Beleidsregel van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 2 maart 2017, nr. WJZ/1121258 (8031), houdende regels voor de toekenning van een financiële bijdrage aan regionale publieke media-instellingen voor reorganisatiekosten die voortvloeien uit de realisatie van de taakstelling met ingang van 1 januari 2017 (Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019)

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 4:81, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 2.166, eerste lid, aanhef en onder b, en 2.167, eerste lid, aanhef en onder a, van de Mediawet 2008;

Besluit:

1. Inleiding

Het budget voor de regionale publieke omroep dient met ingang van 1 januari 2017 een taakstelling ad 17 miljoen euro te absorberen. Deze taakstelling vloeit voort uit het regeerakkoord-Rutte II.¹ Met het oog hierop is deze frictiekostenregeling opgesteld. Deze frictiekostenregeling bevat voorschriften op basis waarvan regionale publieke media-instellingen (hierna: rpmi’s) een aanvraag kunnen indienen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: de Minister) voor een financiële bijdrage voor de reorganisatiekosten die voortvloeien uit de realisatie van de taakstelling. Op grond van artikel 2.166, eerste lid, onderdeel b, Mediawet 2008 kan de Minister middelen uit de Algemene Mediareserve inzetten als bijdrage voor de reorganisatiekosten die het gevolg zijn van het overheidsbesluit om de bovengenoemde taakstelling uit te voeren. Deze frictiekostenregeling dient in dit verband te worden beschouwd als een beleidskader -een set van beleidsregels- waarmee artikel 2.166, eerste lid, onderdeel b, Mediawet 2008 nader wordt ingevuld.

Deze frictiekostenregeling kent twee onderdelen:

• Regeling A;

• Regeling B.

Regeling A bevat voorschriften inzake de toekenning van een financiële bijdrage aan een rpmi voor haar kosten, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van reorganisatieplannen als gevolg van opgelegde overheidsbezuinigingen. Het gaat hierbij om plannen die gericht zijn op de reorganisatie van de rpmi zelf. De kosten zien op een reorganisatie van activiteiten binnen de rpmi, waarbij de activiteiten door een andere organisatiewijze intern of via uitbesteding aan een commerciële organisatie structureel doelmatiger uitgevoerd kunnen worden en/of worden gestaakt.

Regeling B bevat voorschriften inzake de toekenning van een financiële bijdrage aan een rpmi voor haar kosten, die:

• (1) noodzakelijk zijn voor de uitvoering van reorganisatieplannen als gevolg van opgelegde overheidsbezuinigingen; en

• (2) betrekking hebben op een reorganisatie van activiteiten van een rpmi waarbij de activiteiten worden ondergebracht in een samenwerkingsverband met andere rpmi’s, met landelijke of lokale publieke media-instellingen of met mediabedrijven, waardoor de activiteiten van de desbetreffende rpmi structureel doelmatiger kunnen worden uitgevoerd.

Beide regelingen worden hierna toegelicht.²

2. Regeling A

Er geldt een aantal voorwaarden om een bijdrage te krijgen voor de frictiekosten.³

Voorwaarde 1: reorganisatieplan

De aanvraag dient te worden vergezeld van een reorganisatieplan dat door de raad van toezicht van de rpmi is goedgekeurd. Het reorganisatieplan voorziet in de realisatie van een structurele besparing. Onder structurele besparing wordt in het kader van deze frictiekostenregeling verstaan: een permanente (meerjarige) vermindering van de kosten. Het reorganisatieplan bevat een overzicht van concreet voorgenomen organisatorische en bedrijfseconomische maatregelen om de te realiseren besparing van de rpmi in te vullen. Het plan biedt zodanig inzicht in de voorgenomen organisatorische en bedrijfseconomische maatregelen en de te realiseren besparing dat de aannames die ten grondslag liggen aan de structurele besparing van de rpmi kunnen worden getoetst. In het reorganisatieplan wordt verder per jaar nader omschreven wat de gevolgen zijn voor de personele bezetting en de materiële middelen en de bijbehorende frictiekosten van de rpmi.

Voorwaarde 2: tijdsperiode

Bij regeling A gaat het om frictiekosten die worden gerealiseerd in de periode 2016 tot en met 2019. Deze kosten komen, met inachtneming van de andere voorwaarden van deze regeling, in aanmerking voor een bijdrage. De aanvraag dient hiertoe aan de hand van het reorganisatieplan inzichtelijk te maken in welk jaar welke frictiekosten worden verwacht. Ook meerjarige aanvragen zijn mogelijk. Gelet op voorgenoemde tijdperiode kan een aanvraag worden ingediend tot en met 2019.

Voorwaarde 3: financiële draagkracht

Voor het toekennen van een bijdrage wordt rekening gehouden met de financiële draagkracht van de rpmi. De rpmi dient in haar aanvraag op grond van de jaarrekening aan te tonen dat zij niet beschikt over naar het oordeel van de Minister voldoende vermogen waarmee de frictiekosten, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, gedekt kunnen worden. Vermogen is hierbij gedefinieerd als het verschil tussen de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de rpmi en de balanswaarde van de vaste activa van de rpmi per 31 december 2015 na resultaatbestemming, voor zover de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de rpmi de balanswaarde van de vaste activa overstijgt. Bij voorzieningen gaat het uitsluitend om voorzieningen die zijn gevormd met het oog op de uitvoering van reorganisaties.

Indien de rpmi bij de aanvraag van een bijdrage ook rekening houdt met een reorganisatie in een of meerdere van haar deelnemingen, dan wordt de eigen bijdrage verhoogd met het verschil tussen de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de desbetreffende deelneming en de balanswaarde van de vaste activa van de deelneming per 31 december 2015 na resultaatbestemming, voor zover de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de deelneming de balanswaarde van de vaste activa overstijgt. Bij voorzieningen gaat het uitsluitend om voorzieningen die zijn gevormd met het oog op de uitvoering van reorganisaties.

De rpmi dient daartoe alle relevante informatie bij de aanvraag voor een bijdrage te overleggen.

Voorwaarde 4: advies RPO

De RPO adviseert de Minister over de aanvraag. De RPO is krachtens artikel 2.60a, derde lid, Mediawet 2008 onder andere belast met de volgende taken:

• bevordering van de samenwerking en coördinatie op regionaal niveau met het oog op de uitvoering van de publieke mediaopdracht;

• behartiging van zaken die van gemeenschappelijk belang zijn voor de regionale publieke mediadienst en de rpmi’s;

• bevordering van een doelmatige inzet van de gelden die bestemd zijn voor de verzorging en verspreiding van het media-aanbod;

• de inrichting, instandhouding, beheer en exploitatie van het gebruik van organen, diensten en faciliteiten en distributie-infrastructuren die voor een goede uitvoering van de publieke mediaopdracht op regionaal niveau nodig zijn.

Vanuit het oogpunt van deze taken adviseert de RPO de Minister over de aanvraag.

Voorwaarde 5: advies ondernemingsraad

De aanvraag dient te worden vergezeld van een advies van de ondernemingsraad van de rpmi dat op basis van de Wet op de ondernemingsraden is ingewonnen. De reorganisatieplannen dienen, als onderdeel van de aanvraag, aantoonbaar rekening te houden met het advies van de ondernemingsraad.

Voorwaarde 6: advies Commissariaat voor de Media

Het Commissariaat voor de Media (hierna: het Commissariaat) toetst de aanvraag aan deze regeling en adviseert de Minister.

Voorwaarde 7: aard kosten

Niet alle kosten van de rpmi komen in aanmerking voor een bijdrage. Uitsluitend frictiekosten komen in aanmerking voor een bijdrage. Frictiekosten worden gedefinieerd als kosten die:

• noodzakelijk zijn voor de uitvoering van reorganisatieplannen van de rpmi als gevolg van de opgelegde overheidsbezuinigingen;

• aangeduid kunnen worden als reorganisatiekosten van de rpmi zoals gedefinieerd in Richtlijn 252.412 tot en met 252.417 van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (hierna: RJ).⁴ In de RJ wordt een reorganisatie omschreven als ‘een programma dat gepland en beheerst wordt door de leiding van de rechtspersoon en de aard van de bedrijfsactiviteiten van de rechtspersoon of de wijze waarop deze wordt geleid wezenlijk verandert.’ (RJ 121.314);

  waarbij ook reorganisatiekosten die worden gerealiseerd bij een deelneming van de rpmi reorganisatiekosten kunnen zijn als hierboven bedoeld, mits

  • de rpmi honderd procent aandeelhouder is van de deelneming in geval de deelneming een kapitaalvennootschap is of het bestuur ervan volledig wordt benoemd door de rpmi in geval de deelneming een stichting is;

  • de deelneming bestaat op de datum van inwerkingtreding van deze regeling;

  • de activiteiten van de deelneming uitsluitend bijdragen aan de uitoefening van de publieke media-opdracht door de rpmi;

  • de reorganisatiekosten van de deelneming aantoonbaar voor rekening en risico van de rpmi komen;

  • de bezuinigingen bij de deelneming aantoonbaar bijdragen aan de realisatie van de besparing bij de rpmi;

• niet in verband staan met de doorlopende activiteiten van de rpmi en haar deelneming, tenzij de kosten:

  • eenmalig van aard zijn (zullen zich uitsluitend voordoen binnen de periode 2016 tot en met 2019);

  • leiden tot een structurele besparing van minstens 10% op de uitgaven die gemoeid gaan met de uitvoering van de desbetreffende activiteiten;⁵

• noodzakelijk zijn bij het waarborgen van een noodzakelijke back-upfunctie, indien de besparing wordt gerealiseerd door de desbetreffende activiteiten uit te besteden aan een commerciële partij, mits de uitgaven aan deze back-up-functie zijn begrensd in een tijdsperiode van maximaal zes maanden. Deze periode kan worden verlengd, indien er sprake is van een uitzonderlijke noodzaak daartoe. Deze noodzaak dient te worden aangetoond door de rpmi;

• verband houden met het personeel van de rpmi, noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een sociaal plan en die vallen in de volgende kostencategorieën als bedoeld in de Sociale Regeling (hierna: SR), bijlage XV van de cao voor omroeppersoneel:⁶

  • kosten van de financiële regeling, bedoeld in artikel 8, onderdeel b en c, SR. Voor topfunctionarissen geldt dat de financiële regeling indien aangegaan na 1 januari 2013 dient te voldoen aan het bepaalde in de Wet Normering Bezoldiging Topfunctionarissen Publieke en Semipublieke Sector;

  • kosten van juridische bijstand als bedoeld in artikel 8, onderdeel f, SR;⁷

  • reiskosten voor sollicitaties als bedoeld in artikel 8, onderdeel l, SR;

  • kosten van de additionele vergoeding freelancejaren als bedoeld in artikel 9, SR;

  • kosten van actieve bemiddeling als bedoeld in artikel 10, SR;

  • kosten van remplaçantenvergoedingen als bedoeld in artikel 11, SR;

  • kosten van pensioenverzekering als bedoeld in artikel 12, onderdeel a, SR;

  • kosten van gratificaties dienstjubileum als bedoeld in artikel 12, onderdeel b, SR;

  • kosten van kwijtschelding terugbetalingsverplichtingen als bedoeld in artikel 12, onderdeel c, SR;

  • kosten van de Begeleidingscommissie als bedoeld in artikel 13, onderdeel e, SR.

• verband houden met het personeel van de rpmi en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Vrijwillige vertrekregeling, bedoeld in artikel 3 van het Addendum bij de SR.⁸ Als maximum voor deze kosten gelden de kosten als gevolg van de boventalligheid zoals beschreven in het reorganisatieplan dat voor een reorganisatie-adviesaanvraag als bedoeld in artikel 3, onderdeel a, van het Addendum is voorgelegd aan de OR, met een specificatie van het aantal fte per functiegroep met bijbehorende schaal, voor zover deze kosten zouden ontstaan doordat voor al deze fte’s een beroep op de Vrijwillige vertrekregeling zou worden gedaan.

• Voor een bijdrage komen slechts in aanmerking kosten waarvoor op respectievelijk 31 december 2016, 31 december 2017, 31 december 2018 of 31 december 2019 een reorganisatievoorziening is opgenomen. Voorbeelden van kosten die niet onder reorganisatiekosten vallen zijn (niet limitatief):

  • kosten van externe inhuur om activiteiten op te vangen als gevolg van openstaande vacatures, piekbelasting of vervanging langdurig ziekte;

  • kosten van opleidingen / training om het kennisniveau van medewerkers op peil te houden (zonder dat functiewijziging als gevolg van de reorganisatie heeft plaatsgevonden);

  • wervingskosten die gemaakt worden voor het vervullen van vacatures ontstaan door natuurlijk verloop (bij vrijwillig vertrek);

  • reguliere vervangings- of uitbreidingsinvesteringen;

  • afschrijvingskosten of andersoortige kosten die niet leiden tot uitgaven van de rpmi;

  • kosten in verband met de afkoop van contracten;

  • kosten die organisaties maken waaraan de rpmi activiteiten wil uitbesteden of waarmee de rpmi wil samenwerken.

• Voor een bijdrage komen slechts in aanmerking kosten die in totale omvang maximaal de helft bedragen van de omvang van de beoogde structurele besparing.

3. Regeling B

Voor regeling B is een bedrag ad 17 miljoen euro beschikbaar. Er geldt een aantal voorwaarden om een bijdrage te krijgen voor de frictiekosten.⁹ Deze voorwaarden zijn dezelfde als die van toepassing zijn bij regeling A, met inachtneming van de volgende uitzonderingen en aanvullingen:

Uitzondering 1: tijdsperiode

Bij regeling B gaat het om frictiekosten die worden gerealiseerd in de periode 2017 tot en met 2019.

Voor het jaar 2016 geldt dat uitsluitend de kosten die de rpmi in dat jaar realiseert als noodzakelijk gevolg van de inhuur van externen voor het opstellen van plannen die voorzien in samenwerking tussen de rpmi’s kwalificeren als frictiekosten en in aanmerking kunnen komen voor een financiële bijdrage op grond van regeling B.

Het moet daarbij bovendien gaan om plannen:

• die onderdeel zijn van het reorganisatieplan van de rpmi; en

• waarvan de uitvoering leidt tot invulling van de taakstelling en daarmee tot realisatie van een besparing.

Indien voornoemde kosten in ROOS-verband zijn gemaakt en als zodanig zijn doorbelast naar de rpmi, komen de kosten per rpmi uitsluitend in aanmerking voor een bijdrage voor zover:

• de kosten zijn verdeeld op basis van de verdeelsleutel zoals die ook wordt toegepast bij de verdeling van de jaarlijkse apparaatskosten van ROOS;

• de hoogte van de gerealiseerde kosten de hoogte van de subsidie overstijgt die OCW in het verleden heeft verleend aan ROOS voor het bekostigen van de voorgenoemde plannen.

Voor de voorgenoemde kosten geldt in uitzondering op de overige voorwaarden niet het voorschrift dat hiervoor een reorganisatievoorziening moet zijn opgenomen.

Uitzondering 2: financiële draagkracht

Bij het toekennen van een bijdrage wordt geen rekening gehouden met de financiële draagkracht van de rpmi. Voorwaarde 3 van regeling A is bij regeling B dus niet van toepassing.

Uitzondering 3: kosten in verband met back-up functie

Ook voor regeling B gelden de voorwaarden van regeling A voor een bijdrage in kosten van een back-upfunctie, met dien verstande dat in plaats van uitbesteding aan een commerciële partij sprake moet zijn van het onderbrengen van activiteiten in een samenwerkingsverband met andere rpmi’s, met lokale of landelijke publieke media-instellingen of met mediabedrijven.

Uitzondering 4: kosten in verband met afkoop contracten

Bij het toekennen van een bijdrage komen kosten in verband met de afkoop van contracten met leveranciers in aanmerking voor een bijdrage, mits als gevolg van de beoogde samenwerking er sprake is van samenvallende contracten waarvan het aantoonbaar doelmatiger is om deze te vervangen door een nieuw contract. Hiervan is sprake indien de frictiekosten (waaronder de kosten in verband met afkoop van contracten) in totale omvang maximaal de helft bedragen van de omvang van de beoogde structurele besparing van de samenwerking.

Aanvullende voorwaarde 1: samenwerking

Verder kent regeling B een aanvullende voorwaarde in vergelijking met regeling A. Bij regeling B geldt bij het toekennen van een bijdrage namelijk de voorwaarde dat de aanvraag gericht moet zijn op de samenwerking van de rpmi’s: met elkaar, met landelijke of lokale publieke media-instellingen of met mediabedrijven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan samenwerking op het gebied van sales en marketing, financiën en personeel. Wat betreft samenwerking met mediabedrijven is uiteraard de wet- en regelgeving ter zake van toepassing, waaronder de regels over nevenactiviteiten en het dienstbaarheidsverbod (zie artikelen 2.132 en verder en 2.141, eerste lid, Mediawet 2008).¹⁰

Aanvullende voorwaarde 2: besparing op doorlopende activiteiten

Bij regeling A staan frictiekosten niet in verband met de doorlopende activiteiten van de rpmi, tenzij die kosten eenmalig van aard zijn en leiden tot een significante uitgavenbesparing. Bij regeling B geldt hierop de aanvullende voorwaarde dat deze kosten noodzakelijk zijn om de desbetreffende activiteiten onder te brengen in een samenwerkingsverband met andere rpmi’s, met lokale of landelijke publieke media-instellingen of met mediabedrijven.

4. Procedure 2017–2019

Aanvraag

• Rpmi’s die in aanmerking willen komen voor een bijdrage in de frictiekosten kunnen daarvoor twee keer per jaar een aanvraag indienen, als volgt:

  • van 1 januari tot en met 31 maart 2017 en van 1 juli tot en met 30 september 2017 voor de jaren 2017 tot en met 2019;

  • van 1 januari tot en met 31 maart 2018 en van 1 juli tot en met 30 september 2018 voor de jaren 2018 en 2019;

  • van 1 januari tot en met 31 maart 2019 en van 1 juli tot en met 30 september 2019 voor het jaar 2019.¹¹

• Een aanvraag is conform het format frictiekostenregeling en bevat een overzicht van de verwachte reorganisatiekosten.¹² Tevens wordt inzicht geboden in het vermogen conform het format frictiekostenregeling.¹³ Een aanvraag wordt vergezeld van:

  • een reorganisatieplan dat is goedgekeurd door de raad van toezicht van de rpmi, met toetsbare aannames over de structurele besparing;

  • de desbetreffende jaarrekening;

  • een advies van de ondernemingsraad;

  • een assurance rapport, zoals opgenomen in het controleprotocol van deze regeling.¹⁴

• Indien een aanvraag niet volledig is, wordt een termijn gesteld waarbinnen de aanvullende gegevens door de rpmi wordt verstrekt.

• Aanvragen die niet tijdig zijn ingediend of die niet, nadat daartoe een termijn is gesteld, tijdig zijn aangevuld, worden afgewezen.

• Het Commissariaat stuurt de volledige aanvragen dadelijk aan de RPO.

• De RPO adviseert de Minister over de aanvragen per aanvraagperiode in onderlinge samenhang vanuit het oogpunt van het gemeenschappelijke belang van de regionale publieke mediadienst en de rpmi’s en de mate waarin de aanvraag de doelmatige inzet van gelden bevordert. Onderdeel van het advies kan zijn om bepaalde kostenposten niet voor een bijdrage in aanmerking te laten komen.

• De RPO adviseert de Minister binnen twaalf weken na ontvangst van de volledige aanvragen per rpmi over de kosten die voor een bijdrage in aanmerking komen en de te verlenen bijdrage.

• Het Commissariaat toetst de aanvragen per aanvraagperiode in onderlinge samenhang aan de voorwaarden van deze regeling, waaronder de aannames die ten grondslag liggen aan de structurele besparing, met in achtneming van wat in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk en aanvaardbaar is en adviseert de Minister hierover. Onderdeel van het advies kan zijn om bepaalde kostenposten niet voor een bijdrage in aanmerking te laten komen.

• Het Commissariaat adviseert de Minister binnen twaalf weken na indiening van de volledige aanvragen per rpmi over de kosten die voor een bijdrage in aanmerking komen en de te verlenen bijdrage.

Verlening en bevoorschotting

• De Minister besluit over verlening van de bijdrage binnen acht weken na ontvangst van de adviezen van het Commissariaat en de RPO, maar uiterlijk binnen tweeëntwintig weken na indiening van de volledige aanvragen. De Minister kan daarbij omvang en ritme van te betalen voorschotten bepalen. Indien bij regeling B het maximumbedrag zou worden bereikt, geeft de Minister die aanvragen voorrang die naar verwachting meer geschikt zijn om bij te dragen aan de doelstellingen van deze frictiekostenregeling.

• De Minister zendt een afschrift van zijn besluiten aan het Commissariaat en de RPO.

• De Minister doet betalingen aan de rpmi’s door tussenkomst van het Commissariaat.

Verantwoording en vaststelling

• De rpmi draagt er zorg voor dat uit de administratie te allen tijde de voor de vaststelling van de bijdrage van belang zijnde reorganisatiekosten en de reorganisatievoorziening, inclusief verloopstaat (dotaties, onttrekkingen) herkenbaar blijken. Ook dienen betalingen, ontvangsten (waaronder ontvangsten uit hoofde van vergoeding frictiekosten) en eventueel overige rechten en verplichtingen samenhangend met de reorganisatievoorziening herkenbaar uit de administratie te blijken. Verder dient de rpmi jaarlijks in haar jaarrekening verantwoording af te leggen over de gerealiseerde frictiekosten in het voorgaande boekjaar. Te allen tijde dient de (te) ontvangen bijdrage zichtbaar in de exploitatierekening te worden weergegeven.

• De rpmi legt na afronding van de reorganisatie verantwoording af over de gerealiseerde frictiekosten als gevolg van de uitvoering van het reorganisatieplan. De verantwoording wordt uiterlijk tweeëntwintig weken na afloop van het desbetreffende boekjaar ingediend en geldt als aanvraag tot vaststelling. De verantwoording is conform het format voor de opgave van gerealiseerde frictiekosten.¹⁵ De verantwoording wordt vergezeld van een controleverklaring zoals opgenomen in het controleprotocol van deze regeling.¹⁶

• Het Commissariaat adviseert de Minister binnen twaalf weken na de ontvangst van de verantwoording over de vaststelling van de bijdrage.

• De Minister stelt binnen acht weken na ontvangst van het advies van het Commissariaat, maar uiterlijk binnen tweeëntwintig weken na indiening van de verantwoording de bijdrage vast. Gelden die niet zijn gebruikt of in strijd met het bepaalde bij of krachtens de Mediawet 2008, waaronder de voorschriften verbonden aan het ter beschikking stellen ervan, zijn gebruikt of gereserveerd, worden teruggevorderd.¹⁷

5. Procedure 2016

Aanvraag

• Rpmi’s die in aanmerking willen komen voor een bijdrage in de frictiekosten waarvoor ultimo 2016 een reorganisatievoorziening op de balans is gevormd, kunnen van 1 maart tot en met 30 april 2017 een aanvraag daarvoor indienen bij het Commissariaat.

• Een aanvraag is conform het format frictiekostenregeling.¹⁸ Een aanvraag wordt vergezeld van een assurance-rapport zoals opgenomen in het controleprotocol van deze regeling.¹⁹

• Een aanvraag wordt verder vergezeld van:

  • een reorganisatieplan dat is goedgekeurd door de raad van toezicht van de rpmi, met toetsbare aannames over de structurele besparing;

  • de desbetreffende jaarrekening;

  • een advies van de ondernemingsraad;

• Indien een aanvraag niet volledig is, wordt een termijn gesteld waarbinnen de aanvullende gegevens door de rpmi wordt verstrekt.

• Aanvragen die niet tijdig zijn ingediend of die niet, nadat daartoe een termijn is gesteld, tijdig zijn aangevuld, worden afgewezen.

• Het Commissariaat stuurt de volledige aanvragen dadelijk aan de RPO.

• De RPO adviseert de Minister over de aanvragen in onderlinge samenhang vanuit het oogpunt van het gemeenschappelijke belang van de regionale publieke mediadienst en de rpmi’s en de mate waarin de aanvraag de doelmatige inzet van gelden bevordert. Onderdeel van het advies kan zijn om bepaalde kostenposten niet voor een bijdrage in aanmerking te laten komen.

• De RPO adviseert de Minister binnen twaalf weken na ontvangst van de volledige aanvragen per rpmi over de kosten die voor een bijdrage in aanmerking komen en de te verlenen bijdrage.

• Het Commissariaat toetst de aanvragen in onderlinge samenhang aan de voorwaarden van deze regeling, waaronder de aannames die ten grondslag liggen aan de structurele besparing, met in achtneming van wat in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk en aanvaardbaar is en adviseert de Minister hierover. Onderdeel van het advies kan zijn om bepaalde kostenposten niet voor een bijdrage in aanmerking te laten komen.

• Het Commissariaat adviseert de Minister binnen twaalf weken na indiening van de volledige aanvragen per rpmi over de kosten die voor een bijdrage in aanmerking komen en de te verlenen bijdrage.

Verstrekking

• De Minister besluit over verstrekking van de bijdrage binnen acht weken na ontvangst van de adviezen van het Commissariaat en de RPO, maar uiterlijk binnen tweeëntwintig weken na indiening van de volledige aanvragen.

• De Minister zendt een afschrift van zijn besluiten aan het Commissariaat en de RPO.

• De Minister doet betalingen aan de rpmi’s door tussenkomst van het Commissariaat.

6. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

Deze regeling wordt aangehaald als: Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, S. Dekker

BIJLAGE 1 BIJ FRICTIEKOSTENREGELING REGIONALE PUBLIEKE MEDIA-INSTELLINGEN 2016–2019: CONTROLEPROTOCOL FRICTIEKOSTENREGELING REGIONALE PUBLIEKE MEDIA-INSTELLINGEN 2016–2019

1. Inleiding

Het regeerakkoord van het kabinet Rutte II – Bruggen slaan – uit 2012 en de begrotingsafspraken 2014 bevatten een pakket aan bezuinigingsmaatregelen op het mediabudget. Deze maatregelen houden verband met de noodzaak tot bezuinigingen, het doelmatiger inrichten van het bestel en daarmee samenhangend, het verminderen van het aantal mediaorganisaties. De bezuinigingsmaatregelen leiden ook tot een verlaging van het budget dat beschikbaar is voor de uitvoering van de publieke media-opdracht op regionaal niveau. De verlaging van het budget is opgenomen in de Wet van 18 december 2013 tot wijziging van onder meer de Mediawet 2008 in verband met onder meer de aanpassing van de rijksmediabijdrage en overheveling van het budget voor de bekostiging van de regionale omroepen van het provinciefonds naar de mediabegroting (Stb. 2013, 570).

Als gevolg van de besparingen kunnen de regionale publieke media-instellingen geconfronteerd worden met frictiekosten. De minister heeft met het oog hierop de Tweede Kamer geïnformeerd dat hij een frictiekostenregeling zal introduceren op basis waarvan regionale publieke media-instellingen een financiële bijdrage kunnen aanvragen ten behoeve van de bekostiging van de frictiekosten²⁰. Ten behoeve van deze frictiekostenregeling is het voorliggende controleprotocol opgesteld dat een onderdeel vormt op de regeling Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.²¹

2. Procedure

In dit protocol wordt onderscheid gemaakt tussen de aanvraag van een vergoeding van nog te maken frictiekosten (hierna: Aanvraag) en de verantwoording van de gerealiseerde frictiekosten (hierna: Verantwoording).²² De Aanvraag heeft betrekking op zogenoemde 'ex ante' informatie, dat wil zeggen: een verwachting van te realiseren frictiekosten. De Verantwoording heeft betrekking op 'ex post' informatie, dat wil zeggen: daadwerkelijk gerealiseerde frictiekosten. De regeling Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 stelt verplicht dat met het oog op de frictiekosten een reorganisatievoorziening wordt gevormd. De Verantwoording geeft inzicht in de wijze waarop de gevormde reorganisatievoorziening wordt aangewend tot en met de periode waarop de voorziening volledig is vervallen.

De procedure omtrent de Aanvraag en de Verantwoording ten behoeve van de vaststelling is beschreven in de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.

3. Normenkader

In het kader van de Aanvraag en de Verantwoording wordt het geldende normenkader gevormd door de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Financiële rechtmatigheid wordt in dit kader gedefinieerd als het voldoen aan hiervoor genoemde voorschriften.

4. Doelstelling Protocol

Dit protocol behelst zowel de aanpak van het onderzoek naar de Aanvraag leidend tot een assurance-rapport van de accountant (onderdeel 5) als de aanpak van de controle van de Verantwoording leidend tot een controleverklaring van de accountant (onderdeel 6).

In dit protocol worden de bij het onderzoek van de aanvraag en de bij de controle van de verantwoording te hanteren uitgangspunten en de te stellen eisen nader uiteengezet. Tevens wordt ingegaan op de wijze waarop de uitkomsten van het onderzoek respectievelijk de controle door de accountant dienen te worden gerapporteerd.

Dit protocol beoogt echter geen onderzoeksaanpak voor te schrijven, en is evenmin een (uitputtend) werkprogramma.

5. Werkzaamheden inzake de Aanvraag

5.1 Doel en reikwijdte van het accountantsonderzoek

Het object van het accountantsonderzoek is de verantwoording van de Aanvraag. In het voorgeschreven Format frictiekosten is dit opgenomen in blok 1 ‘Aanvraag frictiekosten’ (zie bijlage 2 bij de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019, Format Frictiekostenregeling publieke media-instellingen 2016–2019).

Het doel van het accountantsonderzoek is het vaststellen dat de aangevraagde vergoeding voor frictiekosten is bepaald in overeenstemming met de voorwaarden zoals genoemd in de paragrafen 2 en 3 van de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Bij de uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten uit dit protocol en de relevante ‘Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden’ (NV COS).

De werkzaamheden zoals hierna aangeduid monden uit in een assurance-rapport bij de Aanvraag conform NV COS 3000.

5.2 Onderzoeksaanpak

Het accountantsonderzoek wordt uitgevoerd volgens Nederlands recht en conform de geldende standaarden.

De media-instelling neemt in de Aanvraag op welke veronderstellingen en aannames ten grondslag liggen aan de aangevraagde bijdrage ter bekostiging van de frictiekosten. De accountant stelt vast dat de Aanvraag en de daaraan ten grondslag liggende veronderstellingen en aannames zijn opgesteld in overeenstemming met de paragrafen 2 en 3 van de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. De voorwaarden in paragrafen 2 en 3 van de voorgenoemde regeling vormen het normenkader dat voorziet in de specifieke aandachtspunten voor de accountant ten behoeve van duidelijkheid over de aard en reikwijdte van de door de accountant te verrichten werkzaamheden.

De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het verstrekken van het assurance-rapport geldt de volgende materialiteit:

Soort assurance rapport	Goedkeurend	Met beperking	Oordeel onthouding	Afkeuring
Fouten in de verantwoording	<= 1%	>1%<3%	–	>=3%
Onzekerheden in het onderzoek	<= 3%	>3%<10%	>3%<10%	–

De omvang van de basis voor het bepalen van de materialiteit in het kader van het onderzoek wordt gevormd door het totaal bedrag aan frictiekosten waarvoor ter bekostiging ervan een bijdrage wordt aangevraagd.

De accountant stelt het assurance-rapport op conform het model zoals opgenomen in annex 1 bij dit protocol.

De accountant vraagt een bevestiging bij de aanvraag (‘letter of representation’) van het management van de instelling, waarin wordt medegedeeld dat de aanvraag in alle opzichten aan de voorwaarden Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 voldoet.

Indien de accountant tijdens het uitvoeren van het onderzoek enige aanwijzing krijgt van een vorm van fraude dan handelt hij overeenkomstig NV COS 240 ‘de verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten’.

6. Werkzaamheden inzake de Verantwoording

6.1 Doel en reikwijdte van de accountantscontrole

Het object van controle is de verantwoording van de reeds gerealiseerde frictiekosten zoals opgenomen in de Verantwoording. In het voorgeschreven Format frictiekosten is dit opgenomen in blok 2 ‘Verantwoording gerealiseerde frictiekosten’ (zie bijlage 2 bij Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019, Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019).

Het doel van de accountantscontrole is het vaststellen dat de gedeclareerde kosten juist zijn en op rechtmatige wijze zijn besteed, in overeenstemming met de voorwaarden zoals genoemd in de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Bij de uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten uit dit protocol en de relevante ‘Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden’ (NV COS).

De werkzaamheden zoals hierna aangeduid monden uit in een controleverklaring bij de Verantwoording conform NV COS 805.

6.2 Controleaanpak

De accountantscontrole wordt uitgevoerd volgens Nederlands recht en conform de geldende standaarden.

De accountant stelt vast dat de Verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.

De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het verstrekken van de controleverklaring geldt de volgende materialiteit:

Soort controleverklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeel onthouding	Afkeuring
Fouten in de verantwoording	<= 1%	>1%< 3%	–	>=3%
Onzekerheden in de controle	<= 3%	>3% <10%	>= 10%	–

De omvang van de basis voor het bepalen van de materialiteit in het kader van de controle wordt gevormd door het totaal bedrag aan gerealiseerde frictiekosten zoals opgenomen in de Verantwoording.

De accountant stelt de controleverklaring op conform het model zoals opgenomen in annex 2 bij het Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.

De accountant vraagt een bevestiging bij de Verantwoording (‘letter of representation’) van het management van de instelling op waarin wordt medegedeeld dat de Verantwoording in alle opzichten juist en volledig is en dat aan de betreffende voorwaarden is voldaan.

Indien de accountant tijdens het uitvoeren van de controle enige aanwijzing krijgt van een vorm van fraude dan handelt hij overeenkomstig NV COS 240 ‘de verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten’.

Annex 1 bij Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019: assurance-rapport (NV COS 3000)

Het assurance-rapport omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van het accountantsonderzoek, de toegepaste criteria voor zover relevant en de conclusie.

De accountant rapporteert in geval van een goedkeurend assurance-rapport als volgt.

ASSURANCE-RAPPORT

Aan: het bestuur van ... (naam entiteit)

Afgegeven ten behoeve van de stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat voor de Media en het ministerie van OCW.

Opdracht en verantwoordelijkheden

Wij hebben onderzocht of de bijgaande, door ons gewaarmerkte, Aanvraag Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 (hierna: Aanvraag) ad € XXXXXXX over de periode XXXXXX van ... (naam entiteit) te ... (statutaire vestigingsplaats) op een juiste wijze is opgesteld in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’. De Aanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de entiteit. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de Aanvraag te verstrekken.

Werkzaamheden

Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000, ‘assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie’ en het ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ als onderdeel van de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de Aanvraag geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Oordeel

Naar ons oordeel is de Aanvraag Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 ad € XXXXXXX over de periode XXXXXX van (naam entiteit) in alle van materieel belang zijnde aspecten op een juiste wijze opgesteld in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’.

Realiseerbaarheid toekomstige uitkomsten

De werkelijke uitkomsten zullen waarschijnlijk afwijken van de Aanvraag, aangezien de veronderstellingen en aannames zich veelal niet op gelijke wijze zullen voordoen als hier is aangenomen. De hieruit voortvloeiende afwijkingen kunnen van materieel belang zijn.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De aanvraag is opgesteld voor de stichting Regionale Publieke Omroep respectievelijk het Commissariaat voor de Media en het ministerie van OCW met als doel [naam entiteit] in staat te stellen te voldoen aan de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’. Hierdoor is de Aanvraag mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden.

De Aanvraag met ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam entiteit) en, indien van toepassing, de stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat voor de Media en het ministerie van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Plaats, datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

Bijlage Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 – 1. Aanvraag frictiekostenregeling

Annex 2 bij Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019: Controleverklaring (NV COS 805)

De Controleverklaring omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van de accountantscontrole, de toegepaste controlecriteria voor zover relevant en het oordeel.

De accountant rapporteert in geval van een goedkeurende controleverklaring als volgt.

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Aan: het bestuur van ... (naam entiteit)

Ons oordeel

Wij hebben bijgaande, door ons gewaarmerkte, Verantwoording Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 (hierna:Verantwoording) ad € XXXXXXX over de periode XXXXXX (‘de Realisatie’) van (naam entiteit) te (statutaire vestigingsplaats) gecontroleerd.

Naar ons oordeel is de Verantwoording van de gerealiseerde frictiekosten ad € XXXXXX over de periode XXXXXX van (naam entiteit) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist opgesteld in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en het ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ als onderdeel van de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording’.

Wij zijn onafhankelijk van (naam entiteit) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De Verantwoording is opgesteld voor de stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat voor de Media en het ministerie van OCW met als doel (naam entiteit) in staat te stellen te voldoen aan de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’. Hierdoor is de Verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam entiteit) en, indien van toepassing, stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat voor de Media en het Ministerie van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de verantwoording

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de Verantwoording van de gerealiseerde frictiekosten in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’.

Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Verantwoording mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze Verantwoording nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en het ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ als onderdeel van de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’,ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:

• het identificeren en inschatten van de risico’s dat de Verantwoording afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

• het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie;

• het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de Verantwoording en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de Verantwoording staan;

• het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud de Verantwoording en de daarin opgenomen toelichtingen; en

• het evalueren of de Verantwoording de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.

Plaats, datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

Bijlage Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 – 2. Verantwoording gerealiseerde frictiekosten

BIJLAGE 2 BIJ FRICTIEKOSTENREGELING REGIONALE PUBLIEKE MEDIA-INSTELLINGEN 2016–2019: FORMAT FRICTIEKOSTENREGELING REGIONALE PUBLIEKE MEDIA-INSTELLINGEN 2016–2019

1. Aanvraag frictiekostenregeling

Kostencategorie	Opgave frictiekosten (in €)	Toelichting en onderbouwing	Noodzakelijk voor uitvoering reorganisatieplan (verwijzing naar relevante onderdelen in plan)	Reorganisatiekosten conform RJ 252.412 t/m RJ 252.417 (ja/nee)	Opgenomen in reorganisatievoorziening (ultimo 2016, 2017, 2018 of 2019)
Kosten van de financiële regeling (art. 8 onderdeel b Sociale Regeling)		Specificatie per medewerker van: – looptijd arbeidsovereenkomst in maanden; – vergoeding in bruto maandsalaris. Arbeidsovereenkomst per medewerker.
Kosten van de financiële regeling (art. 8 onderdeel c Sociale Regeling)		Specificatie per medewerker van: – aantal gewogen dienstjaren; – leeftijd; – maandinkomen; – correctiefactor; – datum waarop dienstverband eindigt; – redelijkerwijs te verwachten inkomstenderving tot aan AOW-leeftijd. Arbeidsovereenkomst per medewerker.
Kosten juridische bijstand (art. 8 onderdeel f Sociale Regeling)		Per medewerker: – arbeidsovereenkomst; – bedrag juridische kosten; – originele nota op naam gesteld van de werknemer p/a de werkgever.
Reiskosten sollicitaties (artikel 8 onderdeel l Sociale Regeling)		Per medewerker: – toestemming leidinggevende; – bevestiging dat werkgever waar wordt gesolliciteerd niet voorziet in vergoeding; – declaratie kosten 2^e klasse openbaar vervoer.
Kosten additionele vergoeding freelancejaren (artikel 9 Sociale Regeling)		Schriftelijke stukken die per medewerker inzicht geven in: – de termijn voorafgaand aan het in dienst treden van de freelancer waarbinnen die werkzaam is geweest op basis van aansluitende opdrachtovereenkomsten; – de datum van uitdiensttreding; – de datum van verzoek tot betaling van de additionele vergoeding.
Kosten actieve bemiddeling (artikel 10 Sociale Regeling)		Schriftelijke stukken die per medewerker inzicht geven in: – aantal dienstjaren; – originele facturen op naam gesteld van de werkgever; – de tijdsduur (in maanden) van de actieve bemiddeling; – de datum van het einde van het dienstverband; – de tijdsperiode (in data) van de actieve bemiddeling.
Kosten remplaçanten (artikel 11 Sociale Regeling)		Per medewerker: – verzoek van de niet-aangezegde medewerker om remplaçantenvergoeding; – verklaring dat niet-aangezegde medewerker niet arbeidsongeschikt is op het moment van beëindiging van arbeidsovereenkomst; – verklaring dat niet-aangezegde medewerker geen kennis heeft genomen dat hij eventueel om andere redenen dan de reorganisatie zou worden ontslagen; – bedrag dat bij de aangezegde werknemer bij vrijwillig vertrek op grond van de Sociale Regeling zou zijn uitgekeerd.
Kosten pensioenverzekering (artikel 12 onderdeel a Sociale Regeling)		Inschatting aantal medewerkers en kosten per medewerker
Kosten dienstjubileum (artikel 12 onderdeel b Sociale Regeling)		Per medewerker: – verwachte datum einde dienstverband; – verwachte tijdsduur dienstverband; – gratificatie behorend bij dienstjubileum.
Kosten kwijtschelding terugbetalingsverplichtingen (artikel 12 onderdeel c Sociale Regeling)		Per medewerker: – restant eigen bijdrage leaseauto; en/of – schuld fietsplan; en/of – opleidingskosten
Kosten begeleidingscommissie (artikel 13 onderdeel e Sociale Regeling)		Specificatie van de kosten met: – toelichting nut en noodzaak; – facturen en declaraties.
Kosten vrijwillige vertrekregeling (artikel 3 Addendum bij Sociale Regeling)		Boventalligheid met specificatie van: – het aantal fte per functiegroep; – met bijbehorende schaal.
Frictiekosten in verband met structurele besparing van uitgaven in verband met doorlopende activiteiten (minstens 10%)		Berekening waarbij besparing wordt vergeleken door uitgaven aan de desbetreffende activiteit in het jaar van de aanvraag te vergelijken met de verwachte uitgaven na implementatie reorganisatie. (uitsplitsen in verschillende kostencategorieën indien van toepassing)
Accountantskosten		Kosten accountant betrekking hebbende op de frictiekostenregeling met verwijzing naar bijbehorende onderdelen in het reorganisatieplan.
Advieskosten samenwerking (uitsluitend van toepassing bij regeling B)		Specificatie dat de kosten samenhangen met plannen: – die onderdeel zijn van het reorganisatieplan van de rpmi; – waarvan de uitvoering leidt tot invulling van de taakstelling en daarmee tot realisatie van een besparing.	Indien kosten zijn gemaakt in ROOS-verband en als zodanig doorbelast naar de rpmi, dan specificatie die laat zien: – de verdeling van de kosten op basis van de verdeelsleutel die ook wordt toegepast bij de verdeling van de jaarlijkse apparaatskosten ROOS; – dat de hoogte van de kosten de hoogte van de subsidie overstijgt die OCW aan ROOS heeft verleend in verband met de bekostiging van de advieskosten.
Kosten afkoop samenvallende contracten bij samenwerking (uitsluitend van toepassing bij regeling B)		Onderbouwing dat afkoop van samenvallende contacten doelmatiger is dan het aanhouden van de contracten.
Totaal opgave frictiekosten

Financiële draagkracht	Bedrag (in €) per 31 december 2015 na resultaatbestemming
Totaal eigen vermogen
Totaal voorzieningen die gevormd zijn met het oog op de uitvoering van reorganisaties
Subtotaal
(minus) Totaal vaste activa
Maximale eigen bijdrage (bij positieve saldo)

Besparingscategorie	Opgave besparing (in €)	Toelichting en onderbouwing (met expliciete vermelding van onderliggende aannames en verwijzing naar relevante passages in reorganisatieplan)
Totaal opgave besparing

2. Verantwoording gerealiseerde frictiekosten

Kostencategorie	Opgave gerealiseerde frictiekosten (in €)	Toelichting en onderbouwing	Noodzakelijk voor uitvoering reorganisatieplan (verwijzing naar relevante onderdelen in plan)	Reorganisatiekosten conform RJ 252.412 t/m RJ 252.417 (ja/nee)	Opgenomen in reorganisatievoorziening (ultimo 2016, 2017, 2018 of 2019)
Kosten van de financiële regeling (art. 8 onderdeel b Sociale Regeling)		Specificatie per medewerker van: – looptijd arbeidsovereenkomst in maanden; – vergoeding in bruto maandsalaris. Arbeidsovereenkomst per medewerker.
Kosten van de financiële regeling (art. 8 onderdeel c Sociale Regeling)		Specificatie per medewerker van: – aantal gewogen dienstjaren; – leeftijd; – maandinkomen; – correctiefactor; – datum waarop dienstverband eindigt; – redelijkerwijs te verwachten inkomstenderving tot aan AOW-leeftijd. Arbeidsovereenkomst per medewerker.
Kosten juridische bijstand (art. 8 onderdeel f Sociale Regeling)		Per medewerker: – arbeidsovereenkomst; – bedrag juridische kosten; – originele nota op naam gesteld van de werknemer p/a de werkgever.
Reiskosten sollicitaties (artikel 8 onderdeel l Sociale Regeling)		Per medewerker: – toestemming leidinggevende; – bevestiging dat werkgever waar wordt gesolliciteerd niet voorziet in vergoeding; – declaratie kosten 2^e klasse openbaar vervoer.
Kosten additionele vergoeding freelancejaren (artikel 9 Sociale Regeling)		Schriftelijke stukken die per medewerker inzicht geven in: – de termijn voorafgaand aan het in dienst treden van de freelancer waarbinnen die werkzaam is geweest op basis van aansluitende opdrachtovereenkomsten; – de datum van uitdiensttreding; – de datum van verzoek tot betaling van de additionele vergoeding.
Kosten actieve bemiddeling (artikel 10 Sociale Regeling)		Schriftelijke stukken die per medewerker inzicht geven in: – aantal dienstjaren; – originele facturen op naam gesteld van de werkgever; – de tijdsduur (in maanden) van de actieve bemiddeling; – de datum van het einde van het dienstverband; – de tijdsperiode (in data) van de actieve bemiddeling.
Kosten remplaçanten (artikel 11 Sociale Regeling)		Per medewerker: – verzoek van de niet-aangezegde medewerker om remplaçantenvergoeding; – verklaring dat niet-aangezegde medewerker niet arbeidsongeschikt is op het moment van beëindiging van arbeidsovereenkomst; – verklaring dat niet-aangezegde medewerker geen kennis heeft genomen dat hij eventueel om andere redenen dan de reorganisatie zou worden ontslagen; – bedrag dat bij de aangezegde werknemer bij vrijwillig vertrek op grond van de Sociale Regeling zou zijn uitgekeerd.
Kosten pensioenverzekering (artikel 12 onderdeel a Sociale Regeling)		Inschatting aantal medewerkers en kosten per medewerker
Kosten dienstjubileum (artikel 12 onderdeel b Sociale Regeling)		Per medewerker: – verwachte datum einde dienstverband; – verwachte tijdsduur dienstverband; – gratificatie behorend bij dienstjubileum.
Kosten kwijtschelding terugbetalingsverplichtingen (artikel 12 onderdeel c Sociale Regeling)		Per medewerker: – restant eigen bijdrage leaseauto; en/of – schuld fietsplan; en/of – opleidingskosten
Kosten begeleidingscommissie (artikel 13 onderdeel e Sociale Regeling)		Specificatie van de kosten met: – toelichting nut en noodzaak; – facturen en declaraties.
Kosten vrijwillige vertrekregeling (artikel 3 Addendum bij Sociale Regeling)		Boventalligheid met specificatie van: – het aantal fte per functiegroep; – met bijbehorende schaal.
Frictiekosten in verband met structurele besparing van uitgaven in verband met doorlopende activiteiten (minstens 10%)		Berekening waarbij besparing wordt vergeleken door uitgaven aan de desbetreffende activiteit in het jaar van de aanvraag te vergelijken met de verwachte uitgaven na implementatie reorganisatie (uitsplitsen in verschillende kostencategorieën indien van toepassing)
Accountantskosten		Kosten accountant betrekking hebbende op de frictiekostenregeling met verwijzing naar bijbehorende onderdelen in het reorganisatieplan).
Advieskosten samenwerking (uitsluitend van toepassing bij regeling B)		Specificatie dat de kosten samenhangen met plannen: – die onderdeel zijn van het reorganisatieplan van de rpmi; – waarvan de uitvoering leidt tot invulling van de taakstelling en daarmee tot realisatie van een besparing.	Indien kosten zijn gemaakt in ROOS-verband en als zodanig doorbelast naar de rpmi, dan specificatie die laat zien: – de verdeling van de kosten op basis van de verdeelsleutel die ook wordt toegepast bij de verdeling van de jaarlijkse apparaatskosten ROOS; – dat de hoogte van de kosten de hoogte van de subsidie overstijgt die OCW aan ROOS heeft verleend in verband met de bekostiging van de advieskosten.
Kosten afkoop samenvallende contracten bij samenwerking (uitsluitend van toepassing bij regeling B)		Onderbouwing dat afkoop van samenvallende contacten doelmatiger is dan het aanhouden van de contracten.
Totaal opgave frictiekosten

Besparingscategorie	Opgave gerealiseerde besparing (in €)	Toelichting en onderbouwing (met expliciete vermelding van onderliggende aannames en verwijzing naar relevante passages in reorganisatieplan)
Totaal opgave besparing

---

1 Hieraan is uitvoering gegeven met de Wet van 18 december 2013 tot wijziging van onder meer de Mediawet 2008 in verband met onder meer aanpassing van de rijksmediabijdrage en overheveling van het budget voor de bekostiging van de regionale omroepen van het provinciefonds naar de mediabegroting (Stb. 2013, 570).

2 Bij beide regelingen (A en B) wordt een bijdrage verleend voor zover de Minister voldoende middelen hiervoor ter beschikking heeft gesteld. Voor regeling B is het maximum 17 miljoen euro.

3 De Minister behoudt zich het recht voor om de voorwaarden aan te passen, mochten er omstandigheden zijn van dringende aard die hierom vragen. De wijzigingen hebben geen gevolg voor reeds ingediende aanvragen. Bij aanpassing van de voorwaarden worden het Commissariaat, de RPO en de regionale publieke media-instellingen hierover schriftelijk geïnformeerd.

4 Zie www.rjnet.nl voor meer informatie over de Richtlijnen.

5 De omvang van de besparing dient te worden berekend door de uitgaven aan de desbetreffende activiteit in het jaar van de aanvraag te vergelijken met de verwachte uitgaven na de implementatie van de maatregelen die zich richten op het verbeteren van de doelmatigheid van de desbetreffende activiteit.

6 cao voor het Omroeppersoneel, 1 januari 2015 tot en met 31 december 2016.

7 Kosten zoals opgenomen in onderdeel g van de SR zijn hiervan uitgesloten.

8 ‘Addendum behorende bij Sociale Regeling (Bijlage XV) uit de CAO voor het omroeppersoneel d.d. 1 januari 2015 t/m 31 december 2016 (hierna ook: CAO)’, namens de werkgevers getekend op 18 juli 2016 en namens drie werknemersorganisaties getekend op respectievelijk 19 en 25 juli en 3 augustus 2016.

9 De Minister behoudt zich het recht voor om de voorwaarden aan te passen, mochten er omstandigheden zijn van dringende aard die hierom vragen. De wijzigingen hebben geen gevolg voor reeds ingediende aanvragen. Bij aanpassing van de voorwaarden worden het Commissariaat, de RPO en de regionale publieke media-instellingen hierover schriftelijk geïnformeerd.

10 Zie ook de leidraad van het Commissariaat: https://www.cvdm.nl/wp-content/uploads/2016/07/Leidraad-samenwerking-met-publieke-media-instelling-consultatie-def-beveiligd.pdf.

11 Voor in 2016 gerealiseerde frictiekosten geldt een afzonderlijke regeling, zie onder paragraaf 5. Procedure 2016.

12 Zie bijlage 2 ‘Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019, 1. Aanvraag frictiekosten’.

13 Zie bijlage 2 ‘Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019, 1. Aanvraag frictiekosten’.

14 Zie bijlage 1 ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019’.

15 Zie bijlage 2 ‘Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019, 2. Verantwoording gerealiseerde frictiekosten’.

16 Zie bijlage 1 ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019’.

17 Op grond van artikel 4:87 Algemene wet bestuursrecht geldt voor terugbetaling een termijn van zes weken.

18 Zie bijlage 2 ‘Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019, 1. Aanvraag frictiekosten’.

19 Zie bijlage 1 ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016-2019’.

20 Brief aan de Tweede Kamer d.d. 2 september 2016 met kenmerk 1062956.

21 De regeling is met een brief van het ministerie van OCW d.d. 16 januari 2017 met kenmerk 1121176 (Kamerstukken II 2016/17, 32 827, nr. 96) aan de Tweede Kamer verstuurd.

22 Een uitzondering hierop betreffen frictiekosten in 2016 waarvoor RPMI voor 1 april 2017 een Aanvraag kunnen indienen.