Beleid 2018 voor de beoordeling van verzoeken van notarissen om een ontheffing van de verplichting om een samenstellingsverklaring te verstrekken bij het indienen van kwartaalcijfers over het eerste kwartaal 2018 tot en met het vierde kwartaal 2018, Bureau Financieel Toezicht

Paragraaf 1. Inleiding

Notarissen zijn op grond van artikel 2, lid 5 van de Regeling op het notarisambt (Rna) verplicht kwartaalcijfers bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT) in te dienen. De kwartaalcijfers dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant. Op grond van artikel 2, lid 6 van de Rna kan het BFT ontheffing verlenen van de verplichting om een samenstellingsverklaring te verstrekken bij de kwartaalcijfers.

Paragraaf 2. Voorwaarden ontheffing samenstellingsverklaring

Om in aanmerking te komen voor een ontheffing voor de periode van het eerste kwartaal 2018 tot en met het vierde kwartaal 2018, moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

• 1. Het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2016 en 4e kwartaalcijfers 2016 zoals opgenomen in de verslagstaten is aan elkaar gelijk dan wel het verschil bedraagt maximaal € 10.000. Indien er echter sprake is van een verschil van meer dan € 10.000, dan mag dit verschil niet meer bedragen dan 10% van het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2016. In dit geval moet voor het verschil bovendien een acceptabele verklaring worden gegeven in de toelichting bij het verzoek om ontheffing.

• 2. Bij de jaarrekening over 2016 is een goedkeurende controleverklaring zonder een verplicht toelichtende paragraaf over de continuïteit afgegeven dan wel bij een kleine notarisorganisatie is een goedkeurende beoordelingsverklaring afgegeven zonder een verplicht toelichtende paragraaf over de continuïteit.

• 3. Over 2016 zijn alle in te dienen financiële kantoorgegevens tijdig (al dan niet met uitsteltermijn) ingediend.

• 4. De financiële positie voldoet ten minste aan de onderstaande minimum criteria:

  • a. De liquiditeit dient volgens de jaarcijfers 2016 ten minste 1,15 te zijn;

    Onder de liquiditeitsratio wordt de verhouding verstaan tussen enerzijds het onderhanden werk + de overige vlottende activa + de liquide middelen en anderzijds de kortlopende schulden. De ratio wordt berekend exclusief de vordering/schuldverhouding met de eigenaren van het notariskantoor.

  • b. De solvabiliteit dient volgens de jaarcijfers 2016 ten minste 20% te zijn;

    De solvabiliteitsratio betreft de verhouding tussen enerzijds het eigen vermogen en anderzijds het balanstotaal volgens de verslagstaat.

  • c. Het praktijkinkomen dient volgens de jaarcijfers 2016 ten minste € 60.000 per notaris per jaar te zijn;

    Het praktijkinkomen blijkt uit de verslagstaat.

  • d. De bewaringspositie dient over het gehele jaar 2016 én 2017 (tot het moment van indiening van het ontheffingsverzoek) nihil dan wel positief te zijn.

Paragraaf 3. Uiterste termijn indiening aanvraag

Naast de onder paragraaf 2 genoemde voorwaarden geldt als voorwaarde dat een ontheffing voor het eerste kwartaal 2018 tot en met het vierde kwartaal 2018 vóór 1 juli 2017 moet worden aangevraagd via het daartoe bestemde ‘formulier verzoek ontheffing samenstellingsverklaring kwartaalcijfers 2018’. Slechts wanneer sprake is van een gebroken boekjaar kan het verzoek ook later worden ingediend, met dien verstande dat de termijn van indiening wordt verlengd met de maanden waarop het boekjaar later eindigt. Indien het boekjaar bijvoorbeeld eindigt op 30 april 2017, houdt dit in dat het verzoek moet worden ingediend vóór 1 november 2017.

Het aanvraagformulier wordt ter beschikking gesteld via de website van het BFT. Het verzoek om ontheffing dient via het e-mailadres ontheffing2018@bureauft.nl dan wel via het postadres van het BFT te worden ingediend.

Er kan alléén een ontheffing worden aangevraagd voor de gehele periode van het eerste kwartaal 2018 tot en met het vierde kwartaal 2018.

Wanneer het verzoek om ontheffing te laat wordt ingediend wordt de ontheffing niet verleend. Een inhoudelijke beoordeling van het verzoek vindt dan niet plaats.

ALGEMENE TOELICHTING

Wettelijk kader

In artikel 24, vierde lid, van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna) is bepaald dat de notaris over ieder boekjaar een jaarverslag indient bij het Bureau Financieel Toezicht (hierna: BFT). Artikel 24, vijfde lid, van de Wna bevat de bevoegdheid nadere ministeriële regels te stellen voor de inhoud en wijze van indienen van overige gegevens aan het BFT.

Artikel 110, eerste lid, van de Wna bepaalt dat het BFT verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving door notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen van het bepaalde bij of krachtens de Wna.

In artikel 2, vijfde lid, van de Regeling op het notarisambt (hierna: Rna) is bepaald dat de notaris kwartaalcijfers bij het BFT aanlevert en dat de betreffende gegevens dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant.

Ingevolge artikel 2, zesde lid, Rna kan het BFT ontheffing verlenen van de plicht tot het verstrekken van een samenstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers.

Beleid ontheffing samenstellingsverklaring

Uit de toelichting bij de wijziging van de Rna (Staatscourant 2014, nr. 33807) blijkt dat het in artikel 2, vijfde lid, van de Rna opgenomen vereiste van het overleggen van kwartaalcijfers voor het BFT noodzakelijk is om te toetsen of de notarisorganisatie voldoet aan de bij wet- en regelgeving gestelde (financiële) eisen. Om de kwaliteit van deze financiële gegevens te verhogen dient een accountant de kwartaalcijfers van een samenstellingsverklaring te voorzien. Door het periodiek, binnen de daarvoor gestelde termijnen, verkrijgen van de juiste financiële gegevens kan het BFT zo efficiënt als mogelijk beoordelen of een actie van het BFT wenselijk is en kunnen de toezichtlasten van het BFT worden verminderd.

Het BFT heeft de mogelijkheid ontheffing te verlenen voor het verstrekken van een samenstellingsverklaring bij kwartaalcijfers. Het BFT meent dat een ontheffing van de verplichting tot het overleggen van een samenstellingsverklaring kan worden verleend indien er sprake is van een kantoor dat voldoet aan de in de beleidsregel gestelde voorwaarden. Deze voorwaarden impliceren dat de financiële weerbaarheid van de notarisorganisatie in voldoende mate op orde is, dat in het recente verleden door de notarisorganisatie (de met een samenstellingsverklaring beoogde) kwalitatief hoogwaardige kwartaalcijfers zijn ingediend en dat deze cijfers tijdig zijn ingediend.

In de praktijk is gebleken dat kantoren zonder ontheffing hun jaarcijfers soms al bij het BFT ingediend hebben vóór de uiterste indiendatum van de vierde kwartaalcijfers. In dat geval accepteert het BFT dat deze (aan de jaarcijfers gelijk zijnde) vierde kwartaalcijfers worden ingediend zonder samenstellingsverklaring, maar mét een goedkeurende beoordelings- of controleverklaring.

Voorwaarden verkrijgen ontheffing

In paragraaf 2, onder voorwaarde 1 is onder meer bepaald dat het verschil tussen het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2016 en 4e kwartaalcijfers 2016 zoals opgenomen in de verslagstaten in beginsel niet meer mag bedragen dan € 10.000. Indien het verschil deze grens niet overschrijdt, is er geen sprake van een materieel verschil en hoeft dit verschil niet te worden toegelicht.

Indien echter sprake is van een verschil van meer dan € 10.000, mag dit verschil niet meer bedragen dan 10% van het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2016. Het verschil moet bij het verzoek worden verklaard en toegelicht. Indien de verklaring naar het oordeel van het BFT niet acceptabel is, wordt de ontheffing niet verleend. Verklaringen die het BFT acceptabel vindt binnen de hiervoor genoemde marge zijn bijvoorbeeld bijstellingen in de omzet door een wijziging in de bepaling van het onderhanden werk, bijstellingen in de kosten door gewijzigde omvang van de oninbare debiteuren, wijzigingen in toegekende gratificaties, wijzigingen in afschrijvingskosten.

Indien het bedoelde verschil niet alleen meer is dan € 10.000,– maar ook meer dan 10% van het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2016, is het verschil te groot om van kwalitatief hoogwaardige kwartaalcijfers te kunnen spreken. In dit geval kan een verklaring van het verschil dan ook niet leiden tot het alsnog voldoen aan deze voorwaarde.

In paragraaf 2, onder voorwaarde 4 letter a is bepaald dat de minimale liquiditeitsratio volgens de jaarcijfers 2016 ten minste 1,15 dient te zijn. Onder de liquiditeitsratio wordt de verhouding verstaan tussen enerzijds het onderhanden werk + de overige vlottende activa + de liquide middelen en anderzijds de kortlopende schulden. De ratio wordt berekend exclusief de vordering/schuldverhouding met de eigenaren van het notariskantoor. De reden om de vordering/schuldverhouding met de eigenaren van het notariskantoor niet mee te nemen, is dat deze vordering/schuld in de praktijk geen kortlopende vordering/schuld betreft. Deze rekening-courant verhouding met de eigenaren is namelijk een vordering/schuld die in de regel jaren blijft bestaan. Het is binnen het notariaat niet gebruikelijk dat deze rekening courant vordering/schuld op korte termijn wordt afgelost en daarom past de vordering/schuld niet binnen de liquiditeitsratio, welke immers ziet op kortlopende schulden en vorderingen. Een lening (van zowel een bank als van de holding) telt ook niet mee, deze is immers niet kortlopend c.q. wordt niet als zodanig beschouwd.

In paragraaf 2, onder voorwaarde 4 letter b is bepaald dat de minimale solvabiliteitsratio volgens de jaarcijfers 2016 ten minste 20% dient te zijn. De solvabiliteitsratio betreft de verhouding tussen enerzijds het eigen vermogen en anderzijds het balanstotaal volgens de verslagstaat. Bij de berekening van de solvabiliteitsratio gaat het BFT voor de invulling van het begrip ‘eigen vermogen’ (alsmede voor de invulling van het begrip ‘schulden’) uit van de definities van het Burgerlijk Wetboek Boek 2, Titel 9. Dit brengt met zich mee dat achtergestelde leningen niet tot het ‘eigen vermogen’ (artikel 2:373 BW), maar tot de ‘schulden’ (artikel 2:375 lid 4 BW) worden gerekend.

In geval een notarisorganisatie wordt gedreven in de vorm van een maatschap is enkel het ingebrachte kapitaal dat ter beschikking is gesteld van de maatschap ter bereiking van het gemeenschappelijk doel gelijk te stellen aan ‘eigen vermogen’.

Uiterste termijn indiening aanvraag ontheffing

Het formulier voor het aanvragen van een ontheffing kan worden gedownload via de website van het BFT www.bureauft.nl. Zoals uit de voorwaarden blijkt moet de aanvraag voor het eerste kwartaal 2018 t/m het vierde kwartaal 2018 voor 1 juli 2017 bij het BFT worden ingediend. Doordat de ontheffing in één keer voor meerdere kwartalen kan worden aangevraagd worden de administratieve lasten voor zowel het notariaat als het BFT zo veel mogelijk beperkt. Alleen wanneer sprake is van een gebroken boekjaar kan het verzoek ook na 1 juli 2017 worden ingediend. Wanneer het verzoek om ontheffing te laat wordt ingediend wordt de ontheffing niet verleend. Een inhoudelijke beoordeling van het verzoek vindt dan niet plaats.

Beleid vanaf het jaar 2019

Met de onderhavige beleidsregel loopt de periode van ontheffing thans voor het eerst gelijk aan het kalenderjaar, zijnde het eerste kwartaal 2018 tot en met het vierde kwartaal 2018. Naar het zich laat aanzien zal deze lijn ook ná 2018 worden voortgezet. Het streven is daarbij tot een meer duurzame beleidsregel te komen vanaf het kalenderjaar 2019.

Bekendmaking

Deze beleidsregel wordt naast publicatie in de Staatscourant ook bekendgemaakt via de BFT website en het intranet van de KNB.

Bureau Financieel Toezicht, de voorzitter van het bestuur A. Hammerstein