Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 19 november 2014, nr. 581003, tot wijziging van de Regeling op het notarisambt in verband met een wijziging in de Wet op het notarisambt, aansluiting bij de notariële praktijkvoering en herstel van redactionele gebreken

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op artikelen 24, vijfde lid en 25a van de Wet op het notarisambt;

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling op het notarisambt wordt gewijzigd als volgt:

A

Artikel 1 wordt gewijzigd als volgt:

1. In onderdeel a wordt ‘organisatievorm’ vervangen door ‘notarisorganisatie’ en vervalt de tweede volzin.

2. In onderdeel b vervalt het woord ‘laatste’ en wordt voor ‘boekjaren’ ingevoegd: voorgaande.

3. In onderdeel b, sub 1 wordt ondernemingsrisico vervangen door: ondernemersrisico.

4. In onderdeel b, sub 2, wordt ‘kantoor’ vervangen door: notarisorganisatie.

5. In onderdeel b, sub 3, wordt ‘notariskantoor’ vervangen door: notarisorganisatie.

B

Artikel 2 wordt gewijzigd als volgt:

1. De tweede en de derde volzin van het tweede lid komen te luiden als volgt: Indien van toepassing maken tevens de jaarrekening(en) van vennootschappen (niet zijnde de notarisorganisatie) en/of buitenmaatschappelijke balansen en de resultaten dan wel de geconsolideerde jaarrekening(en) hiervan onderdeel uit. De in dit lid genoemde opstellingen dienen minimaal voorzien te zijn van een samenstellingsverklaring van een accountant of een fiscalist die is aangesloten bij een van de landelijke beroepsorganisaties.

2. In het vierde lid, onderdeel a, vervalt het woord ‘Financiële’ en wordt na KNB ingevoegd: bedoeld in artikel 24, derde lid, van de wet.

3. In vierde lid, onderdeel c, wordt ‘kantoor’ vervangen door: betreffende de notarisorganisatie.

4. Er worden twee leden toegevoegd, luidende:

• 5. De notaris levert de kwartaalcijfers aan het Bureau binnen de door het Bureau gestelde termijn. De kwartaalcijfers omvatten de balans en cumulatief de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) van de notarisorganisatie. Deze gegevens dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant.

• 6. Het Bureau kan nadere regels stellen voor het leveren van uitgebreidere gegevens of het leveren met een hogere frequentie. Het Bureau kan ontheffing verlenen voor het verstrekking van een samenstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers.

C

Artikel 9 wordt gewijzigd als volgt:

1. In het eerste lid wordt ‘organisatievorm van het kantoor’ vervangen door ‘notarisorganisatie’ en vervalt na continuïteit ‘voor het kantoor’.

2. In het vierde lid, aanhef wordt ‘zowel kantoor als privé’ telkens vervangen door: de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

3. In het vierde lid, onderdeel c, wordt ‘de vordering’ vervangen door: een vordering.

4. In het vijfde lid, aanhef wordt ‘organisatievorm’ vervangen door: notarisorganisatie en/of de notaris privé.

5. In het vijfde lid, onderdeel a, wordt ‘een’ telkens vervangen door één.

6. In het vijfde lid, onderdeel c, wordt ‘organisatievorm’ vervangen door: notarisorganisatie.

7. In het vijfde lid, onderdeel d, vervalt ‘een mededeling van een melding van’.

D

Artikel 10 wordt gewijzigd als volgt:

In het eerste lid wordt het tweede woord ‘notaris’ vervangen door: de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

E

Na artikel 10 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Wijze van indiening gegevens en doen van meldingen aan het Bureau (artikel 24, vierde en vijfde lid van de wet)

Artikel 10a

De gegevens bedoeld in artikel 24, vierde lid, van de wet en de overige gegevens bedoeld in artikel 24, vijfde lid, van de wet, dienen digitaal te worden ingediend via een daartoe door het Bureau beschikbaar gestelde elektronische toepassing.

F

In artikel 12 wordt voor ‘Reisbesluit’ ingevoegd ‘het’.

G

In artikel 13, derde lid, wordt het woord ‘of’ vervangen door: en.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 19 november 2014

De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, F. Teeven

TOELICHTING

Algemeen

De aanleiding voor deze wijzigingsregeling is gelegen in de wijziging van artikel 24, vijfde, lid van de Wet op het notarisambt, die op 1 juli 2014 in werking is getreden (Stb. 2014, 224). De wijziging in dit artikel ziet erop dat bij regeling nadere regels kunnen worden gesteld over de wijze van indiening van gegevens aan het Bureau. Blijkens de memorie van toelichting is het uitgangspunt dat gegevens aan het Bureau digitaal worden aangeleverd. Het uitgangspunt dat gegevens digitaal aan het Bureau worden aangeleverd is in deze wijzigingsregeling vastgelegd. Op grond van het ingevoegde artikel 10a van de regeling, is de notaris gehouden in elk geval de jaargegevens en de verklaring of mededeling van de accountant digitaal aan het Bureau aan te leveren. Bij de overige digitaal aan te leveren gegevens kan gedacht worden aan kwartaal- en maandcijfers. Ook voor de meldingsplicht van artikel 25a geldt dat de digitale aanlevering de voorkeur heeft. Gelet op bijzondere en diverse aard van deze gegevens – het kan bijvoorbeeld gaan om een gevoelige mededeling over de privé-situatie – is er voor gekozen digitale aanlevering van deze gegevens niet verplicht te stellen. Juist voor het melden van incidenten mag de aanleveringsvorm voor de melder geen drempel vormen.

Een andere wijziging houdt in dat voor de indiening van de privé-gegevens kan worden volstaan met het bijvoegen van een samenstellingsverklaring van een accountant of fiscalist aangesloten bij een van de landelijke beroepsorganisaties. Deze wijziging brengt geen verandering in de administratieve lasten op dit punt. Wel kunnen de kosten omlaag gaan doordat de samenstellingsverklaring kan worden afgegeven door een (eigen) fiscalist, terwijl daarvoor nu een accountant moet worden ingeschakeld. In het toegevoegde vijfde lid van artikel 2 is de verplichting opgenomen de kwartaalcijfers van de notarisorganisatie te voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant. De meeste notarissen maken reeds gebruik van een accountant voor het indienen van de kwartaalcijfers. Slechts een kleine groep notarissen zal hiervoor nu extra een accountant moeten inschakelen. De meerkosten kunnen neerkomen op een bedrag tussen € 1500,– en € 2500,– per jaar per notarisorganisatie. Het Bureau heeft de mogelijkheid ontheffing te verlenen voor het verstrekken van een samenstellingsverklaring. Het BFT kan hiervoor beleid ontwikkelen. Per saldo zijn de financiële gevolgen van deze regeling voor de beroepsgroep beperkt, terwijl de toezichtsdruk van het Bureau er door kan afnemen.

Met overige wijzigingen wordt bewerkstelligd dat de regelgeving beter aansluit op de notariële praktijk door onder meer het hanteren van eenduidige begrippen.

Verder is van de gelegenheid gebruik gemaakt om enkele redactionele onvolkomenheden te herstellen in de Regeling op het notarisambt

Artikelsgewijs

Artikel I, onderdeel A

In de definitiebepaling wordt in de plaats van het begrip ‘organisatievorm’ het eenduidigere begrip ‘notarisorganisatie’ opgenomen. Ook op andere plaatsen in de regeling komt dit begrip nu terug. Verder wordt verduidelijkt dat voor het onderscheid tussen een klein en een groot kantoor de twee voorgaande boekjaren in ogenschouw moeten worden genomen. Daar hoort dus het lopende boekjaar niet bij.

Artikel I, onderdeel B

Artikel 2, tweede lid, van de regeling ziet op de privé vermogenspositie van de notaris en de daarover af te leggen financiële verantwoording. De opstelling van de privé-vermogenspositie en de opstelling van het (belastbaar) inkomen dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant of fiscalist die is aangesloten bij een van de landelijke beroepsorganisaties. Voor de privé-vermogensopstelling schakelen veel notarissen in plaats van een accountant, een fiscalist in. Indien deze fiscalist is aangesloten bij bijvoorbeeld de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs, Register belastingadviseurs of een gelijkwaardige landelijke beroepsorganisatie, mag ook deze fiscalist de gegevens ten aanzien van de privé-stukken voorzien van een samenstellingsverklaring. De betrouwbaarheid van de gegevens is hiermee niet minder gewaarborgd. Voor de notaris is dit echter praktisch en leidt dit tot minder lasten.

De wijzigingen in het vierde lid zijn van redactionele aard.

Artikel 24, vijfde lid, van de wet bevat de bevoegdheid nadere regels te stellen voor de inhoud en wijze van indienen van overige gegevens. Dit omvat in elk geval de financiële gegevens van de notarisorganisatie per kwartaal, de financiële gegevens met een hogere frequentie dan per kwartaal (zoals maandcijfers). Deze gegevens zijn voor het Bureau noodzakelijk om te toetsen of de notarisorganisatie voldoet aan de bij wet- en regelgeving gestelde (financiële) eisen. Voor de kantoor-vermogensopstelling schakelen veel notarissen een accountant in. Gezien het belang bij de juistheid en volledigheid van de cijfers dient deze accountant de kwartaalcijfers te voorzien van een samenstellingsverklaring. Dit is neergelegd in het nieuwe vijfde lid van artikel 2. Hiermee kunnen toezichtlasten van het Bureau verminderd worden. Het toegevoegde zesde lid bevat de bevoegdheid van het Bureau om beleid te formuleren ten aanzien van het aanleveren van gegevens met een hogere frequentie of uitgebreidere financiële gegevens. Het Bureau heeft als toezichthouder op grond van de Algemene wet bestuursrecht ook reeds de mogelijkheid om gegevens te vorderen. Tevens kan het Bureau een ontheffing verlenen voor het verstrekken van een samenstellingsverklaring van een accountant bij de aanlevering van de kwartaalcijfers. Hiervoor zal het Bureau beleid ontwikkelen.

Artikel I, onderdeel C

De wijzigingen in artikel negen hangen samen met de wijziging van de definitiebepalingen en zijn voor het overige van redactionele aard.

Artikel I, onderdeel E

Hierop is ook hiervoor in het algemeen deel van de toelichting ingegaan. In dit nieuw ingevoegde artikel wordt het uitgangspunt vastgelegd dat gegevens aan het Bureau digitaal worden aangeleverd. Dit geldt voor de jaargegevens, de verklaring of mededeling van de accountant en de overige gegevens, zoals de financiële gegevens per kwartaal, de financiële gegevens met een met een hogere frequentie dan per kwartaal (zoals maandcijfers). Voor de incidentenmeldplicht van artikel 25a van de wet geldt dat dit ook digitaal kan en de digitale melding ook de voorkeur heeft. Gelet op de diversiteit van de aard van de meldingen wordt dit echter niet als eis gesteld. Voor bijzondere gevallen moet de mogelijkheid bestaan dat de notaris het Bureau op andere wijze van relevante informatie in kennis stelt, zoals telefonisch.

Artikel I, onderdelen D, F en G

Dit betreffen taalkundige aanpassingen.

De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, F. Teeven