Advies Raad van State inzake het ontwerp van een algemene maatregel van bestuur, houdende regels in verband met de deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg (Besluit elektronische deponering handelsregister)

Nader Rapport

’s-Gravenhage, 11 april 2016

Nr. WJZ / 16051186

Aan de Koning

Nader rapport inzake het ontwerp van een algemene maatregel van bestuur, houdende regels in verband met de deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg (Besluit elektronische deponering handelsregister)

Blijkens de mededeling van de Directeur van Uw kabinet van 17 februari 2016, nr. 2016000279, machtigde Uwe Majesteit de Afdeling advisering van de Raad van State haar advies inzake het bovenvermelde ontwerp van een algemene maatregel van bestuur rechtstreeks aan mij te doen toekomen. Dit advies, gedateerd 9 maart 2016, nr. W15.16.0028/IV, bied ik U hierbij aan.

In artikel 5, tweede lid, van het ontwerpbesluit is opgenomen dat de Kamer van Koophandel een online service beschikbaar stelt met behulp waarvan middelgrote rechtspersonen een jaarrekening kunnen opstellen. Uit de nota van toelichting blijkt dat dit een tijdelijke voorziening is, bedoeld om middelgrote rechtspersonen te ondersteunen in de overgang van het deponeren van hun jaarrekening op papier naar elektronisch deponeren. De Afdeling adviseert een horizonbepaling op te nemen die inhoudt dat de voorziening na een nader te bepalen aantal jaren komt te vervallen om zo de tijdelijkheid van de voorziening ook in het besluit tot uitdrukking te laten komen. Aan dit advies is gevolg gegeven door in artikel 6 te bepalen dat artikel 5, tweede lid, met ingang van 1 januari 2023 vervalt. De nota van toelichting is hierop aangepast.

Ik moge U hierbij het gewijzigde ontwerpbesluit en de gewijzigde nota van toelichting doen toekomen en U verzoeken overeenkomstig dit ontwerp te besluiten.

De Minister van Economische Zaken, H.G.J. Kamp.

Advies Raad van State

No. W15.16.0028/IV

's-Gravenhage, 9 maart 2016

Aan de Koning

Bij Kabinetsmissive van 17 februari 2016, no.2016000279, heeft Uwe Majesteit, op voordracht van de Minister van Economische Zaken, bij de Afdeling advisering van de Raad van State ter overweging aanhangig gemaakt het ontwerpbesluit houdende regels in verband met de deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg (Besluit elektronische deponering handelsregister), met nota van toelichting.

Het ontwerpbesluit regelt het deponeren van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg.

De Afdeling advisering van de Raad van State adviseert het ontwerpbesluit aan de Kamer te zenden maar acht aanpassing van artikel 5, tweede lid wenselijk. De Afdeling adviseert daar het tijdelijke karakter van de bepaling tot uitdrukking te brengen, die nu enkel nog in de memorie van toelichting wordt genoemd.

Het voorgestelde artikel 5, tweede lid regelt dat de Kamer van Koophandel een online service beschikbaar stelt met behulp waarvan middelgrote rechtspersonen een jaarrekening kunnen opstellen. De op die manier opgestelde jaarrekening kan dan verder verwerkt worden via Standard Business Reporting, de uniforme standaard die volgens het ontwerpbesluit dient te worden gebruikt voor het elektronisch deponeren van jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel.

De nota van toelichting bij het besluit vermeldt dat dit een tijdelijke service betreft, bedoeld om middelgrote rechtspersonen te ondersteunen in de overgang van het deponeren van hun jaarrekening op papier naar elektronisch deponeren. ¹

Deze tijdelijke voorziening is reeds aangekondigd in de memorie van toelichting bij de wijziging van de Handelsregisterwet in verband met het deponeren van bescheiden langs elektronische weg.² Bij die wijziging is in de Handelsregisterwet de grondslag geregeld voor artikel 5, tweede lid van het ontwerpbesluit.³

In het voorgestelde artikel 5, tweede lid van het ontwerpbesluit komt de tijdelijkheid van de online service niet tot uitdrukking. De Afdeling acht de tijdelijkheid van de in artikel 5, tweede lid geregelde voorziening echter van belang, nu het feit dat de Kamer van Koophandel deze voorziening biedt, een marktverstorende werking kan hebben.⁴ Daarom zou de service niet langer moeten worden aangeboden dan noodzakelijk is voor het in artikel 19a, vierde lid van de Handelsregisterwet vermelde doel.

De Afdeling adviseert een horizonbepaling op te nemen die inhoudt dat de voorziening na een nader te bepalen aantal jaren komt te vervallen.

De Afdeling advisering van de Raad van State geeft U in overweging in dezen een besluit te nemen, nadat met het vorenstaande rekening zal zijn gehouden.

De waarnemend vice-president van de Raad van State, J.G.C. Wiebenga.

Tekst zoals toegezonden aan de Raad van State: Besluit van ....., houdende regels in verband met de deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg (Besluit elektronische deponering handelsregister) (ontwerptekst zoals aangeboden aan de afdeling advisering van de Raad van State)

Wij Willem-Alexander, bij de gratie Gods, Koning der Nederlanden, Prins van Oranje-Nassau, enz. enz. enz..

Op de voordracht van Onze Minister van Economische Zaken van 15 februari 2016, nr. WJZ / 16020769;

Gelet op artikel 19a van de Handelsregisterwet 2007;

De Afdeling advisering van de Raad van State gehoord (advies van .........., nr. W ..........);

Gezien het nader rapport van Onze Minister van Economische Zaken van .........., nr. WJZ / ..........;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

boekjaar:

boekjaar als bedoeld in artikel 10a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

SBR:

Standard Business Reporting, een nationale standaard voor de digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages waarmee door middel van een gemeenschappelijke rapportagetaal gegevens eenmalig op een gestandaardiseerde wijze worden vastgelegd waardoor zij eenvoudig hergebruikt kunnen worden voor verschillende rapportages;

uitgevende instelling:

uitgevende instelling als bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht.

Artikel 2

• 1. Een rechtspersoon waarop artikel 395a, eerste lid, of 396, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is, deponeert de bescheiden, bedoeld in artikel 3, langs elektronische weg via SBR, te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2016.

• 2. Een rechtspersoon waarop artikel 397, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is, deponeert de bescheiden, bedoeld in artikel 3, langs elektronische weg via SBR, te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2017.

Artikel 3

Dit besluit is van toepassing op de bescheiden die op grond van artikel 394 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek bij het handelsregister gedeponeerd worden.

Artikel 4

Artikel 2 is niet van toepassing op:

• a. een rechtspersoon die onder de reikwijdte van paragraaf 4.3.4 van het Handelsregisterbesluit 2008 valt;

• b. een uitgevende instelling, of

• c. een rechtspersoon als bedoeld in artikel 2, tweede lid, die in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek verbonden is, indien het hoofd van deze groep:

  • 1°. een rechtspersoon is die geen rechtspersoon is als bedoeld in de artikelen 395a, eerste lid, 396, eerste lid, of 397, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, of

  • 2°. een uitgevende instelling is.

Artikel 5

• 1. De Kamer van Koophandel stelt een online service zelf deponeren jaarrekening beschikbaar aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 2, eerste lid, die het mogelijk maakt de bescheiden, bedoeld in artikel 3, langs elektronische weg via SBR bij het handelsregister te deponeren.

• 2. De Kamer van Koophandel stelt een online service opstellen jaarrekening beschikbaar aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 2, tweede lid, die gebruikt kan worden voor het opstellen van de bescheiden, bedoeld in artikel 3, met uitzondering van de accountantsverklaring, bedoeld in artikel 393, vijfde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, voor verdere verwerking via SBR.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip.

Artikel 7

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit elektronische deponering handelsregister.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

De Minister van Economische Zaken,

NOTA VAN TOELICHTING

I. Algemeen

1. Doel en aanleiding

Rechtspersonen waarop Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is, zijn verplicht te voldoen aan wettelijke voorschriften inzake het opmaken, vaststellen en openbaar maken van de jaarrekening, het jaarverslag en de overige hieraan toe te voegen gegevens (hierna wordt voornamelijk enkel gesproken over de jaarrekening, waaronder ook het jaarverslag en de overige daaraan toe te voegen gegevens kunnen vallen).

Met de wijziging van de Handelsregisterwet 2007, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen in verband met deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg (Kamerstukken II 2015/16, 34 262) is het proces in gang gezet om het beginsel van nevenschikking – vrije keuze voor het gebruik van de papieren weg of een opengestelde elektronische weg – voor het deponeren van de jaarrekening in het handelsregister af te schaffen. In artikel 19a van de Handelsregisterwet 2007 is namelijk een basis opgenomen voor verplichte deponering langs elektronische weg op een bij algemene maatregel van bestuur voorgeschreven wijze. Dit besluit schrijft de wijze voor waarop deponering langs elektronische weg geschiedt, door welke groepen rechtspersonen, en geeft eveneens aan welke bescheiden langs elektronische weg gedeponeerd dienen te worden.

De inhoud van dit besluit en de achtergrond daarvan is reeds uitvoerig beschreven in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel (Kamerstukken II 2015/2016, 34 262, nr. 3).

In een tijd waarin bedrijfsadministraties steeds meer gebruik maken van elektronische boekhoudsystemen, mag van bedrijven worden verlangd dat zij de jaarrekening langs elektronische weg naar de Kamer van Koophandel verzenden. Gegevens kunnen tegenwoordig elektronisch worden bewerkt op zodanige wijze dat met dezelfde gegevens automatisch verschillende soorten rapportages kunnen worden samengesteld en verzonden die ieder een ander doel dienen. Ondernemersorganisaties hechten ook sterk aan het principe van verplichte deponering van de jaarrekening in een gestructureerd elektronisch formaat. Teneinde de voordelen van deze wijze van aanlevering zoveel mogelijk te benutten, is het overheidsbeleid om voor massale, jaarlijks terugkerende processen toe te werken naar breed gebruik van een uniforme standaard: Standard Business Reporting (hierna: SBR). Dit is een methodiek die gebruik maakt van open standaarden op basis waarvan leveranciers van softwarepakketten hun producten kunnen aanbieden.

Het elektronisch op gestandaardiseerde wijze deponeren van de jaarrekening op basis van SBR is op vrijwillige basis reeds enkele jaren mogelijk voor rechtspersonen als bedoeld in artikel 2:396, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek (hierna: BW), de categorie kleine rechtspersonen. Daarbij zijn in de loop der jaren allerlei initiatieven ontwikkeld die het gebruik van SBR beogen te bevorderen (zie paragraaf 5.1 van de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel) Door al dit soort inspanningen neemt het aantal via SBR gedeponeerde jaarrekeningen inmiddels beduidend toe. In 2013 werd circa 4% van alle jaarrekeningen via SBR gedeponeerd in het handelsregister, in 2014 circa 12% en in 2015 circa 21%. Tegelijkertijd is SBR niet in alle (software)producten, noch bij alle partijen (vooral intermediairs en ondernemers) structureel verankerd, waardoor er in de praktijk nog geen sprake is van grootschalig gebruik. Een belangrijke drempel voor grootschalig gebruik is gelegen in de kosten voor de ontwikkeling en aanschaf van geschikte programmatuur. Investeringen in de ontwikkeling van financiële software blijven nu nog te vaak achterwege doordat er bij leveranciers onvoldoende zekerheid is dat ondernemers die software inderdaad grootschalig zullen afnemen. De keuze van SBR als overheidsstandaard dient zodanig duidelijk en eenduidig te zijn dat dit tot voldoende waarborgen voor toepassing leidt, waardoor van de voordelen van SBR optimaal geprofiteerd kan worden.

Elk jaar zijn ondernemingen tijd en geld kwijt het opstellen en controleren van de jaarrekening. Ook de Kamer van Koophandel wordt jaarlijks met (hoge) verwerkingskosten geconfronteerd: bescheiden die bij de Kamer van Koophandel via verschillende kanalen en in verschillende vormen binnenkomen, worden ontvangen, gescand, verwerkt in de interne systemen en openbaar gemaakt. Om de regeldruk te verminderen wil het kabinet de elektronische dienstverlening van de overheid verbeteren. Er is overeenstemming bereikt met een breed veld aan belanghebbenden, zoals het publiek-private SBR-Beraad, met vertegenwoordigers van onder meer VNO-NCW en MKB-Nederland en de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants, om de verplichting voor het elektronisch deponeren op korte termijn in werking te laten treden.

2. Wat is SBR?

De kern van SBR is dat de gegevens in de bedrijfsadministratie zodanig worden gelabeld, dat op eenvoudige wijze verschillende (financiële) verantwoordingen elektronisch kunnen worden samengesteld en aangeleverd. Dat is mogelijk doordat partijen, zoals overheid, accountants, boekhouders, softwareleveranciers en banken een gegevenswoordenboek hebben gemaakt (de Nederlandse Taxonomie), met gestandaardiseerde begrippen. Deze zijn gebaseerd op eXtensible Business Reporting Language, oftewel XBRL, een gemeenschappelijke taal voor het definiëren van begrippen. SBR biedt daarnaast één digitale beveiligde verbinding met die overheidsorganisaties.

De gebruiker van de taxonomie mag erop vertrouwen dat de taxonomie een naar de stand van de wet- en regelgeving juiste en volledige set van begrippen bevat. De ontwikkeling van de taxonomie voor de jaarverslaggeving kent een vaste jaarlijkse cyclus, met beoordeling op inhoudelijke en technische kwaliteit, consultatie van de markt en publicatie.

De Raad voor de Jaarverslaggeving verricht jaarlijks specifiek overeengekomen werkzaamheden gericht op de geschiktheid van de Nederlandse Taxonomie voor het deponeren van de jaarrekeningen die zijn opgesteld in overeenstemming met de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening en de normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Eventuele onjuistheden, onduidelijkheden, inconsistenties of omissies die als onderdeel van dit proces naar voren komen, worden door de Raad in de vorm van aanbevelingen gerapporteerd aan de desbetreffende NT-partner (de Kamer van Koophandel), die verantwoordelijk is voor de technische verwerking van de Nederlandse Taxonomie (jaarrekeningdomein) door Logius. Logius is een baten-lastendienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en beheert generieke ICT-voorzieningen.

Bij deponering van de jaarrekening via SBR-software is sprake van system-to-system uitwisseling van gegevens. Hierbij is het gebruik van een PKIoverheid-certificaat, een eHerkenningsmiddel van niveau 4, noodzakelijk zodat gegarandeerd wordt dat de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van de gegevens voldoende is gewaarborgd. Hierdoor weet de Kamer van Koophandel dat het bericht van de verzender afkomstig is (bron-authenticiteit) en dat het bericht tussen verzender en ontvanger niet gewijzigd is (berichtintegriteit). Bovendien sluit dit aan op de werkwijze die de Belastingdienst reeds hanteert voor de fiscale aangiften via SBR om de voordelen van standaardisatie en hergebruik te realiseren. De meeste bedrijven zullen dus al beschikken over dit certificaat.

Micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen kunnen via de online service ‘Zelf deponeren jaarrekening’ jaarrekeninggegevens invoeren en vervolgens elektronisch deponeren bij de Kamer van Koophandel. De online service zorgt voor verdere verwerking via SBR. Voor deponeren via de online service is geen PKIoverheid-certificaat vereist, maar een eHerkenningsmiddel van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 om de verzender van de jaarrekening te kunnen bepalen. Er kan voor de online service worden volstaan met een lager betrouwbaarheidsniveau omdat sprake is van human-to-system uitwisseling van gegevens.

3. Reikwijdte algemene maatregel van bestuur

De verplichting tot deponering langs elektronische weg via SBR wordt in dit besluit, overeenkomstig de beschrijving in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel, gefaseerd ingevoerd. In dit besluit wordt bepaald dat digitale deponering exclusief plaatsvindt met behulp van de door de overheid aangewezen standaard SBR door micro-ondernemingen, kleine rechtspersonen en middelgrote rechtspersonen. Micro-ondernemingen als bedoeld in artikel 2:395a, eerste lid, van het BW en kleine rechtspersonen als bedoeld in artikel 2:396, eerste lid, van het BW kunnen bij wijze van alternatief voor SBR ook gebruikmaken van de gratis online service waarin de Kamer van Koophandel voorziet. Voor het gebruik daarvan hoeft een onderneming geen nieuwe administratiesoftware, waarmee SBR-rapportages kunnen worden opgesteld, aan te schaffen.

3.1 Micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen

De verplichting zal allereerst in werking treden voor micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen. Deze ondernemingen deponeren de jaarrekening, te beginnen met de jaarrekening die ziet op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2016, elektronisch via SBR-software of de online service ‘zelf deponeren jaarrekening’. Het deponeren dient binnen twaalf maanden na afsluiting van het boekjaar te gebeuren.

Sinds 2007 kunnen kleine ondernemingen in de zin van artikel 2:396, eerste lid, van het BW op basis van gestandaardiseerde gegevens via SBR de jaarrekening elektronisch deponeren. Na ontvangst van de jaarrekening, draagt de Kamer van Koophandel zorg voor publicatie daarvan in het handelsregister.

Voor de ondernemers die de jaarrekening zelf (opstellen en) deponeren, biedt de Kamer van Koophandel een online service ‘zelf deponeren jaarrekening’ aan, waarmee micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen de jaarrekening zelf online kunnen deponeren door het opvoeren van de jaarrekeninggegevens in een aantal opeenvolgende schermen. De online service is sinds eind maart 2014 beschikbaar. De online service zorgt voor verdere verwerking via SBR.

De werking van de online service ‘zelf deponeren jaarrekening’ is als volgt:

• 1. de ondernemer logt in met een niveau 2 eHerkenningsmiddel (gebruikersnaam en wachtwoord) ten behoeve van authenticatie via www.kvk.nl/zelfdeponeren;

• 2. hij voert de jaarrekening in via diverse schermen met algemene gegevens (waaronder verplicht een e-mailadres), balans, grondslagen, toelichtingen etc.; hierbij vult hij per scherm alleen de van toepassing zijnde velden in;

• 3. als laatste volgt een overzichtsscherm voor het controleren van alle ingevulde gegevens; het is mogelijk deze pagina te printen voor de eigen administratie of deze digitaal te bewaren; als na controle alle gegevens akkoord zijn, kan de jaarrekening via de knop ‘deponeren’ gedeponeerd worden;

• 4. daarna volgt een statusscherm waarin het deponeringsproces kan worden gevolgd. Binnen enkele momenten volgt op het scherm de terugmelding dat de deponering geslaagd is;

• 5. tot slot volgt een tweede bevestiging in de vorm van een e-mail (naar het adres dat bij stap 2 is opgegeven) met als bijlage een gestandaardiseerde, leesbare (pdf-) weergave van de XBRL-jaarrekening.

Zowel de leesbare versie als de XBRL-versie worden door de Kamer van Koophandel beschikbaar gesteld.

3.2 Middelgrote rechtspersonen

Middelgrote rechtspersonen dienen een jaarrekening inclusief een controleverklaring van de accountant te deponeren. Bij de consultatie van het wetsvoorstel hebben VNO-NCW en MKB-Nederland verzocht om een gewenningsperiode voor middelgrote rechtspersonen te hanteren. Om het bedrijfsleven, dat wil zeggen zowel middelgrote rechtspersonen, softwareleveranciers als intermediairs, voldoende tijd te geven om de overstap naar het deponeren van de jaarrekening via SBR te maken, is het noodzakelijk gebleken om een overgangsperiode te hanteren voor de verplichting voor middelgrote rechtspersonen. De verplichting om de jaarrekening te deponeren via SBR gaat voor deze groep in, te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2017. Deponering dient binnen twaalf maanden na afsluiting van het boekjaar te gebeuren.

De deponering van de controleverklaring van de accountant is technisch reeds mogelijk. Aan de visualisatie (presentatie op het scherm) van de jaarrekening en overige bescheiden in XBRL, wordt echter door de beroepsgroep (de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, NBA) samen met Logius, het shared service center voor ICT van de overheid, nog gewerkt. Vanaf medio 2016 zal een deponering van de jaarrekening, inclusief controleverklaring van de accountant, via SBR mogelijk zijn.

3.3. Grote rechtspersonen en groepsondernemingen

Voor grote rechtspersonen is vooralsnog geen verplichting opgenomen tot deponering langs elektronische weg via SBR. Volgens VNO-NCW en MKB-Nederland is die uitzondering noodzakelijk omdat grote rechtspersonen moeten voldoen aan de meest complexe verslaggevingseisen, vaak internationaal opereren en daarom in de praktijk de bedrijfsadministratie veelal inrichten conform uitgevende instellingen. Uitgevende instellingen krijgen naar verwachting vanaf boekjaar 2019 te maken met een Europees elektronisch rapportageformaat (zie hierna paragraaf 3.4.). Het voornemen bestaat om grote rechtspersonen vanaf dat moment de gelegenheid te bieden om te kiezen tussen elektronisch deponeren via hetzij het in Nederland gekozen formaat (SBR), hetzij het Europese formaat dat gaat gelden voor uitgevende instellingen. Dat Europese formaat is nog niet bekend. Om die reden worden grote rechtspersonen momenteel niet meegenomen in de verplichting tot elektronisch deponeren.

Ook voor middelgrote groepsondernemingen die aan grote rechtspersonen c.q. uitgevende instellingen zijn verbonden, is vooralsnog geen verplichting opgenomen. Deze groep deponeringsplichtige rechtspersonen maakt in de praktijk volgens VNO-NCW en MKB-NL gebruik van dezelfde concernadministratie als de grote rechtspersonen c.q. uitgevende instellingen. Bovendien zijn middelgrote groepsondernemingen, in vergelijking met kleine groepsondernemingen, onderhevig aan uitgebreidere wettelijke verslaggevingseisen. Om de transitie naar digitaal deponeren van de jaarrekening gelijk te laten lopen met de transitie door de uitgevende instellingen, bestaat eveneens het voornemen om de verplichting tot het elektronisch deponeren voor deze rechtspersonen in te laten gaan vanaf boekjaar 2019. Voor deze groep deponeringsplichtige rechtspersonen bestaat daarom eveneens het voornemen de gelegenheid te bieden om te kiezen tussen elektronisch deponeren via SBR en het Europese formaat.

De verplichting voor grote rechtspersonen en middelgrote groepsondernemingen wordt aan dit besluit toegevoegd wanneer er duidelijkheid is over het Europees formaat.

3.4 Uitzonderingen

Voor bepaalde rechtspersonen wordt in deze algemene maatregel van bestuur geen verplichting tot deponering langs elektronische weg via SBR opgenomen. Dat is het geval voor de rechtspersonen en vennootschappen met een statutaire zetel buiten Nederland, waarvoor op grond van het Handelsregisterbesluit 2008 de verplichting geldt de boekhoudbescheiden te deponeren bij het handelsregister zoals ze die in het land van de statutaire zetel openbaar moeten maken (paragraaf 4.3.4 van het Handelsregisterbesluit 2008). Voor een nadere toelichting zie de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel (paragraaf 5.3).

Deze aanwijzing tot verplichte deponering langs elektronische weg via SBR geldt evenmin voor uitgevende instellingen.Uitgevende instellingen dienen, op grond van artikel 5:25o, eerste lid, van hoofdstuk 5.1a van de Wet op het financieel toezicht, de vastgestelde jaarrekening naar de AFM te verzenden. Zoals reeds toegelicht in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel (paragraaf 5.3) zal de Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA) technische reguleringsnormen opstellen, waarin het formaat voor de elektronische verslaglegging door deze uitgevende instellingen wordt gespecificeerd. De Europese Commissie zal, naar aangenomen wordt mede op basis daarvan, een keuze maken voor een formaat. De aanwijzing tot verplicht elektronisch deponeren door uitgevende instellingen zal alsdan volgen uit een door de Minister van Financiën op te stellen besluit.

3.5 Ondersteunende voorzieningen

Bij de consultatie van het wetsvoorstel is door VNO-NCW en MKB-NL verzocht een tijdelijke online service voor middelgrote rechtspersonen in het leven te roepen, die gebruikt kan worden als alternatief voor de aanschaf van SBR-software, opdat deze ondernemers de tijd krijgen om de overstap naar SBR te maken. De tijdelijke online service ‘opstellen jaarrekening’ wordt zo ingericht dat het merendeel van de middelgrote rechtspersonen kan worden gefaciliteerd om de jaarrekening, inclusief het bestuursverslag, gratis in XBRL-formaat op te stellen. Het deponeren van de stukken wordt niet via deze online service gefaciliteerd. De ondernemer kan de jaarrekening in XBRL-formaat naar zijn accountant sturen ten behoeve van de accountantscontrole.

De ondernemer kan vervolgens de stukken, in XBRL-formaat, zelf deponeren via Digipoort. Digipoort is een ICT-centrale waar het berichtenverkeer voor de overheid afgehandeld wordt via een beveiligde verbinding. Het is ook mogelijk dat een ondernemer ervoor kiest om de deponering via zijn intermediair te laten verlopen.

Naar verwachting worden hiermee de middelgrote rechtspersonen ondersteund in de overgang van het deponeren op papier naar het elektronisch deponeren en kunnen zij zich vertrouwd maken met de werking van SBR. Bovendien zal deze online service ‘opstellen jaarrekening’ voor middelgrote rechtspersonen naar verwachting vooral ook kleine rechtspersonen die momenteel gebruik maken van de online service voor kleine rechtspersonen en doorgroeien naar de categorie middelgrote rechtspersonen, ondersteunen in de overgang naar het deponeren met SBR-software. De meest gangbare modellen van de jaarrekening worden in de online service gefaciliteerd. Dat betekent dat niet alle middelgrote rechtspersonen met de online service ‘opstellen jaarrekening’ uit de voeten zullen kunnen, maar een groot deel ervan wel. Na een periode van minimaal drie jaar na verplichtstelling voor de middelgrote rechtspersonen wordt geëvalueerd of de noodzaak voor operationeel houden van deze voorziening nog aanwezig is.

Voor opstellen van de jaarstukken via de online service is eveneens een eHerkenningsmiddel van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 nodig om de opsteller van de jaarrekening te kunnen bepalen. Er kan ook voor deze online service worden volstaan met een lager betrouwbaarheidsniveau omdat sprake is van human-to-system uitwisseling van gegevens.

4. Juridische aspecten van de elektronische deponering van de jaarrekening

De jaarrekening moet openbaar gemaakt worden ingevolge de Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 betreffende de jaarlijkse financiële overzichten, geconsolideerde financiële overzichten en aanverwante verslagen van bepaalde ondernemingsvormen (PbEU 2013, L 182), uitgewerkt in artikel 2:394 van het BW. De wijze waarop dit moet gebeuren, is neergelegd in de Richtlijn 2009/101/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 september 2009 strekkende tot het coördineren van de waarborgen, welke in de lidstaten worden verlangd van de vennootschappen in de zin van de tweede alinea van artikel 48 van het Verdrag, om de belangen te beschermen zowel van de deelnemers in deze vennootschappen als van derden, zulks teneinde die waarborgen gelijkwaardig te maken (PbEU 2009, L 258). In deze laatste richtlijn is uitdrukkelijk voorzien in indiening van stukken ‘langs elektronische weg’. Volgens artikel 3, derde lid, tweede alinea, van die richtlijn kunnen lidstaten vennootschappen ertoe verplichten gegevens langs elektronische weg in te dienen. Onder de zinsnede ‘langs elektronische weg’ wordt verstaan dat gegevens ‘via elektronische apparatuur voor de verwerking (met inbegrip van digitale compressie) en de opslag van gegevens en geheel via draden, radio, optische middelen of andere elektromagnetische middelen op de door de lidstaten bepaalde wijze worden verzonden, doorgeleid en ontvangen’, aldus artikel 3, tweede lid. De wijze van deponering van de jaarrekening met behulp van SBR voldoet aan deze omschrijving.

De via SBR gedeponeerde jaarrekening moet voor derden leesbaar zijn. Volgens artikel 3, vierde lid, van laatstgenoemde Europese richtlijn moeten zowel op papier als langs elektronische weg afschriften van de jaarrekening uit het handelsregister verkregen kunnen worden. Alle via SBR gedeponeerde jaarrekeningen (in XBRL-formaat) worden door de Kamer van Koophandel ‘gerenderd’, dat wil zeggen voor mensen leesbaar formaat. Bij opvraging van de jaarrekening uit het handelsregister kan gekozen worden voor de SBR-jaarrekening (in XBRL-formaat) en voor de gerenderde versie. Beide versies zijn opgenomen in het handelsregister. Deze constructie bevordert de transparantie.

De ondernemer zal bij gebruik van SBR-software vóór verzending de gegevens moeten controleren die hij naar de Kamer van Koophandel toezendt. Ook bij deponering door middel van de online service, is altijd vóór verzending naar de Kamer van Koophandel zichtbaar welke gegevens in het handelsregister zullen worden opgenomen. Dit is nodig, omdat de rechtspersoon verantwoordelijk is en blijft voor het indienen van een jaarrekening die voldoet aan de wet en die een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de financiële positie van de rechtspersoon (artikel 2:362 van het BW).

5. Effecten

Indien rechtspersonen uitsluitend langs eenvormige elektronische weg, namelijk SBR, hun jaarrekening bij de Kamer van Koophandel deponeren, heeft dit effecten voor zowel de ondernemingen als voor de overheid en met name voor de Kamer van Koophandel. In de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel zijn de effecten van het elektronisch deponeren van de jaarrekening voor alle deponeringsplichtige rechtspersonen reeds uitvoerig beschreven. Met de dit besluit wordt beoogd een daadwerkelijke vermindering van de regeldruk voor ondernemers door gebruik van ICT te realiseren.

De verplichting die volgt uit dit besluit om via SBR te deponeren leidt tot een jaarlijkse besparing van de administratieve lasten (AL) van € 8,4 miljoen. Dit voordeel is te realiseren vanaf het boekjaar waarin het gebruik van SBR bij de deponering verplicht wordt gesteld.

6. Consultatie

Een voorontwerp van het wetsvoorstel is in de zomer van 2014 via internet in consultatie gegaan. In de memorie van toelichting bij het voorontwerp van wetsvoorstel is reeds beschreven wat de reikwijdte van dit besluit is. Ik verwijs hier naar de reacties op de consultatie zoals die zijn beschreven in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel (paragraaf 7). Daarom heeft er geen consultatie plaatsgevonden over dit besluit. Daarnaast blijven de inspanningen onverminderd gericht op verdere bewustwording van de mogelijkheden en voordelen van deponering via SBR. Zo is in het najaar 2015 een publiek-private taskforce jaarverslaggevingsketen opgericht met als doel om de onderlinge inspanning van ketenpartijen in de jaarverslaggevingsketen te coördineren, organisatieoverschrijdende vraagstukken gezamenlijk op te pakken en te zorgen voor breed draagvlak, opdat bij inwerkingtreding van het wetsvoorstel en dit besluit de gehele keten integraal gereed is voor deponering van jaarrekeningen via SBR. De taskforce bestaat uit vertegenwoordigers van onder meer de Kamer van Koophandel, de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants, de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen, de grote accountantskantoren, VNO-NCW en MKB-Nederland.

II. Artikelen

Artikel 1

In artikel 1 zijn de begripsbepalingen opgenomen. Voor de definitie van boekjaar wordt aangesloten bij artikel 2:10a van het BW. Hierin is bepaald dat het boekjaar van een rechtspersoon het kalenderjaar is, indien in de statuten geen ander boekjaar is aangewezen. Dit betekent dat een boekjaar ook op een ander moment in het jaar kan beginnen dan op 1 januari.

Hiernaast is een definitie van SBR opgenomen, de standaard waarmee ondernemingen in het vervolg de bij dit besluit aangewezen bescheiden (artikel 3) elektronisch moeten deponeren. Er is voor gekozen gebruik te maken van de Engelse term ‘Standard Business Reporting’ omdat dit een gangbare term is die nu al door onder meer de Kamer van Koophandel wordt gehanteerd in de communicatie over het elektronisch deponeren van bescheiden, bijvoorbeeld in het kader van de ‘online service zelf deponeren jaarrekening’ die al gebruikt kan worden door kleine rechtspersonen en die ook al gebruikt wordt in belastingregelgeving.

Ten slotte is voor de definitie van uitgevende instellingen aangesloten bij de definitie in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht, waarin is bepaald dat een uitgevende instelling een ieder is die effecten heeft uitgegeven of voornemens is effecten uit te geven.

Artikel 2

In artikel 2 is de deponeringswijze opgenomen. In dit artikel is bepaald welke groepen rechtspersonen vanaf welk boekjaar bescheiden elektronisch moeten deponeren, en op welke wijze dit moet gebeuren (namelijk via SBR).

Omdat uit de definitie van boekjaar (zie de toelichting bij artikel 1) blijkt dat boekjaren niet gelijk hoeven te lopen met een kalenderjaar (met een start op 1 januari), is in dit artikel opgenomen dat de deponeringsplicht begint voor bescheiden die zien op een bepaald boekjaar dat in een bepaald kalenderjaar van start gaat.

De verplichting om elektronisch te deponeren via SBR gaat voor rechtspersonen waarop de uitzonderingsmogelijkheden van de artikelen 2:395a of 2:396 van het BW van toepassing zijn (micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen) in te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2016. Voor rechtspersonen waarop de uitzonderingsmogelijkheden van artikel 2:397 van het BW van toepassing zijn, die niet tot de categorie micro-ondernemingen of kleine rechtspersonen behoren (middelgrote ondernemingen) gaat de verplichting in te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2017. Voor een inhoudelijke toelichting op de gefaseerde inwerkingtreding wordt verwezen naar paragraaf 3, en dan met name de paragrafen 3.1 tot en met 3.3, van deze toelichting.

Het gaat om rechtspersonen die voldoen aan de vereisten van grootte, zoals opgenomen in het eerste lid van de artikelen 395a, 396 en 397, die ook daadwerkelijk een verkorte jaarrekening overeenkomstig die artikelen deponeren. Is de toepassing van de voornoemde artikelen bijvoorbeeld uitgesloten (bijvoorbeeld wanneer een rechtspersoon kiest voor de toepassing van artikel 2:362, achtste lid, van het BW, op grond van artikel 2:398, zevende lid, van het BW, of op basis van bijzondere wetgeving), dan dient de desbetreffende rechtspersoon pas via SBR te deponeren zodra digitale deponering voor grote rechtspersonen gaat gelden. De termijn van twee jaar die is opgenomen in de artikelen 395a, 396 en 397 is eveneens van toepassing. Zodra een rechtspersoon op twee opeenvolgende balansdata voldoet aan twee van de drie gestelde criteria, dan moet hij de jaarrekening ook deponeren bij het handelsregister op de wijze die op dat moment voor die categorie rechtspersonen geldt.

Artikel 3

In dit artikel is opgenomen op welke bescheiden dit besluit van toepassing is, met andere woorden, welke bescheiden elektronisch moeten worden aangeleverd. Hiervoor wordt aangesloten bij het systeem van Boek 2 van het BW. Het hangt af van de grootte van de rechtspersoon welke bescheiden bij het handelsregister gedeponeerd moeten worden en welke bescheiden dus onder de deponeringsplicht van artikel 2 komen te vallen.

Artikel 4

In artikel 4 zijn groepen rechtspersonen opgenomen waarop artikel 2 niet van toepassing is.

Artikel 2 is ten eerste niet van toepassing op buitenlandse rechtspersonen die onder de reikwijdte van paragraaf 4.3.4 van het Handelsregisterbesluit 2008 vallen.

Hiernaast is artikel 2 niet van toepassing op uitgevende instellingen.

Ten slotte kunnen ook rechtspersonen als bedoeld in artikel 2, tweede lid (middelgrote rechtspersonen), onder bepaalde voorwaarden uitgezonderd worden van de toepassing van artikel 2. Zij moeten dan in een groep verbonden zijn als bedoeld in artikel 2:24b van het BW. Verder geldt dat het groepshoofd van deze groep aan één van de twee voorwaarden moet voldoen uit onderdeel c, onder 1°. of 2°.

In 1°. is opgenomen dat middelgrote rechtspersonen die in een groep verbonden zijn met als groepshoofd een rechtspersoon die geen rechtspersoon is als bedoeld in de artikelen 395a, eerste lid (micro-onderneming), 396, eerste lid (kleine rechtspersoon), of 397, eerste lid (middelgrote rechtspersoon) uitgezonderd zijn van de toepassing van artikel 2. Dit betekent dus dat middelgrote rechtspersonen die in een groep verbonden zijn met als groepshoofd een grote rechtspersoon uitgezonderd zijn van de toepassing van artikel 2.

In 2°. is opgenomen dat middelgrote rechtspersonen die in een groep verbonden zijn met als groepshoofd een uitgevende instelling, ook uitgezonderd zijn van de toepassing van artikel 2.

In artikel 3.3 van de algemene toelichting wordt verder uitgelegd waarom deze categorieën rechtspersonen zijn uitgezonderd van de toepassing van artikel 2.

Artikel 5

In artikel 5 zijn voorzieningen opgenomen die de Kamer van Koophandel aanbiedt aan bepaalde groepen rechtspersonen.

In het eerste lid is bepaald dat de Kamer van Koophandel aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 2, eerste lid (micro-ondernemingen en kleine rechtspersonen), een online service zelf deponeren jaarrekening beschikbaar stelt, die het deze rechtspersonen mogelijk maakt om gegevens via SBR bij het handelsregister te deponeren en zo te voldoen aan artikel 2, eerste lid. Voor een uitgebreidere uitleg van de online service zelf deponeren jaarrekening wordt verwezen naar paragraaf 3.1 van de algemene toelichting.

In het tweede lid is bepaald dat de Kamer van Koophandel aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 2, tweede lid (middelgrote rechtspersonen), een online service opstellen jaarrekening beschikbaar stelt, die gebruikt kan worden voor het opstellen van de bescheiden voor verdere verwerking via SBR. Dit is een ondersteunende voorziening in de zin van artikel 19a, vierde lid, van Handelsregisterwet 2007 die tijdelijk wordt aangeboden om de overgang voor middelgrote rechtspersonen naar SBR mogelijk te maken. Zie voor een uitgebreidere toelichting van deze ondersteunende voorziening paragraaf 3.5 van de algemene toelichting.

Artikel 6

Dit artikel regelt de inwerkingtreding van dit besluit bij koninklijk besluit. Dit besluit zal tegelijkertijd in werking treden met de wettelijke grondslag die opgenomen is in artikel 19a van de Handelsregisterwet 2007.

De Minister van Economische Zaken,

---

1 Toelichting, paragraaf 3.

2 Kamerstukken II 2014/15, 34 262, nr. 3: in de artikelsgewijze toelichting bij artikel 19a, vierde lid Handelsregisterwet staat dat de Kamer van Koophandel voor zover en voor zolang als noodzakelijk, ondersteunende voorzieningen beschikbaar zal stellen om de overgang voor rechtspersonen naar elektronisch deponeren te faciliteren. In deze memorie van toelichting zijn ook de effecten besproken van deze tijdelijke voorziening voor verschillende betrokken partijen, waaronder financiële intermediairs en software leveranciers: zie paragrafen 5.2. 5.4 en 6.2.

3 Stb 2015, 505. Het betreft artikel 19a, vierde lid van de Handelsregisterwet, dat luidt: ‘Bij algemene maatregel van bestuur kan worden bepaald dat de Kamer ondersteunende voorzieningen beschikbaar stelt, voor zover dit ten behoeve van het deponeren van op grond van het eerste lid aangewezen bescheiden door op grond van het eerste lid aangewezen rechtspersonen noodzakelijk is.’

4 Zie voor de effecten voor ondernemingen paragraaf 6.2 van de memorie van toelichting (Kamerstukken II 2014/15, 34 262, nr. 3).