 31 Opheffing

  • 1.

    Deze regeling wordt opgeheven wanneer tenminste viervijfde van de Colleges daartoe besluiten.

  • 2.

    Ter uitvoering van het in het eerste lid bedoelde besluit, besluit het Bestuur tot liquidatie en stelt daarvoor de noodzakelijke regels op.

  • 3.

    Het liquidatieplan wordt door het Bestuur, de Gemeenteraden gehoord, vastgesteld. Een zodanig besluit wordt unaniem genomen.

  • 4.

    Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de Colleges tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

  • 5.

    Het Bestuur draagt zorg voor het verkrijgen van een gecertificeerde verklaring inzake de liquidatiebalans van een daartoe bevoegde accountant.

  • 6.

    Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

  • 7.

    Het Bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

  • 8.

    Het Bestuur blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

  • 9.

    De opheffing van de regeling gaat niet eerder in dan nadat is voldaan de vereisten zoals die zijn opgenomen in de Wgr.

HOOFDSTUK 12 GESCHILLEN

Artikel 32 Geschillen

  • 1.

    Voordat over een geschil als bedoeld in de Wgr de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, legt het Bestuur het geschil voor aan een geschillencommissie.

  • 2.

    De geschillencommissie bestaat uit drie leden. Een lid wordt aangewezen door het Bestuur en een lid wordt aangewezen door het/de betrokken College(s). Deze twee leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan dat tevens als voorzitter van de commissie optreedt.

  • 3.

    De geschillencommissie hoort de bij het geschil betrokken Colleges én het Bestuur. De geschillencommissie brengt advies uit over de mogelijkheden partijen tot overeenstemming te brengen.

HOOFDSTUK 13 SLOTBEPALINGEN

Artikel 33 Inwerkingtreding en overgangsregeling

  • 1.

    De regeling treedt in werking op 1 augustus 2017.

  • 2.

    Alle zaken die vóór de inwerkingtreding van deze regeling onder verantwoordelijkheid van een van de Colleges in behandeling waren bij de gemeente Tholen, die betrekking hebben op de aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST opgedragen taken worden afgehandeld door het betreffende College.

  • 3.

    De regeling ICT WBW ingaande 1 augustus 2015 is door inwerkingtreding van onderhavige regeling vervallen.

Artikel 34 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke regeling ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST”.

Artikel 35 Bekendmaking en toezending Gedeputeerde Staten

  • 1.

    Bekendmaking geschiedt met inachtneming van de eisen van de Wgr door de gemeente waar de regeling haar vestigingsplaats heeft, zijnde de gemeente Moerdijk.

  • 2.

    Het toezenden van de regeling, wijzigingen en andere handelingen tussen de Colleges die voortvloeien uit de Wgr worden namens de Colleges opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk.

 

Aldus besloten d.d. ……………….. 2017 door:

Gemeente Bergen op Zoom

het college van burgemeester en wethouders

De secretaris de burgemeester

Aldus besloten d.d. ……………….. 2017 door:

Gemeente Etten-Leur

het college van burgemeester en wethouders

De secretaris de burgemeester

Aldus besloten d.d. ……………….. 2017 door:

Gemeente Moerdijk

het college van burgemeester en wethouders

De secretaris de burgemeester

Aldus besloten d.d. ……………….. 2017 door:

Gemeente Roosendaal

het college van burgemeester en wethouders

De secretaris de burgemeester

Aldus besloten d.d. ……………….. 2017 door:

Gemeente Tholen

het college van burgemeester en wethouders

De secretaris de burgemeester

TOELICHTING:

Deze regeling is aangegaan door de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemers en is uitsluitend getroffen ter behartiging van aangelegenheden op het gebied van ICT, zoals gedefinieerd in de regeling. Aan de regeling worden taken opgedragen op het gebied van ICT-A, uitdrukkelijk niet zijnde informatiebeleid, informatieadvies en producten en/of diensten betreffende het applicatielandschap.

 

De bedrijfsvoeringsorganisatie “ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST” geeft krachtens dienstverleningsovereenkomsten met een daaraan gekoppeld mandaat namens de deelnemers uitvoering aan de in de regeling genoemde taken. Aan ICT SAMENWERKING WEST-BRABANT-WEST zijn door de deelnemers geen bevoegdheden op basis van delegatie overgedragen. Voor ICT blijven de gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders blijven het beleidsbepalende en beslissingsbevoegde bestuursorgaan voor het bestuur van hun gemeente, ieder vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid. De voorbereiding en uitvoering daarvan geschiedt door bedrijfsvoeringsorganisatie.

 

Gekozen is voor de uitwerking van bedrijfsvoeringsorganisatie overeenkomstig de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (wetsvoorstel 33.597), die per 1 januari 2015 in werking is getreden.

De bedrijfsvoeringsorganisatie wordt omschreven in artikel 8, derde lid Wgr: “Bij een regeling waaraan uitsluitend colleges van burgemeester en wethouders deelnemen, kan een bedrijfsvoeringsorganisatie worden ingesteld in het geval de regeling uitsluitend wordt getroffen ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers. De bedrijfsvoeringsorganisatie is een rechtspersoon.”

In de Memorie van Toelichting op het wetvoorstel wordt aangeduid wat wordt verstaan onder “behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en uitvoeringstaken” namelijk ”Als het gaat om aangelegenheden op het gebied van bedrijfsvoering die ten behoeve van de deelnemers kunnen worden behartigd, denkt de regering onder meer aan de volgende zaken: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting. Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren.

Ook zou de uitvoering van bepaalde taken onder het bereik van de bedrijfsvoeringsorganisatie gebracht kunnen worden, wanneer dergelijke taken naar hun aard geen of weinig bestuurlijke aansturing en controle vragen in de vorm van een samenwerkingsverband met een geleed bestuur. De regering denkt daarbij aan taken waarbij geen beleidsmatige keuzes door de bedrijfsvoeringsorganisatie gemaakt worden, zoals het opleggen van belastingaanslagen en het invorderen van belastingen, groenvoorziening, afvalinzameling, gemeentereiniging, leerlingenvervoer en het uitvoeren van de Leerplichtwet. De keuze voor een bedrijfsvoeringsorganisatie is volgens de regering aangewezen indien sprake is van uitvoerende taken, waarbij de mogelijkheid bestaat dat voor een efficiënte en effectieve uitvoering een bepaalde mate van keuzeruimte binnen het belang van de bedrijfsvoering aanwezig is voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. Beleidsmatige keuzes horen thuis bij een gemeente of een openbaar lichaam. Door deze beperking van de taken acht de regering het gerechtvaardigd dat de bedrijfsvoeringsorganisatie rechtspersoonlijkheid heeft, maar een ongeleed bestuur.”

De regeling gaat uit van een algemene toekenning van taken op het gebied van ICT-A. Op deze wijze wordt de mogelijkheid gecreëerd om die taken aan de bedrijfsvoeringsorganisatie toe te kennen. Of dit ook daadwerkelijk gebeurd wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten en mandaatbesluiten. Deze wijze van werken heeft als voordeel dat de afspraken en specifieke taken periodiek kunnen worden geëvalueerd en geactualiseerd.

 

OVERWEGINGEN EN BESLUIT

Deze regeling is op grond van een collegebesluit ingesteld conform artikel 1 eerste en tweede lid Wgr:

De raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van twee of meer gemeenten kunnen afzonderlijk of te samen, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn, een gemeenschappelijke regeling treffen ter behartiging van een of meer bepaalde belangen van die gemeenten.

De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters gaan niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

 

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

In deze toelichting worden alleen de artikelen genoemd waarbij een toelichting aan de orde is:

 

Artikel 2: Dit artikel betreft de instelling van de bedrijfsvoeringsorganisatie in de zin van artikel 8, derde lid Wgr. De bedrijfsvoeringsorganisatie is een rechtspersoon en kan zelfstandig optreden in het rechtsverkeer, zoals het indienstnemen van medewerkers.

De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Zevenbergen, gemeente Moerdijk. De vestigingsplaats zegt niets over de uitvoeringslocatie(s).

 

Artikel 3: De Regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd, maar kent de mogelijkheid om tussentijds toe- of uit te treden, de regeling te wijzigen danwel de regeling op te heffen.

 

Artikel 5: De Regeling biedt de mogelijkheid om taken op te dragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie. De verdere uitwerking van taken vindt plaats in de dienstverleningsovereenkomsten.

Volgens artikel 8, derde lid Wgr mag het belang van de regeling niet verder gaan dan “behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken”. Beleid of beleidsmatige keuzen kunnen en worden niet aan de bedrijfsvoeringsorganisatie (worden) overgelaten.

De term “beleidsvoorbereiding”in het tweede lid sub a heeft enkel betrekking op het meewerken aan, het adviseren over en het voorbereiden van beleid. De gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders blijven het beleidsbepalende en beslissingsbevoegde bestuursorgaan, ieder vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid.

In het vierde lid is de toevoeging ”voor zover …..dit anderszins niet mogelijk is”opgenomen met het oog op mogelijke verplichtingen voortvloeiende uit wet- en regelgeving. Ten aanzien van het vierde lid gelden de overeenkomstig de regeling gestelde financiële kaders.

 

Artikel 6: Overeenkomstig artikel 8, vierde lid Wgr kunnen bevoegdheden van de deelnemende colleges worden gemandateerd aan organen en personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een van de deelnemende gemeenten, tenzij de regeling waarop de bevoegdheid steunt zich daartegen verzet. De bevoegdheidstoekenning zal plaatsvinden bij afzonderlijke te nemen mandaatbesluiten.

 

Artikel 7: Ondergrens bij het opdragen van taken vormt het behartigen van bepaalde gemeenschappelijke belangen (artikel 1 Wgr). Dit betekent dat niet alle deelnemers dezelfde taken hoeven op te dragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Onder “basistaak”wordt verstaan:de diensten die aan alle Colleges worden geleverd.

Onder “plustaak” wordt verstaan: een taak die een College verplicht moet afnemen als het College die taak in de organisatie voert.

 

Artikel 10: In de Wgr wordt artikel 23 niet van toepassing verklaard op de bedrijfsvoeringsorganisatie. Artikel 23 Wgr regelt de geheimhouding. Om toch de mogelijkheid van geheimhouding te hebben worden in het vierde lid de artikelen 54 tot en met 59 Gemeentewet (waarin dit ook is geregeld) van toepassing verklaard.

 

Artikel 11: De bevoegdheden van het Bestuur volgen uit de regeling en de mandaatbesluiten van de deelnemende Colleges.

Het bestuur is bevoegd om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten voor zover deze passen binnen de bestaande begroting en overige vastgestelde kaders. In het tweede lid zijn de uitzonderingen op de bevoegdheden vastgelegd.

 

Artikel 12: De kadernota zoals genoemd in het tweede lid sub b betreft de kadernota ex artikel 24 van de Regeling.

 

Artikel 15: Vanuit de rol van de opdrachtgevers is gekozen voor het instellen van de Directie. De zittingsduur van de Directie is gekoppeld aan de zittingsduur van het Bestuur. De Directie is binnen de door het bestuur vastgestelde kaders en mandaten belast met de dagelijkse leiding van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

 

Artikel 16: Binnen de door het Bestuur vastgestelde kaders regelt de Directie de om haar werkwijze en legt die vast.

 

Artikel 18: Binnen de door de directie vastgestelde kaders en mandaten is de Manager belast met de aansturing van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het Bestuur bepaalt of er sprake zal zijn van een één- of meerhoofdig management.

 

Artikel 21: In het vierde lid is vastgelegd dat het Bestuur besluit over de bezoldiging en rechtspositie van de directie. Hiermee wordt uitdrukkelijk ook beoogd dat dat besluit –afhankelijk van de situatie- kan inhouden dat rechtspositie en de bezoldiging van de directie niet aan de orde is en derhalve de leden van de directie voor hun werkzaamheden geen vergoeding -in welke vorm dan ook- ontvangen.

 

Artikel 22: Voor elk van de deelnemende gemeenten wordt de financiële administratie gevoerd, op basis waarvan de betreffende gemeenten rekening en verantwoording kunnen afleggen. Hierbij worden dezelfde –uit wet- en regelgeving volgende- eisen gesteld zoals die gelden voor de deelnemende gemeenten.

 

Artikel 28: Onder toetredingskosten kunnen worden verstaan de ontwikkelingskosten van deze gemeenschappelijke regeling.

 

Artikel 33: Deze regeling treedt in werking op 1 augustus 2017. Per die datum komt de regeling ICT WBW ingaande 1 augustus 2015 door inwerkingtreding van onderhavige regeling te vervallen.

 

Artikel 35: Conform deze regeling draagt het college van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeente Moerdijk zorg voor toezending van deze regeling aan Gedeputeerde Staten van Noord Brabant.